Załącznik nr 2 do Ogłoszenia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Ogłoszenia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Organizator: Akcelerator Technologii Informatycznych Pionier Sp. z o.o. ul. Ligocka Katowice Opis Przedmiotu Zamówienia dla ogłoszenia na projekt pt. INTELIGENTNY SAMORZĄD wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu usprawnienia świadczenia usług administracji publicznej przez pracowników jednostek samorządu terytorialnego oraz ułatwienia do nich dostępu ich mieszkańcom, ZNAK POSTĘPOWANIA: 08/07/2018/ZESPOŁY 1. Opis problemu i jego istotności Założeniem projektu INTELIGENTNY SAMORZĄD" jest stworzenie efektywnego narzędzia skierowanego do mieszkańców oraz mikro- i małych przedsiębiorców działających na terenie jednostek samorządu terytorialnego (dalej JST") oraz pracowników urzędów je obsługujących. Urzędnikom narzędzie te pomoże usprawnić świadczenie usług administracji publicznej, mieszkańcom i przedsiębiorcom zaś ułatwi do nich dostęp oraz umożliwi ponowne wykorzystanie informacji i danych wytworzonych przez sektor administracji publicznej. Projekt wpisuje się w ideę Smart City", czyli wykorzystania nowoczesnych

2 technologii informacyjno-komunikacyjnych w celu zwiększenia wydajności infrastruktury miejskiej, wzrostu jej interaktywności oraz wzrostu partycypacji społecznej mieszkańców. Na potrzeby projektu, za świadczenie usług administracji publicznej rozumie się wszelkiego rodzaju czynności, które JST wykonują w ramach zadań własnych, zleconych lub na podstawie porozumień - w szczególności załatwianie różnych spraw administracyjnych oraz udzielanie informacji. 2. Cel projektu Celem projektu jest stworzenie odpowiadającej na problem (patrz pkt 4) otwartej platformy w postaci aplikacji webowej/systemu CMS o założonej minimalnej funkcjonalności (MVP), gotowej do późniejszej rozbudowy o dodatkowe moduły i funkcjonalności. Platforma ma być gotowa do instalacji na serwerze dedykowanym zainteresowanej projektem JST lub wdrożenia w modelu SaaS (Software as a Service). Jej jądrem będzie merytoryczna baza wiedzy opracowana przez ekspertów (we współpracy z pracownikami JST wdrażającej aplikację) oraz narzędzie ułatwiające pozyskiwanie przez mieszkańców JST wytworzonej przez nią informacji publicznej. Platforma ma oferować zróżnicowaną funkcjonalność, w zależności od rodzaju użytkownika (np. mieszkaniec/urzędnik/wójt). Platforma nie będzie rozwiązaniem konkurencyjnym wobec istniejących lub obecnie rozwijanych przez administrację publiczną projektów w obszarze cyfryzacji (z profilem zaufanym epuap/ego na czele), lecz ich uzupełnieniem. 3. Zakres projektu obejmuje: 1) opracowanie wstępnej koncepcji i propozycji rozwiązania problemu społecznego pracowników i mieszkańców JST; 2) opracowanie prototypu technologii; 3) opracowanie technologii poddania walidacji produktu o minimalnej koniecznej

3 funkcjonalności, posiadającego najważniejsze cechy ostatecznego rozwiązania gotowego do wdrożenia (dalej MVP"), 4) poddanie MVP walidacji/testom w środowisku docelowym JST. 4. Definicja problemu, który rozwiązuje projekt Problemem mieszkańców JST oraz działających na ich terenie przedsiębiorców, zwłaszcza małych i mikroprzedsiębiorców, jest niska dostępność do danych publicznych, informacji sektora publicznego i niejasność stosowanych procedur w określonego rodzaju sprawach. Przyczyną tego stanu rzeczy jest archaiczność stosownych rozwiązań technologicznych oraz częste zmiany prawa. Z kolei problemem pracujących w JST urzędników są trudności w świadczeniu usług administracji publicznej, brak efektywnego wsparcia w zakresie wiedzy prawnej (law enforcement) i jednolitości stosowania procedur. Przyczyną tego są zwłaszcza częste zmiany prawa i jego niejednoznaczność, brak utrwalonej praktyki lub znajomości linii orzeczniczej sądów powszechnych i administracyjnych w danej kwestii Mała dostępność Podmioty publiczne, w tym JST, na podstawie obecnie obowiązujących przepisów zobowiązane są między innymi do publikowania określonych danych w Biuletynie Informacji Publicznej (dalej BIP"). Zakresem tych informacji obejmowane są między innymi akty prawa miejscowego oraz karty załatwienia określonego rodzaju sprawy. Zauważyć jednak należy, że w znakomitej części przypadków BIP to przestarzałe technologicznie serwisy internetowe stworzone dawno temu. Ich funkcjonalność bywa minimalna - projektowane były bowiem tylko w takim zakresie, w jakim serwis miał wypełniać wymagania ustawowe. Znalezienie określonej informacji często bywa znacznie utrudnione, o ile nie posiada się pewnych informacji wstępnych (np. tytułu i daty konkretnej uchwały rady gminy, w której uregulowano daną kwestię, albo który wydział, departament,

4 referat itp. świadczy konkretną usługę - aby na jego podstronach szukać konkretnych informacji dotyczących sposób załatwienia sprawy). Problemem jest też trudny do zrozumienia dla przeciętnego obywatela język urzędniczy" i niska klarowność serwisów -tak pod względem logicznym (brak przejrzystej, intuicyjnej systematyki) jak i wizualnym (zły User Experience). W związku z nowymi regulacjami, m. in. dotyczącymi dostępu do informacji publicznej, ponownego wykorzystania danych sektora publicznego, ochrony danych osobowych i jawności życia publicznego, JST zmierzą się ze zwiększoną ilością danych, które będą musiały publikować, jednocześnie usługi przez nie świadczone będą obwarowane coraz większymi obostrzeniami i obowiązkami prawnymi. Bez odpowiednich narzędzi, tak technicznych, jak i merytorycznych, będzie to wymagało poświęcenia znacznego nakładu pracy jak i środków finansowych. Jednocześnie powstanie obawa, że prowizoryczne rozwiązania wymyślane ad hoc - zwłaszcza w mniejszych urzędach - nie będą funkcjonalne z perspektywy obywateli (np. publikowanie zeskanowanych dokumentów jako obraz - bez możliwości przeszukiwania ich treści z poziomu zwykłej strony BIP w praktyce znacznie ogranicza możliwość znalezienia konkretnej informacji bez zapoznawania się z całością dokumentu) Trudności w świadczeniu usług administracji publicznej Polska jest jednym z liderów Unii Europejskiej w kategorii produkcji" prawa. Statystyki wskazują, że aby być na bieżąco ze zmianami w polskim systemie prawnym, trzeba byłoby poświęcić kilka godzin dziennie, wliczając w to dni wolne, na zapoznawanie się z nowelizacjami. Jednocześnie spada jakość legislacji - często względy polityczne wymuszają na prawodawcy pośpiech w uchwalaniu nowych regulacji, czego kosztem jest niedopracowanie aktów normatywnych. Z tej racji w prawie pojawiają się różnego rodzaju luki, nieścisłości, niedopowiedzenia czy wręcz sprzeczności, z którymi później muszą radzić sobie urzędnicy

5 na żywym organizmie", tj. na etapie stosowania prawa w czasie rozpatrywania konkretnej sprawy. Taki stan rzeczy daje asumpt do petryfikacji negatywnych praktyk w różnych urzędach, opartych o własną interpretację przepisów przez danego urzędnika. Stoi to w sprzeczności z postulowaną jednolitością orzecznictwa administracyjnego w takich samych stanach faktycznych, w różnych miejscach kraju. Temu negatywnemu zjawisku sprzyja niska świadomość prawna społeczeństwa i niechęć do korzystania z usług profesjonalnych pełnomocników (radców prawnych i adwokatów), skutkiem czego odwołania lub skargi od decyzji administracyjnych są wnoszone sporadycznie. Skutkiem tego nie zwiększa się dorobek orzeczniczy sądów administracyjnych, na który mogliby powoływać się urzędnicy przy rozstrzyganiu sprawy. Kadrę urzędniczą często stanowią osoby z dużym doświadczeniem i stażem, co oprócz zalet, ma również swoje wady, w tym przywiązanie do dotychczasowej praktyki, rutynę i oporność na zmiany, w tym zmiany prawne i technologiczne. Interesanci urzędów często nie wiedzą, jak i gdzie załatwić daną sprawę, bowiem nie potrafią uzyskać prostej i zrozumiałej informacji w tym zakresie. Dlatego kontaktują się z urzędnikami, zajmując ich czas pracy, który mógłby być poświęcony na merytoryczne rozstrzygnie spraw. W wielu przypadkach kontakt petenta z urzędnikiem skierowany jest do niewłaściwej osoby, komórki, departamentu itp., wobec czego kończy się odesłaniem do innej jednostki organizacyjnej i nie prowadzi do sprawnego załatwienia sprawy. 5. Sposób rozwiązania problemu Rozwiązaniem problemu jest efektywne narzędzie informatyczne, oferujące odpowiednią funkcjonalność techniczną i merytoryczną, zarówno dla mieszkańców, jak i pracowników JST. Z perspektywy problemów mieszkańca kluczowe jest przede wszystkim ułatwienie dostępu do interesujących ich informacji - np. z pomocą inteligentnej wyszukiwarki podpowiadającej

6 wyniki wyszukiwania. Niezbędne jest także uproszczenie treści merytorycznej na język prosty i zrozumiały dla przeciętnego obywatela. W przypadku, gdy dana informacja jest niewystarczająca, obywatel powinien zostać bezpośrednio odesłany do konkretnej jednostki organizacyjnej, departamentu, pracownika JST zajmującego się danego rodzaju sprawą lub funkcjonującego helpdesku. Mieszkańcy powinni otrzymać otwarty i intuicyjny dostęp do zasobów danych JST (w tym rejestru umów). Z perspektywy urzędników ważna jest możliwość dostępu do bazy wiedzy eksperckiej w skomplikowanych obszarach - np. ochrony danych osobowych, procedur antykorupcyjnych, ochrony zdrowia czy zamówień publicznych. Ważna jest także wewnętrzna wymiana doświadczeń i utrwalanie dobrych praktyk. Odpowiednie narzędzia informatyczne mogą zwiększyć wydajność ich pracy, przyspieszając niektóre czynności - np. poprzez dzielenie się zasobami, informacjami, czy wzorami dokumentów lub odpowiadaniu na wnioski o udzielenie informacji publicznej. 6. Grupa docelowa Grupa docelowa to urzędnicy zatrudnieni w JST (ludzie w wieku ok lat) oraz mieszkańcy danej JST - osoby powyżej 18 lat. 7. Zakres funkcjonalny platformy Platforma INTELIGENTNY SAMORZĄD" ma być agregatem treści różnego rodzaju oraz centralnym repozytorium wiedzy w JST. Funkcjonalność platformy kompleksowo odpowiada na potrzeby urzędników i mieszkańców. Platforma w wersji docelowej ma oferować: 1. Interaktywny wpis bazy wiedzy - wpis, który ma swoje cechy takie jak poziom trudności, opinie (niepubliczna ocena), czas czytania liczony na podstawie ilości tekstu, spis treści generowany na początku tekstu na podstawie nagłówków w

7 tekście, możliwość wprowadzania treści tekstowej, graficznej i linki do wideo utrzymywanych na serwisach zewnętrznych np. Vimeo, Vistia czy Youtube, zamieszczanie załączników takich jak np. pliki word czy excel mogące służące jako wzorce dokumentów. 2. Kategorie bazy wiedzy - posegregowane tematycznie w kategorie wpisów bazy wiedzy. 3. Interaktywna wyszukiwarka - podpowiadanie wyników wyszukiwania. 4. Statystyki wyświetlania wpisów i zapytań - możliwość analizy czego szukają klienci. 5. Opinie - niepubliczne opiniowane jakości danego wpisu bazy wiedzy na potrzeby rozwoju merytorycznej części przedsięwzięcia. 6. Tematy powiązane - możliwość dynamicznego wylistowania tematów, które są oznaczone przez obsługę merytoryczną jako powiązane. 7. Poziom trudności - oznaczenie poziomu trudności w bazie wiedzy. 8. FAQ - sekcja najczęściej zadawanych pytań, powstała z myślą o pytaniach typu "jak działa serwis"? 9. Ukrycie całości serwisu przed użytkownikami z zewnątrz - portal wymaga, aby przed przystąpieniem do pracy użytkownik się zalogował. 10. Reglamentacja dostępu do określonych wpisów w bazie wiedzy w zależności od roli użytkownika - w zamierzeniu kadra zarządzająca (w tym wypadku burmistrz/prezydent) może mieć dodatkowe wpisy w bazie wiedzy. 11. Blog ekspercki - zoptymalizowany pod wyszukiwania zewnętrzne i słowa kluczowe z Google. W tym wypadku jest to forma przyciągnięcia nowych podmiotów z zewnątrz poprzez pokazanie poziomu przykładowych wpisów wiedzy w przestrzeni dostępnej i łatwej w znalezieniu.

8 12. Samouczek obsługi serwisu - to jest funkcjonalność wskazana żeby użytkownicy mieli łatwość w nauce obsługi systemu, ew. może to być nagranie wideo. 13. Forum - możliwość komunikacji pomiędzy członkami serwisu z możliwością moderacji dyskusji przez obsługę prawną.