Nazwa instytucji: Urząd Miejski w Gliwicach. Adres instytucji: Zwycięstwa 21, Gliwice. Liczba pracowników instytucji: ponad 200 pracowników

Transkrypt

1 Nazwa instytucji: Urząd Miejski w Gliwicach Adres instytucji: Zwycięstwa 21, Gliwice Liczba pracowników instytucji: ponad 200 pracowników Problem/wyzwanie z zakresu zarządzania: Miasto Gliwice i jego jednostki organizacyjne zobowiązane są do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieo publicznych. Udzielanie zamówieo publicznych związane jest z koniecznością przeprowadzenia sformalizowanej procedury. Niewłaściwe przygotowanie i przeprowadzenie postępowao przetargowych rodzi negatywne skutki. Każde wniesione odwołanie stanowi problem dla organizacji mierzony nakładami pracy pracowników, a w konsekwencji kosztami jakie organizacja musi ponieśd. Problemem jest również przedłużenie procedury wyłaniania wykonawcy, co w efekcie doprowadza do opóźnienia w realizacji zadania. W skrajnych przypadkach błędy na etapie przygotowania i prowadzenia postępowania mogą prowadzid do ponoszenia kosztów przegranych spraw przed KIO lub sądami Jedną z głównych przyczyn nieprawidłowości były częste zmiany przepisów ustawy Prawo zamówieo publicznych (średnio na przestrzeni ostatnich 10 lat 4 nowelizacje ustawy rocznie). Powodowało to koniecznośd ciągłego dostosowywania dokumentów/formularzy do zmieniających się przepisów. Szczególne trudności w ciągłym analizowaniu zmieniającego się otoczenia prawnego występowały w miejskich jednostkach organizacyjnych. Pracownicy jednostek odpowiedzialni za prowadzenie procedur przetargowych często korzystali z nieaktualnych wzorów dokumentów. Zarządzanie procesem zamówieo publicznych w aspekcie ciągłej zmiany otoczenia prawnego było dla dyrektorów miejskich jednostek bardzo trudne z uwagi na brak wyspecjalizowanych pracowników. Zatrudnianie we wszystkich jednostkach pracowników wyspecjalizowanych w zakresie zamówieo publicznych, którzy śledziliby na bieżąco zmiany przepisów, aktualne interpretacje i orzecznictwo rodziłoby koniecznośd poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów. Rozwiązaniem tego problemu stało się utworzenie modułu dokumentowania zamówieo publicznych w Portalu Intranetowym Miasta administrowanego przez pracowników Urzędu Miejskiego w Gliwicach.

2 Opis wdrożenia/dobrej praktyki z zakresu zarządzania: a) Typ projektu (np.: analityczne, informatyczny): Wdrożenie modułu było projektem informatycznym, jednak o jego sukcesie zdecydowało wykorzystanie wiedzy i doświadczenia samych użytkowników. System od samego początku był zaprojektowany i wdrażany przez pracowników, którzy na co dzieo prowadzą procedury w oparciu o prawo zamówieo publicznych. Jest to projekt o wysokim stopniu innowacyjności, gdyż żadna jednostka samorządu terytorialnego w Polsce nie posiada tak kompleksowej praktyki, obejmującej wszystkie jednostki miejskie, a jednocześnie będącego jej autorskim rozwiązaniem. Osiągnięcie pełnej efektywności wymagało również wdrożenia projektu szkoleniowego. Są to cykliczne (średnio 2 razy w roku) szkolenia prowadzone przez pracowników Urzędu Miejskiego, skierowane do pracowników jednostek miejskich. Regułą jest, że szkolenia te dotyczą głównie zmian ustawy Pzp oraz zapoznają pracowników z pojawiającymi się interpretacjami i orzecznictwem. W zakresie informatycznym moduł został utworzony w oparciu o język programowania PHP, Java Scirpt oraz XHTML. Dużą elastycznośd modułu oraz jego interaktywnośd uzyskano dzięki zastosowaniu technologii AJAX. Wszystkie dane tworzone w module przechowywane są w bazie danych opartej o język SQL. b) Cele projektu: Głównym celem projektu było wsparcie jednostek w procesie zarządzania zmianami w zakresie zamówieo publicznych. Jednocześnie projekt pozwala również na zmniejszenie liczby odwołao spowodowanych uchybieniami natury formalnej, zmniejszenie czasochłonności w przygotowywaniu dokumentacji oraz stworzenie jednorodnych, zawsze aktualnych, wzorów formularzy dla pracowników urzędu miejskiego oraz miejskich jednostek organizacyjnych. Kolejnym celem było podniesienie kompetencji pracowników miejskich jednostek organizacyjnych poprzez wsparcie narzędzia informatycznego również systemem szkoleo i konsultacji. Celem było również zminimalizowanie możliwości wystąpienia błędów formalnych w prowadzonych postępowaniach. c) Liczba osób zaangażowanych w zmianę: Zespół projektowy Modułu składał się z czterech pracowników zespołu ds. zamówieo publicznych i jednego pracownika Wydziału Informatyki.

3 Pracownicy zespołu ds. zamówieo publicznych przygotowali założenia merytoryczne do modułu oraz przygotowali treśd formularzy. W tym zakresie istotna była wiedza zespołu projektowego. Jego członkowie przeprowadzili cykl szkoleo z zasad obsługi Modułu. Było to możliwe z racji posiadanego przez członków zespołu doświadczenia trenerskiego. Dzięki zastosowanemu podejściu, jeden administrator o dużej wiedzy merytorycznej z zakresu zamówieo publicznych ma bezpośredni wpływ na wzory dokumentów i formularzy stosowanych przez pracowników miejskich jednostek organizacyjnych. Ponosi odpowiedzialnośd za ich aktualizację oraz prowadzenie polityki informacyjnej w zakresie wprowadzonych zmian. W bieżące szkolenia w zakresie zmian prawnych, pojawiających się interpretacji i orzeczeo zaangażowanych jest dwóch pracowników. Pracownik Wydziału Informatyki opracował narzędzie do tworzenia formularzy: moduł administracyjny, bazę danych przechowujących wszelkie informacje związane z modułem, zintegrował moduł z Portalem Intranetowym Miasta, systemem obiegu dokumentów oraz stroną Biuletynu Informacji Publicznej. Uruchomienie Modułu wymagało przeszkolenia przyszłych użytkowników. d) Opis głównych etapów projektu: Etap I: Prace koncepcyjne Pracownicy zespołu ds. zamówieo publicznych stanęli przed problemem w jaki sposób przekazad wiedzę i doświadczenie innym pracownikom urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych. Na podstawie zebranych doświadczeo postanowiono utworzyd interaktywny moduł dokumentowania zamówieo publicznych, który byłby dostępny dla pracowników Urzędu Miejskiego, a docelowo wszystkich miejskich jednostek organizacyjnych. Prace koncepcyjne nad nowym rozwiązaniem obejmowały opisanie funkcjonalności oraz zasad działania programu. Pierwsze prace skupiające się nad ujednoliceniem formularzy zamówieo publicznych postanowiono wykonad poprzez stworzenie aktywnych formularzy w oparciu o programy WORD i EXCEL. Formularze te były wykorzystywane wyłącznie przez pracowników urzędu miejskiego. Etap II: Projektowanie Faza projektowania modułu opierała się głównie o stworzenie części informatycznej. Pracownik Wydziału Informatyki stworzył bazę do przechowywania formularzy, natomiast pracownicy zespołu ds. zamówieo publicznych przenosili formularze z WORD a na język PHP oraz tworzyli takie, które wcześniej nie były stosowane. Etap III: Wdrożenie Wdrożenie modułu wiązało się przede wszystkim z przeszkoleniem pracowników. Najpierw trzygodzinne szkolenia odbyli pracownicy Urzędu. Po udostępnieniu portalu dla miejskich

4 jednostek organizacyjnych, szkoleniem objęto również pracowników tych jednostek. W celu zapoznania pracowników z zasadami działania oraz możliwościami jakie daje moduł, przed jego uruchomieniem wprowadzono wersję testową i przeprowadzono trzygodzinne szkolenie z każdym pracownikiem, który zajmuje się zamówieniami publicznymi. Ogółem przeszkolono blisko 80 pracowników Urzędu oraz około 120 pracowników miejskich jednostek organizacyjnych. Każda istotna zmiana i rozszerzenie funkcjonalności modułu, również jest poprzedzana szkoleniami oraz szeroką akcją informacyjną w intranecie. Etap IV: Walidacja Etap szkolenia zakooczył się trzymiesięcznym okresem przejściowym - walidacją, podczas której pracownicy testowali program i zgłaszali uwagi z jakimi zetknęli się podczas dokumentowania zamówieo. Po roku od rozpoczęcia prac nad modułem, wprowadzono zarządzenie organizacyjne Prezydenta Miasta Gliwice, które zobowiązało pracowników do wykorzystywania modułu dokumentowania zamówieo podczas prowadzonych postępowao. e) Czas trwania wdrożenia: Etap projektowania, tworzenia modułu i pełnego wdrożenia trwał 1,5 roku i zakooczył się w 2010 roku. Twarde rezultaty projektu: Postawione na etapie projektowania cele pozwoliły na osiągniecie zakładanych efektów, tj: 1. Zmniejszenie liczby środków ochrony prawnej wnoszonych przez wykonawców w związku z prowadzeniem postępowania o zamówienie publiczne. 2. Znaczne skrócenie czasu przygotowywania dokumentacji. 3. Ujednolicenie formularzy oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami w urzędzie miejskim oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych. Efekty dla kierownictwa to: 1. Skrócenie czasu weryfikacji dokumentów poprzez wprowadzenie do nich standardowych zapisów. 2. Zapewnienie zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami. 3. Płynna zmiana w organizacji procesu zamówieo publicznych stworzenie Wydziału Zamówieo Publicznych na bazie zespołu ds. zamówieo publicznych oraz pracowników realizujących zadania w tym zakresie w innych komórkach organizacyjnych Urzędu Miejskiego. Zespół 10 pracowników realizuje zamówienia publiczne dla całego Urzędu Miejskiego od początku do kooca. 4. Wsparcie dla prowadzenia służby przygotowawczej zarówno na poziomie Urzędu jak również miejskich jednostek organizacyjnych.

5 5. Obniżenie kosztów prowadzenia zamówieo publicznych. W Urzędzie Miejskim 10 osobowy Wydział Zamówieo Publicznych w ciągu 12 miesięcy przeprowadził 99 postępowao o udzielenie zamówienia. Efekty dla pracowników to: 1. Znaczące zmniejszenie czasochłonności pracy, 2. Szereg mechanizmów systemowych blokujących możliwośd popełnienia błędów, 3. Wsparcie techniczne i merytoryczne, 4. Systemowe zapewnienie aktualności wykorzystywanych wzorów i formularzy, 5. Dostęp do aktualności podnoszących wiedzę i świadomośd 6. Regularne szkolenia i warsztaty podnoszące wiedzę 7. Możliwośd kontynuacji sprawy z dowolnego stanowiska pracy (portal działa w oparciu o technologię cienkiego klienta). 8. Łatwe wykorzystanie danych z innych zasobów (dane kontrahentów, pracowników, itp.). 9. Systemowe zabezpieczenie przed utratą danych. 10. Systemowe rozwiązania do publikacji ogłoszeo (zintegrowanie programu z BIP, automatyczne pakowanie załączników, itp.). 11. Zintegrowanie Modułu z Planem zamówieo publicznych i Rejestrem zamówieo publicznych - brak konieczności wprowadzania danych w różnych systemach. 12. Zapewnienie zgodności danych zawartych w różnych systemach. Czy są inne, zewnętrzne oceny efektów wdrożenia? (audyt, nagrody, feedback zewnętrzny (klienci)/wewnętrzny (pracownicy): Nagrody: Moduł dokumentowania zamówieo jako element Portalu Intranetowego Miasta zdobył nagrodę specjalną w konkursie INTERNALE 2010 w kategorii: Największa Innowacja w Intranetach. Feedback zewnetrzny: W wyniku wprowadzenia Modułu znacznemu obniżeniu uległa ilośd wnoszonych przez oferentów środków ochrony prawnej. Przed wprowadzeniem Modułu liczba wnoszonych protestów/odwołao, skarg w urzędzie miejskim wynosiła: w II półroczu 2006 r w 2007 r w 2008 r w 2009 r. 19 z czego 12 zostało wniesionych skutecznie. Po wprowadzeniu Modułu liczba wnoszonych protestów/odwołao/skarg w urzędzie miejskim wynosiła:

6 w 2010 r. 3 w 2011 r. 7 w 2012 r. 2 w 2013 r. 2 do sierpnia 2014 r. 1. z czego tylko 3 zostały wniesione skutecznie. Feedback wewnętrzny: Wyniki przeprowadzonych ankiet wskazują, że: 1) 85% ankietowanych nie miała problemu z przygotowaniem dokumentacji w Module, 2) 96 % ankietowanych uważa, że posługiwanie się Modułem skraca czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji, 3) 92% ankietowanych stwierdza, że Moduł nie ma wad 4) ankietowani wśród mocnych stron programu najczęściej wymieniali: a) aktualnośd dokumentów i ich zgodnośd z przepisami, b) łatwośd w obsłudze, c) usprawnienie pracy związanej z przygotowaniem dokumentacji, d) zebranie w jednym miejscu wszystkich niezbędnych dokumentów. 5) 81% ankietowanych oceniło Moduł na poziomie 4 i 5 (w skali o 1 do5) w aspekcie przydatności Modułu w pracy.