PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO. Urz^du Gminy Ostrowek Ostrowek Ostrowek

Transkrypt

1 AKCHTWUM PANSTWOWE WtODZI tbdz, pi. Wolnosci 1.di , ,. fax 042 uo (piec7?c archiwum pahstwowego) Znak sprawy: OS PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO Regon Urz^du Gminy Ostrowek Ostrowek Ostrowek Podstaw% prawnq przeprowadzanej kontroli stanowtq: art. 21 ust. 2 oruz art, 28 pkl. 4 ustawy z dnia 14 Itpca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: D-. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z pozn. zm.j. \ Informacje 1. Kontrolq przcprowadzit w dniu r. mgr Sebastian Kozak pracownik Archiwum Paiistwowego w Lodzi Oddzial w Sieradzu. nr upowaznienla do kontroli - DAGK.l , w obecnosci przedstawiciela jednostki kontrolowancj Pani Malgorzaty Felik - inspektora ds. obslugi kasy. Kontrol^ obj^to lak/e dokumentacj? gospodarki gruntami, w tym jej klasyfikowanic i kwalifikowanie, przekazywanie do archiwum zakladowego oraz ewidcncj^. 2. Jednostka kontrolowana zostala utworzona (data i pcina nazwa aktu prawnego): Jednostka kontrolowana zostata utworzona r. - Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorzi^dzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z pozn. zm.). Obecnie kieruje niq (imiq i nazwisko z okresleniem pclncj nazwy zq/rnowanego stanowiska): Obecnie kieruje ni^ Pan Ryszard Turek - Wojt Gminy. Organem nadrz^dnym luh nadzorujqcym jednostki jest (pelna nazwa i adres): Organem nadr/^dnym w zakresie zadan wlasnych jest Rada Gminy, natomiast w zakresie zadari zlcconych Wojcwoda Lodzki (l.odzki Urzqd Wojewodzki w Lodzi, ul. Piotrkowska 104, Lodz).

2 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki (daty i pelne nazwy uktow prawnych): Statut wprowadzony Uchwalq Nr XXXIX/259/06 Rady Gminy Ostrowek r. w sprawie nadania Statutu Urzt^dowi Gminy w Ostrowku. z dnia Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarzadzeniem Nr 2/03 Wojta Gminy Ostrowek z dnia 5 marca 2003 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urz^du Gminy w Ostrowku. Oslatnia zmiana wprowadzona Zarzadzeniem Nr 38/08 Wojta Gminy Ostrowek z dnia 6 pazdziernika 2008 r. zmieniajq.ca zarz^dzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urz^du Gminy w Ostrowku. 4. Zmiany organizacyjne w przesziosci (poprzednie nazwy z podaniem dat granicznych): prezydia gromadzkich rad narodowych w: Ostrowku, Skrzynnie, Woli Rudlickiej i Wiclgim, Urzqd Gminy w Ostrowku. 5. Jednostka kontrolowana jest od (data i nazwa aklu prawnego) w stanie likwidacji. upadlosci, przeksztalcenia wlasnosciowego. Jednostka kontrolowana nie jest w stanie likwidacji, upadiosci czy przeksztalcenia. 6. Ostatni^kontrole_ archiwum paristwowe przeprowadzilo w dniu I r. 7. Archiwum zakladowe nie bylo kontrolowane przez inne jednostki organizacyjne. 8. W jednostce kontrolowanej obowiazujq nastej}ujqce przepisy kancelaryjno - archiwalne: W jcdnostce kontrolowanej obowiazujq z mocy prawa nast^pujqce przepisy kancelaryjno archiwalne: a) instrukcja kancclaryjna stanowi^ca zalqcznik nr 1 do rozporzqdzenia Prczcsa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakladowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z pozn. zm.), b) jednolity rzeczowy wykaz akt dla organow gmin i zwi^zkow mi^dzygminnych oraz urz^dow obslugujqcych te organy i zwia/.ki, stanowi^cy zal^cznik nr 2 do rozporzqdzenia Prczcsa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej. jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaiania archiwow zakladowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z pozn. zm.), c) instrukcja archiwalna. stanowiaca x.alq.cznik nr 6 do rozporz^dzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow xakhidowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z pozn. xm.). d) inne normatywy kancelaryjno - archiwalne - brak.

3 II. Ustalenia kontroli 1 Stosowanie przepisdw kancelaryjno - archiwalnych, szczegolnic w zakrcsic poprawnosci klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletnosci i regularnosci przekazywania jcj do archiwum zakfadowego. W jednostce kontrolowanej obowiqzuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Przepisy kancelaryjno - archiwalne, szczegolnie w zakrcsic poprawnosci klasyfikacji i kwalifikacji sq dla wiekszosci dokumentacji przcchowywanej w archiwum zakiadowym prawidlowo stosowane. Kwalifikacja dokumentacji do poszczegolnych kategorii archiwalnych prawidlowa. Akta $i\e do archiwum oddzielnych dla kat.,,a" i,,b" w sposob prawidlowy. Dokumentacja z zakresu gospodarki gruntami posiada w czesci prawidlowa. kwalifikacj^ archiwaln^ kat-,.a". Aktom o tytule,,sprzedaz nieruchornosci PFZ - decyzje" nadano klas?,,4613",,,zmiany rodzaju uzytkowania nieruchornosci" klas^,,7013". Wiekszosc dokumentacji zgromadzona jest w archiwum zakiadowym Urzedu Gminy w Ostrowku. Pozostala dokurnentacja przechowywana jest na stanowisku pracy ds. gospodarki gruntami i przcdsicbiorczosci (akty wlasnosci ziemi). Cz^sc dokumentacji z zakresu gospodarki gruntami posiada kat.,,a". Pozostala dokurnentacja posiada kat.,,r50" lub,,b25". W urz^dzie nie zostal wska/any system wykonywania czynnosci kancelaryjnych oraz nie wyznaczono koordynatora czynnosci kancelaryjnych. Jcdnostka kontrolowana nie poshiguje si? zadnym elektronicznym systemem obiegu dokumentacji. Archiwum zakladowe podlega pod Sekretarza Gminy Ostrowek. 2. /bior dokumentacji. a) dokumentacia wtasna: aktowa: kat..,a" - w ilosci 216 j.a., tj. 5,40 mb z lat kat.,,b" w ilosci 37,50 mb z lat w tym: kat.,,b50" w ilosci 3,00 mb techniczna: kategorii,,a" w ilosci 2,70 mb, z lal kategorii,,b" w ilosci -,. mb, z lat,,-,, nierozpoznana w ilosci - jedn. inw., z lat,,-,, elektroniczna na nosnikach magnetycznych i optycznych kategorii,,a" w ilosci - jedn. inw., 7. lat -,, kategorii,,b" w ilosci - jedn. inw., z lat - nierozpoznana w ilosci.,-, jedn. inw., z lat -..

4 kartograficzna; kategorii,,a" w ilosci - jedn. inw., z lat - kategorii,,b" w ilosci - jedn. inw., z lat - nierozpoznana w ilosci - jedn. inw., z lat -,, audio wiz ualn a : nagrania kategorii,,a" w ilosci - jedn. inw., - czasu nagrari, z lat - kategorii,,b" w ilosci jedn. inw.,,,-,,czasu nagrari, z lat - nierozpoznana w ilosci - pudelek, z lat - inne w ilosci - sztuk, z lat - fotografie kategorii,,a" w ilosci,,-,jedn. inw., - negatywow,,,-,,pozytywow, z lat -,, kategorii,,b" w ilosci -,, jedn. inw. -, sztuk, z lat - nierozpoznana w ilosci - sztuk, z lat - inne w ilosci,,-,,sztuk, z. lat -,, filmy kategorii,,a" w ilosci - tytuiow (tematow), - sztuk, sztuk mat. wyjs., z lat - kategorii,,b" w ilosci -,. tytuiow (tematow), - sztuk, z lat,,-,, nierozpoznana w ilosci,,-,, sztuk, z lat - inna w ilosci -,, sztuk, z lat - Zbior dokumcntacji wlasncj obejmuje 42,90 mb, w tym: kat.,,a" w ilosci 216 j.a. kat.,,b" kat.,,b5" (techniczna) 5,40 mb, 37,50mbwtym: 2,70 mb. hlizsze informacje o zbiorze dokumenlacji; W archiwum zakladowym znajduje si? obecnie 216 j.a. akt wlasnych kat.,,a", na ktore skladaj^ si? m.in. protokoly sesji Rady Gminy, protokoly posiedzcri Zarz^du, budzcty, bilanse, sprawozdania GUS. Akta kat.,,b" to dokumcntacja o charakterze finansowo - ksie_gowym. Stan zachowania akt jest dobry. b) dokumentacja odziedziczona po: (nalezy podac nazwy zespolow akt i daly skrajne, ilosc mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategoriq,,a " i kategorie,,b", a takze -jesli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w pimktach II. 2.a) Urz^dzie Gminy w Ostrowku z lat : kat.,,b" w ilosci 7,00 mb, w tym: kat.,,b5" (techniczna) w ilosci 5,20 mb.

5 Zbior dokumentacji od/iedziczonej obejmuje ogolcm 7,00 mb, w tym: kat.,35" (tcchniczna) w ilosci 5,20 mb. c) dokumcntacja zdeponowana /obca/ po: (jak w punkcie II.2.b.) Spold/.ielczym Przedsiebiorstwie Uslugowo -- Rolnym,,Spurimex" w Ostrowku (dawny SKR w Ostrowku) z lat w ilosci 3,00 mb kat.,350", Gminnej Spolce Wodnej w Ostrowku z lat w ilosci 1,00 mb, w tym kat..350" 0,50 mb, Gminnym Osrodku Pomucy Spolcczncj w Ostrowku z lat w ilosci 22,00 mb kat.,3". Zbior dokumentacji zdeponowanej obejmuje ogolem 26,00 mb, w tym: kat.,350" 3,50 mb. d) dokumcntacja dotyczaca gospodarki gruntami: Przechowywane sa^ nasl puja,ce mater iary archiwalne wlasnc oraz odziedziczone po wczesniejszych jednoslkach administracji terenowej z lat : kat.,,a"-w ilosci 1205 j.a. tj. 9,00 mb z lat , w tym: PFZ (przejmowanie i przekazywanie nieruchomosci PFZ) w ilosci 7 j.a., tj. 0,20 mb zlat przckazanie gospodarstw na jcdnostki gospodarki uspolecznionej w ilosci 22 j.a., tj. 0,50mb zlat uwlaszczcnia (akty wtasnosci ziemi) w ilosci 38 j.a., tj. 3,00 mb z lat , podzial, sprzedaz. scalenia nieruchomosci w ilosci 70 j.a., tj. 1,70 mb z lat , komunalizacja mienia w ilosci 2 j.a., tj. 0,10 mb z lat pierwokup, dzierzawa wieczysta w ilosci 48 j.a., tj. 0,50 mb z lat , gospodarslwa przekazane na Skarb Panstwa za rent? lub emerytur? w ilosci 354 j.a.. tj. UOmbzlal , gospodarstwa przekazane na nast^pcq za rent? lub emeryture w ilosci 664 j.a., tj. 1,70mb. inne: Zbior dokumentacji gospodarki gruntami obejmuje ogolem 1205 j.a., tj. 9,00 mb.

6 - blizsze informacje o zbiorze dokumentacji: Wsrod wyzej wymienionych akt znajduje sic dokumentacja odziedziczona po wczesnicjszych jednostkach organizacyjnych oraz wlasna. Na dokumentacj? z zakresu gospodarki gruntami skladaj^ si? m.in.: przejmowanie i przekazywanie nieruchomosci PFZ, przekazanie gospodarstw na jednostki gospodarki uspolecznioncj, komunali/acja mienia, gospodarstwa przekazane na Skarb Panstwa za rentq lub emerytur^, uwlaszczenia - akty wtasnosci ziemi. Stan zachowania akt jest dobry. 3. Zbior dokumentacji obejmuje ogolem 84,90 nib, w tym: - kat.,,a" j.a. 14,40 mb, - kat.,,b" mb, w tym: -kat.,,b50" 3,50mb, - kat.,,b5" (techniczna) 7,90 mb. 4. Stan zhiori4.(skomcntowac danc zawarte w punklach 2 i 3, w pordwnaniu ze stanem zpoprzedniej kontroli, okrcslic stan fizyczny zbioru dokumentacji). ilose akt w porownaniu ze stanem z poprzcdniej kontroli jest wyzsza, poniewaz w miedzyczasie przekazano do archiwum zakladowego zarchiwizowane akta kolejnych roc/nikow, zarowno materiatow archiwalnych, jak i dokumentaeji o eharakterze fmansowo - ksi^gowym. Stan fizyczny akt przechowywanych w archiwum zakladowym jest dobry. Cz^sc materialow archiwalnych przechowywana jest w teczkach bialych wiay,anych, zszytych w srodku. Dokumentacja z zakresu gospodarki gruntami przechowywana jest w oryginalnych obwolutach oraz segrcgatorach. Nie jest ona uporzadkowana oraz nie posiada ewidencji w postaci spisow zdawczo - odbiorczych (z wyjqtkiem aktow wlasnosci ziemi, ktore posiadaj4 prowizoryczny spis roboczy). 5. Malerialy archiwalne podlegajqce przefeciu przez archiwum panstwowe, Dokumentacja spraw zakonczonych po uplywie okreslonego pr/episami prawa okresu przcchowywania, podlega przekazaniu do wlasciwych terytorialnie archiwow paristwowych. Podstawa prawna: rozporzqdzenie Ministra Kultury z dnia 16 wrzesnia 2002 r. w sprawie post^powania i dokumentacjq, zasad jej klasyflkowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania material&w archiwalnych do archiwowpanslwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375). 6. Slan uporzqdkowania zbioru dokumentacji (w szczegolnosci uklad akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidhwosc zewidencjonowania i znakowania teczek sygnalurami archiwalnymi, kompletnosc matcrialow archiwalnych). Przcpisy kancelaryjno - archiwalne w zakresie poprawnosci klasyfikacji i kwaliflkacji do kategorii archiwalnych, uklad akt opisy, znakowanie teczek sygnaturami archiwalnymi oraz ewidencja sq dla wi^kszosci akt przechowywanych w archiwum zaktadowym prawidlowo stosowane.

7 Dokumcntacja z zakrcsu gospodarki gruntami przechowywana jest w oryginalnych obwolutach oraz segregatorach. Nie jest ona uporz^dkowana oraz nie posiada ewidcncji w postaci spisow zdawczo - odbiorczych (z wyjaj;kiem aktow wlasnosci zicmi, ktorc posiadaja^ prowizoryczny spis roboczy). Czesc z powyzszej dokumentacji posiada katcgorie archiwalnq,,b50" i,,b25" (gospodarstwa przekazane na Skarb Paristwa za rentg I ub cmcryture oraz gospodarstwa przekazane na nast?pc? za rent lub emeryture^ pierwokup, dzierzawa wieczysta, podzial, sprzedaz, scalenia nicruchomosci). Dokumentacj^ ta^ nalezy przekwalifikowac na kat.,,a"- Calosc omawiancj dokumentacji wymaga prawidlowego opisania (uzupemienia opisu teczek zgodnie z obowiqzuji\eymi przepisami) oraz uzupemienia samych tytulow, ktore w wielu przypadkach sq tylko ogolne i nie /.awsze w pemi odzwierciedlaj^ zawartose teczek. Nalezy jq takzc uporza,dkowac wewn^trz jednostek archiwalnych, przelozyc do nowych teczek (zachowac oryginalne obwoluty w tych przypadkach, w ktorych jest to mozliwe) oraz zewidencjonowac. Z uwagi na specyfike wytwarzanej dokumentacji wewn^lrz teczek znajduja^ si^ materialy archiwalne wytworzone przez roznych aktotworcow. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakladowym Urz^du Gminy w Ostrowku byla porzajdkowana w 2006 r. przez osob? nie bed^ca^ pracownikiem jednostki w sposob prawidlowy. 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi nastepuj^ce srodki ewidencyjne: a) wykaz spisow zdawczo odbiorezyeh tak, b) spisy zdawczo - odbiorcze z podziaiem na kat.,,a" i,,b" - tak, c) spisy matcriafow archiwalnych przckazywanych do Archiwum Paristwowego - tak, d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej -tak, e) ewidencj? wypozyczeh - tak. 0 inne srodki ewidencyjne: nie. 9. Ocena prowadzenia ewidcncji. Sposob prowadzenia ewidencji dla wiekszosci dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakladowym nie wzbudza zastrzezen kontroluja.cego. Dokumentaeja przekazywana jest do archiwum zakladowego na podstawie spisow zdawczo - odbiorczych oddziclnych dla materialow archiwalnych i dla dokumentacji niearchiwalnej. Prowadzony jest wykaz spisow zdawczo odbiorezyeh. Wykaz spisow zdawczo - odbiorezyeh jest komplctny. Calosc dokumenlaeji z zakresu gospodarki gruntami wymaga uporzqdkowania oraz prawidtowego zewidcncjonowana. 10. Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakladowego. Dokumentacja z zakresu gospodarki gruntami przechowywana jest na Stanowisku pracy ds. gospodarki gruntami i przedsitjbiorcz.osei.

8 11. Udostqpnianie akt (terminowosc zwrotow akt, stanfizyczny udostqpnianych akt). Akta s^ udostcpniane na miejscu. Stan fizyc/ny udost^pnianych akt jest dobry, zwrot terminowy. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si$ nieregularnie, za zgodq. archiwum paristwowego, ostatnio w 2006 r. (Nr zgody 435/2006, tj. 30,00 mb dokumentacji niearchiwalnej). Jednostka kontrolowana nie posiada zgody generalnej na brakowanie. Dokumentacja z zakresu gospodarki gruntami nie byta brakowana. 13. Przekazanie mater ialow archiwalnych do archiwum panstwowego. Przekazanie materialow archiwalnych do Archiwum Panstwowego w Lodzi Oddzial w Sicradzu mialo miejsce w dniu r. i objejo 22 j.a. akt Urz^du Gminy w Ostrowku z lat (nr zespolu 362) oraz 4 j.a. akt Gminnej Rady Narodowej w Ostrowku z lat (nr zespolu 496). Dokumentacja z zakresu gospodarki gruntami nie zostala do obecnej chwili przekazana do archiwum pahstwowego, poniewaz jest ona niezb^dna do zalatwiania biez^cych spraw prowadzonych przez urzad gminy oraz obslugi interesantow w przedmiotowym zakresie. 14. Osobq odpowiedzialnq za prowadzenie archiwum zakladowego jest: Pani Malgorzata Felik inspektor ds. obslugi kasy, zatrudniona na pemym etacie, posiadaj^ca wyksztalcenic srcdnie, przeszkolona na kursie kancelaryjno - archiwalnym I stopnia. Prowadzenicm archiwum zakladowego zajmuje sie w ramach xakresu czynnosci. 15. Warunkipracy w archiwum zakladowym: Warunki pracy w archiwum zakladowym sq dobre, dostgp do akt jest iatwy. 16. Lokal archiwum zakladowego (usytuowanie, ilosc pomieszczen, powierzchnici, wyposazenie, zabezpieczenie przed kradziezq, pozarem i innymi ujemnymi czynnikami). Archiwum zakladowc znajduje si? na parterze budynku Urzcdu Gminy. Sklada si^ z dwoch pomieszczen o ta_czncj powierzchni okolo 35 m2 posiada metalowe regaly, oswictlenie dzienne i elektryczne, gasnic^, termohigrometr. W dniu kontroli temperatura wynosila 17,0 C? wilgotnosc 55 %. Wyniki pomiarow sa^odnotowywane w stosownej ewidencji. Rezerwa magazynowa wynosi okolo 15 mb. ll.inne ustalenia kontroli: ( m.in. oswiadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie ) - ". 18. Wykonanie zalecen pokontrolnych z poprzednio przcprowadzonej kontroli przez archiwum panstwowe: - ".

9 Zalcccnia pokontrolnc 7, dnia r. zostaly wykonanc w sposob nastcpujqcy: Zalcccnic pokontrolnc Nr 1 Dotyczajce uporxqdkowania orax xewidencjonowania akt wlasnych kat.,,a" xnajduja.cych si w archiwurn xakladowym jcsl w trakcic reali/acji. Zalecenic pokontrolnc Nr 2 Dotyc/qcc skierowania pracownika odpowied/ialncgo /a prowadzenie archiwum zaktadowcgo na kurs kancclaryjno - archiwalny II stopnia, nic zostato wykonanc. III. Zaleeeniii u\- / ustaleh hir/art kontroli /.ostana. pr/.cka/:ane odr^bnym pismem. Protokok podpisali: -ngrjpf.. Ryszard Turek ^ Insp. i> obsldgikasy (kierownik kontrolowancj jednostki) (archiwisla /akladowy) (przeprowadzajejcy kontrol?) Xalaczniki: Protokol spor/q.d/ono w 2 cgz. ligz. nr 1 - jednostka kontrolowana Egz. nr 2 - Archiwum Panstwowc w I,od/.i