ORDERS BASIC INSTRUKCJA OBSŁUGI. Opracowane przez: Dział Handlowy Porta KMI POLAND. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A

Transkrypt

1 ORDERS BASIC INSTRUKCJA OBSŁUGI Opracowane przez: Dział Handlowy Porta KMI POLAND Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A

2 SPIS TREŚCI LOGOWANIE... 2 INTERFEJS... 3 TWORZENIE ZAMÓWIENIA... 4 WYSZUKIWARKA PRODUKTÓW... 5 KOMUNIKATY... 7 EDYCJA SYMBOLU... 8 USUWANIE LINII ZAMÓWIENIA... 9 SUMOWANIE IDENTYCZNYCH POZYCJI... 9 PRZESUWANIE LINII ZAMÓWIENIA PAROWANIE POZYCJI OFERTOWANIE ZAPISYWANIE ZAMÓWIENIA DZIELENIE ZAMÓWIENIA USUWANIE ZAMÓWIENIA NARZĘDZIA PROGRAMU ORDERS AKTUALIZACJA PROGRAMU ORDERS Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 1

3 LOGOWANIE Zalogowanie do programu ORDERS wymaga dokonania wyboru języka działania - wybór języka ma bezpośredni wpływ na wygląd interfejsu (poniżej przykład interfejsu w języku czeskim rys.1.). Do programu logujemy się za pomocą wpisania odpowiedniego hasła. Opcja skip intro pozwala wyłączyć pojawianie się animacji programu przy logowaniu. Rys.1. Interfejs w języku czeskim. Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 2

4 INTERFEJS Program Orders posiada dwa tryby pracy: Uproszczony charakteryzuje się, m.in. usystematyzowaniem asortymentu PORTA zgodnie z katalogiem Zaawansowany posiada usystematyzowany asortyment PORTA zgodnie z rodzinami produktów Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 3

5 Po lewej stronie znajduje się usystematyzowany asortyment w formie rozwijanych list PORTA. Rozwijanie listy następuje po kliknięciu na symbol + wybranej kategorii. Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 4

6 W celu odnalezienia konkretnego produktu bez konieczności przeszukiwania całej listy asortymentu można skorzystać z opcji Szukaj. Nazwę poszukiwanego produktu wpisujemy zgodnie z poniższym przykładem (szukamy skrzydeł GRANIT) oraz wciskamy Enter. Od tej chwili widzimy tylko asortyment związany z poszukiwaną frazą. Po odnalezieniu żądanego produktu przechodzimy do jego konfiguracji, tzn. wybrania strony, koloru, wzoru itd. klikamy dwukrotnie wybraną z listy pozycję powinno pojawić się okno (tryb uproszczony) Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 5

7 w trybie uproszczonym opcje niedostępne znikają samoczynnie, tzn. po wybraniu okleiny CPL widoczne pozostają jedynie kolory dostępne w tym wykończeniu w trybie zaawansowanym okno konfiguracyjne wygląda następująco: produkt konfigurujemy poprzez wybranie interesującej nas pozycji oraz potwierdzenie jej lewym przyciskiem myszy lub klawiszem enter. Wybrane opcje wyświetlają się w ramce i tworzą symbolikę produktu. Dodatkowo w wersji Uproszczonej wraz z konfigurowaniem produktu pojawia się jego opis Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 6

8 w przypadku błędnego skonfigurowania produktu pojawia się odpowiedni komunikat wskazujący numery błędnie wybranych pozycji W przedstawionym przykładzie wybrano wykończenie okleiną CPL natomiast kolor z gamy oklein drewnopodobna PCV. drugim rodzajem komunikatu jest niedozwolona (dopuszczalna) kombinacji symboli, oznacza, iż wybrano opcję nietypową lecz dopuszczalną np. wzór skrzydła z szybą natomiast w pozycji szyba nie wybrano rodzaju szyby (opcja brak ) Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 7

9 po poprawnej konfiguracji przechodzimy do wpisania odpowiedniej ilości jaką chcemy zamówić wybór zatwierdzamy enterem w oknie Symbol można nadal edytować naszą konfigurację. Produkty można również wprowadzić do zamówienia poprzez bezpośrednie wpisanie symboliki w oknie Symbol oraz podaniu ilości Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 8

10 Wszystkie zamówione pozycje wyświetlają się po prawej stronie - ilość, cena, opis pozycji (na tym etapie zamówienia nadal możemy zmienić ilość zamawianych produktów wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszy rubrykę ilość oraz podać nową wartość). Możemy również skopiować symbolikę produktu Aby usunąć jedną z pozycji zamówienia należy kliknąć na nią lewym przyciskiem myszy a następnie wcisnąć klawisz Delete i potwierdzić usunięcie Po stworzeniu zamówienia możliwe jest sumowanie identycznych produktów w zamówieniu, pod względem ich konfiguracji. Przykład: na poz. 1, 2, 3 znajduje się łącznie 8 szt. tego samego produktu po zsumowaniu uzyskujemy na poz. 1 8 szt. tego produktu w jednej linii (oczywiście produkty z poz. 2 i 3 automatycznie znikają z listy zamówienia) Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 9

11 Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 10

12 Istnieje również możliwość przesuwania pozycji w zamówieniu np. w celu uporządkowania zamówienia Klienta. w celu przesunięcia linii zamówienia należy najpierw klikając lewym przyciskiem myszy zaznaczyć wybraną linię, a następnie przytrzymując klawisz shift, przesuwamy linię strzałkami na klawiaturze w górę lub dół. Poniżej przedstawiamy przykład przesunięcia linii 4 na pozycję 1 Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 11

13 Dostępna jest również opcja parowania produktów (parowanie ma na celu zastosowanie zarówno w skrzydle jak i ościeżnicy jednakowej partii okleiny). parowanie należy rozpocząć od zaznaczenia parowanych linii poprzez przytrzymanie przycisku ctrl i zaznaczenie lewym przyciskiem myszy pożądanych pozycji w kolejnym etapie należy nacisnąć przycisk + para w celu zakończenia operacji. Po udanej operacji parowania sparowane pozycje podświetlają się kolorem zielonym zgodnie z poniższym rysunkiem Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 12

14 Kolejną opcją jest tzw. ofertowanie, gdzie można uzyskać szczegółowy opis zamawianych produktów. Poniższe okno obrazuje przykładową ofertę: Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 13

15 ofertę można edytować, tzn. dopisywać własne notatki lub poprawić już istniejące opisy poprawione opisy można zapisać wykorzystując opcję Zapamiętaj nowy opis Klienta opis produktu możemy pobrać z bazy PORTA lub z bazy Klienta (opisy poprawiane przez użytkownika) poprawione opisy można usunąć poprzez opcję - Usuń opis z bazy Klienta Ofertę można zapisać i na podstawie tego pliku można wczytać ofertę, co automatycznie spowoduje również utworzenie zamówienia. Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 14

16 ZAPISANIE ZAMÓWIENIA W celu zapisania zamówienia w formie pliku należy uzupełnić następujące dane: symbol odbiorcy oraz numer zamówienia. Następnie wystarczy kliknąć opcję Zapisz - pojawi się okno, w którym wybieramy miejsce zapisu. proszę pamiętać, aby nazwa pod jaką zapisujemy plik na dysku była identyczna z nazwą wpisaną w programie Orders Kolejną funkcjonalnością programu ORDERS jest możliwość podzielenia skonfigurowanych linii na dwa zamówienia. dzielenie zamówienia należy rozpocząć od zaznaczenia wybranych linii poprzez przytrzymanie przycisku ctrl i zaznaczenie lewym przyciskiem myszy pożądanych pozycji. W poniższym przykładzie przedstawiamy zapisanie trzech ostatnich pozycji zamówienia Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 15

17 ZAPISANIE ZAMÓWIENIA w kolejnym etapie należy kliknąć Zapisz podział oraz wpisać nazwy zamówień dla zaznaczonych oraz niezaznaczonych pozycji. Po potwierdzeniu nazw przyciskiem OK przechodzimy do wybrania miejsca zapisu pliku zamówień. Po udanej operacji zapisu powinniśmy posiadać dwa pliki zamówień Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 16

18 ZAPISANIE ZAMÓWIENIA w przypadku otwierania plików starych zamówień, jeżeli wybrane w nim konfiguracje nie są już dostępne w aktualnej ofercie PORTA wyświetli się raport niewczytanych (nieprawidłowych) pozycji wskazując linię zamówienia w pliku aby wyczyścić listę zamówionych produktów i przejść do tworzenia nowego zamówienia należy skorzystać z opcji Usuń listę zamówień Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 17

19 NARZĘDZIA ORDERS Program Orders wyposażony jest w dodatkowe narzędzia : Eksport do pliku CSV oraz Eksport do pliku CSV (+Rodzina) spowoduje eksport zamówienia do pliku.csv (arkusz kalkulacyjny) Skojarz pliki z programem zamówień - pozwala skojarzyć pliki zamówień w przypadku, gdy nie są rozpoznawane jako pliki programu Orders Napraw bazę zamówienia oraz Napraw bazę ustawienia - pozwalają naprawić program zamówień, jeżeli pojawią się błędy podczas zapisu lub konfigurowania zamówień ( key violation, index corrupt ) - w celu naprawienia błędów należy najpierw ponownie uruchomić program a następnie uruchomić odpowiednie narzędzie naprawcze Napraw bazę FormOfert oraz Napraw bazę KlientOfert - pozwala naprawić błędy pojawiające się podczas wykorzystywania Ofertowania - w celu naprawienia błędów należy najpierw ponownie uruchomić program a następnie uruchomić odpowiednie narzędzie naprawcze Ustaw automatyczne logowanie - program zapamiętuje ostatnio wykorzystane hasło, przez co przy kolejnym logowaniu nie musimy już wpisywać hasła, aby się zalogować Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 18

20 AKTUALIZACJA ORDERS Bardzo istotne jest aktualizowanie programu zamówień. Wszystkie zmiany w ofercie, dodawanie nowych produktów, wycofywanie starych, zmiany w konfiguracjach, nie będą dla Państwa dostępne bez systematycznej aktualizacji programu zamówień. W momencie otrzymania informacji o przygotowaniu aktualizacji proszę o niezwłoczne zastosowanie się do poniższej formuły: Informuję, że została przygotowana aktualizacja baz programu "Orders / Zamówienia 5.6.2" z dnia i jest już dostępna w Extranecie (folder Dokumenty). Wystarczy pobrać plik update5.exe. W celu uniknięcia błędu podczas aktualizacji Ordersa program zamówień musi być zamknięty. Proszę o jak najszybsze dokonanie aktualizacji poprzez EXTRANET. Program Orders można zaktualizować poprzez: Extranet stronę internetową o install5.exe plik instalacyjny programu o upgrade5.exe plik aktualizujący wersję programu o update5.exe plik aktualizujący bazę danych programu Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 19

21 NOTATKI. Opracował: Dział Handlowy PORTA KMI Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Strona 20