Funkcja Tablice planowania projektów

Transkrypt

1 Funkcja Tablice planowania projektów

2 1. Wstęp Funkcja Tablice planowania w BeeOffice ułatwia komunikację w zespołach pracujących nad projektami lub innymi wspólnymi przedsięwzięciami. Pozwala zebrać i zwizualizować dowolny zestaw zadań, z datą rozpoczęcia...zakończenia, osobą odpowiedzialną, a następnie rejestrować postęp prac. W obecnej wersji (listopad 2017) funkcja ta NIE jest powiązana z Grupami zadań lub Zadaniami (które definiujemy w menu Aktywności), ani z Terminarzem pracowników w BeeOffice. Może to być zarówno wadą (mniejsza integracja, niektóre dane trzeba wprowadzić dwa razy), jak i zaletą (większa elastyczność, prostsze użycie). Tablice planowania są traktowane głównie jako narzędzie do wizualizacji planów i komunikacji zadań do wykonania, a nie szczegółowego rozliczania czasu pracy. 2. Wymagane uprawnienia 2.1. Uprawnienia na poziomie ról Podstawowe uprawnienia, jakich potrzebuje użytkownik żeby korzystać z tablic planowania to tablice-planowania.wyświetlanie (1350) możliwość przeglądania danych tablice-planowania.edycja (1351) możliwość dodawania i edycji zadań na istniejącej tablicy Osoba, która będzie zakładać nowe tablice (lub aktualizować ich definicje) powinna dodatkowo otrzymać uprawnienie: tablice-planowania.administracja (1352) 2.2. Uprawnienia na poziomie grup dostępu Przewidziane są dwa rodzaje korzystania z tablic planowania: 1. Tablice dostępne dla pracowników całej firmy 2. Tablice dostępne dla wybranej grupy osób W drugim trybie pracy należy dodatkowo założyć odpowiednie grupy uprawnień w menu: Administracja->Konfiguracja->Ogólne->Grupy uprawnień np. zespół pracujący nad projektem X możemy zebrać w grupę Projekt X

3

4 3. Definiowanie nowej tablicy planowania Osoba z uprawnieniami administratora może utworzyć nową tablicę w menu: Administracja -> Konfiguracja -> Ogólne -> Tablice (jeśli ta opcja w drzewie konfiguracji nie jest dostępna, proszę sprawdzić uprawnienia użytkownika, por. opis w sekcji Uprawnienia) Przykładowa definicja tablicy: Znaczenie poszczególnych pól: nazwa i opis informacja czego dotyczy tablica opiekun osoba, która będzie uprawniona do edycji definicji tablicy start...koniec horyzont czasu, w którym będzie można umieszczać zadania na tablicy ważna od.. do.. zakres czasu, w którym tablica będzie widoczna do wyboru na liscie tablic planowania dla użytkowników; jest to oddzielny zakres dat od start...koniec, ponieważ nawet po zakończeniu projektu zwykle chcemy do niego powrócić i przeglądać dane, a z drugiej strony wskazujemy datę końcową żeby lista wyboru tablic po kilku latach nie była zbyt długa / nie zawierała projektów które są już definitywnie zamknięte odczyt / edycja wszystkich zadań wybór: Wszyscy lub wg Filtra, w tym drugim przypadku należy wskazać zdefiniowaną wcześniej grupę osób, które będą korzystać z danej tablicy

5 4. Praca z tablicą planowania 4.1. Wprowadzenie Po założeniu nowej tablicy (zgodnie z instrukcją w poprzedniej sekcji) użytkownicy mogą przeglądać i uzupełniać zadania. menu: Aktywności -> Tablica główny ekran planowania zadań menu: Aktywności -> Tablica-lista prezentacja zadań w postaci listy np. do eksportu, raportowania, itp. Ekran jest podzielony na trzy części: [1] przegląd / harmonogram zadań [2] lista zadań; z poziomu tej listy możemy też dodawać nowa zadania [3] edycja szczegółów pojedynczego zadania

6 4.2. Dodawanie nowych zadań W sekcji [2] należy wpisać tytuł zadania i potwierdzić przyciskiem [Dodaj] Zadanie pojawia się z datą rozpoczęcia odpowiadającą dacie, na którą ustawiony jest ekran przeglądu harmonogramu. Powtarzając tę czynność kilka razy możemy dodać pierwsze zadania do projektu...

7 4.3. Planowanie zadań Można przenosić zadania do innych terminów przy pomocy operacji drag and drop na ekranie. Jeśli złapiemy i przesuniemy tylko lewą lub prawą krawędź zadania możemy zmienić tylko datę rozpoczęcia lub zakończenia, bez zmian drugiej daty: Przesuwanie zadań w osi pionowej góra/dół pozwala na dowolne ułożenie na ekranie, lecz nie ma w obecnej wersji innego znaczenia niż tylko wizualizacja danych, tzn. nie tworzy relacji zadań nadrzędnych/składowych bądź relacji następnik-poprzednik.

8 4.4. Opracowanie dodatkowych atrybutów zadania W trzecim panelu (w dolnej-prawej części ekranu) dla wybranego zadania możemy zaktualizować jego nazwę i dłuższy opis, zmienić daty rozpoczęcia/zakończenia oraz wskazać: % realizacji - będzie prezentowany jako pasek postępu w ramach zadania osobę odpowiedzialną jej zdjęcie lub inicjały zostaną dodane do zadania zmienić kolor zadania aby pogrupować np. wg rodzaju działań (IT, produkcja, marketing...) Z poziomu tego panelu można też usunąć zadanie. Przykładowy efekt końcowy uzupełnionego planu zadań po dodaniu osób, kolorów, itp.

9 4.5. Inne funkcje i wskazówki Zapisywanie zmian ekran planowania tablic nie zawiera przycisku zapisz, ponieważ zmiany zostają zastosowane automatycznie od razu po ich wykonaniu, np. przesunięcie zadania lub przypisanie osoby. Wybór tablicy - Jeśli w systemie zostało zdefiniowanych więcej tablic, możemy przełączać się między nimi nie opuszczając panelu planowania, wystarczy wybrać jedną z dostępnych tablic z listy rozwijanej w górnej części ekranu Projekty z długim harmonogramem dla ułatwienia pracy z długimi projektami można skorzystać z funkcji powiększ/pomniejsz tablicę ikony lupy w górnej części ekranu