w sprawie obiegu dokumentów z zagranicą

Transkrypt

1 Komunikt Kwestor nr 8/218 z 1 wrześni 218 roku w sprwie obieu dokumentów z zrnicą W złączeniu przekzuję ktulne zsdy obieu dokumentów w Uniwersytecie Wrszwskim dotyczące obrotu z zrnicą. sdy te odnoszą się do zkupów w rmch wewnątrzwspólnotoweo nbyci towrów (WT), importu usłu (IU) orz dostwy towrów, dl której podtnikiem jest nbywc (DP) orz sprzedży towrów/usłu dl podmiotów zrnicznych ilfrmcliwidczenii usłu poz ierytóiium krju (KUPI'K), eksportu towrów (T) orz wewnątrzwspólnotowd dostwy towrów (WDT). min dotychczsoweo sposobu postępowni wynik z konieczności orniczeni korekt deklrcji VAT. W związku z powyższym trci moc złącznik ru 7 do Instrukcji dl prcowników służb Hlnnsowych Uniwersytetu Wrszwskieo w sprwie podtku VAT z dni 2 styczni 212 roku (Komunikt Kwestor nr 1/212 z dni 19 styczni 212 roku w sprwie podtku od towru i usłu). UłWRS U KI m, Mikłsze wież Komunikt Kwestor nr 8/21 8 z 1 wrześni roku str. l

2 Obie dokumentów dotyczących obrotu z zrnicą w Uniwersytecie Wrszwskim 1. Informcje oólne l )bie dokumentów księowych obejmuje droę dokumentów od chwili ich sporządzeni b wpływu do jednostki do momentu ich dekretcji i przekzni do Kwestury. ez wzlędu n rodzj dowodów nleży zwsze dążyć do teo, by ich obie odbywł się njkrótszą i njprostszą droą. W tym ce dowody księowe przekzuje się tylko do tych komórek, które istotnie korzystją z zwrtych w nich dnych i są kompetentne do ich sprwdzeni. Przed przekzniem do Kwestury dokument finnsowo-księowy podle kontroli: 1) merytoryczną, polejącej n ustleniu rzetelności dnych w nim zwrtych i lelności opercji ospodrczych wyrżonych w dokumencie, 2) formlno-rchunkowej, polejącej n przeprowdzeniu czynności bdwczych pod kątem kompletnośi i'poprwności dókumentóvr orz poprwności dziłń rytmetycznych. Kontrol merytoryczn dokonywn jest w jednostce, której dny dokument finnsowo-księowy dotyczy. Sprwdzenie i ztwierdzeni dokumentu nstępuje bezzwłocznie z uwzlędnieniem terminu płtności orz koniecznością dokonni dlszych czynności związnych z przyotowniem dokumentu do zpłty. Po sprwdzeniu i ztwierdzeniu pod wzlędem merytorycznym orz formlnorchunkowym dowody finnsowo-księowe przekzywne są do Kwestury. Jednostk nlizuje dokumenty otrzymne od kontrhentów zrnicznych w ce rozpoznni odpowiednio: wewnątrzwspólnotoweo nbyci towrów (WT), dostwy towrów, dl której podtnikiem jest nbywc (DP) orz importu usłu ) Jednostk określ moment powstni obowiązku podtkoweo w odniesieniu do nbywnych usłu/towrów od podmiotów zrnicznych i sporządz odpowiedni rejestr do miesiąc, w którym obowiązek podtkowy powstł: ) b) c) WT - z chwilą wystwieni fktury przez podtnik nie późnią jednk niż 15. dni miesiąc nstępująceo po miesiącu, w którym dokonno dostwy towru (r/.2 us/. 5) IU -- n zsdch oólnych, z chwil wykonni usłui Ór/./9 us/. 7,), ntomist jeżeli przed wykonniem usłui otrzymno cłość b część zpłty obowiązek podtkowy powstje z chwilą jej otrzymni w odniesieniu do otrzymnej kwotyó/"/. /9 us/. 8P DP - n zsdch oólnych tj. z chwilą dokonni dostwy towrów b -jeśli przed tym momentem otrzymno cłość b część zpłty - z chwilą otrzymni zpłty w odniesieniu do otrzymnej części(. :9 ust. ],l; n zsdch szczeólnych, z chwilą wystwieni fktury -- dostw książek i czsopism (. ]9 usf. 5-8 ustwy o Vnr). Komunikt Kwestor nr 8/218 z 1 wrześni 218 roku str. 2

3 11 sdy przekzywni dokumentów ujmownych w rejestrch WT, importu usłu i DP. Do kżdą fktury (opisnej i ztwierdzonej przez jednostkę UW) dokumentującej zkup w rmch WT, dostwy towrów, dl której podtnikiem jest nbywc (DP) orz importu usłu (ru) przekzywnej do Kwestury w ce dokonni płtności nleży dołączyć: > > wydruk dzienników o nzwie: "sumy dl syntetyk i nlityk",,,zestwienie płtnościowe",,,zestwienie controllinowe" odpowiedni rejestr: WT, DP b IU- w złączeniu obowiązujące wzory rejestrów(złączniki ru 1,2,). Przekzywne rejestry muszą być kompletne i muszą zwierć wszystkie wymne dne minowicie: numer dokumentu, dtę wystwieni, nzwę kontrhent zrniczneo orz jeo numer VAT U#, dtę wykonni usłui/dostwy towru, dtę zpłty (relizcji przelewu), nzwę usłui/towru, wrtość dokumentu w wcie obcej orz PL leży tkże zwrcć uwę n widniąące n fkturze orz ujmownie fktur w księch n kontch włściwych dostwców. Dotyczy to również przekzywni dnych kontrhent zrniczneo do złożeni przez Sekcję Obrotu rniczneo. k nie dotyczy kontrhentów spoz U Do rejestrów nleży dołączyć l Rejestr wewn4trzwsdólnotoweo nbyci towrów kopię fktury zwierjącej dekret, numer rchunku bnkoweo z któreo m zostć zpłcony podtek VAT (dotyczy projektów) i informcję o sposobie odliczeni VAT (struktur, prewspółczynnik, pre*pre, w przypdku brku odliczeni dopisek,,brk odliczeni VAT") ĘI. kopię opisnej i ztwierdzonej do zpłty fktury; w przypdku brku informcji o sposobie odliczeni przyjmuje się,,brk odliczeni" Intrstt wrz z złączone dodtkową kopią fk&tury potwierdzenie ktywneo numeru VAT U ze strony 2 Ręjęstr dostwy towrów, dl którei podtnikiem jest nbvwc rdp) - kopię fktury zwierjącej dekret, numer rchunku bnkoweo z któreo m zostć zpłcony podtek VAT (dotyczy projektów) i informcję o sposobie odliczeni VAT (struktur, prewspółczynnik, pre*pre, w przypdku brku odliczeni dopisek,,brk odliczeni VAT") lj. kopię opisno i ztwierdzony do zpłty fłlktury; w przypdku brku informcji o sposobie odliczeni przyjmuje się,,brk odliczeni" Intrstt wrz z złączone dodtkową kopią fktury, o ile zkup był dostrczny z krju U potwierdzenie ktywneo numeru VAT U pl/ Komunikt Kwestor nr 8/218 z 1 wrześni roku

4 - sprwdzenie sttusu podmiotu w VAT tyczy zkupu towrów objętych procedurą odwrotneo obciążeni jk złom i komputery przenośne od kontrhentów krjowych (towry wymienione w zł. 1 1 ustwy o VAT).. Rejestr importu Usłu (IU) ) jeżeli usłu zostł wykonn przed dokonniem podtkowy powstje z chwilą wykonni usłui) zpłty (obowiązek kopię fktury zwierjącej dekret, numer rchunku bnkoweo z któreo m zostć zpłcony podtek VAT (dotyczy projektów) i informcję o sposobie odliczeni VAT (struktur, prewspółczynnik, pre*pre, w przypdku brku odliczeni dopisek,,brk odliczeni VAT") tl. kopię opisnej i ztwierdzony do zpłty fktury; w przypdku brku infomlcji o sposobie odliczeni przyjmuje się,,brk odliczeni" potwierdzenie ktywnćdnumertivat zu) U llttoi77wwwxićś:ii17r dotyczlykontrhentów UWAGA: w rejestrze importu usłu (IU) w po,,moment wykonni usłui" nleży wpisć fktyczną dtę wykonni usłui, zś w po,,dt zpłty"- zwrot,,po wykonniu usłui' b) jeżeli usłu zostł wykonn po dokonniu zpłty (obowiązek podtkowy powstje z chwilą zpłty) kopię fklktury zwierjącej dekret, numer rchunku bnkoweo z któreo m zostć zpłcony podtek VAT (dotyczy projektów) i informcję o sposobie odliczeni VAT (struktur, prewspółczynnik, pre*pre, w przypdku brku odliczeni dopisek,,brk odliczeni VAT") tl. kopię opisną i ztwierdzony do zpłty fktury; w przypdku brku informcji o sposobie odliczeni przyjmuje się,,brk odliczeni" potwierdzenie ktywneo numeru VAT U hlo:// dotyczy kontrhentów z U) UWAGA: w rąestrze importu usłu (IU) w po,,moment wykonni usłui: znn nleży ją wskzć, jeśli nie nleży wpisć,,po zpłcie jeśli dt jest pole,,dt zpłty" - nleży pozostwić puste dyż po dokonniu płtności zostnie uzupełnione przez Sekcję Obrotu rniczneo pole,,wrtość fkturow" w PL -- nleży pozostwić puste dyż po dokonniu płtności zostnie uzupełnione przez Sekcję Obrotu rniczneo Komunikt Kwestor nr 8/218 z 1 wrześni 21 8 roku str. 4

5 Komplet dokumentów do płtności(fktur wrz z wydrukicm dzienników i odpowiednim rejestrem WT b [U b DP wrz z złącznikmi) przekzywny jest przez włściwąjednostkę do Dziłu Likwidtury i widencji Księowej (DLiK). stępnie po sprwdzeniu kompletności i poprwności przekznych dokumentów prcownik DLiK stempje odpowiedni rejestr (,,wpłynęło dn.) i wrz z złącznikmi niezwłocznie przekzuje do Sekcji Rozrchunków Krjowych (w ce wystwieni fktury wewnętrzną i odprowdzni podtku do urzędu skrboweo). Dokumenty niekompletne zostną zwrócone przez DLiK do jednostki w ce uzupełnieni. Oryinł f1lktury wrz z wydrukmi dzienników prcownik DLiK przekzuje do Sekcji Obrotu rniczneo w ce zrelizowni płtności. W przypdku importu usłu dy obowiązek podtkowy powstje z chwilą zpłty (usłu jeszcze nie wykonn - por. ll pkt.b ) DLiK przekzuje do Sekcji Obrotu rniczneo cły komplet dokumentów U. oryinł fktury wrz z wydrukmi dzienników orz rejestrem Importu usłu (IU) wrz z złącznikmi. iezwłocznie po zrelizowniu płtności (Wyenerownjpotwierdzeni przelewylprcownik SekęjIQbrotu rn czneo uzupełni n rejestrze nstępujące pol:,,dt zpłty"- wpisując dtę zrelizowni przelewu orz,,wrtość fkturow" w PL - wpisując kwotę przeliczony n PL po kursie średnim P z dni poprzedzjąceo płtność i tk uzupełniony rejestr wrz z złącznikmi przekzuje do Sekcji Rozrchunków Krjowych. UWAGA Dokumenty przekzywne do płtności bez rejestrów nie będą przyjmowne przez DLiK i będą odsyłne do jednostki w ce uzupełnieni, w przypdku krt płtniczych będą orniczeni przy ich stosowniu leży podkreślić, że strnność dziłń poddmownych przez jednostkę jest niezwykle istotn bowiem brk pełnej informcji skutkuje brkiem możliwości włściweo nliczeni podtku VAT, co z tym idzie nieterminoweo odprowdzni podtku do urzędu skrboweo sdy przekzywni dokumentów w rmch świdczeni usłu poz terytorium krju (SUPTK), wewnątrzwspólnotowej dostwy towrów (WDT) orz eksportu towrów (T). W przypdku sprzedży towrów/usłu podmiotom zrnicznym jednostki ornizcyjne UW zobowiązne są do wystwieni fktur sprzedżowych w systemie SAP w module SD (nie dotyczy WUW). Kopie fktur wrz z wydrukiem dzienników o nzwie,,formlny'' orz,,sumy dl syntetyk i nlityk dziennik" orz rejestrem sprzedży nleży przekzywć do Dziłu Likwidtury i widencji Księowej. Przypominm, że nleży enerowć obowiązujący ukłd rąestru sprzedży. Sposób sporządzeni rejestrów VAT dotyczących sprzedży zostł opisny w zł.19 Komuniktu Kwestor nr 5/216 z 15 rudni 216 roku w sprwie oólnych wytycznych użytkownik systemu SAP w Uniwersytecie Wrszwskim Dził Likwidtury i widencji Księową przekzuje kopię fktury wrz z rejestrem sprzedży do Sekcji Rozrchunków Krjowych w ce ujęci i rozliczeni fklktury w odpowiednią deklrcji VAT. Komunikt Kwestor nr 8/218 z 1 wrześni 218 roku str. 5

6 ! / Obie dokumentów Przekznie fktury sprzedży w rmch ŚUPTK, T, WDT wrz z wydrukmi dzienników i rejestrem sprzedży Ł -& -D, Przekznie fktury zkupowej wrz z wydrukiem dzienników i włściwym rejestrem (WT, DP, IU) wrz z złącznikmi Dził Likwidtury i widencji Księowej.& / Przekznie oryinłu fktury zkupowej z wydrukiem dziełu\ików do płtności, w przypdkulu dy obowiązek podtkowy powstje z chwilą zpłty (usłujeszcze nie wykonn) tkże z rejestrem IU wrz z złącznikmi (ostemplowneo pieczęcią,,wpłynęło dn.").u Przekzrńe fktu ry sprzedży w rmch ŚUPTK, T, WDT wrz z rejestrem sprzedży Optrzenie rejesu'u WT b DP b IU (dy usłu wykonn przed dokonniem zpłć) pieczęcią wpb'nęło dn." i przekznie wrz z złączni km i Sekcj Obrotu rniczneo iezwłoczrue po relizcji przelewu uzupełnienie w rejestrze IU pól:,,dt zpłty"- wpisnie dty relizcji przelewu orz wrtość fkturow" w PL - wpisnie kwoty przeliczonej n PL po kursie średnim P z dni poprzedzjąceo płtność Sekcj Rozrchunków Krjowych Komunikt Kwestor nr 8/21 8 z 1 wrześni roku

7 AŁĄIKRI U b-.j. D b- -(' b- 9 e! 8. l (u ) $ (u k

8 AŁĄIKR2 9 S 2:. ŁJ e U S (u k $

9 AŁĄIKR Ó Ś 9 Q. m $ z: Q. 8 8 ' rd. 8 Ś ę e ) Ó J : b y b Q Q. d b S Q Ś 9 bi 8 b 9 ę - Q. J U 5 > P