ZARZADZENIE Nr 149/2011 z dnia 30 grudnia 2011 r. Burmistrza Miasta Duszniki Zdrój

Transkrypt

1 ZARZADZENIE Nr 149/2011 z dnia 30 grudnia 2011 r. Burmistrza Miasta Duszniki Zdrój w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości Projektu w ramach Programu REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY DLA WOJEWÓDZTWA DOLNOŚLĄSKIEGO W LATACH Na podstawie art.10 ust 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zmianami) oraz umowy w ramach programu REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY DLA WOJEWÓDZTWA DOLNOŚLĄSKIEGO zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się szczegółową dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości środków na realizację projektu : 1) Priorytet NR 6 Wykorzystanie i promocja turystycznego i kulturowego Dolnego Śląska (Turystyka i Kultura ), działanie nr 6.2 Turystyka aktywna co stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od zaistnienia pierwszego zdarzenia gospodarczego dotyczącego ww. Projektów.

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 149/2011 Burmistrza Dusznik Zdroju z dnia r. ZASADY RACHUNKOWOŚCI STOSOWANE PRZY REALIZACJI PROJEKTU Priorytet nr 6 Wykorzystanie i promocja turystycznego i kulturowego Dolnego Śląska (Turystyka i Kultura ), działanie nr 6.2 Turystyka aktywna Nazwa projektu: BUDOWA HALI WIDOWISKOWO-SPORTOWEJ W DUSZNIKACH ZDROJU ROZDZIAŁ I Polityka prowadzonej rachunkowości 1. Dokumentacja określa zasady rachunkowości obowiązuje w Urzędzie Miasta Duszniki Zdrój zwanym w dalszej części Urzędem przy realizacji projektu pn.: 1) BUDOWA HALI WIDOWISKOWO-SPORTOWEJ W DUSZNIKACH ZDROJU 2. Niniejsze zasady mają na celu przedstawienie - prawidłowość ewidencji, - dostosowanie ewidencji obowiązującej sprawozdawczości zewnętrznej i potrzeb bieżącego zarządzania - prawidłowego i terminowego rozliczania podatków, składek ZUS, opłat -zabezpieczenia majątku - prawidłowego przechowywania dokumentacji rachunkowości - prawidłową ochronę zbiorów ksiąg rachunkowych. 3. Księgi rachunkowe są prowadzone w oparciu o niżej określone zasady: - zasadę jawności podczas realizacji zadań, wykonywanie planu finansowego oraz ewidencji księgowej wykonania tego planu, gospodarowania środkami publicznymi przejawiającą się m.in. podawaniem do publicznej wiadomości zakresu zadań i usług wykonywanych lub świadczonych przez Urząd, kwot dotacji udzielonych z budżetu państwa i budżetu Unii Europejskiej. Przy realizacji zasady jawności obowiązuje Urząd zachowanie przepisów o ochronie danych osobowych, - zasadę ciągłości, która stanowi, że przyjęte zasady rachunkowości będą stosowane w sposób ciągły. Wykazane w księgach rachunkowych na okres ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmuje się w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. - zasadę memoriałową i kasową: w księgach rachunkowych projektu należy ująć wszystkie osiągnięte i przypadające na jej rzecz przychody oraz obciążające je koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku budżetowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, - zasadę istotności, która mówi że stosuje się uproszczenia, jeżeli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na zasadę jasnego, rzetelnego, wiernego przedstawienia sytuacji finansowej. 2

3 4. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Urzędu Miasta Duszniki Zdrój, ul. Rynek Duszniki Zdrój. 5. Rachunkowość prowadzi się jednowalutowo: w walucie PLN. 6. Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunku bankowym. Składniki majątku trwałego inwentaryzowane są w drodze spisu z natury zgodnie z terminami określonymi w przepisach wewnętrznych Urzędu w tym zakresie. 7. Dla potrzeb Projektu wyodrębniony został rachunek bankowy, z którego dokonywane są płatności związane z realizacją projektu. W przypadku braku środków na koncie na wydzielonym rachunku bankowym, w związku z opóźnieniem przelewu lub z innych powodów dopuszcza się zasilenie rachunku budżetu gminy na rachunek Projektu w celu dokonania terminowych płatności zwrot wydatkowanych kwot nastąpi natychmiast po otrzymaniu transzy. 8. Dla realizacji Projektu zostały wyodrębnione osobne księgi rachunkowe tj: a) dziennik główny, b) kont księgi głównej, c) konta ksiąg pomocniczych, d) zestawienie: obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych, e) wykaz składników aktywów i pasywów(inwentarz) gdyż jest to niezbędne dla możliwości jednoznacznego określenia poniesionych kosztów, przychodów uzyskiwanych na skutek jego realizacji czy powiązania innych transakcji jakie odbywają się w ramach projektu. Księgi rachunkowe prowadzone są w sposób bieżący, przy zapewnieniu ich bezbłędności, rzetelności i sprawdzalności. Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: - zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, - zapisy są kolejno numerowane na okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, -suma zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, - jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: - podwójnego zapisu, -systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych, - powiązywania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. Księgi pomocnicze ( konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzalnego. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innymi urządzeniami ewidencyjnymi. Ujmowane są na nich: 3

4 - zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego, - zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat, - plan finansowy wydatków budżetowych, - plan finansowy niewygasających wydatków, - inne związane z realizacją projektu. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej (syntetycznej) sporządza się dla sprawdzenia przestrzegania zasady podwójnego zapisu (zgodności między sobą sumy obrotów) oraz kompletności i poprawności wartości zapisów. Zestawienie sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zawiera ono: - symbole kont, - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego. Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się w celu sprawdzenia czy przestrzegana jest zasada zapisu powtarzalnego. Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań finansowych, statystycznych itp. oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana. 9. Realizacja wydatków następuje zgodnie ze złożonymi projektami, podpisanymi umowami, harmonogramami na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 10. Z realizacji projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej sporządza się sprawozdanie Rb 28 S i Rb 27 S. 11. Budżet projektu pn. BUDOWA HALI WIDOWISKOWO-SPORTOWEJ W DUSZNIKACH ZDROJU należy klasyfikować w : Dział 926 Kultura Fizyczna Rozdział Obiekty sportowe Wydatki poniesione w ramach projektu klasyfikuje się - do właściwego z czwartą cyfrą 7 - wydatki ze środków europejskich, - do właściwego z czwartą cyfrą 9 - wydatki ze środków krajowych. Symbol projektu- zadania 66. ROZDZIAŁ II Zasady ewidencji księgowej Plan kont dla organu Symbol Konta syntetycznego/ Symbol projektu - zadanie Nazwa konta syntetycznego Konta bilansowe 4

5 Rozliczenie dochodów budżetowych Rozliczenie wydatków budżetowych Dochody budżetu Wydatki budżetu Rachunek budżetu... Opis księgowań w organie Lp Treść operacji Wn - zadanie Ma - zadanie 1 Przeksięgowanie zrealizowanych dochodów na podstawie miesięcznego sprawozdania Rb27S sporządzonego przez Urząd 2 Przeksięgowanie zrealizowanych wydatków na podstawie miesięcznego sprawozdania Rb28S sporządzonego przez jednostkę Urząd 3 Przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu pod datę Przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku wydatków budżetu pod datę Środki gminne na wydatki projektu Zrealizowane dochody odprowadzone do budżetu gminy Zwrot niewykorzystanych środków gminnych do budżetu państwa Wpływ środków (transze dotacji) na wydzielone konto projektu (Pk) 9 Przeksięgowanie roczne wydatków i dochodów w roku następnym pod datą zatwierdzenia bilansu(pk) Plan kont dla jednonstki Symbol Konta zadanie Z e s p ó ł 0 Majątek trwały Nazwa zespołu lub konta Konta bilansowe Środki trwałe Pozostałe środki trwałe Umorzenie środków trwałych Umorzenie pozostałych środków trwałych Inwestycje środki trwałe w budowie... Z e s p ó ł 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe Rachunek bieżący... 5

6 Z e s p ó ł 2 Rozrachunki i roszczenia Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Należności z tytułu dochodów budżetowych Rozliczenie dochodów budżetowych Rozliczenie wydatków Rozrachunki z budżetem Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń... Z e s p ó ł 4 Koszty według rodzaju Koszty wg rodzaju Amortyzacja... Z e s p ó ł 7 Przychody i koszty ich uzyskania Przychody i koszty finansowe Pokrycie amortyzacji... Z e s p ó ł 8 Fundusze rezerwy i wynik finansowy Fundusze jednostki Dotacje budżetowe oraz środku z budżetu na inwestycje Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy... Konta pozabilansowe Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat... Opis księgowań w jednostce 1 Wpływ dotacji rozwojowej na wyodrębniony rachunek bankowy na podstawie WB 2 Księgowanie faktury, rachunku, noty za towary i usługi Księgowanie faktur, rachunków, noty za towary i usługi na okres sprawozdawczy 4 Zapłata faktur, rachunków oraz not zaksięgowanych na zobowiązaniach 5 Księgowanie wynagrodzeń osób zatrudnionych przy projekcie (Pk) 6 Księgowanie naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych należnego do Urzędu Skarbowego 7 Księgowanie naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne ZUS (Pk) Zapłata wynagrodzeń (Wb)

7 9 Zapłata podatku dochodowego do Urzędu Skarbowego (Wb) Zapłata składek na ubezpieczenie społeczne ZUS (Wb) Przyjęcie na majątek pozostałych środków trwałych bezpośrednio z zakupu ( na podstawie rachunku, faktury) 12 Księgowanie równowartości wydatków budżetowych na sfinansowanie inwestycji (Pk, faktura) 13 Przyjęcie na majątek dowodem OT środka trwałego zakupów inwestycyjnych Księgowanie amortyzacji środków trwałych Księgowanie pokrycia amortyzacji (Pk) Przeniesienie kosztów ( wg rodzaju) Przeniesienie przychodów finansowych na koniec roku obrotowego na wynik finansowy 18 Przeniesienie na koniec roku obrotowego konta na fundusz konta 800 (Pk) 19 Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego pokrycia amortyzacji na wynik finansowy (Pk) 20 Przeksięgowanie ujemnego wyniku finansowego za rok ubiegły (pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego) na fundusz (Pk) 21 Przeksięgowanie dodatniego wyniku finansowego za rok ubiegły (pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego) na fundusz(pk) 22 Księgowanie odsetek od środków zgromadzonych na rachunku (Pk) Przelew zrealizowanych odsetek do budżetu gminy (Pk) Księgowanie sprawozdania Rb27S o zrealizowanych dochodach 25 Księgowanie sprawozdania Rb28S o zrealizowanych wydatkach Sposób wyodrębnienie ewidencji analitycznej kosztów Konto syntetyczne Dział Rozdział Paragraf Zadanie w ramach projektu np Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Środki trwałe Do środków trwałych zaliczamy środki rzeczowe o okresie użytkowanie dłuższym niż rok i wartości jednostkowej powyżej zł. Podlegają one ewidencji księgowej ilościowi wartościowo. Ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona jest w postaci a)księgi inwentarzowej stanowiącej wykaz poszczególnych obiektów inwentarzowych. Jest ona 7

8 prowadzona z zachowaniem chronologii wpisywania kolejnych, przyjmowanych do eksploatacji obiektów. Rozchody odnotowuje się w poszczególnych pozycjach, anulując jednocześnie ich numery inwentarzowe. Zapisów w księdze inwentarzowej dokonuje się co najmniej z podaniem następujących informacji : liczba porządkowa numer inwentarzowy nazwa środka trwałego symbol klasyfikacji rodzajowej środka trwałego data i źródło nabycia data przyjęcia do użytkowania wartość początkowa miejsce użytkowania b)karty analitycznej środków trwałych (identyfikacyjnej) która prowadzona jest odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego. Tworzy się ją na podstawie dokumentów źródłowych przyjęcia środka trwałego do użytkowania (np. OT, faktura VAT, protokół zdawczo-odbiorczy). Zawiera ona charakterystykę oraz inne dane informacje np. nazwa środka trwałego, numer inwentarzowy, wartość początkową i dokonywane jej zmiany, rok produkcji, zastosowaną metodę i stawkę amortyzacyjną, umorzenie. c)tabela umorzeniowa obejmuje wartość początkową każdego środka trwałego jak i stan środków trwałych na koniec roku. W treści tabeli znajdują się informacje o umorzeniu środków trwałych (każdego obiektu indywidualnie), zmiany umorzeń w ciągu roku i stan końcowy umorzeń na koniec roku obrotowego. Tabela prowadzona jest w układzie rodzajowym środków trwałych o zawiera stawki amortyzacyjno- umorzeniowe, kwotę amortyzacji rocznej dla każdego środka trwałego. Na podstawie tabeli powinno być możliwe ustalenie zbiorczych danych w zakresie wartości początkowej i odpisów umorzeniowych środków trwałych na początek roku obrotowego, ich zmian zachodzących w ciągu roku, jak również stanu tych wielkości na koniec roku obrotowego. Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się: - w przypadku zakupu - według ceny nabycia (ceny zakupu) w przypadku wytworzenia we własnym zakresie według kosztu wytworzenia, Pozostałe środki trwałe Do pozostałych środków trwałych zalicza się środki trwałe (wyposażenie) o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości Ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych prowadzona jest w książkach inwentarzowych ilościowo - wartościowo dla realizacji projektu. Pozostałe środku trwałe ewidencjonuje się w wartości początkowej, którą stanowi cena nabycia lub koszt wytworzenia. Przedmioty niskocenne w użytkowaniu o wartości nabycia do 500zł traktuje się jako mało wartościowe i odpisuje w koszty w momencie zakupu jako zużycie materiału z wyjątkiem mebli. Dla przedmiotów niskocennych nie podlegających ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzi się ewidencje w ujęciu ilościowym. Pozostałe środki trwałe podlegają umorzeniu w pełnej wysokości tj. 100% w miesiącu przyjęcia do używania. ROZDZIAŁ III Obieg, kontrola i opis dokumentów księgowych 1. Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie zgodności między stanem prawidłowym a faktycznych kontrolowanego zdarzenia. 2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych. Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z 8

9 rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, bez błędów rachunkowych oraz muszą pozostać w zgodności z zatwierdzonym budżetem projektu. Dowód księgowy musi zawierać - określenie stron operacji gospodarczej, - datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dotyczy dowód, - nazwę operacji gospodarczej oraz jej wartość, ilość i cenę jednostkową - podpis wystawcy dowodu - numer dowodu księgowego - potwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez nadanie numeru ewidencji księgowej oraz wskazania miesiąca księgowania a także kont księgowych na których dokonano zapisów. 3. Dowody księgowe nie mogą posiadać wad i błędów. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych (obcych) i własnych można korygować tylko innym dokumentem zawierającym sprostowanie. Niedopuszczalne jest korygowanie dowodów księgowych poprzez skreślania, wymazywania lub przeróbki. Błędy w dowodach wewnętrznych lub własnych mogą być poprawiane przez skreślenie w sposób umożliwiający odczytanie skreślonej treści, wpisywanie prawidłowej i opatrzenie jej datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. 4. Drogę dokumentów do chwili ich otrzymania bądź sporządzenia do momentu przekazania księgowości i jego dekretacji określa się jako obieg dokumentów a) wpływające od dostawców faktury, rachunki, noty za zakupione towary wykonywane usługi podlegają ostemplowaniu datą wpływu w biurze podawczym Urzędu, a następnie są przekazywane do Księgowości, b) księgowość rejestruje i przekazuje dokument do pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za zadnie do opisu, c) dokument opisany i sprawdzony pod względem merytorycznym, potwierdzony datą dokonania kontroli oraz podpisem osoby upoważnionej do jego sprawdzenia, opisania i akceptacji przekazywany zostaje do księgowości, d) sprawdzone pod względem merytorycznym i opisane dowody księgowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym przez pracownika księgowości, d) zatwierdzone do zapłaty dokumenty księgowe przez Kierownika i Skarbnika jednostki przekazywane są do zapłaty. 5. Na dokumentach finansowych powinny zostać umieszczone następujące informacje: a) na pierwszej stronie oryginału dokumentu zamieszcza się informację o treści Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, b) na odwrocie oryginału dokumentu; - numer umowy o dofinansowanie projektu w ramach danego programu wsparcia, - nazwę, tytuł projektu, - wskazanie zadania, do którego donosi się dany dokument, - sprawdzenie pod względem merytorycznym (data i podpis osoby sprawdzającej) - sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym (data i podpis osoby sprawdzającej) - zatwierdzenie do zapłaty z podaniem kwoty ( data i podpis osób zatwierdzających) - wysokość wydatku kwalifikowanego, - kwota kosztu niekwalifikowanego z danego dokumentu (jeśli występuje) - informację o zastosowaniu lub nie Prawa zamówień publicznych, - przywołanie umowy/ protokołu wykonania robót / dostarczania urządzeń - informację czy wydatek jest wydatkiem strukturalnym, 6. Wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne sprawdzenia: 9

10 - sprawdzenie pod względem merytorycznym pracownik merytoryczny, - sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym pracownik księgowości, - zatwierdzenie do wypłaty Skarbnik i Burmistrz - wskazanie w zakresie ujęcia w księgach rachunkowych w danym miesiącu pracownik księgowości. 7. Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków w projekcie są wszystkie dokumenty finansowo-księgowe, na podstawie których ewidencjonuje się koszty w systemie księgowym jednostki realizują projektu i dokonują płatności w związku z realizacją tego projektu. 8. Na dowodach księgowych stosuje się pieczęć dotyczącą klasyfikacji poniesionych wydatków zaliczanych do wydatków strukturalnych. ROZDZIAŁ IV Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych 1. Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. 2. Szczególniej ochronie poddane są: - sprzęt komputerowy użytkowany w Urzędzie, - księgowy system informatyczny, - kopie zapisów księgowych, - dowody księgowe, - dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte zasady rachunkowości. 3. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się: - regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa na zewnętrznych nośnikach informacji co najmniej raz w miesiącu, - profilaktykę antywirusową opracowanie i przestrzegane w odpowiednio procedury oraz stosowane programy zabezpieczające -odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych, ROZDZIAŁ V Archiwizacja 1. Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej w ramach Projektu B-10 (tj. do dnia 31 grudnia 2021 r.) dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 2. Dokumenty winny być przechowywane w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji i danych, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami, zawierania umów z wykonawcami. 3. Dokumenty księgowe dotyczące projektu przechowywane są w Księgowości, a następnie w archiwum zakładowym. Podstawą przyjęcia do archiwum jest spis zdawczo odbiorczy akt podpisany przez pracownika przekazującego i przyjmującego zawierający właściwą kategorię archiwalną akt. 4. Dokumenty finansowe dotyczące wynagrodzeń oraz dokumenty personalne pracowników realizujących projekt będą przechowywane i archiwizowane zgodnie z przepisami krajowymi i unijnymi. 10