Gotowi na zmiany. Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce. Listopad KPMG.pl

Transkrypt

1 Gotowi na zmiany Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce Listopad 2018 KPMG.pl

2

3 Spis treści Wstęp 5 Kluczowe wnioski 6 Zastosowanie technologii w obszarze podatków 8 Zmiany regulacyjne i ich znaczenie dla przedsiębiorców 14 Wyzwania i plany na przyszłość 20 Metodyka badania 30 Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 3

4

5 Wstęp Najnowsze technologie nie omijają podatków i stają się jednym z głównych czynników zmian w tym obszarze. Zmian, które każdy z nas widzi gołym okiem. Pierwsza, najbardziej oczywista z nich dotyczy otoczenia regulacyjnego. Ministerstwo Finansów dysponuje coraz potężniejszym arsenałem środków, pozwalających na szybszą i bardziej dokładną analizę działalności podatników. Przesyłanie co miesiąc struktury VAT JPK, możliwość żądania pozostałych struktur oraz dostęp do informacji o transakcjach na rachunkach bankowych w ramach systemu STIR dostarcza informacji organom podatkowym na niespotykaną dotąd skalę. Wyposażeni w zaawansowane narzędzia analityczne kontrolerzy skarbowi będą w stanie precyzyjnie wykorzystać te informacje, zmieniając tym samym znaną od lat równowagę sił. Inna, mniej oczywista zmiana to istotne zwiększenie roli zespołów podatkowych w przedsiębiorstwach. W czasach gdy temat podatków jest obecny w przestrzeni publicznej, wiedza i doświadczenie specjalistów do spraw opodatkowania stają się jednym z kluczowych aktywów przedsiębiorstwa. Wiedza ta to nie tylko znajomość przepisów i praktyk organów podatkowych. Przed specjalistami podatkowymi staje konieczność zidentyfikowania i zinterpretowania gigabajtów danych generowanych codziennie przez przedsiębiorstwo oraz zapewnienia, że wszystkie procesy przebiegają sprawnie i bezbłędnie. Wypełnienie tego zadania nie jest możliwe bez zaawansowanych rozwiązań technicznych. I wreszcie trzecia zmiana, a właściwie wyzwanie konieczność pozyskania przez specjalistów podatkowych zupełnie nowych kompetencji, które wcześniej rzadko były wymieniane wśród kluczowych umiejętności doradcy podatkowego. Coraz częściej skuteczne wypełnianie swojej roli wiąże się z koniecznością posiadania wiedzy z obszaru IT, analizy dużych zbiorów danych (D&A) czy zarządzania i optymalizacji procesów. Z niezmierną radością oddajemy w Państwa ręce niniejszy raport, który jest potwierdzeniem, że podatnicy w Polsce niezależnie od swojej wielkości wyczuwają powyższe trendy i przygotowują się do nich. Cieszymy się, że w toku prac mogliśmy spotkać się z grupą dyrektorów i managerów wiodących spółek i potwierdzić to, co wyraźnie czuliśmy już wcześniej. Zachęcamy Państwa do lektury i przemyśleń Anna Sińczuk Partner w dziale Doradztwa Podatkowego w KPMG w Polsce Leszek Wroński Szef Zespołu Advisory w KPMG w Polsce Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 5

6 Kluczowe wnioski 91% firm działających w Polsce spodziewa się, że nowe technologie pomogą w usprawnieniu procesu raportowania VAT jest podatkiem, którego rozliczenie sprawia najwięcej problemów firmom działającym w Polsce 87% ankietowanych przedsiębiorców uważa, że automatyzacja procesów podatkowych zmniejszy liczbę błędów ludzkich Brak wiedzy o dostępnych technologiach to jedna z poważniejszych przeszkód w implementacji nowych rozwiązań technologicznych, mających ułatwić pracę działu podatkowego 45% firm uważa, że automatyzacja procesów podatkowych będzie miała duży lub bardzo duży wpływ na pracę w najbliższych kilku latach 51% respondentów uważa, że stopień automatyzacji podatków w ich firmie jest wysoki lub bardzo wysoki

7 39% 59% ankietowanych twierdzi, że automatyzacja procesów podatkowych będzie miała umiarkowany wpływ na ich pracę. Natomiast 16% uważa, że wpływ ten będzie bardzo duży przedsiębiorstw zamierza wdrożyć nowe narzędzia informatyczne związane ze zmianami w VAT (lista należytej staranności) 18% przedsiębiorstw zamierza wdrożyć nowe narzędzia informatyczne w zakresie cen transferowych w ciągu najbliższego roku Gromadzenie danych to obszar, w którym najwięcej firm planuje wprowadzić rozwiązania informatyczne Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 7

8 Zastosowanie technologii w obszarze podatków Firmy spodziewają się, że nowoczesne rozwiązania technologiczne przyczynią się do usprawnienia pracy działu podatkowego, zmniejszenia liczby błędów ludzkich oraz zmniejszenia zaangażowania pracowników w powtarzalne czynności. Względnie niski odsetek respondentów twierdzących, że automatyzacja w ich firmie jest na bardzo zaawansowanym poziomie, sugeruje istnienie potencjału dla dalszych usprawnień technologicznych w przedsiębiorstwach działających w Polsce. Zdecydowana większość badanych firm spodziewa się, że nowe technologie pomogą usprawnić pracę działu podatkowego w wielu aspektach. Najpopularniejsze jest przekonanie, że nowe technologie usprawnią proces raportowania, czego spodziewa się aż 91% przedsiębiorstw objętych badaniem. Prawie 9 na 10 ankietowanych osób oczekuje ponadto, że nowe technologie przyczynią się do zmniejszenia liczby błędów ludzkich. Nowe technologie pomogą też w zmniejszeniu zaangażowania pracowników w powtarzalne czynności. Przekonanie to jest zdecydowanie bardziej rozpowszechnione wśród bardzo dużych firm, zatrudniających powyżej 500 osób, niż wśród małych podmiotów. Co więcej, prawie dwie trzecie badanych firm przyznaje, że z powodu zmian technologicznych spadną ogólne koszty funkcjonowania działu podatkowego.

9 W jaki sposób nowe technologie mogą pomóc w pracy działu podatkowego? 91% Usprawnienie procesu raportowania 87% Zmniejszenie liczby błędów ludzkich Zmniejszenie zaangażowania pracowników w powtarzalne czynności Redukcja ogólnych kosztów funkcjonowania działu 64% 79% Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego. Respondenci mogli wskazać więcej niż jedną odpowiedź. Automatyzacja zmienia sposób funkcjonowania zespołów podatkowych. Pojawia się zapotrzebowanie na nowego typu kompetencje, łączące podatki, technologie, analityczne myślenie i kreatywność. Z drugiej strony pojawiają się też ryzyka największym z nich jest chyba ryzyko wyłączenia krytycznego myślenia. Czy nowe technologie zmniejszą zaangażowanie pracowników w powtarzalne czynności? 25% 20% Małe firmy 75% 18% Średnie firmy 4% Tak 82% Nie Paweł Szejko Dyrektor Finansowy, Członek Zarządu, X-Trade Brokers Dom Maklerski Duże firmy 80% Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego 96% Bardzo duże firmy Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 9

10 Dla większości badanych przedsiębiorstw wdrażanie automatyzacji procesów podatkowych wiąże się z pewnymi przeszkodami. Najczęściej wymienianym utrudnieniem jest koszt implementacji takich rozwiązań, na co wskazuje aż 86% przedsiębiorstw. Odsetek ten jest najwyższy wśród małych firm (91%), co nie powinno zaskakiwać, ponieważ dla małych podmiotów koszt wdrożenia stanowi proporcjonalnie wyższe obciążenie finansowe niż dla dużych firm. Kolejnym często wskazywanym (74%) problemem jest brak wiedzy o dostępnych technologiach, które pozwoliłyby na zaadresowanie istniejących w przedsiębiorstwie potrzeb. Podobnie jak w przypadku kosztu wdrożenia, najczęściej to przedstawiciele małych firm wskazywali, że ten aspekt jest istotnym problemem. Niewielu mniej ankietowanych wskazuje na konieczność zmian w systemach księgowych (73%), a ponad dwie trzecie respondentów twierdzi, że konieczność zapewnienia szkoleń pracownikom może stanowić przeszkodę w automatyzacji procesów podatkowych. Najmniej dotkliwym utrudnieniem dla przedsiębiorców są regulacje wewnątrz firmy (np. związane z bezpieczeństwem danych). Badane przedsiębiorstwa różnią się pod względem stopnia automatyzacji procesów podatkowych, co może mieć bezpośrednie przełożenie na potencjał wdrożenia dalszych usprawnień technologicznych. Większość ankietowanych ocenia poziom automatyzacji procesów podatkowych w firmie jako wysoki. Wśród odpowiadających na to pytanie szczególnie licznie reprezentowani są przedstawiciele bardzo dużych firm (68%), których rozbudowana struktura organizacyjna może wymuszać automatyzację procesów, co zwiększa efektywność pracy. Które z poniższych czynników mogą być przeszkodą we wprowadzaniu automatyzacji procesów podatkowych? Koszt wdrożenia 86% Konieczność zmian w systemach księgowych 73% Brak wiedzy o dostępnych technologiach, które określiłyby nasze potrzeby 74% Konieczność szkoleń 68% Regulacje wewnątrz firmy (np. związane z bezpieczeństwem danych) 63% Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego. Respondenci mogli wskazać więcej niż jedną odpowiedź.

11 Ocena obecnego stopnia automatyzacji całości procesów podatkowych w firmie Bardzo wysoki Wysoki Umiarkowany Niski Bardzo niski Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Czy w obszarze podatków Pani/Pana organizacja korzysta z: Oprogramowania do generowania JPK Systemu księgowego Standardowych narzędzi MS Office (np. Excel bez makr) Systemu ERP 3% 13% 51% 29% 6% 1% 38% 38% 78% Zaawansowanych narzędzi MS Office (np. Excel z makrami, Access) Automatyzacji procesów z wykorzystaniem robotów 92% 89% Prawie jedna trzecia respondentów uważa, że procesy podatkowe są w ich firmie umiarkowanie zautomatyzowane, a na bardzo niski stopień automatyzacji wskazuje jedynie 1% firm. Natomiast 51% przedsiębiorstw określa poziom zautomatyzowania swoich procesów jako wysoki. Odsetek ten może wydawać się zaskakująco duży, zwłaszcza w świetle odpowiedzi na inne pytania w badaniu. Jedną z przyczyn takiego wyniku może być ogólnie niski poziom automatyzacji tego obszaru, co powoduje, że już stosowanie standardowego programu księgowego lub bardziej zaawansowanych arkuszy Excel jest uznawane za wysoki poziom automatyzacji. Sygnalizuje to istnienie potencjału wprowadzania dalszych zmian technologicznych. W zdecydowanej większości firm technologia jest nieodłączną częścią prowadzenia biznesu. Najpopularniejszą technologią w obszarze podatków jest specjalistyczne oprogramowanie do generowania JPK, na co wskazało aż 92% firm. Nie powinno być to zaskoczeniem, zważywszy że raportowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego jest obowiązkowe dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Niemal równie często firmy używają specjalistycznych programów księgowych (89%), natomiast ze standardowych narzędzi MS Office korzysta 78% respondentów. Przy rozliczaniu podatków firmy działające w Polsce używają zazwyczaj podstawowych funkcji Excela mniej popularnym rozwiązaniem są zaawansowane narzędzia MS Office. Korzystanie z nich deklaruje tylko 38% respondentów, chociaż duże (56%) i bardzo duże (64%) firmy częściej wskazują na ich przydatność. Potencjał rozwoju mają szczególnie specjalistyczne oprogramowania podatkowe, których używa zaledwie jedna na trzy firmy. Najnowsze technologie, które mogą być przyszłością, nie są jeszcze popularne w firmach działających w Polsce. Najrzadziej stosowanym narzędziem są bowiem roboty, z których korzysta tylko 3% firm. Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego. Respondenci mogli wskazać więcej niż jedną odpowiedź. Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 11

12 Najpopularniejsze narzędzia do kalkulacji podatków stosowane w Polsce 1 Standardowy MS Office Wykorzystanie w procesie kalkulacji podatków narzędzia MS Excel. Korzyści Łatwo dostępna technologia; relatywnie powszechne doświadczenie w korzystaniu; duża elastyczność. Ograniczenia Ograniczenia w możliwości nadzoru (brak audit trail); podatny na błędy; brak automatyzacji pracy MS Office z wykorzystaniem makr (VBA) MS Excel pozwala na częściową automatyzację pracy przy wykorzystaniu programowania w VBA (tzw. makra). Makra wykonują zaprogramowane operacje. Korzyści Łatwo dostępna technologia; duża elastyczność; częściowa automatyzacja. System księgowy Część systemów księgowych posiada wbudowane narzędzia wspierające kalkulację zobowiązania podatkowego. Korzyści Narzędzie dostępne wraz z systemem księgowym; częściowa automatyzacja pracy. Ograniczenia Ograniczenia w możliwości nadzoru (brak audit trail); podatny na błędy; ograniczona automatyzacja; wprowadzanie zmian może być problematyczne. Ograniczenia Moduł finansowy systemu ERP Nie dotyczy każdego systemu księgowego; ograniczone funkcjonalności; często wyłącznie automatyzacja w obszarze VAT. Możliwa jest taka konfiguracja systemu ERP, aby wspierał automatyzację kalkulacji podatków. Najczęściej dotyczy to podatku VAT. Korzyści Narzędzie zintegrowane z systemem finansowym; duża elastyczność; efektywny nadzór nad procesem. Ograniczenia Zmiany w systemie ERP są kosztowne i wymagają zgody wewnętrznych zespołów risk; automatyzacja często może być ograniczona ze względu na istnienie dodatkowych systemów (np. billingowych). Automatyzacja, nie tylko podatków, powinna przychodzić stopniowo najważniejsze jest, żeby ludzie rozwijali się razem z nową technologią. Dopiero kiedy to się stanie, można przechodzić na jeszcze wyższe poziomy automatyzacji. Żeby móc korzystać z eksperckich narzędzi, kluczowe jest, aby wśród użytkowników powszechna była ekspercka wiedza. Niemniej ludzie zawsze mają pewne opory co do nowych systemów. Jest też rutyna ludzie działają wiele lat, więc po co coś zmieniać? Trzeba mądrze podchodzić do tego procesu nie iść ani za szybko, ani za wolno. Mirosław Pyrzyna Dyrektor Finansowy, Wiceprezes Zarządu, Grupa Konsalnet Holding

13 5 6 Specjalistyczne oprogramowanie podatkowe Narzędzia specjalistyczne są zazwyczaj dedykowane do konkretnych podatków i służą częściowej lub pełnej automatyzacji kalkulacji podatków. Korzyści Bardzo wysoka elastyczność i pełny nadzór nad procesem; możliwość łączenia danych z wielu systemów IT; relatywnie niewielki koszt (w porównaniu z system ERP). Robotyzacja procesu podatkowego zakłada wykorzystanie tak zwanych robotów symulujących pracę człowieka do wykonywania powtarzalnych procesów. Bardzo wysoka elastyczność; możliwość wykonywania zadań niedostępnych dla większości aplikacji i systemów księgowych/erp; istotne przyśpieszenie procesów. Ograniczenia Często wymagają w pierwszej kolejności weryfikacji samego procesu do automatyzacji przed wdrożeniem narzędzia. Robotics Process Automation (RPA) Korzyści Ograniczenia Wysoki koszt. Cztery poziomy automatyzacji pracy w zespole podatkowym Brak automatyzacji Automatyzacja techniczna Automatyzacja merytoryczna Robotyzacja Wszystkie operacje wykonywane są ręcznie lub w arkuszu Excel. Wykorzystanie narzędzi do zaadresowania technicznych trudności w procesie kalkulacji. Może być to zastosowanie makr (VBA) do zautomatyzowania manualnych procesów lub skorzystanie z rozwiązań wspierających nadzór nad procesem. Dominująca część decyzji merytorycznych pozostaje po stronie pracowników. Skorzystanie z zaawansowanych rozwiązań umożliwiających automatyzację procesów podatkowych (przykładowo automatyczna klasyfikacja danych na podstawie konta księgowego i/ lub MPK). Wysoki poziom automatyzacji merytorycznej, po stronie pracowników pozostają trudniejsze (uznaniowe) decyzje. Zastosowanie platformy RPA oraz uczenia maszynowego. Pozwala na daleko posuniętą automatyzację pracy zespołu podatkowego. Tylko najtrudniejsze decyzje są podejmowane przez pracowników. Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 13

14 Zmiany regulacyjne i ich znaczenie dla przedsiębiorców Jedną z najważniejszych zmian w polskim porządku prawnym, z punktu widzenia przedsiębiorców, było wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Na pracę działów podatkowych wpływ miały również nowe przepisy związane z wprowadzeniem split payment i listy należytej staranności w VAT, zmianami w CIT oraz nowymi obowiązkami związanymi z cenami transferowymi. W lipcu 2018 roku w polskim porządku prawnym wprowadzony został mechanizm fakultatywnego split payment, który stworzył przestrzeń do dalszej automatyzacji procesów podatkowych w firmach. Zgodnie z wynikami badania zdecydowana większość wszystkich badanych firm nie podjęła jeszcze decyzji o wprowadzeniu mechanizmu podzielonej płatności w VAT (67%). Prawie jedna piąta firm (18%) zdecydowała o niestosowaniu split paymentu. Co ciekawe, częściej niż przeciętnie w całej badanej populacji decyzję taką podjęły małe firmy (19%) oraz, co może wydawać się mało intuicyjne, duże firmy (24%). Jeden na siedmiu ankietowanych zdecydował o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do części bądź do wszystkich dostawców. Charakterystyczne jest, że im więcej osób zatrudnia firma, tym bardziej jest skłonna stosować mechanizm podzielonej płatności w wymianie handlowej ze wszystkimi swoimi dostawcami.

15 Czy Pani/Pana firma planuje wprowadzić nowe narzędzia informatyczne w związku z następującymi zmianami w przepisach? Tak (priorytetowo do roku) Tak (w dalszej perspektywie powyżej roku) Nie Nie dotyczy rozliczane przez usługodawcę 35% 14% 45% 6% Automatyzacja pozwala skupić się na zadaniach o większej wartości dodanej zamiast na rutynowych czynnościach. Wynika to z faktu, że systemy ERP są średnio przystosowane do obszaru podatków ponieważ są przystosowane do raportowania zarządczego. Tymczasem raportowanie zarządcze różni się istotnie do raportowania podatkowego. Z tego wynika duża ilość pracy ręcznej, ale na szczęście udaje się to zmieniać. Jest to trochę wymuszone przez zamianę regulacji podatkowych, jednak regulacje to nie wszystko. Dużo musimy zrobić sami. Zmiany w JPK (jednolitym pliku kontrolnym) 33% 26% 35% 6% Wprowadzenie listy należytej staranności w VAT 28% 24% 40% 8% Wprowadzenie split payment w VAT 18% 12% 40% 30% Wprowadzenie nowych obowiązków związanych z cenami transferowym 9% 26% 35% 30% Zmiany w CIT, wyodrębnienie dwóch źródeł przychodów, ograniczenia w odliczeniach kosztów finansowania dłużnego usług niematerialnych Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Witold Waśko Wiceprezes Zarządu, Dyrektor ds. Ekonomicznych, Grupa Kapitałowa Śnieżka Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 15

16 W odpowiedzi na zmiany w przepisach podatkowych firmy planują stosować narzędzia informatyczne wspierające wypełnianie obowiązków podatkowych. Jak pokazują wyniki badania, wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego wymusiło największe zmiany na firmach. Odsetek przedsiębiorstw, które planują priorytetowo wprowadzić nowe narzędzia informatyczne w tym obszarze, wynosi 35%, natomiast 14% firm chce to zrobić w dalszej perspektywie. Co trzecia firma planuje wdrożyć w najbliższym czasie nowe narzędzia związane z wprowadzeniem listy należytej staranności w VAT, a kolejne 26% planuje wprowadzić je w okresie dłuższym niż rok. Prawie jedna trzecia ankietowanych firm zamierza wprowadzić w ciągu najbliższego roku nowe narzędzia informatyczne w obszarze split payment w VAT, z którego polscy przedsiębiorcy mogą skorzystać od lipca 2018 r. Łącznie ponad połowa (53%) wszystkich podmiotów planuje wdrożyć narzędzia informatyczne związane ze split payment w ciągu najbliższych lat. Ponadto prawie jeden na pięć wszystkich badanych podmiotów zamierza w ciągu roku wprowadzić narzędzia informatyczne związane z nowymi obowiązkami w obszarze cen transferowych. Co charakterystyczne, deklaracje małych firm o zamiarach wprowadzenia narzędzi informatycznych wspierających stosowanie rozliczania cen transferowych (11%) odbiegały znacząco od planów podmiotów, które zatrudniają powyżej 500 osób (32%). Sytuacja ma najprawdopodobniej związek z ponadnarodowym charakterem działalności gospodarczej bardzo dużych firm. Respondenci najrzadziej planowali wprowadzenie w ciągu najbliższego roku narzędzi informatycznych związanymi ze zmianami w CIT, polegającymi na wyodrębnieniu dwóch źródeł przychodów oraz ograniczeń w odliczeniach kosztów finansowania dłużnego usług niematerialnych (9%). Istotnym powodem, dla którego przedsiębiorstwa nie planują wprowadzać nowych narzędzi informatycznych, jest outsourcing wypełniania części zobowiązań podatkowych na zewnątrz firmy. Na rozliczanie podatków przez usługodawcę jako powód braku zainteresowania nowymi narzędziami informatycznymi firmy wskazują najczęściej w odniesieniu do obowiązków związanych z cenami transferowymi (30%) oraz ze zmianami w podatku CIT (30%). Ciągłe zmiany przepisów stanowią istotną barierę dla automatyzacji procesów w zespołach odpowiedzialnych za podatki w polskich firmach. Trudno zaakceptować sytuację, w której po roku od wdrożenia narzędzia informatycznego potrzebne są dodatkowe fundusze, ponieważ wprowadzone zostały kolejne zmiany w prawie podatkowym. Z biznesowego punktu widzenia kluczowa jest więc jak największa elastyczność narzędzi i możliwość ich bieżącej konfiguracji do nowych potrzeb. Michał Rakowski Główny Księgowy, Amica

17 Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 17

18 Jak przygotować się do zmian w przepisach podatkowych z perspektywy technologii? O czym należy pomyśleć w kontekście każdego z zagadnień? Zachęcamy do zapoznania się z poniższą listą kluczowych pytań. Lista należytej staranności JPK Czy dostosowaliśmy mapowanie naszego systemu finansowo- -księgowego do nowej wersji struktury JPK_VAT obowiązującej od 1 stycznia 2018? Czy jesteśmy przygotowani do wygenerowania wszystkich struktur JPK na żądanie organów podatkowych? Czy wiemy, jakie nieprawidłowości potencjalnie mogą zostać wykryte po przeanalizowaniu wszystkich struktur JPK wygenerowanych na żądanie organów? Czy zaplanowaliśmy działania przygotowawcze do generowania dwóch nowych struktur JPK dla sprawozdań finansowych i paragonów? Czy posiadamy procedury i narzędzia pozwalające na dochowanie należytej staranności przy weryfikacji naszych kontrahentów zgodnie z wytycznymi opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów?

19 Split payment Zmiany w CIT Czy nasz system finansowo- -księgowy jest przygotowany do wykonywania, przyjmowania oraz odpowiedniego ewidencjonowania płatności wykonywanych z zastosowaniem mechanizmu split payment? Czy posiadamy narzędzia pozwalające na analizowanie potencjalnego wpływu mechanizmu split payment na płynność przedsiębiorstwa? Czy posiadamy procedury i narzędzia pozwalające na wytypowanie, którym z naszych kontrahentów będziemy płacić z zastosowaniem split payment, a którym nie? Jeśli kalkulację CIT wykonujemy w systemie finansowo- -księgowym, czy dostosowaliśmy nasze narzędzie do rozdzielenia przychodów i kosztów na dwa odrębne źródła i do nowych metod liczenia ograniczeń kosztów podatkowych w zakresie finansowania i usług niematerialnych? Jeśli kalkulację CIT wykonujemy w Excelu, czy jesteśmy gotowi do przeprojektowania arkusza kalkulacyjnego, tak aby prawidłowo liczył CIT według nowych przepisów? Czy proces wykonywania kalkulacji CIT jest na tyle ustrukturyzowany i przejrzysty, że będziemy w stanie zademonstrować jej prawidłowość w przypadku kontroli? Nowe obowiązki w zakresie cen transferowych Czy posiadamy narzędzia umożliwiające kontrolę nad procesem i terminami dopełnienia wszystkich nowych obowiązków w zakresie cen transferowych dla wszystkich podmiotów, których dotyczą? Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 19

20 Wyzwania i plany na przyszłość Blisko jedna trzecia ankietowanych firm uważa, że automatyzacja procesów podatkowych będzie miała znaczący wpływ na pracę działów podatkowych. Z badania wynika, że obszary o największym potencjale w zakresie wprowadzenia narzędzi technologicznych usprawniających pracę to: kalkulacje i wyliczenia, gromadzenie danych oraz sprawowanie ogólnej kontroli nad przebiegiem procesów. Zgodnie z wynikami badania blisko 30% respondentów uważa, że automatyzacja procesów podatkowych będzie miała duży wpływ na pracę działów podatkowych w przyszłości. Co ciekawe, jedynie 7% wszystkich ankietowanych uważa, że zmiany technologiczne w bardzo niewielkim stopniu wpłyną na sposób pracy w ich firmach. Prawie dwa razy wyższy odsetek (16%) jest skrajnie odmiennego zdania. Interesujące, że przekonanie o bardzo istotnym znaczeniu automatyzacji dla pracy specjalistów podatkowych wyrażali najczęściej przedstawiciele zarówno bardzo dużych (20%), jak również małych firm (19%). Najliczniejszą grupę stanowią respondenci twierdzący, że zmiany technologiczne będą miały umiarkowany wpływ na ich pracę w najbliższych kilku latach (39%).

21 Jaki wpływ, Pani/Pana zdaniem, będzie miała automatyzacja procesów podatkowych na Pani/Pana pracę w najbliższych kilku latach? Bardzo mały Mały 7% 9% 16% Bardzo duży 29% Duży 39% Umiarkowany Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Odsetek respondentów, którzy uważają, że automatyzacja procesów podatkowych będzie miała duży lub bardzo duży wpływ na pracę w najbliższych kilku latach 45% Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 21

22 Polskie firmy funkcjonują w dynamicznym środowisku biznesowym, którego charakterystyczną cechą są częste zmiany. Bieżąca sytuacja na rynku pracy powoduje, że coraz większym problemem rodzimej gospodarki jest dostęp do nowych pracowników. Jednym z powodów tej sytuacji mogą być wysokie żądania płacowe będące konsekwencją silnej pozycji negocjacyjnej pracowników w warunkach niedoboru wykwalifikowanych i doświadczonych specjalistów. Jak pokazują wyniki badania, problem ten wciąż nie dotyczy jednak działów podatkowych. Znacząca większość badanych firm twierdzi, że w ciągu ostatniego roku nie miała problemów z rekrutowaniem specjalistów w obszarze podatków (87%). Wyniki badania wskazują też, że bardzo duże firmy prawie dwukrotnie częściej (20%) niż małe firmy (11%) deklarują, że miały kłopot ze znalezieniem pracowników w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Czy spotkał(a) się Pani/Pan z problemem w pozyskiwaniu specjalistów w obszarze podatków? 87% 13% Nie Tak Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Nasza organizacja w ciągu ostatnich 12 miesięcy spotkała się z problemem w pozyskaniu specjalistów w obszarze podatków 11% 13% Małe firmy Średnie firmy 12% 20% Duże firmy Bardzo duże firmy Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego

23 Czy uważa Pani/Pan, że wprowadzenie automatyzacji procesów podatkowych zmniejszy zapotrzebowanie na usługi specjalistów ds. podatków? 74% 26% Nie Tak Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Z wyników badania KPMG widać wyraźne zróżnicowanie opinii firm działających w Polsce o wpływie automatyzacji procesów podatkowych na zapotrzebowanie na usługi specjalistów ds. podatków. Duże przedsiębiorstwa raczej nie przewidują wypierania pracowników specjalizujących się w rozliczaniu podatków, podczas gdy małe (29%) i średnie podmioty (27%) częściej wskazują na taką możliwość. Wyniki badania dowodzą jednak, że przedsiębiorstwa działające w Polsce raczej nie wierzą w zmniejszenie zapotrzebowania na specjalistów od podatków na skutek wprowadzania nowych technologii. Prawie trzy czwarte (74%) respondentów jest przekonanych, że wprowadzenie automatyzacji procesów podatkowych nie wpłynie na poziom zatrudnienia w działach podatkowych. Odsetek firm, które zgadzają się ze stwierdzeniem, że wprowadzenie automatyzacji procesów podatkowych zmniejszy zapotrzebowanie na usługi specjalistów ds. podatków 29% 27% Małe firmy Średnie firmy 8% 16% Duże firmy Bardzo duże firmy Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 23

24 Zdecydowana większość ankietowanych przedsiębiorstw twierdzi, że rozliczanie podatków nie jest dla nich problemem. Stosunkowo największe trudności respondentom sprawia podatek VAT, ceny transferowe oraz podatek CIT. Aż 27% wszystkich przedsiębiorstw twierdzi, że proces rozliczania podatku VAT jest dla nich problematyczny. Do utrudnień związanych z cenami transferowymi przyznaje się 17% biorących udział w badaniu, a niewielu mniej (13%) deklaruje to samo w odniesieniu do podatku CIT. Na podstawie wyników badania można stwierdzić, że najmniej perspektywiczny z punktu widzenia wdrożenia narzędzi technologicznych jest podatek PIT. Aż 72% firm twierdzi, że rozliczenie go nie sprawia im problemów. Rozliczenie którego z poniższych podatków w Pani/Pana organizacji sprawia najwięcej problemów? VAT 17% Ceny transferowe CIT 13% Sprawia problemy 27% Nie sprawia problemów 52% 58% 62% 9% PIT 72% Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Paweł Jędrusik Dyrektor działu Microsoft Dynamics w polskim oddziale Microsoft W firmach o dużym wolumenie transakcji problemem jest często jakość danych. Zła konfiguracja systemu wymaga pracy manualnej w celu ich uporządkowania. Pamiętajmy, że system jest zawsze odzwierciedleniem tego, jak działa firma. Informatyzacja bałaganu nigdy nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. A proces kalkulacji podatków powinien być odporny na wszelkie zawirowania prawne, organizacyjne i rynkowe. Firmy muszą zatem polegać na rozwiązaniach informatycznych, które wpiszą się w specyfikę organizacji, zapewnią automatyzację funkcji rozliczeniowych i dadzą stabilną podstawę do pracy działów finansowych nie tylko teraz, ale również w przyszłości.

25 Które z poniższych elementów procesu podatkowego sprawiają Pani/Panu problemy? 13% Kalkulacje i wyliczenia 12% Gromadzenie danych 10% Ogólna kontrola nad przebiegiem procesów 8% Nadzór nad dotrzymaniem terminu 7% Sprawia problemy Wypełnianie dokumentów lub deklaracji Nie sprawia problemów 62% 69% 67% 80% 81% Spośród wszystkich elementów procesów podatkowych najwięcej problemów przedsiębiorcom sprawia dokonywanie kalkulacji i wyliczeń. Aż 13% z nich twierdzi, że ten obszar sprawia im dużo lub bardzo dużo kłopotów. Niewielu mniej (12%) deklaruje to samo w odniesieniu do gromadzenia danych. Względnie problematyczna dla polskich przedsiębiorców jest również kwestia ogólnej kontroli nad przebiegiem procesów (10%). Powyższe obszary mają więc największy potencjał w zakresie wprowadzenia narzędzi technologicznych usprawniających pracę. Z kolei najmniej perspektywiczne z tego punktu widzenia są takie aspekty procesu podatkowego, jak nadzór nad dotrzymaniem terminu, wypełnianie dokumentów i deklaracji oraz dostęp do danych archiwalnych. Dla 8 na 10 osób dotrzymywanie terminu projektów w ogóle nie stanowi problemu. Również w przypadku dostępu do danych archiwalnych większość (78%) ankietowanych twierdzi, że proces ten nie utrudnia firmie funkcjonowania. Podobnie sytuacja przedstawia się w kwestii wypełniania dokumentów i deklaracji, gdzie ponad 80% ankietowanych uznaje, że proces ten nie sprawia firmie kłopotów. 6% Dostęp do danych archiwalnych 78% Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 25

26 Rozwiązania informatyczne wspierające biznes cieszą się w ostatnich latach coraz większą popularnością, niemniej proces ich implementacji wymaga czasu. Co więcej, firmy różnią się pod względem stopnia zaimplementowania rozwiązań informatycznych. Najwięcej firm stosuje już od jakiegoś czasu narzędzia IT w obszarze wypełniania dokumentów lub deklaracji (65%) oraz dostępu do danych archiwalnych (52%). Niewiele niższy odsetek przedsiębiorstw wdrożyło już rozwiązania informatyczne wspierające nadzór nad dotrzymaniem terminu (50%). Najczęściej planowanymi do wdrożenia narzędziami są te związane z gromadzeniem danych, co zadeklarowało 20% ogółu przedsiębiorstw. Niewiele niższy odsetek (19%) zamierza wdrożyć narzędzia wspierające ogólną kontrolę nad przebiegiem procesów. Kalkulacje i wyliczenia, nadzór nad dotrzymaniem terminu oraz dostęp do danych archiwalnych zamierza w przyszłości wprowadzić 15% wszystkich respondentów. Najmniej popularne okazały się rozwiązania informatyczne w obszarze wypełniania dokumentów lub deklaracji, które planuje wdrożyć tylko 11% badanych. Czy Pani/Pana firma planuje wdrożyć rozwiązania informatyczne w poniższych obszarach? Tak, planujemy wdrożyć Nie dotyczy Nie, już wdrożyliśmy Nie, nie zamierzamy wdrażać 20% 5% 49% 26% Gromadzenie danych 19% 3% 47% 31% Ogólna kontrola nad przebiegiem procesów 15% 4% 50% 31% Nadzór nad dotrzymaniem terminu 15% 4% 49% 32% Kalkulacje i wyliczenia 15% 3% 52% 30% Dostęp do danych archiwalnych 11% 4% 65% 20% Wypełnianie dokumentów lub deklaracji Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego

27 Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 27

28 Etapy procesu kalkulacji podatków Proces kalkulacji podatków składa się zazwyczaj z następujących kroków: Gromadzenie danych Ocena merytoryczna Kalkulacja Wypełnianie deklaracji Archiwizacja Każdy etap procesu kalkulacji podatków wymaga nadzoru nad poprawnością jego realizacji. Każdy z tych elementów charakteryzuje się pewną specyfiką i może zawierać dużą ilość podprocesów. Dodatkowo różne etapy procesu mogą być wykonywane przez różne osoby (lub wiele osób). W rezultacie proces podatkowy jak każdy inny proces w firmie jest podatny na nieprawidłowości, mogące skutkować marnotrawstwem czasu lub zasobów albo trudnymi do wykrycia błędami systemowymi. Przykładem takich błędów może być niepoinformowanie działu podatkowego o oddaniu do używania środka trwałego (co zmniejsza amortyzację podatkową i może powodować zaległość w podatku od nieruchomości) lub brak archiwizacji części dokumentów źródłowych. Odkryte po dłuższym czasie błędy systemowe mogą być bardzo bolesne dla przedsiębiorstwa. Dla zapewnienia jakości pracy zespołu podatkowego konieczna jest analiza tych procesów i ich optymalizacja. W efekcie operacje dotychczas zarezerwowane głównie dla procesów operacyjnych zaczynają mieć miejsce także w obszarze podatkowym, przyjmując nazwę transformacji podatkowej. Konieczność dostosowania procesów podatkowych do nowych przepisów może być dobrą okazją, aby spojrzeć na nie świeżym okiem i przeprowadzić ich transformację do nowej technologicznej rzeczywistości. Aby zminimalizować ryzyko podatkowe, procesy kalkulacji podatków w przedsiębiorstwie powinny być ustrukturyzowane i przejrzyste. Dodatkową korzyścią z takiej transformacji jest też istotne zmniejszenie ryzyka operacyjnego związanego z rotacją pracowników. Jakub Broński Starszy Menedżer, Doradztwo podatkowe, KPMG w Polsce

29 Technologie podatkowe to typowe dla naszych czasów rozwiązanie, które łączy w sobie wiedzę i doświadczenie z różnych - wydawałoby się odległych - od siebie dziedzin. W największym skrócie są to usługi podatkowe, w których główny nacisk położony jest na optymalizację procesów podatkowych przy użyciu narzędzi technologicznych. Można wskazać trzy wyzwania stojące dzisiaj przed podatnikami, które można określić trzema słowami analiza, efektywność i nadzór. Analiza to konieczność zarządzania ogromną ilością danych podatkowych, generowanych w różnych miejscach i w różnej formie. Efektywność to umożliwienie przeprowadzania tej analizy na bieżąco, w sposób nieobciążający nadmiernie zasobów podatnika. Nadzór z kolei oznacza kontrolę nad procesem, identyfikację jego słabych punktów i niedoskonałości. Niepodołanie tym trzem wyzwaniom wywołuje trzy negatywne efekty braki, opóźnienia i błędy które w świecie podatków skutkują poważnymi sankcjami. Andrzej Pałys Starszy Menedżer, Doradztwo podatkowe, KPMG w Polsce Technologie podatkowe to odpowiedź na wszystkie trzy wyzwania to narzędzia usprawniające gromadzenie danych, wydajne silniki do ich analizy i rozwiązania pozwalające na bieżącą kontrolę każdego pojedynczego źródła informacji. W świecie, gdzie coraz większy nacisk kładzie się na poprawność podatkową, niemożliwe wydaje się dalsze prowadzenie działalności z wiarą wyłącznie w ludzkie zdolności. Transformacja podatkowa obejmuje zazwyczaj następujące obszary: Strategia i ryzyko Określenie prawidłowego zapotrzebowania na zasoby (ludzkie i techniczne) Określenie apetytu na ryzyko i metod mierzenia ryzyka podatkowego w przedsiębiorstwie Efektywność procesów Weryfikacja procesów i istniejących narzędzi pod kątem generowania błędów, ryzyk lub możliwości optymalizacji Identyfikacja możliwych zmian w procesach i narzędziach Komunikacja Zapewnienie zrozumienia przez interesariuszy (w tym właścicieli, banków, organów skarbowych i mediów) aspektów podatkowych działalności przedsiębiorstwa Rozważenie powyższych obszarów powinno być jednym z priorytetów zespołów podatkowych, kształtując ich codzienną pracę i plany rozwoju. Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce 29

30 Metodyka Badanie, którego celem było poznanie poziomu automatyzacji procesów podatkowych w firmach działających w Polsce, zrealizowano z udziałem firmy badawczej Norstat na grupie 300 przedsiębiorstw, z wyłączeniem sektora publicznego i finansowego. Respondentami były osoby na stanowiskach Jakie stanowisko zajmuje Pani/Pan w firmie? finansowych i związanych z rozliczaniem podatków: główni księgowi, dyrektorzy finansowi, kierownicy ds. obszaru finansów, członkowie zarządów, dyrektorzy ds. controllingu i inni. Badanie zostało przeprowadzone metodą CATI (ang. Computer Assisted Telephone Interview) w marcu 2018 roku. Struktura firm według liczby zatrudnionych 18% Inne 1% Członek zarządu 4% 3% Kierownik ds. obszaru finansów 74% Główny księgowy Dyrektor finansowy Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego 50% 34% Małe firmy (od 10 do 49 osób) 8% 8% Duże firmy (od 250 do 499 osób) Średnie firmy (od 50 do 249 osób) Bardzo duże firmy (powyżej 500 osób) Źródło: KPMG w Polsce na podstawie badania ankietowego

31 Kontakt KPMG Sp. z o.o. ul. Inflancka 4A Warszawa T: F: E: kpmg@kpmg.pl Leszek Wroński Usługi doradcze Partner E: lwronski@kpmg.pl Anna Sińczuk Doradztwo podatkowe Partner E: asinczuk@kpmg.pl Magdalena Maruszczak Marketing i Komunikacja Dyrektor E: mmaruszczak@kpmg.pl KPMG.pl Biura KPMG w Polsce Warszawa ul. Inflancka 4A Warszawa T: F: E: kpmg@kpmg.pl Kraków ul. Opolska Kraków T: F: E: krakow@kpmg.pl Poznań ul. Roosevelta Poznań T: F: E: poznan@kpmg.pl Wrocław ul. Szczytnicka Wrocław T: F: E: wroclaw@kpmg.pl Gdańsk al. Zwycięstwa 13A Gdańsk T: F: E: gdansk@kpmg.pl Katowice ul. Francuska Katowice T: F: E: katowice@kpmg.pl Łódź ul. Składowa Łódź T: F: E: lodz@kpmg.pl stowarzyszonych z KPMG International Cooperative ( KPMG International ), Wydrukowano w Polsce. Nazwa i logo KPMG są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mają charakter ogólny i nie odnoszą się do sytuacji konkretnej firmy. Ze względu na szybkość zmian zachodzących w polskim prawodawstwie i gospodarce prosimy o upewnienie się w dniu zapoznania się z niniejszą publikacją, czy informacje w niej zawarte są wciąż aktualne. Przed podjęciem konkretnych decyzji proponujemy skonsultowanie ich z naszymi doradcami. Poglądy i opinie wyrażone w powyższym tekście prezentują zapatrywania autorów i mogą nie być zbieżne z poglądami i opiniami KPMG Sp. z o.o.