Przekazywanie płatności. na rzecz Beneficjenta/IP RPO WD

Transkrypt

1 Departament Budżetu i Finansów Wydział Funduszy Zagranicznych Dział ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/5 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)/9/2015 Data opracowania Przekazywanie płatności na rzecz Beneficjenta/IP RPO WD Opracowanie Sprawdzenie Zatwierdzenie Stanowisko Inspektor w Dziale ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Kierownik Działu ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Dyrektor Wydziału Funduszy Zagranicznych Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD Imię i nazwisko Anna Leczek Aneta Siegert Edyta Szelągiewicz

2 Departament Budżetu i Finansów Wydział Funduszy Zagranicznych Dział ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/5 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)/9/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania przy przekazywaniu płatności dotyczących współfinansowania krajowego na rzecz Beneficjenta / IP RPO WD. 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem pracowników Departament Budżetu i Finansów [DF] zajmujących się obsługą budżetową i księgową RPO, w tym właściwych pracowników Wydziału Funduszy Zagranicznych [DF-Z] i Wydziału Finansów i Rachunkowości [DF-W]. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. W przypadku nieobecności osób ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw.

3 Departament Budżetu i Finansów Wydział Funduszy Zagranicznych Dział ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/5 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)/9/2015 Data opracowania R3. Weryfikacja formalno-rachunkowa dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjenta polega na sprawdzeniu dyspozycji z umową o dofinansowanie projektu w zakresie zgodności : numeru i nazwy projektu, nazwy Beneficjenta, czy wnioskowana kwota nie przekroczy kwoty wynikającej z umowy o dofinansowanie, numeru rachunku bankowego Beneficjanta. R4. Weryfikacja formalno-rachunkowa dyspozycji przekazania środków na rzecz IP RPO polega na sprawdzeniu dyspozycji w zakresie zgodności z planem finansowym Województwa Dolnośląskiego. R5. Weryfikacja dyspozycji przekazania środków polega na sprawdzeniu, czy dyspozycja podpisana jest przez osoby do tego upoważnione oraz na potwierdzeniu dostępności środków na rachunku bankowym prowadzonym do obsługi RPO. R6. Potwierdzeniem pozytywnej weryfikacji dyspozycji przekazania środków jest czytelny podpis pracownika dokonującego weryfikacji dyspozycji. R7. Pismo wyjaśniające, informujące Departament Funduszy Europejskich [DEF] o negatywnej weryfikacji dyspozycji oraz pismo informujące DEF o dokonanej płatności na rzecz Beneficjenta podpisuje Dyrektor DF-Z. R8. Wykonanie dyspozycji płatności następuje w wysokości określonej w dyspozycji przekazania środków, na wskazany rachunek bankowy, w terminie zgodnym z dyspozycją przekazania środków. R9. Wykonanie dyspozycji płatności przez dwie osoby następuje przy zachowaniu zasady, że osoba podpisująca przelew nie przeprowadzała weryfikacji formalnej, merytorycznej i formalno-rachunkowej wniosku o płatność, którego przelew dotyczy. R10. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R11. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD. R.12 W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów .

4 Departament Budżetu i Finansów Wydział Funduszy Zagranicznych Dział ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/5 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)/9/2015 Data opracowania Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzialna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczy nający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Otrzymanie przez DF dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjenta/IP RPO WD zatwierdzonej ( autoryzowanej ) przez dysponenta środków Pracownik DF-Z Co najmniej 5 dni kalendarzowych przed upływem terminu przekazania środków na rachunek Beneficjanta/IP RPO WD Dyspozycja przekazania środków na rzecz Beneficjenta/IP RPO WD 2. Weryfikacja dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjenta/IP RPO WD pod względem formalnorachunkowym oraz w zakresie zgodności z planem finansowym. Jeśli weryfikacja pozytywna przejść do pkt.4 Jeśli weryfikacja negatywna przejść do pkt. 3 Pracownik DF-Z W ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia otrzymania dyspozycji 3. Zwrot dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjenta/IP Pracownik DF-Z Zagranicznych Pismo wyjaśniające, informujące o

5 Departament Budżetu i Finansów Wydział Funduszy Zagranicznych Dział ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/5 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)/9/2015 Data opracowania RPO WD wraz z pismem wyjaśniającym, informującym o negatywnej weryfikacji dyspozycji do dysponenta środków. 4. Przekazanie oryginału dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjenta/IP RPO WD do właściwego pracownika w DF-W celem wprowadzenia jej do systemu finansowo-księgowego i przygotowania przelewu. 5. Wykonanie dyspozycji płatności przez dwie osoby w dowolnym powiązaniu zgodnie z kartą wzorów podpisów stanowiącą integralną część umowy na wykonywanie bankowej obsługi budżetu Województwa Dolnośląskiego 6. Sporządzenie pisma po dokonaniu przelewu na konto Beneficjenta informującego DEF o dokonanej płatności Pracownik DF-Z Pracownik DF-W DF-Z W terminie 3 dni kalendarzowych od dnia przekazania środków do Beneficjanta negatywnej weryfikacji dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjenta/IP RPO WD Pismo informujące DEF o dokonanej płatności do Beneficjenta 4. Wykaz załączników Brak

6 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/7 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)/9/2015 Data opracowania Weryfikacja harmonogramu płatności (z wyłączeniem działań realizowanych przez DIP, DWUP, ZIT AWB oraz projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej) Opracowanie Sprawdzenie Zatwierdzenie Stanowisko Podinspektor w Dziale Rozliczeń i Windykacji EFRR w DEFR-O Kierownik Działu Rozliczeń i Windykacji EFRR w DEFR-O Dyrektor Wydziału Obsługi Wdrażania EFRR Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD Imię i nazwisko Aleksandra Błasińska-Jaworska Karolina Czerwonajcio Ewa Dobrowolska

7 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/7 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)/9/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady weryfikacji harmonogramów płatności dla projektów realizowanych w ramach RPO WD (z wyłączeniem działań prowadzonych przez DIP, DWUP, ZIT AWB). 2. Zakres Instrukcja obowiązuje swoim zakresem pracowników Działów Projektów EFRR w Wydziale Wdrażania EFRR [DEFR-W]/Działów Projektów EFS w Wydziale Wdrażania EFS [DEFS-W], kierowników Działów Projektów EFRR w DEFR-W/Kierowników Działów Projektów EFS w DEFS-W, Dyrektora DEFR- W/Dyrektora DEFS-W, pracowników Wydziału Obsługi Wdrażania EFRR [DEFR-O]/Wydziału Obsługi Wdrażania EFS [DEFS-O], Dyrektora Departamentu Funduszy Europejskich [DEF]/Z-cę Dyrektora DEF ds. wdrażania EFS/ Z-cę Dyrektora DEF ds. wdrażania EFRR. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. Beneficjent jest zobowiązany przedkładać harmonogramy płatności, zgodnie z obligującymi go zasadami, określonymi przez IZ RPO WD. R3. Harmonogram płatności sporządzany jest przez Beneficjenta w systemie SL2014. Następnie po jego zatwierdzeniu następuje przesłanie dokumentu w systemie do IZ RPO WD. W przypadku, gdy harmonogram stanowi załącznik do umowy/aneksu do umowy o dofinansowanie Beneficjent powinien złożyć go w wersji papierowej (w 2 egzemplarzach). Jego weryfikacja przebiega wówczas zgodnie z procedurą określoną w instrukcji wykonawczej pn. Procedura przygotowania i zawierania umów/porozumień/podejmowanie uchwał o dofinansowanie projektu oraz Procedura aneksowania umów/porozumień/uchwał o dofinansowanie projektu. R4. Pracownik DEFR-O/DEFS-O na podstawie zweryfikowanych harmonogramów płatności planuje płatności z budżetu środków europejskich oraz współfinansowania krajowego oraz sporządza prognozy wydatków kwalifikowalnych. R5. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw.

8 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/7 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)/9/2015 Data opracowania R6. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD. R7. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R8. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów . Lp. Opis czynności 1. Przesłanie przez Beneficjenta harmonogramu płatności w systemie SL Wyznaczenie pracownika zobowiązanego do weryfikacji harmonogramu 3. Przeprowadzenie weryfikacji przydzielonego harmonogramu płatności Jednostka lub osoba odpowiedzialna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Kierownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR- W/Kierownik w Dziale Projektów EFS w DEFS-W Pracownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR- W/Pracownik w Termin/czas wykonania czynności Niezwłocznie 10 dni roboczych Dokument źródłowy (przychodzący/rozpo czynający bieg sprawy) Nowy harmonogram płatności w systemie SL2014 Przydzielony harmonogram w systemie SL2014 do właściwego Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) Przydzielony harmonogram w systemie SL2014 do właściwego pracownika Lista sprawdzająca harmonogramu płatności

9 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/7 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)/9/2015 Data opracowania Stwierdzono błędy w przedłożonym przez Beneficjenta harmonogramie płatności Jeśli TAK przejść do pkt 10 Jeśli NIE przejść do pkt 5 5. W harmonogramie dokonano zmian skutkujących zmniejszeniem łącznej kwoty dofinansowania w danym roku budżetowym o kwotę większą niż zł: Jeśli TAK przejść do pkt 14 Jeśli NIE przejść do pkt 6 6. Zakończenie weryfikacji harmonogramu płatności pozytywna ocena 7. Akceptacja weryfikacji harmonogramu płatności wraz z listą sprawdzającą Jeśli TAK przejść do pkt 8 Jeśli NIE przejść do pkt 3 8. Zatwierdzenie harmonogramu płatności Jeśli TAK przejść do pkt 9 Dziale Projektów EFS w DEFS-W Pracownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR- W/Pracownik w Dziale Projektów EFS w DEFS-W Pracownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR- W/Pracownik w Dziale Projektów EFS w DEFS-W Kierownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR- W/Kierownik w Dziale Projektów EFS w DEFS-W Dyrektor Wydziału Wdrażania EFRR/ Niezwłocznie Niezwłocznie pracownika Przydzielony harmonogram w systemie SL2014 do właściwego pracownika Lista sprawdzająca harmonogramu płatności Pozytywnie oceniony harmonogram płatności wraz z listą sprawdzającą Zaakceptowany harmonogram Lista sprawdzająca harmonogramu płatności Lista sprawdzająca, potwierdzenie pozytywnej oceny w systemie SL2014 Zaakceptowany harmonogram płatności wraz z listą sprawdzającą Zatwierdzony harmonogram płatności

10 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/7 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)/9/2015 Data opracowania Jeśli NIE przejść do pkt 3 9 Zatwierdzenie harmonogramu płatności w systemie SL2014 KONIEC PROCESU Dyrektor Wydziału Wdrażania EFRR oraz Zastępca Dyrektora DEF ds. wdrażania EFS Pracownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR- W/Pracownik w Dziale Projektów EFS w DEFS-W Niezwłocznie płatności wraz z listą sprawdzającą Zatwierdzony harmonogram płatności Negatywna ocena harmonogramu płatności 10. Zakończenie weryfikacji harmonogramu płatności negatywna ocena 11. Akceptacja negatywnej oceny harmonogramu płatności oraz uwag skierowanych do Beneficjenta Jeśli TAK przejść do pkt 12 Jeśli NIE przejść do pkt Wycofanie harmonogramu płatności do poprawy przez Beneficjenta Jeśli TAK przejść do pkt 13 Pracownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR-W/ Pracownik w Dziale Projektów EFS w DEFS-W Kierownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR- W/Kierownik w Dziale Projektów EFS w DEFS-W Pracownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR-W/ Pracownik w Niezwłocznie Niezwłocznie Zweryfikowany harmonogram płatności Negatywnie oceniony harmonogram płatności wraz z listą sprawdzającą Zaakceptowana lista sprawdzająca harmonogramu płatności Lista sprawdzająca, potwierdzająca negatywną ocenę harmonogramu oraz uwagi do Beneficjenta wygenerowane w systemie SL2014 Zaakceptowana lista sprawdzająca harmonogramu płatności Wycofany harmonogram płatności

11 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/7 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)/9/2015 Data opracowania Jeśli NIE przejść do pkt Przesłanie uwag do harmonogramu płatności do Beneficjenta w systemie SL2014 KONIEC PROCESU Dziale Projektów EFS w DEFS-W Pracownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR- W/Pracownik w Dziale Projektów w DEFS-W Niezwłocznie Wycofany harmonogram płatności i lista sprawdzająca Elektroniczne potwierdzenie wysłania uwag Zmniejszenie łącznej kwoty dofinansowania w bieżącym roku o kwotę większą niż zł (dotyczy projektów dofinansowanych z EFRR) 14. Przygotowanie projektu notatki wewnętrznej, uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym, będącej podstawą do zatwierdzenia harmonogramu płatności Pracownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR-W Niezwłocznie Zweryfikowany harmonogram płatności wraz z listą sprawdzającą Projekt notatki wewnętrznej uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym 15. Weryfikacja projektu notatki wewnętrznej uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym Jeśli TAK przejść do pkt 16 Jeśli NIE przejść do pkt Zaakceptowanie notatki wewnętrznej uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym Kierownik w Dziale Projektów EFRR w DEFR-W Dyrektor DEFR- W Niezwłocznie Niezwłocznie Projekt notatki wewnętrznej uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym Zweryfikowany projekt notatki wewnętrznej uzasadniającej Zweryfikowany projekt notatki wewnętrznej uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym Zaakceptowany projekt notatki wewnętrznej uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym

12 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/7 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)/9/2015 Data opracowania Jeśli TAK przejść do pkt 17 Jeśli NIE przejść do pkt Zatwierdzenie notatki wewnętrznej uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym Jeśli TAK przejść do pkt 18 Jeśli NIE przejść do pkt Wyrażenie zgody przez Dyrektora DEF na zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym Dyrektor DEF Niezwłocznie Zaakceptowany projekt notatki wewnętrznej uzasadniającej konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym Notatka wewnętrzna uzasadniająca konieczność zmniejszenia wnioskowanej kwoty w danym roku budżetowym Jeśli TAK przejść do pkt 6 Jeśli NIE przejść do pkt Wykaz załączników Załącznik nr 1 Wzór Listy sprawdzającej weryfikacji harmonogramu płatności dla projektu w ramach RPO WD

13 Załącznik nr 1 Strona/stron 1/3 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/9/2015 Data opracowania r. Wzór Listy sprawdzającej weryfikacji harmonogramu płatności dla projektu w ramach RPO WD Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

14 Załącznik nr 1 Strona / stron 2/4 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/9/2015 Data opracowania r. Część I Nazwa Beneficjenta Numer projektu Tytuł projektu Lista sprawdzająca weryfikacji harmonogramu płatności dla projektu w ramach RPO WD według źródeł finansowania Część II Lp. Pytanie TAK/NIE N/D UWAGI 1 Czy Beneficjent wpisał właściwą kwotę w pozycji Dofinansowanie? 2 Czy Beneficjent wpisał właściwą kwotę w pozycji Wydatki kwalifikowalne? 3 Czy Beneficjent wpisał właściwą kwotę w pozycji Wydatki ogółem? 4 Czy harmonogram płatności obejmuje cały okres realizacji projektu? 6 Czy suma kolumny Dofinansowanie, nie przekracza wartości dofinansowania zawartego w Umowie o dofinansowanie projektu lub aneksie do Umowy? 7 Czy suma kolumny Wydatki kwalifikowalne, nie przekracza wartości wydatków kwalifikowalnych zawartych w Umowie o dofinansowanie projektu lub aneksie do Umowy? 8 Czy suma kolumny Wydatki ogółem, nie przekracza wartości wydatków ogółem zawartych w Umowie o dofinansowanie projektu lub aneksie do Umowy? 9 Czy Beneficjent, któremu przysługuje

15 Załącznik nr 1 Strona / stron 3/4 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/9/2015 Data opracowania r możliwość wnioskowania o płatność w formie zaliczki, nie przekroczył jej wnioskowanej kwoty, określonej w umowie o dofinansowanie projektu lub aneksie do Umowy? Czy planowany wniosek o płatność końcową stanowi co najmniej 5% kwoty dofinansowania wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu? 1 Czy złożony harmonogram został wypełniony poprawnie? 2 Czy Beneficjent dokonał zmian w harmonogramie, które skutkują zmniejszeniem łącznej kwoty dofinansowania wnioskowanej w bieżącym roku kalendarzowym o kwotę większą niż zł (należy również uwzględnić kwoty dofinansowania ujęte w złożonych wnioskach o płatność)? 2,3 Weryfikację przeprowadził: Stanowisko: Imię i nazwisko: Podpis: Data: Harmonogram akceptuję 4 TAK [x] NIE [x] Stanowisko: Imię i nazwisko: Podpis: Data: Kierownik Działu Projektów EFRR w DEFR-W/ Działu Projektów EFS w DEFS-W TAK [x] NIE [x] 1 Nie dotyczy projektów współfinansowanych z EFS 2 Jeżeli błędy w harmonogramie nie zostały ujawnione w pytaniach 1-11 należy w kolumnie UWAGI wskazać uzasadnienie 3 W przypadku odpowiedzi negatywnej harmonogram zatwierdza Dyrektor DEFR-W, w przypadku odpowiedzi pozytywnej dla zmian większych niż zł, aby zatwierdzić harmonogram konieczna jest zgoda Dyrektora DEF. 4 Jeżeli błędy w harmonogramie zostały ujawnione w pytaniach 1-11 harmonogram płatności nie podlega ocenie przez Dyrektora DEFR-W/ Dyrektora DEFS-W oraz Z-cę Dyrektora DEF ds. wdrażania EFS

16 Załącznik nr 1 Strona / stron 4/4 Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/9/2015 Data opracowania r. Harmonogram zatwierdzam Stanowisko: Imię i nazwisko: Podpis: Data: Dyrektor DEFR-W/ Dyrektor DEFS-W oraz Z-ca Dyrektora DEF ds. wdrażania EFS Harmonogram zatwierdzony na podstawie 2,5 : 5 W przypadku zmian w harmonogramie, które skutkują zmniejszeniem łącznej kwoty dofinansowania wnioskowanej w bieżącym roku kalendarzowym o kwotę większą niż zł należy wpisać na dokument, na podstawie którego został zatwierdzony harmonogram.

17 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania Zasady przekazywania dofinansowania na rzecz Beneficjentów realizujących projekty w ramach RPO WD (dotyczy projektów rozliczanych przez DEFR-W, DEFS-W i projektów samorządu województwa rozliczanych przez DWUP) Opracowanie Sprawdzenie Zatwierdzenie Stanowisko Inspektor w Dziale Obsługi Płatności EFRR Kierownik Działu Obsługi Płatności EFRR Dyrektor Wydziału Obsługi Wdrażania EFRR Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD Imię i nazwisko Rafał Wincewicz Joanna Koczenasz Ewa Dobrowolska

18 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/16 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania przy przygotowaniu i złożeniu przez Wydział Obsługi Wdrażania EFRR [DEFR-O] i Wydział Obsługi Wdrażania EFRR [DEFS-O] zlecenia płatności do BGK/i dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (z wyłączeniem Beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, Beneficjentów DIP, Beneficjentów DWUP (poza projektami samorządu województwa) oraz Beneficjentów PT RPO WD i ZIT AWB). 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem wszystkich pracowników Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O, Pracowników Działów Projektów EFRR w Wydziale Wdrażania EFRR [DEFR-W], Dyrektora DEFR-O, wszystkich pracowników Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O, Pracowników Działów Projektów EFS w Wydziale Wdrażania EFS [DEFS-W], Dyrektora DEFS-O i Dyrektora Departamentu Funduszy Europejskich [DEF] oraz właściwych Pracowników Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy [DWUP] zajmujących się rozliczaniem projektów samorządu województwa. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. Podstawą przekazania dofinansowania jest złożony, zweryfikowany oraz zatwierdzony przez IZ RPO WD wniosek Beneficjenta o płatność wraz z załącznikami (jeżeli dotyczą) lub zatwierdzona przez Dyrektora DEF notatka wewnętrzna dotycząca wyrażenia zgody na wypłatę dodatkowych środków dofinansowania oraz modyfikację danych w SL 2014 w zakresie wniosków o płatność, które zostały uprzednio wypłacone i załączone do

19 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania deklaracji wydatków (dotyczy np. przypadku zwiększenia przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego, pełniącego rolę IZ RPO WD, poziomu dofinansowania dla projektu). R3. Przekazanie płatności końcowej (refundacji) na rzecz Beneficjenta (tj. przekazania środków EFRR/EFS i budżetu państwa (jeżeli dotyczy)) poprzedza kontrola na dokumentach w siedzibie IZ RPO WD na zakończenie realizacji projektu oraz kontrola prowadzona przez DEF-K (jeżeli dotyczy). R4. Za podstawę rozliczeń uważa się wartość projektu określoną w umowie/uchwale o dofinansowanie projektu, a w przypadku zmian, wartość określoną w aneksie do umowy o dofinansowanie projektu/uchwale zmieniającej. R5. Dofinansowanie w części odpowiadającej wkładowi środków europejskich (współfinansowanie UE) przekazywane jest Beneficjentowi w formie płatności, zaś w części odpowiadającej współfinansowaniu ze środków budżetu państwa (o ile dotyczy)- w formie dotacji celowej. R6. Dofinansowanie przekazywane jest w formie: refundacji części wydatków kwalifikowalnych poniesionych wcześniej przez Beneficjenta lub zaliczki (w jednej lub kilku transzach) lub zaliczki (w jednej lub kilku transzach) oraz refundacji części wydatków kwalifikowalnych poniesionych wcześniej przez Beneficjenta lub przekazania środków na utworzenie lub wniesienie wkładu na rzecz instrumentów finansowych, o których mowa w art. 38 Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) nr 1303/2013, zgodnie z postanowieniami umowy/uchwały o dofinansowanie projektu. Zasady przekazywania Beneficjentom EFRR (z wyłączeniem Beneficjentów DIP, PT RPO WD i ZIT AOW) dofinansowania w formie zaliczki określa właściwa uchwała Zarządu Województwa Dolnośląskiego regulująca zasady udzielania i rozliczania zaliczek oraz ustanawiania dodatkowego zabezpieczenia zaliczki. R7. Dofinansowanie jest przekazywane na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w umowie/uchwale o dofinansowanie projektu, pod warunkiem dostępności środków z budżetu środków europejskich w ramach posiadanego upoważnienia wydanego dla IZ RPO WD przez dysponenta środków do wystawiania zleceń płatności oraz dostępności dotacji celowej na rachunku bankowym IZ RPO WD. R8. Podstawą dokonania płatności na rzecz Beneficjenta (tj. przekazania środków EFRR/EFS) jest zlecenie płatności do BGK wystawione przez IZ RPO WD oraz pisemna zgoda dysponenta części budżetowej na dokonanie płatności. W przypadku przekazywania Beneficjentowi w ramach przyznanego dofinansowania środków budżetu państwa, stanowiących współfinansowanie krajowe, podstawą dokonania wypłaty jest dyspozycja

20 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta. W dyspozycji przekazania środków budżetu państwa wskazuje się (o ile nie ma przeciwwskazań) termin przekazania środków tożsamy z datą dokonania płatności przez BGK (zgodnie z terminarzem wypłat środków europejskich w danym roku kalendarzowym). DF dokonuje przekazania środków budżetu państwa stanowiących krajowe współfinansowanie zgodnie z terminarzem wypłat środków europejskich w danym roku kalendarzowym. R9. Ostateczne rozliczenie projektu (nie dotyczy instrumentów finansowych, o których mowa w art. 38 Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) nr 1303/2013, dla których zasady rozliczania regulować będzie odrębna procedura) nastąpi wraz z przedłożeniem przez Beneficjenta m.in.: prawidłowego wniosku o płatność końcową wraz z wymaganymi załącznikami (załączniki nie dotyczą projektu dofinansowanego z EFS), uwierzytelnionej kopii dokumentu potwierdzającego dopuszczenie do użytkowania przedmiotu projektu, oraz po przeprowadzeniu kontroli na dokumentach w siedzibie IZ RPO WD na zakończenie realizacji projektu i uzyskaniu z DEF-K informacji pokontrolnej (jeżeli projekt podlegał kontroli). R10. Dofinansowanie na rzecz Beneficjenta przekazywane jest: w przypadku projektów dofinansowanych z EFRR: nie później niż 90 dni kalendarzowych od dnia przedłożenia do IZ RPO WD poprawnego wniosku o płatność, zgodnie z art. 132 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) nr 1303/2013, z wyłączeniem wniosku o zaliczkę (gdy Beneficjent jednocześnie nie rozlicza wydatków kwalifikowalnych) dla którego dofinansowanie przekazuje się w terminie do 35 dni kalendarzowych licząc od dnia złożenia do IZ RPO WD prawidłowego wniosku o płatność, w przypadku projektów dofinansowanych z EFS: w terminie określonym w umowie o dofinansowanie od daty zatwierdzenia przez IZ RPO WD prawidłowego wniosku o płatność, jednak nie później niż 90 dni kalendarzowych od dnia przedłożenia wniosku o płatność, zgodnie z art. 132 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) nr 1303/2013 oraz art. 42 ust.2 rozporządzenia WE 223/2014. IZ RPO WD, w uzasadnionych przypadkach (np. określonych w art. 132 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) nr 1303/2013) może wstrzymać wypłatę środków do Beneficjenta. R11. W przypadku stwierdzenia, na etapie sporządzania projektu zlecenia płatności/dyspozycji, przesłanek do wstrzymania przekazania dofinansowania (np. na podstawie informacji uzyskanych od Pracownika Działu Projektów EFRR w DEFR-W/ Działu Projektów EFS w DEFS-W/ DWUP), wyznaczony przez Kierownika Działu pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O, przygotowuje niezwłocznie projekt pisma według załącznika nr 1 do instrukcji. Przy czym, jeżeli zostanie stwierdzone, że zaistniała przesłanka

21 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania spowoduje jedynie przekroczenie terminu wystawienia zlecenia płatności/dyspozycji przekazania środków w Dziale Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Dziale Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O, ale nie ma wpływu na termin przekazania środków do Beneficjenta, pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O nie sporządza ww. pisma (np. w przypadku braku środków EFRR/EFS/budżetu państwa w terminie przypadającym na wystawienie projektu zlecenia płatności). Pisma nie sporządza się w przypadku, gdy Pracownik Działów Projektów EFRR w DEFR-W/Działów Projektów EFS w DEFS-W poinformuje Beneficjenta o wstrzymaniu przekazania dofinansowania w odrębnej korespondencji. R12. W przypadku zaistnienia dodatkowych przesłanek do pomniejszenia kwoty do wypłaty pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O wystawia projekt zlecenia płatności do BGK/i dyspozycję przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta, w kwocie proporcjonalnie pomniejszonej o kwotę potrącenia wraz z odsetkami (jeżeli zostały naliczone). O przyczynach potrącenia oraz o ostatecznej kwocie wypłaconego dofinansowania Beneficjent jest informowany przez pracownika Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O, zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej instrukcji. R13. Pomniejszenie (potrącenie) kwoty do wypłaty może nastąpić m.in. w przypadku: otrzymania od Beneficjenta pisemnej zgody na pomniejszenie kolejnej płatności (w przypadku stwierdzenia konieczności zwrotu środków wykorzystanych przez Beneficjenta niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem procedur lub pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości) o kwotę podlegającą zwrotowi (wraz z odsetkami, jeżeli zostały naliczone), błędnie wnioskowanej przez Beneficjenta kwoty (jeżeli dotyczy). R14. W przypadku stwierdzenia, że nie zaistniały żadne przesłanki do wstrzymania wypłaty środków, pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O na podstawie otrzymanych dokumentów sporządza projekt zlecenia płatności do BGK/i dyspozycję przekazania środków budżetu państwa (jeżeli dotyczy). R15. Dokumenty sporządzane w oparciu o niniejszą instrukcję są przygotowywane w dwóch egzemplarzach i podpisywane przez Pracownika sporządzającego, Pracownika weryfikującego ich prawidłowość, Kierownika Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O, Dyrektora DEFR-O/DEFS-O oraz Dyrektora DEF - zgodnie z trybem postępowania wskazanym w pkt. A i pkt. B. Na każdym etapie dokumenty mogą być cofane do poprawy. W takim przypadku należy ponownie je sporządzić, zgodnie z niniejszą procedurą. Obieg dokumentów odbywa się w formie papierowej, natomiast po uruchomieniu właściwego modułu w LSI>2014 (jeżeli dotyczy) - drogą elektroniczną. Korespondencja do Beneficjenta, co do zasady, przekazywana jest w formie elektronicznej.

22 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania R16. Pracownik wyznaczony przez Kierownika Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O, przygotowuje dla dysponenta (w formie pisemnej) zbiorczą informację o zleceniach płatności przekazanych do BGK w miesiącu poprzednim. Ponadto pracownik wyznaczony przez Kierownika Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O przygotowuje dla Zarządu Województwa Dolnośląskiego informację o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz informację o płatnościach dokonanych przez BGK w miesiącu poprzednim. Powyższe informacje przygotowuje się do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dotyczą, w dwóch egzemplarzach, według wzoru określonego we właściwym Rozporządzeniu MF i zgodnie z niniejszą instrukcją. R17. W przypadku nieobecności Pracownika wykonującego dane zadanie wynikające z procedury, Kierownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/ Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O wyznacza innego pracownika, który je kontynuuje. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby wyznaczone zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R18. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R19. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD. R20. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów .

23 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania A. Tryb postępowania podczas wystawiania zlecenia płatności do BGK i dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli współfinansowanie krajowe dotyczy projektu). Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzialna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Dekretacja karty weryfikacji wniosku o płatność (dotyczy EFRR)/ Dekretacja części D karty weryfikacji wniosku o płatność - informacji do przekazania dofinansowania (dotyczy EFS dla działań wdrażanych w DEF)/ Dyspozycji wypłaty dofinansowania DWUP (dotyczy EFS dla projektów własnych samorządu województwa wdrażanych w DWUP, dalej: PWSW). Kierownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/ Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O Niezwłocznie po otrzymaniu 1. Część D karty weryfikacji wniosku o płatność informacji do przekazania dofinansowania/dyspozycja wypłaty dofinansowania PWSW (dotyczy EFS) 2. Potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia karty weryfikacji wniosku o płatność, na której widnieje informacja o zatwierdzeniu wniosku Beneficjenta o płatność przez Dyrektora DEF (dotyczy EFRR) 3. Potwierdzona za zgodność z Zadekretowana na Pracowników Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O kserokopia karty weryfikacji wniosku o płatność lub kserokopia zatwierdzonej przez Dyrektora DEF notatki wewnętrznej dotyczącej wyrażenia zgody na wypłatę dodatkowych środków dofinansowania /Zadekretowana na Pracowników Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O Część D karty weryfikacji wniosku o płatność informacji do przekazania Dyspozycja dofinansowania/ wypłaty

24 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania Sprawdzenie poprawności rachunkowej wnioskowanej przez Beneficjenta kwoty (tj. czy wnioskowana kwota została prawidłowo wyliczona, z uwzględnieniem konieczności rozliczenia przez Beneficjenta pobranej zaliczki)/sprawdzenie rachunkowej poprawności kwot otrzymanych dokumentów. Weryfikacja występowania projektu w rejestrze umów o dofinansowanie oraz weryfikacja dostępności środków w ramach części budżetowej i rezerwy Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O /Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O którego zadekretowano dokument ( pierwsza oczu ) na para Niezwłocznie po otrzymaniu, jednak w terminie umożliwiającym Kierownikowi Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/ Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O dokonanie przypisanych czynności (patrz pkt.9) oryginałem kserokopia zatwierdzonej przez Dyrektora DEF notatki wewnętrznej dotyczącej wyrażenia zgody na wypłatę dodatkowych środków dofinansowania oraz modyfikację danych w SL 2014 w zakresie wniosków o płatność, które zostały uprzednio wypłacone i załączone do deklaracji wydatków 1. Zadekretowana część D karty weryfikacji wniosku o płatność informacji do przekazania dofinansowania/ Dyspozycja wypłaty dofinansowania PWSW (dot. EFS)/ kserokopia karty weryfikacji wniosku o płatność / kserokopia zatwierdzonej przez Dyrektora DEF notatki wewnętrznej dotyczącej wyrażenia zgody na wypłatę dodatkowych środków dofinansowania dofinansowania PWSW BRAK

25 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 9/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania celowej w zakresie przyznanego na dany rok budżetowy limitu. Weryfikacja, w przypadku wniosku o płatność końcową, czy została zakończona kontrola na dokumentach w siedzibie IZ RPO WD na zakończenie realizacji projektu, czy w ramach projektu występują kwoty przypisane do zwrotu. Wyjaśnienie z Pracownikiem Działu Projektów EFRR w DEFR-W/Działu Projektów EFS w DEFS-W/DWUP wątpliwości w zakresie przekazywanej płatności, np. czy nie zaistniały przesłanki do wstrzymania lub pomniejszenia kwoty zatwierdzonej do wypłaty 1. Jeśli nie ma przeciwskazań do wystawienia zlecenia płatności przejść do punktu 7 2. Jeśli są przeciwskazania - przejść do punktu 3 3. Przygotowanie pisma do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/w sprawie pomniejszenia kwoty do wypłaty Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/ Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O ( pierwsza para 2. Kwartalny harmonogram kontroli 3. Dane zawarte w LSI>2014 (jeżeli dotyczy)/sl Umowa o dofinansowanie projektu wraz z aneksami/uchwała o dofinansowaniu projektu wraz z jej późniejszymi zmianami 1. Informacja o zaistnieniu przesłanki do wstrzymania lub pomniejszenia płatności 2. Wzór pisma do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania załącznik nr 1 lub w Projekt pisma do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/ pomniejszenia kwoty do wypłaty

26 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 10/21 4. Akceptacja pisma do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/w sprawie pomniejszenia kwoty do wypłaty. 1. Jeżeli TAK- przejść do punktu 5 2. Jeżeli NIE przejść do punktu 3 5. Zatwierdzenie pisma do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/ pomniejszenia kwoty do wypłaty UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania oczu ) sprawie pomniejszenia kwoty do wypłaty załącznik nr 2 Kierownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/ Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O Dyrektor DEFR-O/ DEFS-O 1. Jeżeli TAK- przejść do punktu 6 2. Jeżeli NIE przejść do punktu 3 6. Przekazanie pisma w sprawie Pracownik Działu wstrzymania przekazania Obsługi Płatności dofinansowania/pomniejszenia kwoty EFRR w DEFR-O/ do wypłaty do Beneficjenta oraz do Działu Płatności i właściwego merytorycznie Działu Rozliczeń EFS Projektów EFRR w DEFR-W, celem w DEFS-O dołączenia do dokumentacji projektu ( pierwsza para oczu ) W przypadku projektów współfinansowanych z budżetu państwa, jeżeli zaistnieje konieczność pomniejszenia kwoty do wypłaty- Projekt pisma do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/ pomniejszenia kwoty do wypłaty. Zaakceptowane pismo do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/pomniejszenia kwoty do wypłaty. Zatwierdzone pismo do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/pomniejszenia kwoty do wypłaty. Zaakceptowane pismo do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/pomniejszenia kwoty do wypłaty Zatwierdzone pismo do Beneficjenta w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/pomniejszenia kwoty do wypłaty 1. Potwierdzenie przekazania (do Beneficjenta - za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) zatwierdzonego pisma w sprawie wstrzymania przekazania dofinansowania/pomniejszenia kwoty do wypłaty 2. Potwierdzenie przekazania do DF pisma w sprawie pomniejszenia kwoty do wypłaty (pieczęć z datą wpływu

27 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 11/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania pismo przekazywane jest także do DF 1. Przejść do punktu 7 jeżeli należy pomniejszyć płatność, 2. Przejść do punktu 2 - jeżeli przekazano do Beneficjenta informację o wstrzymaniu płatności 7. Sporządzenie projektu zlecenia płatności oraz dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu) Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/ Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O ( pierwsza oczu ) para 1. Wzór zlecenia płatności zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności 2. Wzór dyspozycji przekazania środków budżetu państwa (jeżeli dotyczy projektu) (załącznik nr 3) pisma do DF) jeżeli dotyczy projektu 1. Projekt zlecenia płatności. 2. Projekt dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu)

28 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 12/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania Weryfikacja projektu zlecenia płatności oraz projektu dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu). Weryfikacji podlega każda pozycja projektu zlecenia płatności/dyspozycji oraz dodatkowo zakres wskazany w pkt Jeśli pozytywna weryfikacja -przejść do pkt.9 2. Jeśli NIE - przejść do pkt. 2 Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O /Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O ( druga para oczu ) 1. Projekt zlecenia płatności. 2. Projekt dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu) 3. Zadekretowana część D karty weryfikacji wniosku o płatność informacji do przekazania dofinansowania/ Dyspozycja wypłaty dofinansowania PWSW po uruchomieniu właściwego modułu LSI>2014 (jeżeli dotyczy)/ kserokopia karty weryfikacji wniosku o płatność do czasu wdrożenia właściwego modułu w LSI>2014 (jeżeli dotyczy)/kserokopia zatwierdzonej przez Dyrektora DEF notatki wewnętrznej dotyczącej wyrażenia zgody na wypłatę dodatkowych środków dofinansowania 4. Wzór zlecenia płatności zgodny 1. Zweryfikowany projekt zlecenia płatności do BGK 2. Zweryfikowany projekt dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu)

29 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 13/21 9. Zaakceptowanie projektu zlecenia płatności oraz projektu dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli Kierownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O /Działu Płatności UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania Do 7 dni roboczych (DEFR- O) / w terminie określonym w z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności. w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności 5. Kwartalny harmonogram kontroli 6. Dane zawarte w LSI>2014 (jeżeli dotyczy)/sl Umowa o dofinansowanie projektu wraz z aneksami/uchwała o dofinansowaniu projektu wraz z jej późniejszymi zmianami 8. Zatwierdzony wniosek o płatność 9. Umowa/uchwała o dofinansowanie projektu 10. Wniosek o dofinansowanie projektu 1. Zweryfikowany projekt zlecenia płatności 2. Zweryfikowany projekt dyspozycji przekazania 1. Zaakceptowany projekt zlecenia płatności 2. Zaakceptowany projekt dyspozycji przekazania środków

30 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 14/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania dotyczy projektu) 1. Jeśli TAK przejść do pkt Jeśli NIE przejść do pkt. 2 i Rozliczeń EFS w DEFS-O umowie o dofinansowanie (DEFS-O) od daty zatwierdzenia wniosku Beneficjenta o płatność/zatwi erdzenia przez Dyrektora DEF notatki wewnętrznej dotyczącej wyrażenia zgody na wypłatę dodatkowych środków dofinansowania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu) budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu)

31 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 15/ Autoryzacja zlecenia płatności w systemie BGK oraz akceptacja dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu) 1. Jeśli dokumenty cofnięte do poprawy-przejść do pkt Jeśli projekt jest współfinansowany z budżetu państwa- przejść do pkt. 11, jeśli NIE przejść do pkt Zatwierdzenie dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy Beneficjenta) 1. Jeśli TAK przejść do pkt Jeśli NIE przejść do pkt Przekazanie do DF jednego egzemplarza zatwierdzonej przez Dyrektora DEF/Zastępcę Dyrektora W przypadku dyspozycji przekazania środków budżetu państwa (jeżeli dotyczy projektu) - Dyrektor DEFR-O/ DEFS-O państwa W przypadku Beneficjenta zlecenia płatności - osoba upoważniona do wystawiania zleceń płatności do BGK w imieniu IZ RPO WD Dyrektor DEF/Zastępca Dyrektora DEF Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O/ UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania Niezwłocznie po zaakceptowaniu projektu zlecenia płatności/ dyspozycji przekazania środków budżetu do Niezwłocznie po zaakceptowaniu projektu dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta przez Dyrektora DEFR-O/DEFS-O Niezwłocznie po zatwierdzeniu projektu 1. Zaakceptowany projekt zlecenia płatności 2. Zaakceptowany projekt dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu) 1. Zaakceptowana dyspozycja przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta 1. Zatwierdzona dyspozycja przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta 1. Zautoryzowane zlecenie płatności w portalu komunikacyjnym BGK potwierdzone podpisem na wydruku zlecenia płatności 2. Zaakceptowana dyspozycja przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy projektu) 1. Zatwierdzona dyspozycja przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta 1. Zatwierdzona dyspozycja przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta z

32 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 16/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania DEF dyspozycji przekazania środków 13. Przekazanie jednego egzemplarza zautoryzowanego zlecenia płatności oraz dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta (jeżeli dotyczy Projektu) do właściwego merytorycznie Działu Projektów EFRR w DEFR-W/ przekazanie jednego egzemplarza zrealizowanego zlecenia płatności do właściwego Działu Projektów EFS w DEFS-W/DWUP, celem załączenia do akt. 14. Dokonanie wpisu niezbędnych danych do LSI>2014 (jeżeli dotyczy, po uruchomieniu właściwego modułu) oraz SL 2014, zgodnie z zasadą dwóch par oczu, tj. jeden z pracowników Działu Obsługi Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR- O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR- O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS dyspozycji przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta, nie później jednak niż 3 dni robocze przed upływem daty przekazania Beneficjentowi środków Do 5 dni roboczych po przekazaniu płatności do Beneficjenta Do 5 dni roboczych po przekazaniu płatności do Beneficjenta 1. Zautoryzowane zlecenie płatności 2. Zatwierdzona dyspozycja przekazania środków budżetu państwa do Beneficjenta z potwierdzeniem wpływu do DF. 1. Informacja z BGK o wypłacie dofinansowania na podstawie zautoryzowanego zlecenia płatności 2. Informacja z DF o potwierdzeniem wpływu do DF Potwierdzenie odbioru dokumentów na kserokopiach zautoryzowanego zlecenia płatności / zatwierdzonej dyspozycji (jeżeli dotyczy projektu) dot. EFRR Brak (dane w systemach SL 2014 i LSI>2014, jeżeli dotyczy)

33 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 17/21 Płatności EFRR w DEFR-O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O wprowadza wymagane dane do systemów informatycznych, a drugi pracownik weryfikuje ich poprawność 15. Weryfikacja poprawności wprowadzonych danych 1. Jeżeli weryfikacja pozytywna - przejść do pkt Jeżeli weryfikacja negatywna - przejść do pkt Otrzymanie informacji z BGK/DF o niedokonaniu płatności na rzecz Beneficjenta 1. Jeżeli TAK- przejść do pkt Jeżeli NIE - KONIEC PROCESU w DEFS-O (pierwsza oczu) para Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O /Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O (druga para oczu) Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O /Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania przekazaniu środków/ wydruk z IBiznes24 dot. EFS 1 dzień roboczy 1. Informacja z BGK o wypłacie dofinansowania na podstawie zautoryzowanego zlecenia płatności 2. Informacja z DF o przekazaniu środków/ wydruk z IBiznes24 dot. EFS Niezwłocznie Pisemna informacja z BGK/DF Brak Brak (dane w systemach SL 2014 i LSI>2014, jeżeli dotyczy)

34 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 18/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania B. Tryb postępowania przy sporządzaniu do MIR i ZWD informacji o wystawionych i wypłaconych zleceniach płatności. Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzial na (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/cza s wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Przygotowanie dla dysponenta środków (MIR) zbiorczej informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK w miesiącu poprzednim Przygotowanie dla Zarządu Województwa Dolnośląskiego Informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz informacji o płatnościach dokonanych przez BGK w miesiącu poprzednim 2. Weryfikacja projektu zbiorczej informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR-O /Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O Pracownik Działu Obsługi Płatności EFRR Do 5 dnia kalendarzo wego każdego miesiąca Do 5 dnia kalendarzo wego 1. Raport z BGK o przekazanych zleceniach płatności 2. Raport z BGK o zapłaconych zleceniach płatności 3. Wzór informacji zgodny z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności 1. Projekt zbiorczej informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK w miesiącu 1. Projekt zbiorczej informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK w miesiącu poprzednim 2. Projekt Informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz informacji o płatnościach dokonanych przez BGK w miesiącu poprzednim Zweryfikowany projekt zbiorczej informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK w miesiącu

35 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 19/21 UMWD/ZIW-3(1)/9/2015 Data opracowania w miesiącu poprzednim oraz projektu Informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz informacji o płatnościach dokonanych przez BGK w miesiącu poprzednim 1. Jeżeli weryfikacja pozytywna- przejść do pkt Jeżeli weryfikacja negatywna - przejść do pkt Zaakceptowanie zbiorczej informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK w miesiącu poprzednim oraz Informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz informacji o płatnościach dokonanych przez BGK w miesiącu poprzednim 1. Jeśli TAK przejść do pkt Jeśli NIE przejść do pkt. 1 w DEFR-O /Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O (druga para oczu) 1. Kierownik Działu Obsługi Płatności EFRR w DEFR- O/Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O. 2. Dyrektor DEFR-O każdego miesiąca Niezwłoczni e, jednak nie później niż 5 dnia każdego miesiąca poprzednim (dwa egzemplarze). 2. Projekt informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz informacji o płatnościach dokonanych przez BGK w miesiącu poprzednim 3. Raport z BGK o przekazanych zleceniach płatności 4. Raport z BGK o zapłaconych zleceniach płatności 5. Wzór informacji zgodny z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności 1. Zweryfikowany projekt zbiorczej informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK w miesiącu poprzednim 2. Zweryfikowany projekt Informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz informacji o płatnościach dokonanych przez BGK w miesiącu poprzednim poprzednim (dwa egzemplarze) 1. Zaakceptowana zbiorcza informacja o zleceniach płatności przekazanych do BGK w miesiącu poprzednim 2. Zaakceptowana Informacja o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz informacja o płatnościach dokonanych przez BGK w miesiącu poprzednim