Przygotowanie sprawozdania rocznego i końcowego z realizacji RPO WD tryb i terminy

Transkrypt

1 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania Przygotowanie sprawozdania rocznego i końcowego z realizacji RPO WD tryb i terminy Opracowanie Sprawdzenie Stanowisko Inspektor w Dziale Analiz i Raportowania RPO Kierownik Działu Analiz i Raportowania RPO Imię i nazwisko Anna Kaczor Elżbieta Krystecka Zatwierdzenie Dyrektor Wydziału Zarządzania RPO Sławomir Sobieszek Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

2 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania przy sporządzaniu sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z RPO WD , a także sposób i terminy ich przekazywania do Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa (IK UP) w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju oraz do Komisji Europejskiej (KE). Tryb, zasady, terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z realizacji Programu są określane przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości na lata Wzór sprawozdania rocznego oraz końcowego został określony przez Komisję Europejską w Rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2015/207 z dnia 20 stycznia 2015 r. Niniejsza instrukcja uszczegóławia postępowanie IZ RPO WD w tym zakresie. 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem pracowników Działu Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD oraz IP RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów . Dopuszcza się również stosowanie formy papierowej. R3. W proces przygotowania sprawozdania zaangażowane są następujące komórki/jednostki: W DEF-Z: Dział Zarządzania i Monitorowania EFS

3 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania Dział Zarządzania RPO Dział Procedur i Odwołań RPO Dział Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi DEF-ZF DEFR-W DEFR-O DEF-K MD-RPO DU-A DG Dział Informacji i Promocji w MMP Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomeracji Wałbrzyskiej Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomeracji Jeleniogórskiej Zintegrowane Inwestyje Terytorialne Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego. R4. System sprawozdawczy IZ RPO WD oparty jest o Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata oraz o Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/207 z dnia 20 stycznia 2015 r. R5. Wszelkie czynności podejmowane w ramach instrukcji muszą być zgodne z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości na lata Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju oraz z Rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2015/207 z dnia 20 stycznia 2015 r. R6. Dane ilościowe i finansowe pozyskiwane będą z systemu informatycznego SL2014 zgodnie z zaleceniami wskazanymi w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości na lata R7. Dane z postępu rzeczowego (wskaźniki) pozyskiwane będą z systemu informatycznego SL2014 zgodnie z zaleceniami wskazanymi w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości na lata oraz w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata R8. Wskaźniki, które nie będą dostępne w systemie informatycznym SL2014 pozyskiwane będą z własnych baz danych prowadzonych przez poszczególne komórki/jednostki w zakresie, za który odpowiadają oraz z badań ewaluacyjnych.

4 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania R9. Dane do sprawozdań rocznych będą aktualne na ostatni dzień okresu sprawozdawczego. R10. Wskaźniki specyficzne dla Programu pozyskiwane będą, m.in. z danych GUS. R11. W przypadku konieczności uwzględnienia dodatkowych informacji w sprawozdaniu lub korekty danych, Dział Analiz i Raportowania RPO może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia, dane lub poprawę przysłanych informacji komórki/jednostki odpowiedzialne za wdrażanie RPO WD w zakresie, za który odpowiadają. R12. Dział Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z może się zwrócić do Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z o opinię, weryfikację, uzupełnienie informacji przekazywanych przez IP. R13. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R14. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R15. Przez liczbę dni należy rozumieć dni kalendarzowe, chyba, że w instrukcji wyraźnie wskazano dni robocze. R16. Tryb i terminy sprawozdania końcowego zostaną ustalone przez IZ RPO WD po ich opracowaniu przez IK UP po określeniu przez KE. R17. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD.

5 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzialn a (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) Pozyskanie danych do sporządzenia sprawozdania rocznego z komórek/ jednostek odpowiedzialnych za wdrażanie RPO WD Sporządzanie projektu sprawozdania rocznego w oparciu o pozyskane dane oraz na podstawie danych z systemu SL2014 i własnych baz danych Uzyskanie akceptacji Kierownika w Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Przekazanie projektu sprawozdania rocznego do akceptacji przez Dyrektora DEF-Z W przypadku: -konieczności dokonania korekty, przejść do pkt. 4 Komórki/jednos tki zaangażowane w proces przygotowania sprawozdania (reguła 3) Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Do 31 stycznia roku kalendarzowego Do 28 lutegoroku kalendarzowego Dział Zarządzania i Monitorowania EFS w DEF-Z Do 31 marca roku kalendarzowego Do 3 kwietnia roku kalendarzowego Dane pozyskane drogą elektroniczną Informacje/wkład na temat postępu we wdrażaniu RPO WD w zakresie odpowiedzialności poszczególnych komórek/ jednostek Projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Informacje/wkład na temat postępu we wdrażaniu RPO WD w zakresie odpowiedzialności poszczególnych komórek/jednostek Lista sprawdzajaca do weryfikacji projektu sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Zaakceptowany (w przypadku braku uwag) projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD

6 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania braku uwag, przejść do pkt Dokonanie korekty projektu sprawozdania rocznego, przejście do pkt. 3 Przekazanie projektu sprawozdania rocznego do zatwierdzenia przez Dyrektora DEF W przypadku: -konieczności dokonania korekty, przejść do pkt. 6 -braku uwag, przejść do pkt. 7 Dokonanie korekty projektu sprawozdania rocznego, przejście do pkt. 5 Przekazanie projektu sprawozdania rocznego do zaopiniowania przez IK UP Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Niezwłocznie po otrzymaniu uwag Do 8 kwietnia każdego roku kalendarzowego Niezwłocznie po otrzymaniu uwag Do 110 dni kalendarzowych po zakończeniu okresu sprawozdawczego, tj.do 20 kwietnia roku kalendarzowego; Do 140 dni kalendarzowych po zakończeniu okresu sprawozdawczego dla sprawozdania za Niezaakceptowany projekt sprawozdania rocznego RPO WD Zaakceptowany projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Niezatwierdzony projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Zatwierdzony przez Dyrektora DEF projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Poprawiony projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Zatwierdzony (w przypadku braku uwag) projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Poprawiony projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD przekazany do IK UP w formie elektronicznej

7 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania Uwzględnienie zasadnych uwag 8. zgłoszonych przez IK UP i dokonanie korekty projektu sprawozdania rocznego 9. Przekazanie projektu sprawozdania rocznego w celu przyjęcia przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego W przypadku: - nieprzyjęcia projektu sprawozdania lub zgłoszenia uwag, przejść do pkt przyjęcia projektu sprawozdania, przejść do pkt Dokonanie korekty projektu sprawozdania, przejście do pkt Przekazanie projektu sprawozdania rocznego do Działu Zarządzania RPO w DEF-Z w celu przedłożenia do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący RPO WD Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z 2016 i 2018 rok, tj. do 20 maja roku kalendarzowego Niezwłocznie po otrzymaniu uwag Nie później niż 21 dni przed posiedzeniem Komitetu Monitorującego RPO WD Niezwłocznie po otrzymaniu uwag Nie później niż 10 dni roboczych przed posiedzeniem Komitetu Monitorującego RPO WD (zgodnie z Regulaminem prac Komitetu Monitorującego RPO Lista sprawdzająca IK UP/ uwagi od IK UP Materiał na posiedzenie Zarządu Województwa Dolnośląskiego Niezatwierdzony projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD uwzględniający zasadne uwagi IK UP Projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD uwzględniający uwagi Zarządu Województwa Dolnośląskiego Zatwierdzone sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD

8 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania WD ) 12. W przypadku niezatwierdzenia/zgłoszenia uwag do sprawozdania rocznego przez Komitet Monitorujący RPO WD dokonaniekorekty sprawozdania 13. Weryfikacja sprawozdania w wersji elektronicznej w systemie informtycznym SFC Przekazanie sprawozdania rocznego zatwierdzonego przez Komitet Monitorujący RPO WD do KE 15. Przekazanie zatwierdzonego przez Komitet Monitorujący RPO WD sprawozdania rocznego do wiadomości IK UP 16. W przypadku uwag KE do sprawozdania rocznego- E, dokonanie korekty sprawozdania 17. Przekazanie skorygowanego sprawozdania rocznego do KE przez Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz Niezwłocznie po posiedzeniu Komitetu Monitorującego RPO WD W dniu przekazania sprawozdania do KE przez SFC2014 Do 31 maja roku kalendarzowego Do 30 czerwca dla sprawozdań rocznych za 2016 i 2018 rok Niezwłocznie po przekazaniu sprawozdania do KE W terminie wyznaczonym przez KE Niezwłocznie po dokonaniu korekty Niezatwierdzony przez Komitet Monitorujący RPO WD projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WD sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD Zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WD sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD Zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WD sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD Uwagi KE do sprawozdania Sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD Poprawiony projekt sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Lista sprawdzająca do weryfikacji sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WD sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD przekazane przez system informatyczny SFC2014 Zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WD sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD przekazane do IK UP w formie elektronicznej Skorygowane sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD Skorygowane sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD

9 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 9/9 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-1(1)/5/2015 Data opracowania system informatyczny SFC Przekazanie skorygowanego sprawozdania rocznego do wiadmości IK UP oraz Komitetu Monitorującego RPO WD i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Niezwłocznie po przekazaniu do KE Skorygowane sprawozdanie roczne z realizacji RPO WD Kopia skorygowanego sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD przekazanie do IK UP oraz KM w formie elektronicznej 5. Wykaz załączników Załącznik nr 1 Lista sprawdzająca do weryfikacji projektu sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD

10 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 1/6 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(1)-1[1]/5/2015 Wersja 1 Data opracowania Wzór Lista sprawdzająca do weryfikacji projektu sprawozdania rocznego z realizacji RPO WD Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

11 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 2/6 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Dolnośląskiego Sprawozdanie roczne nr... za okres... CZĘŚĆ I Wyszczególnienie Punkt sprawozdania Tak/Nie /Nie dotyczy 1. Czy sprawozdanie jest zgodne z obowiązującym wzorem? 2. Czy do przeliczenia wartości z PLN na EUR zastosowano odpowiedni kurs zgodny z wytycznymi? 1. Czy poprawnie określono rok sprawozdawczy? Przegląd realizacji programu operacyjnego 1.Czy w tabeli wskaźnikowej podano nazwy, jednostki miary oraz wartości wspólnych wskaźników oraz wskaźników specyficznych dla programu według priorytetów inwestycyjnych? 2. Czy w sprawozdaniu zamieszczono informację na temat celów pośrednich i końcowych określonych w ramach wykonania? 3. Czy w sprawozdaniu zamieszczono informacje finansowe w podziale na osie priorytetowe zgodnie z wymaganym wzorem? Uwagi/Zalecenia

12 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 3/6 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Czy przedstawiono informacje na temat kumulatywnego podziału danych finansowych według kombinacji kategorii interwencji dla EFRR i EFS? 5. Czy sprawozdanie zawiera informacje na temat finansowania krzyżowego w ramach Programu? 6. Czy sprawozdanie zawiera syntezę wyników wszystkich ewaluacji programu dostępnych dla poprzedniego roku? 7. Czy przedstawiono informacje dotyczące postępów we wdrażaniu Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych? 8. Czy w sprawozdaniu zamieszczono informacje o kwestiach mających wpływ na wykonanie programu i podjętych w związku z nimi działaniami? 9. Czy sprawozdanie zawiera informacje dotyczące oceny wdrażania programu operacyjnego, w tym oceny realizacji celów programu? 10. Czy zaprezentowano informacje dotyczące przedsięwzięć mających na celu promowanie równouprawnienia płci oraz zapobieganie dyskryminacji? 11. Czy zaprezentowano informacje dotyczące zrównoważonego rozwoju oraz wsparcia wykorzystanego na cele dotyczące zmiany klimatu?

13 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 4/6 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Czy opisano działania podjęte w celu spełnienia mających zastosowanie ogólnych warunków wstępnych? 13. Czy opisano działania podjęte w celu spełnienia mających zastosowanie tematycznych warunków wstępnych? 14. Czy przedstawiono postępy w realizacji zintegrowanego podejścia do rozwoju terytorialnego? 15. Czy przedstawiono informacje o ewentualnych problemach we wdrażaniu i podjętych środkach zaradczych? 1. Czy sprawozdanie zawiera podstawowe informacje dotyczące projektu dużego? 2. Czy przedstawiono informacje o ewentualnych problemach we wdrażaniu projektu dużego i podjętych środkach zaradczych? 1.Czy zamieszczono opis wydatków sfinansowanych z pomocy technicznej? 1.Czy zaprezentowano wyniki działań informacyjnych i promocyjnych funduszy polityki spójności prowadzonych w ramach strategii komunikacji 1.Czy przygotowany został załącznik dotyczący wdrażania instrumentów finansowych uwzględniający wymagania rozporządzeń UE? Programy EFRR/EFS: Duże projekty Pomoc Techniczna Promocja i informacja Załączniki do sprawozdania

14 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 5/6 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Departament Wydział Dział Sporządził Sprawdził Funduszy Europejskich Zarządzania RPO Analiz i Raportowania RPO Stanowisko Imię i nazwisko Podpis Data Zatwierdził weryfikację Kierownik Działu Zaakceptował projekt sprawozdania Zatwierdził projekt sprawozdania Dyrektor Wydziału Dyrektor Departamentu

15 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 6/6 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania CZĘŚĆ II Wyszczególnienie Tak/Nie Uwagi Zalecenia 1. Czy wszystkie pola zostały wypełnione? 2. Czy pola zostały wypełnione prawidłowo? 3. Czy wprowadzone do systemu informatycznego SFC 2014 sprawozdanie jest zgodne z zatwierdzoną wersją papierową? Departament Wydział Dział Wprowadził Funduszy Europejskich Zarządzania RPO Analiz i Raportowania RPO Stanowisko Imię i nazwisko Podpis Data Zweryfikował Zatwierdził weryfikację Kierownik Działu

16 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/8 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-2(1)/5/2015 Data opracowania Przygotowanie sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Opracowanie Sprawdzenie Stanowisko Inspektor w Dziale Analiz i Raportowania RPO Kierownik Działu Analiz i Raportowania RPO Imię i nazwisko Anna Kaczor Elżbieta Krystecka Zatwierdzenie Dyrektor Wydziału Zarządzania RPO Sławomir Sobieszek Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

17 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/8 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-2(1)/5/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania przy sporządzeniu sprawozdań okresowych z realizacji RPO WD , a także sposób i terminy ich przekazywania do Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa (IK UP) w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju. Niniejsza instrukcja uszczegóławia postępowanie IZ RPO WD w tym zakresie. 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem pracowników Działu Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD oraz IP RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów . R3. W proces przygotowania sprawozdania okresowego zaangażowane są następujące komórki/jednostki: W DEF-Z: Dział Zarządzania i Monitorowania EFS Dział Zarządzania RPO Dział Procedur i Odwołań RPO Dział Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi DEF-ZF

18 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/8 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-2(1)/5/2015 Data opracowania DEFR-W DEFR-O DEF-K MD-RPO DU-A DG Dział Informacji i Promocji w MMP Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomeracji Wałbrzyskiej Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomaracji Jeleniogórskiej Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego. R4. System sprawozdawczy IZ RPO WD oparty jest o Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata R5. Wszelkie czynności podejmowane w ramach instrukcji muszą być zgodne z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości na lata R6. Sprawozdanie okresowe sporządzane jest w cyklu kwartalnym; przy założeniu, że do uzyskania pełnej funkcjonalności przez system informatyczny SL2014 sprawozdanie przygotowywane jest w cyklu miesięcznym. R7. Sprawozdanie okresowe przygotowywane jest w zakresie i formie określonym w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości na lata R8. Dane ilościowe i finansowe pozyskiwane będą z systemu informatycznego SL2014 zgodnie z zaleceniami wskazanymi w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości na lata R9. Dane, które nie będą dostępne w systemie informatycznym SL2014 pozyskiwane będą z własnych baz danych prowadzonych przez poszczególne komórki/jednostki w zakresie, za który odpowiadają. R10. Dane do sprawozdań okresowych będą aktualne na ostatni dzień okresu sprawozdawczego, tj. w przypadku sprawozdania okresowego sporządzanego w trybie miesięcznym wg stanu na ostatni dzień miesiąca, za który sporządzane jest sprawozdanie,

19 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/8 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-2(1)/5/2015 Data opracowania w przypadku sprowadzania okresowego sporządzanego w trybie kwartalnym wg stanu na ostatni dzień kwartału, za który sporządzane jest sprawozdanie. R11. W przypadku sporządzenia sprawozdania okresowego w trybie miesięcznym, sprawozdanie opracowywane jest przez Dział Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z przy współpracy komórek/jednostek wskazanych w regule 3 w terminach i zakresie określonym przez IK UP. R12. W przypadku konieczności uwzględnienia dodatkowych informacji w sprawozdaniu lub korekty danych, Dział Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia, dane lub poprawę przysłanych informacji komórki/jednostki odpowiedzialne za wdrażanie RPO WD w zakresie, za który odpowiadają. R13. Dział Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z może się zwrócić do Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z o opinię, weryfikację, uzupełnienie informacji przekazywanych przez IP RPO WD. R14. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R15. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R16. Przez liczbę dni należy rozumieć dni kalendarzowe, chyba, że w instrukcji wyraźnie wskazano dni robocze. R17. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD.

20 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/8 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-2(1)/5/2015 Data opracowania Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzialna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Pozyskanie danych do sporządzenia sprawozdania okresowego z komórek/ jednostek odpowiedzialnych za wdrażanie RPO WD (uwaga: nie dotyczy sprawozdania okresowego w trybie miesięcznym) Komórki/ jednostki zaangażowane w proces przygotowania sprawozdania (reguła 3) Do 10-go dnia kalendarzowego po zakończeniu kwartału Do 15-go dnia kalendarzowego po zakończeniu kwartału (I i III kwartał) Dział Zarządzania i Monitorowania EFS - Do 20-go dnia kalendarzowego po zakończeniu kwartału (II i IV kwartał) Dział Zarządzania i Monitorowania EFS Dane przekazane drogą elektroniczną Informacje na temat postępu we wdrażaniu RPO WD w zakresie odpowiedzialności poszczególnych komórek /jednostek

21 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/8 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-2(1)/5/2015 Data opracowania Sporządzanie projektu sprawozdania okresowego w oparciu o pozyskane dane oraz na podstawie danych z systemu SL2014 i własnych baz danych w zakresie EFRR Weryfikacja pod względem formalnym i merytorycznym projektu sprawozdania okresowego w zakresie EFRR W przypadku wyniku weryfikacji: -pozytywnego, przejść do pkt. 5 - negatywnego, przejśc do pkt. 4 Dokonanie korekty sprawozdania okresowego w zakresie EFRR, przejście do pkt. 2 Przekazanie projektu sprawozdania okresowego do akceptacji przez Dyrektora DEF-Z W przypadku: - uwag, przejść do pkt. 6 - braku uwag, przejść do pkt. 7 Dokonanie korekty sprawozdania okresowego, przejście do pkt. 3 Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Kierownik w Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z W ciągu 10 dni kalendarzowych Niezwłocznie W ciągu 5 dni kalendarzowych W ciągu 2 dni kalendarzowych Niezwłocznie po otrzymaniu uwag Informacje na temat postępu we wdrażaniu RPO WD w zakresie odpowiedzialności poszczególnych komórek/jednostek, dane z systemu SL 2014 Projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Skorygowany projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Niezaakceptowany projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Lista sprawdzająca do weryfikacji sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Lista sprawdzajaca do weryfikacji sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Zaakceptowany (w przypadku braku uwag) projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Poprawiony projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD

22 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/8 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-2(1)/5/2015 Data opracowania Przekazanie projektu sprawozdania okresowego do zatwierdzenia przez Dyrektora DEF W przypadku: - uwag, przejść do pkt. 8 - braku uwag, przejść do pkt. 9 Dokonanie korekty projektu sprawozdania okresowego, przejście do pkt. 3 Przekazanie projektu sprawozdania okresowego w części dot. Pomocy Technicznej do Instytucji Koordynującej w zakresie Pomocy Technicznej (załacznik III do Wytycznych) Przekazanie sprawozdania okresowego w części dot. działań informacyjnych i promocyjnych do IK UP (załacznik II do Wytycznych) Przekazanie sprawozdania okresowego wraz z załacznikiem II (działania informacyjne i promocyjne) oraz załącznikiem III (Pomoc Techniczna) do IK UP Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z DzialeAnaliz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z W ciągu 2 dni kalendarzowych Niezwłocznie po otrzymaniu uwag Do 20 dnia kalendarzowego po zakończeniu II i IV kwartału Do 40 dni kalendarzowych po zakończeniu IV kwartału Do 30 dni kalendarzowych po zakończeniu kwartału I i III, Do 40 dni kalendarzowych po zakończeniu kwartału II i IV Zaakceptowany projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Niezatwierdzony projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Projekt sprawozdania okresowego w części dot. Pomocy Technicznej Zatwierdzone sprawozdanie okresowe z realizacji działań informacyjnych i promocyjnych Zatwierdzone sprawozdanie okresowe z realizacji RPO WD Zatwierdzone sprawozdanie okresowe z realizacji RPO WD Poprawiony projekt sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Projekt sprawozdania okresowego w części dot. Pomocy Technicznej przekazany droga elektroniczną Zatwierdzone sprawozdanie okresowe z realizacji działań informacyjnych i promocyjnych przekazane droga elektroniczną Zatwierdzone sprawozdanie okresowe z realizacji RPO WD przekazane drogą elektroniczną oraz przesłanie pisma o przekazaniu sprawozdania droga elektroniczną do IK UP

23 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/8 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-2(1)/5/2015 Data opracowania W przypadku zgłoszenia uwag przez IK UP, dokonanie korekty sprawozdania okresowego, przejście do pkt. 3 Dziale Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z Niezwłocznie lub w terminie wskazanym przez IK UP Lista sprawdzająca IK UP/ uwagi od IK UP Skorygowane sprawozdanie okresowe z realizacji RPO WD uwzględniające zasadne uwagi IK UP 5. Wykaz załączników Załącznik nr 1 Lista sprawdzająca do weryfikacji sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD

24 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 1/7 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Wzór Lista sprawdzająca do weryfikacji sprawozdania okresowego z realizacji RPO WD Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

25 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 2/7 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Dolnośląskiego Sprawozdanie okresowe za okres: Wyszczególnienie Tak/Nie /Nie Uwagi/Zalecenia dotyczy Informacje ogólne 1. Czy sprawozdanie sporządzono na odpowiednim formularzu? 2. Czy podany jest prawidłowy zakres czasowy sprawozdania? 3. Czy wypełnione są wszystkie zalecane pola w tabelach? 4. Czy do określenia wartości alokacji środków UE zastosowano algorytm opracowany przez MF i MRR dla pierwszego miesiąca po okresie sprawozdawczym, za jaki sporządzane jest sprawozdanie? 5. Czy podano informacje kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie sprawozdania? Sprawozdanie okresowe z realizacji Programu (tabele 1-22) część ogólna 1.Czy wszystkie tabele zostały wypełnione zgodnie z instrukcją? 2.Czy wskazano informacje finansowe i rzeczowe dla wszystkich Osi priorytetowych/ Priorytetów Inwestycyjnych Programu? (tabela 1) 3. Czy wskazano wszystkie wskaźniki postępu rzeczowego z Programu wraz z określeniem ich wartości w danym okresie sprawozdawczym? (tabela 2) 4. Czy wskazano projekty liniowe wraz z określeniem realizowanych przez nie wskaźników na terenie województwa dolnośląskiego? (tabela 3)

26 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 3/7 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Czy wskazano dodatkowe cele roczne wraz z określeniem dla nich wartości wskaźników/kew? (tabela 4) 6. Czy określono typy interwencji obarczone istotnym ryzykiem niepowodzenia? (tabela 4a) 7. Czy wystąpiły problemy we wdrażaniu Programu? (tabela 5) 8. Czy opisano planowane lub podjęte środki zaradcze w związku ze zdiagnozowanymi problemami? (tabela 5) 9. Czy opisano inne działania usprawniające w ramach Programu podejmowane z inicjatywy IZ, KM lub innych instytucji? (tabela 6) 10. Czy wskazano informacje dotyczące projektów dużych realizowanych w ramach Programu? (tabela 7) 11. Czy opisano kontrole przeprowadzone w ramach Programu w okresie sprawozdawczym?( tabela 8) 12. Czy przedstawiono informacje o działaniach podjętych w ramach kontroli systemowych? 13. Czy przedstawiono informacje o działaniach podjętych w ramach kontroli projektów? 14. Czy przedstawiono informacje o działaniach podjętych w ramach kontroli instrumentów finansowych? 15. Czy przedstawiono informacje o działaniach podjętych w ramach kontroli krzyżowych? 16. Czy przedstawiono informacje o działaniach kontrolnych podjętych przez inne instytucje? 17. Czy przedstawiono informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach?

27 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 4/7 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Czy przedstawiono informacje nt. kwot odzyskanych i kwot pozostałych do odzyskania w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami? 19. Czy przedstawiono informacje o naborach wniosków o dofinansowanie wraz ze wskazaniem najważniejszych informacji o tych naborach? (tabela 9) 20. Czy wskazano wszystkie projekty przewidziane do realizacji w trybie pozakonkursowym? (tabela 10) 21. Czy opisano zmiany w dokumentach programowych? (tabela 12) 22. Czy wskazano wszystkie obowiązujące w ramach Programu wytyczne programowe wraz z opisem? (tabela 13) 23. Czy przedstawiono wszystkie umowy i porozumienia pomiędzy instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Programu? (tabela 14) 24. Czy wskazano przyczyny zmian umów i porozumień wraz z podaniem terminów ich wprowadzenia? 25. Czy opisano wszystkie zestawy instrukcji wykonawczych obowiązujące w ramach Programu? (tabela 15) 26. Czy przedstawiono informacje o posiedzeniu Komitetu Monitorującego wraz z najważniejszymi ustaleniami podjętymi na danym posiedzeniu? (tabela 16) 27. Czy opisano przedsięwzięcia podjęte w celu realizacji Planu działań w ramach wypełniania warunków wstępnych? (tabela 17) 28. Czy wskazano i opisano projekty ponadregionalne realizujące cele strategii ponadregionalnych? (tabela 18)

28 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 5/7 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Czy wskazano wszystkie programy rewitalizacji obowiązujące w ramach RPO WD ? 30. Czy przedstawiono informacje dotyczące danego programu rewitalizacji? (tabela 19) 31. Czy zidentyfikowano i opisano problemy związane z programowaniem i realizacją programów rewitalizacji? (tabela 19a) 32. Czy opisano problemy występujące w związku z wdrażaniem instrumentów terytorialnych?(tabela 20a i 20b) 33. Czy w ramach Programu występują projekty komplementarne na podstawie strategii ZIT w ramach POIIŚ i POPW? 34. Czy wskazano wszystkie projekty komplementarne na podstawie strategii ZIT w ramach POIIŚ i POPW? (tabela 21) 35. Czy wskazano wszystkie wskaźniki produktu i rezultatu bezpośredniego dla projektów komplementarnych na podstawie strategii ZIT w ramach POIIŚ i POPW? (tabela 22) Sprawozdanie okresowe z działań informacyjnych i promocyjnych (Załącznik nr II) 1.Czy podano informacje kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie informacji z działań informacyjnych i promocyjnych? 2. Czy poprawnie określono cele i grupy docelowe zgodnie ze Strategią komunikacji Programu? 3. Czy wskazano, które cele Strategii komunikacji Programu realizują poszczególne działania? (tabela 1)? 4. Czy opisano poszczególne działania określone w tabeli nr 1 wraz z podaniem terminów ich realizacji oraz przeznaczonego na ich realizacje budżetu?

29 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 6/7 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Czy przedstawiono postęp rzeczowy działań informacyjnych i promocyjnych? (tabela 2) 6. Czy przedstawiono informację na temat udostępniania listy beneficjentów Programu? 7. Czy przedstawiono informacje nt. współpracy IZ RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. 1 oraz załączniku XII Rozp. 1303/ Czy przedstawiono informacje nt wykorzystania Bazy Wiedzy? 9. Czy przedstawiono ocenę działań informacyjno promocyjnych wynikającą z badań, ewaluacji i analiz? 10. Czy przedstawiono informację nt. aktualizacji i weryfikacji przykładów projektów, o których mowa w rozdziale 7.2 pkt 6 h Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności? 11. Czy wypełniono tabelę dotyczącą bieżącego monitoringu działań informacyjno-promocyjnych? Sprawozdanie okresowe z komponentu pomocy technicznej (Załącznik nr III) 1.Czy podano informacje kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie informacji z realizacji komponentu pomocy technicznej? 2. Czy przedstawiono informacje nt. postępu finansowo rzeczowego w ramach pomocy technicznej? 3. Czy określono wskaźniki postępu rzeczowego w ramach pomocy technicznej wraz z podaniem ich wartości? 4. Czy wskazano kwoty wydatków na poszczególne kategorie wydatków? (tabela 3) 5. Czy wystąpiły problemy we wdrażaniu pomocy technicznej? (tabela 4)

30 Departament Funduszy Europejskich Wydział Zarządzania RPO Dział Analiz i Raportowania RPO Załącznik nr 1 Strona/stron 7/7 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-2(1)-1[1]/5/2015 Data opracowania Czy opisano planowane lub podjęte środki zaradcze w związku ze zdiagnozowanymi problemami? (tabela 4) 7. Czy opisano inne działania usprawniające w ramach Programu podejmowane z inicjatywy IZ, KM lub innych instytucji? (tabela 5) 8. Czy wskazano wszystkie projekty przewidziane do realizacji w trybie pozakonkursowym? (tabela 6) 9. Czy opisano zmiany dotyczące pomocy technicznej w dokumentach programowych? (tabela 7) 10. Czy wskazano wszystkie obowiązujące w ramach Programu wytyczne programowe z zakresu pomocy technicznej wraz z opisem? (tabela 8) 11. Czy opisano wszystkie instrukcje wykonawczych dotyczące pomocy technicznej obowiązujące w ramach Programu? (tabela 9) Departament Wydział Dział Sporządził Sprawdził Funduszy Europejskich Zarządzania RPO Analiz i Raportowania RPO Stanowisko Imię i nazwisko Podpis Data Zatwierdził weryfikację Kierownik Działu Zaakceptował projekt sprawozdania Zatwierdził projekt sprawozdania Dyrektor Wydziału Dyrektor Departamentu

31 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/7 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-3(1)/5/2015 Data opracowania System monitorowania wskaźników Opracowanie Sprawdzenie Stanowisko Inspektor w Dziale Analiz i Raportowania RPO Kierownik Działu Analiz i Raportowania RPO Imię i nazwisko Anna Kaczor Elżbieta Krystecka Zatwierdzenie Dyrektor Wydziału Zarządzania RPO Sławomir Sobieszek Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

32 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/7 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-3(1)/5/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania w monitorowaniu wskaźników w ramach RPO WD Niniejsza instrukcja uszczegóławia postępowanie Instytucji Zarządzającej w tym zakresie. 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem pracowników Działu Analiz i Raportowania RPO oraz Działu Zarządzania i Monitorowania EFS. 3. Odpowiedzialność w DEF-Z Dział Analiz i Raportowania RPO w zakresie monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych na poziomie RPO WD , Dział Zarządzania i Monitorowania EFS w zakresie monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych EFS na poziomie RPO WD , Dział Zarządzania RPO oraz Dział Zarządzania i Monitorowania EFS w zakresie określenia wartości docelowych wskaźników, wprowadzania zmian wskaźników SZOP, Dział Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w zakresie koordynacji współpracy z IP RPO WD. DEF-ZF w zakresie monitorowania wskaźników finansowych na poziomie RPO WD , w zakresie monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych dla instrumentów finansowych, w zakresie realizacji i monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych Osi Priorytetowej Pomoc Techniczna, DEFR-W w zakresie realizacji i monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych na poziomie Priorytetów Inwestycyjnych, DEFS-W w zakresie realizacji i monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych na poziomie projektów oraz DEFS-O na poziomie Priorytetów Inwestycyjnych, Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca w zakresie realizacji i monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych na poziomie Priorytetów Inwestycyjnych określonych w Porozumieniu w sprawie powierzenia zadań w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego,

33 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/7 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-3(1)/5/2015 Data opracowania Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w zakresie realizacji i monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych na poziomie Priorytetów Inwestycyjnych określonych w Porozumieniu w sprawie powierzenia zadań w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego, Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomeracji Wałbrzyskiej w zakresie realizacji i monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych na poziomie Działań określonych w Porozumieniu w sprawie powierzenia zadań w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego, Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomeracji Jeleniogórskiej w zakresie monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych na poziomie Działań określonych w Porozumieniu w sprawie powierzenia zadań w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego, Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego w zakresie monitorowania wskaźników rzeczowych i finansowych na poziomie Działań określonych w Porozumieniu w sprawie powierzenia zadań w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Wartości docelowe wskaźników zostały określone w RPO WD oraz w SZOP. R2. W proces monitoringu wskaźników w ramach RPO WD zaangażowane są następujące komórki: w DEF-Z Dział Analiz i Raportowania RPO Dział Zarządzania i Monitorowania EFS R3. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD oraz IP RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej na służbowe adresy . Dopuszcza się również stosowanie formy papierowej. R4. System monitoringu wskaźników w ramach RPO WD jest oparty o Wytyczne w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata , Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata oraz Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.

34 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/7 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-3(1)/5/2015 Data opracowania R5. Wszelkie czynności podejmowane w ramach systemu monitoringu wskaźników realizowane w ramach RPO WD muszą być zgodne z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego z realizacji programów operacyjnych na lata oraz z Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata R6. Informacje o postępie specyficznych dla RPO WD wskaźników rezultatu programu (Tabela 3 RPO WD ) pozyskiwane będą z danych GUS, Eurostat, analiz i ekspertyz, systemu informatycznego SL2014 oraz innych statystycznych baz danych. R7. Informacje o postępie wskaźników rezultatu Programu (Tabela 4 RPO WD ) w zakresie EFS pozyskiwane będą z systemu informatycznego SL2014 oraz w oparciu o badania ewaluacyjne. R8. Wspólne i specyficzne dla Programu wskaźniki produktu (Tabela 5 RPO WD ) będą gromadzone na podstawie projektów zakontraktowanych/rozliczonych w ramach RPO WD z systemu informatycznego SL 2014 oraz własnych baz danych. R9. Dane na temat postępów w osiąganiu wskaźników w ramach RPO WD są raportowane w ramach systemu sprawozdawczości zgodnie z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości na lata R10. Dane w zakresie wskaźników finansowych i rzeczowych pozyskiwane będą z systemu informatycznego SL2014 zgodnie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata R11. Wskaźniki kluczowe określone w WLWK 2014 monitoruje się w oparciu o dane zgromadzone w systemie informatycznym SL2014 agregowane z poziomu projektów. R12. Każda umowa o dofinansowanie rejestrowana w SL2014 musi realizować co najmniej jeden wskaźniki ze wskaźników kluczowych określonych w WLWK Beneficjent zobligowany jest do wyboru z WLWK 2014 wszystkich wskaźników adekwatnych do zakresu i celu projektu. R13. Beneficjent określa wskaźniki w umowie o dofinansowanie projektu oraz wartości osiągnięte sprawozdawane w kolejnych wnioskach o płatność. R14. Wskaźniki określające projekt związane są bezpośrednio z wydatkami ponoszonymi w ramach projektu ( wskaźnik produktu) lub są bezpośrednim efektem dofinansowanego projektu (wskaźnik rezultatu bezpośredniego), co do zasady w okresie 12 miesięcy od zakończenia okresu realizacji projektu określonego w umowie dla EFRR oraz odnoszą się do sytuacji bezpośrednio po zakończeniu wsparcia dla EFS (mierzone do 4 tygodni od zakończenia udziału przez uczestnika w projekcie, chyba że wskazano inaczej w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata ). R15. Wskaźniki rezultatu długoterminowego dotyczą efektów wsparcia osiągniętych w dłuższym okresie od zakończenia wsparcia dla EFS po upływie co najmniej 4 tygodni.

35 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/7 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 1 Dział Analiz i Raportowania RPO UMWD/ZIW-3(1)/5/2015 Data opracowania R16. Zasada monitorowania wskaźników w projektach współfinansowanych z EFS, w tym moment pomiaru wskaźników, zostały określone w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata R17. Wskaźniki, które nie będą dostępne w systemie informatycznym SL2014 pozyskiwane będą z własnych baz danych prowadzonych przez poszczególne komórki /jednostki w zakresie, za który odpowiadają oraz z badań ewaluacyjnych. Wskaźniki takie służą celom informacyjnym. R18. Dane do celów monitoringu będą aktualne na ostatni dzień okresu, dla którego prowadzi się analizę. R19. Monitorowanie realizacji wskaźników rzeczowych prowadzone jest przez IZ RPO WD na bieżąco wraz z analizą postępu finansowego. R20. W celu monitorowania postępu realizacji celów pośrednich określonych dla 2018 r. oraz celów końcowych dla 2023 r. określa się cykl kwartalny pozyskiwania danych. R21. Dział Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z (w zakresie EFRR) oraz Dział Zarządzania i Monitorowania EFS w DEF-Z (w zakresie EFS) dokonują przeglądu stopnia realizacji postępu we wdrażaniu Programu i realizacji założonych celów. R22. Dział Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z (w zakresie EFRR) oraz Dział Zarządzania i Monitorowania EFS w DEF-Z (w zakresie EFS) może się zwrócić do Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z o opinię, weryfikację, uzupełnienie informacji przekazywanych przez IP. R23. Dział Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z, realizując zapisy art. 49 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r., przygotowuje i przedstawia postęp wrażania Programu oraz realizację określonych w nim celów Komitetowi Monitorującemu RPO WD zgodnie z systemem sprawozdawczości Programu, tj. zgodnie z instrukcją pn. Przygotowanie sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji RPO WD tryb i terminy. R24. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R25. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R26. Przez liczbę dni należy rozumieć dni kalendarzowe, chyba, że w instrukcji wyraźnie wskazano dni robocze. R27. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD.