Starszy Specjalista w Dziale Projektów EFRR III w Wydziale Wdrażania EFRR. Sprawdzenie Kierownik Działu Projektów EFRR III Renata Majewska

Transkrypt

1 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 1/14 /ZIW-1(1)/19/2015 Postępowanie IZ RPO WD związane z monitowaniem dochodów, w rozumieniu art.61 oraz art.65 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 oraz monitorowaniem kosztów kwalifikowalnych Opracowanie Stanowisko Starszy Specjalista w Dziale III w Wydziale Wdrażania Imię i nazwisko Justyna Salnik Sprawdzenie Kierownik Działu III Renata Majewska Zatwierdzenie Dyrektor Wydziału Wdrażania Łukasz Urbanek

2 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 2/14 /ZIW-1(1)/19/ Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania IZ RPO WD w przypadku zmian w projekcie, które mogą mieć wpływ na poziom dofinansowania projektu. 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem: - pracowników wszystkich Działów (tj. I, II, III i IV) w Wydziale Wdrażania, Działu Oceny w Wydziale Wdrażania, Działu Obsługi Płatności w Wydziale Obsługi Wdrażania, Działu Rozliczeń i Windykacji w Wydziale Obsługi Wdrażania. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt. 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. Lista sprawdzająca do weryfikacji formalnej oraz merytorycznej monitorowanie dochodu jest wewnętrznym dokumentem IZ RPO WD, w związku z powyższym pozostaje w dokumentacji i nie jest przekazywana do beneficjenta. R3. Monitorowanie dochodu odbywa w przypadku projektów: dla których nie można obiektywnie określić przychodu z wyprzedzeniem (art. 61 ust. 6): badanie dochodowości odbywa się w okresie 3 lat od zakończenia projektu (zamknięcia fazy inwestycyjnej) lub do terminu na złożenie dokumentów dotyczących zamknięcia programu określonych w przepisach dotyczących w zależności od tego, który z terminów nastąpi wcześniej. Dochód należy odliczyć od wydatków deklarowanych Komisji Europejskiej. Wymiar dochodu podlegający zwrotowi powinien być proporcjonalny do udziału kosztów kwalifikowalnych w kosztach całkowitych inwestycji oraz do udziału współfinansowania z EFSI w kosztach kwalifikowalnych. W przypadku, gdy nie wszystkie koszty inwestycji są kwalifikowalne, dochód zostaje podporządkowany pro rata do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych części kosztu inwestycji.

3 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 3/14 /ZIW-1(1)/19/2015 R4. Monitorowanie kosztów kwalifikowalnych (EC) przed skorygowaniem 1 : w sytuacji spadku całkowitych kosztów w projekcie (o więcej niż 50 %) względem zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie następuje ponowne przeliczenie luki finansowej w projekcie (rekalkulacja luki finansowej). w sytuacji wzrostu całkowitych kosztów kwalifikowalnych powyżej 1 mln euro dla projektu, który uprzednio nie generował dochodu (tj. nie przekraczał 1 mln euro) następuje konieczność wyliczenia luki finansowej. R5. Monitorowanie dochodu wyłącznie podczas wdrażania (w fazie inwestycyjnej) (art.65 ust.8 rozporządzenia nr 1303/2013): w takiej sytuacji wydatki kwalifikowalne, które mają być dofinansowane z EFSI są pomniejszane o dochód uzyskany w fazie inwestycyjnej, nie później niż w momencie złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, z zastrzeżeniem, iż zgodnie z art.65 ust.8 nie wszystkie przychody beneficjenta będą mogły zostać zakwalifikowane jako dochód. procedura weryfikacji wniosków o płatność jest opisana w Instrukcji wykonawczej nr 2 w rozdziale 8 ZIW. R6. Przesłane przez Beneficjenta dokumenty pod względem formalnym weryfikowane są przez pracowników właściwych Działów. R7. Pod względem merytorycznym weryfikacja przeprowadzana jest przez kandydata na eksperta/akredytowanego kandydata na eksperta umieszczonego na wykazie kandydatów na ekspertów/ akredytowanych kandydatów na ekspertów. Ogólne informacje dotyczące korzystania z usług eksperta znajdują się w instrukcji Wykonawczej nr UMWD/ZIW-7(1)/2/2015. R8. W sytuacji, gdy zaktualizowany poziom dofinansowania jest niższy od przyjętego w aktualnie obowiązującej umowie/porozumieniu/ uchwale o dofinansowaniu projektu/ aktualnym aneksie/zmianie uchwały o dofinansowanie wówczas: występuje konieczność podpisania aneksu do umowy/porozumienia/zmiany uchwały o dofinansowanie projektu i zwrot nadmiernie pobranej części dofinansowania, procedura postępowania w przypadku konieczności odzyskiwania środków dofinansowania przebiega analogicznie jak w Instrukcji wykonawczej nr 7 w rozdziale 12 ZIW, procedura przygotowania i podpisania aneksu do umowy/porozumienia, zmiany uchwały o dofinansowanie projektu przebiega analogicznie jak w Instrukcji wykonawczej nr 3 w rozdziale 7 ZIW, 1 Oznacza koszty kwalifikowalne przed zastosowaniem pomniejszenia w oparciu o jedną z zasad określonych w art. 61 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.

4 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 4/14 /ZIW-1(1)/19/2015 R9. W sytuacji, gdy zaktualizowany poziom dofinansowania jest wyższy od przyjętego w aktualnie obowiązującej umowie/porozumieniu/ uchwale o dofinansowaniu projektu/ aktualnym aneksie/zmianie uchwały o dofinansowanie wówczas: nie ma konieczności sporządzania aneksu do umowy/ porozumienia, zmiany uchwały o dofinansowanie, ponieważ obowiązujący poziom dofinansowania dla projektu pozostaje bez zmian, w uzasadnionych przypadkach w sytuacji, kiedy pierwotne ustalone założenia finansowe dotyczące projektu zdezaktualizowały się, zwiększenia poziomu dofinansowania dla projektu dokonuje się na wniosek Beneficjenta. Decyzja IZ RPO w tej sprawie uzależniona jest m.in. od dostępności środków finansowych we właściwym Działaniu RPO WD, w przypadku wyrażenia przez ZWD zgody na zwiększenie poziomu dofinansowania sporządzony zostaje aneks do umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu lub uchwała w sprawie zmiany uchwały o dofinansowanie projektu, w przypadku braku zgody ZWD na zwiększenie poziomu dofinansowania, projekt realizowany jest w pierwotnej wersji. R10. Procedura postępowania w przypadku konieczności odzyskiwania środków dofinansowania przebiegać będzie analogicznie jak w Instrukcji wykonawczej nr 7 w rozdziale 12 ZIW. R11. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R12. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów . R13. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R14. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD. Monitorowanie dochodu w przypadku projektów generujących dochód, dla których nie można obiektywnie określić przychodu z wyprzedzeniem, tj. spełniających warunki określone w art. 61 ust. 6 Rozporządzenia nr 1303/2013.

5 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 5/14 /ZIW-1(1)/19/2015 Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzia lna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Sporządzenie notatki wewnętrznej na podstawie informacji uzyskanej od Beneficjenta tj. oświadczenie o generowaniu dochodu /innego dokumentu informującego o występowaniu dochodu w projekcie wraz z dokumentacją potwierdzającą wysokość uzyskanego dochodu Z treści sporządzonej notatki będzie wynikać konieczność zwrotu dochodu ( tj. różnicy pomiędzy przychodami, a kosztami) w proporcji do udziału kosztów kwalifikowalnych w kosztach całkowitych inwestycji oraz do udziału współfinansowania z EFSI w kosztach kwalifikowalnych Pracownik/ Kierownik właściwego Działu oraz Dyrektor Wydziału Wdrażania Niezwłocznie Informacja uzyskana od Beneficjenta tj. oświadczenie o generowaniu dochodu/ innego dokumentu informującego o występowaniu dochodu w projekcie Notatka wewnętrzna przygotowana przez Pracownika właściwego Działu, zaakceptowana przez Kierownika i zatwierdzona przez Dyrektora Wydziału Wdrażania 2. Przekazanie kopii notatki wewnętrznej wraz z dokumentacją potwierdzającą Pracownik właściwego Niezwłocznie Kopia notatki wewnętrznej wraz z dokumentacją potwierdzającą Potwierdzenie przekazania kopii notatki wewnętrznej przez

6 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 6/14 /ZIW-1(1)/19/2015 wysokość uzyskanego dochodu do Kierownika Działu Obsługi Płatności. Procedura przebiega zgodnie z instrukcją nr 7 rozdział 12 ZIW Działu wysokość uzyskanego dochodu Kierownika Działu Obsługi Płatności Monitorowanie kosztów kwalifikowalnych (EC) w przypadku spadku całkowitych kosztów w projekcie o więcej niż 50 % lub wzrostu kosztów całkowitych projektu powyżej 1 mln euro dla projektu, który uprzednio był projektem nie generującym dochód( tj. poniżej 1mln euro.) Lp Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzia lna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Przygotowanie pisma do Beneficjenta z prośbą o przesłanie dokumentacji dotyczącej analizy finansowej oraz luki finansowej (w wersji papierowej i elektronicznej wraz z aktywnymi formułami) w przypadku: 1) spadku o więcej niż 50 % całkowitej wartości projektu względem zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie. 2) nie przesłania dokumentów Pracownik/Kie rownik właściwego Działu / Dyrektor Wydziału Wdrażania Niezwłocznie Informacja od opiekuna projektu o spadku o więcej niż 50 % całkowitej wartości projektu względem zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie Pismo do Beneficjenta z prośbą o przesłanie dokumentacji dotyczącej analizy finansowej oraz luki finansowej w wersji papierowej i elektronicznej wraz z aktywnymi formułami. Pismo przygotowane jest przez Pracownika, akceptowane przez Kierownika i zatwierdzane przez Dyrektora Wydziału Wdrażania

7 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 7/14 /ZIW-1(1)/19/2015 przez Beneficjenta 3) wzrostu kosztów całkowitych projektu powyżej 1 mln euro, który uprzednio był projektem nie generującym dochód ( tj. poniżej 1mln euro.) 2. OCENA FORMALNA PRZESŁANYCH PRZEZ BENEFICJENTA DOKUMENTÓW Analiza formalna przesłanej przez beneficjenta dokumentacji (tj. analiza finansowa oraz luka finansowa - wersja papierowa i elektroniczna wraz z aktywnymi formułami). Ocena jest przeprowadzana przez pracownika Działów : w przypadku: - pozytywnej weryfikacji należy przejść do pkt. 8 tabeli. - błędów w dokumentacji należy przejść do pkt.3 tabeli. - wydłużenia terminu złożenia dokumentów należy przejść do pkt. 5 tabeli 3. Przygotowanie pisma wzywającego beneficjenta do poprawy/uzupełnienia dokumentacji wraz z uzasadnieniem Pracownik/ Kierownik właściwego Działu Pracownik/ Kierownik właściwego Działu 14 dni kalendarzowy ch Niezwłocznie Analiza finansowa wraz z luką finansową (wersja papierowa i elektroniczna wraz z aktywnymi formułami) Zaakceptowana w/w lista sprawdzająca z wykazem błędów, które wymagają poprawy Lista sprawdzająca weryfikacji formalnej monitorowanie dochodu przygotowana przez Pracownika, zaakceptowana przez kierownika właściwego Działu Pismo wzywające beneficjenta do poprawy/uzupełnienia wraz z uzasadnieniem. Pismo przygotowane jest przez Pracownika, akceptowane jest przez

8 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 8/14 /ZIW-1(1)/19/2015, Dyrektor Wydziału Wdrażania 4. Wysłanie w/w pisma do Beneficjenta Pracownik właściwego Działu 5. Wydłużenie terminu Beneficjent Otrzymanie pisma od Beneficjenta w sprawie przedłużenia terminu na przesłanie poprawionej dokumentacji 6. Przygotowanie pisma do Beneficjenta informującego o decyzji IZ RPO WD w sprawie przedłużenia terminu 7. OCENA FORMALNA PRZESŁANYCH PRZEZ BENEFICJENTA DOKUMENTÓW Przesłanie przez Beneficjenta poprawionej/uzupełnionej Pracownik/ Kierownik/ Dyrektor Wydziału Wdrażania Beneficjent 5 dni kalendarzowy ch od daty akceptacji listy Niezwłocznie 14 dni kalendarzowy ch od daty otrzymania pisma Kierownika oraz zatwierdzane przez Dyrektora Wydziału Wdrażania Zatwierdzone pismo z uwagami Potwierdzenie wysłania pisma (w formie uzgodnionej w IZ) Pismo od Beneficjenta dotyczące wydłużenia terminu Pismo do Beneficjenta opisane w pkt. 5 tabeli Aktualna i kompletna analiza finansowa oraz luka finansowa (wersja papierowa i elektroniczna wraz z aktywnymi formułami) Pismo od Beneficjenta dotyczące wydłużenia terminu Pismo do Beneficjenta przygotowane jest przez Pracownika, akceptowane jest przez Kierownika, zatwierdzane przez Dyrektora Wydziału Wdrażania. Pismo wysyłane jest do Beneficjenta wraz z potwierdzeniem wysłania (w formie uzgodnionej w IZ) Lista sprawdzająca weryfikacji formalnej monitorowanie dochodu

9 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 9/14 /ZIW-1(1)/19/2015 dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej Przeprowadzenie analizy formalnej dokumentacji. W przypadku: - negatywnej oceny formalnej postępowanie jest analogiczne jak w pkt.3 tabeli; - pozytywnej oceny formalnej postępowanie jest analogiczne jak w pkt Weryfikacja aktualnej i kompletnej analizy finansowej zweryfikowanej pod względem formalnym i przesyłanie do: Kierownika Działu Oceny, który przesyła dokumenty do pracownika oraz do wiadomości Kierownika właściwego Działu. KONIEC OCENY FORMALNEJ 9. OCENA MERYTORYCZNA PRZESŁANYCH PRZEZ BENEFICJENTA DOKUMENTÓW Przekazanie wyżej wymienionej analizy wraz ze wzorem listy sprawdzającej weryfikacji merytorycznej do eksperta/eksperta akredytowanego Pracownik/Kie rownik właściwego Działu Pracownik Działu Oceny Niezwłocznie Niezwłocznie Wersja elektroniczna przesłanej analizy finansowej + załącznik 6a/6b do wniosku o dofinansowanie Formularz wyliczenia luki finansowej. Wersja elektroniczna w/w dokumentów z wniosku o dofinansowanie Wersja elektroniczna przesłanej analizy j.w Potwierdzenie przekazania informacji pocztą elektroniczną Potwierdzenie przekazania informacji pocztą elektroniczną

10 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 10/14 /ZIW-1(1)/19/ Weryfikacja dokumentów przesłanych pocztą elektroniczną 11. Rezygnacja z oceny Rezygnacja przez Eksperta /akredytowanego eksperta z podjęcia się weryfikacji merytorycznej dokumentów przesłanych pocztą elektroniczną 12. Zgłoszenie uwag po weryfikacji dokumentacji Ekspert /akredytowany ekspert ma prawo w trakcie weryfikacji merytorycznej do zgłoszenia uwag pocztą elektroniczną) do: - pracownika Działu Oceny Ekspert/ akredytowany ekspert Ekspert/ akredytowany ekspert Ekspert/akred ytowany ekspert Do 7 dni kalendarzowy ch od dnia otrzymania dokumentów przesłanych elektronicznie Do 3 dni kalendarzowy ch od daty wysłania dokumentów drogą elektroniczną przez pracownika Działu Dział Oceny Do 7 dni kalendarzowy ch od dnia otrzymania dokumentów przesłanych elektronicznie Wersja elektroniczna przesłanej analizy j.w Wersja elektroniczna przesłanej analizy j.w Wersja elektroniczna przesłanej analizy j.w Potwierdzenie przekazania informacji pocztą elektroniczną Oświadczenie o rezygnacji z weryfikacji merytorycznej przesłanej dokumentacji Uwagi, wątpliwości, błędy w przekazanej dokumentacji (pocztą elektroniczną) 13. Przekazanie uwag, wątpliwości, błędów Pracownik Niezwłocznie Uwagi, wątpliwości, błędy w Uwagi, wątpliwości, błędy w

11 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 11/14 /ZIW-1(1)/19/2015 wskazanych przez eksperta w dokumentacji (pocztą elektroniczną) do: - pracownika właściwego Działu -do wiadomości Kierownika Działu Oceny - do wiadomości Kierownika właściwego Działu 14. Sporządzenie pisma do Beneficjenta, zawierającego uwagi zgłoszone przez eksperta/akredytowanego eksperta dokonującego weryfikacji z prośbą o wyjaśnienia/poprawę dokumentacji 15. Przesłanie (drogą elektroniczną) do eksperta/akredytowanego eksperta odpowiedzi od beneficjenta. 16. POZYTYWNA OCENA MERYTORYCZNA Przekazanie przez eksperta/ akredytowanego eksperta (drogą elektroniczną) do IZ RPO WD Listy sprawdzającej weryfikacji merytorycznej monitorowanie dochodu z pozytywnym wynikiem oceny 17. Przekazanie (drogą elektroniczną) Listy sprawdzającej weryfikacji merytorycznej Działu Oceny. Pracownik/ Kierownik/ Dyrektor Wydziału Wdrażania Wybrany pracownik Działu Oceny Ekspert/ akredytowany ekspert Pracownik Działu Oceny 5 dni kalendarzowy ch Niezwłocznie Do 7 dni kalendarzowy ch od dnia otrzymania dokumentów przesłanych elektronicznie Niezwłocznie przekazanej dokumentacji (pocztą elektroniczną) Uwagi, wątpliwości, błędy w przekazanej dokumentacji (pocztą elektroniczną) Pismo od beneficjenta w sprawie odpowiedzi na zapytania eksperta dokonującego oceny przesłanej dokumentacji Wersja elektroniczna przesłanej analizy Poprawna wersja elektroniczna listy sprawdzającej. przekazanej dokumentacji (pocztą elektroniczną) Pismo do Beneficjenta z prośbą o poprawę dokumentacji. Pismo akceptuje kierownik, zatwierdza Dyrektor, a następnie wysłane jest do Beneficjenta wraz z potwierdzeniem (w formie uzgodnionej w IZ) Potwierdzenie przekazania informacji pocztą elektroniczną Wersja elektroniczna Listy sprawdzającej weryfikacji merytorycznej monitorowanie dochodu z pozytywnym wynikiem Poprawna wersja elektroniczna listy sprawdzającej.

12 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 12/14 /ZIW-1(1)/19/2015 (z wynikiem dokonanej weryfikacji) do: - pracownika właściwego Działu - do wiadomości Kierownika Działu Oceny - do wiadomości Kierownika właściwego Działu 18. Przesłanie przez eksperta/akredytowanego eksperta podpisanej listy w wersji papierowej Ekspert/ akredytowany ekspert Niezwłocznie Zweryfikowana poprawiona wersja elektroniczna Listy Potwierdzenie przekazania Listy sprawdzającej 19. NEGATYWNA OCENA MERYTORYCZNA Podpisanie przez eksperta/ akredytowanego eksperta listy sprawdzającej z negatywnym wynikiem weryfikacji merytorycznej 20. Sporządzenie pisma do Beneficjenta, zawierającego wynik weryfikacji wraz ze wskazanym przez niego uzasadnieniem, z prośbą o poprawę dokumentacji Ekspert Dział 5 dni kalendarzowy ch Wersja elektroniczna przesłanej analizy finansowej oraz załącznika 6a/6b do wniosku o dofinansowanie Formularz wyliczenia luki finansowej ; Wersja elektroniczna w/w dokumentów z wniosku o dofinansowanie Podpisana przez eksperta wersja papierowa Listy sprawdzającej weryfikacji merytorycznej monitorowanie dochodu (z negatywnym wynikiem dokonanej weryfikacji) Podpisana przez eksperta wersja papierowa listy sprawdzającej weryfikacji merytorycznej monitorowanie dochodu (z negatywnym wynikiem dokonanej weryfikacji) Pismo do Beneficjenta zawierające wynik weryfikacji eksperta wraz ze wskazanym przez niego uzasadnieniem, z prośbą o poprawę dokumentacji i wniesienie ewentualnych uwag lub zastrzeżeń. Pismo jest akceptowane przez Kierownika właściwego Działu oraz zatwierdzane przez Dyrektora Wydziału Wdrażania i wysłanie do

13 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 13/14 /ZIW-1(1)/19/ Przesłanie przez Beneficjent pisma z przedłużeniem terminu na poprawę dokumentacji i wniesienie ewentualnych uwag lub zastrzeżeń. Opis postępowania zgodnie z pkt. 5 tabeli 22. Przekazanie przez Beneficjenta poprawionych dokumentów Beneficjent Beneficjent W terminie wskazanym przez IZ na poprawę dokumentacji W terminie wskazanym przez IZ na poprawę dokumentacji Zatwierdzone pismo do Beneficjenta, zawierającego wynik weryfikacji eksperta/akredytowanego eksperta wraz ze wskazanym przez niego uzasadnieniem, z prośbą o poprawę dokumentacji i wniesienie ewentualnych uwag lub zastrzeżeń Zatwierdzone pismo do Beneficjenta informujące go o decyzji IZ RPO WD w sprawie przedłużenia terminu na poprawę dokumentacji i wniesienie ewentualnych uwag lub zastrzeżeń Beneficjenta (w formie uzgodnionej w IZ) Pismo Beneficjenta w sprawie przedłużenia terminu na poprawę dokumentacji i wniesienie ewentualnych uwag lub zastrzeżeń Poprawiona/uzupełniona przez beneficjenta dokumentacja 23. Sytuacja, gdy z przeprowadzonej analizy luki finansowej stwierdzono spadek wartości dofinansowania niż założono we wniosku o dofinansowanie: 1) sporządzana jest notatka wewnętrzna ustalająca nowy budżet projektu (wzrost wydatków niekwalifikowanych), 2) rozpoczęcie odzyskiwania środków nadmiernie pobranych z rozliczonych wniosków o płatność (jeżeli wnioski o płatność zostały zrefundowane) Zgodnie z właściwą procedurą w tym zakresie Pracownik właściwego Działu Niezwłocznie Lista sprawdzająca weryfikacji merytorycznej Notatka wewnętrzna ustalająca nowy budżet projektu przygotowana jest przez pracownika, akceptowana przez kierownika oraz zatwierdzona przez Dyrektora Wydziału Wdrażania

14 Instrukcja wykonawcza Strona/stron 14/14 /ZIW-1(1)/19/ Przekazanie kopii notatki do Kierownika Działu Obsługi Płatności Pracownik właściwego Działu. Niezwłocznie Zatwierdzona notatka wewnętrzna Potwierdzenie przekazania notatki przez Kierownika Działu Obsługi Płatności 25. Przygotowanie pisma do beneficjenta informującego o zmianach i z prośbą o złożenie załączników do aneksu. Kolejne etapy od notatki wewnętrznej aż do podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie są zgodne z procedurą właściwą w tym zakresie Pracownik/ Kierownik/Dyr ektor Wydziału Wdrażania Niezwłocznie Pismo do Beneficjenta informujące o zmianach i z prośbą o złożenie załączników do aneksu. Pismo jest akceptowane przez Kierownika, zatwierdzane przez Dyrektora Wydziału Wdrażania. Efektem końcowym jest aneks do umowy o dofinansowanie 5. Wykaz załączników. Załącznik nr 1 Wzór listy sprawdzającej do weryfikacji formalnej - monitorowanie dochodu. Załącznik nr 2 Wzór listy sprawdzającej do weryfikacji merytorycznej - monitorowanie dochodu.

15 Załącznik nr 1 Strona/stron 1/5 /ZIW-1(1)-1[1]/19/2015 Wzór listy sprawdzającej do weryfikacji formalnej - monitorowanie dochodu Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

16 Załącznik nr 1 Strona/stron /ZIW-1(1)-1[3]/19/2015 2/5 Lista sprawdzająca * weryfikacji formalnej - monitorowanie dochodu 1 Tytuł projektu:... Numer projektu:... Data wpłynięcia dokumentów od Beneficjenta: Data zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie:. Lp. Pytanie sprawdzające TAK 2 NIE 2 UWAGI Weryfikacja analizy finansowej i wskaźnika luki w finansowaniu 1. Czy w projekcie wystąpiła jedna z poniższych sytuacji: a) nastąpił spadek o więcej niż 50 % całkowitej wartości projektu względem zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie? lub ( W przypadku zaznaczenia odpowiedzi TAK zostaje przeprowadzone badanie luki finansowej). Odpowiedź NIE nie bada się luki finansowej. b) Czy wzrosły koszty całkowite projektu powyżej 1 mln euro, który uprzednio był projektem nie generującym dochód ( tj. poniżej 1mln euro.)? ( W przypadku zaznaczenia odpowiedzi TAK zostaje przeprowadzone badanie luki finansowej). Odpowiedź NIE nie bada się luki finansowej. 2. Czy projekt należy do kategorii projektów: 1) operacji lub części operacji finansowanych wyłącznie z Europejskiego Funduszu Społecznego; * Zasada 1 pary oczu 1 egzemplarz listy sprawdzającej. 1 Dotyczy monitorowania kosztów kwalifikowalnych (EC) w przypadku spadku całkowitych kosztów w projekcie o więcej niż 50 % lub wzrostu kosztów całkowitych projektu powyżej 1 mln euro dla projektu, który uprzednio był projektem nie generującym dochód( tj. poniżej 1mln euro.) 2 Należy zaznaczyć właściwą komórkę. 2

17 Załącznik nr 1 Strona/stron /ZIW-1(1)-1[3]/19/2015 3/5 3 2) operacji, których całkowity kwalifikowalny koszt przed zastosowaniem ust. 1-6 nie przekracza 1 mln EUR; 3) pomocy zwrotnej udzielonej z zastrzeżeniem obowiązku spłaty w całości ani nagród; 4) pomocy technicznej; 5) wparcia udzielanego instrumentom finansowym lub przez instrumenty finansowe; 6) operacji, dla których wydatki publiczne przyjmują postać kwot ryczałtowych lub standardowych stawek jednostkowych; 7) operacji realizowanych w ramach wspólnego planu działania; 8) operacji, dla których wsparcie w ramach programu stanowi: pomoc de minimis, zgodną z rynkiem wewnętrznym pomoc państwa dla MŚP, gdy stosuje się limit w zakresie dopuszczalnej intensywności lub kwoty pomocy państwa, zgodną z rynkiem wewnętrznym pomoc państwa, gdy przeprowadzono indywidualną weryfikację potrzeb w zakresie finansowania zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi pomocy państwa. (W przypadku, gdy zaznaczono przynajmniej 1 odpowiedź TAK nie bada się luki finansowej). 3. Czy beneficjent przedstawił zaktualizowaną wymaganą wersję tj. (analiza finansowa oraz luka finansowa - wersja papierowa i elektroniczna wraz z aktywnymi formułami)? (Zgodnie z umową/porozumieniem/uchwałą o dofinansowanie projektu i Wytycznymi IZ RPO WD dotyczącymi dochodów w projekcie). 4. Czy przedstawiona w/w dokumentacja zawiera niezbędne i kompletne dane, które są konieczne do wyliczenia luki finansowej? (Weryfikacja w oparciu o Wytyczne IZ RPO WD dotyczące dochodów w projekcie). 5. Czy okres odniesienia (horyzont czasowy inwestycji) został określony prawidłowo?

18 Załącznik nr 1 Strona/stron /ZIW-1(1)-1[3]/19/2015 4/5 (Przez okres odniesienia rozumiemy okres, za który należy sporządzić prognozę przepływów pieniężnych generowanych przez analizowany projekt, uwzględniający zarówno okres realizacji projektu i okres po jego ukończeniu. tj. fazę inwestycyjną i operacyjną. Jako punkt odniesienia przyjmuje się zalecane przez Komisję Europejską referencyjne okresy odniesienia). (Okres odniesienia musi być zgodny z wersją wniosku o dofinansowanie, będącą załącznikiem do umowy o dofinansowanie). 6. Czy przyjęty do analizy rok bazowy jest taki sam jak we wniosku o dofinansowanie projektu? (Rokiem bazowym w analizie finansowej i ekonomicznej powinien być rok rozpoczęcia realizacji projektu). 7. Czy w formularzu luki finansowej podano wartość projektu w latach zgodną z umową o dofinansowanie lub ostatnio podpisanym aneksem? (Należy odnieść się do pozycji: Całkowite koszty inwestycyjne bez rezerwy na nieprzewidziane wydatki ). 8. Czy załączone dokumenty zostały podpisane przez osobę do tego upoważnioną? (Zgodnie z umową/porozumieniem/uchwałą o dofinansowanie projektu). Wynik weryfikacji formalnej: TAK NIE* 4

19 Załącznik nr 1 Strona/stron /ZIW-1(1)-1[3]/19/2015 5/5 Wszystkie kryteria weryfikacji formalnej zostały spełnione * Uzasadnienie tylko, w przypadku odpowiedzi NIE : Pracownik: Imię i nazwisko:... data:... podpis:... Kierownik: Imię i nazwisko :... data:... podpis:... 5

20 Załącznik nr 2 Strona/stron 1/6 /ZIW-1(1)-2[1]/19/2015 Wzór listy sprawdzającej do weryfikacji merytorycznej - monitorowanie dochodu Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

21 Departament Funduszy Europejskich Załącznik nr 2 do Instrukcji Wykonawczej nr /ZIW-1(1)/19/2015 Strona/stron 2/6 /ZIW-1(1)-2[1]/19/2015 Lista sprawdzająca * weryfikacji merytorycznej - monitorowanie dochodu 1 Tytuł projektu:... Numer projektu:... Lp. Pytanie sprawdzające TAK 2 OCENA UWAGI/UZASADNI NIE 2 ND 2 ENIE I. Weryfikacja analizy finansowej i wskaźnika luki w finansowaniu 1. Czy występuje przesłanka wnoszenia opłaty przez bezpośredniego korzystającego? (Przepływy pieniężne, które nie pochodzą z opłat ponoszonych bezpośrednio przez korzystających nie stanowią przychodów w rozumieniu art. 61 ust. 1 Rozporządzenia nr 1303/ ). (W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź NIE dalszej części pytań nie trzeba wypełniać. W takiej sytuacji ocena kończy się wynikiem pozytywnym). 2. Czy projekt spełnia warunki wyłączenia określone w art. 61 ust. 7 i 8 Rozporządzenia nr 1303/2013? (W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź TAK dalszej części pytań nie trzeba wypełniać. W takiej sytuacji ocena kończy się wynikiem pozytywnym). 3. Czy w przypadku, gdy różnica pomiędzy wartością bieżącą przychodów w rozumieniu art. 61 ust. 1 * Zasada 1 pary oczu 1 egzemplarz listy sprawdzającej. 1 Dotyczy monitorowania kosztów kwalifikowalnych (EC) w przypadku spadku całkowitych kosztów w projekcie o więcej niż 50 % lub wzrostu kosztów całkowitych projektu powyżej 1 mln euro dla projektu, który uprzednio był projektem nie generującym dochód( tj. poniżej 1mln euro.) 2 Należy zaznaczyć właściwą komórkę. 3 Należy rozumieć Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. 2

22 Departament Funduszy Europejskich Załącznik nr 2 do Instrukcji Wykonawczej nr /ZIW-1(1)/19/2015 Strona/stron 3/6 /ZIW-1(1)-2[1]/19/2015 Rozporządzenia nr 1303/2013 oraz wartością bieżącą kosztów operacyjnych jest dodatnia, czy zdyskontowany przychód netto powiększono o zdyskontowaną wartość rezydualną? 4. Czy wartość rezydualna ustalona w ostatnim roku okresu odniesienia przyjętego do analizy została określona prawidłowo? 5. Czy prawidłowo określono założenia do analizy finansowej? 4 (Należy wziąć pod uwagę założenia makroekonomiczne rzeczywiste, uaktualnione dla tych lat okresu odniesienia dla których jest to możliwe oraz uaktualnić na przyszły okres zgodnie z aktualnie obowiązującymi prognozami). a) czy wzięto pod uwagę: stopę wzrostu PKB, wskaźnik inflacji, kursy wymiany walut, WIBOR, stopę bezrobocia, stopę realnego wzrostu płac? b) czy zastosowano prawidłową stopę dyskontową? (Finansowa stopa dyskontowa, jaka powinna zostać przyjęta w analizie finansowej dla inwestycji planowanych do dofinansowania z funduszy UE wynosi 4 %). c) czy właściwie określono okres amortyzacji dla każdego typu aktywa? (Powinien odzwierciedlać jego ekonomicznie uzasadniony okres użytkowania, w oparciu o jego oczekiwaną przydatność dla beneficjenta, a nie minimalny okres amortyzacji wynikający z właściwych przepisów prawnych). d) czy zastosowano właściwą metodę analizy finansowej? 6. Czy analizę finansową dla projektu przeprowadzono w oparciu o uaktualnione dane (w zakresie niezbędnym do wyliczenia luki finansowej)? 7. Czy analiza finansowa dla projektu została przeprowadzona prawidłowo, zgodnie z 4 Obliczenia zawarte w przedłożonej analizie finansowej powinny być zgodne z Wytycznymi w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód oraz Metodologią opracowania studium wykonalności analiza finansowa Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego

23 Departament Funduszy Europejskich Załącznik nr 2 do Instrukcji Wykonawczej nr /ZIW-1(1)/19/2015 Strona/stron 4/6 /ZIW-1(1)-2[1]/19/2015 obowiązującymi zasadami? 8. Czy wskaźnik luki w finansowaniu został obliczony prawidłowo (czy arkusz dochód i luka finansowa został wypełniony prawidłowo i w oparciu o uaktualnione dane)? (Dotyczy projektu dochodowego. W przypadku projektu niedochodowego weryfikacji poddaje się arkusz dochód ). 9. Czy projekt przewiduje operacje, które zapewniają wpływy środków pieniężnych z bezpośrednich wpłat dokonywanych przez użytkowników za towary lub usługi, jak np. opłaty ponoszone bezpośrednio przez użytkowników za użytkowanie infrastruktury, sprzedaż lub dzierżawę gruntu lub budynków lub opłaty za usługi, pomniejszone o wszelkie koszty operacyjne i koszty odtworzenia wyposażenia krótkotrwałego poniesione w okresie odniesienia. Oszczędności kosztów działalności osiągnięte przez operację są traktowane jako dochody, chyba że są skompensowane równoważnym zmniejszeniem dotacji na działalność (Zaznaczenie odpowiedzi NIE nie oznacza oceny negatywnej). 10. Czy przychody generowane przez projekt przedstawiono w podziale na poszczególne źródła ich pochodzenia? 11. Czy przedstawiono koszty operacyjne związane z funkcjonowaniem projektu? 12. Czy poziom dofinansowania ustalono przy zastosowaniu poziomu dofinansowania określonego dla danego priorytetu/działania w szczegółowym opisie priorytetów danego programu operacyjnego? 13. Czy dla pozostałego okresu prognozy finansowej zaktualizowano szacowane wartości o nowe źródła przychodów? (W przypadku projektu, dla którego nie istniała możliwość oszacowania dochodu z wyprzedzeniem (na etapie wniosku o dofinansowanie art. 61 ust. 6 Rozporządzenia NR 1303/2013) należy zaznaczyć 4

24 Departament Funduszy Europejskich Załącznik nr 2 do Instrukcji Wykonawczej nr /ZIW-1(1)/19/2015 Strona/stron 5/6 /ZIW-1(1)-2[1]/19/2015 odpowiedź ND ). 14. Czy wszystkie pozycje w ramach analizy zdyskontowano na ten sam rok bazowy, dla którego przeprowadzona została analiza ex ante? (W przypadku projektu,, dla którego nie istniała możliwość oszacowania dochodu z wyprzedzeniem (na etapie wniosku o dofinansowanie art. 61 ust. 6 Rozporządzenia NR 1303/2013) należy zaznaczyć odpowiedź ND ). 15. Czy istnieją przesłanki do stwierdzenia, że beneficjent nie doszacował przychodów w celu zmaksymalizowania dofinansowania? (W przypadku projektu, dla którego nie istniała możliwość oszacowania dochodu z wyprzedzeniem (na etapie wniosku o dofinansowanie art. 61 ust. 6 Rozporządzenia NR 1303/2013) należy zaznaczyć odpowiedź ND ). 16. Czy istnieją przesłanki do stwierdzenia, że beneficjent przeszacował koszty inwestycyjne projektu w celu zmaksymalizowania dofinansowania? (W przypadku projektu, dla którego nie istniała możliwość oszacowania dochodu z wyprzedzeniem (na etapie wniosku o dofinansowanie art. 61 ust. 6 Rozporządzenia NR 1303/2013) należy zaznaczyć odpowiedź ND ). Wynik weryfikacji merytorycznej: Wszystkie kryteria weryfikacji merytorycznej zostały spełnione TAK NIE Określenie wpływu na poziom dofinansowania: Czy z przeprowadzonej analizy luki finansowej stwierdzono spadek wartości dofinansowania względem zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie. TAK NIE 5

25 Departament Funduszy Europejskich Załącznik nr 2 do Instrukcji Wykonawczej nr /ZIW-1(1)/19/2015 Strona/stron 6/6 /ZIW-1(1)-2[1]/19/2015 uzasadnienie wyniku oceny w przypadku oceny pozytywnej lub negatywnej: Imię i nazwisko:. Data:. Podpis eksperta/akredytowanego eksperta 6