Opracowanie Inspektor w Dziale Zarządzania RPO Olga Glanert. Sprawdzenie Kierownik Działu Zarządzania RPO Lucjan Preis

Transkrypt

1 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowan Zasady i tryb obiegu dokumentów dotyczących prac Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Dolnośląskiego na lata Stanowisko Imię i nazwisko Opracowanie Inspektor w Dziale Zarządzania RPO Olga Glanert Sprawdzenie Kierownik Działu Zarządzania RPO Lucjan Preis Zatwierdzenie Dyrektor Wydziału Zarządzania RPO Sławomir Sobieszek Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

2 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb obiegu dokumentów dotyczących prac Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Dolnośląskiego na lata (KM RPO WD). 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem wszystkich pracowników Działu Zarządzania RPO w DEF-Z, Działu Zarządzania i Monitorowania EFS w DEF-Z, Działu Obsługi Finansowej j RPO w DEF- ZF i pracowników innych działów w DEF oraz departamentów, instytucji oraz jednostek zaangażowanych w realizację RPO WD. 3. Odpowiedzialność Za realizację instrukcji odpowiedzialny jest: Kierownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z (w zakresie EFRR oraz Kierownik w Dziale Zarządzania i Monitorowania EFS w DEF-Z (w zakresie EFS), a za przestrzeganie terminów przekazania dokumentów przygotowanych przez jednostki spoza DEF-Z - kierownicy komórek odpowiedzialnych za przygotowanie informacji będącej przedmiotem prac KM RPO WD. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. Działem odpowiedzialnym za przeprowadzenie procedury jest Dział Zarządzania RPO w DEF-Z. R3. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R4. W przypadku nieobecności osób wskazanych w procedurze ich zadania przewidziane wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw.

3 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania R5. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R6. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD. R7. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrza pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD praz IP RPO WD odbywa się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej na służbowe adresy . R8. KM RPO WD pracuje w oparciu o zapisy Regulaminu Komitetu Monitorującego RPO WD R9. Wszystkie czynności dokonywane w zakresie organizacji posiedzenia KM RPO WD, organizacji trybu obiegowego, przygotowania dokumentów będących przedmiotem obrad oraz wszelkich innych czynności akceptowane są przez Kierownika Działu Zarządzania RPO, Dyrektora DEF-Z, Dyrektora DEF, a w uzasadnionych przypadkach również przez Przewodniczącego KM RPO. R10. Każda jednostka zaangażowania w realizację RPO WD ma prawo zgłosić pod obrady KM RPO WD propozycje rozpatrzenia dokumentów, które mogą być przedmiotem obrad, zgodnie z listą wymienioną w R.13 lub w innych uzasadnionych przypadkach, gdzie zakres przedmiotowy został przewidziany do zatwierdzenia przez KM RPO. Szczegółowe kwestie w tym zakresie stanowi Regulamin Komitetu Monitorującego RPO WD R11. W ramach niniejszej procedury korespondencja zewnętrzna między IZ RPO WD a członkami, zastępcami członków oraz obserwatorami, a także innymi osobami, które uczestniczą w posiedzeniach KM RPO WD odbywa się przede wszystkim przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, a w uzasadnionych przypadkach za pośrednictwem poczty tradycyjnej. R12. Wszelkie czynności podejmowane w ramach instrukcji muszą być zgodne z wytycznymi horyzontalnymi dot. funkcjonowania komitetów monitorujących. R13. Dział Zarządzania RPO przygotowuje lub otrzymuje od innych komórek organizacyjnych IZRPO WD lub pozstałych jednostek zaangażowanych w realizację RPO WD lub m.in. dokumenty wymienione poniżej, zaakceptowane zgodnie z procedurą określoną w Systemie Zarządzania Jakością ISO, w terminie umożliwiającym planowe przekazanie dokumentów pod obrady lub informacyjnie członkom KM RPO WD: a) metodykę i kryteria wyboru projektów; b) roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania RPO; c) plan ewaluacji dla RPO WD oraz jego zmiany; d) strategię komunikacji RPO WD oraz jej zmiany;

4 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania e) wszelkie propozycje IZ dotyczące zmian RPO WD; a) informacje o kwestiach dot. wdrażania dużych projektów; b) informacje o postępach w realizacji planu ewaluacji, monitorowaniu rekomendacji pochodzących z badań ewaluacyjnych oraz wykorzystaniu wyników ewaluacji; c) informacje o działaniach mających na celu promowanie równości szans płci, równych szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami różnego typu; d) informacje o działaniach mających na celu promowanie zrównoważonego rozwoju; e) informacje o postępach we wdrażaniu instrumentów finansowych; f) informacje o postępach w realizacji strategii komunikacji; g) informacje o planowanych działaniach informacyjnych i komunikacyjnych; h) informacje o okresowych sprawozdaniach z postępu realizacji RPO WD. R.14. Pisma i dokumenty dotyczące posiedzeń KM RPO WD, sporządzane przez pracownika w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z są weryfikowane przez Kierownika Działu Zarządzania RPO, akceptowane przez Dyrektora DEF-Z i zatwierdzane przez Dyrektora DEF. Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzial na (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczyn ający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Przekazanie pracownikowi Działu Zarządzania RPO w DEF-Z dokumentów wymienionych w R13 podlegających zatwierdzeniu przez KM RPO WD w Dział, jednostka, osoba odpowiedzialna Z odpowiednim wyprzedzeniem, nie krócej niż 14 dni Dokumenty wymienione w R.13 oraz inne dokumenty, które mogą /powinny być

5 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania formie uchwały oraz innych będących przedmiotem obrad KM RPO (w wersji elektronicznej oraz papierowej, po uprzednim zatwierdzeniu przez DU-O ( jeśli dokument tego wymaga) oraz Dyrektora Departamentu (właściwego ze względu na przedmiot dokumentu)) 2. Przekazanie (drogą elektroniczną) kompletu dokumentów, o których mowa w pkt. 1 oraz innych, które będą przedmiotem obrad członkom KM RPO WD za przygotowanie materiału będącego przedmiotem obrad Pracownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z roboczych przed planowanym posiedzenie m KM RPO WD (w wyjątkowych sytuacjach termin może być krótszy, jednak nie mniej niż 12 dni roboczych) Minimum 10 dni roboczych dni przed planowanym posiedzenie m ( w wyjątkowych sytuacjach termin może ulec skróceniu) przedmiotem obrad KM RPO WD Dokumenty wymienione w R.13 oraz inne dokumenty, które mogą /powinny być przedmiotem obrad Potwierdzenie wysłanej (drogą elektroniczną) korespondencji do członków KM RPO WD

6 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania W przypadku posiedzenia stacjonarnego KM RPO WD: - ustalenie propozycji terminu posiedzenia KM RPO WD, -sporządzenie projektu zaproszenia na obrady KM RPO WD określającego m.in. miejsce, datę oraz porządek obrad Uzyskanie akceptacji Kierownika Działu Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z, Dyrektora DEF-Z oraz Dyrektora DEF 4. Przekazanie(drogą elektroniczną) członkom KM RPO WD dokumentów będących przedmiotem obrad Pracownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z w porozumieniu z jednostką odpowiedzialną za przygotowanie informacji będących przedmiotem obrad KM RPO WD Pracownik w Dziale Zarzadzania RPO w DEF-Z Wysłanie zaproszenia wraz z załącznikami 15 dni roboczych przed planowanym posiedzenie m KM RPO WD Minimum 10 dni roboczych przed planowaną datą posiedzenia( w wyjątkowych sytuacjach termin może ulec skróceniu) Treść zaproszenia, projekt porządku obrad Dokumenty i projekty uchwał Zaproszenie, porządek posiedzenia Uchwały, uzasadnienia do uchwał, załączniki, inne dokumenty będące przedmiotem obrad 5. W przypadku trybu obiegowegosporządzenie pisma wszczynającego tryb obiegowy. Pracownik w Dziale Zarządzania Niezwłocznie po decyzji Dyrektora DEF Projekt pisma w sprawie uruchomienia trybu obiegowego Podpisane przez Przewodniczącego KM RPO WD pismo w sprawie uruchomienia trybu obiegowego

7 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania RPO w DEF-Z o podejmowaniu uchwały w trybie obiegowym 6. Przekazanie (drogą elektroniczną) członkom KM RPO WD materiałów, z uwzględnieniem zapisów w pkt. 1, po uprzedniej akceptacji Kierownika Działu Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z, Dyrektora DEF-Z oraz Dyrektora DEF 7. Sporządzenie projektu protokołu z posiedzenia KM RPO WD i przekazanie (drogą elektroniczną) członkom KM RPO WD 8. W przypadku uwag zgłoszonych do projektu protokołu dokonanie korekty protokołu i ponowne przekazanie członkom KM RPO WD 9. Przekazanie decyzji (uwag) podjętych przez KM RPO WD podczas posiedzenia Pracownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z Pracownik w Dziale Zarządzania RPO uczestniczący w posiedzeniu stacjonarnym KM RPO WD Pracownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z Pracownik w Dziale 21 dni roboczych od daty posiedzenia ( w wyjątkowych sytuacjach 30 dni roboczych) W terminie określonym w Regulaminie Komitetu Monitorująceg o RPO WD dni roboczych Projekty dokumentów, będące przedmiotem obrad w trybie obiegowym Projekt protokołu z posiedzenia KM RPO WD Protokół z posiedzenia KM RPO WD Pismo wszczynające tryb obiegowy, dokumenty, będące przedmiotem obrad w trybie obiegowym Potwierdzenie wysłanej (drogą elektroniczną) korespondencji do członków KM RPO WD Potwierdzenie wysłanej (drogą elektroniczną) korespondencji do członków KM RPO WD Decyzja KM RPO WD w formie pisemnej

8 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania stacjonarnego lub będących wynikiem trybu obiegowego do właściwych instytucji lub jednostek zaangażowanych w realizację RPO WD 10. Przekazanie uwag do dokumentów będących uprzednio przedmiotem posiedzenia Zarządu Województwa Dolnośląskiego (w przypadku zgłoszenia uwag przez KM RPO WD) (Zarządowi Województwa Dolnośląskiego zgodnie z procedurą określoną w Systemie Zarządzania Jakością ISO 11. Przekazanie materiałów będących wynikiem posiedzenia KM RPO WD (w Zarządzania RPO w DEF-Z, właściwe jednostki zaangażowan e w realizację RPO WD Pracownik komórki merytorycznej odpowiedzial nej za przygotowanie dokumentów będących uprzednio przedmiotem posiedzenia Zarządu Województwa Dolnośląskiego Pracownik w Dziale od dnia podjęcia ustaleń przez KM RPO WD podczas posiedzenia stacjonarneg o lub będących wynikiem trybu obiegowego 14 dni roboczych (w uzasadnionych przypadkach termin może ulec wydłużeniu) -5 dni roboczych Materiał uwzględniający uwagi członków KM RPO WD Materiały (dokumenty) będą ce wynikiem obrad Informacja Zarządu Województwa Dolnośląskiego Wersja elektroniczna (skan) dokumentów do zmieszczenia na stronie internetowej

9 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 9/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania tym m.in. zmian w Kryteriach wyboru projektów w ramach RPO WD) do Działu Informacji i Promocji Programów w MMP, w celu podania do publicznej wiadomości na stronie internetowej programu 12. W przypadku zgłoszenia przez przedstawiciela KM RPO WD wniosku o przeprowadzenie analizy lub innego materiału informacyjnego mogącego przyczynić do się np. do usprawnienia zarządzania Programem: -przekazanie wniosku (przez pracownika w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z) do Działu w DEF-Z, właściwego do udzielenia odpowiedzi (w sytuacji, gdy informacja dotyczy zagadnień będących w kompetencjach DEF-Z) Zarządzania RPO w DEF-Z Właściwe działy, jednostki, instytucje, pracownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z od dnia podjęcia uchwały przez KM RPO WD - 3 dni robocze (w przypadku gdy informacja dotyczy kryteriów wyboru projektów) Niezwłocznie podczas posiedzenia stacjonarnego lub trybu obiegowego (wersja papierowa) Wniosek przedstawiciela KM RPO WD dot. wybranego zagadnienia, na które właściwa jednostka powinna udzielić odpowiedzi programu Odpowiedź w formie pisemnej

10 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 10/10 Wydział Zarządzania RPO Symbol dokumentu Wersja 3 Dział Zarządzania RPO UMWD/ZIW-6(3)/5/2015 Data opracowania sporządzenie i przekazanie pisma (po uprzedniej akceptacji Kierownika w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z, Dyrektora DEF- Z oraz Dyrektora DEF) do właściwej instytucji lub jednostki zaangażowanej w realizację RPO WD, odpowiedzialnej za przygotowanie informacji/wyjaśnień (w sytuacji gdy wniosek KM RPO WD musi zostać przekazany poza Dział Zarządzania RPO w DEF-Z) 13. Przekazanie informacji członkom KM RPO zgłoszenia przez przedstawiciela KM RPO WD wniosku o przeprowadzenie analizy lub innego materiału informacyjnego mogącego przyczynić do się np. do usprawnienia zarządzania Programem zgodnie z Regulaminem Komitetu Monitorującego RPO WD Pracownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z Niezwłocznie po uzyskaniu odpowiedzi na wniosek przedstawici ela KM RPO WD, sporządzone j przez właściwy dział, jednostkę, instytucję Odpowiedź na Wniosek przedstawiciela KM RPO WD Potwierdzenie wysłanej (drogą elektroniczną) korespondencji do członków KM RPO WD 6. Wykaz załączników: Brak.

11 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-9(3)/5/2015 Data opracowania Sporządzanie prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Opracowanie Sprawdzenie Zatwierdzenie Stanowisko Główny Specjalista w Dziale Obsługi Finansowej RPO Kierownik Działu Obsługi Finansowej RPO w Wydziale Zarządzania Finansowego RPO Dyrektor Wydziału Zarządzania Finansowego RPO Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD Imię i nazwisko Krzysztof Stanula Agnieszka Mikołajek Bożena Bober

12 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-10(3)/5/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania przy sporządzaniu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 112, ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/ Zakres Instrukcja obowiązuje swoim zakresem w DEF-ZF, Dział Rozliczeń i Windykacji EFRR w DEFR-O, Dział Pomocy Technicznej RPO w DEF-ZF oraz Dział Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału.

13 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-9(3)/5/2015 Data opracowania R3. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R4. W zakresie czynności technicznych tj. sporządzenie pism, wysłanie pism, odbiór/przekazanie dokumentacji itp., pracownicy sporządzający/weryfikujący dyspozycję zastępują się wzajemnie. R5. W ramach niniejszej procedury korespondencja pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD zaangażowanymi w proces oraz jednostkami zaangażowanymi we wdrażanie Programu (IP RPO WD) może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie na służbowe adresy . R6. Projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy sporządzany jest przez poszczególne komórki merytoryczne oraz jednostki zaangażowane we wdrażanie Programu w PLN zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 niniejszej instrukcji w rozbiciu na poszczególne fundusze i kategorie regionów. R7. Zasady kalkulacji prognoz zawarte są w Wytycznych w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowywania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata R8. Wyznaczony przez Kierownika Działu Rozliczeń i Windykacji EFRR w DEFR-O terminie pracownik Działu sporządza projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy poprzez agregacje danych zawartych w harmonogramach płatności w złożonych przez Beneficjentów wnioskach o płatność, podpisanych z Beneficjentami umowach/uchwałach o dofinansowanie projektu/aneksach, w formalnie poprawnych wnioskach o dofinansowanie. Uwzględnia się także kwoty odzyskane i wszczęte procedury egzekucyjne i windykacyjne zgodnie z rejestrem kwot odzyskanych/nieodzyskanych i wycofanych. R9. Prognoza jest weryfikowana i akceptowana przez kierownika Działu Rozliczeń i Windykacji EFRR w DEFR-O, a następnie zatwierdzana jest przez Dyrektora DEFR-O i przekazywana do Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF w terminie do 1 czerwca i 1 grudnia każdego roku lub w innym terminach wskazanym przez w DEF-ZF. R10. Pracownik Działu Pomocy Technicznej RPO w DEF-ZF w terminie wyznaczonym przez Kierownika Działu Pomocy Technicznej RPO w DEF-ZF sporządza projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy. Sporządzony projekt prognozy jest weryfikowany i akceptowany przez kierownika Działu, a następnie przekazywana do Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF w terminie do 1 czerwca i 1 grudnia każdego roku lub w innym terminach wskazanym przez w DEF-ZF.

14 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-9(3)/5/2015 Data opracowania R11. Pracownik Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O w terminie wyznaczonym przez Kierownika Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O sporządza projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy poprzez agregacje danych zawartych w harmonogramach płatności w złożonych przez Beneficjentów wnioskach o płatność, podpisanych z Beneficjentami umowach/uchwałach o dofinansowanie projektu/aneksach, w formalnie poprawnych wnioskach o dofinansowanie. Uwzględnia się także kwoty odzyskane i wszczęte procedury egzekucyjne i windykacyjne zgodnie z rejestrem kwot odzyskanych/nieodzyskanych i wycofanych. R12. Prognoza jest weryfikowana i akceptowana przez Kierownika Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O, a następnie zatwierdzana przez Dyrektora DEFS-O i przekazywana do Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF w terminie do 1 czerwca i 1 grudnia każdego roku lub w innym terminach wskazanym przez w DEF-ZF. R13. Pracownik Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF w terminie wyznaczonym przez Kierownika Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF przygotowuje projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy dla Programu w oparciu o informacje pozyskane z poszczególnych komórek merytorycznych zaangażowanych w proces oraz informacji przekazanych przez jednostki zaangażowane we wdrażanie Programu. Pracownik Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF uwzględnia w prognozie dane otrzymane z Instytucji Pośredniczącej (IP RPO WD): Dolnośląskiej Instytucji Pośredniczącej (DIP) obejmujące wydatkowanie środków oraz wydatki wynikające z harmonogramów z umów o dofinansowanie zawartych z Beneficjentami w ramach wdrażanych Działań, Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy (DWUP) obejmujące wydatkowanie środków oraz wydatki wynikające z harmonogramów z umów o dofinansowanie zawartych z Beneficjentami w ramach wdrażanych Działań, Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomeracji Wałbrzyskiej (ZIT AW) obejmujące wydatkowanie środków oraz wydatki wynikające z harmonogramów z umów o dofinansowanie zawartych z Beneficjentami w ramach wdrażanych Działań. Informacje te pracownik Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF uzyskuje bezpośrednio z DIP, DWUP oraz ZIT AW drogą elektroniczną i/lub papierową. Wyznacza również termin dla DIP, DWUP i ZIT AW na przygotowanie i przekazanie powyższej informacji. R14. Założenia do prognozy uwzględniają zasadę n+3. W trakcie przygotowywania prognozy pracownik Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF korzysta z informacji zawartych w SL2014. R15. Procesy sporządzenia i przekazywania prognoz składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy dla Programu są dokumentowane w formie papierowej.

15 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-9(3)/5/2015 Data opracowania R16. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD. Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzial na (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczyn ający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Sporządzenie projektu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Pracownik w Dziale Rozliczeń i Windykacji EFRR w DEFR- O/ Dziale Pomocy Technicznej RPO w DEF- ZF/ Dziale Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O W terminie wyznaczony m przez Kierownika Wyznaczony termin lub prośba o sporządzenie prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy

16 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-9(3)/5/2015 Data opracowania Weryfikacja i akceptacja sporządzonego projektu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Jeśli TAK, przejść do pkt. 3 lub 4 1 Jeśli NIE, przejść do pkt Zatwierdzenie zaakceptowanego projektu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Jeśli TAK, przejść do pkt. 4 Jeśli NIE, przejść do pkt Przekazanie do Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF sporządzonej prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Kierownik Działu Rozliczeń i Windykacji EFRR w DEFR- O/ Działu Pomocy Technicznej RPO w DEF- ZF/ Działu Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O Dyrektor DEFR-O/ Dyrektor DEFS-O Pracownik w Dziale Rozliczeń i Windykacji EFRR w DEFR- Niezwłocznie Niezwłocznie W terminie do 1 czerwca i 1 grudnia każdego roku lub w Projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zweryfikowany i zaakceptowany projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zatwierdzony projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zweryfikowany i zaakceptowany projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zatwierdzony projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Potwierdzenie złożenia i/lub potwierdzający przekazanie prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy dla Programu do Działu Obsługi Finansowej w DEF-ZF 1 Dotyczy Działu Pomocy Technicznej RPO w DEF-ZF

17 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-9(3)/5/2015 Data opracowania Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za sporządzenie projektu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy 6. Sporządzenie projektu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy w oparciu o informacje pozyskane z poszczególnych komórek merytorycznych zaangażowanych w proces oraz informacji przekazanych przez jednostki zaangażowane we wdrażanie Programu Jeśli TAK, przejść do pkt. 7 Jeśli NIE, przejść do pkt Zweryfikowanie i zaakceptowanie projektu prognozy składania wniosków o O/ Dziale Pomocy Technicznej RPO w DEF- ZF/ Dziale Płatności i Rozliczeń EFS w DEFS-O Kierownik Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Kierownik Działu Obsługi innym terminach wskazanych przez Dział Obsługi Finansowej RPO w DEF- ZF Niezwłocznie W terminie wyznaczony m przez Kierownika Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF- ZF Niezwłocznie Dekretacja na dokumencie lub informacja pocztą elektroniczną Projekt prognozy składania wniosków o Dekretacja na dokumencie lub informacja pocztą elektroniczną Projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zweryfikowany projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok

18 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-9(3)/5/2015 Data opracowania płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Finansowej RPO w DEF-ZF płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy budżetowy Jeśli TAK: przejść do pkt. 8 Jeśli NIE: przejść do pkt Zaakceptowanie projektu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Jeśli TAK, przejść do pkt. 9 Jeśli NIE, przejść do pkt Zatwierdzenie projektu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Jeśli TAK, przejść do pkt. 10 Jeśli NIE, przejść do pkt Przekazanie zatwierdzonego projektu prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy do Instytucji Certyfikującej (IC) W przypadku uwag IC/Instytucji Koordynującej Proces Certyfikacji do przygotowanej prognozy należy postępować zgodnie z czynnościami z pkt. 1-9 (w zależności od rodzaju stwierdzonego błędu) Dyrektor DEF- ZF Dyrektor DEF/ upoważniona osoba Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Niezwłocznie Niezwłocznie W terminie do 10 grudnia i 10 czerwca każdego roku lub w innym terminie wskazanym przez IC Zweryfikowany projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zaakceptowany projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zatwierdzona prognoza składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zaakceptowany projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Zatwierdzony projekt prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy Potwierdzenie złożenia i/lub potwierdzający przekazanie prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy do IC

19 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 9/9 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-9(3)/5/2015 Data opracowania Uzyskanie potwierdzenia przesłania prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy dla Programu do KE (raport/wydruk z systemu informatycznego Komisji Europejskiej SFC2014) 12. Wprowadzenie prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy dla Programu do systemu SL2014 Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Niezwłocznie W terminie 5 dni roboczych Zatwierdzone dane w systemie informatycznym Komisji Europejskiej SFC2014 w zakresie zatwierdzonej kwoty prognozy Potwierdzenie przesłania danych do KE (raport/wydruk z systemu informatycznego Komisji Europejskiej SFC2014) Potwierdzenie przesłania danych do KE (raport/wydruk z systemu informatycznego Komisji Europejskiej SFC2014) Wydruk z systemu SL2014, potwierdzający wprowadzenie prognozy składania wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy dla Programu do systemu SL Wykaz załączników Załącznik nr 1 Wzór prognozy dotyczącej kwoty wydatków kwalifikowalnych i wkładu Unii na bieżący i kolejny rok budżetowy

20 Załącznik nr 1 Strona / stron 1/2 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-9(3)-1[1]/5/2016 Data opracowania Wzór prognozy dotyczącej kwoty wydatków kwalifikowalnych i wkładu Unii na bieżący i kolejny rok budżetowy Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

21 Załącznik nr 1 Strona / stron 2/2 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-9(3)-1[1]/5/2016 Data opracowania Prognoza dotycząca kwoty wydatków kwalifikowalnych i wkładu Unii na bieżący i kolejny rok budżetowy (lata 20. i 20.) Kwota wydatków kwalifikowalnych (w tyś. PLN) Wkład Unii (w tyś. PLN) Program Operacyjny Fundusz Kategoria regionu Bieżący rok budżetowy (20 ) Kolejny rok budżetowy (20 ) Bieżący rok budżetowy (20 ) Kolejny rok budżetowy (20 ) I-X XI-XII I-XII I-X XI-XII I-XII RPO Dolnośląskie EFRR EFS Regiony słabiej rozwinięte Regiony słabiej rozwinięte Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

22 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania Rozliczanie wydatkowania środków dotacji celowej z budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w ramach RPO WD wynikających z Kontraktu Terytorialnego Opracowanie Sprawdzenie Stanowisko Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO Kierownik Działu Obsługi Finansowej RPO Imię i nazwisko Bożena Małachowska Agnieszka Mikołajek-Amalou Zatwierdzenie Dyrektor DEF-ZF Katarzyna Koper Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

23 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/12 Symbol dokumentu Wersja 2 UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania przy sporządzaniu sprawozdania z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej współfinansowanie/pomoc techniczna z budżetu państwa wraz z harmonogramem zapotrzebowania stanowiącym podstawę przekazania kolejnej transzy środków oraz zbiorczych harmonogramów wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS wynikających z Kontraktu Terytorialnego. 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem pracowników Wydziału DEF-ZF, DEFR-O, DEFS-O, Dyrektora DEF-ZF, Dyrektora DEF i Zastępców Dyrektora DEF, pracowników Wydziału Funduszy Zagranicznych w Departamencie Budżetu i Finansów, Skarbnika Województwa, pracowników Dolnośląskiej Instytucji Pośredniczącej (DIP) oraz Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy (DWUP), Biura Obsługi Urzędu (BOU) oraz Zintegrowanych Instytucji Terytorialnych (ZIT) (zob.: tabela poniżej). 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu.

24 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania R2. Realizując obowiązki wynikające z Kontraktu Terytorialnego dla Województwa dolnośląskiego pracownik Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF ma obowiązek przygotować stosowne sprawozdania rozliczające, harmonogramy wydatkowania środków pochodzących z budżetu środków europejskich i budżetu państwa w ramach RPO WD. R3. Pracownik Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF przygotowując informacje wynikające z zapisów Kontraktu Terytorialnego ma prawo żądać od Jednostek informacji niezbędnych do prawidłowego sporządzenia materiału (w wersji papierowej lub elektronicznej). R4. Jednostki zaangażowane we wdrażanie RPO WD zobowiązane są do składania, do 3 dnia miesiąca (według stanu na ostatni dzień miesiąca poprzedniego) materiałów na załączniku stanowiącym wzór załącznika do Kontraktu Terytorialnego tj. harmonogram wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w trybie miesięcznym na załączniku nr 3i do Kontraktu. R5. Instytucje dokonujące płatności na podstawie wystawionych zleceń płatności na realizację RPO WD w ramach budżetu środków europejskich są zobowiązane do przesyłania w wersji elektronicznej zbiorczej informacji o zleceniach płatności przekazanych do Banku, w teminie 3 dni kalendarzowych po dokonaniu przelewów do Beneficjenta wynikających z terminarza płatności środków europejskich oraz przekazywania informacji o zwrocie środków otrzymanych przez Bank oraz zbiorczej miesięcznej informacji o zleceniach płatności przekazanych do Banku oraz płatności dokonanych przez Bank. R6. Jednostka otrzymująca środki dotacji celowej z budżetu państwa w ramach RPO zobowiązana jest do składania, do 10 dnia miesiąca (za miesiąc poprzedni) materiałów na załącznikach stanowiących wzór załącznika do Kontraktu Terytorialnego tj. sprawozdanie z wykorzystania dotacji celowej w trybie miesięcznym na załączniku nr 3h-1 i 3h-2 do Kontraktu oraz harmonogramu zapotrzebowania na środki dotacji celowej z budżetu państwa na załączniku nr 3b do Kontraktu. R7. Jednostka otrzymująca środki dotacji celowej z budżetu państwa w ramach RPO zobowiązana jest do składania, do 10 dnia miesiąca (za miesiąc poprzedni) załącznika dotyczącego Zestawienia operacji na rachunku bankowym (załącznik nr 1) zatwierdzonego przez Dyrektora Jednostki wraz z kserokopią wyciągów z rachunków bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentujących poniesione wydatki ze środków dotacji celowej za dany okres rozliczeniowy. R8. Jednostka otrzymująca środki dotacji celowej z budżetu państwa w ramach RPO zobowiązana jest do składania, do 17 dnia miesiąca oświadczenia o stanie środków na rachunkach bankowych na załączniku nr 3h-3 stanowiącym wzór załącznika do Kontraktu terytorialnego o stanie środków dotacji celowej pozostających w dyspozycji Instytucji według stanu na 15 dzień miesiąca bieżącego.

25 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania R9. Weryfikacja przekazanego przez komórki organizacyjne UMWD oraz Instytucje zaangażowane we wdrażanie RPO WD , rozliczenia środków wynikających z Kontraktu Terytorialnego odbywa się na dokumentach dotyczących rozliczenia środków dotacji celowej, zgodnie z załącznikiem. R10. Rozliczenie sporządza się w oparciu o wyciągi z rachunków bankowych potwierdzające poniesione w ramach RPO WD wydatki, a także dokonuje się weryfikacji zgodności wydatków z ewidencją księgową UMWD. R11. Rozliczenie sporządza się oddzielnie za każdy miesiąc oraz rocznie w terminie umożliwiającym weryfikację i przekazanie rozliczenia do Ministerstwa Rozwoju (MR) zgodnie z zapisami Kontraktu Terytorialnego. R12. Rozliczenia są dokumentowane w formie papierowej i archiwizowane zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną IZ RPO WD (dopuszcza się możliwość archiwizowania części lub całości dokumentacji na innych nośnikach (np. płyty CD) o ile obowiązująca instrukcja kancelaryjna dopuszcza taką możliwość). R13. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R14. W zakresie czynności technicznych tj. sporządzanie pism, wysyłanie pism, odbiór/przekazanie dokumentacji itp., pracownicy sporządzający/weryfikujący rozliczenie zastępują się wzajemnie zgodnie z zakresem czynności. R15. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów . R16. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. R17. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD.

26 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzial na (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczyn ający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Przygotowanie pisma z prośbą o sporządzenie i przekazanie w trybie miesięcznym w wersji papierowej i elektronicznej przez Jednostki zaangażowane we wdrażanie RPO WD następujących załączników: -sprawozdania z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej współfinansowanie/pomoc techniczna z budżetu państwa - zgodnie ze wzorem załącznikiem nr 3h-1/3h-2 do KTwraz z dołączonym Zestawieniem operacji na rachunku bankowym i kserokopią wyciągów z rachunków bankowych dokumentujących poniesione wydatki ze środków dotaji celowej za dany okres rozliczeniowy (dot. DIP, DWUP, BOU oraz ZIT) Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Jednorazowo w terminie określonym przez IZ RPO WD (styczeń) Kontrakt Terytorialny dla województwa dolnośląskiego na lata Projekt pisma zobowiązujący jednostki do przygotowywania sprawozdania z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej współfinansowanie/pomoc techniczna oraz zbiorczych harmonogramów wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS, zgodnie z zapisami Kontraktu Terytorialnego - zaktualizowany harmonogram

27 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania zapotrzebowania na środki dotacji celowej na bieżący rok budżetowy stanowiący podstawę przekazania kolejnej transzy środków (dot. DIP, DWUP, BOU, ZIT oraz pracowników Wydziału DEFR-O, DEFS-O) zgodnie ze wzorem załącznika nr 3b do KT - oświadczenia o stanie środków dotacji celowej pozostających w dyspozycji Instytucji według stanu na 15 dzień miesiąca bieżącego (dot. DIP, DWUP, BOU oraz ZIT) zgodnie ze wzorem załącznika nr 3h-3 do KT. -zbiorcze harmonogramy wydatków wynikające z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS wynikających z Kontraktu Terytorialnego (dot. DIP, DWUP, BOU, ZIT oraz pracowników Wydziału DEFR- O, DEFS-O) zgodnie ze wzorem załącznika nr 3i do KT 2. Zweryfikowanie i zaakceptowanie pisma Jeśli TAK, przejdź do pkt. 3 Jeśli NIE, przejdź do pkt. 1 Kierownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Niezwłocznie Projekt pisma z prośbą o sporządzenie i przekazanie w wersji papierowej i elektronicznej przez Jednostki rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z Zweryfikowane i zaakceptowane pismo z prośbą o sporządzenie i przekazanie w wersji papierowej i elektronicznej rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS

28 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania Zaakceptowanie/Zatwierdzenie pisma. Jeśli TAK, przejdź do pkt. 4 Jeśli NIE, przejdź do pkt. 1 Zatwierdzenie pisma. Jeśli TAK, przejdź do pkt. 5 Jeśli NIE, przejdź do pkt. 1 Przekazanie pisma do IP RPO WD (DWUP, DIP, ZIT) oraz do BOU i Wydziału DEFR-O, DEFS-O Dyrektor DEF- ZF Dyrektor DEF Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS wynikających z Kontraktu Terytorialnego Niezwłocznie Zweryfikowane i zaakceptowane pismo z prośbą o sporządzenie i przekazanie w wersji papierowej i elektronicznej rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w Niezwłocznie podziale na EFRR i EFS Zaakceptowane pismo z prośbą o sporządzenie i przekazanie w wersji papierowej i elektronicznej rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS Niezwłocznie Zatwierdzone pismo z prośbą o sporządzenie i przekazanie w wersji papierowej i elektronicznej Zaakceptowane pismo z prośbą o sporządzenie i przekazanie w wersji papierowej i elektronicznej rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS Zatwierdzone pismo z prośbą o sporządzenie i przekazanie w wersji papierowej i elektronicznej rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS Potwierdzenie przekazania pisma do IP RPO WD (DWUP, DIP,ZIT) oraz do BOU i Wydziału DEFR-O, DEFS-O

29 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania Przyjęcie od IP RPO WD oraz od BOU wymaganego rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS,, zarejestrowanie w Dzienniku Korespondencji / Intradok i nadanie numeru kancelaryjnego, przekazanie Dyrektorowi DEF 7. Zadekretowanie rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS do Dyrektora DEF-ZF 8. Zadekretowanie rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS do Działu Pracownik Sekretariatu Dyrektor DEF Dyrektor DEF- ZF W terminie wskazanym w pismach rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS Rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa przez IP RPO WD oraz BOU oraz harmonogram wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS Niezwłocznie Zarejestrowane w Dzienniku Korespondencji / Intradok Rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS Niezwłocznie Dekretacja na dokumencie Zarejestrowane w Dzienniku Korespondencji / Intradok przekazanego rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFSprzez IP RPO WD oraz BOU Dekretacja na dokumencie Dekretacja na dokumencie

30 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 9/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania Obsługi Finansowej RPO 9. Zadekretowanie rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS do pracownika w Dziale Obsługi Finansowej RPO Kierownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Niezwłocznie Dekretacja na dokumencie Dekretacja na dokumencie 10. Przyjęcie rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS i przygotowanie w oparciu o otrzymane dokumenty zbiorczego rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Niezwłocznie Zweryfikowanie otrzymanego rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS przekazanego przez IP RPO WD oraz BOU, Wydział DEFR-O, DEFS-O Zweryfikowanie zbiorczego rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS 11. Zweryfikowanie rozliczenia Jeśli TAK, przejdź do pkt. 13 Jeśli NIE, przejdź do pkt. 11 Kierownik w Dziale Obsługi Finansowej w DEF-ZF Niezwłocznie Zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS przez IZ RPO WD Zweryfikowane zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS przez IZ RPO WD

31 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 10/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania Zaakceptowanie rozliczenia Jeśli TAK, przejdź do pkt. 14 Jeśli NIE, przejdź do pkt. 11 Zatwierdzenie rozliczenia. Jeśli TAK, przejdź do pkt. 15 Jeśli NIE, przejdź do pkt. 11 Przekazanie rozliczenia przez pracownika Działu Obsługi Finansowej RPO do Departamentu Budżetu i Finansów w celu dokonania weryfikacji formalnorachunkowej Dyrektor DEF- ZF Dyrektor DEF lub osoba upoważniona Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF Niezwłocznie Niezwłocznie W terminie do 5 dni roboczych przed terminem wynikającym z Kontraktu terytorialneg o Zweryfikowane zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS przez IZ RPO WD Zaakceptowane zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS przez IZ RPO WD Zatwierdzone zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa przez IZ RPO WD Zaakceptowane zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS przez IZ RPO WD Zatwierdzone zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS przez IZ RPO WD Potwierdzenie przekazania rozliczenia z budżetu państwa do Departamentu Budżetu i Finansów 15. Zweryfikowanie rozliczenia pod względem zgodności z ewidencją księgową UMWD Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej W terminie do 5 dni Zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa przez IZ RPO WD Zweryfikowane zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa przez IZ RPO WD

32 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 11/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania Potwierdzeniem pozytywnej weryfikacji jest podpis Skarbnika Województwa lub osoby upoważnionej W przypadku wykrycia błędów w rozliczeniu dotacji celowej przez Departament Budżetu i Finansów, przejść do pkt. 10 EFS/EFRR Wydziału Funduszy Zagranicznych roboczych W przypadku stwierdzenia poprawności rozliczenia dotacji celowej przez Departament Budżetu i Finansów, przejść do pkt Przyjęcie zweryfikowanego rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa z Departamentu Budżetu i Finansów Pracownik Sekretariatu Niezwłocznie Zweryfikowane zbiorcze rozliczenie dotacji celowej przez IZ RPO WD 17. Przekazanie do Ministerstwa Rozwoju zatwierdzonego rozliczenia dotacji celowej oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS w ramach RPO WD Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF W terminie wskazanym w Kontrakcie Terytorialny m Zweryfikowane zbiorcze rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa przez IZ RPO WD Potwierdzenie przekazania do Ministerstwa Rozwoju zatwierdzonego rozliczenia dotacji celowej z budżetu państwa oraz harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w podziale na EFRR i EFS w ramach RPO WD Wykaz załączników Załącznik nr 1 Załącznik nr 2 Załącznik nr 3 Uchylony Uchylony Uchylony

33 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Instrukcja wykonawcza Strona / stron 12/12 Symbol dokumentu UMWD/ZIW-1(2)/7/2015 Wersja 2 Data opracowania Załącznik nr 4 Załącznik nr 5 Załącznik nr 6 Uchylony Uchylony Wzór Zestawienia operacji na rachunku bankowym

34 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Załącznik nr 6 Strona/stron 1/2 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(2)-6(1)/7/2016 Data opracowania Wzór Zestawienia operacji na rachunku bankowym

35 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Załącznik nr 6 Strona/stron 2/2 Symbol dokumentu Wersja 1 UMWD/ZIW-1(2)-6(1)/7/2016 Data opracowania Zestawienie operacji na rachunku bankowym Zestawienie operacji na rachunku bankowym nr: Nr wyciągu bankowego Data wyciągu bankowego Nr strony Pozycje na stronie Kwota wydatków kwalifikowalnych w tym dofinansowanie (EFS) Kwota ogółem: 0,00 0,00 * Uwagi Zatwierdzone przez: data, podpis oraz pieczęć osoby upoważnionej..

36 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/7 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-2(3)/7/2015 Data opracowania Przekazywanie do Instytucji Pośredniczącej (IP) środków dotacji celowej na współfinansowanie krajowe budżetu państwa dla projektów w ramach Osi priorytetowych wdrażanych przez IP Opracowanie Sprawdzenie Zatwierdzenie Stanowisko Pracownik w Dziale Obsługi Finansowej RPO Kierownik Działu Obsługi Finansowej RPO Dyrektor Wydziału Zarządzania Finansowego RPO Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD Imię i nazwisko Renata Skorek Agnieszka Mikołajek-Amalou Bożena Bober

37 Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/7 Wydział Zarządzania Finansowego RPO Symbol dokumentu Wersja 3 UMWD/ZIW-2(3)/7/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb przekazywania do Instytucji Pośredniczącej (IP RPO WD) środków dotacji celowej na współfinansowanie krajowe budżetu państwa dla projektów w ramach Osi priorytetowych wdrażanych przez IP RPO WD (dokonywanie dyspozycji przekazania środków). Procedura jest stosowana w zakresie przekazywania środków. 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem pracowników Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF, Dyrektora DEF-ZF oraz Dyrektora DEF w przypadku Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych (ZIT) 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. Dyspozycja przekazania do IP RPO WD środków w ramach dotacji celowej na współfinansowanie krajowe budżetu państwa dla projektów w ramach Osi priorytetowych wdrażanych przez IP RPO WD weryfikowana jest przez pracownika Działu Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF. R3. Weryfikacja dyspozycji przekazania do IP środków w ramach dotacji celowej na współfinansowanie krajowe budżetu państwa dla projektów w ramach Osi priorytetowych wdrażanych przez IP RPO WD odbywa się w oparciu o plan finansowy danej jednostki (System KSAT) oraz w zakresie dostępności środków dotacji celowej na koncie IZ RPO WD i właściwości podpisów na dyspozycji. R4. W przypadku, gdy dyspozycja przekazania do IP RPO WD środków w ramach dotacji celowej na współfinansowanie krajowe budżetu państwa dla projektów w ramach Osi priorytetowych wdrażanych przez IP RPO WD nie jest podpisana przez osobę upoważniona z IP RPO WD do