Zarządzanie systemem w ramach RPO WD

Transkrypt

1 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Zarządzanie systemem w ramach RPO WD Opracowanie Sprawdzenie Stanowisko Starszy Specjalista w Dziale Procedur i Odwołań RPO Kierownik Działu Procedur i Odwołań RPO Imię i nazwisko Bożena Pencakowska Beata Dziuba Zatwierdzenie Dyrektor Wydziału Zarządzania RPO Sławomir Sobieszek Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD

2 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/42 Dział Procedur i Odwołań RPO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania w UMWD przy: - przygotowywaniu, przyjmowaniu dokumentów programowych w ramach systemu realizacji RPO WD i wprowadzaniu zmian do nich ( Opisu Funkcji i Procedur, Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych, Analizy oraz weryfikacji sprawozdań audytowych odnoszących się do systemu zarządzania i kontroli RPO WD (lub opinii), w tym analizy charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemie, jak również podjętych lub planowanych działań naprawczych przez IZ RPO WD oraz IP RPO WD, Przekazywaniu rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z audytu, w tym analiza charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach, jak również podjętych lub planowanych działań naprawczych); - zawieraniu kontraktu/porozumień w ramach zarządzania RPO WD (zawieraniu/wprowadzaniu zmian do Kontraktu Terytorialnego, Porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach wdrażania RPO WD). 2. Zakres Instrukcja obejmuje swoim zakresem wszystkich pracowników komórek organizacyjnych UMWD zaangażowanych w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału.

3 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania R2. Proces przygotowania, przyjmowania i zmian SZOOP RPO WD musi być zgodny z wytycznymi w zakresie szczegółowego opisu osi priorytetowych krajowych i regionalnych programów operacyjnych na lata R3. Za przygotowanie projektu, przyjęcie i wprowadzanie zmian do SZOOP RPO WD jest odpowiedzialna Instytucja Zarządzająca RPO WD Za proces koordynacji przygotowania, przyjmowania i wprowadzania zmian do SZOOP odpowiadają: Dział Zarządzania RPO (w zakresie EFRR) oraz Dział Zarządzania i Monitorowania EFS (w zakresie EFS). Prace nad projektem SZOOP odbywają się przy współudziale instytucji zaangażowanych w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD. Komórkami i instytucjami zaangażowanymi w proces przygotowania, przyjmowania oraz dokonywania zmian w SZOOP RPO WD są: Dział Zarządzania RPO w DEF-Z, Dział Zarządzania i Monitorowania EFS w DEF-Z, Dział Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z, Dział Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z, Dział Obsługi Finansowej RPO w DEF-ZF, Dział Pomocy Technicznej RPO w DEF-ZF, Dział Oceny Projektów EFRR w DEFR-W, Dział Oceny Projektów EFS w DEFS-W, Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy, Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca, Departament Rozwoju Regionalnego Dział Programowania Funduszy Europejskich w DG-P, Departament Marszałka Dział Informacji i Promocji Programów w MM-P. R4. Dopuszcza się możliwość etapowego przyjmowania Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WD , odrębnie dla poszczególnych osi priorytetowych lub działań. R5. Czynności związane z przyjmowaniem lub zmianą kryteriów wyboru projektów reguluje odrębna procedura w ramach ZIW - UMWD/ZIW- 1(1)/2/ Opracowanie i zmiana kryteriów wyboru projektów. R6. SZOOP RPO WD i dokumenty związane z jego opracowaniem będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD. R7. Kontrakt terytorialny jest umową określającą cele i przedsięwzięcia priorytetowe, które mają istotne znaczenie dla rozwoju kraju oraz województwa, sposób ich finansowania, koordynacji i realizacji, a także dofinansowanie, opracowywanych przez zarząd województwa, programów służących realizacji umowy partnerstwa w zakresie polityki spójności. R8. Kontrakt terytorialny zawierany jest pomiędzy Radą Ministrów reprezentowaną przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju a Zarządem Województwa Dolnośląskiego. R9. Proces formułowania stanowisk zachodzi równolegle na szczeblu rządowym i samorządowym i obejmuje przygotowanie stanowisk negocjacyjnych rządu i samorządu.

4 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania R10. Stanowisko strony rządowej dotyczące zakresu i treści kontraktu terytorialnego opracowuje Minister Infrastruktury i Rozwoju we współpracy z ministrami właściwymi ze względu na zakres objęty kontraktem terytorialnym. R11. Zarząd Województwa Dolnośląskiego, działając jako organ samorządu województwa, przygotowuje projekt stanowiska negocjacyjnego dotyczący proponowanego zakresu i treści kontraktu terytorialnego, w tym celów i przedsięwzięć priorytetowych mających istotne znaczenie dla rozwoju województwa objętego kontraktem. Projekt stanowiska negocjacyjnego zatwierdzany jest przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego w drodze Uchwały, w trybie i na zasadach obowiązujących w UMWD. R12. Zatwierdzony przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego projekt stanowiska negocjacyjnego, jest przekazywany do zaopiniowania przez jednostki samorządu terytorialnego, znajdujące się terenie województwa objętego kontraktem terytorialnym. Po zakończeniu procesu opiniowania przygotowywane jest ostateczna wersja stanowiska negocjacyjnego, która jest zatwierdzana przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego w drodze Uchwały, w trybie i na zasadach obowiązujących w UMWD. R13. Po zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego, stanowisko negocjacyjne jest przekazane do Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, celem rozpoczęcia procesu negocjacji. Na podstawie opracowanych stanowisk, Minister Infrastruktury i Rozwoju oraz Zarząd Województwa Dolnośląskiego negocjują projekt kontraktu terytorialnego. R14. Po zakończeniu procesu negocjacji, projekt kontraktu terytorialnego jest zatwierdzany uchwałą Rady Ministrów po stronie rządowej oraz uchwałą Zarządu Województwa Dolnośląskiego po stronie samorządowej. R15. Realizację kontraktu terytorialnego koordynuje Minister Infrastruktury i Rozwoju, a ze strony samorządowej Zarząd Województwa Dolnośląskiego. R16. Jednostką organizacyjną w UMWD koordynującą proces przygotowania projektów porozumień jest Dział Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z, przy współuczestnictwie innych komórek merytorycznych w UMWD zaangażowanych w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD. R17. Przygotowany w UMWD projekt porozumienia jest przekazywany do zaopiniowania do IP RPO WD. R18. Załącznikiem do Porozumienia jest tabela wskaźników wraz z ich wartościami pośrednimi (jeśli dotyczy) i docelowymi, planowanymi do realizacji w ramach poszczególnych IP. Za negocjacje wartości wskaźników planowanych do realizacji w ramach ZIT odpowiada Dział Programowania Funduszy Europejskich w Wydziale Koordynacji Polityki Regionalnej, w Departamencie Rozwoju Regionalnego. Wynegocjowane wartości wskaźników są przekazywane do Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z. Wartości wskaźników mogą być renegocjowane. Decyzja o konieczności renegocjacji wskaźników będzie podejmowana przez Dyrektora Departamentu Rozwoju Regionalnego. Uwagi i opinie IP

5 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania RPO WD dotyczące projektu porozumienia są weryfikowane przez IZ RPO WD. Po uzgodnieniu ostatecznej wersji projektu porozumienia, niezwłocznie podejmowane są czynności zmierzające do podpisania porozumienia pomiędzy IZ RPO WD a IP RPO WD. R19. Porozumienie jest podpisywane przez dwóch Członków Zarządu Województwa/Członka Zarządu Województwa i osobę upoważnioną przez Zarząd Województwa oraz osobę uprawnioną do reprezentowania IP RPO WD. R20. Jeśli propozycje zmian zgłoszone przez jedną ze Stron porozumienia zostaną zaakceptowane przez drugą Stronę porozumienia, do tekstu porozumienia zostają wprowadzone odpowiednie zmiany w formie aneksu. Zmiany w treści porozumienia wprowadzane są aneksem i dokonywane są na podstawie zgodnych oświadczeń woli Stron na warunkach i w trybie przewidzianym zapisami porozumienia. Procedura wprowadzania zmian (sporządzania i podpisywania aneksu) do porozumienia jest co do zasady analogiczna do procedury zawierania porozumienia. R21. Zawarte porozumienia i zmiany do nich podlegają archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami IZ RPO WD. R22. Opis funkcji i procedur dla RPO WD przygotowywany jest w formacie i w zakresie zgodnym z załącznikiem nr III do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) Nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. z uwzględnieniem zapisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. R23. Pierwsza wersja Opisu funkcji i procedur dla RPO WD przekazywana jest do Instytucji Audytowej i do wiadomości ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego/członka kierownictwa ministerstwa właściwego do spraw rozwoju regionalnego właściwego w zakresie procesu desygnacji wraz z pierwszą, składaną w ramach RPO WD , Deklaracją gotowości do poddania się ocenie. R24. Za przedłożenie kompletnego Opisu funkcji i procedur dla RPO WD do Instytucji Audytowej i do wiadomości ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego/członka kierownictwa ministerstwa właściwego do spraw rozwoju regionalnego właściwego w zakresie procesu desygnacji odpowiada Wydział Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO. R25. Za proces koordynacji przygotowania/zmian Opisu funkcji i procedur dla RPO WD odpowiada Dział Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z. R26. Pierwszą wersję Opisu funkcji i procedur dla RPO WD Dział Procedur i Odwołań RPO przekazuje do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO w terminie umożliwiającym przekazanie dokumentu wraz z Deklaracją gotowości do poddania się ocenie do Instytucji Audytowej oraz do wiadomości ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego/członka kierownictwa ministerstwa właściwego do spraw rozwoju regionalnego właściwego w zakresie procesu desygnacji przed upływem terminu 3 miesięcy od zatwierdzenia programu przez Komisję Europejską.

6 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania R27. W przypadku skorzystania przez IZ RPO WD z możliwości przekazania pierwszej wersji Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD w terminie późniejszym niż określony, pierwszą wersję dokumentu Dział Procedur i Odwołań RPO przekazuje do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO w terminie umożliwiającym przekazanie dokumentu do Instytucji Audytowej oraz do wiadomości ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego/członka kierownictwa ministerstwa właściwego do spraw rozwoju regionalnego właściwego w zakresie procesu desygnacji, we wcześniej zadeklarowanym przez IZ RPO WD terminie. R28. Opis funkcji i procedur dla RPO WD zawiera wskazanie funkcji i procesów wszystkich podmiotów podlegających desygnacji w ramach RPO WD R29. Odpowiednie komórki IZ/IP RPO WD zaangażowane w proces zarządzania, wdrażania i kontroli RPO WD przekazują doi Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z merytoryczny wkład do pierwszej wersji Opisu funkcji i procedur dla RPO WD dotyczący procesów zarządzania, wdrażania i kontroli RPO WD R30. Aktualizacja Opisu funkcji i procedur dla RPO WD dokonywana jest w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu systemu zarządzania i kontroli RPO WD pod względem prawnym, instytucjonalnym, proceduralnym i organizacyjnym. R31. Przy sporządzaniu/aktualizacji Opisu funkcji i procedur dla RPO WD wykorzystuje się także uwagi, wskazówki i zalecenia Instytucji Audytowej, a także innych właściwych krajowych instytucji i podmiotów. R32. Przed podjęciem czynności zmierzających do przyjęcia w drodze uchwały Opisu funkcji i procedur dla RPO WD przez Zarząd Województwa, zatwierdzony przez Dyrektora DEF-Z projekt Opisu funkcji i procedur dla RPO WD podlega uzgodnieniom w trybie i na zasadach określonych w IZ RPO WD. R33. Po ostatecznym uzgodnieniu projektu Opisu funkcji i procedur dla RPO WD podejmowane są czynności zmierzające do przyjęcia Opisu funkcji i procedur dla RPO WD przez Zarząd Województwa w drodze uchwały, w trybie i na zasadach obowiązujących w UMWD. R34. Czynności zmierzające do zatwierdzenia w drodze uchwały projektu aktualizacji Opisu funkcji i procedur dla RPO WD przez Zarząd Województwa Dział Procedur i Odwołań RPO podejmuje nie częściej niż raz na kwartał. R35. Kolejne zatwierdzone przez Zarząd Województwa w drodze uchwały wersje Opisu funkcji i procedur dla RPO WD Dział Procedur i Odwołań RPO każdorazowo niezwłocznie przekazuje do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO celem przekazania dokumentu do Instytucji Audytowej oraz do wiadomości ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego/członka kierownictwa ministerstwa właściwego do spraw rozwoju regionalnego właściwego w zakresie procesu desygnacji.

7 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania R36. Każdorazowo po podjęciu uchwały przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego o przyjęciu Opisu funkcji i procedur dla RPO WD, wersję elektroniczną uchwały wraz z Opisem funkcji i procedur dla RPO WD niezwłocznie zamieszcza się na dysku sieciowym właściwym w UMWD do obsługi RPO WD. R37. Oryginał uchwały Zarządu Województwa Dolnośląskiego wraz z przyjętym Opisem funkcji i procedur dla RPO WD (oraz kolejne wersje), a także akta sprawy są przechowywane w Wydziale Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO i archiwizowane zgodnie z procedurami archiwizacji dokumentów opisanymi w odpowiedniej Instrukcji Wykonawczej oraz zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), a następnie przekazywane do archiwum zakładowego UMWD. R38. Za proces analizy sprawozdań z audytu systemu zarządzania i kontroli odpowiada Dział Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z. R39. Dyrektor DEF-Z dokonuje dekretacji sprawozdania z audytu systemu zarządzania i kontroli (lub opinii) do Kierownika Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z (z wyłączeniem sprawozdania audytowego lub opinii dotyczącej IP RPO WD, otrzymanej z IP RPO WD i/lub IA, które są dekretowane do Kierownika Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z). R40. Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z, niezwłocznie po otrzymaniu sprawozdania audytowego (lub opinii), przesyła drogą elektroniczną skan tegoż sprawozdania (lub opinii) do właściwej komórki UMWD odpowiedzialnej za prowadzenie urzędowego rejestru audytów zewnętrznych (skan sprawozdania audytowego lub opinii zawierającej ustalenia dotyczące IP RPO WD jest przesyłany drogą elektroniczną do właściwej komórki UMWD odpowiedzialnej za prowadzenie urzędowego rejestru audytów zewnętrznych przez Pracownika Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi). R41. Do Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z są również dekretowane sprawozdania audytowe, dotyczące wyłącznie jednego lub kilku obszarów tematycznych (z wyłączeniem audytów operacji), np.: instrumentów finansowych/ SL 2014/pomocy (tematyczne sprawozdania audytowe, zawierające ustalenia dotyczące IP RPO WD są dekretowane do Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi). R42. Pracownik Działu Procedur i Odwołań w DEF-Z przesyła w formie elektronicznej do właściwych pracowników wybranych komórek organizacyjnych UMWD zaangażowanych w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD informację o konieczności koordynowania zbierania uwag/wyjaśnień w tym zakresie. R43. Po zakończeniu zbierania uwag i/lub wyjaśnień, odnoszących się do audytu systemu zarządzania i kontroli RPO WD są one przekazywane na bieżąco w wersji pisemnej i elektronicznej do IC. R44. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu.

8 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania R45. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R46. W zakresie czynności technicznych tj. sporządzenie pism, wysłanie pism, odbiór/przekazanie dokumentacji itp. pracownicy Działu Procedur i Odwołań RPO zastępują się wzajemnie. R47. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi UMWD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów . Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych RPO WD Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzialna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Procedura przygotowania, przyjmowania i upowszechniania SZOOP RPO WD Opracowanie projektu szczegółowego opisu osi priorytetowych RPO WD (SZOOP RPO WD ). Pracownicy poszczególnych komórek merytorycznyc h zaangażowanyc h w proces przygotowania W terminie wyznaczonym przez Kierownika w Dziale Zarządzania RPO Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynają cy bieg sprawy) Przyjęcie przez Komisję Europejską RPO WD Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) Projekt SZOOP RPO WD

9 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 9/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Weryfikacja projektu SZOOP RPO WD Akceptacja projektu SZOOP RPO WD SZOOP RPO WD Kierownicy Projekt SZOOP RPO poszczególnych WD komórek merytorycznyc h zaangażowanyc h w proces przygotowania SZOOP RPO WD Dyrektor DEF-Z Zweryfikowany projekt SZOOP RPO WD Zweryfikowany projekt SZOOP RPO WD Zaakceptowany projekt SZOOP RPO WD Zatwierdzenie projektu SZOOP RPO WD Przekazanie zatwierdzonego przez Dyrektora DEF projektu SZOOP RPO WD do akceptacji/ przyjęcia przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego. Przygotowując materiał należy postępować zgodnie z procedurą określoną w Systemie Zarządzania Jakością ISO. Dyrektor DEF Zaakceptowany projekt SZOOP RPO WD Pracownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z Kierownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z Zatwierdzony projekt SZOOP RPO WD Zatwierdzony projekt SZOOP RPO WD Materiał Zarządu Województwa Dolnośląskiego akceptujący/ przyjmujący projekt SZOOP RPO WD Przekazanie przez IZ RPO WD projektu Pracownik w Materiał Zarządu Pisemna opinia IK UP

10 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 10/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania SZOOP RPO WD do zaopiniowania Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa (IK UP) 7. Przyjęcie opinii IK UP i wprowadzenie zgłoszonych uwag do projektu SZOOP RPO WD Weryfikacja projektu SZOOP RPO WD Akceptacja projektu SZOOP RPO WD Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z Pracownicy poszczególnych komórek merytorycznyc h zaangażowanyc h w proces przygotowania SZOOP RPO WD Kierownicy poszczególnych komórek merytorycznyc h zaangażowanyc h w proces przygotowania SZOOP RPO WD Województwa Dolnośląskiego akceptujący/ przyjmujący projekt SZOOP RPO WD Pisemna opinia IK UP Uwzględniający uwagi IK UP projekt SZOOP RPO WD Uwzględniający uwagi IK UP projekt SZOOP RPO WD Dyrektor DEF-Z Zweryfikowany projekt SZOOP RPO WD , Zweryfikowany projekt SZOOP RPO WD , uwzględniający uwagi IK UP Zaakceptowany projekt SZOOP RPO WD , uwzględniający uwagi IK UP

11 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 11/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Zatwierdzenie projektu SZOOP RPO WD Przekazanie zatwierdzonego przez Dyrektora DEF projektu SZOOP RPO WD do akceptacji w formie uchwały przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego (wraz z komunikatem do publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym). Przygotowując materiał należy postępować zgodnie z procedurą określoną w Systemie Zarządzania Jakością ISO. 12. Przekazanie do wiadomości Komitetowi Monitorującemu SZOOP RPO WD uwzględniający uwagi IK UP Dyrektor DEF Zaakceptowany projekt SZOOP RPO WD , uwzględniający uwagi IK UP Pracownik w Zatwierdzony projekt Dziale SZOOP RPO WD Zarządzania 2020, uwzględniający RPO w DEF-Z uwagi IK UP Kierownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z Sekretariat KM RPO WD Dział Zarządzania RPO w DEF-Z Uchwała Zarządu Województwa Dolnośląskiego Zatwierdzony projekt SZOOP RPO WD , uwzględniający uwagi IK UP Uchwała Zarządu Województwa Dolnośląskiego Korespondencja elektroniczna skierowana do Członków KM RPO WD Opublikowanie SZOOP RPO WD na: portalu w rozumieniu Rozporządzenia Pracownik w Dziale Zarządzania Uchwała Zarządu Województwa Dolnośląskiego Treść informacji publikowanej na portalu, stronie internetowej IZ RPO WD/ IP RPO WD oraz wojewódzkim dzienniku urzędowym.

12 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 12/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r., Art.115, ust. 1, lit. b); stronie internetowej IZ RPO WD/ IP RPO WD. Przekazanie komunikatu do publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym o adresie strony internetowej oraz portalu, na których zostanie zamieszczony SZOOP. RPO w DEF-Z Kierownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z Pracownik w Dziale Informacji i Promocji Programów w MM-P. Procedura wprowadzania zmian do SZOOP RPO WD Zgłoszenie w formie pisemnej lub elektronicznej wraz z uzasadnieniem Kierownikowi w Dziele Zarządzania RPO w DEF-Z i/lub Kierownikowi w Dziale Zarządzania i Monitorowania EFS w DEF-Z propozycji zmiany do SZOOP RPO WD Robocze konsultacje propozycji zmian ze wszystkimi komórkami zaangażowanymi w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD. Pracownicy poszczególnych komórek merytorycznyc h zaangażowanyc h w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD Pracownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z W dowolnym terminie Pismo lub wiadomości zgłaszające propozycję zmiany wraz z uzasadnieniem Stanowisko Działu Zarządzania RPO/ Działu Zarządzania i Monitorowania EFS Stanowisko Działu Zarządzania RPO/ Działu Zarządzania i Monitorowania EFS wobec zgłoszonej propozycji zmiany SZOOP RPO WD Uzasadnienie w zakresie uwzględnienia bądź nieuwzględnienia propozycji zmiany SZOOP RPO WD.

13 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 13/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania W przypadku chęci uwzględnienia zgłoszonej uwagi, należy postępować zgodnie z procedurą określoną punktami 2-13 w procesie Procedura przygotowania, przyjmowania i upowszechniania SZOOP RPO WD Kierownik w Dziale Zarządzania RPO w DEF-Z wobec zgłoszonej propozycji zmiany SZOOP RPO WD Porozumienie w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzialna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument wynikowy Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynający bieg sprawy) Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Przygotowanie wstępnego projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Pracownicy Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Zgodnie z terminem określonym w dokumentach programowych, harmonogrami e, jak również wskazanym przez Dyrektora DEF/Dyrektora DEF-Z Przepisy prawa wspólnotowego i krajowego, dokumenty programowe, wytyczne, regulaminy, zalecenia, decyzje kierunkowe, opinie, itp. Wstępny projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD

14 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 14/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Weryfikacja wstępnego projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Kierownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Wstępny projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Zweryfikowany wstępny projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD 3. Przesłanie elektronicznej wersji wstępnego projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD do komórek merytorycznych UMWD zaangażowanych w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD, celem zaopiniowania zaproponowanych w porozumieniu zapisów (w ramach kompetencji poszczególnych komórek UMWD) i wniesieniu ewentualnych uwag (w trybie rejestruj zmiany ) bądź przekazaniu informacji o braku uwag 4. Przesłanie w wersji elektronicznej zweryfikowanego przez poszczególne komórki merytoryczne UMWD zaangażowane w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD, projektu porozumienia w sprawie Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Pracownicy poszczególnych Komórek merytorycznych UMWD zaangażowanych w zarządzanie, W terminie wyznaczonym przez Kierownika Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczący mi w DEF-Z w uzgodnieniu z Dyrektorem DEF-Z W terminie wyznaczonym przez Kierownika Działu Współpracy z Instytucjami Zweryfikowany wstępny projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Zweryfikowany przez do komórki merytoryczne UMWD zaangażowane w zarządzanie, wdrażanie i kontrolę RPO WD, projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w Elektroniczna wersja wstępnego projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD wraz z prośbą o zweryfikowanie treści ww. projektu porozumienia oraz wniesieniu ewentualnych uwag bądź przekazaniu informacji o braku uwag Projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD

15 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 15/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD wraz uwagami naniesionymi w treści porozumienia w trybie rejestruj zmiany bądź informacją o braku uwag. 5. Przesłanie wersji elektronicznej do weryfikacji, akceptacji i zatwierdzenia projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD 6. Weryfikacja wersji elektronicznej projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD 7. Akceptacja wersji elektronicznej projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 8. Jeśli NIE: przejść do pkt Zatwierdzenie elektronicznej wersji projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ wdrażanie i kontrolę RPO WD Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Kierownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Pośredniczący mi w uzgodnieniu z Dyrektorem DEF-Z ramach RPO WD wraz uwagami naniesionymi w treści porozumienia w trybie rejestruj zmiany bądź informacją o braku uwag. Projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Dyrektor DEF-Z Zweryfikowany projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Dyrektor DEF Zaakceptowany projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ Projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Zweryfikowany projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Informacja drogą elektroniczną o akceptacji projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Informacja drogą elektroniczną o zatwierdzeniu projektu porozumienia w sprawie

16 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 16/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 9. Jeśli NIE: przejść do pkt Przekazanie wersji elektronicznej zatwierdzonego projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD do właściwej IP RPO WD, celem zaopiniowania zaproponowanych zapisów 10. Wpływ do IZ RPO WD elektronicznej wersji zweryfikowanego przez IP RPO WD projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD do właściwej IP RPO WD W przypadku zgłoszenia uwag i komentarzy przez IP RPO WD do elektronicznej wersji porozumienia, postępować zgodnie z procedurą przedstawioną w pkt 3-9 do momentu wypracowania przez IZ Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Zatwierdzony projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Zweryfikowany przez IP RPO WD projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Elektroniczna wersja projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD wraz z prośbą o zweryfikowanie treści ww. projektu porozumienia oraz wniesieniu ewentualnych uwag bądź przekazaniu informacji o braku uwag Zweryfikowany przez IZ RPO WD projekt porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD wraz z informacją o uwzględnieniu/ nieuwzględnieniu wszystkich uwag IP RPO WD do projektu porozumienia

17 RPO WD oraz IP RPO WD uzgodnionej wersji projektu porozumienia Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 17/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania W przypadku niezgłoszenia przez IP RPO WD uwag do elektronicznej wersji projektu porozumienia przejść do pkt Założenie karty obiegu projektu Porozumienia (według wzoru stanowiącego załącznik do Instrukcji obiegu dokumentów finansowoksięgowych w UMWD) i skierowanie jej do podpisu przez upoważnione osoby wraz z dwoma załączonymi egzemplarzami projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD. 12. Przygotowanie dwóch egzemplarzy projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD oraz złożenie podpisu/parafy na każdej stronie jednego z egzemplarzy 13. Zweryfikowanie dwóch egzemplarzy projektu porozumienia w sprawie Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Kierownik Działu Współpracy z Karta obiegu projektu porozumienia wraz z dwoma załączonymi egzemplarzami projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie Wypełniona karta obiegu projektu porozumienia, zawierająca podpisy osób upoważnionych w UMWD do składania podpisów na ww. dokumencie wraz z dwoma załączonymi egzemplarzami projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD, w tym jeden zawierający podpisy/parafy na każdej stronie dokumentu Zweryfikowane dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie

18 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 18/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD oraz złożenie podpisu/parafy na każdej stronie jednego z egzemplarzy 14. Zaakceptowanie dwóch egzemplarzy projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD oraz złożenie podpisu/parafy na każdej stronie jednego z egzemplarzy 15. Zatwierdzenie oraz złożenie podpisu na każdej stronie dwóch egzemplarzy projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD, w tym jeden zawierający podpisy/parafy Pracownika Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z na każdej stronie dokumentu Dyrektor DEF-Z Dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD, w tym jeden zawierający podpisy/parafy Pracownika oraz Kierownika Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z na każdej stronie dokumentu Dyrektor DEF Zweryfikowane dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD, w tym jeden zawierający podpisy/parafy Dyrektora DEF-Z, Pracownika oraz Kierownika Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z na każdej stronie dokumentu powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD, w tym jeden zawierający podpisy/parafy Pracownika oraz Kierownika Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z na każdej stronie dokumentu Zweryfikowane dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD, w tym jeden zawierający podpisy/parafy Dyrektora DEF-Z, Pracownika oraz Kierownika Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z na każdej stronie dokumentu Zatwierdzone oraz podpisane na każdej stronie dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD

19 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 19/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Przesłanie wraz z pismem przewodnim podpisanym przez Dyrektora DEF dwóch jednobrzmiących egzemplarzy porozumienia celem podpisania przez osobę uprawnioną do reprezentowania właściwej IP RPO WD. Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Zatwierdzone dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD Zatwierdzone dwa egzemplarze projektu porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD wraz z pismem przewodnim podpisanym przez Dyrektora DEF 17. Przekazanie otrzymanych z IP RPO WD dwóch egzemplarzy porozumienia podpisanych przez osobę uprawnioną do reprezentowania właściwej IP RPO WD do podpisu dwóm Członkom Zarządu Województwa/Członkowi Zarządu Województwa i osobie upoważnionej przez Zarząd Województwa. 18. Przesłanie przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora DEF jednego egzemplarza porozumienia podpisanego przez dwóch Członków Zarządu Województwa /Członka Zarządu Województwa i osobę upoważniona przez Zarząd Województwa do właściwej IP RPO WD Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Pracownik Działu Współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w DEF-Z Dwa egzemplarze porozumienia otrzymane w właściwej IP RPO WD, podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania IP RPO WD. Jeden egzemplarz porozumienia podpisanego w imieniu IZ RPO WD przez dwóch Członków Zarządu Województwa /Członka Zarządu Województwa i osobę upoważniona przez Zarząd Województwa. Dwa egzemplarze porozumienia podpisane w imieniu IZ RPO WD przez dwóch Członków Zarządu Województwa /Członka Zarządu Województwa i osobę upoważniona przez Zarząd Województwa Jeden egzemplarz porozumienia podpisanego w imieniu IZ RPO WD przez dwóch Członków Zarządu Województwa /Członka Zarządu Województwa i osobę upoważniona przez Zarząd Województwa wraz z pismem przewodnim podpisanym przez Dyrektora DEF

20 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 20/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Procedura wprowadzania zmian (sporządzania i podpisywania aneksu) do porozumienia w sprawie powierzenia IP RPO WD przez IZ RPO WD realizacji części zadań w ramach RPO WD jest analogiczna do procedury zawierania porozumienia (pkt 1-19), z zastrzeżeniem, że propozycje zmian do porozumienia może zgłaszać IZ RPO WD oraz IP RPO WD Przygotowanie pierwszej wersji Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzialna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument wynikowy Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczynający bieg sprawy) Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Opracowanie Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Członkowie zespołu opracowującego Opis Funkcji i Procedur Przepisy prawa, wytyczne, wkłady do projektu Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD , informacje/uwagi otrzymane z komórek organizacyjnych IZ/IP RPO WD zaangażowanych w proces sporządzania dokumentu oraz innych Projekt Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD

21 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 21/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Weryfikacja projektu Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 3. Jeśli NIE: przejść do pkt Akceptacja projektu Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 4. Jeśli NIE: przejść do pkt Zatwierdzenie projektu Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Kierownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z właściwych krajowych instytucji i podmiotów. Projekt Opisu Funkcji i Procedur Zweryfikowany projekt Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Dyrektor DEF-Z Zweryfikowany projekt Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Dyrektor DEF Zaakceptowany projekt Opisu funkcji i Procedur dla RPO WD Zaakceptowany projekt Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Zatwierdzony projekt Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 5. Jeśli NIE: przejść do pkt Przedłożenie do uzgodnień projektu Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 6. Jeśli NIE: przejść do pkt Podjęcie czynności zmierzających do zatwierdzenia projektu Opisu funkcji i Procedur dla RPO WD przez Zarząd Województwa w drodze uchwały Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z w trybie i na zasadach obowiązujących w IZ RPO WD w trybie i na zasadach obowiązujących w UMWD Zatwierdzony projekt Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Uzgodniony w trybie i na zasadach obowiązujących w IZ RPO WD projekt Opisu funkcji i Procedur dla RPO WD Uzgodniony projekt Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Karta przewodnia wraz z projektem uchwały o zatwierdzeniu Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD

22 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 22/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Przyjęcie uchwały o zatwierdzeniu Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Zamieszczenie wersji elektronicznej Uchwały Zarządu Województwa wraz z Opisem Funkcji i Procedur dla RPO WD na dysku sieciowym właściwym w UMWD do obsługi RPO WD. Przekazanie do Instytucji Pośredniczących wersji elektronicznej Uchwały Zarządu Województwa wraz z Opisem Funkcji i Procedur dla RPO WD Przygotowanie projektu pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO celem podjęcia przez nią dalszych czynności w procesie desygnacji. 10. Weryfikacja projektu pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO, celem Zarząd Województwa Dolnośląskiego Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z Pracownik Działu Procedur i odwołań RPO w DEF-Z Kierownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z w trybie i na zasadach obowiązujących w UMWD Karta przewodnia wraz z projektem uchwały o zatwierdzeniu Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Uchwała Zarządu Województwa wraz z Opisem Funkcji i Procedur dla RPO WD Uchwała w sprawie zatwierdzenia Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Projekt pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO Uchwała w sprawie zatwierdzenia Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Wersja elektroniczna uchwały Zarządu Województwa wraz z Opisem Funkcji i Procedur dla RPO WD zamieszczona na dysku sieciowym właściwym w UMWD do obsługi RPO WD Informacja mailowa do Instytucji Pośredniczących Projekt pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO Zweryfikowany projekt pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli

23 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 23/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania podjęcia przez nią dalszych czynności w procesie desygnacji Jeśli TAK: przejść do pkt 11. Jeśli NIE: przejść do pkt Akceptacja projektu pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO, celem podjęcia przez nią dalszych czynności w procesie desygnacji Jeśli TAK: przejść do pkt 12. Jeśli NIE: przejść do pkt Zatwierdzenie projektu pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO celem podjęcia przez nią dalszych czynności w procesie desygnacji Dyrektor DEF-Z Zweryfikowany projekt pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO Dyrektor DEF Zaakceptowany projekt pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO Systemowych RPO Zaakceptowany projekt pisma przekazującego zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO Pismo przekazujące zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO Jeśli TAK: przejść do pkt 13. Jeśli NIE: przejść do pkt Przekazanie pisma wraz z papierową i elektroniczną wersją Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji Pracownik Działu Procedur i odwołań RPO w DEF-Z W terminie umożliwiającym DU-RPO przekazanie Zatwierdzone pismo przekazujące zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych Pismo przekazujące zatwierdzony Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD , papierowa i elektroniczna wersja

24 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 24/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania i Kontroli Systemowych RPO, celem podjęcia przez nią dalszych czynności w procesie desygnacji Aktualizacja Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD dokumentu do RPO IA /ministerstwa właściwego w zakresie procesu desygnacji. Opisu funkcji i procedur dla RPO WD Inicjowanie czynności aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Opracowanie zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Kierownik Działu Procedur i odwołań RPO w DEF-Z Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z Pismo odpowiedniej komórki IZ/IP RPO WD zaangażowanej w proces zarządzania, wdrażania i kontroli RPO WD dotyczące zmiany któregokolwiek elementu systemu zarządzania i kontroli RPO WD pod względem prawnym, instytucjonalnym, proceduralnym i organizacyjnym/ uwagi, wskazówki, zalecenia Instytucji Audytowej, a także innych właściwych krajowych instytucji i podmiotów. Zadekretowane pismo przekazujące informację dotyczącą zmiany któregokolwiek elementu systemu zarządzania i kontroli RPO WD pod względem prawnym, instytucjonalnym, proceduralnym i organizacyjnym/uwagi, wskazówki, zalecenia Instytucji Audytowej, a Zadekretowane pismo przekazujące informację dotyczącą zmiany któregokolwiek elementu systemu zarządzania i kontroli RPO WD pod względem prawnym, instytucjonalnym, proceduralnym i organizacyjnym/uwagi, wskazówki, zalecenia Instytucji Audytowej, a także innych właściwych krajowych instytucji i podmiotów. Projekt zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD

25 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 25/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Weryfikacja projektu zaktualizowanego Opisu funkcji i Procedur dla RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 4. Jeśli NIE: przejść do pkt Akceptacja projektu zaktualizowanego Opisu funkcji i Procedur dla RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 5. Jeśli NIE: przejść do pkt Zatwierdzenie projektu zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Kierownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z także innych właściwych krajowych instytucji i podmiotów. Projekt zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Dyrektor DEF-Z Zweryfikowany projekt zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Dyrektor DEF Zaakceptowany projekt zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Zweryfikowany projekt zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Zaakceptowany projekt zaktualizowanego Opisu funkcji i Procedur dla RPO WD Zatwierdzony projekt zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 6. Jeśli NIE: przejść do pkt Przedłożenie do uzgodnień projektu zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Jeśli TAK: przejść do pkt 7. Jeśli NIE: przejść do pkt Podjęcie czynności zmierzających do zatwierdzenia projektu zaktualizowanego Opisu Funkcji i Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w w trybie i na zasadach obowiązujących w IZ RPO WD w trybie i na zasadach obowiązujących Zatwierdzony projekt zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Uzgodniony w trybie i na zasadach obowiązujących w IZ RPO WD projekt zaktualizowanego Opisu Uzgodniony projekt zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Karta przewodnia wraz z projektem uchwały o zatwierdzeniu zaktualizowanego

26 Departament Funduszy Europejskich Instrukcja wykonawcza Strona / stron 26/42 Dział Procedur i Odwołań PRO UMWD/ZIW-1(1)/1/2015 Data opracowania Procedur dla RPO WD przez Zarząd Województwa w drodze uchwały 8. Przyjęcie Uchwały o zatwierdzeniu zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Zamieszczenie wersji elektronicznej Uchwały Zarządu Województwa wraz z zaktualizowanym Opisem funkcji i Procedur dla RPO WD na dysku sieciowym właściwym w UMWD do obsługi RPO WD. Przekazanie do Instytucji Pośredniczących wersji elektronicznej Uchwały Zarządu Województwa wraz z Opisem funkcji i Procedur dla RPO WD Przygotowanie projektu pisma przekazującego zatwierdzony zaktualizowany Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO 11. Weryfikacja projektu pisma przekazującego zatwierdzony zaktualizowany Opis Funkcji i DEF-Z w UMWD Funkcji i Procedur dla RPO WD Zarząd Województwa Dolnośląskiego Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z Pracownik Działu Procedur i Odwołań RPO w DEF-Z Kierownik Działu Procedur i Odwołań RPO w w trybie i na zasadach obowiązujących w UMWD Karta przewodnia wraz z projektem uchwały o zatwierdzeniu zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Uchwała Zarządu Województwa wraz z zaktualizowanym Opisem Funkcji i Procedur dla RPO WD Uchwała w sprawie zatwierdzenia zaktualizowanego Opisu funkcji i Procedur dla RPO WD Projekt pisma przekazującego zatwierdzony zaktualizowany Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Uchwała w sprawie zatwierdzenia zaktualizowanego Opisu Funkcji i Procedur dla RPO WD Wersja elektroniczna Uchwały Zarządu Województwa wraz z zaktualizowanym Opisem Funkcji i Procedur dla RPO WD zamieszczona na dysku sieciowym właściwym w UMWD do obsługi RPO WD Informacja mailowa do Instytucji Pośredniczących Projekt pisma przekazującego zatwierdzony zaktualizowany Opis Funkcji i Procedur dla RPO WD do Wydziału Certyfikacji i Kontroli Systemowych RPO Zweryfikowany projekt pisma przekazującego zatwierdzony zaktualizowany Opis Funkcji i