II. INFORMACJA O ŹRÓDLE FINANSOWANIA

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. Zapytanie ofertowe na Organizację cyklicznych spotkań konsultacyjnych z e-przedsiębiorcami, ekspertami oraz Instytucjami Otoczenia Biznesu w zakresie działań projektowych, w tym opiniujących produkty projektu. Szacunkowa wartość zamówienia: poniżej euro (zamówienie nieobjęte procedurą zamówienia publicznego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych) I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ul. Pańska 81/ Warszawa, woj. mazowieckie REGON NIP tel. (22) , fax (22) biuro@parp.gov.pl Osoba do kontaktów w sprawie zapytania: Adrian Liske Departament Komunikacji Zewnętrznej tel.: (22) adrian_liske@parp.gov.pl II. INFORMACJA O ŹRÓDLE FINANSOWANIA Zamówienie będzie finansowane z realizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości III etapu projektu systemowego 8.1 PO IG Wspieramy e-biznes budowa systemowej konkurencyjności w sferze e-gospodarki wokół beneficjentów działań 8.1 i 8.2 POIG, którego celem nadrzędnym jest stymulowanie rozwoju systemowej konkurencyjności polskiej e-gospodarki. Projekt zakłada zorganizowanie wsparcia systemowego dla przedsiębiorców na wyższym (międzynarodowym) poziomie. Jest to kontynuacja działań realizowanych we wcześniejszych etapach projektu. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 3.1 Informacje wstępne: Przedmiotem zamówienia jest organizacja cyklu spotkań konsultacyjnych z przedstawicielami grup docelowych projektu, które mają być dodatkowym wsparciem i sposobem weryfikacji założeń dla działań projektu opracowanych na poziomie Zespołu Projektowego (PARP). Celem spotkań jest wypracowanie we współpracy z przedsiębiorcami i innymi interesariuszami projektu m.in. : tematyki międzynarodowej konferencji promującej rezultaty wdrażania działania 8.1 i 8.2 POIG; formuły i zakresu katalogu polskiego ekosystemu e-biznesu, zbieranie i analizowanie informacji o światowych i Strona 1 z 9

2 krajowych trendach rynkowych w e-gospodarce. Spotkania mają także umożliwić dialog pomiędzy graczami rynkowymi przy rozwoju ekosystemu polskiej e-gospodarki. W ramach konsultacji mogą zostać zmienione lub dopracowane szczegóły poszczególnych zadań. 3.2 Grupy zapraszanych osób: Osoby biorące udział w konsultacjach mają odzwierciedlać różnorodność opinii i punktów widzenia w konsultacjach. Wykonawca wraz z Zamawiającym zaprosi pełne spectrum przedstawicieli Instytucji Otoczenia Biznesu oraz e-przedsiębiorców, w tym: Instytucjonalnych partnerów krajowych w dziedzinie e-usług i nowoczesnych technologii; Instytucjonalnych partnerów zagranicznych; Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, w tym w szczególności beneficjentów działań 8.1, 8.2 POIG, przedsiębiorstwa technologiczne Przedsiębiorców uczestniczących w znaczących targach zagranicznych z dziedziny ICT; Liderów lokalnych inicjatyw branżowych, Przedstawicieli inicjatyw dla przedsiębiorców; Przedstawicieli centrów Badań i Rozwoju; Inwestorów specjalizujących się w inwestycjach sektora ICT; Innych uczestników uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 3.3 Główna tematyka spotkań Formuła Konferencji ICT Summit dla Polski i krajów Europy Centralnej w tym formuła doboru prelegentów; Formuła cyklu WEBinariów Akademia e-biznesu w powiązaniu z wymienioną w p Konferencją w tym formuła doboru prelegentów; Formuła konkursu na największy sukces zagraniczny polskiego e-biznesu w powiązaniu z wymienioną w p Konferencją; Formuła sesji mentoringowej dla e-przedsiębiorców w powiązaniu z wymienioną w p Konferencją; Formuła udziału w Targach CeBIT Hanower 2014 w powiązaniu z wymienioną w p Konferencją; Formuła i zakres katalogu polskiego ekosystemu e-biznesu, formuła zbierania i analizowania informacji o światowych i krajowych trendach rynkowych w e-gospodarce Sposób promocji najważniejszych produktów projektu (wymienione w p , ect.), wraz z najlepszymi metodami dotarcia do grupy docelowej. 3.4 Liczba uczestników konsultacji: w sumie nie mniej niż 50 osób (nie licząc organizatorów) w 2013 r. i 2014 r. 3.5 Liczba spotkań: Liczba spotkań będzie uzależniona od potrzeb Zamawiającego, nie mniej niż 6. Spotkania będą organizowane w ramach 2 wariantów: Wariant A: spotkanie konsultacyjne do 6 osób (czas trwania: około 2-3 godzin); Wariant B: spotkanie konsultacyjne do 20 osób (czas trwania: około 5-8 godzin). Strona 2 z 9

3 3.6 Wymagania ogólne: W ramach realizacji zamówienia minimalnego Wykonawca jest zobowiązany do: Ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia, w tym do aktywnego uczestniczenia w zwołanych przez Zamawiającego spotkaniach. Wykonawca będzie zobowiązany do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia z Zamawiającym ewentualnych wątpliwości związanych z organizacją spotkań, jeśli Zamawiający uzna to za konieczne; W trakcie realizacji zamówienia, kontakty robocze przedstawiciela Zamawiającego z przedstawicielem Wykonawcy (koordynatorem) będą odbywać się drogą elektroniczną lub telefonicznie; Przestrzegania wymogów dotyczących zasad identyfikacji wizualnej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, umieszczonej na stronie www: przy realizacji zadań określonych w p. 3.7 (dokumentów: Koncepcji zadań, sprawozdań; korespondencji; list obecności; ect.) We wszystkich kontaktach z osobami fizycznymi oraz innymi podmiotami zewnętrznymi Wykonawca jest bezwzględnie zobowiązany do informowania, w pierwszej kolejności i w sposób jednoznaczny, że wskazane zamówienie jest realizowane przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach projektu Wspieramy e-biznes budowa systemowej konkurencyjności w sferze e-gospodarki wokół beneficjentów działań 8.1 i 8.2 POIG. Informacja taka musi być przedstawiona w sposób nie budzący żadnych wątpliwości o źródle finansowania zadania; Zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym; Ponadto Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia; 3.7 Zadania Wykonawcy: Zadaniem Wykonawcy jest wytypowanie potencjalnych uczestników spotkań, zaproszenie uczestników spotkania, poprowadzenie/ moderacja spotkania (w wariancie B), przygotowanie miejsca oraz zapewnienie poczęstunku podczas spotkania zgodnie z wariantem spotkania zleconym przez Zamawiającego wskazanym w punkcie 3.5: Wstępne przygotowanie spotkań konsultacyjnych Wykonawca jest zobowiązany, niezwłocznie po podpisaniu umowy, do przeprowadzenia spotkania analitycznego (a w razie potrzeby kilku) z Zamawiającym (w siedzibie Zamawiającego) na którym zostaną omówione założenia wszystkich Zadań określonych w punkcie ; Wykonawca jest zobowiązany do stworzenia koncepcji realizacji wszystkich Zadań określonych w punkcie ; W ramach tego zadania Wykonawca: sporządzi bazy danych potencjalnych uczestników spotkań, z podziałem na grupy osób wskazanych w punkcie 3.2. Wśród zbieranych danych Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić co najmniej imię i nazwisko, dane kontaktowe takie jak adres i telefon oraz nazwę instytucji/firmy, obecność w mediach społecznościowych. W każdej z grup Strona 3 z 9

4 Wykonawca wskaże 5-10 osób kluczowych, których zaproszenie byłoby szczególnie korzystne dla planowanych konsultacji przygotuję listę 5 potencjalnych lokali, gdzie mogłyby się odbyć spotkania, dla każdego z wariantów, wskazanych w punkcie 3.5 zapytania, z uwzględnieniem następujących wymagań: Dla wariantu A): Miejsce w restauracji/hotelu musi zapewniać: swobodne prowadzenie rozmowy biznesowej (preferowane miejsce wydzielone, zapewniajace dyskrecję i komfort prowadzenia dyskusji), sala klimatyzowana z możliwością pozostawienia ubrania wierzchniego w szatni. Lokalizacja: położenie w centrum Warszawy, w promieniu 3 km od Dworca Centralnego; Dla wariantu B): Lokal powinien spełniać następujące minimalne wymagania: sala klimatyzowana w hotelu lub innym budynku spełniającym standardy hotelu minimum trzygwiazdkowego, umożliwiająca prowadzenie dyskusji o charakterze biznesowym (układ krzeseł typ U, oraz oddzielne miejsce na posiłek), dostępna przez czas trwania spotkania, z dostępem do Internetu wi-fi, położona w centrum Warszawy, w promieniu 3 km od Dworca Centralnego z osobnym wydzielonym miejscem na catering; Wykluczone są lokale, których specyfika, wystrój lub menu nie odpowiada biznesowemu charakterowi spotkań; przygotuje propozycje 3 menu, na każdy z przedstawionych w punkcie 3.5 wariantów, z uwzględnieniem następujących minimalnych wymagań: Dla wariantu A): Lunch/kolacja biznesowa w tym ciepłe napoje: herbata, kawa z ekspresu lub kawiarki; dodatki: mleko do kawy, cukier, cytryna; napoje: soki owocowe lub woda mineralna lub napoje gazowane lub inne do wyboru uczestnika spotkania; lunch: danie gorące do wyboru (posiłek jednodaniowy o charakterze drugiego dania), w tym do wyboru jedno danie jarskie, jedno danie rybne, jedno danie mięsne; deser; Dla wariantu B): Ciepłe napoje: herbata, kawa z ekspresu lub kawiarki; dodatki: mleko do kawy, cukier, cytryna; zimne napoje: soki owocowe i woda mineralna - gazowana i niegazowana; kanapki: na pieczywie białym oraz ciemnym z masłem min. 4 składnikowe (poza chlebem i masłem), wraz z kanapkami wegetariańskimi, sałatki lub inne przystawki; ciasta lub ciastka: przy ścisłej współpracy i pomocy Zamawiającego, stworzy merytoryczną część konsultacji uwzględniająca tematy określone w p. 3.3, mając na uwadze cele szczegółowe Projektu, o którym mowa w p. II, tj Identyfikacja uczestników i sieciowanie wewnętrzne ekosystemu polskiej e-gospodarki Włączanie zewnętrznych interesariuszy do ekosystemu polskiej e-gospodarki Promocja międzynarodowa potencjału polskiej e-gospodarki (rezultatów wdrażania działań 8.1 i 8.2 POIG) Systemowa edukacja e-gospodarcza. Kluczowym elementem budowy systemowej konkurencyjności są mechanizmy pozyskiwania i skutecznego rozprowadzania specjalistycznej wiedzy o globalnym e-rynku. Cel szczegółowy projektu polega na agregowaniu i udostępnianiu takiej wiedzy polskim przedsiębiorcom, tak aby mogli wpisać się w zapotrzebowania zgłaszane przez rynek światowy Elementy określone w p Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ciągu 5 dni roboczych od chwili podpisania umowy. Zamawiający w ciągu 2 dni roboczych akceptuje propozycję Wykonawcy. W przypadku braku akceptacji lub też częściowej Strona 4 z 9

5 akceptacji Wykonawca jest zobowiązany przygotować elementy określone w p ponownie z uwzględnieniem uwag Zamawiającego. Na ponowne przygotowanie w/w elementów Wykonawca ma 3 dni robocze od chwili przekazania uwag przez Zamawiającego; Zorganizowanie spotkań konsultacyjnych Zamawiający poinformuje owo Uczestników o udziale w konsultacjach, przesłankach zorganizowania spotkań oraz źródle finansowania (pierwszy kontakt) Na co najmniej 2 dni przed datą spotkania (wariant A) lub co najmniej 5 dni przed datą spotkania (wariant B) - Zamawiający: zawiadomi Wykonawcę o planowanym terminie spotkania oraz o liczbie zapraszanych osób; wskaże Wykonawcy, których uczestników należy zaprosić. Zamawiający ma prawo wyznaczyć uczestników także z poza przedstawionych list; wskaże Wykonawcy, z przygotowanej listy, w którym lokalu ma się odbyć spotkanie. W wariancie A) możliwe jest przeprowadzenie konsultacji ad hoc w mieście wojewódzkim, po ustaleniu roboczym (z odpowiednim wyprzedzeniem) miejsca i terminu przez Wykonawcę i Zamawiającego wskaże Wykonawcy menu, które ma zostać uwzględnione; wskaże temat spotkania konsultacyjnego Wykonawca zawiadomi uzgodnionych z Zamawiającym uczestników spotkania telefonicznie i owo lub osobiście. Potwierdzenie przybycia uczestników zostanie przekazane Zamawiającemu; Wykonawca zorganizuje spotkanie zgodnie z warunkami ze specyfikacją wskazaną przez Zamawiającego w punkcie ; Do zadań Wykonawcy należy zapewnienie sprawnej obsługi każdego spotkania. Wykonawca oddeleguje w tym celu 1 osobę, która będzie sprawowała nadzór nad realizacją spotkania oraz służyła pomocą uczestnikom spotkania W razie potrzeby Wykonawca, w zależności od decyzji Zamawiającego, jest zobowiązany zapewnić dostęp i obsługę dodatkowych urządzeń, takich jak: sprzęt do realizacji prezentacji multimedialnych (np. ekran, rzutnik, laptop), drukarkę, itp.; W zależności od decyzji Zamawiającego, podjętej przed organizacją spotkania, Wykonawca będzie odpowiedzialny za odebranie od Zamawiającego oraz rozstawienie banerów i ew. innych materiałów informacyjnych (elementów identyfikacji wizualnej, ulotek, broszur, publikacji, notesów, długopisów etc.) i promocyjnych (banery, roll-up etc.). W/w. materiały Wykonawca pobierze od Zamawiającego przed spotkaniem. Po realizacji zadania Wykonawca dostarczy w/w materiały informacyjne (pozostałe po spotkaniu) i materiały promocyjne do siedziby Zamawiającego Na każde spotkanie Wykonawca przygotuje dla uczestników spotkania identyfikatory z imieniem i nazwiskiem oraz reprezentowaną firmą/instytucją; W przypadku mniejszej liczby zgłoszeń uczestników na dane spotkanie, decyzja odnośnie realizacji spotkania leży w gestii Zamawiającego. W przypadku rezygnacji z realizacji spotkania z wyżej wymienionych przyczyn Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów jego organizacji a Wykonawca jest zobowiązany do realizacji spotkania dla wskazanej liczby uczestników w innym terminie. Strona 5 z 9

6 3.7.3 Moderacja spotkań Wykonawca zapewnia moderację każdego spotkania w wariancie B). Moderator powinien spełniać wymogi określone w punkcie niniejszego zapytania. Zadaniem moderatora jest sprawne poprowadzenie spotkania, animowanie dyskusji oraz zapewnienie swobodnej atmosfery. Moderator po określeniu tematu przez Zamawiającego (zgodnie z p ) spotyka się z przedstawicielem Zamawiającego celem szczegółowego omówienia zakresu tematycznego. Do obowiązków Moderatora należy uczestnictwo w procesie tworzenia koncepcji merytorycznej cyklu spotkań, określonej w p Sprawozdawczość Wykonawca utrwala przebieg spotkań wariantu B) w formie nagrania audio oraz sporządza raport podsumowujący. Raport podsumowujący powinien zawierać zebrane i uporządkowane opinie, wnioski, ustalenia oraz uwagi dotyczące tematyki spotkania. Przekazanie Zamawiającemu ww. materiałów następuje w terminie 3 dni od daty spotkania; Do każdego spotkania wariantu B) Wykonawca przygotowuję listę obecności. Wykonawca jest odpowiedzialny za jej wypełnienie a po zakończonym spotkaniu lista zostanie przekazana Zamawiającemu w ciągu 3 dni. Ww. listę potwierdza Zamawiający; W przypadku spotkania wariant A), Wykonawca sporządza, podpisuje i przekazuje Zamawiającemu notatkę, która zawiera następujące elementy: miejsce spotkania i listę uczestników wraz z osobami reprezentującymi Zamawiającego. Ww. notatkę zatwierdza Zamawiający; Na podstawie zaakceptowanych list obecności oraz notatek Wykonawca sporządza zbiorczy protokół przeprowadzonych spotkań w danym okresie rozliczeniowym i przekazuje Zamawiającemu, zgodnie z zapisami 6 umowy; Wykonawca przekaże Zamawiającemu raport podsumowujący w formie wydruku oraz w wersji elektronicznej, a nagrania audio w wersji elektronicznej. Materiały w wersji elektronicznej zostaną dostarczone na nośniku/nośnikach CD/DVD/BR. IV. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 4.1 Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 4.2 Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie tj.: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali należycie przynajmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze będącej przedmiotem zamówienia, polegające na zorganizowaniu konsultacji lub spotkań lub konferencji lub szkoleń o następujących parametrach: minimalna liczba uczestników 20 osób; o budżecie minimum 20 tys. złotych brutto łącznie; miejsce, w którym odbyło/a się spotkanie lub konferencja lub szkolenie zorganizowane zostało w obiekcie typu hotel, centrum konferencyjne etc.; czas trwania minimum 3 godziny zegarowe od momentu rozpoczęcia do momentu oficjalnego zakończenia; Strona 6 z 9

7 4.3 Dysponują potencjałem technicznym i dysponują co najmniej 2 osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia tj: Koordynatora spotkań osoba, która w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert była odpowiedzialna za organizację lub przygotowanie konsultacji lub spotkań lub konferencji lub szkoleń; Moderatora spotkań osoba, które w ciągu ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, była moderatorem co najmniej 6 konsultacji lub spotkań lub konferencji lub szkoleń o różnej tematyce. Zna i stosuje zasady dobrej komunikacji w grupie, posiada umiejętności stymulowania, podsumowania i zamknięcia dyskusji zgodnie ze zgłoszonym tematem oraz elastyczne reaguje w sytuacjach nietypowych. Dodatkowym atutem będzie znajomość przez moderatora rynku ICT. 4.4 Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 4.5 Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie, art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 5.1 Oferta powinna być przygotowana w języku polskim, na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 oraz zawierać poniższe elementy: Nazwę i dane teleadresowe Wykonawcy wraz ze wskazaną osobą do kontaktu w sprawie oferty oraz koordynatorem prac w trakcie realizacji zamówienia (imię i nazwisko, telefon, e- mail); Kopię aktualnego dokumentu rejestrowego (dotyczy wyłącznie podmiotu, którego danych rejestrowych nie można ustalić na podstawie wydruku aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru udostępnionych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego na stronie internetowej lub na podstawie zaświadczenia o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Zestawienie cenowe przygotowania poszczególnych wariantów spotkań, wskazanych w punkcie 3.7, uwzględniających wszystkie pozostałe koszty związane z wynajęciem sali, zaproszeniem gości, moderacją spotkania oraz posiłkami. Podane ceny są cenami ostatecznymi brutto w formie tabeli: Lp. 1 Wariant A Element składowy ceny Cena jednostkowa brutto za osobę na jednym spotkaniu (PLN) 2 Wariant B Opis koncepcji pozyskiwania uczestników przez Wykonawcę; Wykaz personelu oddelegowanego do realizacji zamówienia (koordynator i moderator/moderatorzy): wraz z opisem doświadczenia spełniającego warunki określone w p Strona 7 z 9

8 5.1.6 Oświadczenie o spełnianiu warunków Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia. 5.2 Ofertę należy przygotować w wersji elektronicznej w formie skanu oryginału oferty podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy i przesłać drogą ową na adres: redakcja@web.gov.pl (otrzymanie oferty zostanie potwierdzone niezwłocznie w u zwrotnym). Nieprzekraczalny termin dostarczenia oferty: r. godz. 12: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów w danym kryterium Kryterium oceny ofert Ocenie podlegać będzie cena brutto oferty zgodnie ze wzorem: Przygotowanie spotkania Wariant A 35 Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów. Ocenie podlegać będzie cena brutto oferty zgodnie ze wzorem: Przygotowanie spotkania Wariant B 35 Wskazanie koncepcji pozyskiwania uczestników przez Wykonawcę. 30 SUMA 100 Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów. Oceniana będzie, ekspercko, przedstawiona koncepcja pozyskiwania uczestników spotkań przez Wykonawcę tak aby odzwierciedlali oni grupy docelowe (zgodnie z punktem 3.2 zapytania ofertowego). Kryterium oceny: sposób identyfikacji/selekcji uczestników zapewniający różnorodność opinii i punktów widzenia podczas konsultacji, różnorodność dróg ich pozyskania, Oceny dokonają eksperci Zamawiającego. 5.4 W każdym z kryteriów ocena będzie dokonana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Strona 8 z 9

9 5.5 Punkty otrzymane przez daną ofertę podczas oceny indywidualnej w danym kryterium zostaną do siebie dodane, a następnie podzielone przez liczbę oceniających. Wynik będzie liczbą punktów, jaką otrzymała dana oferta w danym kryterium. 5.6 Następnie punkty przyznane danej ofercie w poszczególnych kryteriach zostaną do siebie dodane. 5.7 Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyskała największą liczbę punktów. VI. DODATKOWE INFORMACJE 6.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnego Wykonawcy. 6.2 Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia przez podwykonawców, realizujących je w imieniu Wykonawcy. 6.3 W celu realizacji zamówienia z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik do niniejszego Zaproszenia. 6.4 Treść niniejszego zaproszenia nie podlega negocjacjom. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 Istotne postanowienia umowy 2. Załącznik nr 2 Wzór oferty Strona 9 z 9