INFORMACJA O ZAMIARZE PRZEPROWADZENIA DIALOGU TECHNICZNEGO w związku z planem wdrożenia Systemu Produkcyjnego

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. INFORMACJA O ZAMIARZE PRZEPROWADZENIA DIALOGU TECHNICZNEGO w związku z planem wdrożenia Systemu Produkcyjnego 1

2 1 WSTĘP Zamawiającym jest: Telewizja Polska S.A. ul. J. P. Woronicza Warszawa Adres mailowy do kontaktu: Dialog techniczny zwany dalej Dialogiem prowadzony jest na podstawie art. 31a-31c ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz ze zm.). Rozpoczęcie procedury Dialogu następuje w terminie zamieszczenia niniejszej informacji zwanej dalej Informacją na stronie internetowej Zamawiającego: Niniejszy dokument opisuje sposób realizacji dialogu technicznego w Telewizji Polskiej S.A. (dalej: TVP) w związku z planem wdrożenia Systemu Produkcji Telewizyjnej (dalej: SP, Systemu). Oczekiwanym celem dialogu technicznego jest: Weryfikacja przyjętych przez TVP założeń funkcjonalnych do SP Wstępne oszacowanie kosztu realizacji Systemu w TVP Weryfikacja planowanego czasu realizacji Systemu w TVP Dialog techniczny nastąpi etapowo: Etap 1 Wybór partnerów do dialogu: etap ten zawiera zamieszczenie publicznego zaproszenia do dialogu technicznego i wybór do 4 (w szczególnych, określonych w niniejszym dokumencie - więcej) Partnerów, którzy wezmą udział w dalszych etapach dialogu technicznego. Orientacyjny czas potrzebny na zakończenie tego Etapu: do 15 dni roboczych od momentu publikacji zaproszenia. Etap 2 Pozyskanie wstępnej koncepcji realizacji: etap ten zawiera pozyskanie od wybranych Partnerów oświadczeń o zachowaniu poufności, a następnie przekazanie im specyfikacji wymagań zdefiniowanej w TVP. Następnie wybrani Partnerzy przedstawią wstępną, ogólną propozycję realizacji rozwiązania wraz z szacunkami dotyczącymi ceny. Orientacyjny czas potrzebny na zakończenie tego Etapu: do 15 dni roboczych od momentu wyboru Partnerów do dialogu technicznego. Etap 3 Spotkania konsultacyjne, etap ten zawiera opcjonalne, dodatkowe spotkania konsultacyjne pomiędzy TVP i Partnerami w celu wyjaśnienia wybranych aspektów technicznych. Orientacyjny czas potrzebny na zakończenie tego Etapu: do 30 dni roboczych od momentu pozyskania wstępnej koncepcji realizacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo wydłużenia lub skrócenia ww. terminów, stosownie do potrzeb. 2 ETAP 1 WYBÓR PARTNERÓW DO DIALOGU W terminie do 15 dni roboczych od momentu opublikowania zaproszenia do dialogu technicznego potencjalni Partnerzy są zobowiązani do przedstawienia odpowiedzi na adres poprzez wypełnienie Załącznika 1 - Formularz zgłoszenia do dialogu technicznego. Formularz musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu ubiegającego się o dopuszczenie do udziału w Dialogu, wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji bądź umocowane przez te osoby do reprezentowania podmiotu na podstawie odrębnego pełnomocnictwa. Zaproszenie do dialogu technicznego ma na celu wybranie do 4 Partnerów, którzy spełniają następujące wymagania obligatoryjne: 1. Partner dysponuje co najmniej 3 osobami biegle władającymi językiem polskim, które zostaną skierowane do merytorycznej obsługi niniejszego dialogu, posiadającymi łącznie doświadczenie w 2

3 zakresie: zarządzania projektami, analityczne, programistyczne, testerskie oraz wdrożeniowe. Wymaganie to zostanie uznane za spełnione po przekazaniu listy osób, którymi dysponuje Partner i opisaniu ich ról. 2. Partner przedstawi 2 osoby do kontaktu, tj. główną i alternatywną. Wymaganie to zostanie uznane za spełnione po przekazaniu danych kontaktowych (imię, nazwisko, numer telefonu oraz ) oraz roli w organizacji Partnera. 3. Partner w okresie ostatnich trzech lat przed upływem wszczęcia niniejszego dialogu technicznego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej 2 wdrożenia systemu lub systemów do planowania i kosztorysowania produkcji telewizyjnej wraz z mechanizmami alokacji zasobów ludzkich i sprzętowych u nadawcy produkcji telewizyjnych dla co najmniej 50 nazwanych użytkowników biznesowych w przypadku każdego z wdrożeń oraz załączy dowody określające, czy te wdrożenia zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego wdrożenia były wykonywane. Wymaganie to zostanie uznane za spełnione po przekazaniu, oprócz ww. dokumentów, co najmniej następujących danych: nazwy firmy, w której zrealizowano wdrożenie, nazwy projektu i opisu wdrożenia. W przypadku jeżeli referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego wdrożenia były wykonywane albo opis wdrożenia nie będą zawierały informacji umożliwiających jednoznaczną identyfikację liczby użytkowników nazwanych, nie zostaną one wzięte pod uwagę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzupełnienia/wyjaśnienia dokumentów. W przypadku, w którym do dialogu technicznego zgłosi się więcej Partnerów, zostanie wybranych 4 Partnerów, którzy uzyskają największą liczbę punktów poprzez spełnienie następujących wymagań opcjonalnych: Kryterium 1: Każde wdrożenie, spełniające wymagania obligatoryjne, spowoduje otrzymanie 1 punktu, Kryterium 2: Do 10 wdrożeń, z których każde, które spełni wymagania obligatoryjne, a dotyczy: o Powyżej 1000 użytkowników nazwanych, spowoduje otrzymanie dodatkowych 10 punktów, o od 1000 do 501 użytkowników nazwanych, spowoduje otrzymanie dodatkowych 5 punktów, o od 500 do 101 użytkowników nazwanych, spowoduje otrzymanie dodatkowych 2 punktów, o od 100 do 51 użytkowników nazwanych, spowoduje otrzymanie dodatkowych 1 punktu Dla każdego wdrożenia, zostanie wybrana jedna z powyższych opcji, tj. punkty nie sumują się. Przykładowo wdrożenie dla 550 użytkowników otrzyma 2 punkty, a nie 2+1 punktów. W przypadku jeżeli przekazanych zostanie więcej niż 10 wdrożeń, wybranych zostanie 10 najwyżej punktowanych referencji spełniających wymagania obligatoryjne. Przykładowy sposób wyliczenia punktacji: Jeżeli Partner dostarczy 5 referencji spełniających wymagania obligatoryjne: A) Klient na 1200 użytkowników nazwanych B) Klienta na 1001 użytkowników nazwanych C) Klienta na 30 użytkowników nazwanych D) Klienta na 80 użytkowników nazwanych E) Klienta na 200 użytkowników nazwanych Kryterium 1: 5 referencji = 5 punktów Kryterium 2: Referencja A) = 10 punktów Referencja B) = 10 punktów Referencja C) = 0 punktów Referencja D) = 1 punkt Referencja E) = 2 punkty Łącznie: 28 punktów. 3

4 W przypadku, w którym więcej niż jeden Partner zajmie 4-te miejsce, do dialogu technicznego zostanie zaproszonych więcej niż 4 Partnerów. Zamawiający dopuszcza wspólne uczestnictwo Partnerów w Dialogu (czyli Partnerem może być więcej niż jeden podmiot prawa) - w takim przypadku przy ocenie spełniania warunków udziału w Dialogu oraz rankingu Partnerów wtedy, gdy zgłosi się ich więcej niż 4, brani są pod uwagę wszyscy Partnerzy (podmioty prawa), którzy zgłosili się wspólnie. Oznacza to, że zarówno doświadczenie zawodowe, potencjał kadrowy, jak i referencje Partnerów wspólnie uczestniczących w Dialogu, sumują się. Warunkiem wspólnego uczestniczenia w Dialogu jest, aby wszelkie czynności w Dialogu wykonywały osoby upełnomocnione przez wszystkie podmioty wspólnie uczestniczące w Dialogu. Nie zakłada się udostępnienia Formularza zgłoszenia innym uczestnikom dialogu, za wyjątkiem sytuacji, w których TVP będzie zobligowana do takiego działania decyzją sądu lub innego uprawnionego organu. TVP przekaże drogą ową informacje na temat wyboru 4 (lub więcej) Partnerów do dialogu technicznego (do dialogu zostanie dopuszczony więcej niż 4 Partnerów, jeżeli będą oni mieli taką samą punktację). 3 ETAP 2 POZYSKANIE WSTĘPNEJ KONCEPCJI REALIZACJI W przeciągu do 5 dni roboczych od wyboru Partnerów do dialogu technicznego, każdy z Partnerów jest zobowiązany do: podpisania i doręczenia Zamawiającemu Załącznika 2 - SP Oświadczenie o zachowaniu poufności w formie pisemnej oraz pokwitowania pobrania z siedziby TVP (po uprzednim poinformowaniu osoby wskazanej do kontaktów ze strony Zamawiającego) dokumentacji System Produkcyjny założenia funkcjonalne (ze wskazaniem nazwy Partnera, na rzecz którego jest przekazywana dokumentacja) - osobiście albo poprzez umocowanego do pełnomocnika. W przypadku, w którym Partner nie zrealizuje w powyższym terminie powyższych zadań, zostanie wyeliminowany z dialogu technicznego. W terminie do 15 dni roboczych od wyboru Partnerów do dialogu technicznego, każdy z Partnerów jest zobowiązany do przedstawienia własnej, wstępnej koncepcji realizacji Systemu Produkcyjnego na adres , która zawierać będzie co najmniej dokumentację, zgodną z formularzami: Załącznik 3 SP Koncepcja realizacji: Opis koncepcji realizacji rozwiązania, szacowanie kosztu i czasu realizacji oraz propozycje zmian wraz z uzasadnieniem. Załącznik 4 SP Zakres realizowanych wymagań: Zdefiniowanie sposobu i zakresu realizacji wymagań obligatoryjnych i opcjonalnych. Formularz ten należy wypełnić zgodnie z instrukcją zawartą na pierwszej zakładce. Do materiałów załączono przykładowy sposób wypełnienia formularza: Załącznik 4_Symulacja. W przypadku, gdy Partner nie zrealizuje w powyższym terminie powyższych zadań, zostanie wyeliminowany z dialogu technicznego. Należy przyjąć założenie, że na potrzeby dialogu technicznego, przedstawiona przez Partnera koncepcja będzie oceniana z wykorzystaniem następujących wag: 50% - najniższa cena 35% - spełnienie wymagań zgodnie z punktacją z Załącznika 4 15% - referencje zgodnie z punktacją z Etapu 1 W ramach dialogu technicznego wyliczona punktacja będzie miała charakter poglądowy i będzie jedynie wskazywać Partnerom, czym kierować się przedstawiając koncepcję i jakie elementy koncepcji są ważne dla TVP. 4

5 W terminie do 10 dni roboczych od wyboru Partnerów do dialogu technicznego i po pozyskaniu dokumentacji TVP, każdy z Partnerów ma prawo raz dziennie do zadania jednej serii do 10 pytań dotyczącej przekazanej dokumentacji. Każde z pytań musi zawierać precyzyjną informację zgodnie z przedstawionym załączonym formularzem w Załączniku 5 SP Pytania i odpowiedzi. TVP udzieli odpowiedzi na każde z zadanych pytań do wszystkich partnerów dialogu technicznego. TVP zastrzega sobie prawo do kontaktu telefonicznego z osobami kontaktowymi dostawcy w celu doprecyzowania lub wyjaśnienia pytania. Pytania i odpowiedzi będą dostępne dla wszystkich uczestników dialogu technicznego. Wypełnione formularze dotyczące koncepcji realizacji nie będą udostępniane innym uczestnikom dialogu bądź innym podmiotom, za wyjątkiem sytuacji, w których TVP będzie zobligowana do takiego działania decyzją sądu lub innego uprawnionego organu. Jeżeli Partner nie będzie mógł (np. z przyczyn technicznych, organizacyjnych itp.) zaproponować koncepcji realizacji zgodnej z oczekiwaniami Zamawiającego i będzie widział możliwość realizacji projektu w sposób inny niż przewidziany w niniejszym dokumencie, może przedstawić ten sposób. Zamawiający zastrzega, że jeśli nie będzie widział możliwości realizacji tej koncepcji w obliczu swoich uwarunkowań techniczno-organizacyjnoprawno-finansowych, nie zaprosi Partnera na spotkanie konsultacyjne. 4 ETAP 3 SPOTKANIA KONSULTACYJNE W przeciągu do 30 dni roboczych od pozyskania wstępnej koncepcji realizacji TVP zastrzega sobie prawo do wystosowania zaproszeń konsultacyjnych z każdym z Partnerów oddzielnie. Każde takie spotkanie będzie protokołowane, ale protokoły te nie będą dostępne dla innych Partnerów. Finalnym efektem dialogu technicznego będzie wewnętrzny raport TVP, który będzie miał klauzulę raportu poufnego. 5 INFORMACJE KOŃCOWE 1. Dialog prowadzony będzie w języku polskim. 2. Za udział w Dialogu podmioty, które złożyły Wniosek, nie otrzymują wynagrodzenia ani zwrotu kosztów związanych z przystąpieniem i udziałem w Dialogu. 3. Zamawiający może wykorzystać informacje i dokumenty przekazane przez podmioty uczestniczące w Dialogu, celem przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne. 4. Rozpoczęcie i przeprowadzenie procedury Dialogu nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 5. Niezaproszenie danego podmiotu do Dialogu nie wyklucza możliwości złożenia przez ten podmiot oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. 6. Informacja nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. 6 ZAŁĄCZNIK Załącznik 1 SP Formularz zgłoszenia do dialogu technicznego Załącznik 2 SP Umowa o wzajemnym zachowaniu poufności Załącznik 3 - SP Koncepcja realizacji (formularz) Załącznik 4 - SP Zakres realizowanych wymagań (formularz) Załącznik 4 _Symulacja - SP Zakres realizowanych wymagań (przykład wypełnienia formularza) Załącznik 5 - SP Pytania i odpowiedzi v01 5

6 6