ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE CZYNNE I BIERNE

Transkrypt

1 KSIĘGOWOŚĆ I FINANSE ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE CZYNNE I BIERNE SPRAWDŹ, JAK POPRAWNIE ROZLICZAĆ KOSZTY NA PRZEŁOMIE ROKU

2 Spis treści 1. RMK czynne RMK czynne w księgach rachunkowych Klasyczne przykłady RMK czynnych Ewidencja kosztów w czasie 3 warianty księgowań Prezentacja w bilansie.8 2. RMK bierne Prezentacja rozliczeń biernych w bilansie Ewidencja księgowa RMB Skutki podatkowe RMK

3 Opracowanie poświęcone jest tym zdarzeniom na przełomie roku, które budzą najwięcej wątpliwości a więc rozliczaniu w czasie przychodów i kosztów. W Twojej jednostce mogą pojawić się sytuacje, kiedy ponosisz koszty na przełomie roku. Warto wówczas wiedzieć, jak je poprawnie rozliczyć i ujmować w bilansie oraz poznać jakie skutki podatkowe wywiera ich rozliczenie. 1. RMK czynne Jedną z najwaŝniejszych zasad rachunkowości jest zasada współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów (określona w art. 6 ust. 2 uor). Zgodnie z tą zasadą powinieneś ujmować w księgach rachunkowych zdarzenia przyporządkowując je do właściwego okresu sprawozdawczego. W praktyce oznacza to, iŝ powinieneś rozwaŝyć zarówno rozliczanie kosztów w czasie, jak i przychodów. Zasada ta ma oczywiście równieŝ przełoŝenie na aktywowanie kosztów wytworzenia wyrobów, ujmowanie materiałów, które będą dopiero w przyszłości zuŝyte w działalności jako zapasy, czy chociaŝby poprzez naliczanie odpisów amortyzacyjnych przez cały okres uŝytkowania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. 1.1 RMK czynne w księgach rachunkowych Rozliczenia międzyokresowe kosztów mają w księgach rachunkowych dwa oblicza: rozliczenia czynne i rozliczenia międzyokresowe bierne. WaŜne! Jeśli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych - ujmujesz je jako tzw. czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (dalej: RMK) - (art. 39 ust. 1 uor). Dzięki stosowaniu czynnych rozliczeń międzyokresowych moŝesz wiarygodnie ustalić wynik finansowy, w kaŝdym (miesięcznym) okresie sprawozdawczym. Czynne RMK to inaczej "koszty opłacone z góry", poniewaŝ koszt (często równieŝ wydatek), który powstaje w bieŝącym okresie, odnosi się równieŝ do okresów, które nastąpią w przyszłości. Określenie "czynne" moŝesz kojarzyć z ujmowaniem czynnych RMK w 3

4 aktywach bilansu, czyli inaczej "aktywowaniem" kosztów. Rozliczenia międzyokresowe czynne dotyczą nakładów, które dziś ponosisz, a które przyczynią się do powstania przychodów w przyszłości Klasyczne przykłady RMK czynnych Najbardziej klasycznymi przykładami RMK czynnych są: ubezpieczenia majątkowe, osobowe, opłacone z góry prenumeraty, czynsze, koszty remontów, które pozwolą na uŝytkowanie środków trwałych bez konieczności ponoszenia w przyszłości większych nakładów, przedpłacone świadczenia usług, które będą świadczyć dostawcy w przyszłych okresach, opłaty wstępne przy umowach leasingu operacyjnego, jeśli opłaty dotyczą kilku okresów sprawozdawczych, koszty reorganizacji jednostki, koszty reklamy i promocji, jeśli dotyczą one kilku okresów sprawozdawczych, koszty szkoleń pracowników, poniesione z góry prowizje, odsetki, dyskonta. Część z wyŝej wskazanych nakładów dotyczy podstawowej działalności operacyjnej (np. ubezpieczenia, czynsze, prenumeraty, remonty) część pozostałych zdarzeń (np. dyskonta, prowizje). Przyporządkowanie do odpowiedniej grupy determinuje sposób ewidencji tych rozliczeń. Oczywiście wpływ na to ma równieŝ przyjęty sposób ewidencjonowania kosztów (np. czy zespół 4 czy 4 i 5) oraz przyjęte indywidualnie zasady stosowania uproszczeń. Pamiętaj! Czas rozliczania kosztów powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostroŝności. Oznacza to, iŝ koszty nie powinny być rozliczane w zbyt długim czasie. 4

5 1.3. Ewidencja kosztów w czasie 3 warianty księgowań Rozliczenia kosztów w czasie dokonujesz za pośrednictwem konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów, w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe. Po stronie Wn tego konta ujmujesz: koszty dotyczące okresów przyszłych, poniesione w danym okresie sprawozdawczym. Z kolei po stronie Ma księgujesz: odpis kosztów przypadający na dany okres sprawozdawczy. Przykład Spółka w listopadzie 2011 r. poniosła koszty ubezpieczenia majątku firmowego - wartość polisy za okres listopad luty 2013 r. to zł. Spójrzmy, jak w zaleŝności od przyjętego wariantu ewidencji, będzie wyglądało ujęcie tego nakładu. Wariant 1 Spółka rozlicza koszty miesięcznie i włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym. 1. Zarachowanie polisy Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe zł Ma Pozostałe rozrachunki - rozrachunki z ubezpieczycielem zł. 2. Zarachowanie kosztu do rozliczenia w czasie Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł Ma Rozliczenie kosztów zł. 3. Zarachowanie części przypadającej na listopad 2011 r. (1/16 z kwoty zł) 5

6 Wn Rozliczenie kosztów zł Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. 4. Zarachowanie części przypadającej na grudzień 2011 r. (1/16 z kwoty zł) Wn Rozliczenie kosztów zł Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. 5. Zarachowanie części przypadającej na styczeń 2012 r. (1/16 z kwoty zł) Wn Rozliczenie kosztów 1.000zł Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. W kolejnych miesiącach księgowania będą identyczne jak w operacjach 3-6. Wariant 2 Spółka rozlicza koszty w sposób uproszczony - raz do roku i włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym. 1. Zarachowanie polisy Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe zł Ma Pozostałe rozrachunki - rozrachunki z ubezpieczycielem zł. 2. Zarachowanie kosztu do rozliczenia w czasie Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł Ma Rozliczenie kosztów zł. 3. Zarachowanie części przypadającej na listopad i grudzień 2011 r. (2/16 z zł) Wn Rozliczenie kosztów zł Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. 6

7 4. Zarachowanie części przypadającej na 2012 r. (12/16 z kwoty zł) Wn Rozliczenie kosztów zł Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. 5. Zarachowanie części przypadającej na 2013 r. (2/16 z kwoty zł) Wn Rozliczenie kosztów zł Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. Wariant 3 Spółka rozlicza koszty w sposób uproszczony - raz do roku i nie włącza RMK do zmiany stanu produktów, ewidencja kosztów w układzie tylko rodzajowym. 1. Zarachowanie polisy Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe zł Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł Ma Pozostałe rozrachunki - rozrachunki z ubezpieczycielem zł. 2. Zarachowanie części przypadającej na 2012 r. (12/16 z kwoty zł) w styczniu 2012 r. Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe zł Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. 3. Zarachowanie części na 2013 r. (2/16 z kwoty zł) w styczniu 2013 r. Wn Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe. Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. We wszystkich zaprezentowanych przykładach kwota przypadająca na inne lata niŝ 2011 r. jest ujmowana jako rozliczenia międzyokresowe kosztów. To, czy rozliczenie jest 7

8 dokonywane co miesiąc, czy teŝ raz do roku zaleŝy od przyjętej przez jednostkę istotności. MoŜna załoŝyć, iŝ w przypadku kwot, które w ujęciu całorocznym nie wpływają znacząco na wynik finansowy nie jest konieczne ich rozliczanie co miesiąc Prezentacja w bilansie W bilansie czynne rozliczenia kosztów ujmiesz w pozycji B.IV. aktywów jako Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Jeśli dany koszt przekracza okres 12 miesięcy liczony od dnia bilansowego, to koszty podlegające aktywowaniu w czasie po dniu bilansowym powinieneś ująć w pozycji A.V.2 jako Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. 2. RMK bierne Warto jednak podejmując decyzję przyjrzeć się nie tylko rozliczeniom z tego jednego tytułu, ale całości rozliczeń, załoŝeniom do budŝetów funkcjonujących w podmiocie i sposobowi oceniania kierowników jednostek za wykonanie budŝetów. Rozliczenia międzyokresowe bierne to tak naprawdę zobowiązania jeszcze nie udokumentowane w ostateczny sposób, ale juŝ odzwierciedlające poniesienie nakładów, zuŝycie czynników działalności. W odróŝnieniu od czynnych RMK bierne RMK odnoszą się do przyszłych, planowanych i często jeszcze dokładnie nieznanych przyszłych zobowiązań. Bierne RMK - to kwoty przypadające do zapłaty za towary lub usługi, które zostały dostarczone lub wykonane, ale nie zostały zafakturowane lub formalnie uzgodnione z dostawcą. Podsumowując RóŜnice, zauwaŝ, Ŝe w przypadku czynnych RMK wydatek zazwyczaj poprzedza powstanie i rozliczenie kosztów, natomiast w przypadku biernych RMK jest odwrotnie. Kwota biernych RMK wynika z oszacowania prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieŝący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności (art. 39 ust. 2 uor): 1. ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, których kwotę zobowiązania moŝesz oszacować w sposób wiarygodny, 8

9 2. z obowiązku wykonania, związanych z bieŝącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych, a takŝe przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę moŝesz oszacować w sposób wiarygodny, mimo Ŝe data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego uŝytku. ZauwaŜ, Ŝe przepis ten nie zawiera zamkniętego katalogu tytułów, obligujących do tworzenia biernych RMK. Bardzo często teŝ określane są jako rezerwy, ale dlatego Ŝe dotyczą te zdarzenia podstawowej działalności operacyjnej ujmowane są jako rozliczenia międzyokresowe i jako koszty podstawowej działalności operacyjnej muszą wpływać na zysk (stratę) ze sprzedaŝy w rachunku. Przy tworzeniu biernych RMK powinieneś kierować się równieŝ wytycznymi Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe i zobowiązania warunkowe. Standard ten wyróŝnia: bierne RMK będące rezerwami, takie jak: rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne czy rezerwy na koszty napraw gwarancyjnych i inne rezerwy dotyczące kosztów zarządu lub kosztów sprzedaŝy, bierne RMK niebędące rezerwami, takie jak: koszty wykonania usług rozliczanych długoterminowo czy zobowiązania wynikające z przyjętych przez jednostkę niefakturowanych dostaw i usług. Wytyczne standardu odnoszą się tylko do pierwszej grupy biernych RMK. Warunkiem utworzenia biernych RMK jest ( 3.1. KSR 6): wystąpienie zdarzenia obligującego jednostkę do wykonania w przyszłości świadczeń, zasadne, a zarazem moŝliwe jest wiarygodne oszacowanie kosztów (lub strat), których poniesienie jest niezbędne dla wywiązania się przez jednostkę z jej obowiązków. 9

10 2.1. Prezentacja rozliczeń biernych w bilansie Prezentacja w bilansie zaleŝy od rodzaju RMK biernego. Szczegóły wynikają z art. 39 ust. 2a uor, a takŝe z pkt 2.3 KSR 6. Spójrz, jak będzie to przebiegało w praktyce: Tabela Koszty przypadające na bieŝący okres sprawozdawczy i na prawdopodobne zobowiązania Grupa Przykłady rozliczeń Prezentacja w bilansie kontrahentów Wobec dostawców zrealizowane umowy na rzecz jednostki, na które wystawca nie był zobowiązany wystawić faktury, a wartość zobowiązania Zobowiązania krótkoterminowe - zobowiązania wobec dostawców B.III.2.d moŝna wiarygodnie oszacować, na przykład za zuŝytą energię, ciepło, rozmowy telefoniczne, jeŝeli faktura będzie dostarczona po dniu bilansowym, ale przed obowiązkową datą sporządzenia bilansu, rezerwa na koszty badania sprawozdania finansowego, rezerwa na koszty obowiązkowych przeglądów środków trwałych wobec odbiorców prawdopodobne koszty, których kwota lub data powstania Pozostałe rezerwy - krótko ale długoterminowe w zaleŝności zobowiązania nie są jeszcze znane, od przewidywanego terminu 10

11 np. napraw, przeglądów zdarzenia B.I.3 gwarancyjnych oraz rękojmi dotyczących sprzedanych produktów długotrwałego uŝytkowania (równieŝ budynków i budowli), błędy ujawnione przez odbiorców po ich ujawnieniu i odebraniu usług, rabaty do udzielenia w przyszłości w kwocie wynikającej z całorocznych zakupów klienta (zobowiązanie wynika z całorocznej sprzedaŝy), wobec odbiorców z tytułu umów długoterminowych rezerwy na roboty poprawkowe z tytułu usterek i błędów w kwocie nie wyŝszej niŝ kwota zaniechanej zapłaty przez inwestora przewidywane straty na jeszcze niezakończonych umowach długoterminowych, np. szkoleniowych Rozliczenia międzyokresowe - inne B. IV. 2 wobec pracowników płace urlopowe pracowników bezpośrednio produkcyjnych w okresie postojów wakacyjnych, odpisy na ZFŚS za okres od stycznia do kwietnia, wypłaty wynagrodzeń i premii oraz nagród jubileuszowych, oraz za niewykorzystane urlopy (zgodnie z rozwiązaniem Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne B. I.2 11

12 stosowanym w niektórych wzorcowych planach kont, powinieneś je traktować jak rezerwy na zobowiązania i ujmować na koncie 8 - Rezerwy. Są to jednak rezerwy na koszty działalności operacyjnej, których poniesienie jest wysoce prawdopodobne, a kwota powinna być dokładnie oszacowana), ekwiwalenty pienięŝne w razie niewykorzystanego urlopu wobec społeczeństwa i środowiska z innych tytułów koszty usuwania szkód górniczych i rekultywacji gruntów, zagospodarowanie wyrobisk w kopalniach odkrywkowych inne koszty, które moŝesz wiarygodnie udokumentować i oszacować, które w całości lub w części dotyczą bieŝącego roku obrotowego, ale wydatki nastąpią dopiero w przyszłych okresach Pozostałe rezerwy B.I.3. Pozostałe rezerwy B.I.3 Nie ma zwykle przeszkód, aby wiarygodnie oszacować wartość zuŝytych nakładów. Podmiot dysponuje umowami, moŝliwością skonsultowania się z dostawca co do kwoty, fakturami proforma i na tej podstawie ujmuje wartość RMB Ewidencja księgowa RMB Do ewidencji biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów słuŝy konto syntetyczne z zespołu 6 Rozliczenia międzyokresowe kosztów. Utworzenie rezerwy na koszty księgujesz po stronie Ma, natomiast jej rozliczenie po stronie Wn. Oczywiście sposób ujęcia RMB zaleŝy i od rodzaju tworzonego rozliczenia, i od przyjętego sposobu ewidencji kosztów w jednostce. 12

13 Spółka oszacowała koszty zuŝytej w grudniu energii elektrycznej w produkcji na kwotę zł. Sprawozdane finansowe musi być sporządzone do 15 stycznia 2012 r. Otrzymano fakturę 2 lutego 2012 r. na kwotę zł netto. Wariant 1 Spółka ewidencjonuje koszty zarówno w układzie kalkulacyjnym, jak i porównawczym 1. Ujęcie RMB Wn Koszty produkcji - zespół zł Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. 2. Ujęcie faktury Wn Rozliczenie zakupu zł Wn VAT naliczony zł Ma Rozrachunki z dostawcami zł. 3. Zarachowanie kosztu w układzie porównawczym Wn ZuŜycie energii zł Ma Rozliczenie zakupu zł. 4. Rozliczenie RMB i zarachowanie części kosztu nieujętego w 2011 r. Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł Wn Koszty produkcji zespół zł Ma Rozliczenie kosztów zł. Wariant 2 Spółka ewidencjonuje koszty tylko w układzie porównawczym 1. Ujęcie RMB Wn Rozliczenie kosztów zł 13

14 Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł. 2. Ujęcie faktury w r. Wn Rozliczenie zakupu zł Wn VAT naliczony zł Ma Rozrachunki z dostawcami zł. 3. Zarachowanie kosztu w układzie porównawczym Wn ZuŜycie energii zł Ma Rozliczenie zakupu zł. 4. Rozliczenie RMB Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów zł Ma Rozliczenie kosztów zł. Kwota kosztów zł nieujęta w 2011 r. nie podlega w ogóle ewidencjonowaniu na koncie RMB. 3. Skutki podatkowe RMK i RMB Warto podkreślić, iŝ tworzenie rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych wywiera skutki podatkowe. Jeśli koszt jest rozliczany w czasie w rachunkowości, to takŝe ten koszt powinien być rozliczany w czasie w podatku dochodowym. Zgodnie z art. 15 ust. 4d updop i art. 22 ust. 5c updof, jeśli koszty pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów dotyczą kilku okresów sprawozdawczych, to naleŝy je rozliczać w czasie. Dzień na który zarachowano koszt w rachunkowości jest dniem poniesienia kosztu w podatkach dochodowych (art. 15 ust. 4e updop i art. 22 ust. 5d updof). Nie stanowią kosztów uzyskania przychodów koszty, które zostały zarachowane jako rezerwy i rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 15 ust. 4e updop i 22 ust. 5d updof), ale tu istnieje wyjątek. 14

15 Jeśli koszt zarachowany jako RMB jest z punktu widzenia podatkowego kosztem bezpośrednio związanym z przychodami, to (zgodnie z art. 15 ust. 4b updop i art. 22 ust. 5a updof) naleŝy go zarachować jako koszt tego roku, w którym osiągnięto przychody, nawet jeśli został udokumentowany w roku następnym. Warunkiem tu jest oczywiście otrzymanie dokumentu przed dniem: sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niŝ do upływu terminu określonego do złoŝenia zeznania, jeŝeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo złoŝenia zeznania, nie później jednak niŝ do upływu terminu określonego do złoŝenia tego zeznania, jeŝeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego PowyŜsze oznacza, iŝ naleŝy zawsze przeanalizować, czy utworzone RMB dotyczy kosztu pośredniego (np. energii zuŝytej w pomieszczeniach administracyjnych, rezerw na świadczenia pracownicze czy rezerwy na badanie sprawozdania finansowego), czy teŝ kosztu bezpośredniego (np. energia zuŝyta na wydziałach produkcyjnych, gdy produkty zostały sprzedane w 2011 r.) Podstawa prawna: art. 6 ust. 2, art. 39 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223) - uor. Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe i zobowiązania warunkowe, art. 15 ust. 4d, art. 15 ust. 4e, art. 15 ust. 4b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397) - updop, art. 22 ust. 5c, art. 22 ust. 5d, art. 22 ust. 5a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307) - updof. Autor: dr Katarzyna Trzpioła, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego 15

16 Wydawca: Grzegorz Cherbetko Redaktor: Redakcja Elektronicznego serwisu księgowego Korekta: Zespół Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski ISBN Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2011 Publikacja Rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne. Sprawdź, jak poprawnie rozliczać koszty na przełomie roku chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne. Sprawdź, jak poprawnie rozliczać koszty na przełomie roku została przygotowana z zachowaniem najwyŝszej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne. Sprawdź, jak poprawnie rozliczać koszty na przełomie roku porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku moŝe wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyŝszym redakcja nie moŝe ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne. Sprawdź, jak poprawnie rozliczać koszty na przełomie roku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Informacje o prenumeracie: Tel: cok@wip.pl 16