Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów

Transkrypt

1 Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów

2 Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Redaktor: Katarzyna Brzozowska ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów PROWADZENIE EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU JEST NIEZBĘDNE DO ROZLICZENIA KOSZTÓW Aby zaliczyć do kosztów wydatki na eksploatację samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym w firmie, podatnik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Wadliwe jej prowadzenie lub brak mogą powodować zakwestionowanie rozliczeń przez fiskusa oraz nałożenie kary. Jeżeli poniesione wydatki będą wyższe od kwoty wynikającej z prowadzonej ewidencji, to nadwyżka ponad tę kwotę nie będzie podlegała zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w danym miesiącu. W przypadku gdy poniesione wydatki będą niższe od ustalonego limitu lub mu równe, można je w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie stanowią bowiem kosztów uzyskania te wydatki (np. benzyna, koszty eksploatacji), które nie mieszczą się w limicie liczonym w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, jako iloczyn obowiązującej stawki za jeden kilometr przebiegu i liczby przejechanych kilometrów. Aby więc koszty z tytułu wydatków na samochód niebędący środkiem trwałym spółki, ale użytkowany do celów działalności gospodarczej, stanowiły koszty uzyskania przychodów do wysokości wyznaczonego limitu, muszą być spełnione określone warunki: Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca, Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać, co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Brak ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych przez pracodawcę z tytułu wykorzystywania prywatnych samochodów pracownika w działalności gospodarczej. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych koszty eksploatacji ujmuje się na koncie właściwym ze względu na rodzaj ponoszonego kosztu: Paliwo, smary, wycieraczki i części zamienne ujmuje się na koncie Zużycie materiałów, Koszty napraw, przeglądów ujmuje się na koncie Usługi obce. 3

4 Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów Opłaty za najem i leasing ujmuje się na koncie Usługi obce, VAT niepodlegający odliczeniu na koncie Podatki i opłaty o ile nie jest ujmowany, jako element ceny nabycia na koncie Zużycie materiałów lub Usługi obce Koszty parkowania czy przejazdów autostradami na koncie Pozostałe koszty rodzajowe, W przypadku gdy część kosztów nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, najwygodniej jest prowadzić ewidencję analityczną do właściwych kont, np.: Zużycie materiałów stanowiące koszty uzyskania przychodów, Zużycie materiałów niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. PRZYKŁAD Pracownik Jan Kowalski przedstawił prezesowi spółki ABC sp. z o.o., ul. Zielona12, Warszawa, ewidencję przebiegu pojazdu użytkowanego przez spółkę na podstawie umowy najmu. Wynika z niej, iż zostało w trakcie września 2016 roku przejechane w celach spółki 246 km. Z faktur za paliwo wynika koszt 150 zł brutto. Dodatkowo poniesiono też koszty drobnej naprawy 80 zł +18,40 zł. Powyższe koszty zostaną następująco ujęte. Faktura za paliwo (50% VAT podlega odliczeniu): y Wn Rozliczenie zakupu 150 zł, y Ma Rozrachunki z dostawcami 150 zł. Odliczenie VAT: y Wn VAT naliczony 14,02 zł, y Ma Rozliczenie zakupu 14,02 zł. Ujęcie kosztów: y Wn Zużycie materiałów 121,96 zł, y Wn Podatki i opłaty 14,02 zł, y Ma Rozliczenie zakupu 135,97 zł. Ujęcie faktury za naprawę: y Wn Rozliczenie zakupu 98,40 zł, y Ma Rozrachunki z dostawcami 98,40 zł. Odliczenie VAT: y Wn VAT naliczony 9,20 zł, y Ma Rozliczenie zakupu 9,20 zł. Ujęcie kosztów: y Wn Usługi obce 80 zł, y Wn Podatki i opłaty 9,20 zł, y Ma Rozliczenie zakupu 89,20 zł. 4

5 Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów Nie ujmuje się w księgach rachunkowych kwoty wynikającej z ewidencji jej wysokość przesądza jedynie, jaka część kosztów może być uznana za koszt uzyskania przychodów. W przykładzie będzie kwota 205,62 zł. WZÓR - Ewidencja przebiegu pojazdu Jan Kolwalski... Nazwisko i imię pracownika (właściciela) WZ 2236C... Numer rejestracyjny pojazdu ul. Zielona12, Warszawa... Adres (zamieszkania) pracownika (właściciela) lub nazwa podmiotu gospodarczego (pieczątka) 1600 m 3... Pojemność silnika Ewidencja przebiegu pojazdu za miesiąc: wrzesień 2016 r. Nr kolejny wpisu Data wyjazdu Opis trasy wyjazdu (skąd - dokąd) Cel wyjazdu Liczba faktycznie przejechanych kilometrów Stawka za 1 km przebiegu Wartość (5 x 6) Podpis pracodawcy Uwagi ul Zielona - ul Puławska 14 W-Wa Rozmowy handlowe z firmą XYZ Sp. z o.o. 25 0, ,90 Marian Mik ul Zielona - ul Marywilska14 W-Wa 26 0, ,73 Marian Mik ul Zielona - ul Miła 85 W-Wa 14 0, ,70 Marian Mik ul Zielona - ul Kwiatowa2 W-Wa 12 0, ,03 Marian Mik ul Zielona - ul Puławska 14 W-Wa dowóz towarów do XYZ sp z o.o. 25 0, ,90 Marian Mik ul Zielona - ul Krajowa 23 W-Wa 32 0, ,75 Marian Mik - Podsumowanie miesiąca: 134 x 112,01 x x POBIERZ TEN WZÓR NA WWW Podstawa prawna: art. 12 i art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), art. 22 ustawy z 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz.U. 2013r. poz. 330 ze zm.) Rafał Styczyński doradca podatkowy dr Katarzyna Trzpioła szkoleniowiec, wieloletni praktyk 5

6 Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: 2DF006 ISBN: