Program Erasmus. Przygotowanie raportu z realizacji projektu typu kurs intensywny w roku akademickim 2013/2014

Transkrypt

1 Program Erasmus Przygotowanie raportu z realizacji projektu typu kurs intensywny w roku akademickim 2013/2014 Spotkanie informacyjne, Warszawa, 11 kwietnia 2014 Kurs intensywny uprawniony do otrzymania dofinansowania z budżetu programu Uczenie się przez całe życie - Erasmus Grupa realizująca projekt: co najmniej 3 uczelnie posiadające Kartę Uczelni Erasmusa z trzech różnych krajów uczestniczących w programie (w tym minimalnie jedna z UE); Czas trwania kursu intensywnego: minimum 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych dla studentów, obejmujących od 6 do 8 godzin zajęć związanych z tematem kursu dziennie, maksimum 6 tygodni zajęć dydaktycznych; Uczestnicy kursu: minimum 10 studentów z uczelni uczestniczących w projekcie z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs - maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli ze wszystkich szkół wyższych realizujących projekt; Miejsce realizacji kursu: kraj uczestniczący w programie Uczenie się przez całe życie ; Kryteria określone dla kursu intensywnego w Przewodniku po programie Uczenie się przez całe życie

2 Kurs intensywny uprawniony do otrzymania dofinansowania z budżetu programu Uczenie się przez całe życie Erasmus (2) Okres 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych i minimalnej liczby 6 godzin zajęć dziennie nie obejmuje aktywności nie związanych bezpośrednio z tematyką kursu: - czasu kształcenia w formie wirtualnej np. e-learning, - dwóch dni podróży (przyjazdu i wyjazdu), - zajęć o charakterze integrująco-kulturalnym, - dni weekendu, - godzin/dnia oceny kursu przez studentów i/lub nauczycieli akademickich (ewaluacja kursu intensywnego), - ceremonii otwarcia i zakończenia kursu intensywnego, - działań organizacyjnych (np. czas wypłaty stypendium, podziału na grupy, prezentacja i zwiedzanie uczelni, etc.). Dni zajęć dydaktycznych mogą być oddzielone od siebie wyłącznie weekendem lub świętem państwowym; Prawo udziału w programie Uczenie się przez całe życie i w projekcie typu kurs intensywny Studenci i nauczyciele akademiccy uczelni uczestniczących w projekcie: - obywatele państw biorących udział w programie; - obywatele innych krajów, jeśli: są zarejestrowani na pełen cykl studiów (licencjackich, magisterskich lub doktoranckich) w tych szkołach wyższych (studenci) lub są zatrudnieni w tych uczelniach (nauczyciele), na podstawie przepisów określonych przez państwo-uczestnika programu, w którym znajduje się dana szkoła wyższa; Studenci będący stypendystami Erasmusa w uczestniczących w projekcie uczelniach w czasie trwania kursu intensywnego; W wyjątkowych przypadkach osoby nie spełniające ww. kryteriów, ale bez prawa dofinansowania udziału; Każdy student powinien uczestniczyć w danym kursie tylko jeden raz (udokumentowany proces rekrutacji); 2

3 Budżet projektu typu kurs intensywny i rodzaje wydatków uprawnionych w świetle Warunków szczególnych umowy finansowej (Art.III i IV) Koszty organizacji kursu intensywnego; Koszty bezpośredniego udziału określonych w umowie liczb studentów i nauczycieli akademickich z uczelni uczestniczących w projekcie i wymienionych w Załączniku II do umowy, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej: Koszty podróży studentów i nauczycieli, włącznie z kosztami wizy (TR), ale z wyłączeniem kosztów ubezpieczenia na czas podróży, anulowania podróży, zmiany rezerwacji, itp.; Koszty utrzymania studentów i nauczycieli, włącznie z kosztami ubezpieczenia i w sytuacji koniecznej - kosztami anulowania podróży; Budżet projektu - Koszty organizacji kursu intensywnego Kwota ryczałtowa, w wysokości 5540 EUR, do wykorzystania na wydatki związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozpowszechnianiem rezultatów kursu, w tym wydatki na podróż, utrzymanie i zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu i/lub jego ewaluacji oraz udziału w kursie intensywnym ekspertów zewnętrznych; Kwota przynależna konsorcjum uczelni i rozliczona pod warunkami: przeprowadzenia kursu, obejmującego minimum 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych z co najmniej 6 godzinami zajęć tematycznych w każdym dniu; udokumentowania udziału w kursie odpowiedniej liczby studentów i nauczycieli akademickich - zgodnie z umową i załącznikami do umowy, w tym co najmniej 10 studentów z uczelni wymienionych w Załączniku II do umowy z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs. Przykładowe rodzaje wydatków - informacja w Załączniku I do umowy finansowej (część 6.1 punkt 1); 3

4 Budżet projektu - Koszty organizacji kursu intensywnego (2) Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni na organizację kursu (Art.IV.2 umowy) są: imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej/organizującej) - w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w Art.III.1 umowy). W przypadku, kiedy nauczyciel nie przebywa na kursie przez cały okres jego trwania, podpis na liście obecności należy złożyć w pierwszym i ostatnim dniu pobytu danej osoby na kursie (daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu w ramach terminu podanego w Art.III.1 umowy); ankieta oceny kursu intensywnego złożona przez każdego studenta - uczestnika kursu (także z uczelni koordynującej/organizującej) w systemie Mobility Tool i zarchiwizowana przez uczelnię koordynującą; Wzór listy obecności uczestników kursu intensywnego (studentów i nauczycieli akademickich) List of participants (students/teaching staff).. (tytuł kursu intensywnego, numer umowy finansowej) LLP Erasmus Intensive Programme organised in/on (kraj, miejscowość i termin przeprowadzenia działania) No. Erasmus Code of HEI Family name and first name of participant Date of participant s arrival Signature of the participant Date of participant s departure Signature of the participant

5 Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli Rzeczywiste koszty biletów (cena biletów i ewentualne opłaty związane z zakupem biletów - jeśli zakupu biletów dokonuje pośrednik, z którym uczelnia ma podpisaną umowę o współpracy i konieczne jest uiszczenie opłaty agencyjnej) - dla/przez studentów i nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej- na trasie: miejscowość siedziby uczelni macierzystej uczestnika miejscowość realizacji kursu - miejscowość siedziby uczelni macierzystej uczestnika ; Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli dla liczb osób zapisanych w Art.III.1 umowy finansowej i do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w kategorii podróż w Art.III.1 umowy; Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (2) Zalecany wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo; W przypadku podróży samochodem osobowym - po uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej projekt/konsorcjum: refundacja kosztów podróży przysługuje tylko jednej osobie (niezależnie od liczby osób podróżujących samochodem) zgodnie z zapisami w punkcie 5 dokumentu Wytyczne do raportów końcowych w programie "Uczenie się przez całe życie - umowa 2013"; Wynajem środka transportu, jeśli koszt wynajmu jest równorzędny z kosztami podróży innymi środkami transportu na podstawie faktury; 5

6 Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (3) Koszt przejazdu taksówką jest nieuprawniony jako koszt podróży; Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na podróż uczestników kursu są potwierdzenia dokonania płatności (Art.IV.2 umowy): faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe; w przypadku podróży samochodem dokumenty wymienione w punkcie 5 Wytycznych do raportów końcowych w programie "Uczenie się przez całe życie - umowa 2013 ; Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli Kwota ryczałtowa obliczana na podstawie stawek jednostkowych określonych na osobę i dla czasu trwania danego kursu, włącznie z dniami podróży (tam/powrót), na utrzymanie studentów oraz nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej oraz liczb studentów i nauczycieli zapisanych w Art.III.1 umowy; Kwota obliczana zgodnie z zasadami i metodami kalkulacji przedstawionymi w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy: w przypadku studentów: przyjęta przez uczelnię/e stawka dzienna nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 1 w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy; w przypadku nauczycieli: ustalona przez uczelnię/e stawka dzienna lub tygodniowa albo dwutygodniowa, nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla danego czasu trwania kursu/czasu pobytu nauczyciela na kursie w kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 2 w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy; Studenci są zobowiązani uczestniczyć w kursie intensywnym od pierwszego do ostatniego dnia jego trwania 6

7 Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (2) Sposób obliczania maksymalnych stawek ryczałtowych na utrzymanie nauczycieli przebywających na kursie od 8 do 13 dni i powyżej 14 dni włącznie z dniami podróży - informacja w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy: Przykład 1: stawka maksymalna dla nauczyciela przebywającego na kursie w Polsce 9 dni włącznie z 2 dniami podróży = ( ) : 7 x 2 = = 1014 Przykład 2: stawka maksymalna dla nauczyciela przebywającego na kursie w Chorwacji 12 dni włącznie z 2 dniami podróży = ( ) : 7 x 5 = = 1440 Przykład 3: stawka maksymalna dla nauczyciela przebywającego na kursie w Belgii 13 dni włącznie z 2 dniami podróży = ( ) : 7 x 6 = = 1598 Przykład 4: stawka maksymalna dla nauczyciela przebywającego na kursie w Polsce 15 dni włącznie z 2 dniami podróży = x (1/7 x 146) = ,85 = 1294,85 ; Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (3) Z ryczałtu na utrzymanie powinny być finansowane: wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne (na terenie danej miejscowości); Stypendium na utrzymanie może być wypłacone uczestnikom kursu w całości lub w części w zależności od przyjętego przez uczelnię sposobu zarządzania funduszami, przedstawionego w Załączniku I do umowy; W przypadku odpowiedzialności uczelni za zorganizowanie utrzymania i zakwaterowania stypendium może być wypłacone uczestnikom wyłącznie w wysokości, która stanowi różnicę pomiędzy kwotą funduszy przyznaną uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 umowy finansowej i kwotą środków finansowych poniesioną przez uczelnię koordynującą kurs na utrzymanie (zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne). 7

8 Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (4) Decyzję o kwocie stypendium wypłacanej poszczególnym studentom i nauczycielom podejmuje konsorcjum uczelni, z zachowaniem zasady równego traktowania danej grupy uczestników kursu; Wypłata całej lub częściowej kwoty stypendium musi zostać potwierdzona w dokumencie, zawierającym dane i czytelny podpis osoby, która otrzymała stypendium oraz wypłaconą danej osobie kwotę w EUR; Rozliczenie kwoty przyznanej uczelni na utrzymanie uczestników kursu następuje na podstawie określonych liczb osób i określonych stawek jednostkowych; Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli - dla liczb osób zapisanych w Art.III.1 umowy finansowej, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w kategorii utrzymanie w Art.III.1 umowy; Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (5) Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na utrzymanie uczestników kursu intensywnego są (Art.IV.2 umowy): imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej/organizującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w Art.III.1 umowy); bilety/dokumenty podróży poświadczające daty przyjazdu i wyjazdu uczestnika do/z miejscowości, w której odbywa się kurs; potwierdzenie udziału w kursie - zaświadczenie dla każdego uczestnika (studenta i nauczyciela akademickiego) zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu/pobytu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs): Zaświadczenie studenta powinno zawierać informację o uzyskanej liczbie punktów ECTS = kurs integralną częścią ścieżki kształcenia; 8

9 Rozliczenie dofinansowania zasada podstawowa Kwota funduszy przyznana konsorcjum uczelni na realizację kursu intensywnego może być rozliczona wyłącznie w sytuacji, kiedy spełnione zostały kryteria formalne dotyczące kursu intensywnego (Art.III.2 umowy): liczba dni kursu, w których odbywały się zajęcia dydaktyczne wynosi co najmniej 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych z co najmniej 6 godzinami zajęć tematycznych w każdym dniu; w kursie wzięło udział co najmniej 10 studentów z uczelni uczestniczących w projekcie, wymienionych w Załączniku II do umowy, z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs - z prawem do finansowania. W przypadku niespełnienia ww. kryteriów wydatki poniesione z tytułu przeprowadzenia kursu intensywnego (organizacja, podróż, utrzymanie) są uznane za nieuprawnione. Zobowiązanie do informowania o otrzymanym dofinansowaniu Na podstawie Art.IX.4 umowy finansowej uczelnia powinna informować o otrzymanym dofinansowaniu z programu Uczenie się przez całe życie i zamieszczać logo programu we wszystkich rozpowszechnianych lub publikowanych dokumentach, na każdym produkcie lub materiale wyprodukowanym dzięki funduszom programu Erasmus, w każdym oświadczeniu lub wywiadzie, zgodnie z zasadami dotyczącymi identyfikacji wizualnej opublikowanymi przez Komisję Europejską pod adresem: Uczelnia jest odpowiedzialna za treść publikacji; Uczelnie nie powinny publikować logo Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji w ww. i własnych materiałach (np. listy obecności, strona internetowa projektu, zaświadczenia o udziale w kursie, etc.). FRSE nie współtworzy ww. materiałów i nie odpowiada za ich treść. 9

10 Płatności i ostateczna kwota dofinansowania Płatność zaliczkowa - 80% całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania - przekazana przez FRSE zgodnie z Art.IV.1 umowy finansowej; Wszystkie dowody płatności powinny być wystawione w okresie obowiązywania umowy finansowej określonym w Art.II.2 umowy, a płatności dokonane przed dniem złożenia raportu (także a konto płatności końcowej), określonym w Art.IV.2 umowy finansowej lub aneksie do umowy (jeśli dotyczy)- nie później niż 31 sierpnia 2014; Wszystkie płatności wynikające z realizacji projektu powinny być dokonywane wyłącznie z rachunku bankowego uczelni określonego w Art.V umowy finansowej i zgodnie z zapisami umowy; Płatności i ostateczna kwota dofinansowania (2) Ostateczna kwota dofinansowania dla projektu jest ustalana na podstawie raportu z realizacji projektu w terminie określonym w Art.IV.2 umowy finansowej; W zależności od wysokości ostatecznej kwoty dofinansowania uczelnia koordynująca otrzyma: płatność końcową do 20% przyznanej całkowitej kwoty dofinansowania lub wezwanie do zwrotu w przypadku wykorzystania na realizację projektu kwoty mniejszej od 80% płatności zaliczkowej; Wszystkie kwoty w raporcie z realizacji kursu intensywnego powinny być wyrażone w EUR; 10

11 Raport z przeprowadzenia projektu typu kurs intensywny 1. Erasmus Intensive Programme (IP) FINAL REPORT FORM FOR THE BENEFICIARY: a) Formularz opisowy (części 1-2-4); b) Formularz finansowo-statystyczny - Mobility Tool - IP Data (część 3); c) Opis projektu dla celów upowszechniania (część 5, wzór NA). 2. Ankiety oceny kursu składane przez wszystkich studentów w systemie Mobility Tool należy zarchiwizować w dokumentacji projektu w uczelni koordynującej - w części 1 raportu należy zamieścić wyniki ankietowania. Ww. ankiety są przedmiotem kontroli prowadzonej/zlecanej przez KE/NA. Brak ankiety spowoduje konieczność zwrotu dofinansowania. Raport z przeprowadzenia projektu typu kurs intensywny (2) Formularz opisowy (części 1-2-4) jest opracowany w języku angielskim, ale informacje w ww. częściach mogą być przedstawione w języku polskim lub w języku, w którym został napisany wniosek o dofinansowanie; Opis projektu (część 5) dla celów upowszechniania jest opracowany w języku polskim i może być zamieszczony w publikacjach FRSE-NA; Wszystkie zmiany zaistniałe podczas przeprowadzenia kursu intensywnego - w odniesieniu do planów opisanych w Załączniku I do umowy finansowej - należy przedstawić i wyjaśnić w części 1 raportu; Dane finansowe i liczbowe podane w częściach 1, 2, 3 i 5 raportu powinny być identyczne; 11

12 Raport z przeprowadzenia projektu typu kurs intensywny (3) Jedyny/e obowiązkowo składany/e wraz z raportem dokument/y, niezbędny/e dla celów rozliczenia projektu: imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela) w pierwszym i ostatnim dniu kursu lub dniu pobytu (w przypadku niektórych nauczycieli) kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem; Inne dokumenty, składane na życzenie FRSE-NA lub innej sprawdzającej instytucji (projekty, które zostaną wybrane do losowego bardziej szczegółowego sprawdzenia finansowego) - oryginały: potwierdzenie udziału w kursie (zaświadczenie dla każdego uczestnika o udziale w kursie, zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs i/lub inne odpowiednie dokumenty) uczelnie prowadzące działanie w pierwszym roku powinny przedstawić wzory zaświadczeń o udziale w kursie dla studenta i wykładowcy wraz z raportem; ankiety oceny kursu intensywnego (studenci); faktury, rachunki, bilety, etc. potwierdzające wydatki na podróż; wyciągi z rachunku bankowego uczelni koordynującej, wskazanego w Art.V umowy finansowej z FRSE-NA; Sposób i forma złożenia raportu Data złożenia raportu z realizacji projektu 60 dni po zakończeniu kursu określona indywidualnie dla każdego kursu w Art.IV.2 umowy finansowej lub jeśli dotyczy w aneksie do umowy (dokumenty online i oryginał części 1-5, wysłane do godz. 23:59 podanej daty); Formy złożenia raportu: Formularz opisowy (części 1-2-4) w systemie OnLine FRSE: Formularz finansowo-statystyczny Mobility Tool - IP Data (część 3) w systemie Mobility Tool: Opis projektu dla celów upowszechniania (część 5) za pośrednictwem Bezpiecznego formularza FRSE: - z numerem umowy finansowej z FRSE-NA w tytule wiadomości np X- PL1-ERA10-XXXXX; 12

13 Sposób i forma złożenia raportu (2) Oryginał raportu (wydruk dwustronny części 1-5): - części podpisane przez prawnego przedstawiciela uczelni (podpis i pieczęć), datowane i opatrzone pieczęcią uczelni we wskazanym miejscu - strona 2; - część 3 podpisana przez kwestora uczelni i koordynatora projektu (podpisy i pieczęcie na każdej stronie) i opatrzona pieczęcią uczelni na każdej stronie; - część 5 podpis nie jest wymagany; trzeba wysłać najpóźniej w terminie podanym w Art.IV.2 umowy finansowej lub w aneksie do umowy (jeśli dotyczy) do godz. 23:59 - decyduje data stempla pocztowego - na adres: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Program Uczenie się przez całe życie Erasmus ul. Mokotowska 43, Warszawa z dopiskiem IP2013 Raport Sposób i forma złożenia raportu (3) Załączniki do oryginału raportu: potwierdzona/e za zgodność z oryginałem kopia/e imiennej/ych listy/list obecności wszystkich uczestników kursu; kopia/e lub wersja/e elektroniczna/e: wzoru zaświadczenia o udziale w kursie dla studenta i wzoru zaświadczenia o udziale w kursie dla wykładowcy w przypadku projektów prowadzonych w pierwszym roku; produkty powstałe w wyniku realizacji projektu/kursu; Jeśli którakolwiek część raportu (1-5) i kopia/e listy/list obecności nie zostaną przesłane do FRSE-NA w wymaganej formie raport zostanie uznany za niekompletny. 13

14 14

15 15

16 16

17 Dziękuję Państwu za uwagę 17