ГУРСЬКИЙ М. Марек Директор бібліотеки Краківської політехніки, магістр, старший дипломований кустош

Transkrypt

1 5 ПЛЕНАРНЕ ЗАСІДАННЯ System oceny efektywności funkcjonowania biblioteki jako element nowoczesnego planowania i podejmowania decyzji ГУРСЬКИЙ М. Марек Директор бібліотеки Краківської політехніки, магістр, старший дипломований кустош gorski@biblos.pk.edu.pl Анотація Оцінювання і аналіз зовнішніх економічних чинників має ґрунтовне значення для оптимального планування діяльності, вибору відповідної або найкращої в конкретній ситуації стратегії функціонування, є також інструментом, що використовується для оцінки і управління ризиком або для виконняння порівняльних досліджень. У доповіді представлено порівняння фінансових показників, що використовуються у дослідженнях різних країн у сфері аналізу функціонування бібліотек. Розглянуто діяльність групи польських бібліотек, пов язаних з реалізацією проекту «Аналіз функціонування наукових бібліотек Польщі» (Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce (AFBN). Розглядається процедура введення даних до автоматизованої бази. Підкреслено потенційні можливості і користь, яку наукові бібліотеки можуть досягнути, беручи участь у проекті. На основі нагромадженої у базі даних AFBN інформації подано приклади цікавих аналітичних зразків, які можна використати при впровадженні іншими бібліотеками системи планування і управління. Ключові слова: бібліотека, фінансові показники, плануванн, управління, діяльність, база даних AFBN. Третя науково- практична конференція «Сучасні проблеми діяльності бібліотеки в умовах інформаційного суспільства»,

2 6 Abstract Evaluation and analysis of external economic factors have profound importance for the optimal planning of activity, choosing the proper or best strategy of functioning in a particular situation. It is also a tool used for evaluation and control of risk or for accomplishment comparative researches. The report presents the comparison of financial indicators used in researches of different countries in the analysis of the libraries functioning. The activities of a group of Polish libraries associated with the project "Analysis of the functioning of scientific libraries in Poland» (Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce (AFBN)) is considered. The procedure of data input to the automated database is considered. The potential opportunities and benefits that academic libraries can achieve by participating in the project are underlined. The interesting examples of analytical models that can be used when other libraries introduce the planning and management system are presented based on accumulated information in a database AFBN. Keywords: library, financial indices, planning, management, activity, database AFBN. Badania funkcjonalności bibliotek co jest przedmiotem badań? Najważniejszym celem prowadzonych badań funkcjonalności bibliotek jest analizowanie i ocena efektywności procesów i usług realizowanych w bibliotekach. Analizy te są prowadzone przede wszystkim w kontekście finansowym, nie pomijając jednak takich zagadnień, jak: satysfakcja użytkowników, ich opinie o ważności poszczególnych usług, wskaźniki ilościowe i jakościowe oraz statystyka biblioteczna. Można zatem stwierdzić, że swoim zasięgiem obejmują wszystkie procesy realizowane bibliotekach, niezależnie od ich charakteru. Третя науково- практична конференція «Сучасні проблеми діяльності бібліотеки в умовах інформаційного суспільства»,

3 7 Podstawowym skutkiem takich badań jest zdobycie szerokiej, wielokontekstowej i obiektywnej wiedzy o warunkach, w jakich funkcjonuje biblioteka i w jakich korzystają z niej użytkownicy, o dostępności, skuteczności i stopniu wykorzystania proponowanych usług i serwisów. Opierają się na tak posiadanej wiedzy, osoby kierujące biblioteką mają podstawy do planowania i wprowadzania zmian, których wynikiem powinna być poprawa efektywności i jakości zarządzania, poprawa oferowanych usług, osiąganie wyższej kultury organizacji. Kolejnym, ale nie mniej ważnym celem, jest umożliwienie prowadzenia badań porównawczych, zarówno w odniesieniu do konkretnej biblioteki, jak i w szerszym zakresie, obejmującym poszczególne grupy bibliotek. W dłuższej perspektywie rezultatem badań jest uporządkowanie i ujednolicenie gromadzonych danych statystycznych, określenie zestawu wskaźników i podanie metod ich obliczania, prowadzenie systematycznych, wieloletnich badań porównawczych i w końcu określenie krajowych standardów funkcjonowania bibliotek naukowych. Jak to robią na świecie? Znalezienie obiektywnego sposobu na mierzenie efektywności i jakości funkcjonowania bibliotek jest przedmiotem zainteresowania bibliotekarzy od wielu lat. Prace w tym zakresie są realizowane z różnym powodzeniem w wielu krajach od lat. Na szczególną uwagę zasługują tutaj działania i inicjatywy realizowane w Australii 1, Niemczech 2, USA 3 czy Wielkiej Brytanii 4. Można zaryzykować twierdzenie, że to właśnie w tych krajach wytyczane są główne kierunki metodologii badań nad określeniem wskaźników 1 CAUL Performance Indicators [dostęp: ]. 2 [dostęp: ]. 3 dostęp: ]. 4 dostęp: ]. Третя науково- практична конференція «Сучасні проблеми діяльності бібліотеки в умовах інформаційного суспільства»,

4 8 funkcjonowania, których rezultatem byłaby standaryzacja procesów bibliotecznych. Warto w tym miejscu odnotować istotne dla tych badań publikacje i dokumenty. Najważniejsze z nich to zalecenia przygotowane przez zespół roboczy powołany w ramach Sekcji Bibliotek Uniwersyteckich i Innych Ogólnych Bibliotek Naukowych IFLA, zebrane w opracowaniu Roswithy Poll i Petera te Boekhorsta: Mierzenie jakości. Międzynarodowe zalecenia do pomiaru wykonania zadań w bibliotekach akademickich, a także norma ISO/TR 20983: 2003 Information and documentation. Performance indicators for electronic library services. W tym kontekście nie można pominąć także dwóch norm: PN-EN ISO 2789: 2005 Informacja i dokumentacja. Międzynarodowa statystyka biblioteczna, oraz PN-ISO 11620: 2006 Informacja i dokumentacja. Wskaźniki funkcjonalności bibliotek. Powyższe publikacje stanowią również punkt wyjścia we wszelkich działaniach związanych z analizą funkcjonowania bibliotek w Polsce. Przegląd prowadzonych na świecie analiz funkcjonowania bibliotek daje obraz stosunkowo dużego ich rozproszenia przedmiotowego, co stanowi pewną trudność w jednoznacznym określeniu tego, co stanowi ich podstawowy nurt. Wydaje się jednak, że badania te koncentrują się na tematyce związanej z budżetem bibliotek. Ten trend wydaje się zrozumiały, jeżeli weźmiemy pod uwagę fakt, że biblioteki, podobnie jak każdy aktywny na rynku podmiot gospodarczy, są podatne na oddziaływanie zewnętrznych czynników ekonomicznych mających wpływ na jej bieżące i przyszłe funkcjonowanie. Inaczej można powiedzieć, że model biznesowy nie jest, lub nie powinien być, obcy bibliotekarzom odpowiedzialnym za funkcjonowanie macierzystych instytucji. W poniższej tabeli 5 (rys. 1) przedstawiono grupę wskaźników funkcjonowania bibliotek naukowych będącą przedmiotem badań międzynarodowych lub 5 L. Derfert-Wolf, M.M.Górski, A. Jazdon, Finansowanie bibliotek uczelni publicznych. Analiza wybranych wskaźników z lat , [w:] Ebib Nr 8/2009 (108), [dostęp ]. Третя науково- практична конференція «Сучасні проблеми діяльності бібліотеки в умовах інформаційного суспільства»,

5 9 realizowanych w wybranych krajach. Jak widać, o ile jedne wskaźniki są przedmiotem analiz w większości prowadzonych badań, o tyle inne badane są sporadycznie lub są niemal zupełnie pomijane. Może to stanowić dowód, że z jednej strony ciągle jeszcze trwają poszukiwania nad zdefiniowaniem ostatecznego kanonu badań, z drugiej zaś realizowane badania odzwierciedlają lokalne (krajowe) zainteresowania, koncentrując się na kwestiach najistotniejszych dla danego środowiska. Na tym tle wyróżnia się kilka wskaźników występujących w zdecydowanej większości prowadzonych badań (są to: udział budżetu biblioteki w budżecie uczelni (%), przychody własne [ ] jako % w budżecie biblioteki, wydatki biblioteki w przeliczeniu na 1 użytkownika) oraz jeden wskaźnik, badany we wszystkich, poza jednym, realizowanych badaniach. To wskaźnik określający wydatki na zbiory elektroniczne jako procent wydatków na zbiory biblioteczne ogółem. Warto zauważyć, że pod względem liczby zbieranych danych zdecydowanie wyróżniają się badania prowadzona w Polsce (AFBN) i Wielkiej Brytanii (SCONUL, HELMS). Na tle prowadzonych na świecie badań zaskakująca jest mała liczba danych, analizowanych przez IFLA. Inną kwestią jest liczba bibliotek biorących udział w badaniach realizowanych w różnych krajach, inaczej mówiąc, trudno stwierdzić, jak bardzo prowadzone badania są miarodajne i reprezentatywne. Niestety na tle badań realizowanych w Wielkiej Brytanii, Niemczech, USA czy Australii, udział polskich bibliotek nie wygląda zbyt imponująco. Na ogólną liczbę 100 zarejestrowanych w bazie bibliotek różnych typów niewiele ponad połowa wprowadza dane i uzyskuje możliwość prowadzenia analiz porównawczych 6. 6 Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce. Statystyka bazy. [odczyt: ] Третя науково- практична конференція «Сучасні проблеми діяльності бібліотеки в умовах інформаційного суспільства»,

6 Wskaźniki IFLA ISO 11620:2008 USA (ARL, ACRL) Wielka Brytania (SCONUL, Niemcy, Austria, Słowenia (BIX) Holandia (UKB) Finlandia Włochy Grecja TQMU MOPAB Hiszpania (Andaluzja) Estonia AFBN Udział budżetu biblioteki w budżecie uczelni (%) X X X X X X X X X Wydatki na zbiory biblioteczne jako % wydatków uczelni X Przychody własne (specjalne dotacje, granty, fundusze wypracowane przez bibliotekę) jako % w budżecie X X X X X X biblioteki Wydatki biblioteki w przeliczeniu na 1 użytkownika X X X X X X X Wydatki biblioteki w przeliczeniu na 1 pracownika naukowego uczelni X Wydatki biblioteki w przeliczeniu na 1 studenta X X Wydatki biblioteki w przeliczeniu na 1 studenta (stacjonarne) X X Wydatki biblioteki w przeliczeniu na aktywnego wypożyczającego X X Wydatki na zbiory biblioteczne w przeliczeniu na użytkownika X X X X X X Wydatki na zbiory biblioteczne w przeliczeniu na studenta X X Wydatki na zbiory biblioteczne w przeliczeniu na użytkownika, w podziale na dziedziny: nauki humanistyczne, X nauki społeczne, nauki ścisłe i medyczne Wydatki na książki w przeliczeniu na użytkownika X X Wydatki na książki w przeliczeniu na studenta X X Wydatki na czasopisma w przeliczeniu na użytkownika X Wydatki na czasopisma w przeliczeniu na studenta X Wydatki na zbiory elektroniczne w przeliczeniu na użytkownika X X Wydatki na płace bibliotekarzy w przeliczeniu na 1 użytkownika X X Wydatki na sprzęt komputerowy i oprogramowanie na 1 użytkownika Wydatki na sprzęt komputerowy i oprogramowanie na 1 studenta Wydatki bieżące biblioteki jako % wszystkich wydatków biblioteki X Wydatki na zbiory biblioteczne w stosunku do wydatków osobowych X X X X Wydatki na zbiory elektroniczne jako % wydatków na zbiory biblioteczne X X X X X X X X X X X Wydatki na prenumeratę czasopism jako % wydatków na książki i czasopisma X Wydatki na książki jako % wydatków na zbiory biblioteczne X X X Wydatki na czasopisma drukowane jako % wydatków na zbiory biblioteczne X X X Третя науково- практична конференція «Сучасні проблеми

7 Wydatki na czasopisma (drukowane i elektroniczne) jako % wydatków na zbiory biblioteczne X Wydatki na oprawę jako % wydatków na zbiory biblioteczne X Wydatki na zbiory biblioteczne jako % wydatków biblioteki X X X X X X X Wydatki na książki % wydatków biblioteki X Wydatki na czasopisma % wydatków biblioteki X Wydatki na zbiory specjalne jako % wydatków biblioteki X Wydatki na oprawę jako % wydatków biblioteki X X Wydatki na źródła elektroniczne jako % wydatków biblioteki X Wydatki na płace i inne wydatki osobowe jako % wydatków biblioteki X X X X Wydatki na sprzęt komputerowy jako % wydatków biblioteki X Wydatki na oprogramowanie jako % wydatków biblioteki X Wydatki na usługi i administrację jako % wydatków biblioteki X Wydatki na szkolenie personelu jako % wydatków biblioteki X Wydatki na utrzymanie pomieszczeń jako % wydatków biblioteki X Wydatki na remonty jako % wydatków biblioteki X Wydatki na promocję jako % wydatków biblioteki X Wydatki na amortyzację jako % wydatków biblioteki X Wydatki na wyposażenie jako % wydatków biblioteki X X Inne wydatki bieżące jako % wydatków biblioteki X X X Wydatki na szkolenia pracowników w przeliczeniu na 1 etat X Wydatki na zbiory elektroniczne w stosunku do liczby wyszukanych dokumentów X Koszt gromadzenia książek w przeliczeniu na 1 tytuł (vol.) X Koszt prenumeraty w przeliczeniu na 1 tytuł czasopisma X Koszt opracowania 1 dokumentu X Koszt 1 wypożyczenia X X Koszt 1 wizyty użytkownika w bibliotece X X X Koszt 1 udostępnienia zbiorów (wypożyczenia, skorzystania na miejscu, pobrania dokumentu ze zbiorów X elektronicznych zakupionych przez bibliotekę) Koszt dokumentu pobranego ze źródeł elektronicznych zakupionych przez bibliotekę X X Koszt sesji w bazie danych zakupionej przez bibliotekę X Rysunek 1. Porównanie wskaźników finansowych w normach, zaleceniach i projektach na świecie. Źródło: [dostęp ]. Третя науково- практична конференція «Сучасні проблеми

8 12 Czy to jest przydatne? W 2008 roku w Polsce przyprowadzono, wśród dyrektorów bibliotek akademickich, badania, które miały dać odpowiedź, jak oceniana jest przydatność danych zbieranych w tego rodzaju analizach, do jakich celów są one najbardziej przydatne, a także, jakie narzędzia są najbardziej wykorzystywane do ich zbierania. Wyniki badań zostały opublikowane w artykule zamieszczonym w International Journal of Decision Support System Technology 1. Z badań wynika, że zarówno dyrektorzy bibliotek, wykorzystujący tego typu narzędzia, jak i ci, którzy z nich nie korzystają, mają świadomość wysokiej przydatności takich analiz (rys. 2). Rysunek 2. Przydatność analiz funkcjonowania Źrodło: M.M. Górski, M. Marcinek, Application, Jeszcze ciekawsze są wskazania respondentów odnośnie do zagadnień tematycznych, których analizowanie z wykorzystaniem narzędzi informatycznych jest szczególnie przydatne (rys. 3). Wskazania osób biorących udział w badaniach traktowane w ujęciu statystycznym jednoznacznie wskazują na zarządzanie usługami 1 M.M. Górski, M. Marcinek: Application of selected software tools for data collection and analysis in library management and their effectiveness assessment: results of the research conducted at Polish Academic Libraries, [w:] International Journal of Decision Support System Technology (IJDSST), 2010, vol. 2, is. 2.

9 13 (services management), zarządzanie budżetem (budget management), zarządzanie zbiorami (collection management), prowadzenie statystyk i raportów (statistics and reports). Natomiast w zarządzaniu personelem (personel management), oraz w bieżących kontaktach z przełożonymi (current relations with parent institutions), a także w zarządzaniu zmianami i aplikowaniu o granty, przydatność analiz jest w ich ocenie nieco mniejsza. Rysunek 3. Przydatność analiz funkcjonowania w bieżącym zarządzaniu Źrodło: M.M. Górski, M. Marcinek, Application, Można polemizować z niektórymi z tych opinii. Na przykład wykorzystanie danych do dokumentacji związanej z aplikowaniem o granty wydaje się bardzo korzystne i w istotny sposób wzmacnia argumentację, mogąc decydować o ostatecznym sukcesie. Odpowiedź na pytanie o wykorzystywane do badań dostępnych narzędzi informatycznych (rys. 4) nie jest specjalnie zaskakująca: większość polskich bibliotek wykorzystuje rodzime programy

10 14 (AFBN 2 i Status 3 ). Popularny przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych Libqual 4, zapewne ze względu na koszty związane z zakupem licencji na jego wykorzystywanie, mimo że przez kilka lat był lansowany w Polsce, nie znalazł, jak do tej pory, zastosowania w bibliotekach naukowych. Warto zauważyć, że stosunkowo liczna grupa bibliotek wykorzystuje zbudowane przez siebie lokalne narzędzia do analizowania swojej sytuacji zarządzania. Mają one jednak przynajmniej jedną wadę nie można na ich podstawie prowadzić analiz porównawczych z innymi bibliotekami, tak więc ich przydatność ma znaczenie jedynie doraźnej pomocy w kierowaniu biblioteką, bez odnoszenia się do szerszego kontekstu zjawisk zachodzących w bibliotekach o podobnym charakterze. Rysunek 4. Wykorzystanie do analiz dostępnych narzędzi informatycznych Źrodło: M.M. Górski, M. Marcinek, Application, Analiza Funkcjonowania Bibliotek Naukowych w Polsce. 3 Status program komputerowy umożliwiający prowadzenie statystyk bibliotecznych. Pozwala on na gromadzenie i przetwarzanie danych liczbowych prezentujących aktywność biblioteki we wszystkich przejawach jej działalności. Zob. też: [dostęp: ]. 4 Projekt ARL (Association of Research Libraries) dotyczący jakości usług bibliotecznych.

11 15 Projekt AFBN co jest przedmiotem badań? Zespół pracujący w ramach projektu AFBN i tworzący merytoryczne założenia programu do analizy 5, skoncentrowany był na osiągnięciu następujących celów: opracowania metody oceny funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce, pozyskania danych do bazy komputerowej w celu opracowania wskaźników i standardów dla bibliotek naukowych w Polsce, prowadzenia badań porównawczych ze wskaźnikami i standardami funkcjonowania zagranicznych bibliotek naukowych, publikowania rocznych raportów. Przygotowano również założenia funkcjonalne programu. Miały one gwarantować jego bieżącą użyteczność, zapewniając jednocześnie możliwość zbierania i przetwarzania danych. W rezultacie tych prac program umożliwia wypełnianie, modyfikację i przesyłanie online ankiet dotyczących działalności biblioteki naukowej w danym roku. Umożliwia również analizę tych danych oraz wskaźników efektywności własnej biblioteki w danym roku lub na przestrzeni kilku lat. Kolejnymi funkcjami programu są: automatyczne obliczanie wybranych wskaźników na podstawie danych z ankiet, możliwość wykonywania zestawień i opracowanie dla danego roku lub wieloletnich danych zbiorczych z bibliotek naukowych oraz wieloaspektową analizę wybranych danych i wskaźników efektywności, a tym samym umożliwienie prowadzenia badań porównawczych. Zasadę uczestnictwa biblioteki w programie AFBN zilustrowano na poniższym schemacie (rys. 5). 5 Koordynatorem prac jest Biblioteka Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Aktualny skład Zespołu ds. Standardów dla Bibliotek Naukowych jest opublikowany na stronie AFBN [dostęp: ].

12 16 BIBLIOTEKA Wypełnienie ankiety online (w całości przez jedną upoważnioną osobę lub każdego fragmentu przez inną osobę) ANKIETA Korekta danych Informacja o ewentualnych błędach AFBN Automatyczna weryfikacja poprawności wypełnienia ankiety Przesłanie ankiety online, zgodnie z podanym terminem Zatwierdzenie danych przez dyrektora biblioteki Zatwierdzenie ankiety Automatyczne wyliczenie wskaźników Wydruk ankiety własnej biblioteki wraz z automatycznie obliczonymi wskaźnikami Po dwóch latach możliwość analizowania danych własnej biblioteki Po pierwszym roku analiza danych wszystkich bibliotek Prezentacja danych na oficjalnej stronie WWW Rysunek 5. AFBN procedura postępowania (wprowadzanie danych, weryfikacja, zatwierdzanie, generowanie danych) Źródło: oprac. własne. Podstawowym elementem programu jest ankieta 6, dzięki której biblioteki wprowadzają swoje dane do bazy. Biorąc pod uwagę, że za jej pomocą trzeba opisać różne aspekty funkcjonowania biblioteki, jest ona dosyć obszerna i w niektórych działach szczegółowa. Trzeba jednak pamiętać, że tylko wieloaspektowy opis biblioteki pozwoli na generowanie możliwie szerokiej gamy wyników oraz tworzenie różnorakich analiz. Ankieta uwzględnia zatem wszystkie elementy systemu bibliotecznego, jego otoczenia oraz procesy i usługi realizowane w bibliotece (rys. 6). Rezultatem wypełnionej i zatwierdzonej ankiety jest, obok bezpośrednich danych będących podstawą do porównań, 86 wskaźników, w tym 67 wyliczonych automatycznie na podstawie wprowadzonych danych. 6 Wzór ankiety dla bibliotek akademickich: [dostęp: ]. Wzór ankiety dla bibliotek publicznych i branżowych: [dostęp: ].

13 17 Rysunek 6. AFBN elementy ankiety oraz rezultat analizy Źródło: oprac. własne. Jak można wykorzystać wyniki analiz? Jedną z najważniejszych korzyści, jaką daje wypełnienie ankiety, jest uzyskanie wspomnianych wcześniej, automatycznie wyliczonych, wskaźników funkcjonowania. Stanowią one doskonałe źródło informacji o pracy biblioteki na przestrzeni lat, w których były wprowadzanie dane. Dlatego tak istotny wpływ na ostateczny rezultat ma regularne wprowadzanie danych kompletnych i rzetelnie wyliczonych. Biblioteki, które wprowadzają dane od początku istnienia bazy (czyli od roku 2002), mają możliwość śledzenia zachodzących zmian na przestrzeni ostatniej dekady. Im dłuższy okres obserwacji, tym jej wynik jest bardziej miarodajny i adekwatny do zachodzących zmian. Dane i wskaźniki z własnej biblioteki możemy konfrontować z odpowiednimi danymi i wskaźnikami innych bibliotek wyliczonymi dla określonej grupy. Istotne jest, że wartości własnej biblioteki konfrontujemy z wartościami wyliczonymi dla odpowiadającej dla nas grupy. Możliwość porównywania wskaźników pozwala na zniwelowanie różnic

14 18 wynikających z odmiennej sytuacji, w jakiej funkcjonują konkretne biblioteki, a na którą nie mają one wpływu. Dzięki zastosowanym wskaźnikom wyliczonym dla grupy bibliotek dane stają się porównywalne i mogą stanowić punkt odniesienia do dalszych analiz, porównań, mogą też być podstawą do precyzowania wniosków i budowania strategii działania. Możliwości analizowania sytuacji własnej biblioteki w odniesieniu do wskaźników charakterystycznych dla grupy bibliotek zilustrowano na rysunku 7. Podany przykład dotyczy planowania wydatków na zbiory. Na wykresach przedstawiono wysokość wydatków na zbiory w latach , uwzględniając podział na różne rodzaje zbiorów. Linie ciągłe przedstawiają dane dla konkretnej biblioteki uniwersyteckiej, liniami przerywanymi zaś są zilustrowane wydatki na zbiory (również z podziałem na rodzaje zbiorów), jakie były ponoszone przez grupę bibliotek, w tym przypadku uniwersyteckich. Dodatkowo, liniami pogrubionymi, przedstawiony jest przebieg wydatków na zbiory łącznie w badanych latach. Nawet bez głębszych analiz widać, że wykresy zarówno dla konkretnej biblioteki uniwersyteckiej, jak i dla grupy bibliotek uniwersyteckich, są bardzo zbliżone i generalnie wykazują tendencję spadkową dla tej grupy wydatków, chociaż dla niektórych rodzajów zbiorów widoczne są wyraźne różnice i odchylenia. Na dane dotyczące gromadzenia zbiorów możemy spojrzeć również w odmienny sposób, analizując ponoszone wydatki na zbiory w przeliczeniu na jednego użytkownika (lub studenta). Ten aspekt działalności biblioteki wydaje się szczególnie ważny, świadczyć bowiem może o możliwościach w zaspokajaniu potrzeb edukacyjnych, naukowych naszych użytkowników.

15 Biblioteki uniwesyteckie Biblioteki uczelni technicznych Biblioteki uczelni medycznych Biblioteki uczelni publicznych - razem Biblioteki uczelni niepublicznych (prywatnych) Rysunek 7. Analiza zmian oraz planowanie dla zagadnienia procentowy udział wydatków na zbiory (z podziałem na ich rodzaje) w budżetach bibliotek. Biblioteka uniwersytecka x na tle danych dla grupy bibliotek uniwersyteckich Źródło: oprac. własne zbiory ogółem dla grupy druki zwartedla grupy zbiory specjalne dla grupy czasopisma polskie dla grupy czasopisma zagraniczne (drukowane) dla grupy źródła elektroniczne dla grupy uniwersytet X - zbiory ogółem uniwersytet X - druki zwarte uniwersytet X - zbiory specjalne uniwesytet X - czasopisma polskie uniwersytet X - czasopisma zagraniczne drukowane uniwersytet X - źródła elektroniczne Liniowy (uniwersytet X - zbiory ogółem) Liniowy (zbiory ogółem dla grupy) Rysunek 8. Wydatki na zbiory ponoszone przez biblioteki z podziałem na grupy w przeliczeniu na 1 użytkownika w latach Źródło: oprac. własne.

16 Zdecydowana większość polskich bibliotek akademickich posiada zaplanowany, a następnie przyznany na początku roku, wydzielony budżet, który musi wystarczyć na pokrycie wszystkich kosztów funkcjonowania. Za jego realizację odpowiadają dyrektorzy bibliotek. W tym kontekście interesujące może okazać się wyliczenie kosztów funkcjonowania bibliotek akademickich w przeliczeniu na jednego użytkownika. W takim przypadku policzone zostaną nie tylko koszty gromadzenia zbiorów, ale wszystkie inne, które biblioteki muszą ponosić, w tym na przykład koszty związane z utrzymaniem pomieszczeń, infrastrukturą, płacami pracowników, remontami, promocją itp. uniwersyteckie techniczne medyczne akademickie publiczne akademickie niepubliczne (prywatne) Liniowy (akademickie publiczne) Liniowy (akademickie niepubliczne (prywatne)) 292,89 380,32 462,65 444, ,3 157,78 182,09 171,35 59,89 188,59 181, ,66 201,79 185,81 81,74 219,99 202,31 142,7 178,75 232,5 120,35 208,9 226,45 110, Rysunek 9. Wydatki biblioteki na 1 użytkownika w PLN w latach Źródło: oprac. własne. Biorąc pod uwagę wspomnianą wcześniej liczbę 87 wskaźników, które dzięki AFBN możemy otrzymać, widać, że możliwości prowadzenia analiz porównawczych za okresy wieloletnie są ogromne. Nie sposób przytoczyć tutaj wszystkie te możliwości. Od inwencji osób kierujących bibliotekami zależy, czy, a jeżeli tak, to w jakim stopniu, zostaną one wykorzystane w bieżącym zarządzaniu, w

17 21 projektowaniu przedsięwzięć i planowaniu zmian. Można jednak z całą pewnością stwierdzić, że biznesowy model zarządzania instytucją, jaką jest biblioteka akademicka obejmujący takie elementy, jak planowanie i zarządzanie personelem, zbiorami, usługami bibliotecznymi, budżetem, a także planowanie inwestycji, występowanie o fundusze zewnętrzne, w końcu przygotowywanie różnego rodzaju rocznych sprawozdań nie może się obejść bez nowoczesnych narzędzi wspomagających takie działania. Przydatność poszczególnych rodzajów danych zebranych w AFBN jest rozmaita, a ich stosowanie wymaga zazwyczaj odpowiedniej interpretacji. Niezaprzeczalną jednak wartością jest możliwość operowania danymi, które odzwierciedlają obiektywny stan dla danej dziedziny czy kategorii zagadnień. Bibliografia Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych: [dostęp: ]. Derfert-Wolf L., Górski M.M., Marcinek M., Quality of academic libraries funding bodies, librarians and users perspective: a common project of Polish research libraries on comparable measures. [w:] 71 th IFLA General Conference and Council Libraries - A voyage of discovery, August 14 th 18th 2005, Oslo, Norway 2005: [dostęp: ]. Derfert-Wolf L., Górski M.M., Jazdon A., Finansowanie bibliotek uczelni publicznych. Analiza wybranych wskaźników z lat , [w:] Ebib Nr 8/2009 (108); [dostęp ]. Górski M.M., Marcinek M., Application of selected software tools for data collection and analysis in library management and their effectiveness assessment: results of the research conducted at Polish

18 22 Academic Libraries, [w:] International Journal of Decision Support System Technology (IJDSST), 2010, vol. 2, is. 2. PN-ISO 11620: 2006 Informacja i dokumentacja. Wskaźniki funkcjonalności bibliotek. Poll R., Boekhorst te P., Mierzenie jakości. Międzynarodowe zalecenia do pomiaru wykonania zadań w bibliotekach akademickich, Wydawnictwo Uniwersytetu Wrocławskiego, Wrocław 2004.