MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI BO-III Kraków, dnia r. Pan Henryk Oleksy Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego ul. Grzymały Siedleckiego Proszowice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 23 do 25 października 2012 r. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Proszowicach (PINB) kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja budżetu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji dochodów budżetu państwa. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Pani Monika Onyszkiewicz starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli Przewodnicząca Zespołu Kontrolnego, - Pan Mirosław Pyciński starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli, - Pani Katarzyna Błaż operator urządzeń elektronicznych w Wydziale Organizacji i Kontroli. Kontrolą objęto zadania: I. Sprawy organizacyjne i kontrola zarządcza. II. Planowanie i realizacja wydatków w 2011 r. III. Realizacja dochodów budżetu państwa związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Realizację zadań w ww. zakresie ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Sprawy organizacyjne i kontrola zarządcza. Szczegółowy zakres kontroli obejmował funkcjonowanie Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Proszowicach (zwanego dalej Inspektoratem) we wszystkich obszarach kontroli zarządczej. Podejmując działania w zakresie ustanowienia kontroli zarządczej w Inspektoracie Powiatowy Inspektor wydał Zarządzenie Nr 11/2011 z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Powiatowym Inspektoracie wraz z Kodeksem Etyki Pracowników stanowiącym załącznik nr 1 oraz Polityką Zarządzania Ryzykiem stanowiącą załącznik nr 2 do regulaminu. W 14 Regulaminu kontroli zarządczej wskazano, iż za monitorowanie systemu kontroli zarządczej odpowiada Powiatowy Inspektor oraz Główna księgowa. Starosta Powiatu Proszowickiego pismem znak: OA/1140/12/99 z dnia 29 czerwca 1999 r. powołał p. Henryka Oleksy na stanowisko Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Proszowicach. Powiatowy Inspektor, kierując Inspektoratem, określa organizację oraz tryb pracy Inspektoratu, koordynuje działalność stanowisk pracy, zapewnia wykonywanie zadań nadzoru budowlanego na obszarze Powiatu Proszowickiego oraz organizuje kontrolę działania inspekcji terenowej w zakresie prawidłowości przebiegu procesu budowlanego i utrzymania obiektów budowlanych. Problem delegowania uprawnień został poruszony m. in. w 5 ust. 4 Regulaminu organizacyjnego, który wskazuje, iż w czasie nieobecności Powiatowego Inspektora jego zadania wykonuje wyznaczony pracownik Inspektoratu. Ponadto delegowanie uprawnień występuje w przypadku realizacji zadania określonego w 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2002 r. w sprawie nadania pracownikom organów nadzoru budowlanego uprawnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego (Dz. U. z 2002 r. Nr 174, poz. 1423). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w zakresach czynności pracowników Inspektoratu nie zostały ustanowione imienne zastępstwa dla pracowników w czasie ich nieobecności. We wszystkich zakresach czynności pracownicy potwierdzili przyjęcie do wiadomości i stosowania obowiązków wynikających z zakresów czynności poprzez złożenie parafy oraz wpisania daty przyjęcia do wiadomości jego zakresu czynności. Księgowym Inspektoratu do dnia 16 maja 2011 r. była Pani Monika Pabiańczyk. W okresie od 17 maja do 14 września 2011 r. p. Monika Pabiańczyk przebywała na długotrwałym zwolnieniem lekarskim. Dnia 15 września 2011 r. na stanowisko Referenta księgowo-kadrowego została zatrudniona p. Agnieszka Pióro, następnie od dnia 15 marca 2012 r. p. Agnieszce Pióro została przedłużona umowa o pracę na zastępstwo Księgowej do dnia powrotu p. Moniki Pabiańczyk z urlopu wychowawczego. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności 2

3 dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych powierzone zostały p. Agnieszce Pióro - p.o. Księgowej w dniu 29 grudnia 2011 r. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż p. Agnieszka Pióro nie spełniała wymogów wynikających z art. 54 ust. 2 w szczególności dotyczących stażu pracy i wykształcenia. Z uwagi na długotrwałą nieobecność w pracy Księgowej p. Moniki Pabiańczyk Powiatowy Inspektor ogłosił konkurs na stanowisko referenta księgowo-kadrowego. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż nie został/a: ustanowiona procedura dotycząca naboru na wolne stanowisko pracy w Inspektoracie, prawidłowo przeprowadzony nabór na wolne stanowisko w służbie cywilnej, bowiem Powiatowy Inspektor nie spełnił wymogu określonego w art. 28 ust 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz z późn. zm.), który wskazuje, iż Dyrektor ma obowiązek upowszechniać informacje o wolnych stanowiskach pracy przez umieszczenie ogłoszenia o naborze w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu, oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, spełniony wymóg określony w art. 31 ust. 1 ww. ustawy, który stanowi, iż: Dyrektor niezwłocznie po przeprowadzonym naborze upowszechnia informację o wyniku naboru przez umieszczenie jej w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, w Biuletynie urzędu oraz w Biuletynie Kancelarii. Należy również podkreślić, iż Powiatowy Inspektor nie powołał komisji do przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko pracy, jak również nie sporządził protokołu z przeprowadzonego postępowania kwalifikacyjnego, zgodnie z zapisem określonym w art. 30 ust. 1 ww. ustawy, który wskazuje, iż z przeprowadzonego naboru sporządza się protokół. Pomimo braków formalnych i nie spełnienia wymogów określonych w art. 28 ust 1, art. 30 ust. 1 oraz art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz z późn. zm.) p. Agnieszka Pióro dnia 15 września 2011 r. została zatrudniona w Inspektoracie jako członek korpusu służby cywilnej na stanowisku Referenta Księgowo-Kadrowego. W piśmie z dnia 5 listopada 2012 r. Powiatowy Inspektor wyjaśnił, iż ze względu na pośpiech i nawał obowiązków nie dopilnowane zostały wszystkie formalności związane z rozstrzygnięciem konkursu. W związku z powyższym Powiatowy Inspektor w dniu 30 października 2012 r. ponownie ogłosił nabór na stanowisko Głównego Księgowego. Ogłoszenie to zostało zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej KPRM (nr ), Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu oraz wywieszone na tablicy ogłoszeń w Powiatowym Inspektoracie. Prawidłowość założeń organizacyjnych oraz funkcjonowania mechanizmów kontrolnych w Inspektoracie zostały sprawdzone w toku prowadzonych czynności kontrolnych w oparciu o ewidencję czasu pracy pracowników Inspektoratu, która prowadzona jest w formie papierowej. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż w Inspektoracie w 2011 r. odnotowano 97 wyjść służbowych oraz 26 wyjść prywatnych, każde wyjście potwierdzone zostało podpisem pracownika. 3

4 W zakresie zarządzania ryzykiem Powiatowy Inspektor, załącznikiem Nr 2 do zarządzenia Nr 11/2011 z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Powiatowym Inspektoracie, wprowadził Politykę Zarządzania Ryzykiem. Zgodnie z Polityką Zarządzania Ryzykiem, za identyfikację czynników ryzyka na poziomie strategicznym odpowiada Powiatowy Inspektor natomiast na poziomie operacyjnym Powiatowy Inspektor i Główna Księgowa. W toku czynności kontrolnych nie stwierdzono, aby dokonane wprowadzenie kontroli zarządczej było poprzedzone aktualizacją, bądź przeglądem lub samooceną dotychczas stosowanych rozwiązań kontrolnych, ani przeprowadzeniem analizy ryzyka, pozwalającej na powiązanie projektowych mechanizmów kontrolnych ze zidentyfikowanymi zagrożeniami realizacji zadań. W jednostce kontrolowanej nie określono celów jednostki powiązanych z procedurami realizacji zadań, zawierającymi konkretne mechanizmy kontroli. Zgodnie ze standardem nr 7 kontroli zarządczej stanowiącym załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań nie rzadziej niż raz w roku. Powiatowy Inspektor zgodnie z 6 ust 2 oraz 7 ust. 7 Polityki zarządzania ryzykiem dokonuje identyfikacji ryzyka zarówno na poziomie strategicznym jak i operacyjnym przynajmniej raz do roku nie później niż do dnia 31 marca każdego roku, począwszy od roku W badanym okresie nie zostały sporządzone arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w Inspektoracie zgodnie ze standardem nr 6 ww. komunikatu, które określałyby działania zapobiegające zmaterializowaniu się ryzyka lub jego zredukowanie do akceptowanego poziomu. Zarządzanie ryzykiem, stanowi cel kontroli zarządczej, określony w art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy o finansach publicznych. W okresie objętym kontrolą nie przeprowadzono w kontrolowanym Inspektoracie udokumentowanego monitorowania skuteczności kontroli zarządczej i nie dokonywano samooceny jej funkcjonowania. Za prawidłowe funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych ze szczególnym uwzględnieniem dokumentowania systemu kontroli zarządczej, zgodnie z zapisami zawartymi w 5 ust. 3 pkt 6 Regulaminu organizacyjnego, Powiatowy Inspektor sprawuje kontrolę wewnętrzną w Inspektoracie. Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Proszowicach wprowadzonym Zarządzeniem nr 1/2010 Powiatowego Inspektora z dnia 4 stycznia 2010 r. kierownik jednostki odpowiada za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej, a także za należyte wykorzystanie wyników kontroli. W 2011 r. nie była przeprowadzana kontrola wewnętrzna instytucjonalna w Powiatowym Inspektoracie. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż z uwagi na prawidłowo funkcjonującą kontrolę wewnętrzną funkcjonalną oraz niewielką liczbę pracowników były jedynie przeprowadzane ewentualnie kontrole doraźne (nieudokumentowane). Kontrola wewnętrzna prowadzona jest w zależności od stwierdzonych przez kierownika jednostki uchybień i nieprawidłowości podczas podejmowanych działań. Dowodem na prawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej w Inspektoracie w tym w szczególności w obszarze kontroli wewnętrznej jest fakt braku spraw zaległych i terminowa realizacja spraw bieżących. 4

5 Planowanie i realizacja wydatków w 2011 r. Plan pierwotny wydatków dla Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale Nadzór budowlany wynosił ,00 zł. W trakcie roku plan ulegał zmianom i ostatecznie wyniósł kwotę ,00 zł. Kontrola wykazała, że Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Proszowicach w 2011 roku nie prowadził ewidencji wydatków w układzie zadaniowym. Również zasady rachunkowości, zakładowy plan kont oraz instrukcja obiegu dokumentów finansowoksięgowych nie zawierały zapisów odnoszących się do realizacji budżetu w układzie zadaniowym. Na działalność PINB z budżetu Wojewody Małopolskiego przekazano do Powiatu Proszowickiego środki dotacji celowej z budżetu państwa w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale Nadzór Budowlany, 2110 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat, w łącznej kwocie , z tego: na podzadanie Kontrola procesu budowlanego, działanie Kontrole przeprowadzane w terenie - kwotę ,00 zł. na podzadanie Orzecznictwo administracyjne, działanie Prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie rozstrzygnięć w I i II instancji, rozpatrywanie odwołań i zażaleń, prowadzenie postępowań administracyjnych w trybach nadzwyczajnych kwotę ,00 zł. Środki dotacji celowej wykorzystano w pełnej wysokości. Inspektorat w 2011 r. nie uzyskał ze środków własnych powiatu dofinansowania swojej działalności. Siedziba Inspektoratu mieści się przy ul. Grzymały Siedleckiego 2, o łącznej powierzchni zajmowanych lokali 224,18 m2. Decyzją Starosty Proszowickiego z r. przekazano w trwały zarząd Powiatowemu Inspektoratowi Nadzoru Budowlanego w Proszowicach części nieruchomości gruntowej zabudowanej budynkiem administracyjnym stanowiącej własność Skarbu Państwa, tj. działki nr 690/1 o pow. 0,1768 ha położonej w Proszowicach przy ul. Grzymały Siedleckiego 2 z przeznaczeniem na prowadzenie działalności statutowej, a w szczególności na urządzenie siedziby Inspektoratu. Termin objęcia nieruchomości w trwały zarząd ustalono na dzień 1 grudnia 2009 r. Opłatę roczną z tytułu trwałego zarządu za 2011 r. przekazano na rachunek Starostwa Powiatowego w Proszowicach w prawidłowej wysokości oraz w obowiązującym terminie. Opłatę przekazano 31 marca 2011 r. w wysokości 1.650,29 zł. Analizując wydatki poniesione przez Inspektorat w 2011 r. w łącznej wysokości ,00 zł stwierdzono, że otrzymane środki przeznaczono głównie na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, i tak: na wynagrodzenia ( 4010, 4020, 4040) przeznaczono kwotę ,20 zł, natomiast na pochodne od wynagrodzeń ( 4110, 4120) przeznaczono kwotę ,95 zł. Udział tych wydatków w ogólnych wydatkach Inspektoratu wyniósł w 2011 r. 83,81 %. Środki na wynagrodzenia wydatkowano zgodnie z przeznaczeniem nie przekraczając limitu wynikającego z planu finansowego ustalonego na kwotę ,15 zł. W kontrolowanym okresie przeciętne zatrudnienie w Inspektoracie wynosiło 7 osób, z tego 5 pracowników merytorycznych i 2 pracowników obsługi. Pozostałe wydatki bieżące poniesione ze środków dotacji w kwocie ,85 zł (udział tych wydatków w ogólnych wydatkach Inspektoratu wyniósł 16,19 %) dotyczyły między innymi 5

6 kosztów utrzymania budynku (lokalu), zakupu paliwa do samochodu służbowego, zakupu usług pocztowych, itp. Na koniec 2011 r. wystąpiły zobowiązania niewymagalne na łączną kwotę ,50 zł. Zobowiązania dotyczyły 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne ,68 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 2.473,03 zł, 4120 Składki na Fundusz Pracy 123,79 zł. Kontrolą pod względem właściwego stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, jak również uregulowań wewnętrznych wyrywkowo objęto dowody księgowe nr: 297/12/2011, 284/12/2011, 285/12/2011, 275/12/2011, 105/8/2011. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że sprawdzenia dowodów księgowych zarówno pod względem formalnorachunkowym jak i merytorycznym dokonywała do dnia 14 września 2011 r. osoba zatrudniona na stanowisku księgowej, a od 15 września 2011 r. referent księgowo-kadrowy, co jest niezgodne z zapisem w załączniku nr 1 do Zarządzenia Nr 4/2009 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dnia 27 lutego 2009 r. w sprawie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych cyt. Dokument finansowy przed dokonaniem wydatku oraz wprowadzeniem do ewidencji księgowej podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez kierownika jednostki i formalno-rachunkowym przez głównego księgowego. Ponadto kontrola stwierdziła, że w okresie od 17 maja 2011 r. do 14 września 2011 r. jak wynika z wyjaśnienia Księgowa będąc na zwolnieniu lekarskim podpisywała dokumenty księgowe sporządzane przez stażystkę o czym świadczą podpisy w opisie faktur. W dowodach objętych kontrolą zatwierdzenia do zapłaty dokonywał Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego. Zatwierdzanie dowodów do realizacji pod względem formalno - rachunkowym, jak i merytorycznym przez tę samą osobę świadczy o słabym systemie kontroli wewnętrznej i stwarza okazje do powstania nieprawidłowości finansowych. Księgi rachunkowe w kontrolowanej jednostce prowadzone są systemem ręcznym. W Inspektoracie stosuje się następujące księgi rachunkowe: 1. dziennik 2. księga główna 3. księgi pomocnicze 4. zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych. Kontrola wykazała, że w księgach rachunkowych stwierdzone błędy poprawiano poprzez użycie korektora i nadpisywanie, tj. w sposób niezgodny z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Objęte kontrolą roczne sprawozdania budżetowe Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz sprawozdanie kwartalne Rb-50 z wykonania planu wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej zostały sporządzone terminowo i prawidłowo, w oparciu o dane z ewidencji księgowej i zgodnie ze stanem faktycznym. Realizacja dochodów budżetu państwa związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Zgodnie z funkcjonującym planem kont w Inspektoracie, do ewidencji dochodów Skarbu Państwa w jednostce służyły następujące konta podstawowe: rachunek bieżący jednostki, 6

7 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych, rozrachunki z budżetami Na podstawie sprawozdania Rb-27ZZ ustalono, że dochody uzyskane w 2011 r. przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Proszowicach wyniosły 3.032,00 zł. Kontrola stwierdziła, że: 1. dochód uzyskany z tytułu grzywny w dniu 3 stycznia 2011 r. w kwocie 50,00 zł został odprowadzony do Starostwa Powiatowego w dniu 28 stycznia 2011 r., 2. dochód uzyskany z tytułu kosztów upomnienia w dniach 17 i 19 stycznia 2011 r. w kwocie ogółem 17,60 zł (8,80 zł x 2), został odprowadzony do Starostwa Powiatowego w dniu 28 stycznia 2011 r., 3. dochód uzyskany z tytułu grzywny w dniu 9 września 2011 r. w kwocie 2.888,00 zł został odprowadzony do Starostwa Powiatowego w dniu 16 września 2011 r., 4. dochód uzyskany z tytułu grzywny w dniu 17 października 2011 r. w kwocie 50,00 zł oraz z tytułu kosztów upomnienia w dniu 18 października 2011 r. w kwocie 8,80 zł został odprowadzony do Starostwa Powiatowego w dniu 25 października 2011 r. PINB w Proszowicach w czterech przypadkach uzyskane dochody przekazał na rachunek Powiatu w terminach uniemożliwiających Zarządowi Jednostki Samorządu Terytorialnego terminowe przekazanie dochodów na rachunek Budżetu Wojewody. Dochody uzyskane w kwocie 3.032,00 zł pochodziły z tytułu: - kosztów upomnień w wysokości 44,00 zł (5x8,80 zł), - nałożonych grzywien w celu przymuszenia w wysokości 2.988,00 zł, w tym dochody z tytułu grzywien w celu przymuszenia nałożonych na osoby prawne 2.938,00 zł oraz dochody z tytułu grzywien w celu przymuszenia nałożonych na osoby fizyczne 50,00 zł. i zostały w całości zaewidencjonowane w 0690 Wpływy z różnych opłat, natomiast zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.) dochody z tytułu grzywien w celu przymuszenia nałożonych na osoby fizyczne powinny zostać zaklasyfikowane w 0570 Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych, natomiast dochody z tytułu grzywien w celu przymuszenia nałożonych na osoby prawne powinny zostać zaklasyfikowane w 0580 Grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych. W trakcie kontroli stwierdzono, że Inspektorat nie prowadził ewidencji analitycznej do konta 130 Rachunek bieżący jednostki, co uniemożliwiło ocenę poprawności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27ZZ. Ewidencja księgowa nie była dostosowana do potrzeb sprawozdawczości, co było niezgodne z 15 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128 poz. 861 z późn. zm.). Zgodnie z 6 ust. 1 pkt. 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego zawartej w rozdziale 2 załącznika 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) sporządzając sprawozdanie Rb-27ZZ 7

8 cyt. w kolumnie Dochody wykonane ogółem wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do konta rachunek bieżący jednostki budżetowej. Ponadto kontrola stwierdziła, że w kolumnie 7 sprawozdania Rb-27ZZ dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego zostały wykazane w kwocie ogółem 151,60 zł, natomiast zgodnie z 6 ust. 1 pkt. 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego zawartej w rozdziale 2 załącznika 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) cyt. jednostka realizująca zadanie, podległa jednostce samorządu terytorialnego, nie wypełnia kolumny Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego. Jak wynika ze sporządzonego przez kontrolowaną jednostkę zestawienia w 2011 roku ogółem wszczęto 790 spraw w tym: pozwolenia na użytkowanie 37 spraw, zawiadomienia o rozpoczęciu robót budowlanych 342 spraw, zawiadomienia o zakończeniu robót budowlanych 155 spraw, utrzymanie obiektów 15 spraw, samowola budowlana 10 spraw, sprawy różne 35 spraw (wnioski o wydanie zaświadczenia, wnioski o wydanie odpisu dokumentów, zapytania o prowadzone postępowania), kontrola procesu budowlanego 52 sprawy, kontrole rutynowe i z użytkowania 115 spraw, postępowania skargowe 25 spraw, egzekucje 4 sprawy. Na jednego pełnozatrudnionego pracownika merytorycznego przypada ok. 197,5 spraw, co daje w konsekwencji porównując rok 2010 r. (wszczęto 764 spraw) nieznaczny wzrost prowadzonych spraw. Kontrolą zostały objęte dwie losowo wybrane sprawy w zakresie prowadzonych postępowań egzekucyjnych: Sprawa nr PINB /2011 postępowanie egzekucyjne dotyczyło wyegzekwowania grzywny w celu przymuszenia z powodu uchylania się przez zobowiązanego od wykonania obowiązku wynikającego z decyzji nakazującej rozbiórkę budynku gospodarczego. Postanowienie o nałożeniu grzywny wydano 12 lipca 2011 r. Po kontroli przeprowadzonej w dniu 1 sierpnia 2011 r., w wyniku której stwierdzono, że obowiązek został wykonany postępowanie egzekucyjne zostało zakończone. Sprawa nr PINB /2011 w dniu 5 grudnia 2011 r. wydano postanowienie w sprawie nałożenia grzywny w celu przymuszenia w związku z niewykonaniem obowiązku wynikającego z decyzji dotyczącej rozbiórki wybudowanego tunelu foliowego. Postanowienie zostało doręczone zobowiązanym 9 grudnia 2011 r. W dniu 15 grudnia zobowiązany poinformował PINB o wykonaniu obowiązku i zwrócił się z wnioskiem o umorzenie grzywny w celu przymuszenia. PINB po dokonanej kontroli w dniu 21 grudnia 2011 r. stwierdził, że obowiązek został wykonany. W dniu 22 grudnia 2011 r. wydano postanowienie w sprawie umorzenia nałożonej grzywny w celu przymuszenia i zakończono postępowanie egzekucyjne. Jak wynika ze sprawozdania Rb-27ZZ na koniec 2011 roku nie występowały zaległości w dochodach Skarbu Państwa. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 7. Jednostka nie posiada skrzynki e-puap. 8

9 Przedstawiając powyższe ustalenia kontroli zwracam się do Pana Inspektora o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości poprzez: 1. Bezwzględne przestrzeganie zapisów art. 28 ust.1, art. 30 oraz art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz z późn. zm.) w trakcie prowadzenia naboru na wolne stanowisko pracy w Powiatowym Inspektoracie. 2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej opracowanej w oparciu o standardy kontroli zarządczej określone w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zgodnie z postanowieniami art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) obejmującej m. in. sporządzenie arkusza identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w Inspektoracie, zgodnie ze standardem nr 6 kontroli zarządczej ww. komunikatu. 3. Wzmocnienie nadzoru i kontroli wewnętrznej gwarantującej ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330), w szczególności w zakresie dokonywania poprawek w księgach rachunkowych. 4. Podjęcie działań celem zapewnienia stosowania procedur sprawdzania dokumentów finansowych przed dokonaniem wydatku pod względem merytorycznym. 5. Rozważenie określenia w procedurach wewnętrznych (zakresach obowiązków) zasad zastępstwa głównego księgowego w czasie jego nieobecności. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych. 6. Stosowanie kwalifikacji dochodów we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.), 7. Przestrzeganie zasad rachunkowości w szczególności dotyczących prowadzenia ewidencji analitycznej. 8. Sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). 9. Odprowadzanie dochodów w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej według stanu środków określonego na dni wskazane w art. 255 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), w czasie umożliwiającym Starostwu Powiatowemu przekazanie środków na rachunek dysponenta w wymaganych przez ww. przepis terminach. Informację o sposobie wykorzystania wyników kontroli oraz realizacji niniejszego wystąpienia stosownie do zapisów art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę przekazać w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Dyrektor Wydziału (-) Sławomir Dyl 9