MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI BO-III Kraków, dnia 25 LUT Pan Marek Borzestowski p.o. Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego ul. Kościelna 5B Sucha Beskidzka WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 16 do 18 października 2012 r. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej (PINB) kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja budżetu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji dochodów budżetu państwa i polityki kadrowej. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Pani Sylwia Dutkiewicz starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli, - Pani Monika Onyszkiewicz starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli, - Pan Mirosław Pyciński starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli. Kontrolą objęto zadania: I. Sprawy organizacyjne i kontrola zarządcza. II. Planowanie i realizacja wydatków w 2011 r. III. Realizacja dochodów budżetu państwa związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Realizację zadań w ww. zakresie ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Sprawy organizacyjne i kontrola zarządcza. Szczegółowy zakres kontroli obejmował funkcjonowanie Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej (zwanego dalej Inspektoratem) we wszystkich obszarach kontroli zarządczej. W związku z przeprowadzoną kontrolą, ocenia się pozytywnie z uchybieniami działalność Inspektoratu w zakresie objętym kontrolą. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Podejmując działania w zakresie ustanowienia kontroli zarządczej w Inspektoracie pełniący obowiązki Powiatowego Inspektora (zwany dalej p.o. Powiatowym Inspektorem) wydał zarządzenie Nr 3A/2012 z dnia 2 kwietnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej. Regulamin został uszczegółowiony w załączniku nr 1 do powyższego zarządzenia. Zgodnie z 2 ww. zarządzenia p.o. Powiatowy Inspektor zobowiązał pracowników Inspektoratu do zapoznania się z treścią ww. Regulaminu. W wyżej wspomnianym załączniku omówione zostały wszystkie elementy kontroli zarządczej takie jak: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontrolne, informacja i komunikacja oraz monitorowanie i ocena. Za kontrolę zarządczą w Powiatowym Inspektoracie odpowiedzialny jest Inspektor nadzoru zgodnie z 4 ww. Regulaminu. W okresie objętym kontrolą w kontrolowanej jednostce zatrudnionych było ogółem 6 pracowników, w tym p.o. Powiatowy Inspektor, któremu Starosta Suski pismem znak: SK z dnia 11 maja 2011 r. powierzył pełnienie obowiązków właściwych dla Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej na czas określony od dnia 11 maja 2011 r. do dnia 10 sierpnia 2011 r. oraz pismem znak: SK z dnia 9 sierpnia 2011 r. od dnia 11 sierpnia 2011 r. do czasu powołania Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Przeprowadzona w toku prowadzonych czynności kontrolnych analiza Regulaminu organizacyjnego wykazała, iż p.o. Powiatowy Inspektor utworzył stanowiska pracy w Inspektoracie w tym stanowiska: Młodszy Inspektor Nadzoru Budowlanego oraz Inspektor Budowlany, które nie są obsadzone etatowo, a równocześnie nie planuje się dokonywania na ich miejsce naboru. Ponadto należy stwierdzić, iż w Inspektoracie nie występuje obecnie stanowisko Starszego Inspektora Nadzoru Budowlanego, ponieważ osoba, która zajmowała wcześniej to stanowisko nie spełniała wymogów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalenia wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz z późn. zm.) dotyczących posiadania wyższego wykształcenia. P.o. Powiatowy Inspektor, kierując Inspektoratem, określa organizację oraz tryb pracy Inspektoratu, koordynuje działalność stanowisk pracy, zapewnia wykonywanie zadań nadzoru budowlanego na obszarze Powiatu Suskiego oraz organizuje kontrolę działania inspekcji terenowej w zakresie prawidłowości przebiegu procesu budowlanego i utrzymania obiektów budowlanych. Problem delegowania uprawnień został poruszony m. in. w 10 pkt 1 Regulaminu organizacyjnego, który wskazuje, iż w czasie nieobecności Powiatowego Inspektora zastępuje go wyznaczony w formie pisemnej Inspektor lub pracownik Inspektoratu. 2

3 Ponadto delegowanie uprawnień występuje w przypadku realizacji zadania określonego w 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2002 r. w sprawie nadania pracownikom organów nadzoru budowlanego uprawnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego (Dz. U. z 2002 r. Nr 174, poz. 1423). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w zakresach czynności pracowników Inspektoratu nie zostały ustanowione imienne zastępstwa dla pracowników w czasie ich nieobecności. We wszystkich zakresach czynności pracownicy potwierdzili przyjęcie do wiadomości i stosowania obowiązków wynikających z zakresów czynności poprzez złożenie parafy, natomiast w kilku przypadkach brak jest daty przyjęcia do wiadomości przez pracownika jego zakresu czynności. Ponadto w zakresach czynności pracowników Inspektoratu zostały przydzielone przez p.o. Powiatowego Inspektora stałe obszary działania dla poszczególnych inspektorów. Głównym Księgowym Inspektoratu od dnia 14 września 2011 r. jest Pani (..). W okresie od dnia 1 kwietnia 2004 r. do dnia 16 września 2011 r. (rozwiązanie umowy o prace za porozumieniem stron) stanowisko Głównej Księgowej zajmowała Pani (...). W związku z działalnością Głównej Księgowej Pani ( ), p.o. Powiatowy Inspektor podjął następujące działania: wystąpił do Starostwa Powiatowego w Suchej Beskidzkiej pismem znak: PINB 0112/28/11 z dnia 2 września 2011 r., z prośbą o przeprowadzenie kontroli w związku z prawdopodobieństwem popełnienia nieprawidłowości finansowych przez osobę zajmującą stanowisko Głównego Księgowego w Inspektoracie, złożył do Prokuratury Rejonowej w Suchej Beskidzkiej, pismem znak: PINB 0112/106/11 z dnia 14 września 2011 r., zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu działając na postawie art ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego w związku z art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r., Nr 243, poz z późn. zm.) przez Panią ( ), pełniącą funkcję Głównej Księgowej w Inspektoracie. Zarówno kontrola przeprowadzona przez Starostwo Suskie zakończona w dniu 1 marca 2012 r. wystąpieniem pokontrolnym, w którym Starosta Suski wskazał 17 wniosków i zaleceń zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w kontrolowanym Inspektoracie, jak i przeprowadzone postępowanie przez ograny ścigania, potwierdziły nieprawidłowości w zakresie finansowym spowodowane przez Główną Księgową. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż nie została ustanowiona procedura dotycząca naboru na wolne stanowisko pracy Głównego Księgowego w Inspektoracie, jak również nie została powołana komisja do przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko pracy. Ponadto p.o. Powiatowy Inspektor nie sporządził protokołu z przeprowadzonego postępowania kwalifikacyjnego, zgodnie z zapisem art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz z późn. zm.), który wskazuje, iż z przeprowadzonego naboru sporządza się protokół. W związku z powyższym obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych powierzone zostały Pani ( ) Głównej Księgowej, spełniającej wymogi wynikające z art. 54 ust. 2 pkt 5 lit. a) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.), a w szczególności dotyczące stażu pracy i wykształcenia. Ponadto z dniem 14 września 2011 r. Pani ( ) Główna Księgowa otrzymała upoważnienie do dysponowania środkami finansowymi na rachunku Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej, które zostało zarejestrowane pod numerem BP z dnia 14 września 2011 r. oraz upoważnienie do kontrasygnowania umów 3

4 mogących powodować zobowiązania, zawieranych przez Powiatowego Inspektora, które zostało zarejestrowane pod numerem BP z dnia 14 września 2011 r. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż w Inspektoracie nie zostały sporządzone opisy stanowisk pracy, co jest działaniem niezgodnym z zapisem zawartym w art. 84 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, który wskazuje, iż stanowiska pracy w korpusie służby cywilnej podlegają opisowi i wartościowaniu, jak również w 1 ust. 1 zarządzenia Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M.P. z 2011 r. Nr 5, poz. 61), który wskazuje, iż opis stanowiska pracy sporządza się dla każdego stanowiska pracy w służbie cywilnej, zwanego dalej "stanowiskiem pracy". W związku z powyższym p.o. Powiatowy Inspektor został pouczony przez osoby kontrolujące o obowiązku sporządzenia opisów stanowiska pracy, bowiem zgodnie z 11 ust. 1 i 2 ww. zarządzenia: - za sporządzanie opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej w urzędzie odpowiada reprezentujący pracodawcę, - za sporządzanie opisu stanowiska pracy, na którym jest zatrudniony reprezentujący pracodawcę, jeżeli nie jest to wyższe stanowisko w służbie cywilnej, odpowiada podmiot, który nawiązał stosunek pracy z osobą zatrudnioną na tym stanowisku pracy. Ponadto należy stwierdzić, iż w związku z brakiem sporządzenia opisów stanowisk pracy w Inspektoracie, nabór na wolne stanowisko pracy w Inspektoracie nie został przeprowadzony zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o służbie cywilnej, bowiem art. 28 ust 2 pkt 3 stanowi, iż ogłoszenie o naborze powinno zawierać: wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. Prawidłowość założeń organizacyjnych oraz funkcjonowania mechanizmów kontrolnych w Inspektoracie zostały sprawdzone w toku prowadzonych czynności kontrolnych w oparciu o ewidencję czasu pracy pracowników Inspektoratu, która prowadzona jest w formie papierowej. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż w Inspektoracie w 2011 r. odnotowano 20 wyjść służbowych, każde wyjście potwierdzone zostało podpisem pracownika, natomiast w 2012 r. nie odnotowano żadnych wyjść służbowych i prywatnych w ww. ewidencji. Zgodnie z zapisami zawartymi w 18 ust. 3 i 4 Regulaminu Pracy, wprowadzonego zarządzeniem Nr 2/2012 p.o. Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej z dniem 2 stycznia 2012 r.: - fakt opuszczenia przez pracownika w godzinach jego pracy budynku będącego siedzibą zakładu pracy, zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych, winien być potwierdzony przez pracownika w ewidencji wyjść, - w Ewidencji wyjść pracownik wpisuje datę oraz godzinę wyjścia i powrotu, cel wyjścia (prywatny, służbowy), a w przypadku opuszczenia budynku w celu dokonania czynności służbowych poza terenem Inspektoratu adres lub miejsce dokonania tychże czynności. Każde wyjście pracownika (zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych) poza miejsce pracy i jego powrót na stanowisko pracy, pracodawca jest obowiązany rejestrować w książce wyjść, która jest elementem niezbędnym do rozliczenia czasu pracy pracownika, zgodnie z 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) i winno być prowadzone na bieżąco poprzez każdorazowe odnotowywanie w niej opuszczenia jednostki przez pracowników Inspektoratu. Zarządzeniem Nr 2 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej z dnia 2 stycznia 2012 r. ustanowiony został Regulamin Pracy. 4

5 Ww. Regulamin Pracy zawiera m. in. organizację pracy, obowiązki pracodawcy, obowiązki pracownika, czas pracy. Ponadto wprowadzona została załącznikiem nr 1 informacja o przepisach dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu oraz załącznikiem nr 2 informacja o szczegółowych zasadach organizowania służby przygotowawczej. W zakresie zarządzania ryzykiem p.o. Powiatowy Inspektor, załącznikiem Nr 2 do zarządzenie Nr 3A/2012 z dnia 2 kwietnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej, wprowadził Procedury zarządzania ryzykiem. W toku czynności kontrolnych nie stwierdzono, aby dokonane wprowadzenie kontroli zarządczej było poprzedzone aktualizacją, bądź przeglądem lub samooceną dotychczas stosowanych rozwiązań kontrolnych, ani przeprowadzeniem analizy ryzyka, pozwalającej na powiązanie projektowych mechanizmów kontrolnych ze zidentyfikowanymi zagrożeniami realizacji zadań. W jednostce kontrolowanej nie określono celów jednostki powiązanych z procedurami realizacji zadań, zawierającymi konkretne mechanizmy kontroli. Zgodnie ze standardem nr 7 kontroli zarządczej, stanowiącym załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań nie rzadziej niż raz w roku. P.o. Powiatowy Inspektor, zgodnie z 6 II/6 Regulaminu kontroli zarządczej, dokonuje raz w ciągu roku kalendarzowego identyfikacji ryzyka w stosunku do ustalonych celów zadań i analizuje, czy ryzyko zostało zidentyfikowane w sposób prawidłowy i czy wprowadzono niezbędne działania zapobiegawcze. Zarządzeniem Nr 3C/2012 z dnia 2 kwietnia 2012 r. p.o. Powiatowy Inspektor ustalił termin dokonywania przeglądu zadań, celów i zidentyfikowanych ryzyk pod względem ich aktualności i adekwatności do dnia 1 stycznia następnego roku kalendarzowego, tj. jeden raz w roku. W badanym okresie nie zostały sporządzone arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w Inspektoracie, zgodnie ze standardem nr 6 ww. komunikatu, które określałyby działania zapobiegające zmaterializowaniu się ryzyka lub jego zredukowanie do akceptowanego poziomu. Zarządzanie ryzykiem, stanowi cel kontroli zarządczej, określony w art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy o finansach publicznych. W 6 V/3 Regulaminu kontroli zarządczej została wskazana informacja, iż pracownicy co najmniej raz w roku kalendarzowym, dokonują samooceny systemu kontroli zarządczej, w celu podjęcia ewentualnych działań korygujących. Wprowadzone zostały ankiety dotyczące samooceny kontroli zarządczej, stanowiące załącznik Nr 1 i Nr 1A do Regulaminu kontroli zarządczej. Ponadto zarządzeniem Nr 3B/2012 z dnia 2 kwietnia 2012 r. p.o. Powiatowy Inspektor wyznaczył koordynatora samooceny dotyczącej kontroli zarządczej Panią ( ), która będzie odpowiedzialna za przygotowanie, przeprowadzenie oraz opracowanie wyników ww. ankiet. W okresie objętym kontrolą nie przeprowadzono w kontrolowanym Inspektoracie udokumentowanego monitorowania skuteczności kontroli zarządczej i nie dokonywano samooceny jej funkcjonowania. Za prawidłowe funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych ze szczególnym uwzględnieniem dokumentowania systemu kontroli zarządczej, zgodnie z zapisami zawartymi w 6 ust. 2 pkt 7 Regulaminu organizacyjnego, Powiatowy Inspektor sprawuje kontrolę wewnętrzną w Inspektoracie. Zgodnie z 12 Regulaminu kontroli zarządczej kontrola w Inspektoracie obejmuje: - samokontrolę, - kontrolę funkcjonalną. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Inspektoratu, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 5

6 Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników Inspektoratu w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych bądź, którzy do wykonania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż w zakresach czynności pracowników Inspektoratu nie została zawarta informacja dotycząca sprawowania kontroli wewnętrznej funkcjonalnej. Z wyjaśnień złożonych przez p.o. Powiatowego Inspektora w dniu 23 października 2012 r. wynika, iż p.o. Powiatowy Inspektor wykonuje kontrolę wewnętrzną w Inspektoracie poprzez osobiste kontrolowanie treści aktów i pism sporządzanych przez podległych pracowników, terminowości przesyłania sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego, Małopolskiego Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Krakowie, a także poprzez kontrolowanie wyrywkowe sprawozdań finansowo rachunkowych. Ponadto mechanizmy kontrolne, ze szczególnym uwzględnieniem nadzoru ciągłości działalności oraz ochrony zasobów, które znalazły swoje odzwierciedlenie w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), nie były prowadzone w kontrolowanym Inspektoracie poprzez prowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, które obejmują: spis ich ilości z natury, wycenę tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic. Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacja środków trwałych (strzeżonych) powinna zostać przeprowadzona co 4 lata. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż w Powiatowym Inspektoracie nie została przeprowadzona pełna inwentaryzacja składników majątku jednostki, tj. środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Należy dodać, iż zagadnienie to było przedmiotem kontroli Starosty Suskiego, z której w wystąpieniu pokontrolnym znak: KJ z dnia 1 marca 2012 r., zostało wydane zalecenie. Z informacji uzyskanej od p.o. Powiatowego Inspektora wynika, iż z uwagi na treść wystąpienia pokontrolnego Starostwa Powiatowego, p.o. Powiatowy Inspektor wydał zarządzenie Nr 3/2012 z dnia 30 marca 2012 r. w sprawie wyprowadzenia ksiąg inwentarzowych składników majątkowych będących na stanie Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej. Na podstawie ww. zarządzenia p.o. Powiatowy Inspektor zarządził zaprowadzenie analitycznej ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także dokonanie odpowiednich zapisów w księgach inwentarzowych wszystkich zakupów ww. składników dokonanych w Inspektoracie, zgodnie z przyjętą zasadą określoną w polityce rachunkowości. Zarządzenie to zostało wykonane w czerwcu 2012 r. Wobec powyższego w dniu 4 czerwca 2012 r. p.o. Powiatowy Inspektor wydał zarządzenie Nr 7/2012 w sprawie wprowadzenia Instrukcji Inwentaryzacji w Inspektoracie dotyczącej zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, którego wykonanie zostało powierzone Głównemu Księgowemu. W dniu 5 października 2012 r. zarządzeniem nr 8/2012 p.o. Powiatowy Inspektor powołał Komisję likwidacyjną do dokonania przeglądu składników majątku i przeprowadzenia kasacji zużytych lub zniszczonych ww. składników nie nadających się do dalszej eksploatacji. P.o. Powiatowy Inspektor poinformował, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami spis z natury zostanie przeprowadzony w Inspektoracie na koniec 2012 r. Z informacji uzyskanych od p.o. Powiatowego Inspektora wynika, iż przejmowaniu obowiązków przez kolejnych Powiatowych Inspektorów Nadzoru Budowlanego w Suchej 6

7 Beskidzkiej nie towarzyszyło przekazanie inwentaryzacyjne. W związku z powyższym p.o. Powiatowy Inspektor poinformował, iż przystąpił niezwłocznie po objęciu stanowiska Powiatowego Inspektora do czynności związanych z inwentaryzacją w Inspektoracie. W zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, w szczególności dotyczącej informacji i komunikacji, ze szczególnym uwzględnieniem bieżącej informacji i komunikacji zewnętrznej, należy wskazać, iż Inspektorat posiada stronę podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej (zwanej dalej BIP ). Jednakże w trakcie trwania kontroli stwierdzono, iż nie zawiera ona, określonego w art. 8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.) minimalnego zakresu informacji, który obowiązkowo musi zostać opublikowany w BIP ie. Także inne ustawy mogą określać informacje, które obowiązkowo muszą zostać opublikowane w Biuletynie. Planowanie i realizacja wydatków w 2011 r. Plan finansowy na 2011 r. dla Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale Nadzór budowlany został ustalony uchwałą Zarządu Powiatu Suskiego Nr 4/2011 z dnia 10 marca 2011 r. i wynosił ,00 zł. W trakcie roku plan ulegał zmianom. Ostatecznie plan wydatków wyniósł ,00 zł. W toku kontroli ustalono, że PINB w Suchej Beskidzkiej w 2011 r. nie opisywał faktur w układzie zadaniowym. Natomiast w 2012 roku, Zarządzeniem Nr 6/2012 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej z 30 kwietnia 2012 r. w sprawie: ewidencji dla dochodów pobieranych na rzecz Skarbu Państwa oraz zasad ewidencji księgowej dotyczącej wydatków w układzie zadaniowym, zostały wprowadzone uregulowania w tym zakresie. Wydatki w ujęciu zadaniowym obejmowały: - podzadanie Kontrola procesu budowlanego, - podzadanie Orzecznictwo administracyjne. Zgodnie z przyjętymi zasadami, wydatki osobowe dzielone są w stosunku procentowym: 33 % - Kontrole i 67 % - Orzecznictwo. Natomiast wydatki rzeczowe dzielone są w zależności od rodzaju wydatku wyszczególnionego w przyjętych zasadach w 33 %, 67 % i 100 %. Na działalność PINB z budżetu Wojewody Małopolskiego przekazano do Powiatu Suskiego środki dotacji celowej z budżetu państwa w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale Nadzór budowlany, 2110 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat, w łącznej kwocie ,00 zł, z tego: - na podzadanie Kontrola procesu budowlanego, działanie Kontrole przeprowadzane w terenie wykorzystano kwotę ,00 zł. - na podzadanie Orzecznictwo administracyjne, działanie Prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie rozstrzygnięć w I i II instancji, rozpatrywanie odwołań i zażaleń, prowadzenie postępowań administracyjnych w trybach nadzwyczajnych wykorzystano kwotę ,00 zł. W 2011 roku obroty na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych wyniosły kwotę ,00 zł. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31 grudnia 2011 r. wyniósł 0,00 zł, co jest zgodne z wyciągiem bankowym nr 123/2011 z 31 grudnia 2011 r. (dowód księgowy nr DF 427). 7

8 W związku ze stwierdzeniem braku głównych ksiąg rachunkowych za okres od 2004 roku pismem nr PINB 0112/106/11 z dnia 14 września 2011 r. p.o. Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej skierował do Prokuratury Rejonowej w Suchej Beskidzkiej, zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu, tj. działania na szkodę interesu publicznego poprzez niedopełnienie obowiązków przez funkcjonariusza publicznego P. (...), pełniącą funkcję głównej księgowej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego przestępstwa określonego art ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks Karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.). Pismem z dnia 22 września 2011 r. p.o. Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej w związku z nierzetelnym prowadzeniem Ksiąg Rachunkowych za 2011 rok, tj. od 01 stycznia 2011 r. do 13 września 2011 r. przez poprzednią Główną Księgową i powstanie rozbieżności pomiędzy ewidencją księgową a sprawozdawczością zobowiązał Panią (...) p.o. Głównego Księgowego do wyprowadzenia Ksiąg Rachunkowych od r., dokonania ponownej prawidłowej dekretacji na dowodach księgowych oraz ujęcia ich w ewidencji księgowej. PINB w Suchej Beskidzkiej korzysta z nieruchomości znajdującej się przy ulicy Kościelnej 5b, na podstawie umowy najmu zawartej w dniu 01 października 2007 r. pomiędzy Powiatem Suskim a Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowanego w Suchej Beskidzkiej. Zgodnie z 4 umowa została zawarta na okres 3 lat od dnia 01 października 2007 roku do dnia 30 września 2010 r. Aneksem do umowy najmu lokalu z dnia 01 października 2007 r. zmieniono zapis 1 punkt 2 umowy, który otrzymał brzmienie: Wynajmujący oddaje w najem pomieszczenia wchodzące w skład nieruchomości określonej w ust. 1 o łącznej powierzchni 60,0 m 2 usytuowane na III piętrze budynku (nr pokoi 313, 314 i 315). W dniu 27 października 2010 r. pomiędzy Powiatem Suskim a Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowanego w Suchej Beskidzkiej została zawarta umowa najmu lokalu użytkowego. Zgodnie z 4 pkt 1 Umowa niniejsza zawarta zostaje na okres czas nieokreślony. W toku kontroli stwierdzono brak ciągłości obowiązywania umowy najmu, tj. od dnia 01 do 26 października 2010 r. Do wyżej wymienionej umowy został zawarty aneks Nr 1 w zakresie rozliczania zużytej energii elektrycznej. Ponadto w dniu 10 grudnia 2009 roku została zawarta umowa najmu na jeden pokój archiwalny zlokalizowany w piwnicach budynku Powiatu przy ul. Kościelnej 5b o wymiarze 18 m kwadratowych. W myśl 2 umowy, cyt. Za wynajem garażu Najemca opłacał będzie miesięczny czynsz w wysokości 7 zł/m kwadratowy/miesiąc. Natomiast w 3 umowy podano, cyt. W wynajmowanym pomieszczeniu Najemca przechowywał będzie dokumenty archiwalne składowane przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego. Koszt utrzymania nieruchomości za 2011 rok wyniósł łącznie ,64 zł, w tym z tytułu czynszu kwota ,76 zł. Kontrolą objęto wybrane wydatki rzeczowe za okres od września do grudnia 2011 r. w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej: Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, Zakup materiałów i wyposażenia, Zakup energii, Zakup usług remontowych, Zakup usług zdrowotnych, Zakup usług pozostałych, Zakup usług dostępu do sieci Internet, Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej, 8

9 Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe. W toku kontroli stwierdzono stosowanie klasyfikacji budżetowej wydatków niezgodnej z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.) w następujących przypadkach: - dowód księgowy nr DF 272 faktura VAT nr F/004832/2/11 z 27 września 2011 r. na łączną kwotę 255,42 zł została w całości zaklasyfikowana jako wydatek 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, podczas gdy właściwą podziałką klasyfikacji budżetowej dla usługi związanej z wyrobem pieczątek jest 4300 Zakup usług pozostałych. Powyższa faktura została zapłacona przelewem w dniu 12 października 2011 r. (dowód księgowy nr DF 286 wb 78/2011); - dowód księgowy nr DF 327 faktura VAT nr 5/2011 z 27 października 2011 r. na kwotę 659,99 zł została zaklasyfikowana jako wydatek 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, podczas gdy właściwą podziałką klasyfikacji budżetowej dla usługi związanej z wyrobem mebli na zamówienie jest 4300 Zakup usług pozostałych. Powyższa faktura została zapłacona przelewem w dniu 10 listopada 2011 r. (dowód księgowy nr DF 338 wb 94/2011). W trakcie kontroli stwierdzono również błędną klasyfikację wydatków w przypadku następujących dowodów, które poleceniem księgowania zostały skorygowane, tj.: - dowód księgowy nr DF 340 faktura VAT Nr FV 103/2011 z 15 listopada 2011 r. na łączną kwotę 1.975,00 zł została na fakturze zaklasyfikowana jako wydatek 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 1.478,00 zł i 4300 Zakup usług pozostałych 497,00 zł, w tym kwota 250,00 zł dotycząca naprawy notebooka. PK Nr 41/12/2011 z 30 grudnia 2011 r. (dowód księgowy nr DF 426) dokonano przeksięgowania wydatku w kwocie 250,00 zł z 4300 do 4270 Zakup usług remontowych. - dowód księgowy nr DF 17, DF 91, DF 193, DF 341 faktury za konserwację kserokopiarki na łączną kwotę 614,01 zł (122,01 zł + 4 x 123,00 zł) zł zostały pierwotnie ujęte w ewidencji wydatków w 4300 Zakup usług pozostałych, natomiast PK Nr 41/12/2011 z 30 grudnia 2011 r. (dowód księgowy nr DF 426) dokonano przeksięgowania ww. wydatków z 4300 do 4270 Zakup usług remontowych. Dokumenty objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Objęte kontrolą dowody księgowe za okres od września do grudnia 2011 r. zostały ujęte w ewidencji księgowej. W związku z nierzetelnym prowadzeniem ksiąg rachunkowych przez poprzednią Główną Księgową, zgodnie z poleceniem p.o. Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej zawartym w piśmie z dnia 22 września 2011 r. Pani (..) (nowa Główna Księgowa) została zobowiązana do wyprowadzenia ksiąg rachunkowych za okres od 01 stycznia 2011 r. do 13 września 2011 r., co zostało wykonane poleceniami księgowania. Na skutek wyprowadzenia, dokumenty księgowe zostały ujęte pod datą wrześniową, a nie pod rzeczywistą datą powstania zdarzenia, jak wskazują przepisy art. 21 ust. 1 i art. 20 w związku z art. 24 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Dokumentom za okres od 01 stycznia do 23 września 2011 r. nadano w ewidencji księgowej te same daty na kontach kosztów i wydatków (pomimo różnych dat powstania zdarzeń gospodarczych). 9

10 Ponadto w opisie faktury ujętej pod numerem dowodu księgowego DF 248 (za usługi pocztowe), stwierdzono poprawianie cyfr poprzez nadpisywanie, tj. w sposób niezgodny z art. 22 ust. 1 i 3 w związku z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Realizacja dochodów budżetu państwa związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Według kwartalnego sprawozdania Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2011 wynika, że Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej w 2011 roku uzyskał dochody w łącznej wysokości 310,91 zł, w tym: Wpływy z różnych opłat kwota 61,60 zł, Pozostałe odsetki kwota 38,32 zł, Wpływy z różnych dochodów kwota 210,99 zł. Zgodnie z art. 255 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) Zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje pobrane dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami, pomniejszone o określone w odrębnych ustawach dochody budżetowe przysługujące jednostce samorządu terytorialnego z tytułu wykonywania tych zadań, na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową, według stanu środków określonego na: 10 dzień miesiąca i 20 dzień miesiąca w terminach odpowiednio do 15 i 25 dnia danego miesiąca. W toku kontroli ustalono, że PINB uzyskane dochody w okresie od września do grudnia 2011 r. od razu przekazywał na rachunek Powiatu, natomiast w okresie od stycznia do września 2011 r. poprzednia Główna Księgowa nie przekazywała dochodów na bieżąco na rachunek Powiatu. Na podstawie zestawienia dochodów oraz ewidencji wpływów dochodów do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego ustalono, że Powiat otrzymane dochody przekazywał w terminach wynikających z ww. ustawy. PINBy uzyskują należności z tytułu grzywien w celu przymuszenia do obowiązku wynikającego z decyzji PINB, kosztów upomnień (wezwania do wykonania obowiązku) oraz opłat administracyjnych za wydanie postanowienia dot. nałożonej grzywny. Odpisy mogą być dokonywane na podstawie: - wniosku zobowiązanego po wykonaniu obowiązku wynikającego z decyzji PINB, - postanowienia WINB Kraków o umorzeniu grzywny, - wyroków Sądu. W toku kontroli stwierdzono, że PINB uzyskane dochody budżetu państwa gromadził na rachunku sum depozytowych o nr i ewidencjonował na koncie Rachunek bankowy konto depozytowe oraz na koncie 240 Pozostałe rozrachunki. Zgodnie z wyciągiem bankowym nr 41/2011 z 31 grudnia 2011 r. stan środków na koniec roku wynosił 1.091,38 zł, przy czym kwota 3,38 zł dotyczyła odsetek dopisanych do rachunku w dniu r. Różnica w kwocie 1.088,00 zł zgodnie ze złożonym wyjaśnieniem dotyczy postanowienia o nałożeniu grzywny znak: PINB 7356/1-MG/07/08, która wpłynęła roku. Powyższa kwota została ewidencjonowana na koncie PINB nie dokonał przypisu ww. należności, ani nie odprowadził uzyskanej kwoty dochodów. 10

11 Odsetki od rachunku sum depozytowych stanowiły dochód budżetu państwa i były ewidencjonowane na koncie Skarb Państwa Odsetki bankowe od konta depozytowego i wyniosły 38,32 zł. Ponadto w trakcie kontroli stwierdzono, że PINB w Suchej Beskidzkiej w 2011 roku dokonał przypisu należności z tytułu upomnień w kwocie 61,60 zł. Kontrolą w tym zakresie objęto dowód księgowy nr: DF 257, DF 295, DF 376, DF 380, DF 384, DF 387, DF 389, DF 398. Występujące na początku 2011 roku zaległości z tytułu upomnień w kwocie 35,20 zł, do końca 2011 roku nie zostały wyegzekwowane. Pozostałe wpłaty z tytułu upomnień wpływały na konto depozytowe i z niego były przekazywane jako dochody budżetu państwa Natomiast wynagrodzenie płatnika było przekazywane z rachunku bieżącego na konto depozytowe i z niego przelewane jako dochód budżetu państwa (konto Skarb Państwa Wynagrodzenie płatnika ). PINB uzyskał dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika na podstawie 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. z 2002 r. Dz. U. Nr 240, poz. 2065), w myśl którego Płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące 0,3 % kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Z powyższego tytułu zostały odprowadzone dochody w wysokości 76,00 zł. Ponadto w 0970 były wykazywane dochody, ewidencjonowane na koncie Skarbu Państwa zwrot nadpłat w kwocie 134,99 zł. Według sprawozdania Rb-27ZZ stan należności (zaległości) na koniec 2011 roku wyniósł 35,20 zł. Według stanu na r. stan należności wynosił 35,20 zł, tj. 4 upomnienia po 8,80 zł i dotyczył następujących spraw: - PINB 7356/2-BS/08/09 z dnia r. - PINB 7355/5-BS/09 z dnia r. - PINB 7355/41-STR/04/10 z dnia r. - PINB 7355/21-MG/09/10 z dnia r. (koszty upomnienia 8,80 zł wpłacono w 2012 roku dnia r.) Stan należności na koniec 2011 roku nie uległ zmianie. PINB nie wysyłał pism celem wyegzekwowania nieuregulowanych kwot wynikających z wystawionych upomnień. Ponadto zgodnie ze złożonymi wyjaśnieniami Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej w 2011 r. nie wydawał postanowień o nałożeniu grzywny w celu przymuszenia do wykonania czynności określonych w tych postanowieniach. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 11. Przedstawiając powyższe ustalenia kontroli zwracam się do Pana Inspektora o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości poprzez: 1) Bezwzględne przestrzeganie zapisów art. 30 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz z późn. zm.) w celu wyeliminowania w przyszłości błędów dotyczących naboru na wolne stanowisko pracy. 2) Sporządzenie opisów stanowisk pracy w Powiatowym Inspektoracie zgodnie z wymogami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z dnia 2008 r. Nr 227, poz z późn. zm.) oraz zarządzenia Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. 11

12 w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M.P. z 2011 r. Nr 5, poz. 61). 3) Zamieszczanie i oznaczanie informacji w BIP zgodnie z wymogami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz z późn. zm.). 4) Zwiększenie nadzoru w zakresie dyscypliny pracy w podległym Inspektoracie, ze szczególnym uwzględnieniem stałego i systematycznego nadzoru nad ewidencją wyjść służbowych i prywatnych. 5) Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej opracowanej w oparciu o standardy kontroli zarządczej określone w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zgodnie z postanowieniami art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) obejmującej m. in. sporządzenie arkusza identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w Inspektoracie, zgodnie ze standardem nr 6 kontroli zarządczej ww. komunikatu. 6) Dostosowanie struktury organizacyjnej Inspektoratu zawartej w 5 ust. 3 Regulaminu organizacyjnego Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Suchej Beskidzkiej do aktualnej obsady kadrowej. 7) Rozważenie możliwości przydzielania spraw według kolejności wpływu do Inspektoratu w celu wyeliminowania możliwości nieobiektywnego załatwiania spraw. 8) Zapewnienie zgodności danych ujętych w dowodach źródłowych z ewidencją księgową, a także wzmocnienie nadzoru i kontroli wewnętrznej gwarantującej ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), w szczególności w zakresie prowadzenia zapisów na dowodach źródłowych i w księgach rachunkowych w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty oraz w zakresie dokonywania poprawek na dokumentach księgowych. 9) Stosowanie kwalifikacji wydatków we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 10) Gromadzenie i ewidencjonowanie dochodów budżetu państwa na rachunku bieżącym dochodów, stosownie do zapisów art. 196 i art. 197 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) w związku rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.) i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). 12

13 11) Dokonanie zwrotu na rachunek dochodów Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego NBP O/O Kraków Nr konta kwoty 1.088,00 zł z tytułu dochodów budżetu państwa uzyskanych w związku z postanowieniem o nałożeniu grzywny znak: PINB 7356/1-MG/07/08 stosownie do zapisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 12) Podejmowanie bieżących czynności egzekucyjnych zmierzających do wyegzekwowania zaległych dochodów budżetu państwa, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. Nr 1015) w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz z późn. zm.). Informację o sposobie wykorzystania wyników kontroli oraz realizacji niniejszego wystąpienia stosownie do zapisów art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę przekazać w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Kierownik komórki do spraw kontroli: Dyrektor Wydziału (-) Sławomir Dyl 13