WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. Na podstawie art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca r. o kontroli u administracji

Transkrypt

1 Poznań, dnia ł lipca 2014 r. WOJEWODA WIELKOPOLSKI FB-V A/m.- żiria ''teki Urząd Wojlawć > > ' doznaniu Pan Marek Winiarski Powiatowy Lekarz Weterynarii w Złotowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca r. o kontroli u administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.). w dniach od 22 maja do 5 czerwca 2014 r., została przeprowadzona w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Złotowie kontrola w zakresie gospodarowania środkami finansowymi, realizacji dochodów budżetowych oraz stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. Czynności kontrolne przeprowadziła, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego Nr 250/14 z dnia 14 maja 2014 r., Katarzyna Marcinkowska - starszy specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V z dnia 12 maja 2014 r. Celem kontroli była ocena funkcjonowania jednostki kontrolowanej w zakresie gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu państwa, przekazywania zrealizowanych dochodów do budżetu państwa, a także w obszarze udzielania przez ww. jednostkę zamówień publicznych. Szczegółowej kontroli poddano gospodarowanie przez Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Złotowie środkami budżetowymi w rozdziałach: i Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonych pięciu nieprawidłowości, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli. Ocenę pozytywną uzasadnia: - prawidłowe sporządzanie planów finansowych w układzie zadaniowym, - terminowe wprowadzanie zmian w planach finansowych. al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel fax vwvw.poznan.uw.gov.pl, wqjewoda.wielkopolskiiiipoznan.uw.gov.pl

2 - wydatkowanie zgodnie z przeznaczeniem określonym przez udzielającego dotacji środków przekazanych ww. jednostce samorządu terytorialnego w rozdziałach: i terminowe opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne, - terminowe przekazywanie zaliczek na podatek dochodowy. - prawidłowe naliczenie wynagrodzeń pracowników Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Złotowie, - prawidłowe naliczenie wynagrodzeń dla lekarzy wyznaczonych przez Powiatowego Lekarza Weterynarii w Złotowie. - prawidłowe naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego. - prawidłowe naliczenie wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. - terminowe przekazywanie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, - prawidłowe naliczenie wysokości opłat pobieranych za czynności wykonywane przez lekarzy weterynarii. - terminowe przekazywanie do budżetu państwa dochodów zrealizowanych w rozdziale prawidłowe naliczanie wysokości dochodów pobieranych przez Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Złotowie, - prawidłowe podejmowanie działań wobec dłużników, - terminowe przekazywanie gotówki pobranej podczas wykonywania czynności przez pracowników ww. inspektoratu. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Niezgodność pomiędzy zapisami w ewidencji księgowej i dowodami księgowymi w rozdziale Niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38. poz. 207 ze zm.) ujęcie wydatków w rozdziale Nieterminowe regulowanie zobowiązań. 4. Nieterminowe przekazywanie przez wyznaczonych lekarzy weterynarii pobranych dochodów na rachunek bankowy dochodów budżetowych oraz nieprawidłowe naliczanie kwot odsetek wynikające z zaokrąglania kwot naliczanych odsetek w dół. 5. Nieterminowe przekazywanie do budżetu państwa dochodów zrealizowanych w rozdziale

3 Ad. 1. Kontrola dowodów księgowych w rozdziale wykazała rozbieżności pomiędzy zapisami księgowymi i dowodami w odniesieniu do następujących zapisów: - 14 czerwca 2013 r. w rozdziale : - z faktury VAT nr 0/0(059)0001/ z 7 czerwca 2013 r. na kwotę 110,64 zł - zaksięgowano, w podziale na działania i kwoty zł i zł, co razem daje kwotę zł. Różnica wyniosła 0.01 zł. Za fakturę zapłacono gotówką kwotę zł; - 10 grudnia r. w rozdziale : - z faktury VAT nr 19/12/2013 z 4 grudnia 2013 r. dotyczącej zapłaty czynszu za grudzień 2013 r.. na kwotę zł - zaksięgowano, w podziale na działania i kwoty 1.339,83 zł i 477,24 zł, co razem daje kwotę zł. Różnica wyniosła 1.00 zł. W dniu 11 grudnia 2013 r. zapłacono za fakturę kwotę zł grudnia 2013 r. w rozdziale : - z 5 faktur VAT dotyczących zakupu paliwa (nr FF/9689/2013/1 z 16 grudnia 2013 r. na kwotę zł. nr FF/9599/2013/1 z 12 grudnia 2013 r. na kwotę zł, nr 9870/13 z 10 grudnia 2013 r. na kwotę zł. nr 9944/13 z 12 grudnia 2013 r. na kwotę 224,46 zł oraz nr FF/16021/2013 z 9 grudnia 2013 r. na kwotę 101,63 zł - zaksięgowano, w podziale na działania i , kwoty 322,40 zł i 759,79 zł, co razem daje kwotę 1.082,19 zł. Różnica wyniosła 0,01 zł. Ww. nieprawidłowości stanowią naruszenie art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r.. poz. 330 ze zm.). Główny Księgowy Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Złotowie wyjaśnił:..faktura 19/12/2023. Blednie wprowadzona kwota w paragrafie. zaewidencjonowano 1817,07 a winno być wprowadzone 1816,07zl. Wydatek z rachunku bankowego został zapłacony we właściwej wysokości tj. 1816,07. Zapisy w podziale na budżet zadaniowy zostały skorygowane przy uzgadnianiu danych do sprawozdawczości budżetowej. W paragrafie 4210 faktura 0/0/059/0001/ na wartość 110,64 zł w księgowaniu u' podziale na zadania mylnie wprowadzono o 0,01 zl oraz w fakturach za zakup paliwa na łączna kwotę 1082,18 zl również błędnie wprowadzono w podziale na budżet zadaniowy o 0,01 zl., zapłaty wyżej wymienionych wydatków z rachunku bankowego wydatków zostały przekazane w prawidłowych wysokościach na jakie opiewały faktury. Błędy w ewidencji al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel fax vwvw.poznan.uw.gov.pl, wqjewoda.wielkopolskiiiipoznan.uw.gov.pl

4 księgowej zastały skorygowane w późniejszym czasie w trakcie uzgadniania danych przy sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej.". Ad. 2. Kontrola wykazała nieprawidłowości w obszarze klasyfikowania wydatków w rozdziale Powiatowe inspektoraty weterynarii, a mianowicie: - w wydatkach paragrafu klasyfikacji głównej Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek - wydatku na kwotę 0,22 zł, dotyczącego zakupu artykułów spożywczych, który należało sklasyfikować w paragrafie Wydatki osobowe niezałiczone do wynagrodzeń: kontrola ujawniła ponadto, iż Główny Księgowy Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Złotowie świadomie błędnie zakwalifikował ww. kwotę, ponieważ prawidłowe ujęcie wydatku spowodowałoby przekroczenie planu w paragrafie 302; dodatkowo kontrola prawidłowości opisu sporządzonego na fakturze wykazała, iż kwota 0.22 zł została zakwalifikowana do paragrafu Zakup materiałów i wyposażenia; - w wydatkach paragrafu klasyfikacji głównej Zakup usług pozostałych - wydatku na kwotę 1.52 zł, dotyczącego zakupu paliwa, który należało sklasyfikować w paragrafie Zakup materiałów i wyposażenia; kontrola ujawniła ponadto, iż Główny Księgowy Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Złotowie świadomie błędnie zakwalifikował ww. kwotę, ponieważ prawidłowe ujęcie wydatku spowodowałoby przekroczenie planu w paragrafie 421; - w wydatkach paragrafu klasyfikacji głównej Zakup materiałów i wyposażenia wydatku na kwotę zł, dotyczącego kosztów przesyłki, który należało sklasyfikować w paragrafie Zakup usług pozostałych,; - w wydatkach paragrafu klasyfikacji głównej Zakup materiałów i wyposażenia wydatku na kwotę 90,74 zł, dotyczącego usługi serwisowej, który należało sklasyfikować w paragrafie Zakup usług pozostałych. Z wyjaśnień Głównego Księgowego Powiatowego inspektoratu Weterynarii w Złotowie wynika, iż: l/faktura FP1337/00175/12/13/03 z dnia r. - dokonanie przeniesienia środków pomiędzy paragrafami było niemożliwe z tytułu wysokości hvoty i okresu /18 grudnia 2013r zakupy/. Ponieważ w paragrafie 4210 znajdowały się środki kwotę 0.22 zł skwctłif kowano jako wydatek. 2/zakup paliwa dokonane w dniu r. nie pozwolił na dokonanie przesunięć pomiędzy> paragrafami.

5 3 pomyłkowo zostało błędnie sklasyfikowane. 4/kwola zl sklasyfikowana była we właściwy sposób, lecz został popełniony błąd przy wprowadzania danych do ewidencji komputerowej poprzez mylne wybranie paragrafu kserokopia faktury". Ad. 3. Kontrola wydatków w dziale 010, rozdział 01022, ujawniła 9 przypadków nieterminowego uregulowania zobowiązań pieniężnych, a mianowicie: - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr PE/FVU/ /2012 z 31 grudnia 2012 r., z terminem płatności do 7 stycznia 2013 r. (data wpływu: 11 stycznia 2013 r.) zostało uregulowane 11 stycznia 2013 r., - zobowiązanie wynikające z rachunku nr R 4/W/13 z 22 stycznia 2013 r z terminem płatności do 5 lutego 2013 r. (wpływ dokumentu: 8 lutego 2013 r.) zostało uregulowane 8 lutego 2013 r.. - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr FVAT 11/Ł/2013 z 31 marca 2013 r., z terminem płatności do 14 kwietnia 2013 r. (wpływ dokumentu: 11 kwietnia 2013 r.) zostało uregulowane 15 kwietnia 2013 r., - zobowiązanie wynikające z rachunku nr 2/13/14 z 10 maja 2013 r., z terminem płatności do 17 maja 2013 r. (data wpływu rachunku nie została udokumentowana) zostało uregulowane 20 maja 2013 r., - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr PE/FVU/ /2013 z 13 maja 2013 r z terminem płatności do 20 maja 2013 r. (data wpływu faktury nie została udokumentowana) zostało uregulowane 21 maja 2013 r., - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr PE/FVU/ /2013 z 26 sierpnia 2013 i\, z terminem płatności do 2 września 2013 r. (data wpływu: 2 września 2013 r.) zostało uregulowane 3 września 2013 r., - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr PE/FVU/ /2013 z 9 września 2013 r., z terminem płatności do 16 września 2013 r. (data wpływu: 17 września 2013 r.) zostało uregulowane 19 września 2013 r - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr FA/59/2013 z 30 października 2013 r.. z terminem płatności do 6 listopada 2013 r. (wpływ dokumentu: 12 listopada 2013 r.) zostało uregulowane 13 listopada 2013 r.. al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel fax vwvw.poznan.uw.gov.pl, wqjewoda.wielkopolskiiiipoznan.uw.gov.pl

6 - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr F/001/12/13 z 2 grudnia 2013 r., z terminem płatności do 9 grudnia 2013 r. (data wpływu faktury nie została udokumentowana) zostało uregulowane 17 grudnia 2013 r. Z wyjaśnień Głównego Księgowego Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Złotowie wvnika. iż opisane wyżej nieterminowe uregulowania zobowiązań spowodowane były bądź wpływem ww. faktur i rachunków na krótko przed lub po terminie płatności, bądź brakiem środków na wydatki. Z tytułu nieterminowo uregulowanych zobowiązań nie zostały zapłacone odsetki. Z kolei kontrola wydatków w dziale 010, rozdział 01034, ujawniła 7 przypadków nieterminowego uregulowania zobowiązań pieniężnych, a mianowicie: - zobowiązanie wynikające z faktury VAF nr 19/07/2013 z 4 lipca 2013 r.. z terminem płatności do 18 lipca 2013 r. (wpływ dokumentu: 8 lipca 2013 r.) zostało uregulowane 23 lipca 2013 r - zobowiązanie wynikające z rachunku nr F/ /04/13 z 6 kwietnia 2013 r., z terminem płatności do 17 kwietnia 2013 r. (data wpływu rachunku nie została udokumentowana) zostało uregulowane: 16 kwietnia 2013 r. oraz 24 kwietnia 2013 r - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr 998/13 z 8 lutego 2013 r., z terminem płatności do 22 lutego 2013 r. (data wpływu: r.) zostało uregulowane: 25 lutego 2013 t\, - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr FS 3967/2013 z 29 marca 2013 r., z terminem płatności do 12 kwietnia 2013 r. (data wpływu faktury nie została udokumentowana) zostało uregulowane: 15 kwietnia 2013 r., - zobowiązanie wynikające z faktury VAF nr F06CF00836 z 25 czerwca 2013 r., z terminem płatności do 25 czerwca 2013 r. (data wpływu faktury: 1 lipca 2013 r.) zostało uregulowane: 2 lipca 2013 r.. - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr PE/FVU/ /2013 z 23 września 2013 r. z terminem płatności do 30 września 2013 r. (data wpływu: 1 października 2013 r.) zostało uregulowane: 1 października 2013 r., - zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr PE/FVU/ /2013 z 15 listopada 2013 r. z terminem płatności do 22 listopada 2013 r.(data wpływu: 28 listopada) zostało uregulowane: 29 listopada 2013 r., Główny Księgowy Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Złotowie wyjaśnił:,.j/faktura 19/07/2013 z dnia r. została zapłacona vi' dniu 23 lipca 2013 a winna

7 być uregulowana vr dniu 18 Hpca2U13. Opóźnienie wynikało z braku środków na paragrafie wydatków. 2/Faktura F/ /04/13 z 6 kwietnia 20/3 r. opiewa na kwotę zl. mylnie zostało zapłacone w wysokości 572,86 w dniu r.. a zapłata kwoty nastąpiła vr dniu r. po zauważeniu błędu. 3.4/ faktury 998/2013, FS 3967/2013 zostalr zapłacone z opóźnienie z powodu braku środków finansowych. Jednostka zasilana jest w środki finansowe na rachunek bankowy we wtorki i piątki, i zdarza się że termin przypada na dni pośrodku gdzie na rachunku bankowy wydatków jednostka nie posiada w danym momencie środków / faktura FOCF PE/FVU/ /2013, PE/FW/ /2013 zbyt późny wpływ faktur do jednostki nie pozwolił nu terminowe uregulowanie zobowiązań. Jednostka nie poniosła wydatków związanych z odsetkami za nieterminowe zapłaty zobowiązań.". Ad. 4. Zgodnie z 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz ze zm.) państwowe jednostki budżetowe przyjmujące dochody do kasy lub za pośrednictwem operatora publicznego lub innego operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159, ze zm.), obowiązane są do przekazania ich w dniu pobrania (wpływu) na właściwy rachunek bieżący dochodów, W uzasadnionych przypadkach, w zależności od wysokości przyjętej gotówki oraz właściwego jej zabezpieczenia, kierownik jednostki może podjąć decyzję określającą częstotliwość przekazywania gotówki do banku, z zachowaniem terminów, określonych w odrębnych przepisach, dotyczących wpłat pobranych dochodów budżetowych do budżetu. W 4 ust. 2 umów zlecenia zawartych pomiędzy Powiatowym Lekarzem Weterynarii w Złotowie a wyznaczonymi w drodze decyzji administracyjnych lekarzami weterynarii na wykonywanie czynności urzędowych ustalono, iż: Wszelkie opłaty pobierane przez Zleceniobiorcę za wykonywane czynności bez względu na ich wysokość wpłacane są niezwłocznie lecz nie później niż do dnia następnego na rachunek bankowy dochodów budżetowych (...)". Szczegółowa kontrola ujawniła, że wyznaczeni lekarze weterynarii przekazywali pobrane dochody na rachunek bankowy dochodów budżetowych z przekroczeniem ww. terminów. Od nieterminowych wpłat naliczono należne odsetki jak dla zaległości

8 podatkowych, na kwotę ogółem 916,84 zł. Odsetki w kwocie ogółem 916,84 zł zostały wpłacone na rachunek bankowy dochodów budżetowych. Dodatkowo kontrola prawidłowości naliczenia kwot odsetek ujawniła błędy rachunkowe wynikające z zaokrąglania kwot naliczanych odsetek w dół. Różnica wyniosła: zł ogółem. Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Złotowie w trakcie kontroli odprowadził na rachunek bankowy dochodów budżetowych odsetki w kwocie ogółem zl. w tym: - 20 maja 2014 r. w kwocie 8.41 zł maja 2014 r. w kwocie 23,25 zl. Do zapłaty pozostało 28,56 zł. Z wyjaśnień Księgowej Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Złotowie wynika, iż: Do naliczania odsetek został zastosowany kalkulator ze strony internetowej GO FIN. PL, który zaokrąglał naliczone odsetki w dół. W trakcie kontroli naliczane odsetki zostały skorygowane. Różnice/ jaka powstała zostaną obciążeni lekarze wyznaczeni.". Ad. 5. Co do zasady pobrane dochody budżetowe Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Złotowie przekazywał na rachunek dochodów budżetu państwa w terminach określonych przepisami 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. vi' sprawie szczegółowego wykonywania budżetu (Dz. U. Nr 245, poz ze zm.). Wyjątek stanowiły dwa przypadki nieterminowego przekazania dochodów zrealizowanych w rozdziale 01093, Ustalono, że: - dochody pobrane w okresie od 16 do 20 marca 2013 r. w kwocie ogółem 6.448,28 zł. odprowadzono na rachunek dochodów budżetu państwa w dniu 20 marca 2013 r. w kwocie zł, w dniu 21 marca 2013 r. w kwocie zł oraz w pozostałej należnej Skarbowi Państwa w kwocie zł w dniu 26 marca 2013 r tj. 1 dzień po terminie; na rachunek dochodów budżetu państwa nie przekazano z tego tytułu należnych Skarbowi Państwa odsetek w kwocie 0,15 zł; - dochody pobrane w okresie od 26 do 30 kwietnia 2013 r. w kwocie ogółem zl. odprowadzono na rachunek dochodów budżetu państwa w kwocie 2.997,48 zł w dniu 8 maja 2013 r.. tj. 2 dni po terminie; na rachunek dochodów budżetu państwa nie przekazano z tego tytułu należnych Skarbowi Państwa odsetek w kwocie 2,83 zł; Główny Księgowy Powiatowego Inspektoratu w Złotowie wyjaśnił, że:,.termin zapłaty r. kwota 233,93zl - 1 dzień : zwłoki spowodowany nieobecnością osoby

9 uprawnionej do zatwierdzania dokumentów bankowych. Termin zapłaty zaplata !3r kwota 2.997,48-2 dni zwłoki: awaria sprzętu komputerowego.". Nieprzekazanie w terminie do budżetu w należnej wysokości pobranych dochodów należnych Skarbowi Państwa stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 6 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r.. poz. 168). W świetle powyższych ustaleń wnoszę o: 1. Spowodowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Złotowie zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. 2. Spowodowanie prawidłowego klasyfikowanie wydatków. 3. Dokonywanie wydatków publicznych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 4. Wzmożony nadzór nad obszarem przekazywania zrealizowanych dochodów budżetowych. 5. Dokonanie zwrotu na centralny rachunek bieżący budżetu państwa należnych Skarbowi Państwa odsetek od nieterminowo przekazanych dochodów budżetowych. 6. Przekazywanie pobranych dochodów budżetowych na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w terminach zakreślonych przepisami 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczególowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2014 r., poz. 82). 7. Wzmocnienie mechanizmów kontroli zarządczej, celem ograniczenia ryzyka dokonywania wydatków publicznych z uchybieniem terminów wynikających z zaciągniętych wcześniej zobowiązań oraz ryzyka nieterminowego przekazywania pobranych dochodów budżetowych na centralny rachunek bieżący budżetu państwa Z poważaniem Do wiadomości: p rre(r!^s^^męir.epań8ki U Pan Lesław Szabłoński. Wielkopolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii Kontrc