prowadzący dr ADRIAN HORZYK Konsultacje paw. D-13/325

Transkrypt

1 PODSTAWY ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA WYKŁAD 1. prowadzący dr ADRIAN HORZYK horzyk@agh.edu.pl tel.: Konsultacje paw. D-13/325

2 ZAKRES PORUSZANYCH ZAGADNIEŃ Wprowadzenie do tematyki organizacji i zarządzania Psychologiczne aspekty zarządzania przedsiębiorstwem: Negocjacje jako forma ułatwiająca zarządzanie Negocjacje handlowe Negocjacje szefowskie zarządzanie personelem Organizacyjne aspekty zarządzanie przedsiębiorstwem: Tworzenie struktury przedsiębiorstwa Tworzenie planów i strategii rozwoju oraz działania Zabezpieczanie się przed ryzykiem (zarządzenie ryzykiem)...

3 ZALICZENIE PRZEDMIOTU Określenie sposobu zaliczenia wykładu obowiązkowego: 3,0 aktywne uczestnictwo w 70% wykładów i 80% ćwiczeń 3,5 aktywne uczestnictwo w 80% wykładów i 90% ćwiczeń 4,0 aktywne uczestnictwo w 90% wykładów i 100% ćwiczeń 4,5 aktywne uczestnictwo w 80% wykładów + odpowiedź na kilka pytań z zakresu wykładów na ostatnim wykładzie 5,0 aktywne uczestnictwo w 90% wykładów + odpowiedź na kilka pytań z zakresu wykładów na ostatnim wykładzie Wszystkie nieopisane powyżej przypadki wymagają formy ustnej odpowiedzi na kilka pytań z zakresu finansów na ostatnim wykładzie. Proszę przygotować listę obecności i na każdym następnym wykładzie sporządzać ją bez konieczności przypominania o tym fakcie przeze mnie!

4 ZARZĄDZANIE ORGANIZACJĄ Zarządzanie organizacją to złożony proces, polegający na podejmowaniu przez aparat zarządzający wielu wzajemnie powiązanych działań i decyzji kierowniczych, które zmierzają do spowodowania takiego funkcjonowania organizacji, aby w sposób sprawny osiąganie były jej cele. Funkcje zarządzania to zbiory typowych powtarzalnych czynności i decyzji kierowniczych, które wykształciły się wokół rozwiązywania wciąż pojawiających się problemów, układających się zazwyczaj w pewien ciąg zadań do wykonania: planowania, organizowania, motywowania pracowników do wykonywania zadań, kontrolowania działań zmierzających do urzeczywistnienia misji organizacji. Proces zarządzania to jednolity i zintegrowany proces wzajemnie dopełniających się i oddziałujących na siebie funkcji zarządzania. Udział poszczególnych funkcji zarządzania w procesie zarządzania zależy od rodzaju organizacji i szczebla hierarchii kierowniczej. Decyzje i działania kierownicze na dolnych szczeblach hierarchii są szczegółowe i zrutynizowane, a na szczeblu najwyższym szerokie i twórcze. W związku z tym na niższych szczeblach hierarchii dominują funkcje motywowania i kontrolowania, zaś na szczeblach wyższych planowania i organizowania.

5 FUNKCJA PLANOWANIA Stanowi formułowanie celów organizacji oraz określenie sposobów ich osiągnięcia i niezbędnych do tego zasobów. W procesie formułowania celów kojarzone są interesy jednostek i grup społecznych działających w organizacji: właścicieli, kadry kierowniczej i pozostałych pracowników oraz odbiorców i konsumentów dóbr i usług, których wytwarzania (świadczenie) jest misją organizacji. Końcowy produkt planowania na dany okres powinien składać się z 3 składników: 1. wiązki celów, 2. projektowania oddziaływań materialno-energetycznych (wynikające z szeroko rozumianej technologii działania), 3. niezbędnych zasobów osobowych i rzeczowych (czyli wzięcie pod uwagę kolejności i pracochłonności poszczególnych operacji, mierzoną zaangażowaniem czynników wytwórczych).

6 FUNKCJA ORGANIZOWANIA Opiera się na wytworzonym planie działania i ma na celu ukształtowanie odpowiedniej struktury organizacyjnej zapewniającej realizację przyjętego planu. Konstruowanie struktury organizacyjnej sprowadza się do ustanowienia reguł poziomego i pionowego podziału pracy i zadań oraz niezbędnych do ich realizacji zasobów, a także ustalenia przepływów informacji i dostępu do niej oraz zasad rozmieszczenia uprawnień do podejmowania decyzji. W organizacji może wystąpić zjawisko: niedoorganizowania gdy sytuacje powtarzalne w organizacji nie mają uregulowań w przepisach ogólnych, przeorganizowania gdy organizacja usiłuje regulować w przepisach ogólnych sytuacje niepowtarzalne.

7 FUNKCJA MOTYWOWANIA Polega na wypełnieniu kanałów komunikacyjnych organizacji strumieniami oddziaływań informacyjno-decyzyjnych poprzez zaznajomienie uczestników organizacji z celami, zadaniami i sposobami ich realizacji, obowiązującymi regułami i procedurami oraz uruchomienie stymulatorów skłaniających ich do respektowania wzorców zachowań organizacyjnych. Funkcje motywacyjne obejmują oddziaływania: administracyjne ekonomiczne, psychologiczne polityczne. Odpowiedni dobór instrumentów oddziaływań motywacyjnych stanowi o skuteczności zarządzania uczestnikami organizacji.

8 FUNKCJA KONTROLI Zapewnia realizację misji organizacji, czyli prawidłowe wykonywanie przez aparat zarządzający funkcji planowania, organizowania i motywowania, poprzez zbiór czynności kontrolnych, polegających na porównaniu stanów rzeczywistych z zadanymi, orzekaniu o ich odchyleniach i formułowaniu zaleceń minimalizujących te odchylenia. Funkcję kontroli rozpatruje się w 3 aspektach odnoszących się do 3 stanów procesów realizowanych w praktyce: Kontrola prospektywna - poprzedzająca realizację procesu, polegającą na sprawdzeniu poprawności ustalenia struktury organizacyjnej procesu wykonawczego i struktury organizacyjnej, w której proces ma być realizowany. Kontrola bieżąca - sprawowana w czasie realizacji procesu, polegająca na śledzeniu przebiegu procesu realizowanego w podsystemie wykonawczym z punktu widzenia jego zgodności z założoną strukturą operacyjną oraz sprawdzaniu zgodności osiąganych rezultatów pod względem ilościowym, jakościowym i czasowym z celami zdekomponowanymi na zdania. Kontrola retrospektywa - przeprowadzana po zakończeniu działania objętego planem, polegająca na konfrontacji osiągniętych rezultatów z założonymi celami. Stanowi ona podstawę oceny sprawności funkcjonowania organizacji oraz trafności przyjętych wzorców działań. Odgrywa ona również dużą rolę w przygotowaniu organizacji do przyszłych działań, przewidywania realizacji zadań w przyszłych okresach planistycznych przez proces samouczenia się organizacji i doskonalenia w ten sposób procesów planowania i organizowania w przyszłości.

9 PO CO ZAJMOWAĆ SIĘ NEGOCJACJAMI? Dlaczego umiejętność negocjowania jest w życiu taka ważna? W jakim celu zwykle negocjujemy? Kiedy rozpoczynają się negocjacje? Czy zawsze chodzi o pieniądze? O co innego może jeszcze chodzić? Czy raz sprawdzony sposób negocjacji jest zawsze skuteczny? Do czego warto dostosować strategię negocjacyjną? Co to są magiczne słowa w negocjacjach? W jakich warunkach wzrasta prawdopodobieństwo na sukces w negocjacjach? Co możemy zyskać a co stracić podczas negocjacji? Czy dobry negocjator zawsze dopina swego? W jakiej sytuacji zwykle kończymy negocjować? Jak nasz sposób negocjacji wpływa na innych ludzi? Co negocjacje mogą zmienić w naszym życiu? Co rzeczywiście osiągamy przez negocjacje?

10 CZYM BĘDZIEMY B SIĘ ZAJMOWAĆ? Tym co Państwa interesuje i tym, co jest Państwu potrzebne... Rozpoznawaniem i klasyfikacją ludzi, sytuacji... Poszerzeniem wiedzy na tematy psychologii charakteru... Używaniem magicznych słów... Rozpoznawaniem znaków niewerbalnych... Wykorzystaniu różnych kanałów percepcji świata... Rozpoznawaniem i reagowaniem na kłamstwa... Uświadamianiem sobie, o co tak naprawdę chodzi w danej sytuacji? Rozmawianiem o ukrytych potrzebach i interesach... Rozpoznawaniem ukrytych potrzeb i interesów... Poznaniem różnych możliwości i technik negocjacyjnych... Tworzeniem strategii negocjacyjnych... Tworzeniem pomostów i pozytywnych transakcji... Stosowaniem obrony asertywnej... Radzeniem sobie z odmową... Przełamywaniem impasu w negocjacjach... Poprawianiem umiejętności interpersonalnych (interpersonal skills)

11 JAK BĘDZIEMY B PRACOWAĆ? Oglądać prezentacje komputerowe i multimedialne (filmy) Rozmawiać i dyskutować Obserwować demonstracje Przeprowadzać scenki z rejestracją multimedialną i retrospektywnie zastanawiać się nad ich przebiegiem Wspólnie rozważać omawiane kwestie Wspólnie odpowiadać sobie na nurtujące pytania Korzystając z parafrazy, odzwierciedlenia Metodą Sokratejską Metodą psychodramy Metodą obrazową Metodą analizy retrospektywnej Metodą burzy mózgów i innymi metodami twórczego myślenia Poprzez dużą ilość przykładów, ilustracji i porównań Psychoanaliza emocji, charakteru, kłamstwa, gestów niewerbalnych i werbalnych Wykorzystaniem części metod NLP i innych metod psychologicznych...

12 CO LUDZIE OD NAS OCZEKUJĄ? radość? zabawę? prawdę? zaspokojenie ich potrzeb? ochronę ich interesów? obronę? bezpieczeństwo? docenienie? wdzięczność? wzajemność? szacunek? współpracę? satysfakcję z interakcji z nami?

13 DLACZEGO LUDZIE NAM ODMAWIAJĄ? Gdy nie dajemy im tego, czego pragną? A może, gdy dajemy im to za szybko? Gdy nastrajamy ich negatywnie? A może, gdy tego nie robimy, a oni szukają sensacji lub podniesienia własnej wartości? Gdy nie widzą nic ciekawego w nas? Gdy się nas obawiają? Gdy potrzebują się na nas dowartościować? Gdy nie widzą w nas radości, której pragną? Gdy kojarzymy się im z czymś nieprzyjemnym?...

14 JAK ODDZIAŁYWUJEMY NA SIEBIE? Prawo AKCJI i REAKCJI Wykonując AKCJĘ oczekujemy REAKCJI. Chcąc osiągnąć pewną REAKCJĘ świadomie możemy przygotować lub preparować pewne AKCJE dla ich osiągnięcia. Jak oddziaływać, żeby wzbudzić pożądane przez nas REAKCJE u innych? Do jakiego stopnia możemy mieć wpływ na REAKCJE innych osób? Co zależy od nas, a co jest zależne od innych? Nasza inteligencja umożliwia nam interakcję na właściwym jej poziomie.

15 CO Z ETYKĄ? Czy mamy prawo oddziaływać na innych? Do jakiego stopnia możemy się posunąć w oddziaływaniu na innych? Co to jest manipulacja? Co to jest perswazja? Co to jest retoryka? Czy warto znać sposoby zwiększania prawdopodobieństwa wzbudzenia pożądanych reakcji u innych?

16 KOMUNIKACJA MIĘDZYLUDZKA werbalna i niewerbalna za pośrednictwem różnych kanałów: audytywny, wzrokowy, kinestetyczny, węchowy, smakowy,... dostosowana do osobowości rozmawiającego i rozmówcy uwzględniająca potrzeby i interesy obu stron nastawiona na rozpoznawanie i aktywne słuchanie tak samo jak na mówienie i przekazywanie w odpowiedni sposób stosowanie środków lingwistycznych, tj. parafraza, odzwierciedlenie, prowadzenie...

17 POTRZEBY, INTERESY i STANOWISKA MOŻLIWY PODZIAŁ POTRZEB: fizjologiczne (wynikające z budowy naszego organizmu) osobowości (wynikające z charakteru) emocjonalno-duchowe oraz inteligencji INTERESY są zwykle pochodną potrzeb. STANOWISKA są zwykle pomysłem na realizację interesów. Jeśli w negocjacjach nie jesteśmy w stanie lub nie chcemy sprostać stanowiskom, możemy spróbować zaspokoić interesy, a jeśli to się nie uda, wtedy próbujemy zaspokoić potrzeby związane ze zgłaszany stanowiskami lub interesami, a jeśli nawet to jest niemożliwe, wtedy staramy się zaspokoić inne potrzeby...

18 CHARAKTER i POTRZEBY OSOBOWOŚCI Potrzeby osobowości są zależne od osobowości i charakteru rozmówcy. Przydatna jest umiejętność rozpoznawania charakteru, żeby zaspokoić potrzeby osobowości. Z punktu widzenia negocjacji można wyróżnić pewne typy charakteru ( programy osobowości ), które warto umieć rozpoznawać, gdyż umożliwiają nam przewidzieć różne pozytywne i negatywne reakcje (ale również akcje), jakie zwykle podejmuje osoba posiadająca taką osobowość... Film pt. Typologia klienta

19 POLECANA LITERATURA DO WYKŁADU 1. Jerzy Gut, Wojciech Haman, Docenić konflikt. Od walki i manipulacji do współpracy, Wydanie III, ARJADA, ISBN: , Wydanie II, Warszawa, Wojciech Haman, Jerzy Gut, Handlowanie to gra. Od namawiania i żebrania do zaspokojenia potrzeb klienta, OnePress, Helion, ISBN: , Gliwice, Jarosław Holwek, Jerzy Gut, Wojciech Haman, Skuteczne handlowanie. Jak budować współpracę z klientem i odważnie windykować należności?, Wydanie I, Grupa Szkoleniowa Kontrakt - OSH, ISBN X, OnePress, Helion, Gliwice, Abraham Maslow, Motywacja i osobowość, tłum. Józef Radzicki, PWN, ISBN: , Wydanie III, Warszawa, Chaim Perelman, Imperium retoryki. Retoryka i argumentacja, PWN, ISBN: , Warszawa, 2004.