INSTRUKCJA UśYTKOWNIKA

Transkrypt

1 Producent : Firma Informatyczna PiM s.c Kraków, ul. Długosza 2 tel/fax. (012) , (012) amadeo@pim.krakow.pl internet : INSTRUKCJA UśYTKOWNIKA SYSTEM AMADEO MARKET 2000 Program AMADEO MAGAZYN wersja (nowsze wersje magazynu zmiany na końcu instrukcji) Kraków 2008 ROZDZIAŁ I KONFIGURACJA PROGRAMU 1. Opis programu AMADEO MARKET 2000 Program ten pracuje w środowisku WINDOWS. W pełni współpracuje z pakietem MS OFFICE (WORD, EXCEL). Wymagania sprzętowe są identyczne jak dla programów WORD i EXCEL. Uwaga: program wymaga ustawienia w Panelu sterowania daty w formacie rrrr- MM-dd. W skład oprogramowania systemowego dla sprzedaŝy detalicznej wchodzi program MARKET 2000 mieszczący się na stanowisku magazyniera i kierownika. Dodatkowymi modułami współpracującymi z programem MARKET 2000 jest moduł ANALIZY zajmujące się przeprowadzaniem statystycznych analiz i prognoz w firmie, moduł ROZLICZENIE KASJERÓW, który umoŝliwia rozliczenie kasjerów z utargu dziennego oraz moduł PARAGONY umoŝliwiający pracę na stanowisku kasjera, który działa w systemie ON LINE, a w momencie awarii serwera lub braku połączenia z serwerem uruchamia się niezaleŝny program OFF LINE pozwalający na dalszą pracę na stanowisku kasowym oraz moduł INWENTARYZACJA. 2. Sposoby zabezpieczenia programu AMADEO MARKET Dostęp do programu mają tylko osoby upowaŝnione, tzn. te, które zostały wpisane na listę uŝytkowników systemu i posiadają swoje hasło. 2. Drugim stadium zabezpieczenia jest hierarchiczny dostęp do poszczególnych opcji programu. 1

2 3. Osoba posiadająca uprawnienia Administratora ma prawo do wprowadzania nowych uŝytkowników programu, usuwania juŝ istniejących. 4. KaŜdy z uŝytkowników moŝe zmienić tylko swoje hasło. 5. Tylko osoba posiadająca uprawnienia magazyniera ma prawo do wprowadzania nowych dokumentów 3. Rozpoczęcie pracy Przed przystąpieniem do pracy z programem AMADEO - Market 2000, naleŝy wprowadzić podstawowe ustawienia programu (tj. załoŝyć kartoteki magazynów, grup towarowych, zdefiniować dokumenty). W kartotekach, moŝemy poruszać się zarówno myszką jak i za pomocą klawiatury. Przy pomyłce moŝemy skorzystać z funkcji DELETE lub BACKSPACE, które wymazują nam błędny tekst. ENTER przesuwa kursor na następne pole. TAB - dzięki temu klawiszowi moŝemy przesunąć się o jedno pole do przodu, natomiast kombinacja klawiszy SHIFT + TAB cofa kursor o jedno pole do tyłu. 3.1 Opcje dostępne w konfiguracji Konfiguracja programu dostępna jest w menu Plik/ Administrator/ Konfiguracja. Dostęp do niej mają jedynie osoby, które posiadają uprawnienia administratora. PoniŜej znajduje się opis wszystkich pól, które dostępne są w konfiguracji: ZAKŁADKA OGÓLNA 1: Rodzaj marŝy do wyboru jest marŝa liczona od ceny zakupu, marŝa liczona od ceny detalicznej, oraz według wzoru: (cena netto sprzedaŝy cena netto zakupu)/cena sprzedaŝy brutto. w systemie moŝna zdefiniować dwa rodzaje marŝy (marŝa lub narzut). W przypadku wybrania wartości MarŜa liczona od ceny zakupu program licząc cenę sprzedaŝy mnoŝy cenę zakupu przez procent marŝy. W przypadku wybrania wartości MarŜa liczona od ceny detalicznej chcąc obliczyć cenę zakupu musimy od ceny sprzedaŝy obliczyć procent marŝy i otrzymaną wartość odjąć od ceny sprzedaŝy. Wybrany sposób wybieramy z listy myszą i potwierdzamy myszą Rys 1 Rok wydruku naleŝy wprowadzić aktualny rok księgowy Liczba kas wprowadzamy liczbę kas fiskalnych zainstalowanych w sklepie Rodzaj drukarki tutaj wybieramy z listy dostępnych drukarek cenówek właściwą zainstalowaną w naszym sklepie; Wybór opcji Zwykła umoŝliwia wydruk cenówek na zwykłej drukarce Numer portu numer portu w komputerze do którego zastała podłączona drukarka cenówek Maksymalny kod krótki tutaj wpisujemy maksymalny kod krótki uŝywany w systemie Czy zamknięcie dnia modyfikuje stan praca systemu moŝe zostać tak zdefiniowana Ŝe stan magazynu modyfikowany jest dopiero po zamknięciu dnia (ustawienie opcji na TAK) lub kaŝdy paragon wystawiony klientowi modyfikuje stan magazynu (ustawienie opcji na NIE) Czy uaktywnić kontrolę dnia - ustawienie opcji na TAK powoduje, Ŝe na formularzu zamknięcia dnia pojawia się pole z dodatkową datą i przycisk Kontrola dnia. Opcja ma 2

3 na celu sprawdzenie i poprawienie źle zamkniętych dni. Ma to miejsce, gdy zamknięcia dnia dokonano podczas wystawiania paragonów Rodzaj drukarki cenówek pole to naleŝy zaznaczyć, jeśli cenówki będą drukowane na drukarce zwykłej Zaznacz jeśli przelew ma modyfikować saldo faktury ustawienie charakterystycznego ptaszka powoduje zaznaczenie faktury jako zapłaconej w momencie wystawienia przelewu. Pozostawienie pola pustego spowoduje, iŝ samo wystawienie przelewu nie modyfikuje sald faktury naleŝy to zrobić wprowadzając wyciąg bankowy lub regulując płatność z kasy Zaznacz jeśli rozliczenie kasjerów ma generować płatności w systemie pole to odpowiada za połączenie programu AMADEO ROZLICZENIE KASJERÓW z kasą prowadzoną w magazynie. Przygotowując raport dzienny sprzedaŝy w rozliczeniu kasjerów mamy moŝliwość wrzucenia utargu do otwartego raportu kasowego Zaznacz jeśli do numeru faktury dodawana kwota (w treści przelewu) zaznaczenie tego pola spowoduje, iŝ przygotowując przelew w treści obok numeru faktury pojawi się równieŝ kwota Zaznacz jeśli w treści przelewu za dok. RR ma być dodawana data faktury zaznaczenie charakterystycznego ptaszka w tym polu spowoduje, iŝ przygotowując przelew za dokument RR do treści automatycznie dopisana zostanie data faktury Zaznacz jeśli po zatwierdzeniu PZ-ety gotówkowej automatycznie tworzyć KW zaznaczenie pola spowoduje, iŝ w momencie zatwierdzenia dokumentu zakupu (PZ) z zerowym terminem płatności, forma gotówka automatycznie utworzy się KW w raporcie kasowym; warunkiem jest, aby raport był otwarty w przeciwnym razie wyskoczy odpowiedni komunikat Zaznacz jeśli numeracja PZ-etów ma być ciągła w obrębie roku w przeciwnym jest w obrębie miesiąca zaznaczenie pola spowoduje, iŝ narzucane numery na dokumenty zakupu typu PZ będą numerowały się ciągle w obrębie roku, w przeciwnym razie dokumenty te będą numerowały się od 1 od początku kaŝdego kolejnego miesiąca Zaznacz Ŝeby umoŝliwić rozliczenie magazynu wg cen ewidencyjnych program umoŝliwia prowadzenie magazynu (koszt własny sprzedaŝy, rozchody towarów) równieŝ według cen ewidencyjnych (średnia cena) Do ilu dni wstecz pokazywać historię towaru w polu naleŝy wpisać liczbę dni, dla których będzie pokazywana historia towaru (z kartoteki towaru) Zaznacz jeśli data przelewu tworzonego na podstawie płatności ma być datą płatności (w przeciwnym przypadku jest to data bieŝąca) wariant aktywny, przy korzystaniu z opcji generowania płatności z programu AMADEO do programu bankowego; ZAKŁADKA OGÓLNA 2 ostatni numer RR pole to odpowiada za numerację dokumentów RR; jest tu widoczny ostatni numer dokumentu typu RR, który narzucany jest przez operatora na fakturę wystawianą dla rolnika ryczałtowego sposób prowadzenia raportów kasowych w programie mogą być dwa sposoby prowadzenia kasy. Pierwszemu odpowiada ustawienie jedna kasa i naleŝy je ustawić jeśli jest w firmie jest jedna kasa i kilka osób za nią odpowiedzialnych. Ustawienie drugie dla kaŝdego operatora niezaleŝnie - kiedy kaŝdy operator ma swoją kasę i logując się do systemu pracuje tylko na swojej kasie. domyślny tekst kasy pole to odpowiada za treść, która moŝe pojawiać się przy przygotowywaniu KP lub KW. MoŜna tu wpisać np. Zap. za fak.: (numer i ewentualnie kwota zostanie wrzucona automatycznie przez program) 3

4 liczba dnia wstecz do kontroli sprzedaŝy pole to współpracuje z przygotowywanymi w programie magazynowym zamówieniami; naleŝy wpisać liczbę dni, którą program weźmie pod uwagę obliczając sprzedaŝ danego towaru na zamówieniu procent zapasu magazynowego pole to współpracuje z przygotowywanymi w programie magazynowym zamówieniami; wpisana liczba będzie brana pod uwagę przy proponowanej przez program wysokości zamówienia ścieŝka do katalogu elektronicznego wymiany dokumentów tutaj naleŝy wpisać ścieŝkę dostępu, skąd pobierać będziemy np. faktury zakupu, lub gdzie zapisują się pliki z zamówieniami czy proponować cenę sprzedaŝy na PZ-tach proponowane ceny są wyliczane na podstawie marŝy na kartotece towaru i zaokrąglane wg wzoru: jak na drugim miejscu po przecinku jest 1 lub 2 to zaokrągla do 0; jak jest 3, 4, 5, 6, 7 to 5; jak 8, 9 to 9 czy wyłączyć kontrolę zaimportowanych towarów z kolektora zaznaczenie ptaszka w tym polu, spowoduje iŝ po imporcie towarów na dokument PZ z kolektora danych nie trzeba wchodzić do kaŝdej pozycji rodzaj identyfikacji importowanego towaru lista wyboru (0 kod kreskowy, 1 kod dostawcy, 2 kod odbiorcy); pole które naleŝy uzupełnić, jeśli będziemy importować np. zamówienia od odbiorcy, lub faktury od dostawcy, który pracuje na systemie AMADEO zaznacz jeśli chcesz wyszukiwać towar na liście po wpisaniu kaŝdej literki opcja włączająca automatycznie przycisk FILTRUJ po kaŝdorazowym wpisaniu jakiegokolwiek znaku w polu nazwa towaru na liście towarów ZAKŁADKA OGÓLNA 3 rodzaj przelewu z listy wybieramy rodzaj programu bankowego kodowanie polskich znaków rodzaj kodowania polskich znaków podczas wysyłania przelewów do banku ścieŝka pole to odpowiada za ścieŝkę, w której będą zapisywać się pliki przelewowe eksportowane z magazynu do programu bankowego plik 1 naleŝy napisać nazwę pliku, który będzie tworzył się przy eksporcie przelewów plik 2 naleŝy napisać nazwę pliku, który będzie tworzył się przy eksporcie przelewów czy zamieniać na duŝe litery zaznaczenie tego pola spowoduje, iŝ wszystkie wpisywane nazwy małymi literami będą automatycznie zamieniane na duŝe potwierdzać aktualizację kartotek pole to odpowiada za komunikat czy chcesz zapisać wprowadzone zmiany na kartotekach towarowych i kontrahentów Blokada kodu kontrahenta dla magazyniera zaznaczenie pola spowoduje, iŝ przy wprowadzaniu dokumentu przez magazyniera nieaktywne będzie pole kod kontrahenta; magazynier musi więc przyjąć dokument wprowadzając NIP dostawcy rodzaj kasy w polu tym z listy naleŝy wybrać rodzaj kasy: drukarka fiskalna, kasa fiskalna (ELZAB LUB SHARP) nazwa pliku do prog. kolektora czy przy zamknięciu dnia tworzyć korektę skupu opakowań zaznaczenie tego pola spowoduje stworzenie dokumentów KOPK korekty skupu opakowań automatycznie po zamknięciu dnia zaznacz jeśli po wyszukiwaniu po KK kursor ma zostać na kodzie zaznaczenie pola spowoduje, iŝ korzystając z opcji Wyszukiwanie po kodzie kreskowym kursor zostanie w polu kod kreskowy; w przeciwnym razie kursor przeniesie się na nazwę towaru czy uruchomić przeliczenie stanów po zamknięciu dnia zaznaczenie pola uruchomi opcję przeliczenia stanów automatycznie jak skończy się opcja zamknięcie dnia 4

5 zaznacz jeśli magazyn współpracuje z AMADEO efka pole to naleŝy zaznaczyć, jeśli program współpracuje z programem księgowym AMADEO efka rodzaj sklepu pole, które naleŝy uzupełnić jeśli pracujemy w sieci sklepów i stosujemy marŝownik; marŝę określamy wówczas dla rodzaju sklepu (czyli nie koniecznie dla kaŝdego sklepu osobno) zaznacz jeśli marŝujesz faktury według marŝownika zaznaczenie tej opcji konfiguracji spowoduje, iŝ marŝując dokument PZ, zostaną uwzględnione marŝe określone w marŝówniku ZAKŁADKA OGÓLNA 4 minimalna marŝa produkcji dotyczy opcji ilościowego rozbioru. Jeśli dokonujemy rozbioru mięsa na poszczególne elementy niektóre sprzedawane w cenie niŝszej od ceny zakupu surowca moŝemy wprowadzić w programie zabezpieczenie, które sprawdza czy marŝa z całości produkcji mieści się wewnątrz podanego zakresu maksymalna marŝa produkcji dotyczy opcji ilościowego rozbioru. Jeśli dokonujemy rozbioru mięsa na poszczególne elementy niektóre sprzedawane w cenie niŝszej od ceny zakupu surowca moŝemy wprowadzić w programie zabezpieczenie, które sprawdza czy marŝa z całości produkcji mieści się wewnątrz podanego zakresu produkcja przy zakupach zaznaczenie pola spowoduje, iŝ w przypadku przyjęcia dokumentem zakupu surowca (dla którego zdefiniowana jest receptura statystyczna) tolerancja przy podsumowaniu PZ pole to odpowiada za zmianę w podsumowaniu przy przyjęciu dokumentów PZ; podsumowanie to ze względu na zaokrąglenia moŝe się nieco róŝnić. Tutaj naleŝy wpisać maksymalną róŝnicę jaką program ma przyjąć od ilu dni wstecz pokazywać dokumenty pole to odpowiada za listy dokumentów; czy uaktywnić uprawnienia do grup kontrahentów w programie magazynowym kontrahentów moŝna posegregować, przypisując ich do wybranych grup. Uaktywniając to pole, kaŝdemu z uŝytkowników moŝna dopisać grupy, które będzie widział na listach kontrahentów rodzaj zebry pole to odpowiada za format wydruku cenówki; z listy moŝna wybrać nazwa, cena, kod kreskowy lub nazwa, kod kreskowy, cena czy generować przelewy z ujemną kwotą zaznaczenie tego pola spowoduje, iŝ program pozwoli przygotować przelew z kwotą ujemną; moŝe być stosowane, jeśli np. firma nie ma elektronicznych przelewów bankowych, a chce wykorzystać opcję przelewów do regulowania płatności ZAKŁADKA 4 WYDRUKI liczba kopii wydruku wpisując 1 otrzymamy jedną kopię wydruku, 2 dwie kopie rodzaj wydruku faktury (standard, standard uproszczony, magazynowy) w miejscu tym naleŝy wybrać rodzaj wydruku faktury sprzedaŝy; standard poszerzone pole ilość do 3 miejsc po przecinku, następnie pola cena jednostkowa netto, brutto oraz wartość netto, brutto. Standard uproszczony róŝni się jedynie brakiem linii między pozycjami towarowymi oraz przy podsumowaniu dokumentu. Wydruk magazynowy zawiera dwa dodatkowe pola nad lista towarów, tj. miejsce dostawy oraz kierowca, akwizytor. Dodatkowo inne są nazwy kolumn: cena jednostkowa netto, rabat, cena zbytu (cena jednostkowa netto rabat), wartość netto, stawka VAT, wartość VAT. rodzaj PZ-ety (standard, uproszczony) w miejscu tym naleŝy wybrać rodzaj wydruku dokumentu PZ; na wydruku uproszczonym nie ma linii oddzielających pozycje towarowe oraz podsumowanie dokumentu. 5

6 czy drukować fakturę po zamknięciu dokumentu zaznaczenie opcji spowoduje automatyczne drukowanie dokumentu po zatwierdzeniu dokumentu. rodzaj wydruku KP/KW mamy do wyboru dwa typy wydruków dokumentów KP i KW: drukuje jedną kopię dokumentu na stronie lub na jednej stronie drukuje dwa dokumenty. Po przecięciu strony otrzymujemy oryginał i kopię nota odsetkowa tekst górny w polu tym moŝna wpisać tekst, który drukować się będzie na nocie odsetkowej, pod danymi adresowymi kontrahenta a listą faktur zapłaconych po terminie nota odsetkowa tekst dolny w polu tym moŝna wpisać tekst, który drukować się będzie na nocie odsetkowej, pod listą faktur zapłaconych po terminie czy drukować na cenówce cenę za kg, l zaznaczenie spowoduje, iŝ na cenówkach drukować się będzie cena za podstawową jednostkę miary (wypełniane na kartotece towaru) czy drukować na cenówce datę ostatniej dostawy zaznaczenie spowoduje, iŝ na cenówkach drukować się będzie data ostatniej dostawy towaru czy drukować na cenówce kod kontrahenta z ostatniej dostawy zaznaczenie spowoduje, iŝ na cenówkach drukować się będzie kod kontrahenta, od którego była ostatnia dostawa rodzaj cenówki (wąska, szeroka) konfiguracja pozwala ustawić rozmiar cenówki: 64 x 30 (wąska) lub 66 x 31 (szeroka) czy grupować faktury zbiorcze po towarach opcja do wykorzystania przy tworzeniu faktur zbiorczych na podstawie dowodów zakupu (tzw. WZ); przy tworzeniu faktury zbiorczej pozycje towarowe z zaimportowanych dowodów WZ grupują się po towarach czy grupować faktury sprzedaŝy po towarach opcja do wykorzystania przy tworzeniu faktur zbiorczych na podstawie wystawionych wcześniej dowodów dostaw; przy tworzeniu faktury zbiorczej pozycje towarowe z zaimportowanych dowodów dostawy grupują się po towarach tekst dolny faktury w polu tym moŝna wpisac tekst, który drukował się będzie na fakturze sprzedaŝy, pod pozycjami z nazwami towarowymi; np. towar przyjęto pod względem ilościowym i wartościowym bez zastrzeŝeń czy drukować wagę brutto towarów na fakturze sprzedaŝy zaznaczenie pola wpłynie na pojawienie się dodatkowej pozycji na fakturze sprzedaŝy z informacją o wadze brutto wszystkich sprzedanych towarów; zaznaczenie spowoduje drukowanie zgrupowanych faktur zbiorczych -??? zaznaczenie spowoduje drukowanie faktury RR bez oświadczenia rolnika zaznaczenie pola spowoduje, iŝ na wydruku faktury RR nie będzie drukowało się oświadczenie: Oświadczam, Ŝe jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 ZAKŁADKA HURT / DETAL wersja programu (hurt, detal) hurt wybieramy dla hurtowni; detal dla sklepu czy odkryć pasek menu głównego zaznaczenie pola wpłynie na pojawienie się paska u góry okna programu, ze skrótami do najczęściej uŝywanych opcji magazynu czy kontrolować maksymalny debet kontrahenta zaznaczenie pola spowoduje włączenie kontroli debetu kontrahenta; naleŝy uzupełnić na kartotece kontrahenta pole maksymalny debet, przy zatwierdzaniu faktury sprzedaŝy program sprawdzi stan naleŝności kontrahenta i porówna go do debetu 6

7 czy kontrolować maksymalny termin płatności kontrahenta zaznaczenie pola spowoduje włączenie kontroli maksymalnego terminu płatności kontrahenta; naleŝy uzupełnić na kartotece kontrahenta pole maksymalny termin płatności, przy zatwierdzaniu faktury sprzedaŝy program sprawdzi jaki termin płatności został wpisany do faktury i porówna go z maksymalnym terminem płatności określonym w kartotece kontrahenta czy po zatwierdzeniu faktury gotówkowej automatycznie tworzyć KP zaznaczenie opcji spowoduje automatyczne wygenerowanie dokumentu KP przy zatwierdzeniu gotówkowej faktury sprzedaŝy z terminem płatności 0 dni blokada sprzedaŝy na minus zaznaczenie pola włącza kontrolę sprzedaŝy na minus przy wystawianiu faktur sprzedaŝy kontrola daty wystawianej faktury zaznaczenie pola włącza opcję kontroli daty wystawianej faktury (jeśli data nie będzie bieŝąca pojawi się odpowiedni komunikat) prefixy wag pole ustawia serwis PiM; naleŝy zdefiniować w nim od którego miejsca na etykiecie drukuje się ilość, waga towaru czy otwierać pustą listę towarów zaznaczenie pola spowoduje, iŝ lista towarów będzie otwierała się pusta czy otwierać formularz do obliczania reszty opcja do uŝycia przy wystawianiu faktur sprzedaŝy, jeŝeli jest na fakturze zerowy termin płatności gotówką po zatwierdzeniu faktury otworzy się okno do wyliczenia reszty hurtowe zamykanie dni zaznaczenie opcji umoŝliwi hurtowe zamknięcie dni w opcji operacje / zamknięcie dnia (moŝna wówczas wpisać zakres dni do zamknięcia) blokada wprowadzenia tego samego towaru dwa razy na dokument zaznaczenie opcji uruchamia włączenie blokady, przy wprowadzeniu drugi raz tego samego towaru na dokument zaznacz jeśli program ma nie zatrzymywać kursora na datach opcja do wykorzystania przy fakturach sprzedaŝy; jej zaznaczenie spowoduje, iŝ program nie zatrzyma się przy datach (domyślnie ustawia się data bieŝąca) zaznacz jeśli centralne ceny towarów pole naleŝy zaznaczyć, jeśli firma pracuje w sieci, i wszystkie ceny ustalane są na centrali blokada rozchodów na minus pole włączające mechanizm kontroli rozchodów na minus (opcja działa przy fakturach sprzedaŝy oraz dokumentach typu RW) czy wymuszać przy zakładaniu nowej kartoteki towaru wpisanie kodu alternatywnego ścieŝka do Pocket PC naleŝy wpisać lokalizację, gdzie zgrywane będą zamówienia zebrane od klientów za pomocą Pocket PC ZAKŁADKA CENTRALIZACJA serwer centrala pole to oraz następne uzupełniane są przez serwis F I PIM; obsługują centralizację jeŝeli firma posiada sieć sklepów a chcą mieć jedną bazę towarową i kontrahentów ROZDZIAŁ II WEJŚCIE DO PROGRAMU 2.1. Sprawdzenie uŝytkownika Aby rozpocząć pracę z programem AMADEO MARKET 2000 odnajdujemy na pulpicie odpowiednią ikonkę. Następnie klikamy na niej dwa razy przyciskiem myszy. Otworzy nam się nowe okno, wejścia do programu (rysunek 2): 7

8 Rys 2 Aby wejść do programu naleŝy kliknąć na przycisku START, następnie otworzy nam się okno, w którym naleŝy wybrać swój login (najczęściej będzie to imię i nazwisko) oraz podać swoje hasło. Na liście uŝytkowników wybieramy swoje imię i nazwisko, uŝywając strzałek z klawiatury, następnie naciskamy ENTER, otworzy nam się okno (Rys 3), do którego wpisujemy hasło i potwierdzamy ENTEREM. Rys 3 Po poprawnym wprowadzeniu hasła i potwierdzeniu ENTEREM otworzy nam się program. Tą czynnością kończy się proces logowania w systemie. 2.2 Wprowadzenie nowego uŝytkownika oraz edycja juŝ istniejących Po wybraniu Plik/ Administrator/ Uprawnienia zostanie wyświetlony formularz z listą wszystkich uŝytkowników (Rys 3), tutaj moŝna zmienić uprawnienia dla wybranej osoby, jak teŝ dodać nowego uŝytkownika Dodanie uŝytkownika Aby dodać nowego uŝytkownika klikamy w którymkolwiek miejscu na liście uŝytkowników, tak, aby dany rekord (linijka) została podświetlona na niebiesko. Rys 4 8

9 Następnie wciskamy przycisk gwiazdki z klawiatury. Wyświetlone zostanie nowe okno (rys 5), w którym definiujemy login nowego uŝytkownika Nazwa logowania, oraz Podpis, Hasło i Kod kasjera. NaleŜy pamiętać, iŝ kod kasjera nie moŝe być dłuŝszy niŝ 5 znaków, jeŝeli wpiszemy więcej program automatycznie usunie nam zbędne znaki. Po uzupełnieniu wszystkich pozycji oraz wybraniu uprawnień naciskamy przycisk dyskietki, aby zapisać zmiany. Rys Zmiana uprawnień Aby dokonać zmiany w istniejących juŝ uŝytkownikach naleŝy wybrać Plik/ Administrator/ Uprawnienia i na wyświetlonej liście znaleźć odpowiednią osobę. Na Ŝądanym uŝytkowniku klikamy dwa razy myszą, otworzy nam się okno podobne do tego z rysunku 5, jednak będzie ono uzupełnione. Aby dodać nowe uprawnienie zaznaczamy w odpowiednim polu charakterystyczny ptaszek. Aby zrezygnować z nadanego wcześniej uprawnienia naleŝy odznaczyć w danym polu (przez kliknięcie na symbolu ptaszka ) Zmiana hasła oraz podpisu Hasło oraz podpis kaŝdy uŝytkownik moŝe sobie zmienić (rys 6). Rys 6 9

10 Po wybraniu menu Plik/ UŜytkownik/ Podpis kaŝdy uŝytkownik moŝe zmienić swój podpis, natomiast po wybraniu Plik/ UŜytkownik/ Zmiana hasła moŝe on zmienić swoje hasło Zmiana hasła Opcja dostępna jest po wybraniu Plik/ UŜytkownik/ Zmiana hasła; po wybraniu tej funkcji wyświetlone zostanie nowe okno (Rys 7), w którym wpisujemy dotychczasowe hasło (w polu Wprowadź stare hasło) oraz podajemy hasło nowe (w polach: Wprowadź nowe hasło oraz Powtórz nowe hasło). Rys 7 Następnie klikamy na przycisku Zapisz zmianę. W tym momencie kończy się proces zmiany hasła w programie Zmiana podpisu Aby zmienić swój podpis (na wszelkich drukowanych z programu dokumentach) wybieramy menu: Plik/ UŜytkownik/ Zmiana hasła. W wyświetlonym oknie (rys 8), aby zmienić podpis kasujemy wyświetlone dane i wpisujemy nowe. Następnie przyciskiem STOP Rys 8 wychodzimy z okna. Zmiany zostaną zachowane automatycznie. 10

11 ROZDZIAŁ III WPROWADZENIE PODSTAWOWYCH DANYCH 3.1 Kartoteka Magazynów Przeglądanie ustawień oraz ich edycja Ustawienia dotyczące magazynów, które występują na sklepie dostępne są w menu Baza/ Słowniki/ Magazyny. Po wybraniu tej ścieŝki otworzy nam się okno, z listą zdefiniowanych w programie magazynów (Rys 1) Rys 1 Dwukrotne kliknięcie na rekordzie z określonym magazynem spowoduje otwarcie nowego okna (Rys 2). W oknie tym moŝemy zmienić Opis magazynu, Kod oraz czy jest to magazyn domyślny Rys 2 czy nie. Tą ostatnią wartość zmienia się przez kliknięcie na trójkąt pod polem Domyślny i wybranie z listy słowa TAK lub NIE. Zmiany zatwierdzamy klikając na znaku dyskietki (z prawej strony okna) Dodawanie nowych magazynów Aby w programie dodać kolejny magazyn wybieramy Baza/ Słowniki/ Magazyny. W otwartym oknie (takie jak na rysunku 1) klikamy na którymkolwiek rekordzie i wciskamy gwiazdkę. Otworzy nam się nowe okno, słuŝące do wprowadzania nowego magazynu (Rys 3) Rys 3 Klikamy myszą w poszczególnych polach, wpisujemy odpowiednie wartości, wybieramy w polu Domyślny TAK lub NIE, a następnie zapisujemy nowy magazyn klikając na znaku dyskietki (z prawej strony okna). 3.2 Kartoteka grup oraz podgrup towarowych Wprowadzane do programu towary naleŝy przyporządkować do grup towarowych a następnie w ramach poszczególnych grup w podgrupy oraz pod podgrupy. Konfiguracja ustawień grup oraz podgrup towarowych dostępna jest w menu Baza/ Słowniki/ Grupy/ Grupy lub Baza/ Słowniki/ Grupy/ Pod grupy (Rys 4). NaleŜy pamiętać, jeśli pracujemy w sieci sklepów, iŝ od 2006 r. grupy, podgrupy, pod podgrupy oraz producenci są centralizowani. Oznacza to, iŝ naleŝy załoŝyć słowniki jedynie na centrali. 11

12 Podział towarów na grupy umoŝliwia między innymi wydrukowanie stanów dla wybranych grup, sporządzenie inwentaryzacji według uznania (na przykład wybranej grupy towarowej) jak i analizowanie sprzedaŝy. Opcja ta jest równieŝ pomocna przy marŝowaniu towarów przy określaniu kaŝdej podgrupy przypisujemy do nich wysokość marŝy. To właśnie stąd brane są stawki przy marŝowaniu faktury zakupowej przez Kierownika (patrz punkt ). Rys Przeglądanie załoŝonych grup ich edycja oraz dodawanie nowych Po wybraniu w menu grup towarowych zostanie wyświetlone okno z istniejącymi juŝ grupami (Rys 5) Edycja grupy towarowej moŝliwa jest po dwukrotnym kliknięciu na rekordzie z nazwą grupy. Wówczas pola Grupa oraz Opis zostaną uzupełnione, aby zmienić opis grupy lub symbol, klikamy w określonych polach, kasujemy wpisane wartości a następnie wpisujemy poprawione. Rys 5 Zmiany zapisywane są po kliknięciu w przycisk Zapisz po prawej stronie okna; natomiast z okna wychodzimy klikając STOP. Dodawanie nowej grupy wygląda podobnie; po wejściu w listę grup towarowych od razu przechodzimy do uzupełnienia pozycji Grupa oraz Opis następnie klikamy Zapisz. WaŜną 12

13 rzeczą jest uwaŝanie, aby wcześniej nie kliknąć na którejś z grup, gdyŝ wtedy zmiany będą dotyczyły wybranej grupy. Z okna wychodzimy klikając STOP Przeglądanie załoŝonych podgrup ich edycja oraz dodawanie nowych Po wybraniu w menu podgrup towarowych zostanie wyświetlone okno, w którym musimy dokonać wyboru grupy, do której mają zostać wyświetlone podgrupy. Aby wybrać grupę klikamy na przycisku Wybór grupy, wyświetlone zostanie nowe okno; w oknie tym klikamy na rekordzie z grupą, do której chcemy wyświetlić podgrupy (patrz rysunek 6). Po wybraniu grupy, okno się zamyka a my przechodzimy do poprzedniego okna. Zostanie ono automatycznie uzupełnione przez program. Rys 7 Tutaj klikamy aby wybrać grupę, dla podgrup Po wybraniu grupy towarowej wyświetlone zostaną przypisane do niej podgrupy. Edycja podgrupy towarowej moŝliwa jest po dwukrotnym kliknięciu na rekordzie z nazwą podgrupy. Zostanie wyświetlone nowe okno, w którym moŝemy dokonywać zmian, np. w nazwie bądź w wysokości marŝy. Wystarczy kliknąć myszą w danym polu, skasować Rys 9 wprowadzone wartości, wpisać nowe, oraz kliknąć na przycisku Zapisz. Dodawanie nowej podgrupy wygląda podobnie; po wybraniu grupy, klikamy raz na którymkolwiek rekordzie z podgrupą tak, aby cała linijka podświetliła się na niebiesko, następnie wciskamy gwiazdkę. Otworzy nam się nowe okno (podobne jak na rysunku 9 tylko nie wypełnione). Po uzupełnieniu pozycji klikamy na Zapisz. 3.3 Kartoteka producentów KaŜda kartoteka towaru ma przypisanego producenta. UmoŜliwia to później analizowanie i filtrowanie towarów. NaleŜy pamiętać, iŝ jeśli pracujemy w sieci sklepów z bazą centralną producentów definiuje się jedynie na centrali, są oni przepisywani na sklepy lokalne. Opcja słuŝąca do konfiguracji producentów dostępna jest w menu Baza/ Słowniki/ 13

14 Producenci; umoŝliwia ona zdefiniowanie nazw kodowych producenta, które później przypiszemy do odpowiedniego towaru. Rys 10 Aby dodać kolejnego producenta wpisujemy jego nazwę w polu Producent a następnie wciskamy ENTER Dodawanie nowego producenta wpisujemy w polu Producent nazwę, po której będzie on rozpoznawany a następnie wciskamy z klawiatury ENTER. Usunięcie producenta aby usunąć producenta, klikamy na wyświetlonej liście (rys 10) na nazwie producenta, którego chcemy usunąć a następnie wciskamy kombinację klawiszy CTRL+U. 3.4 Ustawienie odsetek ustawowych Wysokość odsetek ustawowych, niezbędnych do sporządzenia np. noty odsetkowej konfigurujemy w menu Baza/ Słowniki/ Odsetki ustawowe. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie nowe okno (Rys 11), z uzupełnionymi wcześniej danymi. Rys 11 14

15 3.4.1 Dodawanie nowych wartości Dodanie nowego rekordu zaczynamy od wybrania w polu Od kiedy daty, od której obowiązuje określona stawka odsetek. Datę tą wpisujemy bądź ręcznie z klawiatury, bądź wybieramy myszą z rozwiniętego kalendarza (po wciśnięciu strzałki). Następnie klawiszem ENTER przechodzimy do pola Stawka, do którego wpisujemy procentową wartość odsetek, np.: Kolejną czynnością jest naciśnięcie na ikonie z czarną dyskietką (patrz rysunek 12). Rys Edytowanie wprowadzonych danych JeŜeli we wprowadzonym juŝ rekordzie, chcemy dokonać zmiany, klikamy na nim dwa razy, tak aby uzupełnione zostały pola Od kiedy oraz Stawka. Następnie klikamy w polu, które chcemy zmienić. Kasujemy wprowadzone dane, wpisujemy nowe. Następnie akceptujemy zmiany klikając na przycisk jasnej dyskietki (Rys 12) Kasowanie danych Usunąć rekord moŝemy przez kliknięcie nam nim (tak aby podświetlił się na niebiesko) a następnie wciskając kombinację klawiszy CTRL+U. 3.5 Kartoteka towaru Baza kartotek towarowych jest najbardziej wraŝliwym miejscem systemu, poniewaŝ źle załoŝona kartoteka moŝe podczas kasowania towaru zablokować sprzedaŝ. Wszystkie kartoteki muszą mieć wpisane stawki VAT, nazwy towaru i nazwy fiskalne. Nie moŝna zmieniać stawki VAT dla towarów, które były juŝ sprzedawane, naleŝy wówczas załoŝyć osobną kartotekę ze zmienioną juŝ stawką VAT. Dokładny opis sposobu postępowania przy zakładaniu kartoteki dla nowego towaru zawiera punkt Zakładanie nowej kartoteki towarowej Opcja ta dostępna jest w menu Listy/ Nowy towar lub wybranie kombinacji klawiszy CTRL + N. Rys 13 Po tych czynnościach otworzy nam się nowe okno (Rys 14), do którego zapisujemy wszystkie dane dotyczące nowego towaru. Wypełnianie poszczególnych pól zaczynając od tych umieszczonych u góry formularza zostało opisane poniŝej: 15

16 Magazyn pole to jest polem wyboru; z listy myszą wybieramy magazyn, do którego ma zostać przypisany wprowadzany towar; Grupa jest to pole wyboru, z listy musimy wybrać grupę towarową (o grupach czytaj punkt 3.2), do której przypisany zostanie wprowadzany towar. Klikamy na prostokącie umieszczonym z prawej strony obok pola z napisem Grupa. Wyświetlone zostanie nowe okno, na którym dwukrotne kliknięcie myszą spowoduje wybór grupy; Podgrupa - jest to pole wyboru, znajduje się ono z prawej strony pola Grupa; z listy musimy wybrać podgrupę towarową (o podgrupach czytaj punkt 3.2), do której przypisany zostanie wprowadzany towar. Klikamy na prostokącie umieszczonym z prawej strony tego pola. Wyświetlone zostanie nowe okno, z przypisanymi do wybranej wcześniej grupy podgrupami towarowymi; w oknie tym klikamy dwukrotnie, aby wybrać podgrupę; Pod podgrupa - jest to pole wyboru, znajduje się ono z prawej strony pola Podgrupa; z listy musimy wybrać pod podgrupę towarową (o podgrupach czytaj punkt 3.2), do której przypisany zostanie wprowadzany towar. Klikamy na prostokącie umieszczonym z prawej strony tego pola. Wyświetlone zostanie nowe okno, z przypisanymi do wybranej wcześniej podgrupy pod podgrupami towarowymi; w oknie tym klikamy dwukrotnie, aby wybrać podgrupę; Narzuć numer jest to przycisk, który nada automatycznie kolejny wolny numer dla wybranych grup towarowych. Po wybraniu grup i podgrup towarowych klikamy myszą na tym przycisku; ID Towaru unikalny numer dla kartoteki towaru; nadaje się automatycznie przez program Nazwa towaru w polu tym wpisujemy pełną nazwę towaru Jedn. miary naleŝy wprowadzić jednostkę miary nowego towaru, np.: szt., litr, opak. VAT sp. w polu tym, z listy (wyświetlonej po kliknięciu na strzałce obok tego pola) wybieramy stawkę podatku VAT płaconą przy sprzedaŝy towaru VAT zak. - w polu tym, z listy (wyświetlonej po kliknięciu na strzałce obok tego pola) wybieramy stawkę podatku VAT płaconą przy zakupie towaru Przelicznik - informacja zawarta w tym polu uŝywana jest do automatycznego przeliczenia ile sztuk jest w danym opakowaniu, np.: 20 szt. w kartonie Uwagi jest to pole opisowe, przeznaczone na uwagi wypełniane według uznania Warstwa pole opisowe, uŝywane jest w przypadku, gdy towary pakowane są w palety dla określenia np. ile sztuk zawiera warstwa palety Nowy kod pole to wypełniane jest, kiedy chcemy zmienić lub dodać kod towaru. Wpisujemy w tym polu nowy kod i potwierdzamy ENTEREM; w bazie moŝna zdefiniować zakres kodów krótkich dla grup towarowych; wówczas, na kartotece towaru, moŝna wyświetlić listę kodów wolnych z zakresu przyporządkowanego do danej grupy towarowej; w tym celu naleŝy kliknąć na przycisku oznaczonym jako 1 na poniŝszym rysunku następnie po kliknięciu na 2 otworzy się lista z wolnymi kodami z zakresu przyporządkowanego dla danej grupy 16

17 Kartoteka widoczna przycisk ten umoŝliwia ukrycie danej kartoteki; zaznaczamy w kwadracie obok tego pola, jeŝeli chcemy, aby kartoteka tego towaru była niewidoczna Ilość towaru pokazuje ile mamy na stanie danego towaru Minimalna ilość w polu tym moŝna określić minimalny stan towaru, jaki powinien znajdować się na magazynie PKWiU wprowadzamy do tego pola numer PKWiU towaru. MarŜa dla danego towaru moŝna przypisać marŝę wpisując ją w procentach. Wpisanie marŝy spowoduje przeliczenie ceny sprzedaŝy na podstawie ostatniej ceny zakupu towaru; o sposobach ustalania marŝy czytaj punkt Cena brutto dla danego towaru moŝna przypisać cenę brutto. Zmiana ceny (lub marŝy) spowoduje zmianę ceny na kasach oraz przeprogramowanie wag Towar/ usługa zaznaczamy charakterystyczny ptaszek w tym polu, jeŝeli tworzona kartoteka jest usługą; Pojemność pole to, oraz pola kolejne (Podst. j. m., Cena za podst. j. m.) słuŝą do przeliczania ceny towaru za określoną jednostkę miary, np. cena za kilogram. W polu Pojemność wpisujemy pojemność wprowadzanego towaru, np. 0,5 kg Podst. j. m. wpisujemy tutaj jednostkę miary, do której będzie przeliczana cena Cena za podst. j. m. pole to wyliczy się automatycznie, na podstawie danych z dwóch poprzednich pól Rys 14 17

18 Czy towar jest opakowaniem zwrotnym jeŝeli wprowadzany towar jest opakowaniem zwrotnym naleŝy zaznaczyć w kwadracie obok tego pola charakterystyczny ptaszek Liczba kopii wydruku cenówek do pola tego wpisujemy ile kopii cenówek ma zostać wydrukowanych Kod opakowania do pola tego wprowadzamy kod opakowania zwrotnego towaru (jeŝeli do wprowadzanego towaru jest przyporządkowane opakowanie zwrotne) ID kartoteki pole to zawiera numer unikatowy kartoteki opakowania przypisanej do towaru (jeŝeli jest ono sprzedawane z opakowaniem). Numer ten wpisywany jest przez system automatycznie PLU opakow. pole to zawiera unikatowy numer PLU opakowania przypisanego do towaru (pole to jest uzupełniane w przypadku pracy z kasami ELZAB); Numer ten wpisywany jest przez system automatycznie Usuń klikając na tym przycisku usuwamy wszystkie powiązane z kartoteką opakowania; naleŝy nacisnąć bezwzględnie ten przycisk usuwając wszystkie powiązania z daną kartoteką; wykasowanie samego numeru w polu Kod opakowania nie spowoduje usunięcie powiązania Producent wybieramy z listy producenta, którego chcemy przypisać do danego towaru; dzięki temu na liście wyboru moŝemy przefiltrować towary według określonego producenta. RównieŜ definiowanie producenta ma znaczenie w uŝywaniu programu AMADEO ANALIZY w tym programie mamy moŝliwość dokonywania róŝnorodnych analiz, wybierając do filtrowania wybranego producenta. Opiekun dla wszystkich lub wybranych kartotek moŝna przypisać tzw. opiekuna; listę tą uzupełnia się w menu baza / słowniki/ lista opiekunów; na kartotece towaru naleŝy wybrać z listy odpowiednią osobę Nazwa fiskalna do pola tego wpisujemy nazwę fiskalną towaru, nazwa ta będzie rozpoznawana na kasach oraz drukowana na paragonach. NaleŜy pamiętać, iŝ nazwa fiskalna nie moŝe być dłuŝsza niŝ 16 znaków (jednak wpisując nazwę maksymalnie moŝna uŝyć 15 znaków, poniewaŝ program automatycznie jako ostatni znak dodaje stawkę VAT-owską, np. A dla towarów z VAT 22%) Towar waŝony zaznaczany w tym polu, jeŝeli wprowadzany towar jest towarem waŝonym Wybierz numery pole to jest polem wyboru, uzupełniamy, jeŝeli wprowadzona kartoteka jest kartoteką towaru waŝonego. Z listy wybieramy numery wag, na których waŝony będzie wprowadzany towar. Kod PLU na wagę wpisujemy kod towaru waŝonego, pod jakim zostanie on zaprogramowany na wadze PLU kasy pole to jest uzupełniane przez program automatycznie numerem, pod którym towar będzie rozpoznawany na kasie Dostawca dla kartoteki towaru moŝna określić dostawcę; wybiera się go z listy; wówczas magazynier przyjmując towar od innego dostawcy niŝ ten wybrany na kartotece towaru dostanie odpowiedni komunikat; ewentualnie wybranie dostawcy na kartotece towaru oraz zaznaczenie ptaszka obok tego pola spowoduje wystąpienie odpowiedniego komunikaty przy próbie przyjęcia PZ od tego właśnie kontrahenta Kod alternatywny inny niŝ kod kreskowy / kod krótki kod słuŝący do identyfikacji towaru; moŝliwy w uŝyciu jedynie w programie magazyn; moŝe zawierać np. litery Blokada rabatu ma zastosowanie w polityce lojalnościowej; zaznaczenie pola spowoduje blokadę udzielenia rabatu podczas sprzedaŝy 18

19 Punkty promocji ma zastosowanie w polityce lojalnościowej; naleŝy wpisać liczbę punktów, które zostaną odjęte klientowi z karty klienta przy promocyjnym zakupie danego towaru Półka pole porządkowe; pozwala na przypisanie towarów do tzw. półek; dzięki temu moŝna np. zrobić inwentaryzację dla określonej półki Wybór półki pole wyboru, z listy naleŝy wybrać numer półki; półki definiuje się w baza/ słowniki/ logistyka/ półki Podgląd/ Edycja przycisk ten słuŝy do wprowadzania zmian w kartotece. JeŜeli chcemy dokonać zmian, klikamy na tym przycisku tak, aby widoczny był napis Edycja, w przeciwnym wypadku nie dokonamy Ŝadnych zmian. Zeruj opcja do wykorzystania w celu usunięcia kartoteki; Zaznaczenie powoduje drukowanie cenówek w ilości, która jest na PZ zaznaczenie pola, spowoduje, iŝ przy zatwierdzaniu dokumentu PZ w opcji kierownika, dla tego towaru wydrukowana zostania taka ilość cenówek, na jaką został przyjęty dokument Przeglądanie kartotek towarowych Wyszukiwanie kartoteki towarowej zaczynamy bądź od kliknięcia w menu Lista/ Lista towarów lub teŝ od naciśnięcia kombinacji klawiszy CTRL +T. Po tych czynnościach zobaczymy nowe okno, w którym listę towarów moŝemy odpowiednio przefiltrować lub posortować, aby uprościć wyszukanie Ŝądanej kartoteki. W programie istnieje moŝliwość ustawienia, aby lista, o której mowa wyŝej otwierała się pusta. W ustawieniach ogólnych programu dostępnych w menu Plik/ Administrator/ Konfiguracja w zakładce ostatniej Hurt/ Detal (patrz rysunek 15) naleŝy zaznaczyć w polu Czy otwierać pustą listę towarów naleŝy zaznaczyć charakterystyczny ptaszek ; dodatkowo moŝemy określić liczbę towarów, która będzie wyświetlana na liście. Definiujemy to w polu Limit liczby towarów. Wówczas albo otworzy nam się pusta lista (jeŝeli nie uzupełnimy pola Limit liczby towarów Rys 15 Aby uprościć wyszukiwanie kartotek towarowych moŝemy zastosować funkcję Filtruj. Wyświetloną listę moŝemy przefiltrować według: Magazynów wystarczy kliknąć w polu Mag i wpisać symbol magazynu, następnie klikamy przycisk Filtruj (aktywne, jeŝeli w programie funkcjonują co najmniej dwa magazyny) 19

20 Grup, podgrup, pod podgrup, do których towary naleŝą w tym celu klikamy na strzałce pod polem Grupa rozwinie nam się wówczas lista wszystkich zdefiniowanych grup towarowych, grupę wybieramy klikając na niej myszą, aby zdefiniować podgrupę do wybranej wcześniej grupy, klikamy na strzałce w polu poniŝej (patrz rysunek 21), następnie klikamy przycisk Filtruj Rys 16 Kodzie towaru jeŝeli znamy kod towaru, do którego szukamy kartoteki, wystarczy wpisać ten kod w polu Kod, następnie kliknąć przycisk Filtruj wówczas na liście zobaczymy tylko towar z tym kodem Nazwie towaru wpisując pełną nazwę towaru lub jej część oraz klikając przycisk Filtruj na liście pojawią się tylko towary spełniające podany warunek Czy są to towary waŝone czy nie klikając na przycisku strzałki obok pola Tow. waŝone oraz wybierając myszą wartość TAK oraz klikając przycisk Filtruj ograniczymy wyszukane towary tylko do waŝonych, i analogicznie wybierając NIE ograniczymy wyszukane towary tylko do tych nie waŝonych, a klikając na WSZYSTKIE na liście pojawią się i waŝone i nie waŝone towary Klikamy na tej strzałce, aby móc zdefiniować czy chcemy wyszukać towary waŝone czy nie Waga 1, Waga 2 w polach tych moŝna wpisać numer wagi, wówczas po kliknięciu na przycisku Filtruj otrzymamy wszystkie towary waŝone na danej wadze. Producenta klikając na strzałce obok pola Producent i wybierając myszą z rozwiniętej w ten sposób z listy określonego producenta (o definiowaniu producentów czytaj punkt 3.3 Kartoteka producenta) uzyskamy na liście wszystkie towary, w kartotece których wybrano danego producenta Kartotek widocznych jeŝeli zaznaczymy kwadracik obok tego pola oraz wciśniemy przycisk Filtruj, pojawią nam się tylko kartoteki oznaczone jako widoczne, jeŝeli natomiast pole to pozostawimy puste wyszukane zostaną kartoteki niewidoczne Dodatkowo wyświetloną listę moŝemy posortować, według poniŝszych wartości: Z rozwiniętej listy wybieramy myszą określoną cechę, a następnie klikamy na przycisku 20

21 Wejście do kartoteki z listy - jeŝeli na liście zobaczymy nazwę towaru, do którego chcemy zobaczyć kartotekę klikamy na niej dwa razy myszą lub raz myszą (tak aby rekord z tym towarem został podświetlony na niebiesko) a następnie klikamy ENTER. W ten sposób dostajemy się do kartoteki wyszukanego towaru. 3.6 IKONY FUNKCYJNE A B C D E F G H I J K L M A przycisk umoŝliwiający rozpoczęcie pracy z nową kartoteką C przycisk pokazujący historię towaru, patrz punkt D podgląd wydruku promocji patrz punkt E usuwa kartotekę F przycisk bilansu otwarcia, słuŝy do wprowadzenia na dany dzień bilans otwarcia towaru; wprowadzamy datę otwarcia, cenę towaru i jego ilość G przycisk programowania wag H drukuje cenówki I pokazuje, ilości towaru w poszczególnych cenach zakupu netto patrz punkt J przycisk słuŝy do wprowadzenia ostatniej ceny zakupu patrz punkt K umoŝliwia podgląd kartotek odległych (na innych sklepach jeŝeli pracujemy w sieci sklepów) patrz punkt L przycisk uŝywany jedynie na bazie centralnej; słuŝy do określenia do jakich kategorii sklepów naleŝeć będzie dana kartoteka; listę kategorii sklepów uzupełnia się w Baza/ Słowniki/ Kategorie sklepów M kończy pracę z formularzem (wyjście z kartoteki) Historia towaru Przycisk słuŝący do podglądnięcia historii towaru, pokazuje wszystkie operacje, jakie zostały wykonane na danym towarze. Przykładową historię towaru pokazuje rys

22 Mamy więc podsumowanie zakupów ilościowo (za wybrany okres), sprzedaŝy itd. Dodatkowo wszystkie wyszukane pozycje moŝna posortować, np. dla jednego kontrahenta, lub tylko dla określonego dokumentu. Wpisujemy wówczas w polu Kontrahent odpowiedni kod kontrahenta, lub w polu rodzaj dokumentu wybieramy z listy poŝądany symbol dokumentu. Następnie wciskamy przycisk Filtruj. NaleŜy pamiętać, Ŝe operacje związane ze sprzedaŝą (wykazaną na paragonach), dopisywane są do historii towaru po zamknięciu dnia. Natomiast sprzedaŝ wykazana za pomocą faktur sprzedaŝy pojawia się zaraz po zatwierdzeniu dokumentu Wydruk karty promocji Klikając na przycisk wydruku promocji, moŝemy wydrukować kartkę z napisem promocja oraz z aktualną ceną (patrz rysunek 18). Po kliknięciu na przycisku pokaŝe nam się nowe okno (rysunek 17). Rys 17 W polu wielkość wydruku, ustawiamy, czy promocja drukowana ma być na całej stronie (wybieramy z listy 1), na pół strony (wybieramy z listy ½), czy na ¼ strony (wybieramy z listy ¼). Następnie rozwijamy kolejną listę i wybieramy podgląd wydruku lub drukowanie (opcja na drukarkę). MoŜna wydruk sporządzić jako promocję, lub bez uŝycia słowa promocja w tym celu naleŝy zaznaczyć pole zaznacz jeśli wydruk ma być bez słowa promocja. Po kliknięciu na przycisku OK. Ŝądane działanie zostanie wykonane. Rys Ilości towaru w poszczególnych cenach zakupu netto Po wybraniu tej ikonki pojawi nam się nowe okno, w którym zapisane są wszystkie ceny zakupu wybranego towaru wraz z ilościami im odpowiadającymi (patrz rysunek 19). 22

23 Rys Wprowadzenie ostatniej ceny zakupu Wybranie tej opcji spowoduje otwarcie nowego okna (patrz rysunek 20), w którym wyświetlona zostanie ostatnia cena zakupu. MoŜemy tę cenę zmodyfikować, kasując wprowadzane dane, oraz wpisując nowe. Rys Podgląd kartotek odległych JeŜeli sklep działa w sieci, moŝemy zobaczyć kartotekę wybranego towaru na wybranym sklepie. Po kliknięciu na ikonie, wyświetlone zostanie nowe okno (Rysunek 30), w którym w polu Wybierz sklep wybieramy z listy sklep, wciskamy Filtruj; w oknie pojawi nam się nowy rekord, z danymi wybranego sklepu. JeŜeli natomiast nie wybierzemy Ŝadnego sklepu, wyświetlą nam się kartoteki ze wszystkich sklepów w sieci. Jest tam określona cena detaliczna, marŝa, ilość na stanie, cena zakupu, pełna nazwa towaru oraz nazwa fiskalna. Dodatkowo w dolnej części formularza jest wykazana średnia cena detaliczna, średnia cena zakupu, średni zapas towarów, wartość zapasu magazynowego w cenie detalicznej oraz wartość zapasu magazynowego w cenie zakupu. Rys 21 23

24 3.7 Kartoteka dokumentu Opcja dostępna jest w menu Baza/ Lista kartoteka dokumentu, umoŝliwia ona tworzenie nowych dokumentów (rejestrów) w programie oraz przeglądanie juŝ istniejących kartotek. Program nie zawiera zdefiniowanych na stałe dokumentów, naleŝy je wprowadzić przed rozpoczęciem pracy w programie Zakładanie nowych kartotek Aby zdefiniować dokumenty, które będą uŝywane później w programie, naleŝy uruchomić Baza/ Lista kartoteka dokumentu. Po wybraniu tej opcji wyświetli nam się lista wprowadzonych dokumentów; aby dodać kolejny klikamy na przycisku Nowy znajduje się on u góry z prawej strony dokumentu. Po tej czynności otworzy nam się nowy formularz (Rysunek 22). Na rysunku mamy przykład uzupełnionego dokumentu PZ (zakup na podstawie faktury). Uzupełnianie poszczególnych pól: CZĘŚĆ 1: Numer kartoteki dowolnie nadany numer, który uporządkuje kartoteki. Numer wpisujemy z klawiatury, po kliknięciu myszą w tym polu; Nazwa dokumentu jest to pole opisowe, wpisujemy tu charakterystykę dla tworzonego dokumentu (np. jeŝeli ma to być dokument sprzedaŝy to moŝna wpisać w to pole SprzedaŜ). Nazwę wpisujemy z klawiatury po kliknięciu myszą w tym polu; Rodzaj dokumentu - pole to decyduje z jakim dokumentem będziemy mieli do czynienia. Odpowiednią wartość wybieramy z listy rozwiniętej po naciśnięciu strzałki, do wyboru z listy mamy: Magazyn pole to jest polem wyboru; z listy wybieramy magazyn, którego kartoteka dotyczy (tzn. z którego będą ściągane towary); odpowiednią wartość wybieramy z listy (np. MG magazyn główny), która rozwinie się po kliknięciu na strzałce obok tego pola; Magazyn do pole to jest równieŝ polem wyboru; uzupełniamy jeŝeli tworzony dokument przesuwa towary, z magazynu na magazyn, np.: dokument MM przesunięcie międzymagazynowe. Odpowiednią wartość wybieramy z listy, która rozwinie się po kliknięciu na strzałce obok tego pola; 24

25 Czy dokument modyfikuje stan magazynu pole to naleŝy zaznaczyć (klikając myszą w kwadracie obok tego pola, tak aby pojawił się znaczek) jeśli tworzony dokument ma pobierać towar z magazynu; Symbol kosztów do pola tego wpisywany jest symbol kosztów, np. M. jako koszty materiałów; U usługi itp. Wówczas w polu symbol dokumentu wpiszemy na przykład KOSZT M. Przy eksportowaniu dokumentów do programu finansowo księgowego dokumenty kosztowe oznaczone poszczególnymi literami (M, U itd.) trafią automatycznie na odpowiednie kosztowe konta księgowe. Czy dokument nie vatowski naleŝy zaznaczyć, jeśli dokument będzie dotyczył zakupów nie vatowskich, klikamy myszą kwadracie obok tego pola, tak aby pojawił się znaczek. Te dokumenty znajdą się w rejestrze zakupu, ale w polu z sumą VAT-u, która podlega odliczeniu, kwota VATu z tych dokumentów nie będzie dodawana; najpopularniejszym dokumentem nie vatowskim jest nota własna Rejestr PZ do dokumentów WZ pole to zaznacza się w przypadku tworzenia rejestru dla dokumentów WZ, do których będą faktury zbiorcze (klikamy myszą w kwadracie obok tego pola, tak aby pojawił się znaczek) Symbol dokumentu jest to pole opisowe, do którego wpisujemy symbol, jaki będzie drukował się na sporządzanych dokumentach, np. FV, lub PZ Symbol przesunięcia w polu tym wpisujemy symbol dokumentu przesunięcia. JeŜeli pracujemy w sieci sklepów program AMADEO umoŝliwia zautomatyzowanie procesu przesuwania towarów ze sklepu na sklep. Np. na punkcie A wystawiamy (zatwierdzamy) dokument RW, przesuwający towar do sklepu B. Po zatwierdzeniu w punkcie A otwarty dokument PW pojawia się w programie w punkcie B. Tam naleŝy go jedynie zatwierdzić. W polu Symbol przesunięcia wpisujemy symbol dokumentu, który będzie w drugim punkcie. JeŜeli na punkcie do którego wysyłamy towar nie ma jeszcze załoŝonej kartoteki dla tego dokumentu, przy pierwszym przesunięciu, załoŝy się ona automatycznie. Ostatni numer dokumentu pole to uzupełniane jest automatycznie przez program; jeŝeli np. wpisane jest 650 to kolejnym numerem nadanym po zatwierdzeniu tego dokumentu będzie 651. Po zatwierdzeniu dokumentu w kartotece towaru pojawi się w tym polu 651. Pole to jest nieuŝywane w przypadku dokumentów zakupowych, poniewaŝ PZ, PZK korekty, faktury zbiorcze numerowane są numeracja ciągłą w obrębie miesiąca. Rodzaj rejestru wybór waŝny ze względu na sposób liczenia w programie, jeŝeli wybierzemy: FV - automatycznie dla tego dokumentu program policzy stawki VAT BEZ VAT na przygotowanym dokumencie nie będzie stawek VATowskich PARAGON korekta do paragonu wybieramy, jeśli dokument ma być korektą do paragonu KARTY KRE jeŝeli tworzony jest dokument słuŝący do rozliczania płatności dokonanych (na sklepie) za pomocą kart kredytowych naleŝy w polu Symbol rejestru wybrać właśnie KARTY KRE. KaŜdego dnia będzie tworzony automatycznie przy współpracy z programem obsługującym karty kredytowe dokument w programie AMADEO MARKET 2000, który posłuŝy do kontroli naleŝności od POLCARD. Dokument ten trafi do płatności, funkcji dostępnej w menu Wydruki/ Płatności.(więcej czytaj punkt 8.6). 25

26 Rys 22 Kolejność numeracji na wydruku dokumentu do wyboru mamy dwie moŝliwości: SYMBOL + NUMER wówczas na wydruku dokumentu będzie: PZ/650 lub NUMER + SYMBOL wówczas na wydruku dokumentu będzie: 650/PZ. śądaną wartość wybieramy myszą z listy, która rozwinie się po kliknięciu na strzałce obok tego pola Czy dokument inwentaryzacyjny tu równieŝ mamy moŝliwość wyboru z listy: NIE jeŝeli tworzony dokument nie będzie dokumentem inwentaryzacyjnym TAK P jeŝeli będzie to dokument inwentaryzacyjny zwiększający stan TAK R - jeŝeli będzie to dokument inwentaryzacyjny zmniejszający stan Dokumenty inwentaryzacyjne, w których wybrano TAK P lub TAK R będą uŝywane przez program po zamknięciu inwentaryzacji. Program automatycznie po wybraniu opcji dostępnej w menu Operacje/ Rozliczenie inwentaryzacji porówna wynik inwentaryzacji oraz stany magazynowe. Skoryguje te stany (na + lub - ) właśnie tymi dokumentami, tak, aby były zgodne z wynikiem inwentaryzacji. Serwer odległy dla przesunięcia wewnętrznego uzupełniamy to pole, jeŝeli korzystamy z opcji przesunięć. W polu tym z listy naleŝy wybrać odpowiednie IP serwera, na którym pracuje sklep odbierający przesunięcie Zaznacz, jeśli kartoteka ma być niewidoczna w polu tym naleŝy zaznaczyć ptaszek, jeŝeli dana kartoteka jest juŝ nieuŝywana. Wówczas przy wprowadzaniu nowego dokumentu nie pojawi się ona na liście wyboru. Pod Ŝadnym pozorem nie moŝna usuwać nieuŝywanych kartotek. CZĘŚĆ II: Czy dokument kosztowy naleŝy zaznaczyć w kwadracie obok tego pola, jeŝeli jest to dokument kosztowy; wówczas przy wprowadzaniu takiego dokumentu nie musimy wprowadzać pozycji, jedynie samo podsumowanie 26

27 Zaznacz rejestr nie uczestniczący w rozrachunkach - naleŝy zaznaczyć w kwadracie obok tego pola, jeŝeli tworzony dokument nie będzie powodował powstania zobowiązań lub naleŝności Zaznacz, jeśli dokument jest korektą wartościową - naleŝy zaznaczyć w kwadracie obok tego pola, jeŝeli tworzony dokument będzie korektą wartościową Zaznacz, jeśli jest to faktura RR - naleŝy zaznaczyć w kwadracie obok tego pola, jeŝeli tworzony dokument będzie fakturą RR Zaznacz jeśli jest to faktura lub korekta na podstawie paragonu zaznaczamy charakterystyczny ptaszek w tym polu, jeśli dokument będzie na podstawie paragonu. Wówczas program wylicza wartości od ceny brutto, zgodnie ze schematem wyliczania wartości na drukarkach fiskalnych Zaznacz, jeśli dokument RW ma modyfikować stan wg ostatniej ceny zakupu naleŝy zaznaczyć w kwadracie obok tego pola, jeŝeli tworzony dokument jest dokumentem RW oraz jeśli ma modyfikować stan w magazynie według ostatniej ceny zakupu. Nie zaznaczenie tego pola spowoduje, iŝ dokument będzie modyfikował stan w magazynie według kolejki FIFO Zaznacz, jeśli dokument PW ma modyfikować cenę detaliczną naleŝy zaznaczyć w kwadracie obok tego pola, jeŝeli tworzony dokument jest dokumentem PW oraz jeśli ma modyfikować cenę detaliczną Zaznacz, jeśli tytuł dokumentu ma być edytowany - naleŝy zaznaczyć w kwadracie obok tego pola, jeŝeli tytuł tworzonego dokumentu ma być edytowany. Dodatkowo w kolejnym polu moŝemy wpisać dowolną nazwę, która będzie wyświetlać się nad tytułem dokumentu Czy przy zamknięciu dnia tworzyć korektę skupu opakowań naleŝy zaznaczyć to pole, jeŝeli zakładany dokument jest rejestrem, na którym tworzyć się będą korekty skupu opakowań (jeŝeli sprzedaŝ opakowań jest rejestrowana na kasach na stawce VAT 22%) Dokument korygujący FIFO naleŝy zaznaczyć to pole, jeŝeli dokument ten jest dokumentem korygującym FIFO. Opcja korygowania stanów (jeŝeli np. sprzedajemy na - lub występują korekty zmieniające ceny zakupu) dostępna jest po nadaniu uprawnienia (do wprowadzania korekty FIFO zakładka 5) w menu Operacje/ Korekta FIFO. Dokument UE przy wystawianiu faktur sprzedaŝy dla klientów spoza kraju naleŝy stworzyć osobny rejestr i zaznaczyć ptaszek w tym polu. Wówczas na wydruku faktury oraz w rozliczaniu płatności program będzie brał pod uwagę kwotę netto. Konto analityczne banku lub kasy w polu tym naleŝy wpisać numer konta analitycznego kasy jeŝeli program magazynowy Amadeo jest zintegrowany z programem księgowym w celu automatycznego księgowania raportów kasowych Zaznacz jeśli dokument ma być automatyczną korektą stanu pole naleŝy zaznaczyć, jeśli tworzony dokument będzie słuŝył do automatycznej korekty stanu (przycisk na kartotece towaru ZERUJ) 3.8 Kartoteka Kontrahentów W programie znajduje się tylko jedna lista i kartoteka, do której naleŝy wprowadzać naszych kontrahentów. RozróŜnienie kontrahentów na odbiorców i dostawców jest widoczne przy wystawianiu dokumentów zakupu lub sprzedaŝy. Na liście wyboru kontrahenta przy zakupach pojawiają się jedynie kontrahenci, którzy na kartotece kontrahenta w polu Status 27

28 kontrahenta mają wybrane dostawca, lub dostawco-odbiorca. Natomiast na liście wyboru kontrahenta przy wprowadzaniu dokumentu sprzedaŝy pojawiają się jedynie kontrahenci, którzy na kartotece kontrahenta w polu Status kontrahenta mają wybrane odbiorca, lub dostawco-odbiorca. Lista wszystkich kontrahentów wprowadzonych do programu dostępna jest w menu: Listy/ Lista kontrahentów. Po wybraniu tej opcji otworzy nam się okno (rysunek 31), w którym moŝemy wyszukać interesującego nas kontrahenta Przeglądanie listy kontrahentów Całą listę pofiltrować moŝemy według: kodu kontrahenta, nazwie kontrahenta, adresie, mieście, NIPie oraz statusie kontrahenta (dostawca, odbiorca, dostawco-odbiorca). Wybierając sobie jedno kryterium lub kilka, wpisujemy w odpowiednim polu właściwe wartości i wciskamy przycisk Filtruj. Otrzymana lista zostanie zawęŝona do tych kontrahentów, którzy spełniać będą postawione przez nas kryteria. Np. w polu Kod kontrahenta moŝemy wpisać PIM i wcisnąć Filtruj przykład ilustruje rysunek 31. Dodatkowo wyszukanych kontrahentów moŝna posortować według: Numeru konta Kodu Nazwy firmy Ulicy Miasta NIPu Oraz salda Po wybraniu z listy (rozwiniętej po kliknięciu na strzałce obok pola Sortuj po) kryterium, po którym lista będzie sortowana klikamy na strzałki umieszczone przy tym polu. Wyszukana lista zostanie poukładana alfabetycznie według wybranego kryterium Dodawanie nowego kontrahenta Aby dodać nowego kontrahenta klikamy na ikonie (po prawej stronie, obok przycisku STOP) Nowy. Otworzy nam się nowy formularz (patrz rysunek 32), do którego wprowadzamy dane nowego kontrahenta. Opis poszczególnych pól: NIP do pola tego wpisujemy NIP kontrahenta Kod kontrahenta w polu tym wpisujemy kod, po którym dany kontrahent będzie wyszukiwany na wszystkich listach, np. dla Firmy Informatycznej PM wpisać moŝemy PIM. Kod kontrahenta nie moŝe się powtórzyć w innej kartotece; jest unikatowy. Jest to pole obowiązkowe 28

29 Nazwa firmy wpisujemy tu pełną nazwę kontrahenta Nazwisko/ Imię w polu tym moŝemy wpisać np. imię i nazwisko właściciela, lub osoby, z którą najczęściej się kontaktujemy Rys 32 Ulica i numer po pola tego wprowadzamy adres kontrahenta Kod / Miasto w polu tym naleŝy umieścić kod pocztowy oraz miasto Telefon 1, Telefon 2, FAX, Telefon komórkowy, wpisujemy tutaj dane według opisu pól; nie są to pola obowiązkowe Województwo wpisujemy tutaj województwo, w którym siedzibę ma kontrahent Kraj - wpisujemy tutaj kraj, w którym siedzibę ma kontrahent Numer PESEL pole to oraz trzy następne uzupełniamy, jeŝeli kontrahentem jest rolnik. Seria i numer dowodu osobistego w polu tym wpisujemy serię i numer dowodu osobistego wprowadzanego kontrahenta Data wystawienia dowodu osobistego wpisujemy datę wydania dowodu osobistego Nazwa organu wydającego dowód do pola tego naleŝy wpisać organ, który wydał dowód osobisty 29

30 Bank wpisujemy tutaj nazwę banku kontrahenta Nr rachunku do pola tego naleŝy wprowadzić numer rachunku bankowego kontrahenta Forma płatności pole to jest polem wyboru, wybieramy formę płatności z listy rozwiniętej po naciśnięciu strzałki obok tego pola. Do wyboru mamy przelew P, gotówkę G; jeŝeli pole to zostanie uzupełnione przy tworzeniu dokumentów dla kontrahenta automatycznie program uzupełni pola Termin i forma płatności Termin płatności definiujemy tutaj termin płatności dla kontrahenta, będzie on automatycznie uzupełniany przy tworzeniu dokumentów w programie Uwagi pole to uzupełniane jest według uznania, jest to miejsce na dodatkowe notatki Rodzaj w polu tym definiujemy rodzaj kontrahenta, w tym celu rozwijamy listę, z której wybieramy odpowiednią wartość. NaleŜy pamiętać, Ŝe oznaczenie Klient detaliczny słuŝy do oznaczania klientów, którzy korzystają z kart rabatowych. Numer kontra księgowego do pola tego wpisujemy numer konta księgowego, odpowiadający za wprowadzanego kontrahenta Grupa kontrahentów w programie moŝemy sobie pogrupować kontrahentów w grupy, np. odbiorcy, dostawcy, hurtownicy, pracownicy. UŜytkownikom programu moŝna nadać uprawnienia do zarządzania poszczególnymi grupami. Status kontrahenta pole słuŝy do rozróŝniania kontrahentów na dostawców i odbiorców Kartoteka widoczna jeŝeli dany kontrahent nie będzie juŝ uŝywany, naleŝy zaznaczyć, iŝ kartoteka nie jest widoczna (odznaczyć pole) Max. Debet jeŝeli wystawiamy faktury kontrahentom, moŝna określić maksymalny debet dla danego kontrahenta, wartość tą wpisuje się w tym właśnie polu; w momencie zatwierdzania dokumentu faktury sprzedaŝy program będzie sprawdzał czy ma kontrolować maksymalny debet dla kontrahenta, jeśli tak to jaki jest określony na kartotece, a następnie jaki jest stan zadłuŝenia dla tego kontrahenta; jeŝeli przekracza faktura nie zostanie zatwierdzona Max. Termin płatności działa na podobnej zasadzie jak maksymalny debet Obsługa kart rabatowych System AMADEO MARKET 2000 przewiduje podwójny sposób prowadzenia kart rabatowych: 1. Na kasie do kaŝdej kasy przypisujemy kwotę, od której udzielany jest rabat oraz jego wysokość (w %). Rabat dostanie kaŝda osoba, która posiada kartę (karty nie są ewidencjonowane w programie), oraz która dokona zakupów powyŝej określonej wcześniej kwoty. W gestii kasjerki jest sprawdzenie waŝności karty. Przy zakupach po sprawdzeniu waŝności karty kasjerka czyta skanerem kod karty. W tym przypadku nie mamy moŝliwości 30

31 manewrowania wysokością rabatów, na kasie ustalona jest bowiem jedna stawka rabatu oraz wysokość zakupów od której udzielany jest rabat. 2. W systemie AMADEO w programie tworzona jest kartoteka kontrahenta detalicznego, w której definiujemy przede wszystkim numer karty, jej waŝność oraz pierwotne ustalenia dotyczące kwoty, od jakiej udzielany jest rabat oraz jego wysokość. Jeden klient moŝe posiadać kilka kart. W momencie zakupów, po szczytaniu przez kasjerkę kodu karty program automatycznie sprawdza jej waŝność oraz kwoty, od jakiej udzielany jest rabat i wysokość. Na paragonie rejestrowany jest numer karty klienta dzięki temu mamy moŝliwość analizowania obrotów w wybranym okresie na poszczególnych kartach (w programie jest do tego specjalna analiza) oraz decydowania o wysokości rabatów dla np. klientów z największymi obrotami. W tym wariancie klienci mogą mieć róŝne wysokości rabatu. W przypadku systemu centralnego kaŝda karta będzie waŝna we wszystkich punktach sprzedaŝowych, a na karcie znajdzie się suma obrotów ze wszystkich sklepów. 3. W systemie AMADEO zasady są podobne do sytuacji opisanej powyŝej, z jedną róŝnicą. Zamiast udzielania rabatu przy zakupach, klientowi na karcie zapisuje się suma punktów za dokonany zakup. Następnie za uzbieraną pulę punktów klient nabywa w promocyjnych cenach określone produkty (z karty klienta jednocześnie odejmowane mu są punkty). W systemie podczas definiowania karty stałego klienta, naleŝy wpisać od jakiej kwoty zostają naliczane punkty, oraz w jakiej relacji (np. za kaŝde 10 zł wartości paragonu otrzymujemy 2 punkty). Karta waŝna jest we wszystkich placówkach sieci, znajduje się na niej suma punktów uzyskanych za zakupy w całej sieci Wprowadzenie nowego kontrahenta Kontrahenta detalicznego, któremu przypisać chcemy kartę rabatową zakładamy według schematu opisanego w punkcie NaleŜy jedynie pamiętać o wybraniu w polu Rodzaj Klient detaliczny Dopisanie do kontrahenta karty rabatowej Do zarządzania kartami słuŝą trzy przyciski w górnej części formularza (patrz rysunek poniŝej). A B C A zarządzanie kartami rabatowymi B zarządzanie cenami specjalnymi C zarządzanie rabatami 31

32 Po wybraniu przycisku A wyświetli nam się nowe okno, w którym dodawać moŝna nowych posiadaczy kart rabatowych, poniewaŝ do kaŝdego klienta moŝna dopisać nieograniczoną ilość posiadaczy kart. W polu: Właściciel - wpisujemy imię i nazwisko posiadacza karty, Kod kod kreskowy z karty (10-znakowy) Data waŝności definiujemy, do kiedy karta będzie waŝna Kwota wpisujemy wartość zakupów, powyŝej której udzielony zostanie automatycznie rabat Procent do pola tego wpisujemy procent rabatu Blokada w polu tym zaznaczamy, czy jest to karta aktywa, czy nie. Po uzupełnieniu tych pozycji klikamy na przycisku czarnej dyskietki znajduje się on w górnej prawej części okna. Przycisk jasnej dyskietki słuŝy do zapisywania zmian we wprowadzonej juŝ karcie. Aby edytować rekord, klikamy na nim dwa razy myszą, poprawiamy wartości w Ŝądanych polach a następnie klikamy na przycisku jasnej dyskietki Dopisanie do kontrahenta cen specjalnych Do zarządzania cenami specjalnymi słuŝy przycisk B. Po jego wybraniu myszą pojawi nam się okno. 32

33 Aby dodać nowy towar, na który udzielamy ceny specjalnej zaczynamy od wybrania towaru. MoŜna to zrobić na dwa sposoby: Po pierwsze, jeŝeli znamy kod kreskowy lub kod krótki towaru wpisujemy go do pola Kod, następnie naciskamy ENTER program uzupełni nam pole Nazwa towaru / Usługi oraz Jm. i VAT Po drugie, jeŝeli nie znamy kodu kreskowego lub kodu krótkiego wciskamy przycisk Listy towarów, na której wyszukujemy towaru (proces wyszukania został opisany w punkcie 3.5.2). Po wybraniu Ŝądanego towaru klikamy na nim dwa razy, automatycznie zostanie zamknięta lista towarów, a wybrany towar pojawi się w oknie cen specjalnych. Określenie ceny Po wybraniu towaru, program automatycznie wrzuci do pola Cena netto oraz Cena brutto aktualne ceny określone dla wybranego towaru. Aby ceny te zmienić, kasujemy wstawioną przez program cenę netto i wpisujemy nową. Automatycznie zostanie wyliczona cena brutto oraz kwota VAT. Następnie określamy okres obowiązywania dla ceny oraz klikamy na przycisku czarnej dyskietki, aby zapisać towar z ceną specjalną. 33

34 ROZDZIAŁ IV ZAKUPY I KOREKTY ZAKUPÓW Proces przyjęcia towarów został w programie AMADEO MARKET2000 podzielony na dwie części: Część magazyniera magazynier odpowiedzialny jest za ilościowe i wartościowe przyjęcie towaru Część kierownika kierownik odpowiada za kontrolę marŝ, zmiany cen przyjętych towarów a takŝe sprawdza dokumenty wprowadzone przez magazyniera przed ostatecznym ich zatwierdzeniem. W momencie dostawy towarów i otrzymania na nie faktury magazynier wprowadza do programu dokument PZ (jest to dokument, który potwierdza fizyczne przyjęcie towarów na magazyn). 4.1 Poziom magazyniera wypełnienie dokumentu PZ (przyjęcie towaru) Wystawianie dokumentu potwierdzającego zakup towarów/usług zaczynamy wybierając w menu Magazynier/ Dokumenty PZ/ Zakupy (nowe dokumenty) Rys 1. Rys 1 Otworzy nam się wówczas nowy formularz (Rys 2) bardzo podobny w swoim układzie i sposobie wypełniania do formularza Faktury SprzedaŜowej patrz punkt Wybór rejestru Pracę zaczynamy od wybrania symbolu rejestru. Naciskając strzałkę obok pola Symbol dokumentu rozwinie nam się lista wszystkich rejestrów utworzonych w kartotece dokumentu (patrz rozdział III). Wyboru odpowiedniego symbolu dokonujemy najeŝdŝając myszką na odpowiednią wartość i klikając. Rys 2 34

35 4.1.2 Wybór kontrahenta Kolejnym krokiem jest wybór kontrahenta. MoŜemy to zrobić na kilka sposobów: a) Naciskając strzałkę w polu kontrahent rozwinie nam się lista wszystkich wprowadzonych do programu kontrahentów (patrz punkt 3.7) aby przejść do poŝądanego przez nas kontrahenta naleŝy napisać pierwsze litery nazwy kodowej kontrahenta; ograniczymy w ten sposób listę wyboru kontrahenta. Gdy w rozwiniętym menu zobaczymy juŝ nazwę, o którą nam chodziło wybieramy ją najeŝdŝając kursorem (uŝywając strzałki w dół z klawiatury) i naciskając ENTER. b) Innym sposobem wyboru kontrahenta jest wciśnięcie kombinacji klawiszy CTR+S, lub uŝycie ikonki: Wówczas otworzy nam się znana z rozdziału 3.7 lista kontrahentów, na której wyboru kontrahenta moŝemy dokonać w następujących polach: kod wpisując nazwę kodową kontrahenta nazwa kontrahenta wpisując pełną nazwę kontrahenta lub jej część adres wpisując ulicę miasto wpisując nazwę miasta NIP wpisując numer NIP Więcej czytaj punkt Uzupełnienie pól z datami oraz formy i terminu płatności JeŜeli dla danego kontrahenta w kartotece kontrahenta zostały określone stosowane przez niego terminy i formy płatności program automatycznie uzupełni nam te pozycje. W pozycji Numer, Data zakupu, wystawienia i przyjęcia, Termin i forma płatności oraz Termin płatności uzupełniamy według otrzymanego dokumentu. Wypełniając pola Termin i forma płatności oraz Termin płatności zaczynamy od określenia formy płatności. Rozwijamy listę wyboru obok tego pola (Rys 3) i wybieramy myszą właściwą wartość. Rys 3 Następnie ENTEREM przechodzimy do pozycji Termin płatności, gdzie moŝemy wpisać właściwy termin z klawiatury lub wybrać odpowiednią datę (rozwijamy listę obok pola Termin płatności Rys 4). Myszą wybieramy poŝądaną wartość. Program automatycznie wyliczy i uzupełni nam pole z terminem płatności. Rys 4 35

36 4.1.4 Wybór towarów Kolejnym waŝnym elementem wypełniania dokumentu PZ jest uzupełnienie pozycji przyjmowanych na stan towarów. Do pozycji Nazwa towaru dostajemy się naciskając klawisz ENTER z pozycji Termin i forma płatności, lub teŝ klikając dwa razy myszką w polu nazwa towaru. Wybór sprzedawanego towaru rozpoczynamy od naciśnięcia gwiazdki z klawiatury (klawisz znajdujący się nad klawiszami numerycznymi z prawej strony klawiatury), wówczas otworzy nam się okienko jak na rysunku poniŝej (Rys 5): Rys 5 Tu równieŝ mamy kilka sposobów na wybranie interesującego nas towaru: a) wpisanie w polu Kod towaru numer towaru nadany mu w kartotece towarów; po wpisaniu kodu wciskamy ENTER; program automatycznie wrzuca nam nazwę towaru, cenę netto oraz cenę brutto, które zostały określone w kartotece towaru (patrz rozdział 3.5). Wpisujemy jedynie liczbę zakupionych towarów i ENTEREM przechodzimy na koniec formularza. MoŜemy oczywiście zmienić cenę towaru wystarczy w polu Cena netto skasować wypełnioną przez program cenę i wpisać właściwą. Program automatycznie policzy wartości w pozostałych polach tj.: Cenę brutto, Wartość netto, oraz Wartość brutto. Z okna wychodzimy wciskając kilka razy ENTER. Aby przejść do wprowadzania kolejnego towaru ponownie wciskamy gwiazdkę, dalej postępujemy analogicznie. b) wpisanie w polu Nazwa towaru (Rys 5) pełnej nazwy lub jej części. Wpisując pełną nazwę towaru program zachowa się analogicznie jak w punkcie b. Natomiast kiedy nie pamiętamy pełnej nazwy towaru i wpiszemy jedynie część np.: karta, program wyświetli nam listę towarów spełniających to kryterium (Rys 6). Rys 6 Po wyświetleniu listy moŝemy ją sobie posortować (podobnie jak kontrahentów) uŝywając pola Sortuj po i wciskając umieszczone obok strzałki. Wybrany towar zaznaczamy klikając na 36

37 nim myszką i wciskając ENTER, lub dwa razy szybko klikając lewym przyciskiem myszy. Otworzy nam się okienko, które zostało juŝ opisane w punkcie a). c) Wciśnięcie przycisku Lista towarów (patrz rysunek) wówczas otworzy nam się okno opisane w pkt b). Przycisk do rozwijania listy towarów d) uŝycie kolektora danych kolejne ułatwienie przy wprowadzaniu faktur zakupowych. W tym przypadku nie musimy juŝ wyszukiwać towaru (jak w poprzednich podpunktach) mamy bowiem moŝliwość sczytywania kodów kreskowych z kolektora - wpisujemy jedynie cenę zakupu. Aby rozpocząć proces sczytywania kodów klikamy w przycisk Odczyt danych z kolektora (w górnej części formularza PZ). Po tej czynności zobaczymy nowe okno (Rys 7), na którym naleŝy kliknąć jedynie przycisk Odczyt PT, resztę czynności wykonujemy juŝ przy uŝyciu kolektora, tzn. sczytujemy kody kreskowe przyjmowanych towarów. W momencie, kiedy wszystkie towary są juŝ wczytane Rys 7 do kolektora danych eksportujemy je do programu wciskając przycisk z kolektora. NaleŜy jednak zauwaŝyć, Ŝe kolektor odczyta tylko te kody kreskowe, które mamy wprowadzone do programu. JeŜeli przyjmujemy dany towar po raz pierwszy lub jeŝeli zostało zmienione opakowanie (a co za tym idzie równieŝ kod kreskowy) musimy niestety wprowadzić towar bezpośrednio w programie. Wszystkie wprowadzone przez kolektor towary eksportujemy do programu. Czynnością, którą będziemy wykonywać w programie jest wprowadzenie ceny oraz ewentualnie nowych towarów. Kliknięcie na danym towarze, tak aby cały rekord podświetlił się na niebiesko i wciśnięcie gwiazdki z klawiatury spowoduje otwarcie okna z towarem, w którym w polu Cena netto wpisujemy odpowiednią wartość. ENTEREM wychodzimy z okienka. Tak postępujemy z kaŝdym towarem sczytanym z kolektora. e) zaimportowanie danych - program AMADEO MARKET2000 umoŝliwia wprowadzanie faktur zapisanych na nośnikach elektronicznych (np. na dyskietce lub płycie CD, lub na dysku komputera). Po otwarciu nowego formularza dokumentu PZ klikamy ikonę, która znajduje się w górnej części formularza (patrz opis ikon, punkt 4.5), wówczas otworzy nam się dodatkowe okienko (Rys 8), w którym klikamy pliki, następnie w nowo otwartym oknie szukamy lokalizacji pliku podświetlamy ten plik i klikamy otwórz. Dodatkowe okno się zamknie, natomiast ścieŝka dostępu do pliku wypełni pole ŚcieŜka do plików 37

38 MAG/EDI, następnie klikamy przycisk Przegraj. Po uzupełnieniu pola kontrahent, klikamy na nim dwa razy myszą - automatycznie wracamy do formularza dokumentu PZ, który został uzupełniony przez program w polach Kontrahent, Data przyjęcia, zakupu, Termin płatności, oraz w pozycjach towarowych. Rys Podsumowanie dokumentu - obowiązkowe Po wprowadzeniu wszystkich pozycji dokumentu PZ naleŝy sprawdzić podsumowanie wprowadzanego dokumentu. Jest to czynność obowiązkowa, bez niej program nie pozwoli zamknąć nam dokumentu. Aby przeliczyć dokument wciskamy przycisk znajdujący się w górnej części formularza PZ: Wyświetli nam się okno podsumowania dokumentu jak na rysunku poniŝej (Rys 9), w którym Rys 9 wszystkie kwoty powinny zgadzać się z papierowym dokumentem. Program automatycznie wyliczy nam wartości dokumentu po przyciśnięciu przycisku Przelicz. MoŜe jednak wystąpić taka sytuacja (z uwagi na zaokrąglenia), Ŝe kwoty nie będą nam się zgadzały (np. o 1 grosz w wartości VAT). W takim przypadku moŝemy ręcznie wpisać właściwą wartość np. VATu, klikamy w wierszu, w którym nie zgadzają się kwoty, kasujemy wpisaną przez program 38

39 kwotę i wpisujemy poprawną. Następnie przyciskiem STOP wychodzimy z okna Podsumowanie dokumentu Zatwierdzanie dokumentu w magazynierze Kiedy juŝ wszystkie pozycje są wprowadzone moŝemy zamknąć dokument PZ (klikając na przycisku Otwarty); zostanie wówczas narzucony numer dla dokumentu a w polu Otwarty pojawi się napis Zamknięty. Wprowadzony i zamknięty przez nas dokument z poziomu magazyniera przenosi się automatycznie do poziomu kierownika (tam pojawia się na liście zakupów jako otwarty). 4.2 Rozliczenie opakowań W programie mamy moŝliwość rozliczania opakowań na dwa sposoby: Po pierwsze - jako niezaleŝny dokument PZ otrzymywany tylko i wyłącznie na opakowania Po drugie podczas wprowadzania dokumentu PZ w przypadku kiedy opakowania rozliczone są na otrzymanej przez nas fakturze na zakup towarów; pozycje dotyczące opakowań znajdują się wówczas na dole faktury Opakowania rozliczane niezaleŝnie Pierwszy sposób rozliczania opakowań niczym się nie róŝni od zwykłej dostawy towarów. W ten sam sposób wybieramy rejestr, kontrahenta, daty oraz towary. Jedyną róŝnicą jest rodzaj wprowadzanych towarów, bowiem w tym wypadku są to opakowania (np. butelki) Opakowania rozliczane razem z dokumentem zakupu towarów W przypadku, kiedy opakowania rozliczane są na tej samej fakturze, którą dokumentujemy zakup towarów. W tej sytuacji po uzupełnieniu wszystkich pozycji (wybranie rejestru, kontrahenta, uzupełnienie dat oraz towarów) klikamy w przycisk znajdujący się w górnej części formularza: Po tej czynności wyświetli nam się okienko, za pomocą, którego rozliczymy opakowania. W nowo otwartym oknie klikamy myszą na rekordzie z towarami, tak aby podświetlić go na niebiesko a następnie wciskamy przycisk gwiazdki. Otworzy nam się kolejne okienko, w którym uzupełniamy w pierwszej kolejności pole Kod towaru, następnie wciskamy 39

40 ENTER. Przechodzimy w ten sposób do pozycji Ilość obciąŝenia, Ilość zwrotu (poniewaŝ pole Nazwa towaru jest uzupełniane przez program automatycznie). Wypełniamy te pozycje zgodnie z fakturą, pole Cena zakupu zostanie wypełnione przez program. JeŜeli cena się zmieniła, moŝemy ją poprawić, klikając w polu Cena zakupu i wpisując poprawną cenę. Do kolejnego pola dostajemy się po naciśnięciu ENTERA pole to zostanie wyliczone przez program. Po wprowadzeniu wszystkich opakowań klikamy na przycisku Otwarte tak, aby zatwierdzić wprowadzone rozlicznie opakowań. Przed zatwierdzeniem zostanie wyświetlony komunikat Czy jesteś pewien, Ŝe chcesz zatwierdzić rozliczenie opakowań? Następnie przeliczamy cały dokument i go zatwierdzamy. 4.3 Poziom magazyniera wypełnienie dokumentu PZ faktura zbiorcza Zdarzają się takie sytuacje, Ŝe najpierw przyjmujemy kilka dostaw od tego samego kontrahenta, następnie przysyła on nam tak zwaną fakturę zbiorczą (która dokumentuje wcześniejsze dostawy). W takim przypadku wprowadzamy oczywiście kolejne WZ dokumentujące dostawę towarów a następnie fakturę zbiorczą. (UWAGA!! Tworzony jest osobny rejestr dla dokumentów, do których otrzymamy fakturę w późniejszym terminie, np. rejestr PZWZ. Ten symbol wybieramy z listy w polu Symbol dokumentu wprowadzając dokument dostawy - więcej o ustalaniu symboli rejestru punkt 3.6) Wystawienie dokumentów PZWZ, do których w późniejszym terminie otrzymamy fakturę zbiorczą Dokument PZWZ, który dokumentuje wszystkie dostawy towarów niefakturowane (tzn., za które faktura przyjdzie w terminie późniejszym) wystawiamy w Magazynier/ Lista zakupów/ PZ (nowe dokumenty). To, Ŝe dany dokument jest WZ-etką od dostawcy i ma zostać rozliczony jako element faktury zbiorczej determinuje rejestr i jego ustawienie w kartotece dokumentu. Z dokumentem tym postępujemy tak jak ze zwykłą PZtką, przy czym niezmiernie waŝną rzeczą jest abyśmy pamiętali o odpowiednim Symbolu rejestru. Najczęściej będzie to rejestr PZWZ, aczkolwiek nie jest to nazwa obligatoryjna, moŝemy sobie sami ustalić rejestr dla tego typu dokumentów patrz punkt 3.6 Kartoteka dokumentu) Wystawienie faktury zbiorczej Pracę z fakturą zbiorczą rozpoczynamy tak jak ze zwykłą dostawą towarów, czyli wybieramy Magazynier/ Dokumenty PZ/ Zakupy (nowe dokumenty). Oczywiście zaczynamy od wybrania odpowiedniego rejestru a następnie kontrahenta. Aby oznaczyć fakturę jako zbiorczą klikamy w przycisk, który znajduje się w górnej części formularza. Po kliknięciu otrzymamy następujący komunikat, naleŝy myszką kliknąć TAK. Automatycznie otworzy nam się kolejne okienko (Rys 10), w którym wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty PZWZ (określane jako dowody wcześniejszych dostaw), które mogą zostać przypisane do tej faktury zbiorczej. WaŜną rzeczą przed kliknięciem przycisku 40

41 Faktura zbiorcza jest wybranie kontrahenta, poniewaŝ program wiąŝę wyświetlane w oknie Rys 10 PZ do faktury zbiorczej tylko dokumenty dla danego kontrahenta. Upraszcza to wyszukiwanie odpowiednich dokumentów. Na liście znajdujemy dokumenty, które chcemy wybrać do wprowadzanej faktury zbiorczej, zaznaczamy je przez kliknięcie myszą na odpowiednim rekordzie, a następnie klikamy Zapisz. Tym samym wychodzimy z okna PZ do faktury zbiorczej. ZauwaŜmy, Ŝe przez program zostały wypełnione pozycje towarowe. NaleŜy zaznaczyć, iŝ faktura zbiorcza nie modyfikuje stanów, są one modyfikowane przez wcześniej wprowadzone dokumenty PZ (w naszym przypadku mają one rejestr PZWZ). Dalsze postępowanie z fakturą zbiorczą wygląda identycznie jak z kaŝdym dokumentem, tzn. przeliczamy fakturę i zamykamy w magazynierze. Zatwierdzenie dokumentu spowoduje, Ŝe wybrane WZ-etki nie będą się juŝ pokazywać przy wystawianiu kolejnych faktur zbiorczych dla tego dostawcy. Faktura ta po zamknięciu w magazynierze pojawia się na liście zakupów otwartych w Kierowniku. Magazynier odpowiedzialny jest za powiązanie odpowiednich WZ-tek od dostawcy z fakturą, a kierownik za kontrolę i ostateczne zatwierdzenie dokumentu. 4.4 Poziom magazyniera wypełnienie dokumentu PZ faktura RR Proces wprowadzania do programu dowodu przyjęcia faktury RR jest bardzo podobny w sposobie postępowania jak zwykła PZtka. W ten sam sposób uzupełniamy kontrahentów, towary, daty itp. Jedyną występującą róŝnicą jest zaznaczenie przycisku Dokument zewn. (RR) (Rys poniŝej) wystarczy kliknąć w polu z kwadracikiem. Pole to znajduje się w lewej Części formularza, pod polami, w których wpisujemy daty. Tu klikamy jeśli do programu wprowadzamy dokument przyjęcia towaru od rolnika (dokument RR) 4.5 Klawisze funkcyjne w formularzu PZ na poziomie magazyniera 41

42 A otwiera nowy formularz PZ B wyszukuje kontrahenta do dokumentu (ten sam efekt da uŝycie kombinacji klawiszy Ctrl + S) C usuwa dokument (tylko otwarty) D podgląd dokumentu (lub Ctrl + P) E drukuje dokument (lub Ctrl + D) F wyświetla podsumowanie faktury G opakowanie H faktura zbiorcza I import elektroniczny faktur J odczytuje kod kreskowy towaru z kolektora danych K import faktury zakupu L kończy pracę z formularzem 4.6 Poziom magazyniera dokumenty PW i RW Dokumenty PW Przychód Wewnętrzny oraz RW Rozchód Wewnętrzny stosowane są do korygowania stanów towarów. Najczęściej uŝywane są w przypadku sieci sklepów, gdy towar przesuwany jest z magazynu jednego sklepu na drugi. Wówczas sklep, który wydaje towar wystawia dokument RW, a sklep, który przyjmuje sporządza dokument PW. Dokumentami tymi moŝemy równieŝ niwelować róŝnice na stanie towarów wynikające z inwentaryzacji, i tak, jeŝeli mamy nadwyŝki sporządzamy dokument PW, w przypadku niedoborów RW. Dokumentów tych uŝywa się równieŝ, jeŝeli towary ulegną zniszczeniu (RW). Sam schemat wystawienia dokumentów w programie jest bardzo podobny do wystawiania dokumentu PZ Wystawienie dokumentu PW Aby rozpocząć pracę z nowym formularzem PW wybieramy Magazynier/ Dokumenty PW/ PW (nowe dokumenty) Rys 11. Rys 11 Po tej czynności otworzy nam się nowe okienko Rys 12, wypełnianie pozycji jest analogiczne jak w dokumencie PZ, z listy wybieramy więc rejestr, kontrahenta, uzupełniamy daty oraz towary. RóŜnicą w sporządzaniu tego dokumentu jest dwojaki sposób wprowadzania towarów. Zaznaczamy to w polu: Rodzaj edycji (umieszczone po prawej stronie formularza). Pierwszy sposób polega na wprowadzaniu kaŝdego towaru wraz z ilością i ceną. Drugi charakteryzuje się tym, Ŝe najpierw wprowadzamy wszystkie towary, a następnie ilości i ceny do poszczególnych pozycji. 42

43 Rys 12 Kiedy juŝ uzupełnimy wszystkie pozycje zatwierdzamy dokument (klikając na przycisku Otwarty) zostanie on przeniesiony na listę zakupów otwartych w Kierowniku. W przypadku dokumentów PW oraz RW nie przeliczamy dokumentu (tak jak w PZtkę) Wystawienie dokumentu RW Do formularza dokumentu dostajemy się klikając Magazynier/ Dokumenty RW/ RW (nowe dokumenty). Rys 13 Kolejne etapy wyglądają tak samo jak w przypadku PW (punkt 4.5.1), jednak zatwierdzony dokument nie trafia juŝ do Kierownika. Magazynier zatwierdza go ostatecznie (to tu zostaje mu nadany ostateczny numer). 4.7 Przygotowanie dokumentu MM Dokumenty MM przesunięcie między magazynami stosujemy, jeŝeli w programie mamy zdefiniowane co najmniej dwa magazyny, np. osobny magazyn na alkohol. Wówczas wydając towar z jednego magazynu do drugiego musimy wystawić dokument MM. Wybieramy Magazynier/ Dokumenty MM/ MM (nowe dokumenty) Rys 14. Rys 14 43

44 Wówczas przejdziemy do formularza dokumentu MM, który przedstawia Rys 15. Jak moŝemy zauwaŝyć, formularz ten wygląda bardzo podobnie do dokumentu PZ, podobnie równieŝ wygląda jego uzupełnienie. Wybieramy więc symbol rejestru, kontrahenta z list obok tych pól oraz uzupełniamy pola: Data dokumentu, wystawienia i rozchodu. RóŜnicą jest natomiast pojawienie się pól: Magazyn i Magazyn do (umieszczone po prawej stronie formularza). W polach tych wpisujemy magazyny, które uczestniczą w przesunięciu towarów. W polu Magazyn wpisujemy symbol magazynu, z którego wydawany jest towar a w polu Magazyn do wpisujemy magazyn, który towar przyjmuje. Po wybraniu towarów, które uczestniczą w przesunięciu zamykamy dokument. Dokument ten (podobnie jak RW) nie przechodzi na listę zakupów otwartych Kierownika, Magazynier zatwierdza go ostatecznie (to tu zostaje mu nadany ostateczny numer). Rys Poziom magazyniera korekta do PZ Chcąc wprowadzić korektę faktury zakupowej wprowadzamy ją równieŝ jako dokument PZ. Od dostawcy moŝemy otrzymać korektę ilościową (jeŝeli na dowodzie dostawy nie zgadzają nam się ilości otrzymanego towaru z fakturą na nie) lub wartościową (jeŝeli nie zgadzają się np. ceny zakupionego towaru) Korekta wartościowa, według korekty otrzymanej od dostawcy Korektę przyjmujemy tak samo jak dokument PZ. W przypadku korekty wartościowej najlepsze rozwiązanie jest następujące: po pierwsze wprowadzić do nowego formularza PZ towary w takich cenach i wartościach jakie mamy na korygowanej fakturze, z ilościami ujemnymi po drugie wprowadzić towary z dodatnimi ilościami w cenach i wartościach według otrzymanej korekty. Rozwiązanie to jest skuteczne równieŝ w przypadku korekty ilościowej. Aby nie wprowadzać dwa razy tych samych pozycji, moŝna zaimportować szczegóły dotyczące towarów z zatwierdzonej PZ. NaleŜy uŝyć w tym celu ikony importu faktury (opis ikon patrz rozdział 4.5) ikona ta znajduje się obok ikony STOP na PZ w magazynierze Korekta ilościowa W przypadku braku w dostawie towaru zafakturowanego, naleŝy skorygować ilościowo przyjęcie tak Ŝeby było ono zgodne ze stanem rzeczywistym. MoŜna tego dokonać wprowadzając prócz PZ-etki dokument typu RW (jeŝeli otrzymaliśmy za mało towaru) lub 44

45 PW (jeŝeli otrzymaliśmy fizycznie więcej towaru niŝ na fakturze). Dokument ten skoryguje brak lub nadwyŝkę towaru. Dokonujemy tego w momencie przyjęcia dostawy. Drugą moŝliwością korygowania jest wprowadzenie korekty otrzymanej od dostawcy. (patrz punkt 4.7.1). 4.9 Przeglądanie list zakupów otwartych i zamkniętych - magazynier Wszystkie wprowadzone na poziomie Magazyniera dokumenty, które nie zostały jeszcze zatwierdzone w Kierowniku moŝemy przeglądać na liście PZ. Klikamy Magazynier/ Dokumenty PZ/ Lista zakupów (patrz Rys 16). Rys 16 Otworzy nam się nowe okno, w którym zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty typu PZ, które nie zostały jeszcze przez Magazyniera zatwierdzone (patrz Rys 17). JeŜeli natomiast chcemy znaleźć fakturę, którą Magazynier juŝ zatwierdził (ale w Kierowniku jest jeszcze ona otwarta, poniewaŝ po zatwierdzeniu w Kierowniku dokument nie pojawia się juŝ na liście zakupów zatwierdzonych w Magazynierze), musimy kliknąć w polu Rodzaj i w rozwiniętej liście zaznaczyć Zatwierdzone oraz wcisnąć przycisk Filtruj. Otworzenie formularza z dokumentem (czy to zatwierdzonym czy jeszcze nie) następuje przez dwukrotne kliknięcie myszą w wierszu z odpowiednim dokumentem Rys 17 45

46 4.10 Przeglądanie list zakupów otwartych i zamkniętych kierownik Do listy zatwierdzonych przez Magazyniera dokumentów dostajemy się klikając Kierownik/ Lista zakupów. Program automatycznie otworzy nam formularz, na którym wyświetlone są dokumenty niezatwierdzone przez Kierownika, patrz Rys 17 Rys 17 JeŜeli natomiast chcemy zobaczyć zatwierdzone juŝ faktury, wybieramy w polu Rodzaj Zatwierdzone i klikamy na przycisku Filtruj. Przeglądać faktury moŝemy równieŝ według: kontrahentów (wpisując w polu Dostawca wybrany kod kontrahenta), rodzaju rejestru (wpisując w polu Rejestr odpowiedni symbol), numerze rejestru (wpisując w polu Numer numer nadany po zatwierdzeniu w Kierowniku). Rys poniŝej daty zakupu (wybierając w polu Dokumenty od określoną datę) faktur zbiorczych (wybierając w polu Zbiorcza wartość TAK, NIE lub WSZYSTKIE). Otrzymane w ten sposób listy faktur moŝemy dodatkowo posortować, według następujących kryteriów, wybieranych z listy wyboru do pola Sortuj po (Rys 18). Wystarczy rozwinąć listę, kliknąć myszą na Ŝądanej wartości oraz kliknąć na umieszczone obok strzałki. 46

47 Rys 18 Program ułoŝy nam wszystkie faktury według wybranego kryterium rosnąco (kiedy klikniemy strzałkę skierowaną do dołu) lub malejąco (w momencie kliknięcia na strzałkę w górę). Dodatkową moŝliwością jest wyszukiwanie faktur, których płatność została juŝ uregulowana, bądź jeszcze nie program daje nam moŝliwość z tego poziomu nadzorować płatności (patrz punkt 4.1.1). Aby skorzystać z tej opcji klikamy na strzałkę w polu Faktury i z rozwiniętej w ten sposób listy wybieramy interesujące nas kryterium. Następnie wciskamy przycisk Filtruj. W podobny sposób moŝemy znaleźć tylko dokumenty Anulowane (wybierając z listy w polu Anulowane wartość TAK lub NIE) Poziom kierownika dokończenie pracy z dokumentem PZ Dokument PZ po zamknięciu na poziomie Magazyniera pojawia się w Kierowniku na liście zakupów otwartych. Zadaniem Kierownika jest sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych przez Magazyniera oraz marŝowanie produktów. Aby dokończyć pracę z dokumentem klikamy Kierownik/ Lista zakupów automatycznie otworzy nam się lista wszystkich dokumentów zakupowych niezatwierdzonych w Kierowniku a zatwierdzonych przez Magazyniera. Klikamy dwa razy myszą na wybranej pozycji, aby otworzyć formularz PZ. Przykładowy formularz dokumentu PZ przedstawia Rysunek 19 ZauwaŜmy, Ŝe formularz PZ jest wzbogacony o ikonki w górnej części formularza, oraz o dwie dodatkowe kolumny Cena detaliczna oraz MarŜa. 47

48 Rys MarŜowanie produktów Nadawanie cen na przyjęte towary, jest jednym z waŝniejszych zadań Kierownika. Techniczny sposób liczenia marŝy ustawiamy w menu: Plik/ Administrator/ Konfiguracja. W polu Rodzaj marŝy rozwijamy listę (klikając na strzałce po prawej stronie). Do wyboru mamy marŝę liczoną od ceny zakupu, od ceny detalicznej, oraz według wzoru: (cena netto sprzedaŝy cena netto zakupu) podzielone przez cenę sprzedaŝy brutto. Po zdecydowaniu sposobu liczenia marŝy klikamy na przycisku STOP. Natomiast narzucanie marŝy na przyjmowane towary moŝna zrobić na dwa sposoby: Pierwszy sposób polega na marŝowaniu produktów według marŝ dla podgrup towarowych. Wysokość tych marŝ określana jest w menu Baza/ Słowniki/ Podgrupy (patrz punkt 3.2). W tym przypadku program automatycznie naliczy procent marŝy dla produktów przyjętych w danej Pztce, oraz wyliczy cenę detaliczną. Operacja ta jest wykonywana przez kierownika na danym sklepie. Ten przycisk wybieramy, jeŝeli marŝujemy produkty według podgrup towarowych; lub według marŝownika 48

49 Drugim jest nadawanie ceny lub określanie marŝy dla kaŝdego towaru osobno. NaleŜy kliknąć dwa razy, na pozycji z towarem, tak, aby otworzyło się nowe okno (Rys). W oknie tym w pozycji Cena det. moŝemy określić nową cenę detaliczną, lub w polu MarŜa wysokość marŝy w procentach. Do pozycji tych dostajemy się klikając na nie myszą. Następnie klawiszem ENTER przechodzimy do kolejnego pola. JeŜeli uzupełnimy pole MarŜa program wyliczy nam cenę detaliczną, jeŝeli określimy cenę program uzupełni nam pole MarŜa. UŜycie przycisku: zaznacz, jeśli zamarŝowałeś fakturę Na tym przycisku klikamy po zamarŝowaniu wszystkich produktów, jeŝeli jednocześnie nie zatwierdzamy faktury Opcja ta jest stosowana w przypadku, kiedy inna osoba nadaje ceny a inna zatwierdza ostatecznie dokument np. w przypadku pracy na dwie zmiany lub opcji sieci handlowej i centrali. W tym przypadku ceny mogą być nadawane centralnie, natomiast faktury zamykane są na poszczególnych sklepach. Kierownik na centrali marŝuje towary, oraz wybiera ikonę do marŝownia (powyŝej). Po kliknięciu na tej ikonie, na liście faktur zakupu (Kierownik/ Lista faktur) PZtki zamarŝowane w ten sposób zostaną wyróŝnione przez podświetlenie je na Ŝółto. Dzięki temu kierownicy na poszczególnych sklepach wiedzą, Ŝe dana faktura została juŝ zamarŝowana (w centrali), więc mogą ją zatwierdzić Zatwierdzanie PZtki w Kierowniku Kierownik po zakończeniu pracy z dokumentem PZ zatwierdza fakturę. Klikamy więc na przycisku Otwarty tak aby napis na nim był Zamknięty. W momencie zamknięcia faktury automatycznie: modyfikują się ceny detaliczne przyjętych towarów drukują się cenówki przyjętych towarów nowe ceny wysyłane są na wagi. JeŜeli natomiast Kierownik (z róŝnych powodów) nie moŝe jeszcze zatwierdzić dokumentu moŝe wykonać kaŝdą z tych czynności klikając na odpowiednie ikony, znajdują się one w górnej części formularza. 49

50 4.13 Faktura zbiorcza Przycisk Faktury zbiorczej w Kierowniku pozwala nam sprawdzić, jakie Dowody dostaw zostały przyporządkowane dla danego dokumentu. Wystarczy w liście zakupów w Kierowniku odnaleźć odpowiednią fakturę zbiorczą (patrz punkt 4.1), wybrać ją, w formularzu kliknąć przycisk Faktura zbiorcza i w otwartym oknie widzimy juŝ tylko te dokumenty, które zostały przez magazyniera wybrane. Dodatkową moŝliwością kontroli wszystkich dokumentów PZWZ jest funkcja dostępna w Kierowniku, po wybraniu Kierownik/ WZ niezafakturowane, wyświetli nam się nowe okno Rys 20, pokazujące właśnie wszystkie dokumenty, nieprzypisane jeszcze do Ŝadnej z faktur. Rys SPRAWDZENIE Z ZAMÓWIENIEM Program daje nam równieŝ moŝliwość sprawdzenia dokumentu zakupu z wysłanym wcześniej do dostawcy zamówieniem. Klikamy na przycisk, który znajduje się pod polem kontrahenta (UWAGA! Opcja jest aktywna, jeŝeli zamówienia formułujemy w programie). Po kliknięciu wyświetli nam się okno porównujące nasze zamówienie z tym, co faktycznie przywiózł nam dostawca. Wystarczy wybrać numer zamówienia z listy, która automatycznie rozwinie się po kliknięciu strzałki w polu Zamówienia oraz kliknąć Sprawdź. Jak moŝemy łatwo zauwaŝyć okno zostało podzielone na dwie części. W pierwszej widzimy towary, których jest więcej w dostawie niŝ faktycznie zamówiliśmy (w drugiej odwrotnie). W tabeli oprócz nazwy towaru i jego kodu znajdują się kolumny zawierające ilości zamówione danego towaru, ilości wynikające z dokumentu PZ oraz róŝnica. Dzięki temu moŝemy łatwo zanalizować daną dostawę oraz szybko wyjaśnić występujące róŝnice. 50

51 4.15 KLAWISZE FUNKCYJNE PZtki NA POZIOMIE KIEROWNIKA A B C D E F G H I J K L M N O P R S A wyszukuje kontrahenta do dokumentu (lub kombinacja klawiszy Ctrl+S) B usuwa dokument C drukuje dokument D podgląd wydruku E podsumowanie dokumentu F - opakowanie G anuluje dokument H faktura zbiorcza I podgląd wydruku faktury RR J drukuje fakturę RR K na wagi - wysyła na wagi ceny towarów przyjęte PZtką L na drukarkę cenówek - wysyła na drukarkę cenówek towary przyjęte PZtką, ale tylko te na których zmieniły się ceny detaliczne M. modyfikacja cen detalicznych modyfikuje ceny po zamarŝowaniu N drukuje cenówki na drukarce zwykłej - wysyła na drukarkę wszystkie towary, dla których została zmieniona cena sprzedaŝy O przycisk naleŝy kliknąć, jeŝeli dokument został juŝ zamarŝowany (dla kaŝdego towaru oddzielnie) P marŝowanie według marŝy dla podgrup towarowych R drukuje uproszczony dokument PZ S kończy pracę z dokumentem T wydruk PZ uproszczony U drukuje cenówki dla wszystkich pozycji z dokumentu W marŝuje według marŝy wprowadzonej przez operatora; po wciśnięciu tej ikony otworzy się dodatkowe okno, w którym naleŝy wpisać marŝę według której program narzuci cenę detaliczną X kończy pracę z dokumentem Y podgląd dekretu Z wydruk dekretu 4.16 Zapłata z listy zakupów zamkniętych Program AMADEO MARKET2000 umoŝliwia z poziomu Kierownika nadzorowanie i regulowanie płatności. UŜywając opcji przeglądania faktur dokumentujących nasze zakupy (patrz punkt 4.1 PRZEGLĄDANIE LIST ZAKUPÓW OTWARTYCH I ZAMKNIĘTYCH) moŝemy sobie wybrać tylko te niezapłacone, lub te, które zostały zapłacone jedynie częściowo. JeŜeli na podstawie wyciągu bankowego lub KP stwierdzimy, Ŝe faktura taka 51

52 została zapłacona z poziomu kierownika moŝemy ją zaznaczyć jako zapłaconą. W tym celu klikamy lewym klawiszem myszy na fakturze, za którą otrzymaliśmy zapłatę i wciskamy przycisk F6 z klawiatury. Wyświetli nam się okno jak to na rysunku poniŝej. W otworzonym formularzu uzupełnione mamy automatycznie takie pola jak: Kontrahent, Numer dokumentu, Datę dokumentu oraz Datę płatności a takŝe Saldo faktury. Pierwszą czynnością, jaką naleŝy wykonać jest kliknięcie lewym przyciskiem myszy w polu Kwota. Program automatycznie uzupełni nam pola: Kwota, Treść, Data i KP/KW. Oczywiście moŝemy sobie zmienić datę płatności, wpisując ręcznie odpowiedni termin, a takŝe kwotę, jaka została zapłacona (przy zapłacie częściowej). Wybierać równieŝ musimy formę płatności z listy, która rozwinie się po kliknięciu na znak strzałki obok pola Forma płatności. Pracę z formularzem kończymy klikając na przycisku Zatwierdź. UWAGA!!! JeŜeli jako formę zapłaty wybraliśmy Gotówkę program automatycznie wrzuci nam zapłatę za tą fakturę do otwartego Raportu kasowego (o raportach kasowych czytaj punkt 6.1). Dla ułatwienia pracę z formularzem zaczynamy od kliknięcia na tej pozycji 4.17 Lista dokumentów PW Dokumenty PW (przychód wewnętrzny) po zatwierdzeniu w Magazynierze pojawiają się w Kierowniku jako otwarte w menu Kierownik/ Lista dokumentów PW. 52

53 Kierownik sprawdza poprawność wprowadzonych przez Magazyniera danych oraz określa marŝę lub ceny detaliczne (czytaj punkt 4.2.1). W konfiguracji kartotek dokumentu moŝna ustawić, aby dokumenty PW modyfikowały lub nie cenę detaliczną. NaleŜy w menu Baza/ Lista kartoteka dokumentów odnaleźć kartotekę dokumentu PW i w odpowiednim polu (patrz rysunek poniŝej) zaznaczyć (klikając myszą) jeśli dokument ma modyfikować cenę detaliczną. W przypadku dokumentu PW aktywny jest drugi sposób określania marŝy dla przyjmowanych towarów określanie dla kaŝdego towaru osobno. Następnie zatwierdzamy dokument klikając na przycisku Otwarty. Po zamknięciu dokumentu automatycznie nowe ceny zostaną przesłane na drukarkę cenówek oraz na wagi. JeŜeli natomiast przed zamknięciem dokumentu chcemy wykonać te operacje, klikamy na przycisk: PRZYCISKI WYSTĘPUJĄCE NA DOKUMENCIE PW KIEROWNIKA A wyszukuje kontrahenta do dokumentu B usuwa dokument; UWAGA! MoŜna usunąć jedynie dokument nie zatwierdzony C podgląd wydruku dokumentu D drukuje dokument E anulowanie dokumentu (anulować dokument moŝe jedynie osoba posiadająca uprawnienie) F wysyła towary na wagi G wysyła towary na drukarkę cenówek H modyfikuje ceny detaliczne I marŝuje według marŝy wprowadzonej przez operatora; po wciśnięciu tej ikony otworzy się dodatkowe okno, w którym naleŝy wpisać marŝę według której program narzuci cenę detaliczną J wyjście z dokumentu 4.18 Noty odsetkowe Przygotowanie nowej noty odsetkowej Funkcja wystawienia noty odsetkowej dostępna jest w menu Kierownik/ Noty odsetkowe/ Nowa nota; po tej czynności otworzy nam się czysty formularz słuŝący do wystawienia noty odsetkowej. 53

54 Wybór rejestru oraz kontrahenta Pierwszymi czynnościami, które naleŝy wykonać przy sporządzaniu noty odsetkowej jest wybranie odpowiedniego rejestru oraz wybór kontrahenta. Rejestr wybieramy z listy, którą rozwijamy klikając na strzałkę obok pola Rejestr. Następnie w podobny sposób (tzn. klikając na trójkącie obok pola Kontrahent) wybieramy kontrahenta dla ułatwienia wyszukiwania w rozwiniętej liście wpisujemy pierwsze litery nazwy kodowej kontrahenta i myszą klikamy na odpowiednim. Określenie dat (zakupu, wystawienia oraz przyjęcia), oraz terminu i formy płatności Do kolejnych pozycji dostajemy się naciskając ENTER. Datę w polu Data zak./wyst./przyj wpisujemy bądź bezpośrednio w klawiatury bądź wybieramy myszą (z kalendarza po kliknięciu na strzałkę obok tego pola). Natomiast wartości w polu Termin i forma płatności - jeŝeli są przypisane dla danego kontrahenta w kartotece kontrahenta pojawią się automatycznie po wyborze kontrahenta. JeŜeli natomiast nie zostały określone lub chcemy je zmienić klikamy na strzałce obok tego pola, z rozwiniętej listy myszą wybieramy poŝądaną formę płatności. Następnie ENTEREM przechodzimy do pozycji Termin płatności i wpisujemy datę płatności. Wyliczenie wartości odsetek Po określeniu powyŝszych wartości naleŝy kliknąć na przycisku Oblicz notę; automatycznie program sporządzi zestawienie nie zapłaconych w terminie dokumentów obliczając kwotę naleŝnych odsetek. Przykładową notę odsetkową przedstawia rysunek poniŝej Lista not odsetkowych Sporządzone w programie noty odsetkowe moŝemy przeglądać, klikając Kierownik/ Noty odsetkowe/ Lista not odsetkowych patrz rysunek. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostaną automatycznie niezatwierdzone dokumenty. Przeglądanie tych dokumentów odbywa się na podobnych zasadach jak przeglądanie dokumentów PZ (patrz punkt 4.1). Rys 54

55 Definiowanie wartości odsetek ustawowych W menu Baza/ Lista kartoteka dokumentów/ Słowniki/ Odsetki ustawowe dostępna jest opcja słuŝąca definiowaniu wysokości odsetek. Po wybraniu tej ścieŝki wyświetli nam się nowe okno (jak na rysunku poniŝej), w którym dopisać moŝemy zmiany w odsetkach ustawowych. Na tym przycisku klikamy dodając nowy rekord Aby dopisać kolejną wysokość odsetek wybieramy datę w polu Od kiedy wybieramy datę od kiedy obowiązuje nowa wysokość odsetek, następnie w polu Stawka wpisujemy wysokość, np.: 15. Następnie klikamy na przycisku czarnej dyskietki. 55

56 ROZDZIAŁ V SPRZEDAś I KOREKTY SPRZEDAśY 5.1 Wystawienie faktury sprzedaŝy Przygotowanie nowej faktury sprzedaŝy zaczynamy od wybrania z menu Kierownik/ SprzedaŜ/ Nowa faktura (rys 1). Rys 1 Po wykonaniu tych czynności wyświetli nam się formularz, jak na rysunku poniŝej (rys 2) Wybór rejestru Pracę z nową fakturą rozpoczynamy od wybrania rejestru, w polu: Symbol dokumentu. Naciskając strzałkę rozwinie nam się lista wszystkich rejestrów utworzonych w kartotece dokumentu (patrz rozdział III). Odpowiedni wybór rejestru jest ogromnie waŝny, poniewaŝ po zatwierdzeniu dokumentu program automatycznie odnajduje przypisany do rejestru magazyn, z którego zostanie ściągnięty towar Wybór kontrahenta Kolejnym krokiem jest wybór kontrahenta. MoŜemy to zrobić na kilka sposobów: a) Naciskając strzałkę w polu kontrahent rozwinie nam się lista wszystkich wprowadzonych do programu kontrahentów (patrz punkt 3.7) aby przejść do poŝądanego przez nas kontrahenta naleŝy napisać pierwsze litery nazwy kodowej kontrahenta; ograniczymy w ten sposób listę wyboru kontrahenta. Gdy w rozwiniętym Rys 2 56

57 menu zobaczymy juŝ nazwę, o którą nam chodziło wybieramy ją najeŝdŝając kursorem (uŝywając strzałki w dół z klawiatury) i naciskając ENTER. b) Innym sposobem wyboru kontrahenta jest wciśnięcie kombinacji klawiszy CTR+S, lub uŝycie ikonki: Wówczas otworzy nam się znana z rozdziału 3.7 lista kontrahentów, na której wyboru kontrahenta moŝemy dokonać w następujących polach (Rys 3): - kod wpisując nazwę kodową kontrahenta - nazwa kontrahenta wpisując pełną nazwę kontrahenta lub jej część - adres wpisując ulicę - miasto wpisując nazwę miasta - NIP wpisując numer NIP Rys 3 Wypełniając którekolwiek z wymienionych pól i wciskając przycisk filtruj otrzymamy listę z kontrahentami spełniającymi postawiony przez nas warunek. Dodatkowo, jeŝeli wyświetli nam się zbyt długa lista kontrahentów, moŝemy ją posortować. Do tego słuŝy przycisk strzałki w polu Sortuj po (Rys 4). Do wyboru mamy następujące pozycje: numer konta, kod kontrahenta, nazwa firmy, ulica i numer, kod pocztowy, miasto, NIP lub saldo kontrahenta. Wyboru pozycji, według której program ma posortować Rys 4 otrzymaną listę dokonujemy posługując się strzałką w dół z klawiatury i akceptując ENTEREM. Następnie wciskamy jedną ze strzałek znajdujących się obok pola Sortuj po. Program posortuje nam listę alfabetycznie, od a do z przy kliknięciu strzałki w dół lub od z do a po kliknięciu strzałki w górę. Gdy juŝ widzimy kontrahenta, którego chcemy wybrać do wystawianej faktury wybieramy go klikając dwa razy lewym przyciskiem myszy w odpowiednim rekordzie. Po tej czynności automatycznie wracamy do formularza wystawiania nowej faktury VAT. Jak moŝna zauwaŝyć program wypełnił pola Kontrahent, NIP oraz jeŝeli zostało to określone w kartotece kontrahenta Termin i formę płatności. Termin i formę płatności moŝemy równieŝ kaŝdorazowo zmienić. W przypadku, kiedy dla danego kontrahenta nie zostało przypisane w kartotece termin i forma płatności (lub teŝ kiedy chcemy ją zmienić), wypełniamy je sami przechodząc ENTEREM do pól: Data sprzedaŝy oraz Termin i forma płatności. Daty wpisujemy z klawiatury natomiast przy wyborze formy płatności rozwijamy listę wyboru 57

58 (naciskając strzałkę w polu Termin i forma płatności. (Akceptujemy wybór wciskając klawisz ENTER). Do wyboru mamy następujące formy zapłaty (Rys 5): Rys Wybór towarów Kolejnym etapem sporządzania faktury sprzedaŝowej jest wypełnienie pól dotyczących sprzedawanych towarów. Do pozycji Nazwa towaru dostajemy się naciskając klawisz ENTER z pozycji Termin i forma płatności, lub teŝ klikając dwa razy myszką w polu nazwa towaru. Wybór sprzedawanego towaru rozpoczynamy od naciśnięcia gwiazdki z klawiatury (klawisz znajdujący się nad klawiszami numerycznymi z prawej strony klawiatury), wówczas otworzy nam się okienko jak na rysunku poniŝej (Rys 6): Rys 6 Tu równieŝ mamy kilka sposobów na wybranie interesującego nas towaru: a) wpisanie w polu Kod towaru numer towaru nadany mu w kartotece towarów; po wpisaniu kodu wciskamy ENTER; program automatycznie wrzuca nam nazwę towaru, cenę netto oraz cenę brutto, które zostały określone w kartotece towaru (patrz rozdział 3.5). Wpisujemy jedynie liczbę sprzedawanych towarów i ENTEREM przechodzimy na koniec formularza. MoŜemy oczywiście zmienić cenę towaru wystarczy w polu Cena netto skasować wypełnioną przez program cenę i wpisać właściwą. Program automatycznie policzy wartości w pozostałych polach tj.: Cenę brutto, Wartość netto, oraz Wartość brutto. Z okna wychodzimy wciskając kilka razy ENTER. Aby przejść do wprowadzania kolejnego towaru ponownie wciskamy gwiazdkę, dalej postępujemy analogicznie. b) wpisanie w polu Nazwa towaru (Rys 6) pełnej nazwy lub jej części. Wpisując pełną nazwę towaru program zachowa się analogicznie jak w punkcie b. Natomiast kiedy nie pamiętamy pełnej nazwy towaru i wpiszemy jedynie część np.: karta, program wyświetli nam listę towarów spełniających to kryterium (Rys 7) 58

59 Rys 7 Po wyświetleniu listy moŝemy ją sobie posortować (podobnie jak kontrahentów) uŝywając pola Sortuj po i wciskając umieszczone obok strzałki. Wybrany towar zaznaczamy klikając na nim myszką i wciskając ENTER, lub dwa razy szybko klikając lewym przyciskiem myszy. Otworzy nam się okienko, które zostało juŝ opisane w punkcie a). c) Wciśnięcie przycisku Lista towarów (patrz rysunek) wówczas otworzy nam się okno opisane w pkt b). Przycisk do rozwijania listy towarów Skróty Na formularzu zostały umieszczone ikonki, naciśnięcie których powoduje wykonanie następujących czynności: Rys 8 A przejście do nowego formularza (lub uŝycie skrótu klawiszowego Ctrl+F) B import paragonu do którego ma zostać wystawiona faktura (opcja wykorzystywana, jeśli paragony fiskalne drukowane są z programu kasowego, zainstalowanego na stanowisku kasowym) C tworzenie faktury zbiorczej D importuje paragon do faktury (opcja wykorzystywana, jeśli paragony fiskalne drukowane są bezpośrednio z programu magazynowego) E wyszukanie kontrahenta do dokumentu (lub uŝycie skrótu klawiszowego Ctrl+S) F anulowanie dokumentu dotyczy dokumentów juŝ zatwierdzonych 59

60 G usunięcie wprowadzonego dokumentu dotyczy dokumentów otwartych H podgląd wydruku faktury (skrót klawiszowy Ctrl+P) I drukuje dokument (skrót klawiszowy Ctrl+D) J podgląd wydruku dokumentu WZ K drukuje dokument WZ L kończy pracę z dokumentem 5.2 WYSTAWIENIE FAKTURY DO PARAGONU Program AMADEO MARKET2000 umoŝliwia wystawienie faktury do paragonu. W tym celu po uzupełnieniu pozycji kontrahenta importujemy odpowiedni paragon. Wciskamy ikonkę B (patrz rysunek 8), lub D po czym wyświetla nam się okno jak na rysunku poniŝej (Rys 9). Rys 9 Teraz musimy wpisać numer kasy fiskalnej, na której wydrukowany został paragon oraz numer paragonu (sczytujemy to z paragonu, do którego klient chce otrzymać fakturę). Po wciśnięciu klawisza ENTER uzupełnione zostaną pola Data, Kwota i Kasjer, które zawierać będą wartości z paragonu. Klikamy teraz lewym przyciskiem myszki w polu Data, Kwota lub Kasjer, tak aby podświetlić całą linijkę i wciskamy przycisk Importuj. Program automatycznie wrzuca towary, które znajdują się na paragonie, wraz z ich ilością i ceną do wypełnianego formularza faktury. JeŜeli przy sprzedaŝy został udzielony rabat musimy zrobić jeszcze jedną rzecz, aby kwoty z paragonu i z faktury się zgadzały. (Rys 10) Rys 10 Wypełniamy pole Rabat (które znajduje się po prawej stronie formularza nad polami opisującymi daty) wpisując tam wielkość udzielonego rabatu np. 5 (co oznacza 5% rabat), później klikamy myszką na polu oblicz. Program sam przeliczy ceny netto i brutto wszystkich wprowadzonych towarów pomniejszając je o udzielony rabat. 5.3 WYSTAWIENIE DOKUMENTU WZ Program AMADEO MARKET2000 umoŝliwia wystawianie dokumentów WZ sprzedaŝy a następnie na ich podstawie przygotowanie faktury zbiorczej. Aby rozpocząć wystawianie dokumentów WZ naleŝy stworzyć odpowiedni rejestr, w którym jako rodzaj dokumentu wybieramy dokument WZ. Wystawione dokumenty WZ znajdują się liście faktur sprzedaŝy i wystawia się je jako faktury sprzedaŝy, ale z odpowiednim rejestrem. 60

61 Wszystkie inne opcje FV mają zastosowanie do WZ (ceny specjalne, rabaty itp.). Uwaga stany modyfikowane są przez dokumenty WZ, natomiast faktura zbiorcza nie modyfikuje stanu, przede wszystkim słuŝy do rozliczania płatności. Do wydrukowania dokumentu WZ słuŝy przycisk J (patrz rysunek 8). 5.4 WYSTAWIENIE FAKTURY ZBIORCZEJ SPRZEDAśY DO DOKUMENTU WZ Opcja faktur zbiorczych sprzedaŝy do wystawionych wcześniej dokumentów typu WZ dostępna jest w menu SprzedaŜ. Aby oznaczyć fakturę jako zbiorczą klikamy na przycisku C (patrz rysunek 8). Generalnie sam proces wyboru dokumentów WZ do wystawianej faktury zbiorczej jest taki sam jak w przypadku wystawiania faktury zbiorczej zakupowej (więcej czytaj punkt 4.3.2). 5.5 ZATWIERDZANIE FAKTURY Gdy juŝ jesteśmy pewni wszystkich wprowadzonych pozycji następuje tzw. zamknięcie faktury. Zamknięcie faktury ogranicza moŝliwość dokonywania zmian w dokumencie (jedynie osoby uprawnione o uprawnieniach czytaj punkt 3.8 mogą zmieniać niektóre dane). Zamykając fakturę zostanie jej nadany kolejny numer dokumentu (proszę zauwaŝyć, iŝ pracując z dokumentem otwartym nie jest wypełnione pole obok pola Symbol dokumentu). 5.6 PRZEGLĄDANIE WYSTAWIONYCH FAKTUR W programie AMADEO MARKET2000 mamy moŝliwość przeglądania wystawionych faktur, zarówno tych zamkniętych jak i otwartych. Aby otworzyć okno umoŝliwiające przeglądanie klikamy myszką Kierownik/ SprzedaŜ/ Lista faktur (Rys 11). Rys 11 Po tej czynności otworzy nam się nowe okno (Rys 12). Program automatycznie otwiera listę z fakturami jeszcze niezatwierdzonymi. JeŜeli natomiast chcemy zobaczyć zatwierdzone juŝ faktury, wybieramy (patrz Rys 12) w polu Rodzaj Zatwierdzone i klikamy na przycisku filtruj. Przeglądać faktury moŝemy równieŝ według kontrahentów, rodzaju rejestru, numerze rejestru wpisując wartości w polach Rejestr, Numer, Kontrahent i przyciskając ikonkę Filtruj. Dodatkową moŝliwością jest wyszukiwanie faktur, których płatność została juŝ uregulowana, bądź nie program daje nam moŝliwość z tego poziomu nadzorować płatności. Aby skorzystać z tej opcji klikamy na strzałkę w polu Faktury i z rozwiniętej w ten sposób listy wybieramy interesujące nas kryterium (Rys 13). 61

62 Rys 13 Rys 12 Ponadto wybierając z listy do pola Sortuj po oraz klikając na strzałki znajdujące się obok, program posortuje nam otrzymane w wyniku filtrowania faktury. Rys 14 Poziom przeglądania faktur umoŝliwia nam: - Kontrolę płatności poprzez określenie, które faktury nie są jeszcze zapłacone, oraz za które otrzymaliśmy juŝ naleŝność (patrz punkt 6.7) - Kontrolę zwrotu faktur jeŝeli chcemy, aby wystawiane przez nas faktury zostały podpisane przez kontrahenta oraz zwrócone; kontrola zwrotów moŝliwa jest, jeŝeli określimy sobie np. w polu Akwizytor Zwrócona (Rys 15). W widoku formularza faktury (czy to otwartej, czy juŝ zamkniętej) wystarczy wybrać z pola Akwizytor wartość zwrócona. - Rozliczanie kierowców z pobranych faktur - jeŝeli przy dostarczaniu faktur do odbiorców bierze udział kilku kierowców, a niektóre są wysyłane pocztą, w kaŝdej chwili, więc moŝemy sprawdzić kto i kiedy wziął fakturę. Po naciśnięciu strzałki w polu Kierowca 62

63 rozwinie nas się lista kierowców, z której wybieramy za pomocą strzałek odpowiednią osobę. Przy przeglądaniu faktur wyświetli nam się równieŝ Kierowca nie jest konieczne wchodzenie do formularza. Rys Zapłata z listy sprzedaŝy zamkniętych Jedną z funkcji programu AMADEO MARKET2000 jest nadzorowanie i regulowanie płatności. UŜywając moŝliwości przeglądania faktur dokumentujących naszą sprzedaŝ (patrz punkt 5.2. PRZEGLĄDANIE WYSTAWIONYCH FAKTUR) moŝemy sobie wybrać tylko te niezapłacone, lub te, które zostały zapłacone jedynie częściowo. JeŜeli na podstawie wyciągu bankowego lub KP stwierdzimy, Ŝe faktura taka została zapłacona z poziomu kierownika moŝemy ją zaznaczyć jako zapłaconą. W tym celu klikamy lewym klawiszem myszy na fakturze, za którą otrzymaliśmy zapłatę i wciskamy przycisk F6 z klawiatury. Wyświetli nam się okno jak to na Rys 16. W otworzonym formularzu uzupełnione mamy automatycznie takie pola jak: Kontrahent, Numer dokumentu, Datę dokumentu oraz Datę płatności a takŝe Saldo faktury. Pierwszą czynnością, jaką naleŝy wykonać jest kliknięcie lewym przyciskiem myszy w polu Kwota. Program automatycznie uzupełni nam pola: Kwota, Treść, Data i KP/KW. Oczywiście moŝemy sobie zmienić datę płatności, wpisując ręcznie odpowiedni termin, a takŝe kwotę, jaka została zapłacona (przy zapłacie częściowej). Wybierać równieŝ musimy formę płatności z listy, która rozwinie się po kliknięciu na znak strzałki obok pola Forma płatności. Pracę z formularzem kończymy klikając na przycisku Zatwierdź. UWAGA!!! JeŜeli jako formę zapłaty wybraliśmy Gotówkę program automatycznie wrzuci nam zapłatę za tą fakturę do otwartego Raportu kasowego (o raportach kasowych czytaj punkt 6.1). Rys 16 63

64 5.8 Korekta sprzedaŝy W programie mamy moŝliwość wystawienia korekty do faktury. Funkcja ta jest dostępna z poziomu kierownika. Wybieramy Kierownik/ SprzedaŜ/ Nowa korekta (Rys 17) Rys 17 Po wykonaniu tych czynności otworzy nam się okno, słuŝące do wystawienia korekty. Swoim wyglądem bardzo przypomina formularz wystawiania faktury sprzedaŝy, więc postępowanie przy wybieraniu poszczególnych elementów faktury jest analogiczne. Pracę z korektą zaczynamy od wybrania kontrahenta. Następnie naleŝy zaimportować fakturę do której tworzona jest korekta. W tym celu klikamy lewym klawiszem myszy na przycisk: który znajduje się w lewej górnej części formularza. Otworzy nam się okienko (jak na Rys 18), gdzie naleŝy uzupełnić pola: Symbol faktury, oraz Numer faktury. Następnie naciskamy ENTER, w wyniku czego wypełnione są pozycje Numer dokumentu, Kwota oraz Kontrahent. Kolejną czynnością jaką musimy wykonać jest wybranie lewym klawiszem myszy przycisku Importuj. Automatycznie przenosimy się do formularza wypełniania korekty do faktury. Program AMADEO MARKET2000 automatycznie wypełnił Rys 18 Pozycje towarowe wyświetlone są podwójnie (Rys 19), tak aby wystawiana korekta miała w swoich pozycjach wartości Było oraz Powinno Być. Pozycje na białym tle są pozycjami, które były na fakturze, natomiast te na tle Ŝółtym będą odzwierciedlać zmianę. 64

65 Rys 19 Aby dokonać zmiany w konkretnej pozycji, klikamy szybko dwa razy lewym przyciskiem myszy, tak aby otworzyło nam się okienko jak na Rys 20. ZauwaŜmy, Ŝe w przykładzie, program nie naliczył wartości VAT od towaru (w pozycji Wartość VAT na tle czarnym jest wartość 0). Korekty dokonuje się poprzez wpisanie w odpowiedniej pozycji właściwych wartości (czyli w przykładzie w pozycji Wartość VAT na tle białym kwoty 220). Oczywiście wprowadzane zmiany zatwierdzamy naciskając klawisz ENTER. Wracamy w ten sposób do formularza. Kiedy wszystkie poprawki zostaną juŝ naniesione, następuje zamykanie faktury (w ten sam sposób jak przy zwykłej fakturze ). Listę korekt moŝemy przeglądać analogicznie jak wszystkie faktury (patrz punkt 5.2). Rys FAKTURY Z MARśĄ Funkcja ta jest dostępna z poziomu kierownika, naleŝy wybrać Kierownik/ SprzedaŜ/ Lista faktur z marŝą. Przeglądanie faktur z marŝą jest pomocne, kiedy chcemy zobaczyć, jaką marŝę zrealizowaliśmy. Wszystkie faktury przechodzą tu niejako automatycznie, jeŝeli na sprzedawane na nich towary zostały określone ceny zakupu i sprzedaŝy w kartotece towaru (o kartotece towaru czytaj punkt 3.5). Faktury moŝemy przeglądać (Rys 21) według kontrahenta, rodzaju rejestru, według dat ( okres od do np. cały miesiąc, lub tylko jeden dzień). 65

66 Kryterium określamy sobie sami uzupełniając wybrane pola oraz wciskając FILTRUJ. Rys 21 PoniŜej mamy przykład wybrania faktur dla kontrahenta PIM w okresie od do Takie zestawienie moŝemy wydrukować, słuŝy do tego przycisk A lub zobaczyć podgląd uŝywając B. Funkcja ta pomocna będzie w przypadku, kiedy chcemy zobaczyć jaką A - B - marŝę zrealizowaliśmy na określonym kontrahencie, lub w wybranym okresie. Program automatycznie sporządza podsumowanie wybranych przez uŝytkownika faktur, sumując wartości brutto, netto, wartość w cenach zakupu, marŝę oraz kwotę nieuregulowanych naleŝności. 66

67 ROZDZIAŁ VI KASA Wszelkie operacje związane z gotówką zapisujemy w tzw. Raportach kasowych. Jednak przed rozpoczęciem pracy naleŝy ustalić, w jaki sposób będzie prowadzona kasa. Program daje nam dwie moŝliwości: Kasa wspólna cechą charakterystyczną jest to, iŝ kaŝda osoba, która posiada odpowiednie uprawnienia moŝe wprowadzać wszelkie operacje do kasy. W systemie otwarty jest, więc jeden raport kasowy, do którego zapisujemy zdarzenia. Prowadzona jest jedna numeracja Raportów kasowych, oraz dokumentów KP (Kasa przyjmie) i KW (Kasa wyda) Kasa imienna kaŝda z osób uprawnionych ma dostęp tylko i wyłącznie do swojej kasy, tylko i wyłącznie w swoim Raporcie kasowym moŝe zapisywać operacje. Dla kaŝdego z uŝytkowników prowadzona jest osobna numeracja dowodów KP i KW oraz Raportów Kasowych. Wyboru sposobu prowadzenia kasy dokonujemy w konfiguracji programu. 6.1 Rozpoczęcie pracy z raportem kasowym saldo otwarcia Otwierając po raz pierwszy Raport Kasowy program automatycznie wpisze nam 0 w saldzie otwarcia. JeŜeli mamy juŝ jakąś gotówkę w kasie moŝemy ją dopisać do salda. W tym celu jeszcze przed otwarciem formularza Raportu kasowego klikamy Kasa/ Saldo otwarcia kasy. Rys 1 Po tej czynności otworzy nam się okienko jak na Rys 2, w którym wpisujemy sami kwotę otwarcia kasy. Program automatycznie przerzuci nam wpisaną kwotę do RK (np. w przykładzie ). Rys 2 W pozostałych przypadkach saldo otwarcia kasy zostanie wzięte z salda zamknięcia poprzedniego Raportu Kasowego. 6.2 Nowy raport kasowy Pracę z nowym raportem kasowym rozpoczynamy wybierając z menu Kasa/ Nowy raport kasowy, lub wciskając myszą ikonkę: która znajduje się w lewym górnym rogu otwartego formularza Raportu kasowego. Otworzy nam się okienko z nowym raportem kasowym, do którego naleŝy wpisywać wszystkie operacje związane z obrotem gotówki. Na rysunku 3 przedstawiono wygląd okna raportu kasowego z 67

68 uzupełnionymi kilkoma pozycjami. Przed wprowadzaniem operacji musimy wybrać Symbol dokumentu, rozwijając listę obok tego pola, oraz powinniśmy określić daty, dla których dany raport jest sporządzany. Najczęściej będą to raporty dzienne, miesięczne lub dekadowe (10- dniowe). Rys Wprowadzanie dokumentów KP Wszelkie dokumenty KP i KW wprowadzamy w otwartym formularzu Raportu kasowego, na którym został wydzielony fragment, odpowiadający za te właśnie czynności (patrz Rys poniŝej) Wybór rodzaju dokumentu oraz daty Po pierwsze zaznaczamy, czy ma to być dokument KP - Kasa przyjmie czy KW - Kasa Wyda. Po naciśnięciu myszką strzałki pod polem KP/KW rozwinie nam się lista, z której wybieramy np.: KP. Następnie ENTEREM przechodzimy do pola Data. Tu wpisujemy datę zdarzenia. MoŜemy to zrobić na dwa sposoby: Wpisując z klawiatury datę, np Naciskając strzałkę w polu Data rozwinie nam się kalendarz. Wybór odpowiedniej daty następuje przez kliknięcie na poŝądanej przez nas wartości, np. na 16 września 2004 r. Program automatycznie otwiera nam kalendarz do bieŝącego miesiąca. MoŜemy jednak zmienić miesiąc, wciskając strzałki obok nazwy miesiąca (w przykładzie wrzesień 2004). Strzałka z prawej strony wybierze nam miesiące następne (październik, listopad itd.) natomiast strzałka z lewej strony miesiące poprzednie. 68

69 Wpisanie treści operacji, kwoty oraz wybór kontrahenta Kolejnym polem, które naleŝy uzupełnić jest pole Treść operacji. Przechodzimy do niego z pola Data wciskając ENTER. W polu tym wpisujemy treść zdarzenia, np.: zapłata za fakturę nr 548/04/2004, powinien być to komunikat przede wszystkim zrozumiały dla nas. Następnie wciskając ENTER znajdujemy się w polu Kwota, gdzie wpisujemy wartość operacji, ponownie wciskając ENTER dostajemy się do pola Kontrahent. Po naciśnięciu strzałki obok tego pola rozwinie nam się lista naszych kontrahentów. Wyboru dokonujemy uŝywając strzałek z klawiatury i akceptujemy ENTEREM. Aby przyspieszyć proces wyboru po rozwinięciu listy wpisujemy pierwsze litery nazwy kodowej kontrahenta, wówczas w rozwiniętej liście pojawią nam się nazwy spełniające ten warunek. Kontrahenta wybrać moŝemy równieŝ naciskając kombinację klawiszy CTR+S, wciskając klawisz F5, lub znak lornetki (ikona znajduje się w lewym rogu formularza). Otworzy nam się wówczas okno wyboru kontrahenta jak przy wystawianiu faktury (patrz punkt 5.1 wybór kontrahenta) Zatwierdzenie dokumentu Po wyborze kontrahenta i sprawdzeniu poprawności wszystkich wprowadzonych danych moŝemy zatwierdzić dokument. Naciskamy więc myszką przycisk Zatwierdź, który znajduje się obok pola Kontrahent. Program nada kolejny numer dokumentowi KP oraz zmodyfikuje saldo bieŝące kasy. Dokumenty KP zwiększają saldo natomiast KW zmniejszają Wprowadzanie dokumentów KP Wprowadzanie dokumentu KP jest analogiczne do wprowadzania KW. Jedyną występującą róŝnicą jest wybór KP zamiast KW (w polu KP/KW). 6.3 Regulowanie płatności z Kasy Zapłata za zakupy JeŜeli z kasy dokonujemy płatności za dokumenty wprowadzone do programu AMADEO MARKET2000 (np. faktura sprzedaŝowa, lub PZtka faktura zakupowa) moŝemy wykorzystać następującą opcję. Uzupełniając dokument KP/KW zaczynamy od wyboru kontrahenta, po czym wciskamy przycisk strzałki obok pola Co? (patrz rys poniŝej) Wybieramy czy jest to dokument sprzedaŝowy czy zakupowy (myszką) następnie naciskamy klawiszem myszy Nie zapłacone wówczas otworzy nam się okno, które będzie zawierało wszystkie dokumenty dla wybranego przez nas kontrahenta, które nie zostały jeszcze uregulowane (patrz Rys 4). Interesujący nas dokument wybieramy klikając dwa razy myszą przy odpowiednim dokumencie. Program automatycznie uzupełni pola Treść i Kwota oraz Data (wpisywana przez program data jest datą bieŝącą, którą moŝemy oczywiście zmodyfikować). Pole treść uzupełniane jest standardowo w formułę zapłata za fakturę..(numer uzupełnia program). Następnie wciskamy Zatwierdź. KaŜde pole moŝemy oczywiście dodatkowo zmodyfikować (jeŝeli np.: nie jest płacona cała kwota) klikając myszą w Ŝądanym polu i poprawiając. 69

70 Rys 4 Gdy juŝ wszystkie pozycje są uzupełnione moŝemy zatwierdzić wprowadzany dokument KP lub KW, w tym celu naciskamy klawiszem myszy przycisk Zatwierdź znajdujący się w prawej części formularza. Po zatwierdzeniu dokumentu, zostanie mu nadany kolejny numer oraz zmienione saldo bieŝące kasy Regulowanie płatności za faktury sprzedaŝowe UŜywając tej samej funkcji moŝemy przyjmować płatności gotówkowe za wystawione przez nas faktury sprzedaŝowe. Aby w oknie Nie zapłacone faktury kontrahenta pojawiły się jedynie faktury sprzedaŝowe wybieramy w liście do pola Co? SprzedaŜe. Kolejne czynności są takie same jak przy dokonywaniu zapłat za zakupy. 6.4 Lista raportów kasowych przeglądanie raportów zamkniętych i otwartych Najczęściej zdarza się, Ŝe praca z raportem kasowym nie kończy się w tym samym podejściu, w którym rozpoczynamy pracę. Aby znaleźć raport kasowy, na którym juŝ pracowaliśmy klikamy Kasa/ Lista raportów kasowych (Rys 5). Rys 5 Po tych czynnościach otworzy nam się okno, za pomocą którego moŝemy odnaleźć Raport kasowy. Program automatycznie wyświetli nam listę z raportami, które nie zostały jeszcze zatwierdzone. JeŜeli chcemy odnaleźć zatwierdzony RK w polu Rodzaj musimy wybrać wartość Zatwierdzone, oraz wcisnąć Filtruj. Program pokaŝe nam wszystkie zatwierdzone dokumenty. 70

71 Rys 6 Program moŝe równieŝ wyświetlić Raporty kasowe tylko jednego operatora. NaleŜy wówczas wpisać w polu Operator nazwę operatora i nacisnąć przycisk Filtruj. Uzyskaną w ten sposób listę moŝemy posortować według dat (np. od określonej daty, lub do danego dnia), według symbolu rejestru (jest pomocne jeŝeli dla Raportów kasowych mamy wybrane co najmniej dwa rejestry ustalanie rejestrów czytaj punkt 3.6 Kartoteka dokumentu), numeru rejestru, operatora, według salda otwarcia i zamknięcia (Rys 7). Po wybraniu wartości, według której chcemy posortować wyszukane raporty kasowe wciskamy jedną ze strzałek znajdującą się obok pola Sortuj po. Rys 7 JeŜeli znamy numer Raportu kasowego, który chcemy wyszukać, wpisujemy w polu Numer odpowiednią wartość i wciskamy przycisk Filtruj. W rezultacie wyszukiwania pokaŝe nam się tylko Raport kasowy z określonym przez nas numerem (moŝe się zdarzyć, Ŝe będzie to więcej niŝ jeden raport - kiedy prowadzona jest kasa imienna). Wejście do formularza raportu kasowego umoŝliwia szybkie dwukrotne kliknięcie w odpowiednim rekordzie. Do raportu kasowego jeszcze niezatwierdzonego moŝemy dopisywać operacje (KP lub KW). 6.5 Klawisze funkcyjne i ikonki Objaśnienie skrótów ikon 71

72 A B C D E F A otwiera nowy raport kasowy; przycisk jest aktywny jeŝeli poprzedni raport został zamknięty, w przeciwnym przypadku otrzymamy taki komunikat: B wyszukuje kontrahenta do tworzonego dokumentu C usuwa tworzone KP lub KW (UWAGA!!! Nie moŝna usunąć juŝ zatwierdzonych dokumentów) D podgląd wydruku Raportu kasowego E drukuje Raport kasowy Na wydrukowanym raporcie kasowym znajdą się takie dane jak: numer raportu (tylko na raportach zatwierdzonych, poniewaŝ raport otwarty jest zawsze z numerem 0 ), okres za jaki został sporządzony, wszystkie wprowadzone KP i KW ułoŝone według numerów, oraz podsumowanie (Rys 8). Podsumowanie pokazuje nam jakie obroty mieliśmy w kasie za cały okres raportu kasowego, jaki był przychód oraz rozchód, stan otwarcia i zamknięcia kasy. Rys 8 Przychód Rozchód F kończy pracę z formularzem Objaśnienie skrótów klawiszowych opisanych na raporcie kasowym na dole formularza F2 drukuje dokument KP lub KW (klikamy raz myszą w dowolnym punkcie na rekordzie z dokumentem, który chcemy wydrukować, tak aby podświetlić go na niebiesko następnie wciskamy F2) F3 podgląd wydruku dokumentu KP lub KW (klikamy raz myszą w dowolnym punkcie na rekordzie z dokumentem, który chcemy wydrukować, tak aby podświetlić go na niebiesko następnie wciskamy F3) F5 wyszukuje kontrahenta do wprowadzanego dokumentu KP lub KW 72

73 F6/F7 wydruk (podgląd wydruku) wpłaty do banku Ctrl+S - wyszukuje kontrahenta do wprowadzanego dokumentu KP lub KW Ctrl+D - drukuje Raport kasowy Ctrl+P - podgląd wydruku Raportu kasowego 73

74 ROZDZIAŁ VII PRODUKCJA Program AMADEO MARKET 2000 umoŝliwia obsługę procesu produkcji. Lista receptur (oraz moŝliwość definiowania nowych), na podstawie których przebiega proces produkcji znajduje się w menu Baza/ Receptury, natomiast sama produkcja dostępna jest w menu Kierownik/ Produkcja. 7.1 Wprowadzenie nowej receptury Funkcja, dzięki której definiujemy nowe receptury dostępna jest w menu Baza/ Receptury/ Lista receptur (rys 1). Po jej wybraniu otworzy nam się nowe okno, w którym Rys 1 wprowadzamy nowy dokument. Formularz, który słuŝy do definiowania receptury przedstawia rysunek 2. Rys Określenie magazynów, daty oraz wybór surowca Pracę z formularzem zaczynamy od wypełnienia pól Magazyn wyrobów gotowych oraz Magazyn surowców. W polach tych naleŝy rozwinąć listę (klikając na strzałce obok pola), z której naleŝy wybrać symbole magazynów. JeŜeli w programie zdefiniowany jest jedynie jeden magazyn, Magazyn Główny naleŝy wybrać go w obu przypadkach. Następnie naciskając ENTER przechodzimy do kolejnego pola. Jest to pole Data, wpisujemy tutaj datę 74

75 utworzenia receptury, czyli najczęściej datę bieŝącą. Pole to wypełnić moŝemy na dwa sposoby: po pierwsze moŝna wpisać z klawiatury pełną datę, np po drugie, naciskając strzałkę obok tego pola pojawi nam się kalendarz, z którego myszą naleŝy wybrać prawidłową datę. Następnie wciskamy ENTER i dostajemy się do pola Kod towaru. Pole to wypełniamy, jeŝeli znamy kod kreskowy (bądź kod krótki) surowca. Po wpisaniu tego kodu wciskamy przycisk ENTER, po czym uzupełnione zostaną kolejne pola: Nazwa surowca oraz Cena. JeŜeli natomiast kod tego nie znamy moŝemy pomóc sobie przyciskając przycisk Lista towarów (znajduje się on po prawej stronie formularza). Po wciśnięciu Listy towarów otworzy nam się nowe okno, w którym wyszukać moŝna (według sposobu opisanego w punkcie 3.5.2) surowiec. W momencie, gdy na liście widzimy juŝ odpowiedni towar klikamy na nim dwa razy. Automatycznie zamknięte zostanie okno wyszukiwania a wybrany towar pojawi się w polach Kod towaru, Nazwa towaru oraz Cena; automatycznie kursor ustawi nam się w polu Ilość, wpisujemy tutaj, z jakiej ilości surowca będzie produkcja Określenie rodzaju produkcji oraz wyrobów, które powstaną w wyniku produkcji Naciskając ENTER w polu Ilość dostajemy się do kolejnego pola Rodzaj receptury. W polu tym rozwijamy listę (naciskając strzałkę), z której do wyboru mamy dwie wartości (Rys 3): receptura statystyczna określamy w niej udział poszczególnych składników (w wyraŝeniu procentowym), które powstaną w wyniku produkcji. W tym przypadku wystarczy zdefiniować jedną recepturę dla określonego surowca receptura ilościowa określamy w niej udział poszczególnych składników (w wyraŝeniu ilościowym), które powstaną w wyniku produkcji. W tym przypadku naleŝy za kaŝdym razem (dla kaŝdej produkcji) definiować recepturę. Rys 3 Po wyborze rodzaju receptury naciskamy ENTER, przechodzimy tym sposobem do pól odpowiedzialnych za wprowadzanie towarów, które będą rezultatem produkcji. Wprowadzanie nowego towaru zaczynamy od przyciśnięcia przycisku gwiazdki z klawiatury. Otworzy nam się nowe okno (rys 4), wpisujemy tutaj kod kreskowe towaru lub Rys 4 kod krótki, jeŝeli nie znamy kodów, wciskamy przycisk Lista towarów (więcej o liście towarów czytaj punkt 3.5.2). Po wyszukaniu towaru, klikamy na nim dwa razy, 75

76 automatycznie przenosimy się do formularza (rys 4), w którym uzupełniamy pole Ilość lub %, wpisujemy tutaj: w przypadku receptury ilościowej wpisujemy rzeczywiste ilości uzyskane podczas produkcji w przypadku receptury statystycznej wpisujemy procentowy udział poszczególnych składników powstałych w wyniku produkcji Po wypełnieniu pola Ilość przechodzimy ENTEREM do kolejnych pól, które zostają automatycznie uzupełnione przez program. Po wprowadzeniu wszystkich produktów, zamykamy okno przyciskiem STOP Zatwierdzanie receptury W momencie, kiedy wszystkie pozycje są juŝ uzupełnione, moŝna zatwierdzić recepturę. Zatwierdzanie dokumentu odbywa się na takiej samej zasadzie jak kaŝdego innego dokumentu w programie. NaleŜy kliknąć na przycisku OTWARTY, po tej czynności pojawi się kolejny numer dokumentu w polu: Numer. 7.2 Przeglądanie listy receptur W menu Baza/ Receptury/ Lista receptur dostępne są wszystkie sformułowane receptury (rys 5). MoŜna je przeglądać, oraz edytować (jedynie te jeszcze nie zatwierdzone). Rys 5 Automatycznie po wybraniu opcji przeglądania receptur, otworzy nam się okno, w którym pojawią się jedynie otwarte dokumenty. Aby przeglądać dokumenty zatwierdzone, naleŝy w polu Rodzaj wybrać Zatwierdzone a następnie wcisnąć przycisk Filtruj. Dodatkowo z wszystkich receptur moŝna wyfiltrować według: kodu surowca wpisując kod (kreskowy lub krótki) surowca a następnie wciskając Filtruj otrzymamy wszystkie receptury dla wybranego surowca Nazwy surowca wpisując nazwę surowca a następnie wciskając Filtruj otrzymamy wszystkie receptury dla wybranego surowca Dodatkowo wszystkie wyszukane receptury moŝna posortować według: Daty Kodu surowca Nazwy surowca Magazynu surowców 76

77 Magazynu wyrobów Aby posortować wyszukane receptury, klikamy na strzałce obok pola Sortuj po, wybieramy z listy interesujące nas kryterium a następnie wciskamy przycisk niebieskiej strzałki. Po wyszukaniu receptury, moŝna do niej wejść, aby obejrzeć szczegóły. W tym celu klikamy na rekordzie z odpowiednią recepturą dwa razy myszą. 7.3 Rozpoczęcie nowej produkcji Po zdefiniowaniu receptur moŝna rozpocząć produkcję. Wszystkie opcje produkcji dostępne są w menu: Kierownik/ Produkcja. Rys Nowa produkcja Aby rozpocząć nowy proces produkcji wybieramy menu Kierownik/ Produkcja/ Nowa produkcja (rys 6). Wówczas otworzy nam się nowy formularz (rys 7), w którym definiujemy wszystkie parametry produkcji. Rys 7 77

78 Wybranie symbolu dokumentu oraz receptury Pracę z nowym dokumentem zaczynamy od wybrania symbolu rejestru. Otwieramy za pomocą strzałki obok pola Symbol dokumentu listę wyboru, z której wybieramy odpowiedni symbol, np.: PR. Następnie wciskając przycisk ENTER przechodzimy do pola Ilość wpisujemy tutaj ilość surowca, jaką wydajemy do produkcji, np.: 15 (kg). Następnie naciskamy myszą w polu Wybór receptury(rys 8), w nowo otwartym oknie wyszukujemy odpowiedniej receptury, klikamy na niej dwa razy myszą i automatycznie wracamy do formularza z rys 6. Po tej czynności uzupełnią nam się pola: Data receptury Magazyn surowców/ wyrobów gotowych Kod surowca, Nazwa surowca Ilość Ostatnia cena zakupu (patrz rysunek 7) Rys 8 Pole Data produkcji domyślnie ustawia bieŝącą datę, moŝna ją jednak zmodyfikować na dowolną, naciskając strzałkę obok tego pola i na rozwiniętym kalendarzu wybrać odpowiednią datę Zatwierdzanie produkcji, rozchód surowca, marŝowanie Kiedy juŝ wszystkie pola zostaną uzupełnione moŝna przystąpić do zatwierdzania produkcji. Tak jak kaŝdy dokument w programie klikamy na przycisku Otwarty, tak, aby jego status zmienił się na Zamknięty. Czynność ta wywołuje następujące konsekwencje: Po pierwsze tworzy się dokument rozchodowujący surowiec do produkcji (w ilości, jaką określiliśmy w polu Ilość rysunek 7 Po drugie zostaje równieŝ automatycznie stworzony dokument przyjmujący na stan wyroby gotowe rezultat produkcji 78

79 ROZDZIAŁ VIII MENU OPERACJE 8.1 Wyszukiwanie po kodzie Opcja ta słuŝy szybkiemu wyszukaniu kartoteki towaru, po kodzie lub ID kartoteki. Funkcja ta dostępna jest w menu Operacje/ Wyszukiwanie po kodzie. Po wejściu do niej otworzy nam się nowe okno (rysunek 1), w którym wpisujemy lub sczytujemy czytnikiem kodów kreskowych kod towaru (w polu Wprowadź kod), i wciskamy ENTER. Ewentualnie jeśli znamy Id kartoteki, PLU kasy lub PLU wagi wpisujemy je w odpowiednich polach oraz wciskamy ENTER. Jeśli program znajdzie towar według wpisanych warunków wypełni pola: Rys 1 Aby przejść do kartoteki wyszukanego towaru raz jeszcze wciskamy ENTER. JeŜeli natomiast program nie wyszuka Ŝadnej kartoteki spełniającej postawione kryterium nie uzupełni rekordu (na rysunku 1 na czarnym tle) Wydrukowanie cenówek Korzystając z opcji wyszukiwania po kodzie, moŝna wydrukować cenówki dla wybranych towarów. W tym celu wyszukujemy towar (według schematu opisanego w punkcie 7.1). Następnie klikamy na przycisku Dodaj do druku lub wciskamy kombinację klawiszy CTRL + D. Tak postępujemy ze wszystkimi towarami, dla których będziemy drukować cenówki. Po wybraniu towarów klikamy na przycisku Drukuj lub uŝywamy kombinacji klawiszy CTRL + R. Po tej czynności pojawi się nowe okno (patrz rysunek 2), z którego moŝemy bezpośrednio wydrukować cenówki klikając na przycisku B, lub zobaczyć podgląd wydruku klikając na przycisku A (dla drukarki zwykłej ). Z formularza wychodzimy klikając na przycisku C STOP. Rys 2 79

80 JeŜeli po wydrukowaniu jednej partii cenówek, chcemy wydrukować następne naleŝy kliknąć na przycisku Wyczyść lub uŝyć kombinacji klawiszy CTRL + W. Teraz moŝna wyszukiwać kolejne towary. 8.2 Przelewy Wysłanie przelewów zdefiniowanych w opcji: Wydruki/ płatności Opcja dostępna w menu Operacje/ Przelewy bezpośrednio związana jest z opcją Wydruki/ Płatności, gdzie definiujemy przelewy do banku (dokładny opis tej opcji znajduje się w punkcie 8.6). Tutaj znajdują się wszystkie przygotowane w opcji Płatności przelewy. Z tego miejsca wysyła się je do programu bankowego. Aby wysłać listę przelewów do banku, naleŝy kliknąć na przycisku Zaznaczam / Do banku (patrz rysunek 3) tak aby był widoczny napis Zaznaczam. W tym momencie moŝna zaznaczyć przelewy: Klikając dwa razy myszą na odpowiednim rekordzie Lub klikając na przycisku Zaznacz wszystkie, który znajduje się na dole formularza Rys 3 Zaznaczone dokumenty zostaną charakterystycznie podświetlone. Kolejnym etapem jest kliknięcie na przycisku Wyślij znajduje się w prawej, górnej części formularza Przeglądanie, wyszukiwanie przelewów Po otwarciu formularza przedstawionego na rysunku 3 moŝna wyszukać przelewy dla jednego kontrahenta (wpisując w polu Kontrahent kod kontrahenta), z określonego tytułu, za wybrany okres oraz w określonej kwocie patrz rysunek 4. Kryteria te moŝna stosować kaŝde oddzielnie lub łącznie. Po wybraniu odpowiedniego kryterium wciskamy przycisk Rys 4 80

81 Filtruj. Wyszukane według powyŝszych kryteriów rekordy moŝna posortować według (patrz rysunek 5) daty, kontrahencie, kwocie i tytułem. NaleŜy kliknąć na fioletowych strzałkach znajdujących się po prawej stronie formularza. Rys Zdefiniowanie nowego przelewu Korzystając z opcji Operacje/ Lista przelewów moŝna przygotować nowy przelew. Aby przejść do nowego przelewu, klikamy na przycisku Nowy, który znajduje się po prawej stronie formularza. Zostanie otwarte nowe okno (patrz rysunek 6). Przelewy definiujemy osobno dla kaŝdego kontrahenta. Po wejściu do formularza przygotowania nowego przelewu Rys 6 wybieramy z listy kontrahenta: z listy wyboru, która otworzy nam się w polu Kontrahent z listy kontrahentów, do której dostaniemy się wciskając kombinację klawiszy CTRL + S z listy kontrahentów, do której dostaniemy się klikając na przycisku lornetki opis przycisków uŝytecznych w tym formularzu znajduje się poniŝej (patrz rysunek 7) Wybór kontrahenta potwierdzamy klawiszem ENTER. Następnie naleŝy zaimportować faktury kontrahenta, które jeszcze nie są uregulowane. Do tego słuŝy przycisk C (patrz rysunek 7). Z listy faktur wybieramy do zapłaty faktury przez dwukrotne kliknięcie myszą. Zostaną one podświetlone na brązowo a takŝe uzupełnione zostaną pola: 81

82 tytułem domyślnym tekstem Zap. za fak. raz numerem faktury kwota program zsumuje wartość wybranych faktur liczba znaków pokazuje ile znaków zostało wpisane w polu Tytułem wyświetlone faktury moŝna posortować według daty płatności naleŝy kliknąć w polu Filtruj według daty płatności przycisk znajduje się w prawej części formularza Opis przycisków UŜyteczne przyciski występujące w formularzu tworzenia przelewu: Rys 7 A przejście do czystego formularza nowego przelewu B wyszukuje kontrahenta do dokumentu (ten sam efekt da uŝycie kombinacji klawiszy CTRL + S) C ściąga niezapłacone faktury kontrahenta (przed kliknieciem na tej ikonie, naleŝy mieć wybranego kontrahenta) D wysyła stworzony przelew do programu bankowego E przechodzi do kartoteki kontrahenta F wyświetla dane firmy G usuwa przelew do kosza H podgląd wydruku przelewu I drukuje przelew J wyjście z formularza 8.3 Wyciągi bankowe Opcja dostępna w menu Operacje/ Wyciągi bankowe słuŝy do wprowadzania otrzymanych wyciągów bankowych. Wprowadzone wyciągi moŝna eksportować do programu finansowo księgowego EFKA który je automatycznie zaksięguje Wprowadzenie nowego wyciągu bankowego Przed rozpoczęciem pracy z wyciągami bankowymi naleŝy uzupełnić listę banków. Lista ta dostępna jest w menu Baza/ Słowniki/ Banki. DODANIE BANKU Definiowanie banków, w których firma ma swoje rachunki odbywa się w menu Baza/ Słowniki/ Banki. Po wybraniu tej opcji otwarte zostanie nowe okno (patrz rysunek 8), w którym wpisywane są dane dotyczące rachunków bankowych. Wypełniamy pole Nazwa banku, Numer konta oraz Saldo otwarcia. Następnie, aby zapisać zmiany klikamy na przycisku czarnej dyskietki. 82

83 Rys 8 EDYCJA BANKU Dokonanie zmian w istniejących juŝ bankach moŝliwe jest po wejściu do opcji Baza/ Słowniki/ Banki. W nowo otwartym oknie pojawi się lista wprowadzonych rachunków. NaleŜy odnaleźć ten rekord, który odpowiada rachunkowi do zmiany, po dwukrotnym kliknięciu myszą uzupełnione zostaną pola Nazwa banku, Numer konta oraz Saldo otwarcia (patrz rysunek 8). MoŜna je dowolnie modyfikować, zmiany zapisujemy klikając na przycisku szarej dyskietki. PoniŜej opis przycisków, występujących na formularzu rachunków bankowych. Rys 9 A zapisuje zmiany we wprowadzonym wcześniej, teraz edytowanym rachunku bankowym B zapisuje nowy rachunek bankowy C wyjście z formularza WYCIĄGI BANKOWE NOWY WYCIĄG BANKOWY 83

84 Wprowadzenie nowego wyciągu bankowego zaczynamy wybierając opcję Operacje/ Wyciągi bankowe. Po wejściu do tej opcji otworzy się nowe okno (patrz rysunek 10). Pracę z nowym wyciągiem bankowym zaczynamy od wybrania Symbolu dokumentu (naleŝy rozwinąć listę wyboru w tym polu i z niej za pomocą strzałek i potwierdzając ENTEREM wybrać odpowiedni rejestr. Następnie uzupełniamy pole Na dzień według tego co jest na Rys 10 otrzymanym wyciągu. Kolejną rzeczą jest wybranie rachunku bankowego, którego otrzymany wyciąg dotyczy. SłuŜy do tego ikona znajdująca się po prawej stronie formularza: Po kliknięciu na tej ikonie zostanie otwarte nowe okno (patrz rysunek 11), w którym z listy naleŝy wybrać właściwe konto przez dwukrotne kliknięcie myszą. Rys 11 W momencie kiedy wybierzemy odpowiedni rachunek bankowy, na formularzu wprowadzania wyciągu bankowego uzupełnią się pola: Numer, Nazwa banku, Numer konta. JeŜeli jest to pierwszy wyciąg bankowy dla danego rachunku, program ściągnie saldo 84

85 otwarcia rachunku (wprowadzane przy zakładaniu banku rys 8). Natomiast jeśli dla danego rachunku były juŝ wprowadzane jakieś wyciągi, do pola Saldo otwarcia ściągnie się automatycznie saldo zamknięcia poprzedniego rachunku. W miarę jak będą wprowadzane kolejne pozycje z wyciągu zmieniać się będzie kwota w polu Saldo bieŝące. WPROWADZANIE POZYCJI Do przygotowanego wyciągu wprowadzamy pozycje. MoŜna to zrobić na dwa sposoby: pierwszy polega na wpisaniu w polach (patrz rysunek 10): Operacje, Data, Treść, Kwota oraz Kontrahent odpowiednich wartości. W polu Operacja zaznaczamy, czy jest wpłata czy wypłata z konta. W polu kontrahent wybieramy z listy kod kontrahenta uczestniczącego w danym przelewie. Drugi polega na wybraniu z listy przelewów (jeŝeli przelewy dokonywane były wcześniej przez opcję Wydruki/ Płatności) odpowiednich rekordów. Aby wejść do listy przelewów naleŝy kliknąć na ikonie teczki. wówczas otworzy się lista przelewów (opis w punkcie oraz 7.2.2). Z listy tej wybieramy (przez dwukrotne kliknięcie myszą) rekordy z przelewami, które znajdują się na wprowadzanym rachunku bankowym. Aby wrzucić wybrane rekordy na wyciąg klikamy na przycisku Na wyciąg bankowy (patrz rysunek 12) Rys 12 Wszystkie zaznaczone przelewy znajdą się we wprowadzanym wyciągu, zostanie zmodyfikowane saldo bieŝące. ZATWIERDZENIE DOKUMENTU Po wprowadzeniu wszystkich pozycji z wyciągu bankowego naleŝy dokument zatwierdzić. Klikamy myszą na przycisku Otwarty tak aby napis na nim zmienił się na Zamknięty. PRZYCISKI UśWANE PRZY WPROWADZANIU WYCIĄGU BAKOWEGO A przechodzi do wprowadzania nowego wyciągu bankowego B wyszukuje kontrahenta do wprowadzanej pozycji w wyciągu C usuwa wyciąg (tylko otwarty) D importuje do wyciągu przelewy E wyjście z formularza F wybiera rachunek bankowy, którego przelew dotyczy Lista wyciągów bankowych Lista wprowadzonych wyciągów bankowych (otwartych i zatwierdzonych) znajduje się w menu Operacje/ Wyciągi bankowe/ Lista wyciągów. Lista ta działa na takiej samej zasadzie jak wszystkie inne listy dokumentów w programie AMADEO MARKET

86 8.4 Zamknięcie dnia Operacja ta modyfikuje wartościowy stan magazynu. Aby uruchomić operację naleŝy z menu wybrać Operacje/ Zamknięcie dnia. Otwarte zostanie nowe okno (patrz rysunek 13). Program zaproponuje datę zamknięcia, jeśli jest ona poprawna to wystarczy nacisnąć przycisk Zamknij. Program nie pozwoli zamknąć po raz drugi tego samego dnia. Zamknięcie dnia zakończy się komunikatem: Zamknięcie dnia zostało zakończone. Aby wyjść z formularza zamknięcia dnia wystarczy nacisnąć przycisk STOP. Rys Przeliczenie stanów kartotekowych Operacja ta dostępna w menu Operacje/ Przeliczenie magazynu modyfikuje raz jeszcze stan ilościowo wartościowy na kartotekach towarów (funkcję tę naleŝy włączyć, jeśli np. została dwa razy zatwierdzona faktura). Następnie naciskamy przycisk Uruchom. Przeliczenie magazynu zakończy się komunikatem: Przeliczenie stanów kartotekowych zostało zakończone. Aby wyjść z formularza wystarczy nacisnąć przycisk STOP. 8.6 Rozliczenie inwentaryzacji Opcja, która jest dostępna w menu Operacje/ Rozliczenie inwentaryzacji słuŝy ostatecznemu rozliczeniu inwentaryzacji, tzn. po jej wykonaniu zostaną automatycznie wprowadzone i zaksięgowane dokumenty inwentaryzacyjne (zwiększające i zmniejszające stan dla dokumentów tych naleŝy stworzyć rejestry opis patrz punkt 3.7), które wyrównają stany magazynowe wynikające z programu ze stanem rzeczywistym wykazanym w inwentaryzacji. Aby zamknąć (zatwierdzić) inwentaryzację naleŝy kliknąć dwukrotnie myszą na wybranym rekordzie. Na wyświetlonej liście pojawią się jedynie te inwentaryzacje, które nie zostały ostatecznie zamknięte w magazynie. Rys 14 86

87 8.7 Zamiana producenta Program AMADEO MARKET2000 posiada funkcję automatycznej zamiany producentów. Dokonuje się to na wszystkich kartotekach, które do tej pory posiadały stary kod. Opcja ta dostępna jest w menu Operacje/ Zamiana producenta. Po jej wybraniu zostanie otwarte okno (patrz rysunek 15), w którym z listy naleŝy wybrać kod producenta, którego chcemy zmienić oraz kod nowego producenta przed zmianą producentów naleŝy uzupełnić słowniki producentów (więcej czytaj punkt 3.3). Po rozwinięciu listy moŝna wpisać pierwsze Rys 15 litery kodu producenta dzięki temu wyświetlona lista zawęzi się do tych, które spełniają kryterium. Po wybraniu kodów producenta naleŝy kliknąć na przycisku Zmień. Po zamianie producentów pojawi się komunikat Operacja wykonana. 8.8 Przeliczenie FIFO Opcja dostępna jest w menu Operacje/ Przeliczenie FIFO. Dostępna jest ona jedynie dla osób, które mają nadane uprawnieni na zakładce Ogólna 2: Uprawnienia do wprowadzania korekty FIFO. Przed uruchomieniem tej opcji naleŝy stworzyć dwa dokumenty RW i PW (o kartotece dokumentu czytaj punkt 3.7), na drugiej zakładce naleŝy zaznaczyć Dokument korygujący FIFO. Jeśli firma ma kilka magazynów to dokumenty muszą być stworzone dla kaŝdego magazynu. Uruchomienie tej opcji powoduje wystawienie jednego dokumentu RW i jednego dokumentu PW dla kaŝdego magazynu. Dokumenty te korygują stan wartościowy magazynu. Opcja ta uŝyteczna będzie jeŝeli: prowadzona jest sprzedaŝ na - występują korekty zakupów (zarówno ilościowe jak i wartościowe) towar przyjmowany jest na złą kartotekę Korekta FIFO jeszcze raz przeliczy wszystkie dokumenty. Po wybraniu opcji zostanie otwarte dodatkowe okno (patrz rysunek 16), w którym naleŝy kliknąć na przycisku Przeliczenie. Następnie program zapyta się Czy jesteś pewien, Ŝe chcesz puścić korektę FIFO, odpowiednio naleŝy wybrać TAK lub NIE. Po potwierdzeniu program przeliczy raz jeszcze wszystkie dokumenty oraz stworzy automatycznie dokumenty typu PW i RW, które odpowiednio skorygują stany i wartości kartotekowe. 87

88 Rys Zamknięcie miesiąca Opcja, którą naleŝy wykonać po wprowadzeniu wszystkich dokumentów, oraz zamknięciu wszystkich dni z poprzedniego miesiąca. Opcja słuŝy zabezpieczeniu, aby po oddaniu dokumentów do księgowości nie został przyjęty Ŝaden dokument z wybranego okresu. Po wybraniu tej opcji, zostanie otwarte dodatkowe okno, w którym naleŝy wpisać (patrz rysunek poniŝej) ostatni dzień miesiąca, a następnie kliknąć na przycisku Zamknij Zamknięcie roku Zamknięcie roku, jak nazwa wskazuje, wykonywane będzie po przyjęciu wszystkich dokumentów dotyczących minionego roku. Wówczas na drukowanym Raporcie zestawienie (dostępnym w menu Wydruki), wartość na 31.XII przenoszona jest na bilans otwarcia roku nowego. Wartość dokumentów, która na tym wydruku równieŝ się pokazuje, równieŝ liczona jest od Aby zamknąć rok, naleŝy wybrać w polu Na dzień odpowiednią datę, następnie w polu Magazyn magazyn, którego zamknięcie dotyczy oraz kliknąć na przycisku Zamknij rok. 88

89 8.11 Zmiana mnoŝnika kart rabatowych Opcja słuŝy do zmiany mnoŝnika na wszystkich kartach rabatowych. NaleŜy jej uŝyć w magazynie centralnym, mnoŝnik moŝna o stałą wielkość pomnoŝyć lub podzielić. ROZDZIAŁ IX WYDRUKI W programie AMADEO MARKET2000 mamy moŝliwość sporządzania róŝnego rodzaju analiz i zestawień. Większość z nich jest dostępna w zakładce Wydruki. 9.1 Rejestr VAT Opcja programu jest wybierana z Menu Wydruki/ Rejestr VAT. Pozwala nam ona na sporządzenie rejestru VAT za dowolnie wybrany okres, dowolnie wybranych dokumentów a nawet dla konkretnego kontrahenta. Po kliknięciu Wydruki/ Rejestr VAT wyświetli nam się okno jak na rys poniŝej. Aby wydrukować zestawienie po pierwsze musimy uzupełnić pole Rejestr (zaznaczamy, czego przygotowywany rejestr ma dotyczyć). Wyboru dokonujemy rozwijając listę (przez kliknięcie na strzałce) obok pola Rejestr. Rys 1 Następnie decydujemy, za jaki okres ma być sporządzone zestawienie. W tym celu wpisujemy daty w polu Za okres od... do. Do przygotowania zestawienia wystarczy wypełnienie tych dwóch pozycji. Dodatkowo moŝemy oczywiście ograniczyć przygotowane zestawienie wypełniając jedno (lub wszystkie) z następujących pól: 89

90 Symbol dokumentu klikamy na strzałkę obok tego pola i wybieramy określony symbol dokumentu dzięki temu w sporządzonym zestawieniu pojawią się tylko dokumenty z Ŝądanym symbolem rejestru Dokumenty nie vatowskie klikamy w kwadraciku obok tego pola, tak aby zaznaczyć charakterystyczny ptaszek (jak na rysunku) wówczas dokumenty określone jako nie vatowskie równieŝ pojawią się w zestawieniu rejestru; dotyczy to głównie not własnych (np. zakupy na placu) Kontrahent - klikamy na strzałkę obok tego pola, z rozwiniętej listy wybieramy myszą kontrahenta w ten sposób w wyświetlonym zestawieniu znajdą się tylko dokumenty dotyczące określonego kontrahenta NIP jeŝeli znamy NIP kontrahenta, wybieramy go z listy, która rozwinie się po kliknięciu na strzałce obok tego pola. Po wybraniu NIPu automatycznie uzupełni nam się kontrahent. W ten sposób w wyświetlonym zestawieniu znajdą się tylko dokumenty dotyczące Ŝądanego kontrahenta. Kiedy juŝ wszystkie parametry zostaną określone moŝemy: wydrukować rejestr (naciskając przycisk B), zobaczyć podgląd wydruku (naciskając przycisk A), lub zrezygnować z dalszej pracy z tą opcją (naciskając przycisk C). A B C Przykładowy rejestr zakupu przedstawia rys poniŝej. Składa się on z nagłówka, określającego czego rejestr dotyczy (zakupy, sprzedaŝe, koszty) oraz jakiego okresu. Następnie w tabeli poniŝej znajdują się wszystkie dokumenty spełniające warunki zdefiniowane przy przygotowywaniu rejestru. Program automatycznie sortuje dokumenty chronologicznie, zaczynając od najwcześniejszych. W wierszach znajduje się numer faktury, dane kontrahenta, którego faktura dotyczy, wartość zakupów (sprzedaŝy) brutto oraz wartość netto i kwota VAT w rozbiciu na stawki. W podsumowaniu na ostatniej stronie dokumentu zliczone są pozycje wartości netto, brutto, kwoty VAT (dla poszczególnych stawek oddzielnie). 90

91 Rys 2 91

92

93 A B C D E F G H I J K A naciskając ten przycisk przechodzimy do pierwszej strony B naciskając ten przycisk przechodzimy do poprzedniej strony C wskazuje, na której stronie obecnie jesteśmy (pierwsza cyfra) oraz ile jest wszystkich stron wydruku (druga cyfra) D - naciskając ten przycisk przechodzimy do kolejnej strony E - naciskając ten przycisk przechodzimy do ostatniej strony F kończy pracę z zestawieniem G przycisk słuŝący do powiększania lub pomniejszania H drukuje dokument I eksportuje sporządzone zestawienie do Worda lub Excela J załącza sporządzone zestawienie do a K zamyka podgląd wydruku 9.2 Suma dokumentów Wydruk zestawia wszystkie dokumenty, które zostały zatwierdzone w wybranym okresie. Po wybraniu tej opcji, pojawi się okno, w którym naleŝy wybrać zakres dat, na który robiony będzie wydruk. Na wydruku otrzymamy dokumenty pogrupowane według rejestrów, prezentujące wartość brutto, oraz według stawek VAT Analizy analiza obrotów dla grup towarowych WaŜną analizą ułatwiającą zarządzanie sklepem jest analiza obrotów. Funkcja ta dostępna jest w menu Wydruki/ Analizy/ Obroty dla grup. Zestawienie moŝemy sporządzić za dowolnie wybrany okres, dla określonej grupy towarowej (i podgrupy). Po wybraniu Wydruki/ Analizy/ Obroty dla grup wyświetlone zostanie nowe okno (Rys 3), w którym definiujemy wyŝej wymienione warunki. Rys 3 93

94 W pierwszej kolejności określamy daty dla zestawienia; wpisujemy je w polu Data od. do bądź z klawiatury, bądź poprzez kliknięcie myszą w kaŝdym z tych pól i wybranie daty myszą z wyświetlonego kalendarza. JeŜeli nie wypełnimy pozostałych pozycji przygotowane zostanie zestawienie zawierające dane dla wszystkich grup towarowych (tzn. w kolejnych pozycjach na wydruku znajdować się będą dane dla kolejnych grup towarowych). JeŜeli natomiast chcemy wydrukować zestawienie dla konkretnej grupy (i ewentualnie podgrupy) wypełniamy kolejne pozycje. A więc klikamy myszą obok pola Grupa i z rozwiniętej listy wybieramy odpowiednią wartość. Następnie klikamy myszą obok pola Podgrupa i równieŝ z listy wybieramy myszą Ŝądaną grupę towarową. Dzięki temu przygotowane zestawienie ograniczone zostanie do tych konkretnych grup towarowych. Rysunki 3 oraz 4 przedstawiają przygotowanie do analizy obrotów dla wędlin (grupa 10, podgrupa 11). PoniewaŜ dla podgrupy 11 określone są jeszcze 4 pod podgrupy, analiza obrotów wyszczególniła kaŝdą z tych pod podgrup. Rys Analizy - analiza produkcji Opcja ta dostępna jest w menu Wydruki/ Analizy/ Analiza produkcji. W oknie, które wyświetli nam się wówczas wyświetli (Rys 5)określamy przede wszystkim: daty w polach Okres od do za które ma być sporządzona analiza (wpisujemy daty z klawiatury, lub myszą klikamy na strzałce obok tych pól i wybieramy równieŝ myszą okeślone wartości) 94

95 Rys5 wybieramy Recepturę po kliknięciu na strzałce tego pola program wyświetli nam listę zdefiniowanych receptur, z której wybieramy odpowiednią. Uzupełnienie tego pola nie jest obowiązkowe w przypadku jego niewybrania zostanie wyświetlona analiza produkcji dla wszystkich receptur Przykładowo sporządzoną analizę produkcji sporządzoną dla 3 produktów przedstawia Rys Analizy towary kupowane przez kontrahenta Opcja wykorzystywana w przypadku sprzedaŝy towaru na fakturę VAT (nie do paragonu). Prezentuje wszystkie towary, które dany kontrahent kupił w wybranym okresie Analizy analiza kontrola zamknięcia dnia Opcja słuŝąca do kontroli czy dzień został poprawnie zamknięty. Zestawienie prezentuje wartość paragonów, wartość wynikającą z zamknięcia dnia, informację kto i kiedy dzień 95

96 zamykał oraz ewentualną róŝnicę między wartością paragonów a wartością wynikającą z zamknięcia dnia. JeŜeli w polu tym występuje róŝnica naleŝy dzień zamknąć ponownie. 9.4 Lista przelewów Wydruk listy przelewów jest kolejnym z proponowanych przez program AMADEO MARKET2000 zestawień. W zestawieniu tym pokazane są nie tylko formułowane przez nas w programie przelewy (patrz punkt 8.3), ale równieŝ regulowane przelewami nasze naleŝności (więcej patrz punkt Zapłata z listy sprzedaŝy zamkniętych). Aby takie zestawienie przygotować klikamy Wydruki/ Lista przelewów. Po tej czynności wyskoczy nam okienko (Rys 7), w którym definiujemy, za jaki okres chcemy zobaczyć zestawienie przelewów. Uzupełniamy, więc pola Okres od, do wpisując bezpośrednio z klawiatury odpowiednie wartości lub klikając na strzałkę obok tych pól a Rys 7 następnie myszą wybierając określone daty. Następnie wciskamy przycisk drukarki (aby wydrukować zestawienie) lub przycisk podglądu wydruku (przycisk znajduje się po lewej stronie od przycisku drukarki Rys 7). JeŜeli natomiast chcemy zakończyć pracę - wciskamy przycisk STOP. Rys 8 przedstawia przykładową listę przelewów. Przede wszystkim warto zaznaczyć, iŝ w pierwszej kolejności operacje grupowane są według kontrahentów, a następnie według daty. Ze znakiem - zaznaczone są zapłaty naszych naleŝności natomiast ze znakiem + nasze zobowiązania. Na dole formularza znajdują się przyciski ułatwiające pracę z zestawieniem, ich objaśnienie znajduje się poniŝej. A naciskając ten przycisk przechodzimy do pierwszej strony B naciskając ten przycisk przechodzimy do poprzedniej strony C wskazuje, na której stronie obecnie jesteśmy (pierwsza cyfra) oraz ile jest wszystkich stron wydruku (druga cyfra) D - naciskając ten przycisk przechodzimy do kolejnej strony E - naciskając ten przycisk przechodzimy do ostatniej strony F kończy pracę z zestawieniem G przycisk słuŝący do powiększania lub pomniejszania H drukuje dokument I eksportuje sporządzone zestawienie do Worda lub Excela J załącza sporządzone zestawienie do a K zamyka podgląd wydruku 96

97 Rys 7 A B C D E F G H I J K (objaśnienia patrz punkt 8.1) 9.5 Stan w cenie detalicznej Korzystając z opcji Wydruki/ Stan w cenie detalicznej moŝemy sprawdzić na wybrany dzień stan magazynu, podsumowujący wartości wszystkich wprowadzonych do programu dokumentów (według rejestru dokumentu patrz rozdział 3.6). Po wybraniu Wydruki/ Stan w cenie detalicznej otworzy nam się nowe okno (Rys 8). Wypełniając poszczególne pozycje zaczynamy od określenia dat w polu Na dzień, i tak: jeŝeli chcemy sprawdzić stan na określony dzień w polach wpisujemy (z klawiatury lub wybieramy z listy rozwiniętej po kliknięciu strzałki) tą samą datę jeŝeli natomiast chcemy uzyskać dane dla przedziału czasu wpisujemy w pierwszym polu datę wcześniejszą w drugim późniejszą (w przykładzie zestawienie przygotowane zostało na okres od do roku) Rys 8 97

98 Po określeniu dat klikamy przycisk Oblicz. Tak przygotowane zestawienie moŝna: wydrukować - wciskając przycisk drukarki (znajduje się on w prawej części formularza) zobaczyć podgląd wydruku (przycisk z lewej strony drukarki) lub wyjść z formularza (wciskając przycisk STOP) Przygotowane zestawienie zawiera podsumowanie dla wszystkich rodzajów dokumentów, które zostały zdefiniowane w punkcie 3.6. Kolumna pierwsza Początek okresu odzwierciedla sumę wartości dokumentów od do określonej przez nas w pozycji Na dzień daty w praktyce jest to stan z końca dnia poprzedniego. W kolumnie drugiej Za okres znajduje się suma dla poszczególnych dokumentów zatwierdzonych w okresie przez nas zdefiniowanym (lub w ciągu jednego dnia - jeŝeli wybraliśmy stan na konkretny dzień), natomiast kolumna ostatnia Na koniec okresu jest sumą dwóch poprzednich wyznacza więc ona sumę dokumentów od dnia do drugiej z dat określonych w pozycji Na dzień. 9.6 Kontrola płatności lista nieuregulowanych zobowiązań i naleŝności WaŜnym zestawieniem jest równieŝ to, które pokazuje nieuregulowane płatności oraz jednocześnie umoŝliwia sporządzanie przelewów bankowych. Opcja ta dostępna jest po wybraniu Wydruki/ Płatności. Wówczas otworzy nam się nowe okno, Rys Sporządzenie listy nieuregulowanych płatności Wybór rodzaju płatności oraz okresu którego płatność dotyczy Pracę z formularzem zaczynamy od wybrania, czy mają to być płatności za dokonane przez nas zakupy czy za sprzedane towary. Klikamy więc na strzałce obok pola: Stan płatności za, tak aby rozwinęła nam się lista wyboru, z której myszą wybieramy Ŝądaną wartość (patrz Rys 12), następnie w podobny sposób określamy czy mają to być płatności gotówkowe, czy teŝ przelewowe (klikamy w polu Forma płatności i równieŝ z listy wybieramy odpowiednią formę płatności). Do wszystkich tych pozycji dostajemy się wciskając z klawiatury przycisk ENTER lub klikając w wybranym polu myszą. Przedstawione na rysunku zestawienie pokazuje nam nieuregulowane płatności przelewowe za zrealizowaną sprzedaŝ, których termin płatności upływa w okresie między a 98

99 JeŜeli chcemy natomiast zobaczyć płatności na określony dzień wystarczy w polach Data płatności od, Data płatności do wybrać tę samą datę. MoŜna ją wpisać bezpośrednio z klawiatury lub zaznaczyć myszą - z rozwiniętego za pomocą strzałek obok tych pól kalendarza. Rys 10 Istnieje moŝliwość zobaczenia wszystkich nieuregulowanych płatności, wówczas w polu Stan płatności za wybieramy wartość Wszystko, w polach Data płatności od do wpisujemy okres kilku miesięcy wstecz a w polu Forma płatności kasujemy przyciskiem z klawiatury: DELETE wprowadzoną wartość, tak aby pole było puste. Pozostałych pól nie uzupełniamy. Otrzymamy wówczas wszystkie zobowiązania i naleŝności (nieuzaleŝnione od formy płatności), które nie zostały uregulowane, a których termin płatności juŝ upłynął lub upływa dnia dzisiejszego są one zaznaczone na czerwono w polu Data płatności. Opcja ta jest bardzo pomocna przy kontroli naleŝności, moŝemy szybko i sprawnie sprawdzić zaległe płatności zarówno naszych odbiorców jak i nasze. Rys Określenie kontrahenta oraz symbolu dokumentu MoŜemy oczywiście zestawienie sporządzić np. dla określonego kontrahenta lub dla danej grupy rejestrów (określonych w kartotece dokumentu patrz punkt 3.6). Kontrahenta moŝemy wybrać na dwa sposoby: 99

100 Po pierwsze moŝemy rozwinąć listę wszystkich kontrahentów, klikając myszą na strzałkę obok pola Kontrahent. Następnie wciskając z klawiatury pierwsze litery nazwy kodowej kontrahenta ograniczymy wyświetlanych w liście kontrahentów do tych spełniających postawiony warunek. Po drugie moŝemy uŝyć skrótu klawiszowego CTRL+S lub symbolu lornetki, który znajduje się w prawym górnym rogu formularza w obu wypadkach przeniesiemy się do Listy kontrahentów (więcej czytaj punkt 3.7) Wybranie kontrahenta nie jest obowiązkowe, moŝemy w ten sposób ograniczyć listę płatności. Podobnie nie jest obowiązkowe uzupełnienie pola Symbol dokumentu. Ogranicza ono listę nieuregulowanych płatności według wybranego rejestru. JeŜeli chcemy wybrać rejestr klikamy myszą na strzałce obok pola Symbol dokumentu i z rozwiniętej listy wybieramy Ŝądany rejestr KLAWISZE FUNKCYJNE A B C D A podgląd wydruku B drukuje zestawienie C wyszukuje kontrahenta D kończy pracę z formularzem Przede wszystkim opcja ta ma za zadanie kontrolować nieuregulowane płatności. JeŜeli jednak w zestawieniu chcemy zobaczyć wszystkie dokumenty (równieŝ te zapłacone) zaznaczamy kwadracik obok pola Wszystkie dokumenty. Po uzupełnieniu wszystkich pól wciskamy przycisk Filtruj. Po tej czynności zobaczymy listę faktur. Lista została tak skonstruowana, aby pokazywać razem faktury tego samego kontrahenta. Najpierw widzimy więc w poszczególnych wierszach dane nieuregulowanych faktur dla jednego kontrahenta, następnie podsumowanie tych faktur w polach: Wartość faktury, Do zapłaty i zapłacono. Podobne podsumowanie (ale juŝ dla wszystkich wyświetlonych dokumentów) mamy na dole formularza. Dodatkowo program podświetla na czerwono w polu Data płatności płatności, które nie zostały uregulowane w terminie Przygotowanie przelewów bankowych Z listy (wyświetlonej według punktu 8.3.1) moŝemy sporządzać przelewy bankowe Wybór faktur do zapłaty Po przygotowaniu zestawienia nieuregulowanych płatności, klikamy dwa razy myszą w polu z dokumentem, za który chcemy dokonać płatności. ZauwaŜmy, Ŝe po tej czynności program uzupełnia pozycje, które znajdują się w środkowej części formularza, nad wyświetloną listą faktur. Dodatkowo wybrane do przelewu faktury zostają zaznaczone, przez podświetlenie je w kolorze ciemnoszarym. ZauwaŜmy, Ŝe w przykładzie do zapłaty wybrane są dwie faktury (pole Tytułem), gdzie za drugi dokument płacimy częściowo 200 zł (stąd w polu Do zapłaty wychodzi kwota 100

101 = 481,17+200). Program jest tak skonstruowany, Ŝe płatności dla kaŝdego kontrahenta regulujemy osobno. A więc po wybraniu faktury (jednej, lub kilku) dla danego kontrahenta klikamy przycisk teczki w prawej części formularza. Klikając na tym przycisku rezygnujemy z wybranych do przelewu faktur wybieranie zaczynamy od nowa Na tym znaku klikamy, jeŝeli chcemy zaznaczyć zapłatę częściową lub całościową Na tym przycisku klikamy zatwierdzając dokumenty do przelewu Zapłata częściowa lub całościowa Program daje moŝliwość dokonywania płatności częściowych. Jeszcze przed wybraniem dokumentów do przelewu musimy kliknąć na przycisku Zapłata całościowa lub Zapłata częściowa (jest to ten sam przycisk znajduje się w prawej części formularza) patrz rysunek - Klikając na takim przycisku dokonujemy płatności całości kwoty - jeŝeli widzimy taki przycisk płacimy część zobowiązania JeŜeli chcemy dokonać płatności częściowej w przycisk Zapłata całościowa (po czym zmieni się napis na tym przycisku w Zapłata częściowa), a następnie klikamy na dokument, za który chcemy dokonać zapłaty. Wyświetli nam się nowe okno, w którym wpisujemy kwotę płatności: 101

102 9.7 Raport magazynowy Funkcja sporządza wydruk stanów magazynowych na dowolnie wybrany dzień; dane do zestawienia pobierane są bezpośrednio z dokumentów. Opcja dostępna jest w menu Wydruki/ Raport magazynowy. Po wybraniu tej funkcji otworzy nam się nowe okno (rys..) Po pierwsze wybieramy datę, na którą ma zostać sporządzony raport magazynowy. Klikamy na strzałce obok pola Na dzień i wybieramy myszą datę z rozwiniętego po kliknięciu kalendarza (bądź wpisujemy ją bezpośrednio z klawiatury). Kolejną rzeczą jest wybór magazynu, klikamy myszą na strzałce obok pola Magazyn, program w rozwiniętej liście wyświetli nam wszystkie zdefiniowane w programie magazyny, klikamy myszą na wybranym. Te dwie czynności wystarczą juŝ dla sporządzenia raportu magazynowego wówczas na wydruku znajdą się wszystkie towary. JeŜeli natomiast chcemy sporządzić raport dla Tutaj klikamy jeŝeli chcemy sporządzić raport dla określonej grupy towarowej określonej grupy towarowej wypełniamy pozycję Grupa. Po kliknięciu otworzy nam się nowe okno, w którym przez dwukrotne kliknięcie myszą wybieramy grupę towarową do zestawienia. JeŜeli chcemy jeszcze uszczegółowić raport, klikamy na kolejnym kwadracie w Polu Grupa, otworzy nam się okno zawierające podgrupy dla grupy towarowej wybranej juŝ przez nas w czynności poprzedniej. Natomiast w przypadku, kiedy chcemy uzyskać raport dla określonego towaru moŝemy w polu Warunek po nazwie towaru wpisać pełną nazwę towaru lub jej część. Dzięki temu zestawieniu mamy moŝliwość szybkiego sprawdzenia jakie towary mamy obecnie na stanie, w jakiej ilości, oraz jaka jest ich wartość (w cenie zakupu). 9.9 Raport zestawienie Raport naleŝy do grupy raportów magazynowych, prezentuje stan magazynu w cenach zakupu netto, prezentując rejestry dokumentów, które miały wpływ na stan magazynu. Raport moŝna wykonać za dowolnie wybrany okres PZ do WZ niezafakturowane Zestawienie prezentuje te dowody dostaw, które zostały zafakturowane (czyli do których przyszła faktura zbiorcza) po okresie na który robiony jest wydruk Zestawienie dokumentów wewnętrznych 102

103 Opcja ta dostępna jest w menu Wydruki/ Zestawienie dokumentów wewnętrznych. Prezentuje zestawienie dokumentów, które zostały zrobione jako PW lub RW Zestawienie korekt paragonów Zestawienie prezentuje korekty do paragonów, wykonane w wybranym okresie Kody krótkie Funkcja wydruku kodów krótkich dostępna jest w menu Wydruki/ Kody krótkie. Kody krótkie stosowane są w przypadku, kiedy na towarze nie ma kodu kreskowego (np. pieczywo, warzywa). Kody krótkie moŝna definiować dowolnie, poczynając od 1. Aby wydrukować zestaw kodów krótkich klikamy Wydruki/ Kody krótkie, otworzy nam się nowe okno. Po pierwsze wybieramy zakres, którego kody mają dotyczyć (w Tutaj klikamy, jeŝeli chcemy wydrukować wszystkie kody z danego zakresu przykładzie mamy kody z zakresu od 0 do 10). Następnie musimy określić, czy na wydruku mają być wszystkie kody, czy tylko te uŝywane czy tylko wolne. W tym celu naleŝy kliknąć przy odpowiedniej pozycji (patrz rysunek). Po tych czynnościach klikając na przycisk drukarki, lub podglądu wydruku (przycisk z lewej strony drukarki) moŝemy juŝ drukować zestawienie. Dodatkowo, jeŝeli chcemy wydrukować kody dla określonej grupy towarowej klikamy na przycisku obok pola Grupa. Z wyświetlonej ramki wybieramy myszą odpowiednią grupę towarową, następny przycisk na prawo zdefiniuje nam podgrupy towarowe, kolejny pod podgrupy. Przykładowy wydruk kodów krótkich z zakresu od 0 do 10 przedstawia rysunek. 103

104 ROZDZIAŁ X ZMIANY W MAGAZYNIE OD WERSJI Wersja zmieniony został sposób numeracji wszystkich dokumentów (numeracja PZ została zmieniona w wersji od ) Dla przypomnienia piszę jak zmienić numery dokumentów PZ, PZ-, PZKorekta, które idą ciągłą numeracją: "po zmianie numeru na zatwierdzonym dokumencie, naleŝy wejść w opcję Plik/ Zmiana numeracji - tam w polu Ostatni numer naleŝy wpisać nr, który ma się narzucić i następnie uŝyć opcji Zmień numer. Opcja ta dostępna jest po uprzednim nadaniu uprawnienia uŝytkownikowi w menu PLIK/ ADMINISTRATOR/ UPRAWNIENIA zakładka 6, upr do zmiany numeracji zakupów VAT-owskich" - natomiast jeśli po wgraniu tej wersji zmieniony zostanie numer na innym dokumencie, np PZWZ - to kolejny numer, który ma się narzucić naleŝy wpisać w Baza/ Lista kartoteka dokumentów, wejść w odpowiedni rejestr, na zakładce część 1 - w polu "Ostatni numer dokumentu" naleŝy wpisać ten, który ma się teraz narzucić. Do opcji Baza/ Lista kartoteka dokumentów jest uprawnienie dostępne na części 1 "zakładanie kartotek dokumentów" 10.2 Wersja zmieniony sposób filtrowania listy towarowej - konfiguracja, na drugiej zakładce "Zaznaczenie powoduje automatyczne > ustawienie % przed nazwą tow. : poprawiony wydruk Zestawienia dokumentów wew drukuje się pełna nazwa firmy 10.3 Wersja powstała nowa opcja Analiza marŝowania. Opcja dostępna po nadaniu uprawnienia dostępnego w części 6 uprawnień Do przeglądania dziennika uprawnień w menu Wydruki/ Analizy/ Dziennik marŝowania. W analizie w magazynie sortuje je wg. ostatniego zamarŝowania danego towaru. W konfiguracji programu naleŝy włączyć tą opcję w konfiguracji Zakładka <Ogólna 4> <Czy włączyć dziennik marŝowania :> 10.4 Wersja W raporcie magazynowym dodany został warunek po półkach. 104

105 10.5 Wersja Powstał dodatkowy filtr Dostawca w dzienniku marŝowania. Opcja dostępna w menu Wydruki/ Analizy/ Dziennik marŝowania - Powstała nowa opcja Automatyczne zamykanie dni. śeby opcja zadziałała naleŝy ustawić konfiguracje (Ogólna 4): a) NaleŜy zaznaczyć ptaszka: <Czy włączyć automatyczne zamykanie dni :> b) W związku z tym Ŝe nie chcemy Ŝeby program podczas dnia pracy blokował komputer, naleŝy wprowadzić <W jakich godzinach ma być wyłączone automatyczne zamykanie dni od :> W związku z tym, Ŝe na magazynie moŝe pracować kilka komputerów, ale tyko jeden w danym momencie moŝe zamykać dzień naleŝy w prowadzić <Numer komputera na którym będzie puszczane automatyczne zamykanie dni:> ten numer jest brany z pliku <lok.mdb> <id_komputera>, Ŝeby nie było konieczne jak do tej pory uzupełnianie pliku lokalnego przez accessa, powstała zakładka <Lokalna>, gdzie moŝna wprowadzić numer komputera. KaŜdy komputer winien mieć swój unikatowy numer Wersja Przy wystawianiu faktury do paragonu na stanowisku kasowym jako domyślne ustawienie w polu forma płatności pojawia się gotówka niezaleŝnie od ustawień w kartotece kontrahenta - Przy wystawianiu faktury dodano opis skrótów klawiszowych dla formularza wystawiania faktury - Przy wystawianiu faktury do paragonu na stanowisku kasowym faktura będzie automatycznie się drukowała w dwóch egzemplarzach Po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury do paragonu na stanowisku kasowym formularz będzie automatycznie się zamykał po wydrukowaniu faktury Wersja MoŜliwość otwarcia raportu kasowego opcja dostępna po nadaniu uprawnienia dostępnego w części 6 uprawnień Uprawnienie do otwierania raportów kasowych 2. MoŜliwość otwarcia dokumentów typu PZ. Opcja dostępna po nadaniu uprawnienia dostępnego w części 6 uprawnień Uprawnienie do otwierania dokumentów PZ. 105

106 UŜytkownicy jednak muszą pamiętać o tym, Ŝe zatwierdzając ponownie dokument PZ jeŝeli jest 0 termin płatności i gotówka to wejdzie po raz kolejny do raportu kasowego (jeŝeli jest włączona taka konfiguracja) - więc najlepiej wówczas dokument taki zatwierdzić sobie z terminem płatności 1 dzień, oraz Ŝe zatwierdzenie dokumentu Pz modyfikuje ceny detaliczne, jak kaŝda PZ Wersja Nowa opcja produkcji składającej dotychczas dostępna była opcja produkcji rozbioru. Opcja dostępna jest w tych samych miejscach czy produkcja rozbiór. Program rozróŝnia składanie od rozbioru po rodzaju dokumentu, którym przygotowujemy produkcję. Rejestry przypisuje się do odpowiedniego rodzaju produkcji w menu Baza/ Lista kartoteka dokumentów w polu rodzaj dokumentu wybieramy: - produkcja rozbiór dla rozbioru - produkcja składająca dla składania 2. Na liście towarów pole Dostawca rozwijane z listy 3. MoŜliwość obliczenia rabatu od faktury zakupu, który udzielony jest od całości dokumentu. Przycisk dostępny jest w PZ Kierownika Przelicz 4. MoŜliwość załoŝenia nowej kartoteki dla towarów z nowymi kodami kreskowymi przy imporcie elektronicznym faktury. W nowej kartotece uzupełniane są automatem następujące dane: nazwa towaru, kod kreskowy, PKWiU, jednostka miary, stawka VAT, cena zakup, ilość, nazwa fiskalna; W związku z tym przy wczytywaniu faktury dla nowych kodów kreskowych program zapyta Czy załoŝyć kartotekę towaru dla... Opcja dostępna jedynie dla sklepów nie podłączonych do centrali. 5. Nowe uprawnienie do otwarcia faktur sprzedaŝy oraz korekt do faktur sprzedaŝy; 10.8 Wersja Intrastrat wywozowy, uŝytkownik na formularzu intrastrat wybiera wywóz zamiast przywóz. 2. Zmieniony wydruk raportu magazynowego wartościowego: dodano prócz obrotów narastająco, obroty miesięcznie. 106

107 10.9 Wersja Zamkniecie dnia korzysta tylko i wyłącznie z tabel sieciowych (dokonuje się od razu na serwerze). Naprawa stanów równieŝ korzysta z tabel sieciowych. Powinno to wyeliminować przepełnianie się pliku lok.mdb. 2. Usunięto problem pojawiający się z KOPK przy powtórnym zamknięciu dnia nie tworzą się nowe dokumenty, nadpisują się stare. 3. Pojawił się wydruk historii towaru z kartoteki towaru; Wersja Przystosowanie programu magazynowego dla gastronomii. MoŜliwy wydruk bonów na kuchni bezpośrednio z formularza zamówienia klienta. W zamówieniach do odbiorców pokaŝą się dodatkowe pola i przyciski. Pola są trzy: 1. Godzina przyjęcia zamówienia wpisywana automatycznie po zatwierdzeniu zamówienia przyjętego przez telefon. 2. Godzina realizacji wprowadzana przez program, w momencie ostatecznego zatwierdzenia zamówienia i drukowania paragonu. 3. Godzina powrotu prowadzana przyciskiem po powrocie kierowcy. 4. Dwa przyciski do wydruku bonów w kuchni. Zamówienie działa równieŝ w ten sposób Ŝe jak wprowadza się ilość zamawianą to automatycznie program wpisuje ilość wydaną. MoŜliwość usuwania utargów generowanych w programie rozliczenie kasjerów do tej opcji obowiązuje uprawnienie do usuwania KP/KW, które było juŝ wcześniej Wersja Osobna aktualizacja pól i osobna aktualizacja sekwenserów 2. Poprawione wczytywanie towarów z kolektora na PZ 3. Zmieniony wydruk stan w cenie detalicznym pojawia się na nim wartość rabatu udzielonego na faktury sprzedaŝy (nie do paragonów) 4. Poprawione marŝowanie (niebieski kolor kolumn marŝa i % marŝy) 5. zmieniony sposób liczenia raportu magazynowego jak i równieŝ zamykanie dni. Będzie działać szybciej, gdyŝ nie wykonuje się lokalnie, a od razu na serwerze. 6. JeŜeli korzystamy z opcji zamknięcia dnia, to od tej wersji jest zabezpieczenie które nie pozwala zamknąć miesiąca, w którym są otwarte dokumenty 7. kartoteki z ilościami od +0,01 do -0,01 wyświetlane są przez program jako 0 107

108 8. moŝna usunąć utarg z raportu kasowego przerzucony z programu rozliczenie kasjerów - jak ktoś ma uprawnienie do usuwania KP/KW, to moŝe usunąć utarg. 9. Poszerzone pole z nazwą towaru na wydruku PZ Wersja Kontrola ilości całkowitych przy wystawianiu faktur sprzedaŝy oraz zamówień od klientów. W bazie jednostek miary naleŝy zaznaczyć które jednostki miary są nie podzielne i wtedy przy wypisywaniu faktury lub zamówienia program nie pozwoli wprowadzić takiego towaru jeśli ilość nie jest liczbą całkowitą. 2. moŝliwość wystawienia faktury sprzedaŝy modyfikującej stan i liczonej od ceny brutto (w kartotece dokumentu naleŝy zaznaczyć na zakładce 2 zaznacz jeśli jest to dokument modyfikujący stan i liczony od ceny brutto 3. wgrywając tą wersję magazynu naleŝy koniecznie wykonać przeliczenia stanów (po akutalizacji pól); dopiero wówczas moŝna zamykać dni 4. moŝliwość wyliczania średniej ceny produkcji, aby opcja była aktywna naleŝy w konfiguracji na zakładce <Ogólna 4>, zaznaczyć ptaszka <Zaznaczenie powoduje rozliczenie produkcji wg. średniej ceny zakupu surowca :>. 5. saldo płatności zapłaconych na pz, fa i fa korekta po ponownym zamknięciu dokumentu wylicza się samo Wersja MoŜliwość otwarcia dokumentów typu RW, PW, FV, FV Korekta 2. Zmodyfikowana Opcja przeliczenia FIFO bierze pod uwagę wszystkie dokumenty od początku pracy sklepu. Dostępna do tej pory opcja przeliczenia korygującego FIFO brałaby pod uwagę dokumenty od ostatniego zamknięcia miesiąca. Dlatego przygotowana została konfiguracja w programie, która spowoduje, iŝ pierwsze przeliczenie FIFO moŝe wykona się od początku pracy sklepu na systemie Amadeo. Aby opcja zadziałała muszą zostać spełnione następujące warunki: muszą zostać załoŝone dwa dokumenty (jeden typu RW drugi PW na kaŝdym sklepie), na kartotece dokumentu oznaczone ma zostać dokument korygujący FIFO (na drugiej zakładce) osoba, która będzie wykonywała tą operację, musi mieć nadane uprawnienie do wprowadzania korekty FIFO dostępne w części 2 uprawnień w dolnej części 108

109 Przy pierwszym wykonaniu korekty FIFO w konfiguracji programu naleŝy zaznaczyć opcję zaznaczenie powoduje korygowanie FIFO za cały okres. Odznaczenie koryguje tylko od ostatniego zamknięcia miesiąca. Czyli po wgraniu programu konfiguracja powinna wyglądać tak jak na poniŝszym rysunku (+ ewentualnie zaznaczona opcja nr 1 opisana poniŝej) Uwaga!!!! po wgraniu programu i ustawieniu konfiguracji naleŝy wylogować się z programu i zalogować ponownie, aby nowa konfiguracja została odświeŝona. Po tej operacji wykonają się dwa dokumenty, jeden typu RW, drugi PW które korygują zaburzoną kolejkę FIFO. Przy kolejnych korektach naleŝy włączyć opcję nr 3 zaznaczenie powoduje automatyczne uruchomienie korekty FIFO przed zamknięciem miesiąca wówczas zamykając miesiąc program będzie pamiętał, Ŝe najpierw ma zrobić korektę FIFO a następnie zamyka miesiąc oraz wyłączyć opcję nr 2 (korekta za cały okres). Dodatkowa konfiguracja, do zastosowania w zaleŝności od potrzeb Zaznaczenie powoduje wyłączenie tworzenia dokumentu PW korygującego stany ujemne podczas tworzenia korekty FIFO oznacza to, iŝ program nie tworzy dodatkowego dokumentu PW, na którym wykazane są towary mające stan ujemny w tym dokumencie są one zerowane. NaleŜy zastanowić się czy ta opcja powinna być zaznaczona czy nie jeŝeli towary ze stanami minusowymi nie zostaną w FIFO wykorygowane to zrobi to inwentaryzacja. 3. Na potrzeby przyjęć dokumentów typu RR i PZ na tą samą kartotekę towaru w PZ magazyniera i kierownika pojawiło się dodatkowe pole, informujące program, który Vat z kartoteki towaru ma ściągać: - czy VAT zakupu dla dokumentów typu RR, jeŝeli na kartotece towaru pole Vat zakupu jest 5% 109

110 - czy VAT sprzedaŝy - dla dokumentów typu PZ, jeŝeli na kartotece towaru pole Vat sprzedaŝy jest np. 3% Odpowiednią wartość (czy Vat zakupu czy Vat sprzedaŝy) wybieramy klikając na polu zaznaczonym na rysunku powyŝej (jego opis zmiena się z Vat zak na Vat sp); w tym momencie w tej wersji programu program na dokumenty typu PZ ściąga Vat zakupu taki jak jest na kartotece towaru (chyba Ŝe zaznaczona zostanie opcja Vat sprzedaŝy) 4. na liście towarów jest dodatkowa kolumna VAT 5. dodatkowy wydruk taki jak promocja ale z napisem "Cena dnia" na kartotece towaru przycisk wydruk promocji, moŝna wpisać wg uznania jaki napis ma się wydrukować 6. nowe uprawnienie w magazynie do blokady wprowadzania kodu kontrahenta przy zakupach w przypadku nadania tego uprawnienia po wejściu w magazynierze w PZ nie ma operator moŝliwości wpisania kodu kontrahenta musi wprowadzić numer NIPu; uprawnienie znajduje się w części drugiej uprawnień, na dole odbiera moŝliwość edycji kontrahenta na dokumencie PZ 7. Wydruk stan w cenie detalicznej po zamkniętej inwentaryzacji równy jest wartości po inwentaryzacji. 8. Uprawnienie do zerowania ilości rezerwacji Opcja Hurtowa uprawnienie znajduje się w części szóstej. Po nadaniu tego uprawnienia w menu operacja na samym dole pojawi się opcja zerowania Wersja z dnia Zmieniony sposób programowania kolektora danych z programu magazynowego. Dodatkowo rozwiązany został problem z formatem pliku: DLookUp.txt, który jest róŝny 110

111 dla wersji aplikacji AMADEO pracującej na kolektorze. Aplikacja: U8300-PS5.AGX - uproszczona, akceptuje tylko pliki trzykolumnowe (kod, nazwa, oraz ilość). Aplikacja: U8300-PS6.AGX rozszerzona, akceptuje tylko pliki czterokolumnowe (kod, nazwa, ilość oraz cena detaliczna). Dotychczasowe wersje programu magazynowego, generują tylko pliki czterokolumnowe, co niekiedy (w zaleŝności od wgranej aplikacji) moŝe wywołać dodatkowy problem. W związku z tym przygotowanych zostało kilka zmian w formularzu: "Programowanie kolektora". OtóŜ wprowadzony został zestaw opcji, o nazwie: "Rozdaj danych", która umoŝliwia podanie rodzaju pliku DLookUp.txt, zawierającego bazę danych i przeznaczonego do programowania kolektora. Dostępne są dwie nastawy. Pierwsza to "uproszczone" (nastawa domyślna) - przeznaczona do generowania plików: trzykolumnowych (kod, nazwa, oraz ilość). Druga to "rozszerzone" - przeznaczona do generowania plików: czterokolumnowych (kod, nazwa, ilość oraz cena detaliczna). Jeśli podczas eksploatacji operator wybierze złą nastawę, i programowanie będzie nieudane, to zawsze pozostaje druga moŝliwość! Dodatkowo wprowadzony został na omawianym formularzu, mechanizm "oczekiwania" na decyzję (działanie) operatora. Objawia się to tym, iŝ po podaniu parametrów filtru i naciśnięciu przycisku: "Programuj", program przygotowuje plik: DLookUp.txt (na ścieŝce zdefiniowanej w konfiguracji - zakładka: "Ogólna 3", pole: "Nazwa pliku do prog. kolektora:"), poczym wyświetla komunikat: "URUCHOM NA KOLEKTORZE TRYB ŁADOWANIA BAZY DANYCH (3-8). Następnie naciśnij ENTER.", który wstrzymuje działanie aplikacji do czasu gdy operator nie ustawi kolektora w trybie odczytu danych (moŝna to wykonać szybko, po naciśnięciu klawiszy skrótu na kolektorze, najpierw 3 a później 8), potwierdzenie komunikatu klawiszem ENTER wznawia działanie aplikacji. Jeśli komunikacja została właściwie zdefiniowana, to rozpocznie się przekazywanie danych na kolektor (co moŝna obserwować na kolektorze). 2. Dodatkowy filtr na liście płatności oraz liście przelewów pozwalający na filtrowanie wg spółki (dla central ściągających dane z ponad jednej spółki; jeŝeli program wykryje dwa lub więcej rekordów w tabeli kod_spółki uaktywnia ten filtr 3. Dodatkowy przycisk F9 na liście zamówień realizacja zamówień (hurt + detal) 4. Dodatkowa opcja: Centralizacja szablonów (dostępna wraz z najnowszą wersją programu C2T. Po wgraniu nowego magazynu naleŝy dokonać ręcznej modyfikacji tabeli <szablongl>, z kolumny <id> trzeba usunąć wartość domyślną <nextval('"szablongl_id_seq"'::text)>.nie usunięcie tej wartości uniemoŝliwi zakładanie 111

112 nowych szablonów nową wersją. Usunięcie tej wartości i praca dalej na starej wersji programu teŝ spowoduje niemoŝność zakładania nowych szablonów 5. MoŜliwość usunięcia z wyciągu bankowego przelewu (z listy przelewów) 6. NOTA KSIĘGOWA DODATKOWY DOKUMENT naleŝy załoŝyć dodatkowy rejestr w Baza/Lista kartoteka dokumentów, w którym w polu Rodzaj dokumentu część 1 naleŝy wybrać dokument sprzedaŝy, oraz na części 2 zaznaczyć pole zaznacz jeśli jest to nota księgowa dokument robi się podobnie jak fakturę marketingową natomiast do jej wydruku słuŝą przyciski na fv WZ podgląd wydruku i WZ na drukarkę są one obok przycisku STOP 7. Zmieniony wydruk przecen dodane wartości: wartość detaliczna stara (brutto, netto, VAT), wartość detaliczna nowa (brutto, netto, VAT), marŝa stara (brutto, netto, VAT), marŝa nowa (brutto, netto, VAT); wydruk dostępny jest bez Ŝadnych dodatkowych czynności, zadziała nawet na juŝ zrobionych przecenach OPCJA EKSTRA PŁATNA 8. Dodany automatyczny wydruk dekretu dla dokumentów zakupu do uruchomienia tej opcji potrzebny jest dodatkowy moduł automatyczne księgowanie OPCJA EKSTRA PŁATNA Aby uruchomić automatyczny wydruk dekretu naleŝy zdefiniować wzór dekretacji (wg uzgodnień z księgowością) dla kaŝdego rodzaju dokumentu zakupu. Wzory dekretacji ustala się w osobnym module autoks. Moduł ten musi być podłączony do kaŝdej bazy (czy to będzie zrobione na kaŝdym sklepie czy w jednym miejscu wszystko jedno). Aby moduł się uruchomił musi być na tym komputerze zainstalowany program magazynowy. Najlepiej moduł autoks wgrać do innego katalogu niŝ ten skąd uruchamiany jest magazyn. Wynika to z tego, Ŝe aby program autoks się uruchomił musi być plik tekstowy dns.txt, w którym wpisujemy dostęp do bazy, przy czy ten dostęp musi być wypełniony w dwóch kolejnych linijkach; Po zalogowaniu się do programu (dostęp jest dla kaŝdego załoŝonego operatora w systemie) naleŝy wejść w opcję Wzory/Nowy wzór i tam uzupełnić kaŝdą linijkę dekretu dla kaŝdego rejestru osobno. W programie magazynowym naleŝy uzupełnić kartoteki kontrahentów odpowiednimi numerami kont księgowych (pole numer konta księgowego ); dla kontrahentów, którzy w księgowości nie mają podanych kont naleŝy wpisać zgodnie z sugestią księgowego. JeŜeli numer konta nie zostanie wpisany na wydruku dekretu na PZ wydrukują się kwoty i strona księgowania natomiast nie pojawi się numer konta księgowego. Wzory dekretów zapisują się w tabeli wzor_gl i wzor_sz, natomiast dekret dla kaŝdego dokumentu w tabeli dekret. 112

113 10.15 Wersja z dnia Na kartotece towaru wprowadzono dodatkową nastawę - flagę: "Filtr przecen" (pole znajduje się w dolnej prawej części kartoteki towaru). Edycja tej flagi dostępna jest tylko dla bazy centralnej. Dzięki tej nastawie moŝna regulować: zaznaczenie (ustawiona) lub odznaczenie (nieustawiona) kartotek towarowych, które mają być drukowane na raporcie przecen. Filtr, jest dostępny w opcji menu: KIEROWNIK PRZECENY. Zaznaczenie tego filtru spowoduje, Ŝe będą filtrowane oraz drukowane tylko kartoteki towarowe, które mają ustawioną flagę: "Filtr przecen". Jeśli filtr nie jest zaznaczony, to drukowane będą wszystkie kartoteki towarowe ("po staremu"). Dodatkowo aktualizacja pól przy podmianie na tą wersję powoduje automatycznie ustawienie tego pola dla wszystkich kartotek. 2. Zmiana sposobu edycji kartoteki kontrahenta bezpośrednio po wejściu w kartotekę kontrahenta jest ona ustawiona w statusie podgląd danych aby kartotekę kontrahenta móc edytować naleŝy ustawić w pozycji Edycja przycisk, który znajduje się w prawym dolnym rogu kartoteki kontrahenta. 3. Saldo otwarcia dokumentu odświeŝa się w momencie wybrania rejestru dokumentu na raporcie kasowym. 4. W opcji Przelewy/ Nowy przelew (przelew robiony ręcznie) pojawiło się dodatkowe pole, w którym moŝna przypisać przelew do wybranej Spółki opcja aktywna dla programu obsługującego więcej niŝ jedną spółkę. W programie została zmieniona opcja regulowania płatności przez F6. 5. W opcji regulowania płatności przez F6 na listach dokumentów (zakupy, sprzedaŝ) jeśli program wykryje przynajmniej dwa otwarte raporty kasowe uaktywnia dodatkowe pole, w którym wybiera się raport kasowy (symbol dokumentu) do którego płatność ma trafić. 6. Powstało dodatkowe uprawnienie do zmiany symbolu dokumentu oraz numeru dokumentu dla dokumentów zakupu uprawnienie znajduje się w części 2 pod uprawnieniem do zmiany nagłówka zakupu 7. Została poprawiona opcja importu rozliczenia opakowań do faktury zbiorczej 8. Dostosowanie struktury bazy do wymagań Centrali Lewiatan Małopolska 9. Została zmieniona opcja importu dowodów dostawy do faktury zbiorczej po zaimportowaniu dowodów dostaw faktura zbiorcza nie jest moŝliwa do edycji; ilości i ceny są takie jak na dowodach dostaw; usunięcie dowodu dostawy z opcji importu dokumentów na PZ powoduje usunięcie towarów przyjętych na tym dowodzie dostawy- 113

114 oczywiście opcja jest odpowiednio powiązana z wydrukiem dostępnym w opcji Kierownik / WZ niezafakturowane; Opcja aktywna jest po włączeniu jej w konfiguracji : Plik/ Administrator/ Konfiguracja/ Ogólna 4 Zaznaczenie powoduje włączenie kontroli faktur zbiorczych 10. Po otwarciu dokumentu typu PZ program usuwa wpisy z przecen, ponowne zamknięcie dokumenty generuje przeceny Wersja z dnia Zmieniony wydruk cenówek cena za podstawową jednostkę miary drukuje się do 4 miejsc po przecinku; w związku z tym została zmieniona kartoteka towaru rozszerzone zostało pole Cena za podstawową jednostkę miary do 4 miejsc po przecinku 2. Dodatkowy filtr na liście paragonów (menu Listy/ Lista paragonów) pokazujący paragony, na których wystąpiło storno (pole w lewym dolnym rogu Zaznacz, Ŝeby wybrać paragony ze stornami ) 3. W programie została wprowadzona kontrola daty przyjęcia wprowadzanego dokumentu opcja do włączenia w konfiguracji programu: Plik/ Administrator/ Konfiguracja/ Ogólna 4 Zaznaczenie powoduje włączenie kontroli daty ostatniej inwentaryzacji po włączeniu opcji program nie pozwoli zatwierdzić dokumentu w którym data przyjęcia (lub rozchodu) dokumentu jest równa lub mniejsza od daty ostatniego zamknięcia; w związku z tym, aby umoŝliwić uŝytkownikowi wprowadzenie dokumentu z datą wcześniejszą powstała dodatkowa opcja Otwarcie dnia do której jest uprawnienie. Opcja otwarcia dnia znajduje się w Operacje/ Otwarcie dnia, natomiast uprawnienie do niej w Plik/ Administrator/ Uprawnienia/ Część 6 Upr. Do otwierania zamkniętego dnia. JeŜeli zdarzy się konieczność otwarcia dni to zalecamy wykonać po niej opcję Przeliczenia stanów Operacje/ Przeliczenie stanów, aby ilości na kartotekach zgodziły się z ilościami wynikającymi z historii towaru. Przy zamykaniu dokumentu kontrolowane są następujące daty: - data przyjęcia na dokumentach typu PZ, PW i KFV (korekta sprzedaŝy) - data rozchodu na dokumentach typu RW, RO (rozliczenie opakowań), FV (faktury sprzedaŝy), MM (przesunięcia międzymagazynowe) - data produkcji na dokumencie Produkcja (Kierownik/ Produkcja) JeŜeli zdarzy się sytuacja poprawy dokumentu z dnia zamkniętego naleŝy pootwierać wszystkie dni do tego z którego jest dokument do poprawy, następnie poprawić dokument, i ponownie pozamykać dni. w powiązaniu z powyŝszą opcją w programie została 114

115 wprowadzona kontrola daty zamknięcia ostatniej inwentaryzacji po rozliczeniu inwentaryzacji nie da się zamknąć dokumentu lub dnia z datą mniejszą bądź równą zamkniętej inwentaryzacji. 4. Na poziomie dokumentów RW w magazynierze oraz PW w magazynierze i kierowniku powstał dodatkowy przycisk, regulujący który VAT z kartoteki towaru ma zostać ściągnięty (VAT sprzedaŝy czy VAT zakupu dotyczy towarów kupowanych od rolników ryczałtowych); w związku z tym na formularzach pojawił się dodatkowy przycisk (patrz rysunek poniŝej) jeŝeli jest napisane VAT zak wówczas do dokumentu ściągany jest VAT zakupu z kartoteki towaru, w przypadku VAT sp analogicznie. 5. W historii towaru (na kartotece towaru) pojawiło się dodatkowe pole Ostatnia inwentaryzacja pole to uzupełnia się automatycznie, po kaŝdej inwentaryzacji na której towar był spisywany, pokazuje datę inwentaryzacji oraz ilość spisaną. 6. Kartoteka towaru została podzielona na dwie części dodane zostały zakładki na górze formularza część podstawowa i część rozszerzona 7. W zamówieniach pojawiło się dodatkowe pole uwagi na dole formularza 8. Została wprowadzona blokada wejścia dwóch uŝytkowników do tego samego zamówienia 9. Została rozszerzona zdolność przyjęcia treści przelewu do maksymalnie 255 znaków (przy współpracy z programami bankowymi) 10. Na wydruku korekty do sprzedaŝy pojawia się dodatkowe pole data dokumentu korygowanego 11. Program hurtowy w opcji Wydruki\ Wydruk oferty dla akwizytora pojawił się dodatkowy filtr Szablon zamówienia opcja jest dodatkowo płatna 115