Stażowy Program Rozwoju i Nowoczesnej Technologii SPRINT. Zarządzenie nr 104

Transkrypt

1 Strona1 Zarządzenie nr 104 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację projektu Stażowy Program Rozwoju i Nowoczesnej Technologii - SPRINT, na podstawie umowy POWR S182/17-00 z dnia 28 listopada 2017r. realizowanego w ramach Osi Priorytetowej III. Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju, Działania 3.1. Kompetencje w szkolnictwie wyższym, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego na lata Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 395, z późn. zm.) oraz 16 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2012 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1533), w związku z załącznikiem nr 8 do zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach wprowadzonych zarządzeniem nr 119 z dnia 30 listopada 2009 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. WPROWADZENIE 1 1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach reguluje zarządzenie nr 119 z dnia 30 listopada 2009 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. 2. Księgi rachunkowe w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach prowadzone są z wykorzystaniem programu ERP SAP Zintegrowany Informatyczny System Wspomagający Zarządzanie Uczelnią.

2 Strona2 II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU STAŻOWY PROGRAM ROZWOJU I NOWOCZESNEJ TECHNOLOGII - SPRINT Zasada wyodrębnienia rachunków bankowych 1) Dla obsługi finansowej Projektu Stażowy Program Rozwoju i Nowoczesnej Technologii, zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem, wyodrębniono nieoprocentowany i bezprowizyjny rachunek bankowy prowadzony w ING Bank Śląski S.A. Katowice o numerze ) W przypadku braku środków na wydzielonym rachunku bankowym, w związku z opóźnieniem wpływu transz lub innym istotnych powodów, poniesione wydatki są finansowane z konta zasilającego prowadzonego w ING Bank Śląski S.A. Katowice o numerze: Zwrot wydatkowanych kwot nastąpi natychmiast po otrzymaniu opóźnionej transzy. Konto zasilające obsługuje również operacje zapłaty za zakupione środki trwałe na rzecz Projektu. 2. Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu W ramach prowadzonych przez Uniwersytet Śląski ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem ERP SAP, został wyodrębniony dla Projektu obiekt controlingowy SF , ze źródłem finansowania ZFIN (fundusze strukturalne). Na obiekcie controlingowym Projektu ewidencjonowane są koszty w układzie rodzajowym koszty grupy 4* z klasą obiektu KOSZP. Dla głównego elementu PSP: SF tworzona jest szczegółowa analityka dla poszczególnych zadań (załącznik nr 1) SF do ewidencji przychody na realizację Projektu, do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach dostawców materiałów i usług, do ewidencji rozliczeń z pracownikami na analitycznych kontach pracowników, do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach wydatków kwalifikowanych Projektu, z konta bankowego Projektu,

3 Strona do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach wydatków kwalifikowanych lub wydatków niekwalifikowanych Projektu, z zasilającego konta bankowego Projektu, , SF , ZFIN do ewidencji wpływu środków finansowych ze środków europejskich oraz środków z dotacji celowej. 3. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu uznaje się, że wszystkie wyszczególnione w budżecie Projektu wydatki są kosztami kwalifikowanymi. 2) Koszty są kwalifikowane, jeżeli zostały właściwie udokumentowane i faktycznie poniesione w znaczeniu kasowym (zapłacone z rachunku bankowego). 3) Na potrzeby rozliczeń wydatków w walutach obcych, we wniosku o płatność przyjmuje się zasady określone w dokumentach Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój oraz w zarządzeniu nr 120 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowych zasad wyceny przykładowych operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych i ustalania różnic kursowych, z późn. zm. 4. Koszty pośrednie Koszty pośrednie w Projekcie rozliczane są ryczałtowo w wysokości 20% poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach Projektu wydatków bezpośrednich. Ogólne zasady rozliczania koszty pośrednich są zawarte w zarządzeniu nr 119 z dnia 30 listopada 2009 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. Szczegółowy, procentowy podział kosztów pośrednich w Projekcie określa zarządzenie nr 190 z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie realizacji Projektu pt.: Stażowy Program Rozwoju i Nowoczesnej Technologii - SPRINT w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Ewidencja kosztów pośrednich przebiega na kontach zespołu 5* i jest prowadzona w Dziale Budżetowania i Kontrolingu Uniwersytetu Śląskiego.

4 Strona4 5. Wkład własny Wkład własny w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 3%, jest wnoszony w 50% z narzutu kosztów pośrednich przypadających na Administrację Ogólnouczelnianą oraz 50% z narzutu kosztów pośrednich jednostek realizujących Projekt Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii oraz Wydział Informatyki i Nauki o Materiałach Uniwersytetu Śląskiego, w strukturze ustalonej przez Koordynatora Projektu. W celu zachowania przejrzystości montażu finansowego w Projekcie, poniesiony wkład własny jest ewidencjonowany na kontach zespołu 5* na odrębnym obiekcie kontrolingowym elemencie PSP SF w Dziale Budżetowania i Kontrolingu. Równolegle prowadzona jest ewidencja pozabilansowa wkładu własnego na kontach zespołu 9* w ewidencji pozabilansowej, przez Dział Księgowości Projektów. 6. Dochody w Projekcie Wszelkie dochody wygenerowane w związku z realizacją Projektu, są objęte obowiązkiem ich ujawnienia, zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Zasada postępowania z VAT W programach operacyjnych istnieje obowiązek złożenia Oświadczenia o kwalifikowalności podatku od towarów i usług. Uniwersytet Śląski w tym oświadczeniu zadeklarował, że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z uwagi na fakt, iż realizując Projekt nie może odzyskać w żaden sposób poniesionego kosztu podatku VAT, którego wysokość została zawarta w budżecie projektu. Zakupy w ramach których podatek VAT został poniesiony, wykorzystywane są do czynności zwolnionych z podatku VAT. Podatek VAT w tym Projekcie jest wydatkiem kwalifikowanym.

5 Strona5 8. Sprawozdawczość Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec instytucji nadzorującej Projekt są ustalone w umowie o dofinansowanie oraz w dokumentach programowych Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. III. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH PROJEKTU 3 Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunku bankowym. IV. OPIS I DEKRETACJA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 4 1. Dla Projektu stosuje się numerację dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie Śląskim podziałem dowodów księgowych na poszczególne rodzaje (zakup materiałów, zakup usług, zakup książek, zakup środków trwałych itp.). W systemie ERP SAP numeracja dowodów księgowych dotyczących projektów jest wyodrębniona dla większości rodzajów dokumentów. 2. Otrzymane dokumenty księgowe opisywane i zatwierdzane są zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem, zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach programowych POWER. Dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu księgowego, trwale z nim zszyty. 3. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: 1) numer umowy o dofinansowanie Projektu,

6 Strona6 2) informację, że Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, 3) nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Projektu lub adnotacją, że dokument dotyczy kosztów pośrednich, 4) kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań - kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku, gdy dokument objęty jest ustawą Prawo zamówień publicznych - powinno być odniesienie do ustawy. 4. Opis dokumentu księgowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 5. Dekretacja i księgowanie dowodów odbywa się w systemie ERP SAP, zgodnie ze schematami księgowymi umożliwiającymi automatyczne zaksięgowanie operacji gospodarczych. Wydruk dekretu, podpisany przez osobę księgującą, jest dołączony i trwale zszyty razem z dowodem źródłowym. Na dowodzie źródłowym nanosi się ręcznie numer księgowy nadany automatycznie przez system. Dopuszcza się także zbiorcze raporty dekretów dla dowodów zaksięgowanych za dany okres, trwale zapisany w postaci pliku PDF, zgodnie z zasadami obowiązującymi w jednostce. V. ARCHIWIZACJA 5 1. Dokumenty księgowe archiwizuje się w segregatorach oznaczonych nazwą i numerem Projektu. Dokumenty związane z realizacją Projektu winny być przechowywane zgodnie z zapisami Rozporządzenia Rady 1303/2013 przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostatecznie wydatki dotyczące zakończenia Projektu. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych, zgodne z umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego wprowadzonej

7 Strona7 zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 2. Oryginał umowy o dofinansowanie oraz dokumentacja Projektu przechowywana jest w Śląskim Międzyuczelnianym Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych Uniwersytetu Śląskiego. 3. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w Kwesturze w Dziale Księgowości Projektów w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po dacie zakończenia Projektu, określonej w ust Oryginały dokumentów płacowych dotyczące wynagradzania osób ze środków Projektu oraz dokumentacji dotyczącej zatrudniania osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac przechowywane są w Dziale Płac w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po dacie zakończenia Projektu, określonej w ust Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po dacie zakończenia Projektu, określonej w ust Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudniania osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. osobowego funduszu płac przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po dacie zakończenia Projektu, określonej w ust Po upływie okresów, o których mowa powyżej całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 6. VI. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 6 1. Wpływ środków finansowych na rachunek bankowy Projektu: Wn rachunek bankowy Projektu Ma , SF , ZFIN

8 Strona8 2. Zakupy materiałów i usług: Wn 4* - konta rodzajowe kosztów, z elementem PSP SF (analityka dla zadań Projektu) ze źródłem finansowania ZFIN Ma wg analityki poszczególnych kontrahentów. 3. Zapłaty za zakupione materiały i usługi: Wn wg analityki poszczególnych kontrahentów Ma rachunek bankowy Projektu lub Ma zasilając konto bankowego Projektu. 4. Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, umów cywilnoprawnych: Wn 4* - konta rodzajowe kosztów, z elementami PSP SF (analityka dla zadań Projektu) ze źródłem finansowania ZFIN wartość brutto wynagrodzenia, ZUS pracodawcy Ma 231* wynagrodzenia brutto pracownika Ma 220* ZUS pracodawcy Wn 231* potrącenia ZUS, PDOF pracownika Ma 220* potrącenia ZUS, PDOF pracownika. 5. Wypłaty wynagrodzeń i bezosobowego funduszu płac: Wn 231* - przelew wartości netto wynagrodzenia Ma rachunek bankowy Projektu lub Ma zasilając konto bankowego Projektu. 6. Przelew składek ZUS i PDOF: Wn 220* potrącenia PDOF Wn 231* składki ZUS Ma rachunek bankowy Projektu lub Ma zasilając konto bankowego Projektu. 7. Miesięczne rozliczenie międzyokresowe przychodów Projektu odbywa się poprzez przeksięgowanie do wysokości kosztów poniesionych w danym miesiącu z konta Rozliczenie Międzyokresowe Przychodów Projekty Strukturalne :

9 Strona9 Wn , SF , ZFIN na konto Przychody na realizację projektów z funduszy strukturalnych Ma , SF Ewidencja pozabilansowa: 1) ewidencja struktury finansowania: Wn Projekty współfinansowane - środki unijne Wn Projekty współfinansowane - środki krajowe Ma Projekty ogółem 2) ewidencja podatku VAT: Wn Projekty VAT Ma Projekty ogółem 3) ewidencja wkładu własnego: Wn Projekty wkład własny finansowy Ma Projekty ogółem 7 Zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych uregulowane są w zarządzeniu nr 188 z dnia 17 grudnia 2012 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów) finansowo - księgowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn.zm. oraz w zarządzeniu nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn.zm. 8 Procedury kontroli finansowej uregulowane są w zarządzeniu nr 94 z dnia 31 lipca 2012 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm.

10 Strona10 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 28 listopada 2017 r. REKTOR Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk