Polski Związek Motorowy Holding Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Polski Związek Motorowy Holding Sp. z o.o. ZAPYTANIE OFERTOWE nr POIG/E2/01 Warszawa, dnia r. Dotyczy umowy o dofinansowanie nr UDA-POIG /12-00 zawartej w dniu roku w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 8. osi priorytetowej Społeczeostwo informacyjne - zwiększanie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na realizację projektu inwestycyjnego pt. Platforma B2B wspierająca zarządzanie grupą spółek Polskiego Związku Motorowego oraz świadczenie usług likwidacji szkód 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie systemu B2B, umożliwiającego pracę min. 450 użytkowników, obejmującego: Częśd I Zakup analiz przygotowawczych i doradztwa wdrożeniowego Zakup licencji - Platforma ERP - Moduł Finanse Księgowośd min. 20 użytkowników (1 licencja) Zakup licencji - Platforma ERP - Moduł e-faktury min. 15 użytkowników (1 licencja) Zakup licencji - Platforma ERP - Moduł Kontroling min. 3 użytkowników (1 licencja) Częśd II Zakup analiz przygotowawczych i doradztwa wdrożeniowego (szt. 1) Zakup licencji - Platforma WEB ERP min. 400 użytkowników (szt. 1) Zakup licencji - Platforma ERP - Moduł Raporty i formularze min. 8 użytkowników (szt. 1) Zakup licencji - Platforma ERP - Moduł Serwisowy min. 10 użytkowników (szt. 1) Zakup licencji - Platforma ERP - moduł B2B Integrator (szt. 1) Termin wykonania przedmiotu zapytania ofertowego: Częśd I nie później niż do dnia r. Częśd II od dnia r., nie później niż do dnia r. Strona 1 z 6

2 2. Opis przedmiotu zamówienia: Projekt będzie polegał na wdrożeniu modułów B2B wraz z otoczeniem systemowym (ERP), zakupie niezbędnego sprzętu informatycznego oraz usług doradztwa wdrożeniowego. Na bazie platformy ERP oraz modułów B2B będzie odbywad się w wymiana informacyjna pomiędzy firmą PZM Holding sp. z o.o. a jej instytucjonalnymi partnerami. W projekcie udział weźmie Zamawiający oraz 15 partnerów zlokalizowanych na terenie Polski. Projekt składa się z dwóch faz. Pierwsza faza to wdrożenie platformy WEB ERP obejmującej Skonsolidowany System Księgowy. W strukturach spółek terenowych należy wdrożyd nowe zasady prowadzenia rachunkowości oparte na: skonsolidowanym wykazie kont, wspólnej polityce rachunkowości, ujednoliconych zasadach rozliczeo oraz ujednoliconej klasyfikacji kosztów i przychodów. Skonsolidowany System Księgowy będzie integrował dane z systemów księgowych użytkowanych przez partnerów projektu (Sage Symfonia FK 2002, Sage Symfonia FK 2013 (Pervasive), Streamsoft Prestiż, Perseus 1.11, Perseus FK - wersja Linux, Perseus FK wersja Windows, ProFINN 3.0, ProFINN 3.30, ProFINN 3.44). Konsolidacja danych finansowo księgowych ma byd zrealizowana z wykorzystaniem hurtowni danych i mechanizmów konsolidacji procesu ETL pomiędzy hurtowniami danych spółek terenowych a centralną hurtownią danych działających w sieci heterogenicznej Zamawiającego i jego partnerów. Druga faza wdrożenia systemu informatycznego będzie obejmowad przygotowanie Centralnej Bazy kontrahentów dla grupy PZM. Należy stworzyd mechanizmy synchronizacji danych pomiędzy systemami partnerów i Centralna Bazą Kontrahentów oraz mechanizm weryfikacji zapewniający utrzymanie wysokiej jakości tych danych. Funkcjonalności Centralnej Bazy Kontrahentów mają pozwolid na powadzenie akcji marketingowych skierowanych do wybranych grup klientów. Szczegółowa specyfikacja dotyczącą oczekiwanych funkcjonalności każdego z modułów udostępniania jest w siedzibie firmy oraz na zapytanie skierowane na wskazany adres do kontaktu w niniejszym ogłoszeniu. 3. Warunki dla podmiotów składających oferty oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. Podmiot planujący złożenie oferty musi spełniad następujące warunki dopuszczające: Warunek posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający wymaga wykazania przez Wykonawcę, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, (a jeśli okres działalności jest krótszy, to w okresie działalności), wykonał co najmniej 10 wdrożeo zintegrowanych systemów ERP wspomagających współpracę B2B o łącznej wartości co najmniej zł. brutto oraz świadczył co najmniej 10 usług analiz przygotowawczych i doradztwa wdrożeniowego (lub równoważnych) o łącznej wartości co najmniej zł. brutto. Warunek ten zostanie spełniony poprzez złożenie przez Wykonawcę wykazu usług podobnych informujący, że zrealizował co najmniej 10 wdrożeo zintegrowanych systemów ERP wspomagających współpracę B2B o łącznej wartości co najmniej zł. brutto oraz świadczył co najmniej 10 usług analiz przygotowawczych i doradztwa wdrożeniowego (lub równoważnych) o łącznej Strona 2 z 6

3 wartości co najmniej zł. brutto. Wraz z wykazem należy złożyd dokument potwierdzający, że wdrożenia oraz usługi została wykonana należycie (np. referencje, protokoły odbioru, case study itp.). Warunek technologiczny Zamawiający wymaga możliwości wykorzystania oprogramowania typu opensource w zakresie systemu operacyjnego użytkowanych serwerów oraz systemu bazy danych. 4. Warunki składania ofert: 1. Oferta będzie zawierad wskazanie formy umowy i rozliczenia faktura VAT. 2. Cena oferty będzie stanowid wartośd umowy i będzie niezmienna w toku realizacji całej umowy. 3. Cena oferty powinna składad się z iloczynu liczby roboczodni analiz przygotowawczych i doradztwa wdrożeniowego oraz stawki roboczodnia w kwocie netto w przypadku analiz przygotowawczych i doradztwa wdrożeniowego dla każdej z części przedmiotu zamówienia oraz ceny netto za zakup licencji poszczególnych modułów funkcjonalnych z osobna. 4. W celu udokumentowania doświadczenia należy przedłożyd dokument potwierdzający przeprowadzenie minimum pięciu, zakooczonych sukcesem, wdrożeo zintegrowanego systemu klasy B2B lub ERP w podmiotach działających na rynku motoryzacyjnym (referencje, protokoły odbioru, case study itp.). 5. Podstawą wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę jest protokół odbioru przedmiotu umowy lub inny dokument równoważny, podpisany przez pracowników Zamawiającego upoważnionych do dokonania takiej czynności. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych. 7. Wszelkie parametry określone przez PZM Holding Sp. z o.o. mają charakter orientacyjny i informacyjny. 5. Kryteria oceny i wyboru ofert: Wstępna ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie oświadczeo i dokumentów złożonych przez Wykonawcę. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: Wykonawca spełnia albo nie spełnia poszczególne warunki. Oferty, które nie spełniają wymaganych warunków będą odrzucone. 1. Cena 50%. 2. Termin realizacji 15%. 3. Doświadczenie 35% Ilości punktów za poszczególne kryteria zostaną zsumowane i będą stanowid koocową ocenę oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą koocową ocenę. Zamawiający dopuszcza możliwośd odrzucenia ofert, których zakres merytoryczny lub rażąco niska cena będą budziły uzasadnione wątpliwości. Strona 3 z 6

4 6. Miejsce i forma składania ofert: Oferty należy składad w formie pisemnej na adres korespondencyjny Zamawiającego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres monika.taczalska@pzm.pl 7. Termin składania ofert: Do dnia: 16 września 2013 r. godz Oferty dostarczone po wyznaczonej dacie i godzinie nie będą rozpatrywane i nie będą odsyłane do oferentów. 8. Termin ważności oferty: Nie mniejszy niż 30 dni od daty upływu terminu składania ofert. 9. Opis przygotowania oferty: Oferta pod rygorem nieważności, składana jest w formie pisemnej, w języku polskim. Na ofertę składają się: oferta cenowa oraz wszystkie pozostałe wymagane dokumenty. Wykonawca może złożyd tylko jedną ofertę. W przypadku, gdy Wykonawca składa kopię jakiegoś dokumentu, musi byd ona poświadczona za zgodnośd z oryginałem przez Wykonawcę (Wykonawca na każdej zapisanej stronie kserokopii składa własnoręczny podpis poprzedzony dopiskiem/pieczątką za zgodnośd z oryginałem ). Jeżeli do reprezentowania wykonawcy upoważnione są łącznie dwie lub więcej osób, kopie dokumentów muszą byd potwierdzone za zgodnośd z oryginałem przez te osoby. Jeżeli któryś z wymaganych dokumentów składanych przez Wykonawcę jest sporządzony w języku obcym, dokument taki należy złożyd wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczony przez Wykonawcę. Dokumenty sporządzone w języku obcym bez wymaganych tłumaczeo nie będą brane pod uwagę. W przypadku składania oferty korespondencyjnie, Zamawiający zaleca, aby oferta była spięta w sposób trwały, a wszystkie strony oferty były ponumerowane. Ponadto, wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, muszą byd przez niego parafowane. Zaleca się, aby Wykonawca zamieścił ofertę w zewnętrznej i wewnętrznej kopercie z tym, że: zewnętrzna koperta powinna byd zaadresowana na Zamawiającego i zawierad oznaczenie: OFERTA NA ZAPYTANIE OFERTOWE nr POIG/E2/01 nie otwierad przed r przed godz Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z ww. opisem ponosi Wykonawca. Koperta zewnętrzna nie powinna zawierad nazwy i pieczątki Wykonawcy. Koperta wewnętrzna powinna zawierad ofertę i byd zaadresowana na Wykonawcę, tak aby można było odesład ofertę w przypadku jej wpłynięcia po terminie. Strona 4 z 6

5 Wykonawca powinien umieścid oferty na częśd I i II zamówienia w odrębnych kopertach wewnętrznych. Wykonawca może wprowadzid zmiany oraz wycofad złożoną przez siebie ofertę przed terminem składania ofert. W przypadku wycofania oferty, Wykonawca składa pisemne oświadczenie, że ofertę swą wycofuje, w zamkniętej kopercie zaadresowanej jak w poprzednim punkcie z dopiskiem wycofanie. W przypadku zmiany oferty, wykonawca składa pisemne oświadczenie, iż ofertę swą zmienia, określając zakres i rodzaj tych zmian, a jeśli oświadczenie o zmianie pociąga za sobą koniecznośd wymiany czy też przedłożenia nowych dokumentów Wykonawca winien dokumenty te złożyd. Powyższe oświadczenie i ew. dokumenty należy zamieścid w zamkniętej kopercie wewnętrznej i zewnętrznej, oznaczonych jak w poprzednim punkcie, przy czym koperta zewnętrzna powinna mied dopisek zmiany. Wykonawca nie może wprowadzid zmian do oferty oraz wycofad jej po upływie terminu składania ofert. Oferty złożone po terminie składania ofert Zamawiający niezwłocznie zwraca wykonawcom bez otwierania lub w inny sposób wyraźnie odróżniający ją spośród innej korespondencji. Oferta powinna zawierad dane oferenta: pełną nazwę, adres, numer NIP, numer telefonu oferenta i wskazaną osobę kontaktową, oraz oświadczenie o niezaleganiu z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS. Oferta powinna byd kompletna, co do wymagao przedstawionych powyżej. 10. Uwagi koocowe: Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godz , informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie opublikowana na stronie w dziale Dotacje UE (PO IG 8.2) w ciągu 2 dni roboczych. O wynikach wyboru wybrany Oferent zostanie powiadomiony niezwłocznie. Zamówienie zostanie udzielone dostawcy po uprzednim porównaniu i ocenie wszystkich ofert. Zamawiający zastrzega możliwośd unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów ustawy PZP. Zamawiający zastrzega sobie możliwośd przeprowadzenia negocjacji cenowych z wybranymi oferentami Szczegółowe informacje na temat zakresu projektu oraz danych partnerów biznesowych udzielamy na zapytanie lub osobiście w siedzibie PZM Holding Sp. z o.o. po uprzednim uzgodnieniu terminu spotkania. Strona 5 z 6

6 Dane zamawiającego i kontakt: Polski Związek Motorowy Holding Spółka z o.o. ul. Górczewska 228 F WARSZAWA Nr KRS , NIP Kapitał zakładowy PLN. Spółka zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego tel ; fax ; holding@pzm.pl Osoba odpowiedzialna za kontakt z oferentami: Monika Taczalska: monika.taczalska@pzm.pl Strona 6 z 6