WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z KONTROLĄ ZARZĄDCZĄ W URZĘDZIE MIEJSKIM W BIAŁEJ. OBSZAR Lp. NAZWA DOKUMENTU MIEJSCE PRZECHOWYWANIA

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2 do zarządzenia Burmistrza Białej Nr OR z r w sprawie kontroli zarządczej WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z KONTROLĄ ZARZĄDCZĄ W URZĘDZIE MIEJSKIM W BIAŁEJ OBSZAR Lp. NAZWA DOKUMENTU MIEJSCE PRZECHOWYWANIA I.ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE 1. Uchwała Nr IV/37/03 Rady Miejskiej w Białej z dnia r w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Biała Zmiana: uchwała Nr XXIII/234/05 z 30 czerwca 2005r uchwała Nr IX/111/07 z dnia 31 sierpnia 2007r 2. Uchwała Nr XXXI/340/06 Rady Miejskiej w Białej z r w sprawie nadania statutu Urzędowi Miejskiemu w Białej 3. Zarządzenie Nr OR /08 Burmistrza Białej z r w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Białej /Wraz z późniejszymi zmianami/ 4. Zarządzenie Nr Or /04 Burmistrza Białej z r w sprawie ustalenia Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Białej 5. Zarządzenie Nr OR /08 Burmistrza Białej z r w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Zmiana: zarządzenie Nr OR /10 z r Zarządzenie Nr OR /20 z r 6 Zarządzenie Nr OR /09 Burmistrza Białej z r w sprawie ustalenia Regulaminu naboru na wolne stanowisko urzędnicze w Urzędzie i na wolne stanowiska kierowników gminnych jednostek organizacyjnych

2 2. Zmiana: zarządzenie Nr OR /09 z r 7 Zarządzenie Nr OR /05 Burmistrza Białej z r W sprawie Regulaminu naboru pracowników na stanowiska pomocnicze i obsługi w urzędzie 8. Zarządzenie Nr OR /09 Burmistrza Białej z r w sprawie ustalenia szczegółowego sposobu przeprowadzenia służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego te służbę w Urzędzie Zmiana: zarządzenie Nr OR /09 z r 9. Zarządzenie Nr OR /10 Burmistrza Białej z r w sprawie ustanowienia procedury podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu Miejskiego w Białej 10. Zarządzenie Nr OR /09 Burmistrza Białej z r w sprawie sposobu i trybu dokonywania okresowych ocen pracowników samorządowych 11. Zarządzenie Nr OR /09 Burmistrza Białej z r w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Urzędzie. 12. Zarządzenie Nr OR /09 Burmistrza Białej z r W sprawie określenia maksymalnego miesięcznego wynagrodzenia kierowników jednostek budżetowych Gminy Biała 13. Zarządzenie Nr OR /07 Burmistrza Białej z r W sprawie wprowadzenia kart Opis stanowiska pracy w Urzędzie 14. Zarządzenie Nr OR /05 Burmistrza Białej z r W sprawie wprowadzenia do stosowania Kart usług w Urzędzie 15. Kodeks etyczny pracowników Urzędu Miejskiego w Białej Wypracowany przez pracowników i przyjęty przez pracowników na spotkaniu w dniu r Tablice ogłoszeniowe Urzędu

3 3 16. Zarządzenie Nr OR /05 Burmistrza Białej z r W sprawie wprowadzenia Kodeksu Postępowania Pracowników Urzędu Miejskiego w Białej oraz procedur monitoringu jego przestrzegania 17. Zarządzenie Nr OR /05 Burmistrza Białej z r W sprawie wprowadzenia procedury postępowania w przypadku naruszenia Kodeksu Postępowania Pracowników Urzędu Miejskiego w Białej 18. Indywidualne zakresy czynności pracowników 19. Rejestr upoważnień i pełnomocnictw ( OR ) 20. Imienne upoważnienia dla pracowników do podpisywania decyzji administracyjnych, zaświadczeń, innych dokumentów, Pełnomocnictwa 21. Zarządzenie Nr OR /09 Burmistrza Białej z r W sprawie powołania Pełnomocnika Burmistrza ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi 22. Zarządzenie Nr OR /10 Burmistrza Białej z r W sprawie powołania Pełnomocnika Burmistrza Białej do współpracy z przedsiębiorcami 23. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z r W sprawie powołania Pełnomocnika Burmistrza ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych 24. Ewidencja pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie 25. Ewidencja osób w Urzędzie dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do 26. Ewidencja stanowisk i prac zleconych w Urzędzie z którymi wiąże się dostęp do Akta osobowe pracowników Akta osobowe pracownika Akta osobowe pracownika Akta osobowe pracownika Pełnomocnik d/s ochrony Pełnomocnik d/s ochrony

4 II.CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIE4M III. MECHANIZMY KONTROLI 1. Uchwała Nr XXXI/340/06 Rady Miejskiej w Białej z r W sprawie nadania statutu Urzędowi Miejskiemu w Białej 2 Zarządzenie Nr ORw sprawie organizacji kontroli zarządczej w Gminie Biała 3. Karty analizy ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy 1. Zarządzenie Nr OR.41/2010 Burmistrza Białej z r W sprawie ustalenia zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych stanowiących integralną część ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Białej 2. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w zakresie ewidencji opłat z tytułu czynszu oraz windykacji tych należności. 3. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z dnia r w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych w Urzędzie 4. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z dnia r w sprawie ustalenia zasad przeprowadzenia wstępnej oceny celowości,. gospodarności i legalności zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w Urzędzie 5. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z dnia r w sprawie ustalenia zasad przeprowadzania inwentaryzacji w Urzędzie 6. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z r w sprawie określenia zasad rozliczania dotacji oraz ustalania osób odpowiedzialnych 4 Z-ca Burmistrza Białej

5 7.. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z r w sprawie sporządzania skonsolidowanego bilansu 5 8. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z r w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych RB-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Urząd Miejski w Białej 9. Zarządzenie Nr OR /2010 Burmistrza Białej z r w sprawie ustalenia planu kont w Urzędzie 10. Zarządzenie Nr OR /2008 Burmistrza Białej z r w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu w Urzędzie 11 Zarządzenie Nr OR /2008 Burmistrza Białej z dnia 02, r w sprawie określenia stawki za jeden kilometr przebiegu należnego pracownikowi w celu rozliczania zwrotów kosztów przejazdu samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy oraz określenia zwrotu kosztów dojazdu. 12 Zarządzenia Burmistrza Białej w zakresie operacji finansowych związanych z wydatkami finansowymi przy udziale środków europejskich podejmowane każdorazowo do realizowanego projektu 13 Uchwała Nr XXXV/396/10 Rady Miejskiej w Białej z r w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających gminie Biała i jej jednostkom podległym, warunków dopuszczalności pomocy publicznej, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną oraz wskazanie organu do tego uprawnionego 14 Uchwała Nr XXXIII/382/10 Rady Miejskiej w Białej z r w sprawie określenia trybu prac nad projektem uchwały budżetowej

6 6 15 Zarządzenie Nr OR /08 Burmistrza Białej z dn r w sprawie określenia w Urzędzie wykazu rodzajów stanowiących tajemnicę służbową 16. Zarządzenie Nr OR /08 Burmistrza Białej z r w sprawie określenia stanowisk, z którymi może łączyć się dostęp do 17. Plan ochrony w Urzędzie Z r z późniejszymi aneksami 18. Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony oznaczonych klauzulą zastrzeżone w Urzędzie Pełnomocnik ds. ochrony Pełnomocnik ds. ochrony Pełnomocnik ds. ochrony Pełnomocnik ds. ochrony Zarządzenie Nr OR /08 Burmistrza Białej z r w sprawie wyrażenia zgody na przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie dokumentów zastrzeżonych w kancelarii tajnej Urzędu Miejskiego w Białej Zarządzenie Nr OR /06 Burmistrza Białej z r w sprawie wyznaczenia w Urzędzie administratora bezpieczeństwa informacji Zarządzenie Nr OR /08 Burmistrza Białej z r w sprawie ustalenia i wdrożenia Polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych w Urzędzie Kierownik Kancelarii Tajnej Informatyk 22. Zarządzenie Nr OR /08 Burmistrza Białej z r w sprawie ustalenia i wdrożenia Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych w urzędzie 23.. Ewidencja programów komputerowych użytkowanych w Urzędzie Informatyk Informatyk

7 7 24. Zarządzenie Nr OR Burmistrza Białej z r w sprawie ustalenia Regulaminu Komisji Przetargowej w Urzędzie Referat Zamówień Publicznych Środowiska i Integracji Europejskiej 25. Zarządzenie Nr Or /2004 Burmistrza Białej z d r w sprawie zatwierdzenia i wprowadzenia do stosowania regulaminu przetargów na sprzedaż lub oddanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność Gminy Biała 26. Zarządzenie Nr OR /10 Burmistrza Białej z r w sprawie zasad gospodarowania lokalami użytkowymi znajdującymi się w zasobach Gminy Biała 27. Zarządzenie Nr OR /09 Burmistrza Białej z r w sprawie wyznaczenia pracownika do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników Stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami Referat Inżynieri Komunalnej i Inwestycji 28. Zarządzenie Nr OR a/2004 Burmistrza Białej z r w sprawie zwrotu kosztów poniesionych na zakup okularów zabezpieczających wzrok podczas pracy przy monitorze ekranowym w Urzędzie 29. Zarządzenie Nr Or /2009 Burmistrza Białej z r. w sprawie wyznaczenia pracowników do udzielania pierwszej pomocy 30. Zarządzenie Nr OR /2008 Burmistrza Białej z r w sprawie określenia częstotliwości i czasu trwania szkolenia okresowego bhp pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miejskim w Białej 31. Rejestr umów zawieranych w Urzędzie 32 Rejestr zarządzeń burmistrza jako organu gminy 33. Rejestr zarządzeń burmistrza jako kierownika Urzędu

8 8 34. Rejestr pieczęci i pieczątek stosowanych w Urzędzie IV.INFORMACJA I KOMUNIKACJA 1. Zarządzenie Nr OR Burmistrza Białej z r w sprawie wskazania systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie 2. Zarządzenie Nr OR r Burmistrza Białej z r w sprawie wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie. Akta osobowe pracownika 3. Rejestr korespondencji wpływającej do Urzędu 4. Wewnętrzna poczta elektroniczna Wszystkie stanowiska pracy 5. Przekazywanie korespondencji wpływającej do Urzędu przez Wszystkie stanowiska pracy elektroniczny obieg dokumentów 6. Wewnętrzna sieć komunikacyjna PSI Wszystkie stanowiska pracy 7. Zarządzenie Nr OR /05 Burmistrza Białej z r w sprawie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej w Urzędzie Zmiana: zarządzenie nr OR /06 z r Informatyk 8. Rejestr skarg i wniosków 9. Zarządzenie Nr OR /05 Burmistrza Białej z r w sprawie wprowadzenia procedury aktualizacji informacji w systemie oznakowania wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Białej 10. System Informacji Prawnej Lex 11. System Informacji Prawnej Inforlex Wszystkie stanowiska pracy 12. Rejestr aktów prawa miejscowego 13. Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej

9 V. MONITOROWANIE I OCENA 1 Bieżąca kontrola funkcjonalna realizowana przez pracowników zajmujących stanowiska kierownicze w Urzędzie 2 Protokoły, notatki służbowe z narad z pracownikami Urzędu Miejskiego w Białej 3. Protokoły z kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Urzędzie 9 -