PROWADZENIE INWENTARYZACJI W DRODZE SPISU Z NATURY. Współpraca. z SI. Etap przygotowawczy

Transkrypt

1 Załącznik Nr 9 do Instrukcji w Urzędzie Miasta Krakowa PROWADZENIE INWENTARYZACJI W DRODZE SPISU Z NATURY Lp. Wykonujący Czynność wejściowe Etap przygotowawczy 1. Dyrektor Wydziału Wewnętrznej 2. Prezydent Miasta Krakowa Wnioskowanie o powołanie Powołanie Pisma komórek organizacyjnych z propozycjami kandydatów na członków komisji inwentaryzacyjnej Pismo zawierające propozycje składu oraz projekt polecenia służbowego - Pismo zawierające propozycje składu oraz projekt polecenia służbowego - Polecenie służbowe Prezydenta Miasta Krakowa Prezydent Miasta Krakowa do 30-tego dnia termin do 20-tego dnia termin 3. Opracowanie szczegółowego harmonogramu czynności w ramach danego spisu Roczny plan ; roczny harmonogram przeprowadzania - Harmonogram czynności Komisja do 15-tego dnia termin 4. Dyrektor Wydziału Wewnętrznej / Poinformowanie kierujących komórkami organizacyjnymi oraz osób materialnie odpowiedzialnych lub pracowników odpowiedzialnych za składnikami majątku w danej komórce ; roczny plan - Pismo zawiadamiające o planowanym przeprowadzeniu Kierujący komórką objętą inwentaryzacją oraz materialnie odpowiedzialne za do 15-tego dnia termin 1

2 Lp. Wykonujący Czynność wejściowe 5. Kierujący komórkami organizacyjnymi 6. Osoby materialnie w komórce organizacyjnej organizacyjnej o planowanym przeprowadzeniu Przeprowadzenie przeglądu majątku i dokonanie likwidacji zniszczonych i niepełnowartościowych Uzupełnienie dokumentów dotyczących przemieszczenia, zdjęcia z ewidencji lub wprowadzenia na stan ewidencyjny składników majątkowych regulacje wewnętrzne w sprawie: - powołania składu osobowego Likwidacyjnej w Urzędzie Miasta Krakowa i określenia zakresu jej działania, - przekazywania zbędnych ruchomego Gminy Miejskiej Kraków Instrukcja ewidencjonowania - Wnioski o likwidację - Dokument PT, dokument OT Komisja Likwidacyjna Komórka prowadząca ewidencję bieżąca analiza stanu składników majątkowych; dzień podania sald rozliczeniowych bieżące uzupełnianie; dzień podania sald rozliczeniowych 7. Dyrektor Wydziału Wewnętrznej / Wystąpienie do Wydziału Finansowego o podanie sald rozliczeniowych składników majątku wg stanu na dzień spisu Roczny plan - Pismo o podanie sald rozliczeniowych Wydział Finansowy do 15-tego dnia termin 8. Osoby materialnie Uzgodnienie zapisów w wydziałowej książce inwentarzowej ze zbiorczą księgą znajdującą się Księgi inwentarzowe - Uzgodnione stany w księgach inwentarzowych Komórka prowadząca ewidencję termin 2

3 Lp. Wykonujący Czynność wejściowe w komórce organizacyjnej objętej inwentaryzacją 9. Wydział Finansowy 10. Kierujący komórką objętą inwentaryzacją oraz materialnie Wydział Finansowy oraz w komórce organizacyjnej prowadzącej ewidencję wg stanu na dzień spisu Podanie sald rozliczeniowych składników majątku wg stanu na dzień spisu Przygotowanie do pól spisowych oraz znajdujących się w nich składników majątku, dokonanie przeglądu oznakowania składników majątkowych, opróżnienie pomieszczeń z wyposażenia będącego pozostałością po kasacji Przeprowadzenie przedinwentaryzacyjnego szkolenia członków Wydanie arkuszy spisowych i formularzy oświadczeń Pismo o podanie sald rozliczeniowych składników majątku, księgi rachunkowe (analityka i syntetyka) Pismo zawiadamiające o planowanym przeprowadzeniu - Pismo z podanymi saldami rozliczeniowymi - Przygotowane do składniki majątku - Materiał szkoleniowy stanowiący wytyczne do przeprowadzenia - Arkusze spisu jako druki ścisłego zarachowania oraz oświadczenia, o których mowa w 17 pkt 2 lit. a, d Instrukcji Dyrektor Wydziału Wewnętrznej / Członkowie Członkowie termin termin termin termin 3

4 Lp. Wykonujący Czynność wejściowe Etap spisowy 13. Osoby materialnie w komórce organizacyjnej objętej inwentaryzacją 14. Komisja (Zespoły Spisowe) Złożenie oświadczeń, o których mowa w 17 pkt 2 lit. a Instrukcji Spis polegający na ujęciu na arkuszach spisu znajdujących się na terenie pól spisowych ; Harmonogram czynności - Oświadczenia, o których mowa w 17 pkt 2 lit. a Instrukcji - Wypełnione arkusze spisu pierwszego dnia spisu zgodnie z harmonogramem opracowanym przez Przewodniczącego 15. Kontrola czynności spisowych - Notatka służbowa z kontroli Członkowie w trakcie przeprowadzania spisu 16. Osoby materialnie w komórce organizacyjnej objętej inwentaryzacją Złożenie oświadczenia, o którym mowa w 17 pkt 2 lit. d Instrukcji - Oświadczenie, o którym mowa w 17 pkt 2 lit. d Instrukcji w ostatnim dniu spisu 4

5 Lp. Wykonujący Czynność wejściowe 17. Przekazanie arkuszy spisowych do wyceny - Prawidłowo wypełnione arkusze spisu wraz z pismem przekazującym arkusze do wyceny Komórka do 5-tego dnia po zakończeniu spisu Etap rozliczeniowy 18. Komórka 19. Komórka 20. Dyrektor Wydziału Wewnętrznej / 21. Kierujący komórką objętą inwentaryzacją 22. Komisja (Zespoły Spisowe) 23. Wycena poszczególnych będących przedmiotem spisu Ustalenie różnic Rozliczanie różnic Wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstania różnic Przeprowadzenie spisów dodatkowych Przekazanie arkuszy ze spisu dodatkowego do wyceny Arkusze spisu ; Arkusze spisu, księgi inwentarzowe Zbiorcze zestawienie różnic Wystąpienie w sprawie wyjaśnienia przyczyn powstania różnic Pisemne wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstania stwierdzonych różnic - Wycenione arkusze spisu - Zbiorcze zestawienie różnic - Wystąpienie do kierującego komórką objętą inwentaryzacją w sprawie wyjaśnienia przyczyn powstania różnic - Pisemne wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstania stwierdzonych różnic - Arkusze z dodatkowego spisu - Prawidłowo wypełnione arkusze Kierujący komórką objętą inwentaryzacją Dyrektor Wydziału Wewnętrznej / Komórka do 30-tego dnia po zakończonym spisie do 40-tego dnia po zakończonym spisie do 5-tego dnia po otrzymaniu zestawienia różnic w wyznaczonym terminie w wyznaczonym terminie do 5-tego dnia po zakończonym spisie 5

6 Lp. Wykonujący Czynność wejściowe 24. Komórka 25. Dyrektor Wydziału Wewnętrznej / 26. Komisja (Zespoły Spisowe) 27. Dyrektor Wydziału Wewnętrznej Wycena będących przedmiotem spisu dodatkowego Przygotowanie wniosków o wszczęcie postępowania w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych w trakcie prowadzonej Sporządzenie protokołu : określenie niedoborów i nadwyżek oraz sposobu ich wyjaśnienia, sformułowanie wniosków w sprawie rozliczenia i zaksięgowania różnic Zatwierdzanie wniosków zawartych w protokole dotyczy składników majątkowych podlegających wycenie Arkusze spisu, Pisemne wyjaśnienie stwierdzonych różnic Pełna dokumentacja inwentaryzacyjna Protokół z rozliczenia wyników z dodatkowego spisu wraz z pismem przekazującym arkusze do wyceny - Wycenione arkusze spisu - Wnioski Zespół Radców Prawnych, Prezydent Miasta Krakowa lub Dyrektor Magistratu - Protokół z rozliczenia wyników - Akceptacja oraz pismo przekazujące protokół w celu sformułowania opinii przez Głównego Księgowego Główny Księgowy dodatkowym do 10-tego dnia po zakończonym spisie dodatkowym do 15-tego dnia po otrzymaniu wyjaśnień lub otrzymaniu wyceny z dodatkowego spisu Zgodnie z harmonogramem opracowanym przez Przewodniczącego do 3-tego dnia po 6

7 Lp. Wykonujący Czynność wejściowe 28. Główny Księgowy 29. Prezydent Miasta Krakowa lub Dyrektor Magistratu 30. Dyrektor Wydziału Wewnętrznej / Zaopiniowanie wniosków zawartych w protokole dotyczy składników majątkowych podlegających wycenie Zaakceptowanie wniosków zawartych w protokole w sprawie sposobu rozliczenia różnic Rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie w drodze windykacji równowartości niedoborów uznanych za zawinione przez te Protokół z rozliczenia wyników Zaopiniowany przez Głównego Księgowego protokół z rozliczenia wyników Decyzja w sprawie zaakceptowania wniosków w protokole z rozliczenia wyników - Opinia Głównego Księgowego - Decyzja w sprawie sposobu rozliczenia różnic - Wystąpienie w sprawie finansowego obciążenia osób materialnie odpowiedzialnych Prezydent Miasta Krakowa lub Dyrektor Magistratu Wydział Finansowy do 5-tego dnia po do 15-tego dnia po do 10-tego dnia po otrzymaniu decyzji Prezydenta Miasta Krakowa lub Dyrektora Magistratu 31. Dyrektor Wydziału Wewnętrznej / Przekazanie do realizacji wniosków dotyczących poprawności gospodarowania składnikami majątku Protokół - Protokół z rozliczenia wyników oraz pismo w sprawie realizacji wniosków Kierujący komórką objętą inwentaryzacją oraz materialnie odpowiedzialne za, Wydział Finansowy, komórka do 10-tego dnia po 7

8 Lp. Wykonujący Czynność wejściowe 32. Kierujący komórką objętą inwentaryzacją oraz materialnie ; komórka prowadząca ewidencję 33. Wydział Finansowy ; komórka prowadząca ewidencję 34. Komisja Realizacja wniosków dotyczących poprawności gospodarowania składnikami majątku Księgowanie różnic Archiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej Protokół z rozliczenia wyników oraz pismo w sprawie realizacji wniosków Dokumentacja inwentaryzacyjna, księgi rachunkowe ; Instrukcja kancelaryjna - Pisemna informacja dotycząca realizacji wniosków zawartych w protokole - Uregulowanie stanu księgowego ze stanem faktycznym prowadząca ewidencję Dyrektor Wydziału Wewnętrznej lub Wydział Finansowy ; komórka organizacyjna prowadząca ewidencję - akta sprawy Dyrektor Wydziału Wewnętrznej do 35-tego dnia po do 30-tego dnia po Zgodnie z rocznym planem 8