(Tekst jednolity zapytania ofertowego z obowiązujący od , w trybie rejestracji zmian) Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 ECORYS Polska Sp. z o.o. Warszawa, r. ul. Łucka 2/4/ Warszawa (Tekst jednolity zapytania ofertowego z obowiązujący od , w trybie rejestracji zmian) Zapytanie ofertowe na przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz stworzenie i administrowanie bazą projektów Grantu. I. ZAMAWIAJĄCY ECORYS Polska Sp. z o.o. ul. Łucka 2/4/ Warszawa Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest realizowane przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ SPOSÓB I TERMIN WYKONANIA USŁUGI 1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjnopromocyjnej Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym: Stworzenie i administrowanie portalem informacyjnym (online ową bazą projektów Grantu Blokowego); Zrealizowanie i emisja radiowego spotu reklamowego; Działania PR nakierowane na zaaranżowanie cyklu audycji radiowych związanych ze zrealizowanymi projektami FOP i FP; Zrealizowanie dwujęzycznej publikacji pamiątkowej składającej się z artykułów dotyczących zrealizowanych projektów FP. 2. Informacja o Grancie Blokowym Grant Blokowy Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy jest częścią programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 11 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej w latach Operatorem Grantu Blokowego jest firma ECORYS Polska sp. z o.o. Grant Blokowy składa się z dwóch Funduszy: Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (FOP) oraz Funduszu Partnerskiego (FP). Celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest wsparcie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce i zwiększenie aktywnego udziału obywateli w życiu 1

2 publicznym. Cel Funduszu Partnerskiego to promowanie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu. Łączna kwota przeznaczona na regranting w obu Funduszach to 29,8 mln franków szwajcarskich. W latach Operator Grantu Blokowego przeprowadził łącznie 8 naborów wniosków o dofinansowanie: 6 w ramach FOP oraz 2 w ramach FP. Efektem tych naborów jest dofinansowanie łącznie 358 projektów o różnorodnej tematyce, skierowanych do różnych grup docelowych (337 projektów FOP oraz 21 projektów FP). Beneficjentami Grantu Blokowego są podmioty z terenu całego kraju: organizacje pozarządowe (FOP) oraz jednostki samorządu terytorialnego i instytucje wraz z partnerami szwajcarskimi (FP). Więcej informacji o programie można znaleźć na oficjalnej stronie Informacje o dofinansowanych projektach znajdują się w zakładkach Nabory wniosków każdego z Funduszy. 3. Cele działań informacyjno-promocyjnych Nadrzędnym celem działań promocyjnych dla Grantu jest pokazywanie sposobów na osiąganie korzyści z aktywnej postawy obywatelskiej. Rezultaty zrealizowanych projektów zostaną wykorzystane jako przykłady - narzędzia, a kampania będzie odpowiadać na bieżące potrzeby odbiorców. Przede wszystkim celem projektowanych dodatkowych działań promocyjnych będzie pokazanie skuteczności nabytych kompetencji społecznych oraz wskazywanie możliwości ich bezpośredniego wykorzystania lub powielenia. Tak zrealizowane działania będą jednocześnie wspierać i realizować cele Grantu Blokowego. W ten sposób projektowana kampania promocyjna zrealizuje wyznaczone cele promocji Funduszu dla Organizacji Pozarządowych: Poprawienie rozpoznawalności FOP poprzez zebranie jego rezultatów i zaprezentowanie ich środowisku organizacji pozarządowych oraz opinii publicznej; Utrwalenie rezultatów FOP; Zwiększenie aktywności beneficjentów FOP; Podsumowanie Programu; oraz cele Funduszu Partnerskiego: promowanie, tworzenie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi oraz tworzenie i wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich władz lokalnych i regionalnych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu; Zebranie i utrwalenie rezultatów Funduszu Partnerskiego i podsumowanie Programu. 4. Grupy docelowe kampanii: Główna grupa docelowa kampanii: ogół społeczeństwa, kobiety i mężczyźni, różnorodna grupa w wieku powyżej 20 r. ż, szczególnie z miast i miasteczek powyżej 20 tys. mieszkańców, o wykształceniu średnim i wyższym. Mają świadomość istnienia w Polsce różnych mechanizmów dotacyjnych oraz podstawową wiedzę dotyczącą sektora organizacji pozarządowych, ale nie dysponują pogłębioną wiedzą na temat roli 3 sektora w budowaniu społeczeństwa obywatelskiego, ani na temat działalności organizacji pozarządowych w ich okolicy. 2

3 Odbiorcy informacji o realizacji kampanii: media branżowe, media o charakterze opiniotwórczym i społecznym, przedstawiciele organizacji trzeciego sektora w Polsce. 5. Zadania do realizacji w ramach kampanii A) Założenia wstępne: głównym celem Grantu Blokowego jest aktywizacja i budzenie w różnych grupach docelowych poczucia odpowiedzialności obywatelskiej. To determinuje wybór narzędzi promocyjnych. Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie planu i harmonogramu realizacji poszczególnych działań z wykorzystaniem zintegrowanego podejścia. Realizowany Grant Blokowy jest elementem zmiany społecznej i procesu: aktywizacji obywatelskiej stąd konieczność prezentacji różnorodnych kontekstów społecznych. Oznacza to także, że z punktu widzenia odbiorcy działań promocyjnych, podział grantu na zadania realizowane przez dwie odrębne grupy podmiotów (NGOs i samorządy) jest wtórny do jego nadrzędnego celu i jako taki nie powinien być podkreślany w promocji. Z punktu widzenia odbiorcy liczy się przede wszystkim cel działań i sens (atrakcyjnie zaprezentowany), a w drugiej kolejności - jaki typ organizacji wykonywał działanie. Z tego punktu widzenia wykorzystanie informacji o aktywnościach z obu Funduszy pod względem komunikacyjnym powinno być zintegrowane w zaplanowanych działaniach. Dla wszystkich produktów kampanii należy zastosować jedną linię graficzną uwzględniającą wytyczne w sprawie informacji i promocji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. B) Zadania do realizacji Fundusz dla Organizacji Pozarządowych Stworzenie i administrowanie portalem informacyjnym (online ową bazą projektów) - Mapą projektów obywatelskich ma pokazać całokształt przedsięwzięcia jakim jest Grant Blokowy i stanowić źródło cennych i konkretnych informacji dla zainteresowanych osób niezwiązanych bezpośrednio z realizacją projektów. Mapa pokaże w jaki sposób Grant Blokowy przyczynił się do wspierania rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce. Będzie również cennym źródłem informacji dla mediów. Informacje ze zrealizowanych projektów będą mieć również walor edukacyjny dla nowego odbiorcy i pomogą mu zrealizować projekt na podstawie dobrych praktyk innych organizacji. W ten sposób mapa stanie się praktycznym narzędziem dla organizacji zainteresowanych działaniem na tym polu oraz drogowskazem dla wszystkich zainteresowanych tematyką aktywizacji obywatelskiej. Projekty zostaną zaprezentowane w podziale na regiony geograficzne, ale także skategoryzowane wedle osiągniętych wyników i wykonanych projektów, tak aby powstała tematyczna baza dobrych praktyk do rozwiązywanie konkretnych problemów z danych dziedzin. Zadania Wykonawcy: Wykonawca stworzy dwujęzyczny (w języku polskim i angielskim) portal poświęcony projektom (z)realizowanym w ramach FOP w formie bazy dofinansowanych projektów (rezerwacja domeny, stworzenie linii graficznej, zaprojektowanie i wykonanie funkcjonalności portalu). Wykonawca stworzy fiszkę każdego dofinansowanego projektu i umieści ją na mapie Polski. Fiszka projektu będzie zawierać podstawowe informacje dostarczone przez Zamawiającego (nazwa beneficjenta, wysokość dofinansowania, obszar tematyczny, grupa docelowa, streszczenie projektu) oraz dostarczone produkty dofinansowanych projektów (stworzone publikacje w formacie pdf, filmiki promocyjne, galerię zdjęć projektu). Fiszki zostaną stworzone na podstawie opisów o maksymalnej objętości do znaków dostarczonych przez Zamawiającego. Wykonawca wykona tłumaczenie fiszek na potrzeby anglojęzycznej wersji strony. 3

4 Wykonawca we współpracy z Zamawiającym dokona atrakcyjnego skategoryzowania i usystematyzowania treści dla odbiorcy jako dobrej praktyki w zakresie rozwiązywania ciekawych zadań z danego obszaru tematycznego (np. Liderki wiejskie zobacz jak robią to inni) oraz wyposaży portal w narzędzia wyszukiwania pozwalające wyszukać projekty po ich lokalizacji, grupie docelowej, tematyce. O wybranych projektach Wykonawca zrealizuje dodatkowe materiały (w języku polskim i angielskim), które w atrakcyjny sposób przybliżą ich problematykę, ich realizatorów oraz odbiorców (np. reportaże, filmy promocyjne, wywiady z realizatorami czy uczestnikami projektu). Powstanie co najmniej 40 takich materiałów, a Wykonawca będzie sukcesywnie zamieszczał je na portalu. Portal zostanie wyposażony we wtyczki społecznościowe umożliwiające interakcje z użytkownikami (komentowanie, dzielenie się zamieszczonymi treściami). Do obowiązków Wykonawcy będzie należeć również moderowanie komentarzy przed ich opublikowaniem. Jednym z dodatkowych materiałów, które zrealizuje Wykonawca, będzie krótki klip promocyjny prezentujący przedsięwzięcie jakim jest Grant Blokowy. Wykonawca stworzy scenariusz ok. 3-minutowego klipu i zrealizuje go (wykorzystując własny materiał filmowy i/lub animacje, infografiki oraz materiały dostarczone przez Zamawiającego w tym zdjęcia lub materiały filmowe zrealizowane przez Beneficjentów Grantu Blokowego, zależnie od potrzeb scenariusza). Wykonawca przekaże Zamawiającemu spot na nośniku danych. Klip zostanie zamieszczony na portalu oraz w serwisach takich jak youtube czy vimeo. Wykonawca będzie promował portal wśród grupy docelowej kampanii poprzez pozycjonowanie strony oraz wśród mediów branżowych. Wykonawca zintegruje działania promujące portal z pozostałymi działaniami w ramach kampanii (portal zostanie uruchomiony przed rozpoczęciem emisji spotu radiowego oraz przed rozpoczęciem działań PR zmierzających do zaaranżowania audycji radiowych). Zrealizowanie i emisja radiowego spotu reklamowego - Wykonawca zobowiąże się do stworzenia scenariusza, produkcji i emisji 1 spotu reklamowego (czas trwania spotu ok. 30 sekund) promujących Grant Blokowy i portal Mapa projektów obywatelskich, w szczególności: Wykonawca opracuje i wyprodukuje spoty radiowe w standardzie umożliwiającym wielokrotną emisję na antenach rozgłośni radiowych. Wykonawca zapewnieni profesjonalną jakość wyprodukowanych spotów radiowych. Wykonawca zapewni kompleksowy montaż i udźwiękowienie spotów. Wykonawca zapewni łącznie min. 320 emisji spotu reklamowego na antenach regionalnych rozgłośni radiowych we wszystkich województwach. Sieć regionalnych rozgłośni radiowych, w których zostaną wyemitowane spoty reklamowe, musi spełniać następujące warunki: zrzeszać minimum 16 rozgłośni regionalnych, posiadać co najmniej jedną rozgłośnię regionalną w każdym z województw. Działania PR nakierowane na zaaranżowanie cyklu audycji radiowych - związanych ze (z)realizowanymi projektami organizacji, z udziałem beneficjentów i osób organizujących te działania: Wykonawca przygotuje plan komunikacji dla tego zadania. Wykonawca wykona działania nakierowane na zaaranżowanie audycji w wybranych stacjach radiowych w każdym województwie - w każdym minimalnie 1 do 2 audycji oscylujących wokół tematyki projektów obywatelskich (w trakcie których zostaną przeprowadzone krótkie konkursy dla słuchaczy odsyłające do Mapy projektów obywatelskich) oraz przygotuje 4

5 drobne nagrody (w formie atrakcyjnych gadżetów uwzględniających wytyczne dotyczące informacji i promocji w ramach SPPW). Wykonawca przygotuje osoby, które będą wypowiadać się na temat projektów (w zależności od stopnia doświadczenia w kontaktach z mediami). C) Zadania do realizacji Fundusz Partnerski Działania PR nakierowane na zaaranżowanie cyklu audycji radiowych - związanych ze (z)realizowanymi projektami partnerskimi, z udziałem beneficjentów i osób organizujących te działania: Wykonawca przygotuje plan komunikacji dla tego zadania. Wykonawca wykona działania nakierowane na zaaranżowanie audycji w 5 lokalizacjach wybranych przez Zamawiającego (będą to lokalizacje zbliżone do obszarów, na których realizowano projekty FP). Audycje na temat FP dopełnią audycje dotyczące FOP w taki sposób, aby średnio na każde województwo przypadły łącznie dwie audycje poświęcone FOP i/lub FP. Wykonawca wykona działania nakierowane na zaaranżowanie krótkich konkursów dla słuchaczy odsyłających do Mapy projektów obywatelskich oraz przygotuje drobne nagrody (w formie atrakcyjnych gadżetów uwzględniających wytyczne dotyczące informacji i promocji w ramach SPPW). Wykonawca przygotuje osoby, które będą wypowiadać się na temat projektów (w zależności od stopnia doświadczenia w kontaktach z mediami). Publikacja pamiątkowa - w celu zebrania i utrwalenia rezultatów FP Wykonawca stworzy i wyda dwujęzyczną publikację pamiątkową w formie albumu podsumowującego zrealizowane projekty Funduszu Partnerskiego. Album o objętości min. 80 stron będzie się składać z artykułów dotyczących zrealizowanych projektów oraz artykułu przybliżającego Fundusz Partnerski i zostanie wydrukowany w 300 egzemplarzach. Do Wykonawcy należy zaproponowanie i przygotowanie treści albumu na podstawie materiałów i informacji dostarczonych przez Zamawiającego, opracowanie graficzne (m.in. przy użyciu fotografii dostarczonych przez Zamawiającego oraz pozyskanych przez Wykonawcę), wykonanie tłumaczenia na język angielski, druk oraz dystrybucja albumu. Część materiału (fragmenty artykułów, zdjęcia, relacje uczestników) będzie sukcesywnie publikowana na stworzonym portalu Mapa projektów obywatelskich, zapowiadając cały materiał. Publikacja zostanie wydana drukiem nie później niż 31 marca 2015 roku na wysokiej jakości papierze ekologicznym. 6. Termin wykonania usługi: Usługa będzie realizowana w terminie od 15 października 2014 r. do 15 czerwca 2015 r. Usunięto: 1 III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień oraz którzy: 1. Spełniają warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli termin prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie) przygotowali i zrealizowali: a. co najmniej 2 kampanie informacyjno-promocyjne o wartości powyżej PLN brutto; b. co najmniej 2 internetowe bazy danych. 5

6 Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców wyżej wskazanego warunku na podstawie danych i informacji zawartych w załączniku nr 1 do złożonej oferty. 2. Spełniają warunki dotyczące dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, lub przedstawią pisemne zobowiązanie podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia tj. osób mających pełnić następujące funkcje w realizacji zamówienia: a. Zarządzający projektem - posiadający minimum 3 lata doświadczenia zawodowego na stanowiskach kierowniczych związanych z zarządzaniem projektami i działaniami z zakresu promocji; b. Copywriter - posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w branży usług reklamowych na stanowisku związanym z tworzeniem konceptów i tekstów reklamowych; c. Media Planner/Buyer posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego na stanowisku związanym z planowaniem i/lub zakupem emisji w mediach; d. DTP Operator- posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w branży usług reklamowych na stanowisku związanym z projektowanie graficznym i obróbką komputerową materiałów graficznych do druku; e. Tester Aplikacji - posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego na stanowisku związanym między innymi z testowaniem nowych aplikacji internetowych; f. Administrator Bazy - posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w administrowaniu bazami danych. Dopuszcza się sytuację, w której zaproponowana osoba spełniająca wymagane warunki, może pełnić więcej niż jedną funkcję w kampanii. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców wyżej wskazanego warunku na podstawie danych i informacji zawartych w załącznikach nr 2 i 3 do złożonej oferty. 3. Przed upływem terminu składania ofert wnieśli wadium w wysokości PLN (słownie: dziesięć tysięcy złotych). Wymagania dotyczące wadium: Forma wadium: wadium musi być wniesione w pieniądzu, wpłaconym przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego w banku BNP Paribas Bank Polska SA, nr W tytule przelewu należy wpisać: wadium dot. zapytania na kampanię prom. Grantu Blokowego Termin i miejsce wniesienia wadium: ustalona kwota najpóźniej w dacie składania ofert musi się znaleźć na koncie Zamawiającego. Zwrot wadium: Zamawiający niezwłocznie zwróci wadium, gdy: a) Upłynie termin związania ofertą; b) Zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania zamówienia; c) Unieważni postępowanie; d) Zamawiający zwróci wadium w ciągu trzech dni od daty pisemnego zgłoszenia wniosku przez Oferenta: a. Który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert; 6

7 b. Który został wykluczony z postępowania; c. Którego oferta została odrzucona. Zamawiający zwraca wadium wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonymi o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez oferenta. Zatrzymanie wadium: Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana: a) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie; b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy; c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta. IV. KRYTERIA OCENY OFERTY Przy ocenie oferty brane będą pod uwagę następujące elementy: 20% cena oferty, 40% zaproponowana strategia komunikacyjna, 40% portal informacyjny (online owa baza projektów). Oferta powinna zawierać cenę brutto z podatkiem VAT. Zaproponowana cena powinna obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Zamówienie zostanie udzielone oferentowi, którego oferta zdobędzie największą ilość punktów. 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: Lp. Kryterium Liczba punktów (waga) 1. Cena 20 2 Zaproponowana strategia komunikacyjna Portal informacyjny (online owa baza projektów) 40 Razem: W ramach kryterium Cena Oferentowi zostaną przyznane punkty w skali od 0 do 20 pkt przy czym do porównania cen zostanie przyjęta podana w ofertach całkowita cena brutto za wykonanie niniejszego zamówienia. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę, a każda następna według poniższego wzoru: cena najniższa liczba punktów oferty ocenianej = x 20 pkt cena oferty ocenianej 3. Kryterium Zaproponowana strategia komunikacyjna zostanie ocenione w skali punktowej do 40 pkt w oparciu o następujące kryteria: Ogólna ocena strategii maksymalnie 6 punktów, gdzie ocenione zostaną: wizja artystyczna przekazu kampanii oraz jej spójność 0-2 pkt, koncepcja kampanii 0-2 pkt, 7

8 intensywność kampanii i jej rozłożenie w czasie (oceniona zostanie sekwencja następowania po sobie zdarzeń w ramach kampanii oraz dopasowanie harmonogramu do wymogów Zamawiającego) 0-2 pkt. Zrealizowanie i emisja spotu radiowego maksymalnie 6 punktów, gdzie ocenione zostaną: propozycja scenariusza spotu jego nowatorstwo, wizja artystyczna 0-4 pkt, dostosowanie stylu spotu (lektor, podkład muzyczny) do tematyki i rangi Programu oraz grupy docelowej kampanii 0-2 pkt, Zaaranżowanie cyklu audycji radiowych maksymalnie 6 punktów, gdzie ocenione zostaną: plan działania 0-2 pkt, proponowane konkursy dla słuchaczy, w szczególności ich atrakcyjność i zbieżność z celami kampanii i Programu 0-2 pkt, propozycja przygotowania do wystąpień medialnych uczestników 0-2 pkt Layout publikacji pamiątkowej maksymalnie 4 punkty, gdzie ocenione zostaną: spójność, czytelność i przejrzystość layoutu 0-2 pkt, estetyka layoutu 0-2 pkt. Działania PR maksymalnie 7 punktów, gdzie ocenione zostaną: zasady i częstotliwość komunikacji z mediami 0-2 pkt, spójność i konsekwencja podejmowanych działań PR 0-2 pkt, dostosowanie zaproponowanych działań PR do celów kampanii 0-2 pkt, przedstawienie dziennikarzy branżowych, do których będzie kierowana komunikacja 0-1 pkt. Monitorowanie i ewaluacja skuteczności działań maksymalnie 4 punkty, gdzie oceniany będzie adekwatny do podjętych działań sposób oceny ich skuteczności. Propozycja działań dodatkowych maksymalnie 7 punktów, gdzie oceniona zostanie: oryginalność dodatkowo zaproponowanych działań 0-3 pkt, spójność dodatkowo zaproponowanych działań z pozostałymi elementami niniejszego zamówienia 0-2 pkt, uwzględnienie aspektu skutecznego zwiększania poziomu zaangażowania grupy docelowej kampanii 0-2 pkt. 4. Kryterium Portal informacyjny (online owa baza projektów) zostanie ocenione w skali punktowej do 40 pkt w oparciu o następujące kryteria: kompletność, funkcjonalność internetowej bazy projektów, łatwość nawigacji oraz intuicyjność poruszania się po stronie internetowej: 0-10 pkt, propozycja rozwiązań technicznych, w tym propozycja zarządzania i obsługi strony internetowej oraz bazy projektów 0 10 pkt. estetyka layoutu strony internetowej: 0-9 pkt. Proponowana lista słów kluczowych pozycjonowania portalu projektów obywatelskich w wyszukiwarkach 0-5 pkt 8

9 termin uruchomienia portalu punktów, gdzie ocenę najwyższą otrzyma oferta zawierająca najwcześniejszą datę oddania do użytku portalu, a pozostałe oferty otrzymają punktację proporcjonalnie zmniejszoną o 0,5 punktu za każde dodatkowe 10 dni w porównaniu do oferty podającej najwcześniejszą datę oddania bazy. Oferta zawierająca datę o 120 lub więcej dni późniejszą od oferty podającej najwcześniejszą datę uruchomienia portalu otrzyma 0 punktów. 5. Ocena będzie dokonana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 6. Punkty otrzymane przez daną ofertę podczas oceny indywidualnej zostaną do siebie dodane. Wynik będzie liczbą punktów, jaką otrzymała dana oferta w danym kryterium. 7. Następnie punkty przyznane w poszczególnych kryteriach danej oferty zostaną do siebie dodane. 8. Zamawiający wybierze Oferenta, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. V. ZAWARTOŚĆ OFERTY Kompletna oferta powinna zawierać: formularz ofertowy według załączonego wzoru oraz załączniki nr 1, 2, 3 wg załączonego wzoru, strategię komunikacji oraz 1 propozycję layoutu i rozwiązań technicznych na portalu (online owej bazie projektów), 1 propozycję scenariusza spotu radiowego, 1 propozycję layoutu publikacji - opracowane zgodnie z wymogami punktów II (Opis przedmiotu zamówienia) oraz IV (Kryteria oceny oferty), kserokopię aktualnego (tj. wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert) odpisu z właściwego rejestru / zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, dowód wniesienia wadium (potwierdzenie przelewu). VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERTY Prosimy o złożenie oferty wyłącznie na formularzu załączonym do niniejszego Zapytania wraz z załącznikami nr 1, 2, 3 oraz proponowaną strategią komunikacji, propozycją layoutu i rozwiązań technicznych na portalu (online owej bazie projektów), propozycją scenariusza spotu radiowego oraz propozycją layoutu publikacji oraz z wymaganymi dokumentami w terminie do (czwartek) do godz. 17 w Biurze Operatora Grantu Blokowego w Warszawie, drogą pocztową, przesyłką kurierską lub osobiście. Koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana: ECORYS Polska Sp. z o.o. ul. Łucka 2/4/ Warszawa Z dopiskiem: Oferta na przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz stworzenie i administrowanie portalem informacyjnym (online ową bazą projektów) Usunięto: w terminie do (poniedziałek) do godz. 17 VII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM 9

10 Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest Karolina Malińska, karolina.malinska@ecorys.pl, tel. 22/ VIII. UWAGI KOŃCOWE 1. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 2. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, złożona oferta jest niekompletna, tj.: 1) nie została przygotowana w oparciu o formularz ofertowy, 2) nie zawiera wszystkich części wymaganych wzorem oferty (zał. 1, 2 oraz 3), 3) nie załączono kserokopii odpisu z właściwego rejestru / zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, oferta nie została podpisana, oferta została złożona po terminie, Oferent nie wniósł wymaganego wadium. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia niniejszego postępowania bez podawania przyczyn. 4. Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania, ani z tytułu odrzucenia oferty. 5. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów jakie Oferent zawarł w swej ofercie. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji ze składającym ofertę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. 8. W szczególności, w związku z finansowaniem zamówienia z budżetu projektu współfinansowanego ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Zamawiający zastrzega sobie prawo nie podpisywania umowy z Oferentem, jeżeli mimo przeprowadzenia negocjacji proponowana przez niego cena świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia przekracza kwotę przewidzianą na ten cel w budżecie projektu lub wystąpią inne nieprzewidziane okoliczności związane z prowadzeniem Grantu Blokowego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia kryteriów oceny ofert w trakcie trwania negocjacji. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 11. Szczegółowe warunki wykonywania zamówienia zostaną doprecyzowane w drodze umowy z Oferentem niezwłocznie po zakończeniu negocjacji. 10

11 Zapraszamy do współpracy Z poważaniem, Karolina Malińska 11