ECORYS Polska Sp. z o.o. Warszawa, r. ul. Solec 38 lok Warszawa. Zaproszenie do składania ofert

Transkrypt

1 ECORYS Polska Sp. z o.o. Warszawa, r. ul. Solec 38 lok Warszawa Zaproszenie do składania ofert na druk i dystrybucję gry planszowej o charakterze obywatelskim Partycypolis I. ZAMAWIAJĄCY ECORYS Polska Sp. z o.o. ul. Solec 38 lok Warszawa Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest realizowane przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. II. INFORMACJA O GRANCIE BLOKOWYM SPPW Grant Blokowy Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, zwany Funduszami Szwajcarskimi, jest częścią programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 11 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej w latach Operatorem Grantu Blokowego jest firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk. Grant Blokowy składa się z dwóch Funduszy: a) Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (FOP) którego celem jest wsparcie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce i zwiększenie aktywnego udziału obywateli w życiu publicznym; w ramach FOP dofinansowano 336 projektów; b) Funduszu Partnerskiego (FP) którego celem jest promowanie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu; w ramach FP dofinansowano 31 projektów. Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie różnic gospodarczych i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej, a na terytorium Polski pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym, między innymi poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi. Łączna kwota przeznaczona na regranting w obu Funduszach to 29,8 mln franków szwajcarskich (26,2 mln CHF w ramach FOP oraz 3,6 mln CHF w ramach FP). Beneficjentami Grantu Blokowego są podmioty z terenu całego kraju: organizacje pozarządowe (w ramach FOP) oraz jednostki samorządu terytorialnego i instytucje wraz z partnerami szwajcarskimi (w ramach FP). Więcej informacji o programie można znaleźć na oficjalnej stronie 1

2 III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest druk (dodruk) oraz dystrybucja 11 tyś egzemplarzy gry planszowej o charakterze obywatelskim Partycypolis, która powstała w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego SPPW. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: 1. Dodruk i kompletacja gry w nakładzie egzemplarzy, w tym: a) wydruk pudełka gry, b) wydruk kart do gry, c) wydruk instrukcji gry, d) produkcja pionków do gry, e) produkcja kostki do gry, f) zapakowanie elementów (kart, instrukcji, pionków i kostki) do pudełek, według poniższych wytycznych: Nazwa Wymiary Ilość Surowiec Surowiec II Druk Pakowanie Uwagi PUDEŁKO Wierzch: 215x115x78 Spód: 210x110x80 1 Tektura 1,5mm 923 g/m2 Papier płótnowany 100 g/m2 4+0+Lakier offsetowy błysk folia termokurczliwa - KARTY 100x Tektura 2mm 1230 g/m2 Papier płótnowany 115 g/m2 4+4+Lakier offsetowy błysk papierowa banderola dwa pakiety po 25 kart PIONKI I KOSTKA standard 10 1 plastik - torebka strunowa 5 kolorów kostka biała z czarnymi oczkami INSTRUKCJA 200x100 1 Papier kredowy 115g/m2-4+4+Lakier offsetowy matt w pudełku falcowany na pół arkusz 200x200 (4str zadruku) Wytyczne zawarte w powyższej tabeli dotyczą 1 egzemplarza gry. Pliki produkcyjne dostarcza Zamawiający. Więcej informacji o grze można znaleźć na stronach: Zamawiający dopuszcza możliwość obejrzenia przez potencjalnych Wykonawców przykładowego egzemplarza gry w siedzibie Zamawiającego: ECORYS Polska Sp. z o.o., ul. Solec 38 lok. 105 w Warszawie, w dniach od 9 do 12 lutego 2016 r. w godzinach od 11:00 do 15: Dystrybucja egzemplarzy gry zgodnie z wytycznymi Zamawiającego Gra dystrybuowana będzie na terenie Polski mi.in do szkół gimnazjalnych, licealnych, techników i ośrodków młodzieżowych znajdujących się w następujących województwach: zachodnio-pomorskim, pomorskim, kujawsko-pomorskim, lubuskim, wielkopolskim, dolnośląskim, opolskim, śląskim, łódzkim, mazowieckim, warmińsko-mazurskim, podlaskim. Zamawiający w terminie 15 dni roboczych od daty podpisania umowy wskaże Wykonawcy dokładne adresy oraz ilości egzemplarzy, które należy rozdystrybuować (średnio po 2 egzemplarze gry na 1 szkołę/placówkę). 2

3 Zamawiający dopuszcza powierzenie realizacji części zamówienia podwykonawcom. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Termin realizacji zamówienia stanowi jedno z kryteriów oceny ofert. Termin realizacji zamówienia nie może być dłuższy niż 30 dni od daty podpisania umowy. V. ODBIÓR/ WARUNKI PŁATNOŚCI Wykonawca w cenie oferty uwzględni wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Należność/wynagrodzenie za wykonaną usługę Zamawiający wypłaci Wykonawcy w dwóch częściach. Pierwsza część - zaliczka w wysokości 20% wynagrodzenia umownego zostanie zapłacona Wykonawcy po podpisaniu umowy. W celu otrzymania zapłaty zaliczki, Wykonawca złoży w siedzibie Zamawiającego pisemny wniosek o zapłatę zaliczki wraz z fakturą zaliczkową. Zamawiający wpłaci zaliczkę na konto Wykonawcy w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury zaliczkowej. Zapłata pozostałej części wynagrodzenia za przedmiot zamówienia (w wysokości 80%), nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę po dokonaniu odbioru przedmiotu umowy przez Zamawiającego w terminie do 30 dni na konto wskazane na fakturze. Zamawiający dokona odbioru przedmiotu zamówienia poprzez podpisanie protokołu odbioru. W przypadku naliczenia kar umownych płatność będzie pomniejszona o naliczone kary. VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU WYMAGANIA STAWIANE OFERENTOM W postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizowali minimum 3 projekty polegające na publikacji i wydaniu w druku materiałów i ich dalszej dystrybucji do użytkownika końcowego. VII. WYKAZ DOKUMENTÓW, KTÓRE NALEŻY ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ 1. Formularz ofertowy stanowiący Załącznik Nr 1 do Zaproszenia do składania ofert; 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument składa każdy z Wykonawców oddzielnie; 3. W celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda wykazu wykonanych projektów w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich opisu, daty i miejsca wykonania, nazwy klienta, liczby egzemplarzy publikacji, kwoty brutto oraz z załączeniem dowodów, że projekty te zostały wykonane należycie (wzór wykazu stanowi Załącznik Nr 2 do Zaproszenia do składania ofert); 4. Zaakceptowany wzór umowy stanowiący Załącznik Nr 3 do Zapytania ofertowego. VIII. IINFORMACJA NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA Z MOZLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby/podmioty, powiązane osobowo lub kapitałowo z ECORYS Polska Sp. z o.o. (przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między ECORYS Polska Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu ECORYS Polska Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy z oferentem, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli). (Oświadczenie zawarte jest w Załączniku Nr 1 do Zapytania ofertowego) 3

4 2. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby/podmioty, które nie wykazały spełniania warunków udziału w postępowaniu opisanych w pkt VI. IX. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY ORAZ MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT a. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. b. Do oferty muszą być dołączone wszystkie dokumenty wymienione w punkcie VII Zaproszenia do składania ofert. c. W przypadku, gdy Wykonawca, jako załącznik do oferty, dołącza kopię jakiegoś dokumentu, musi być ona potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. d. Oferta musi być sporządzona w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze, ręcznie długopisem lub nieścieralnym atramentem. e. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy w granicach umocowania. Każdy wykonawca ma obowiązek udowodnienia w ofercie, że osoba lub osoby podpisujące ofertę posiadają adekwatne uprawnienie do składania oświadczeń woli. f. Upoważnienie do podpisania oferty musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. g. Wszystkie strony oferty, a także wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. h. Zaleca się, aby oferta była trwale spięta. i. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. j. Wykonawca zamieszcza ofertę wraz z wymienionymi dokumentami w zabezpieczonej kopercie oznakowanej następująco: nazwa i adres Wykonawcy; nazwa i adres Zamawiającego (ECORYS Polska Sp. z o. o., ul. Solec 38 lok. 105, Warszawa); oznaczenie Druk i dystrybucja gry planszowej o charakterze obywatelskim Partycypolis ; napis : Nie otwierać przed dniem r., godz k. Wykonawca może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę, pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wycofaniu lub zmianie przed terminem składania ofert. l. Wykonawca nie może wycofać oferty, ani wprowadzić do niej zmiany po upływie terminu składania ofert. m. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych X. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Ofertę należy złożyć w zabezpieczonej kopercie opatrzoną napisem jak w punkcie IX lit. j w siedzibie Zamawiającego ECORYS Polska Sp. z o. o., ul. Solec 38 lok. 105, Warszawa, do dnia: roku, godzina: 11:00. XI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT: Kryteria wyboru oferty: 1) Cena waga kryterium 70 % 2) Termin realizacji zamówienia waga kryterium 30 % Ad. 1) Oferta w kryterium cena brutto może uzyskać od 0 do 70 punktów, przy czym oferta z najniższą ceną uzyska 70 pkt. Pozostałym ofertom zostaną wyliczone punkty wg następującego wzoru: Wartość punktowa ceny = Rc Cmin/Cn Rc - ranga kryterium cenowego 4

5 Cmin - najniższa cena spośród oferowanych Cn - cena danej oferty. Ad. 2) Oferta w kryterium termin realizacji zamówienia może uzyskać od 0 do 30 pkt, przy czym oferta z najkrótszym terminem uzyska 30 pkt. Pozostałym ofertom zostaną wyliczone punkty wg następującego wzoru: Wartość punktowa ceny = Rc Cmin/Cn Rc - ranga kryterium cenowego Cmin - najniższa cena spośród oferowanych Cn - cena danej oferty. Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta, która przedstawi najkorzystniejszy bilans ceny i terminu realizacji zamówienia. XII. UWAGI KOŃCOWE 1. Zamawiający dokona badania ofert pod kątem ich zgodności z treścią Zaproszenia do składania ofert w tym także wykazania przez Oferentów spełniania warunków udziału w postępowaniu. 2. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, złożona oferta jest niekompletna, tj.: a) nie została przygotowana w oparciu o formularz ofertowy, b) nie zawiera wszystkich dokumentów wymaganych w Zapytaniu ofertowym, oferta nie została podpisana przez osobę upoważnioną. 3. Zamawiający odrzuci ofertę Oferentom, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu. 4. Oferty złożone po terminie Zamawiający niezwłocznie zwróci Oferentom. 5. Do przedmiotowego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia niniejszego postępowania bez podawania przyczyn. 7. Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania, ani z tytułu odrzucenia oferty. 8. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów jakie Oferent zawarł w swej ofercie. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji ze składającym ofertę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji, z zastrzeżeniem, że negocjacje mogą dotyczyć wyłącznie poprawy jakości oferty w taki sposób, aby nie została zakłócona konkurencja w porównaniu z pozostałymi ofertami tzn. oferta po negocjacjach musi być nadal najkorzystniejsza w świetle kryteriów oceny ofert. Warunki realizacji nie ulegną zmianie w taki sposób, że w przypadku gdyby były one znane szerokiemu kręgowi wykonawców przed złożeniem ofert to mógłby się zmienić krąg potencjalnych wykonawców oraz/lub warunki składanych ofert. 5

6 11. W szczególności, w związku z finansowaniem zamówienia z budżetu projektu współfinansowanego ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Zamawiający zastrzega sobie prawo nie podpisywania umowy z Oferentem, jeżeli mimo przeprowadzenia negocjacji proponowana przez niego cena świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia przekracza kwotę przewidzianą na ten cel w budżecie projektu lub wystąpią inne nieprzewidziane okoliczności związane z prowadzeniem Grantu Blokowego. 12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. XIII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest Karolina Malińska. W przypadku dodatkowych pytań związanych z procesem ofertowym prosimy o kontakt: karolina.malinska@ecorys.com, tel.: 22/ , w godz. 10:00-17:00. Serdecznie zapraszamy do współpracy. Z poważaniem Karolina Malińska 6