Wpłaty do Banku Pocztowego może dokonać każdy pracownik marketu. Ważne, aby podpis na kopercie bezpiecznej był czytelny.

Transkrypt

1 Wybór placówki bankowej. Przed otwarciem sklepu podpisana jest umowa o świadczenie usług bankowych z Bankiem Pocztowym. Kryterium wyboru placówki Poczty Polskiej, w której znajduje się Bank Pocztowy jest odległość ze sklepu do placówki Banku. Adres placówki Banku przekazywany jest kierownikowi marketu przed otwarciem sklepu przez Dział Księgowości. Kierownik marketu zobowiązany jest powiadomić Dział Księgowości o zamknięciu placówki, do której market wpłaca gotówkę. Także w przypadku otwarcia placówki Banku Pocztowego w bliższej odległości niż wytypowana lokalizacja do dokonywania wpłat- kierownik marketu powinien poinformować o tym Dział Księgowości. WAŻNE: Wpłaty zamknięte dokonywane mogą być w Banku Pocztowym, który znajduje się w placówce Poczty Polskiej- nie można dokonywać wpłat w agencyjnych oddziałach Poczty Polskiej. Wpłaty może dokonać każdy pracownik marketu. Ważne, aby podpis na kopercie bezpiecznej był czytelny. Przed dokonaniem pierwszej wpłaty gotówki Kierownik sklepu powinien udać się do Dyrektora Banku Pocztowego/ placówki pocztowej, aby ustalić wpłatę gotówki w formie wpłaty zamkniętej: I. Ustalenie z Dyrektorem placówki możliwości dokonywania wpłaty zamkniętej bez czekania w kolejce do okienka kasowego. (Po podejściu do okienka kasowego informacja dla kasjera o zamiarze dokonania wpłaty zamkniętej- obsłużenie w miarę możliwości wpłaty przez innego kasjera). II. Terminowość dokonywania wpłat do banku 1. Kierownik, zastępca, lub osoba upoważniona zobligowana jest dokonywać wpłaty do banku każdego dnia (od pon do pt) w godzinach pomiędzy14:00-16:00 lub później jeżeli jest to możliwe. 2. W kasie marketu po wpłacie do Banku nie może pozostać więcej niż 400 zł pogotowia kasowego. Wpłat należy dokonywać codziennie między godziną lub później jeśli jest to możliwe. 3. Niedopuszczalne jest kumulowanie gotówki, samodzielne przesuwanie godzin lub dni wpłat bez zgody Dyrektora Operacyjnego. 4. W poniedziałek należy dokonać dwukrotnej wpłaty do banku - w godzinach porannych należy wpłacić utarg z soboty (w przypadku kiedy market pracuje w niedzielę z soboty i niedzieli) - w godzinach popołudniowych (14:00-16:00) należy wpłacić utarg poniedziałkowy. 1

2 III. Przygotowanie wpłaty 1. Bezpośrednio przed wyjściem do Banku kierownika, zastępy, bądź osoby upoważnionej kasjer ma obowiązek wypłacić pieniądze z kasy tworząc dokument KW (kasa wydała(dokument KW podpisują dwie osoby: w miejscu otrzymałam i wypłaciłam) 2. Tworzenie dokumentu KW - KW tworzymy na komputerze SERWER - Ścieżka dostępu: OBSŁUGA SKLEPU/ FINANSE / KASA/ WYDATKI KW - INSERT (otwiera nowy dokument) -WPISANIE KWOTY KTÓRA MA ZOSTAĆ WPŁACONA DO BANKU - WYBÓR OPISU POPRZEZ TREŚCI GOTOWE / F2/ UTARG (konto 14) Ręcznie należy dopisać datę w formacie dzień.miesiąc.rok (np ) 2

3 UTARG ENTER (wybór kontrahenta)/ NALEŻY WYBRAĆ ADESSO - ENTER (zatwierdza dokument) 3

4 UTARG DOKUMENT JEST GOTOWY DO WYDRUKU / ALT+W- WYDRUK UTARG Dokument KW musi zostać podpisany przez wypłacającego (kasjera) oraz idącego do banku (KM, Za-ca, osoba upoważniona) przed wyjściem do banku DOKUMENT KW MUSI ZOSTAĆ PODPISANY PRZEZ KASJERA WYPŁACAJĄCEGO GOTÓWKĘ ORAZ OSOBĘ WPŁACAJĄCĄ GOTÓWKĘ DO BANKU 3. W przypadku braku możliwości wystawienia KW (problemy systemowe, brak prądu itp.) należy przygotować odręcznie oświadczenie Kto wypłaca pieniądze z kasy Datę Ilość wypłaconych pieniędzy z kasy Gdzie zostały wpłacone Czytelny podpis osoby wypłacającej 4

5 4. Najszybciej jak to będzie możliwe należy w stworzyć dokument KW, pod który należy podpiąć odręcznie spisane oświadczenie IV. Przygotowanie wpłaty zamkniętej Wpłaty gotówkowe w Banku Pocztowym dokonywane są w formie zamkniętej tzn. w bezpiecznej kopercie, do której dołączony jest Bankowy Dowód Wpłaty (BDW). Bezpieczne koperty należy zamówić na stronie: - gotówkę należy posegregować wg nominałów banknotów; - banknoty jednego nominału w ilości 100 szt. należy ująć w opaski lub gumkę, tworząc tzw. pełną paczkę, w przypadku braku możliwości sformowania pełnej paczki pozostałe banknoty należy również ująć w opaski; - banknoty powinny być rozprostowane, ułożone w tę samą stronę awersem (portretem) do góry; - na opaskach paczek banknotów należy zamieścić: nazwę klienta, datę wpłaty, dane dotyczące zawartości paczki oraz podpis osoby przygotowującej wpłatę; - monety należy pakować w ilości 50 szt. w tzw. rulon, lub w ilości 100 szt. w woreczek; Dla każdej wpłaty należy wypełnić Bankowy Dowód Wpłaty (BDW). BDW powinno być wypełnione czytelnie, bez skreśleń i poprawek; BDW należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz dołączany jest wraz ze specyfikacją nominałową do Wartości Pieniężnych stanowiących Wpłatę Zamkniętą (należy włożyć do koperty). Drugi egzemplarz po pokwitowaniu przez Pracownika Banku Pocztowego stanowi potwierdzenie wpłaty dla marketu. Otrzymane potwierdzenie z wpłaty gotówki należy dołączyć do wystawionego wcześniej KW Utarg W tytule wpłaty na BDW należy wpisać, nazwa marketu, nr KW stworzonego podczas pobierania gotówki z kasy. (jeżeli wystąpi awaria systemu i nie będzie możliwości wystawienia KW należy wpisać, nazwa marketu, oświadczenie ). 5

6 Przykład poprawnie wypełnionego Bankowego Dowodu Wpłaty (BDW): W pliku służącym do przygotowania BDW znajdują się dwie zakładki Main oraz BDW. Po uzupełnieniu zakładki Main- zakładka BDW uzupełni się automatycznie. Zakładka Main: Wpisujemy: MARKET i nr KW stworzonego podczas pobierania gotówki z kasy. (jeżeli pojawi się awaria systemu i nie będzie możliwości wystawienia KW, należy wpisać: wpłata zamknięta MARKET oświadczenie) Wybieramy z listy datę wpłaty Wpisujemy s numer koperty bezpiecznej Oraz imię i nazwisko wpłacającego Wpisujemy ile sztuk poszczególnego nominału znajduje się w kopercie bezpiecznej Zakładka BDW: W polu Adres marketu należy przybić pieczęć marketu Nr rachunku jest indywidualny dla każdego marketu Należy przybić pieczęć marketu i złożyć podpis pracownika wpłacającego WAŻNE: Każdy market posiada indywidualny numer rachunku, dlatego nie można przesyłać tabel do uzupełniania BDW między marketami. Należy wydrukować tylko zakładkę BDW. 6

7 W przypadku awarii komputera, drukarki itp. dokument BDW należy sporządzić ręcznie. (załącznik do procedury Wzór do ręcznego wypisania BDW - należy wydrukować i zostawić jako wzór na markecie). Przygotowanie koperty bezpiecznej Kopertę bezpieczną należy prawidłowo zakleić (przykład poniżej) - na kopercie powinno być zamieszczone (przykład poniżej): * nazwa Banku, * nazwa firmy, * oddział, * kwota gotówki wraz z symbolem zł, * data wpłaty, * podpis osoby odpowiedzialnej za zapakowanie koperty. Na kopercie wpisujemy wartość wpłaty zamkniętej uwzględniając tylko kwotę wpłaty na konto (prowizja jest pobierana automatycznie z konta na mocy umowy współpracy naszej firmy z Bankiem Pocztowym) Wzór poprawnie opisanej koperty bezpiecznej 7

8 Należy odkleić czerwony pasek foliowy Górny niebieski pasek należy przykleić do koperty Poprawnie zaklejona koperta bezpieczna 8

9 W przypadku chęci otwarcia koperty zostanie ona uszkodzone (na kopercie z niebieskiego zaklejającego paska zostanie napis) Oryginał i kopię Bankowego Dowodu Wpłaty (BDW) należy zanieść razem z kopertą do kasy Banku Pocztowego. Kopię BDW należy podbić w okienku kasowym. Po dokonaniu wpłaty w kasie Banku Pocztowego osoba wpłacająca gotówkę zostanie poproszona o potwierdzenie podpisem dokonanie wpłaty w Raporcie dokonania wpłaty zamkniętej (dokument poda kasjer Banku Pocztowego). Miejsce na podpis wpłacającego 9

10 NADWYŻKI I NIEDOBORY Jeżeli sklep otrzymał z centrali informacje dotycząca niedoboru lub nadwyżki w Banku Pocztowym należy skontaktować się z Działem księgowości Barbarą Mydlarz: barbara.mydlarz@textilmarket.pl 10