Jarosław Perek kpmh.pl.

Transkrypt

1 1 1. ŚRODKI PIENIĘŻNE Uwagi ogólne: Zapisy księgowe na koncie kasa odbywają się wg następującej zasady: zwiększenia księgujemy po stronie "wn" zmniejszenia księgujemy po stronie "ma" Konto do obsługi operacji kasowych zazwyczaj ma symbol 100; 101 itd. Nazwa takiego konta to - przykładowo: środki pieniężne w kasie kasa PLN kasa walutowa Euro Na konie 100-kasa nie może wystąpić saldo po stronie "ma"!!! Środki pieniężne w kasie wykazywane są w bilansie jako inwestycje krótkoterminowe. Dokonując wpłaty lub wypłaty środków pieniężnych z/do kasy mamy sytuacje następujące: WYPŁATA Z KASY ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH NA RACHNEK BANKOWY: środki pobrane z kasy dokumentowane są dowodem księgowym KW (kasa wypłaci). Jest to dowód, który podpisuje odbierający środki pieniężne (potwierdzenie ich pobrania). Kasjer ma potwierdzenie komu kwota została wypłacona. To on głównie będzie zainteresowany naszym podpisem my natomiast potwierdzamy, że środki pobraliśmy i musimy się z nich rozliczyć, tzn. wpłacić do banku na rachunek firmy. Następnie dokonujemy wpłaty tych środków na rachunek w banku. Mamy potwierdzenie wpłaty z banku (punktu kasowego w banku), które jest dowodem na to, że środki wpłaciliśmy. Księgowość posiadając raport kasowy (RK) - np. dzienny, ma informację o wypłacie środków pieniężnych z kasy. Nie posiada jednak jeszcze WB (wyciąg bankowy) nie może zatem zaksięgować wpływu środków na rachunek bankowy (wyciąg będzie najczęściej na następny dzień). W takiej sytuacji księgowanie wpłaty do banku wyglądało będzie następująco zastosujemy konto przejściowe środki pieniężne w drodze, oznaczane najczęściej symbolem 149. Zamiast więc księgowania nr 1 ; jperek@kpmh.pl

2 2 1 Wypłata z kasy na rachunek bankowy rachunek bankowy dokonamy księgowania następującego na podstawie raportu kasowego (RK): 2 Wypłata z kasy na rachunek bankowy środki pieniężne w drodze po otrzymaniu wyciągu bankowego, w którym będzie widoczna operacja wpłaty gotówkowej na rachunek bankowy zaksięgujemy (na podstawie WB): 3 Wpłata na rachunek bankowy środków pobranych w kasie środki pieniężne w drodze rachunek bankowy WPŁATA DO KASY ŚRODKÓW POBRANYCH Z BANKU: Na podstawie czeku gotówkowego (lub w bankomacie przy pomocy karty bankomatowej) wypłacamy z banku środki pieniężne. Operacja ta będzie potwierdzona wyciągiem bankowym po zaksięgowaniu w banku. Na następny dzień będziemy dysponowali potwierdzeniem (WB) z banku dokonania takiej operacji. Te same środki wpłacamy do kasy, co dokumentowane jest dowodem księgowym KP (kasa przyjmie). Jest to dowód, który podpisuje odbierający środki pieniężne, czyli kasjer (potwierdzenie ich pobrania). Wpłacający ma potwierdzenie, że kwota uprzednio pobrana z banku została wpłacona do kasy. To my głównie będziemy zainteresowani podpisem kasjera na dowodzie KP. Mamy potwierdzenie, że środki pobrane w banku wpłaciliśmy do kasy. ; jperek@kpmh.pl

3 3 Księgowość posiadając raport kasowy (RK) - np. dzienny, ma informację o wpłacie środków pieniężnych do kasy. Nie posiada jednak jeszcze WB (wyciąg bankowy) nie może zatem zaksięgować wypływu środków z rachunku bankowego (wyciąg będzie najczęściej na następny dzień). W takiej sytuacji księgowanie wpłaty do kasy wyglądało będzie następująco zastosujemy konto przejściowe środki pieniężne w drodze, oznaczane najczęściej symbolem 149. Zamiast więc księgowania nr 4 4 Wpłata do kasy z rachunku bankowego rachunek bankowy dokonamy księgowania następującego na podstawie raportu kasowego (RK): 5 Wpłata do kasy z rachunku bankowego środki pieniężne w drodze po otrzymaniu wyciągu bankowego, w którym będzie widoczna operacja wypłaty gotówkowej z rachunku bankowego zaksięgujemy (na podstawie WB): 6 Wypłata z rachunku bankowego środki pieniężne w drodze rachunek bankowy Po dokonaniu operacji WPŁATY oraz WYPŁATY do/z kasy środków pieniężnych w powiązaniu z rachunkiem bankowym konto 149-środki pieniężne w drodze nie wykazuje salda. Oznacza to, że operacje kasowe dotyczące środków pieniężnych w powiązaniu z rachunkiem bankowym zostały rozliczone. Konto 149 środki pieniężne w drodze ma charakter konta rozliczeniowego. ; jperek@kpmh.pl

4 4 WYPŁATA Z KASY ZALICZKI DLA PRACOWNIKA Uwagi ogólne: Wypłacanie zaliczek pracownikom powoduje powstanie operacji w kasie - wypływy środków pieniężnych (wypłata zaliczki) lub z powodu zwrotu pracownikom środków pieniężnych, gdy wydatki przewyższyły wypłacone z kasy kwoty zaliczek. Wpływy natomiast z tytułu części nie wykorzystanych zaliczek. Zaliczki dla pracowników łączą się również z ewidencją rozrachunków z pracownikami. Rozrachunki takie ujmujemy na koncie syntetycznym innym niż rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń. Chodzi głównie o grupowanie na kontach księgowych operacji jednorodnych jak również o przejrzystość i porządek na kontach. W ramach operacji księgowych dotyczących zaliczek mamy do czynienia z następującymi operacjami w kasie: wypłata zaliczki dla pracowników oraz jej rozliczenie (np. po zakończeniu podróży służbowej lub dokonaniu zakupu, na który zaliczka została wypłacona). rozliczenie zaliczki może dotyczyć natomiast sytuacji następujących: a) wypłacona kwota zaliczki jest równa poniesionym przez pracownika wydatkom b) wypłacona kwota zaliczki jest niższa niż kwota wydatków, które pracownik poniósł (w takim przypadku pracownik finansuje wydatki z własnych środków) c) wypłacona kwota zaliczki jest wyższa niż kwota wydatków, które pracownik poniósł W sytuacji a) pracownik przedstawia dowody poniesionych wydatków. Skoro opiewają one na kwotę wypłaconej zaliczki, w kasie nie będą miały już miejsca żadne operacje kasowe. W sytuacji b) pracownik przedstawia dowody poniesionych wydatków. Skoro opiewają one na kwotę wyższą od kwoty wypłaconej zaliczki, z kasy należy wypłacić (zwrócić) pracownikowi nadwyżkę. Pracownik bowiem sfinansował wydatki z własnych środków. W sytuacji c) pracownik przedstawia dowody poniesionych wydatków. Skoro opiewają one na kwotę niższą od kwoty wypłaconej zaliczki, do kasy nastąpi wpłata (zwrot), tej części zaliczki, która została niewykorzystana. Pracownik wydał mniej niż otrzymał z kasy tytułem zaliczki. KSIĘGOWANIA zaliczek dokonujemy na koncie rozrachunkowym zespół 2 (przykładowo): rozrachunki z pracownikami inne lub inne (pozostałe) rozrachunki z pracownikami ; jperek@kpmh.pl

5 5 Konto syntetyczne (z symbolem np. 240) dzielimy na konta analityczne (np ; itd.) dla każdego z pracowników - w ramach poziomego podziału kont: wypłacona zaliczka na koncie rozrachunkowym księgowana jest po stronie wn ; (na koncie kasa po stronie ma ) rozliczanie zaliczki (np. zwrot pracownikowi z kasy) na koncie rozrachunkowym księgujemy po stronie wn (sytuacja gdy kwota zaliczki była niższa od wydatków); (na koncie kasa po stronie ma ) rozliczanie zaliczki (np. zwrot do kasy) na koncie rozrachunkowym księgujemy po stronie ma (sytuacja gdy kwota zaliczki nie została wykorzystana); (na koncie kasa po stronie wn ) Na konie 240 inne rozrachunki z pracownikami - może wystąpić saldo po stronie "ma" lub po stronie wn. Rozrachunki (nie rozliczone) z tytułu zaliczek prezentowane są w bilansie jako inne należności krótkoterminowe lub inne zobowiązania krótkoterminowe. Księgowania na kontach Zakładamy, że poniesione wydatki w ramach zaliczek dotyczą wydatków zatwierdzonych jako zgodne z przeznaczeniem (celem, na który udzielono (wypłacono) zaliczki). Zatwierdzenia dokonuje kierownik jednostki lub upoważniony do tego pracownik. Mówimy wtedy o kontroli merytorycznej (zatwierdzenie dowodu księgowego pod względem merytorycznym). Kontrolę formalno-rachunkową wykonują służby finansowe. Przypadek I 7 Wypłata z kasy zaliczki dla pracownika Rozliczenie zaliczki kwota zaliczki jest RÓWNA kwocie poniesionych wydatków. W takim przypadku kwota, na jaką opiewają przedstawione dowody poniesienia wydatków księgowane są na koncie kosztów (np. wg rodzaju czyli zespół 4 ). W ten sposób następuje rozliczenie salda (po stronie wn ) na koncie rozrachunkowym 240 inne rozrachunki z ; jperek@kpmh.pl

6 6 8 Rozliczenie zaliczki 408 pozostałe koszty rodzajowe* UWAGA: *pozostałe koszty rodzajowe; NIE MYLIĆ z pozostałymi kosztami operacyjnymi!!! ; jperek@kpmh.pl

7 7 Przypadek II Rozliczenie zaliczki kwota zaliczki jest NIŻSZA od kwoty poniesionych wydatków. W takim przypadku kwota, na jaka opiewają przedstawione dowody poniesienia wydatków księgowane są na koncie kosztów (np. wg rodzaju czyli zespół 4 ). Nadwyżka kwoty wydatków jest wyższa od kwoty pobranej przez pracownika zaliczki. Różnicę należy zwrócić pracownikowi. 7 Wypłata z kasy zaliczki dla pracownika 9 Rozliczenie zaliczki 408 pozostałe koszty rodzajowe 10 Zwrot pracownikowi wydatków, które pokrył z własnych środków W ten sposób następuje rozliczenie salda (po stronie ma ) na koncie rozrachunkowym 240 inne rozrachunki z. Saldo ma wskazuje, że jednostka ma zobowiązanie wobec własnego pracownika (pracownik założył z własnych środków na wydatki firmowe). Wypłata z kasy dla pracownika reguluje to zobowiązania i rozlicza koszty w ramach zaliczki. ; jperek@kpmh.pl

8 8 Przypadek III Rozliczenie zaliczki kwota zaliczki jest WYŻSZA od kwoty poniesionych wydatków. W takim przypadku kwota, na jaka opiewają przedstawione dowody poniesienia wydatków księgowane są na koncie kosztów (np. wg rodzaju czyli zespół 4 ). Skoro kwota wydatków jest niższa od kwoty pobranej przez pracownika zaliczki, pracownik obowiązany jest zwrócić różnicę do kasy firmy. Pracownikowi pozostały niewykorzystane środki pieniężne z otrzymanej zaliczki. 7 Wypłata z kasy zaliczki dla pracownika 9 Rozliczenie zaliczki 408 pozostałe koszty rodzajowe 11 Zwrot do kasy nie wydatkowanej w całości kwoty zaliczki W ten sposób następuje rozliczenie salda (po stronie wn ) na koncie rozrachunkowym 240 inne rozrachunki z. Saldo wn wskazuje, że jednostka ma należność od własnego pracownika (pracownik nie wydał całej kwoty otrzymanej zaliczki). Wpłata do kasy pozostałej kwoty zaliczki reguluje tę należność i rozlicza koszty w ramach zaliczki. ; jperek@kpmh.pl