INSTRUKCJA KASOWA. 3 Zasady gospodarki kasowej. 1) pogotowie kasowe na bieżące wydatki, 2. Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą:

Transkrypt

1 SP Zarządzenie nr 31/2013 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 3 im. Obrońców Westerplatte w Gostyninie z dnia 30 grudnia 2013 r. w sprawie w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.) w związku z art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.) oraz zarządzenia Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 31 sierpnia 1989 r. w sprawie zatrzymywania fałszywych znaków pieniężnych (MP Nr 32, poz.255 z późń. zm.), zarządzam co następuje: 1 Z dniem 1 stycznia 2014 roku wprowadzam do stosowania w Szkole Podstawowej nr 3 im. Obrońców Westerplatte w Gostyninie instrukcję kasową, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

2 Załącznik do Zarządzenia Dyrektora nr 31/2013 INSTRUKCJA KASOWA 1 Podstawy ogólne 1. Instrukcja kasowa zwana dalej instrukcją ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w Szkole Podstawowej nr 3 im. Obrońców Westerplatte w Gostyninie. 2. Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą: 1) pracownika zwanego dalej kasjerem, któremu powierzono prowadzenie operacji kasowych, 2) pracowników uczestniczących w kontroli funkcjonowania kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresach czynności. 3. Kasjerem może być osoba, mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze, lub przeciw mieniu oraz posiadająca pełną zdolności do czynności prawnych. 4. Przejęcie przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności komisji wyznaczonej przez dyrektora szkoły 5. Kasjer zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie gospodarki kasowej o treści: Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę materialną odpowiedzialność za powierzone mi pieniądze i wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych winny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Stosowanie obrotu gotówkowego winno być ograniczone do minimum i powinno dotyczyć tylko wpływów i wydatków bieżących. 2. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 3. Wartości pieniężne są przechowywane w kasie pancernej znajdującej się w sekretariacie szkoły. 4. Osoba pełniąca obowiązki kasjera po zakończeniu pracy zamyka dwa zamki kasy pancernej. Jeden klucz przechowuje kasjer, a drugi drugi pracownik sekretariatu. 5. Okna sekretariatu i pomieszczeń przyległych są okratowane. Szkoła objęta jest monitoringiem wizyjnym i ruchowym oraz prowadzona jest całodobowa ochrona obiektu wykonywana przez zewnętrzną agencję ochrony mienia. 3 Zasady gospodarki kasowej 1. W obrocie kasowym występują krajowe znaki pieniężne. 2. W kasie może znajdować się: 1) pogotowie kasowe na bieżące wydatki, - 2 -

3 2) gotówka pobrana z kasy MZESiP w Gostyninie, na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, 3) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy, 4) depozyty złożone przez nauczycieli szkoły. 3. Gotówka o której mowa w ust. 2, nie może na koniec dnia przekroczyć zł. 4. Nadwyżkę gotówki ponad ustaloną w ust. 3 wysokość, należy odprowadzić wpłacić do banku w tym dniu, w którym powstała nadwyżka. 5. Gotówka pobrana z kasy MZESiP w Gostyninie na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być wydatkowana na cel określony przy pobraniu. 6. Przechowywanie w kasie gotówki lub innych walorów nie należących do jednostki, jest zabronione. 7. Wyjątek od zasady zawartej w ust.6, stanowi gotówka oraz druki ścisłego zarachowania stanowiące własność działających na terenie szkoły organów lub organizacji społecznych, których to dobra mogą być przechowywane w formie depozytu. 8. Przyjęcie i wydanie depozytu kasjer rejestruje w zeszycie ewidencji. Rejestr powinien zawierać: 1) kolejny numer, 2) określenie przedmiotu deponowanego (gotówka, druki, papiery, klucze, itp.), 3) datę i godzinę przyjęcia lub wydania, 4) podpis osoby składającej i odbierającej depozyt. 4 Odpowiedzialność kasjera 1. Kasjer powinien posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów. 2. Do obowiązków kasjera należy: 1) właściwe przechowywanie i zabezpieczanie gotówki oraz innych walorów, 2) dokonywanie operacji gotówkowych (wpłat i wypłat) na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych, podpisanych przez uprawnione osoby pod względem: merytorycznym, formalnym, rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty, 3) dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków pobranych z kasy MZESiP w Gostyninie i przeznaczonych na określone cele, 4) odprowadzenie przyjętych sum do banku zgodnie z 3 ust. 3 i 4, 5) niezwłoczne zawiadomienie dyrektora o brakach gotówkowych oraz ewentualnych włamaniach do kasy. 3. W powierzonym zakresie obowiązków kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za: 1) nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej, 2) dokonywanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonych na właściwych dowodach rozchodowych, 3) nienależyte zabezpieczenie i przechowywanie gotówki, 4) wypłacanie gotówki na podstawie nie zatwierdzonych do wypłaty dowodów

4 5 Obrót kasowy i dokumentacja obrotu kasowego 1. Wszystkie operacje kasowe kasjer ujmuje w raporcie kasowym sporządzonym w dwóch egzemplarzach. 2. Dowodami przychodowymi są: 1) KP (kasa przyjmie) potwierdzający wpłaty z innego tytułu niż określone w punkcie 2, 2) Kwitariusz przychodowy potwierdzający bieżące wpływy z tytułu świadczenia usług najmu, dzierżawy, darowizn i żywienia (obiady). 3. Druk KP sporządza się w dwóch egzemplarzach: 1) oryginał dla wpłacającego, 2) kopia w bloczku. 4. Druk kwitariusz przychodowy sporządza się w trzech egzemplarzach: 1) oryginał dla wpłacającego, 2) pierwsza kopia do raportu kasowego, 3) druga kopia w bloczku. 5. Dowody przychodowe muszą być podpisane co najmniej przez kasjera przyjmującego gotówkę, a ponadto zawierać numer dowodu, datę wpływu tytuł dokonywanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wypisana również słownie. 6. Bloczki wpłat KP i kwitariuszy przychodowych, są drukami ścisłego zarachowania. 7. Należy zachować ciągłość numeracji raportów kasowych w okresie danego roku obrachunkowego. 8. Wszystkie wpłaty i wypłaty kasjer ujmuje w raportach kasowych, wg poniższych zasad: 1) wpisanie do raportów kasowych wszystkich dowodów indywidualnie, z wyjątkiem dowodów przychodowych z kwitariusza przychodowego, które mogą być wpisane pod jedną pozycją, z określeniem numerów pokwitowań, 2) wpisanie sum uzyskanych z MZESiP i przyjętych do kasy na podstawie dowodu przychodowego, 3) ustalanie w danym dniu pozostałości w kasie po zakończeniu przyjmowania wpłat. 9. Dopuszcza się sporządzanie raportów kasowych zbiorczo, za okresy kilkudniowe, nie dłużej niż 1 miesiąc. 10. Raporty kasowe, po uprzednim ich podpisaniu i wpisaniu ilości dowodów przychodowych i rozchodowych, przekazuje kasjer głównej księgowej. 11. Prawidłowość sporządzania raportów kasowych kontroluje główna księgowa i ustala, czy: 1) przychody i rozchody są udokumentowane dowodami kasowymi, 2) czy załączone dowody kasowe odpowiadają określonym wymogom, 3) czy zaopatrzone są w wymagane uwagi, 4) czy ustalono w sposób prawidłowy stan gotówki. 6. Postępowanie z banknotami i monetami zużytymi lub uszkodzonymi

5 1. Jeżeli w kasie znajdują się zużyte lub uszkodzone znaki pieniężne, należy je złożyć w banku celem wymiany. 2. Bank wymienia zużyte lub uszkodzone znaki pieniężne, jeżeli ich autentyczność nie budzi zastrzeżeń, a ich cechy umożliwiają rozpoznanie ich wartości nominalnej. 3. Niewymienione przez bank banknoty i monety podlegają zwrotowi osobie, która przedstawiła znaki pieniężne do wymiany. 7. Zatrzymywanie fałszywych znaków pieniężnych. 1. W przypadku przedstawienia w szkole sfałszowanego znaku pieniężnego kasjer zobowiązany jest taki znak zatrzymać i sporządzić protokół o zatrzymaniu w 3 egzemplarzach (wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do instrukcji kasowej). 2. Zatrzymany znak pieniężny szkoła przesyła niezwłocznie wraz z oryginałem protokołu jednostce Policji, drugi egzemplarz protokołu otrzymuje jako pokwitowanie osoba, która przedstawiła zatrzymany znak pieniężny, a trzeci egzemplarz pozostaje w aktach szkoły. 3. W razie niemożności ustalenia przez kogo fałszywy pieniądz został wpłacony protokół o zatrzymaniu sporządza się w 2 egzemplarzach. 4. Jeżeli zachodzi podejrzenie, że zatrzymany znak pieniężny został sfałszowany przez osobę przedstawiającą znak lub jeżeli nasuwa się przypuszczenie, że osoba ta rozmyślnie puszcza w obieg sfałszowane znaki pieniężne należy niezwłocznie wezwać organy Policji. 8. Inwentaryzacja kasy 1. Podstawowym narzędziem kontroli prowadzonej gospodarki kasowej jest inwentaryzacja, którą należy przeprowadzić drogą spisu ilości środków pieniężnych, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych i rozliczania ewentualnych różnic. 2. Walory gotówkowe powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż: 1) na dzień kończący rok obrotowy, 2) przy zmianie kasjera, 3) w dowolnym czasie według decyzji dyrektora lub głównej księgowej, 4) w sytuacjach losowych. 3. Inwentaryzację należy udokumentować protokołem (wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do instrukcji kasowej), a przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować. 9. Ustalenia końcowe 1. Dyrektor szkoły może: a) wyrywkowo sprawdzać stan kasy i jego zgodność z raportem kasowym, b) sprawdzać, czy między kolejnymi raportami kasowymi jest zachowana ciągłość salda. 2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 r

6 Załącznik nr 1 do Instrukcji kasowej Gostynin, PROTOKÓŁ zatrzymania fałszywych znaków pieniężnych 1. Dane osoby wpłacającej: (imię i nazwisko) (adres) 2. Opis znaków pieniężnych: Rodzaj nominału *) banknot/moneta Wartość nominału w zł Rok emisji Seria i numeracja banknotu Liczba sztuk banknot/moneta banknot/moneta banknot/moneta *) niepotrzebne skreślić 3. Źródło pochodzenia zatrzymanego/ych znaków wg oświadczenia wpłacającego: (podpis osoby przyjmującej wpłatę) (podpis wpłacającego) W załączeniu zatrzymane znaki pieniężne

7 Załącznik nr 2 do Instrukcji kasowej PROTOKÓŁ INWENTARYZACJI KASY przeprowadzonej w kasie Szkoły Podstawowej nr 3 im Obrońców Westerplatte w Gostyninie, w dniu... od godziny... do godziny... przez Zespół w składzie: w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej: Zofii Pędraszewskiej kierownik gospodarczy Szkoły. W toku inwentaryzacji stwierdzono, co następuje: 1. Stan gotówki w kasie nominał ilość wartość ,50 0,20 0,10 0,05 0,02 0,01 Ogółem gotówki w kasie: 2. Saldo końcowe na dzień wg raportu kasowego nr wynosi złotych: słownie: - 7 -

8 3. Nadwyżka/niedobór złotych: słownie: 4. Ostatni numer raportu kasowego z dnia 5. Ostatni nr dowodu KP 6. Ostatni nr kwitariusza 7. Wyjaśnienia przyczyn powstania nadwyżki/niedoboru 8. Uwagi i wnioski dotyczące stanu zabezpieczenia gotówki w kasie oraz pomieszczenia z kasą Protokół sporządzono w 2 egzemplarzach: pierwszy pozostawiono w kasie, drugi przekazano do MZESiP w Gostyninie. Podpisy komisji