Instrukcja obsługi administracyjnej systemu centralnego wydruku

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi administracyjnej systemu centralnego wydruku I. Zasady obsługi wpłatomatu. 1. Maksymalna, dopuszczalna technicznie, wartość środków w kasecie wpłatomatu wynosi ,00 zł (tj. 300 banknotów po 200 zł). 2. Ustala się maksymalną wartość środków w kasecie wpłatomatu na poziomie ,00 zł, nie więcej niŝ 80% wypełnienia kasetki wpłatomatu. 3. Wpłatomaty obsługiwane są za pomocą trzech rodzajów kart: 1. Karta Standardowa /Legitymacja Elektroniczna/: przeznaczona dla uŝytkowników systemu /np. studenci, doktoranci/. UŜytkownicy z aktywnym budŝetem mogą wpłacać pieniądze na swoje konta poprzez wpłatomaty. Po przyłoŝeniu legitymacji do czytnika wpłatomatu, rozpoczyna się sesja konkretnego uŝytkownika lub wyświetla się komunikat z informacją o przyczynie problemów Po pomyślnej identyfikacja uŝytkownika, na ekranie wyświetla się jego nazwa oraz aktualny stan budŝetu. Po wprowadzeniu banknotu do czytnika wartość budŝetu zostaje uaktualniona. UŜytkownik moŝe wprowadzić kolejny banknot lub zakończyć sesję naciskając dowolny przycisk wpłatomatu lub przykładając legitymację do czytnika. Po zakończeniu sesji zostaje wydrukowany paragon zawierający nazwę uŝytkownika, stan budŝetu przed wpłatą, wartość wpłaty oraz stan po wpłacie. JeŜeli uŝytkownik zapomni się wylogować, sesja zostanie zamknięta automatycznie po przyłoŝeniu legitymacji przez kolejnego studenta. 2. Karta Kasjer : karta przeznaczona wyłącznie dla osób upowaŝnionych do pobierania gotówki z wpłatomatu. Karty Kasjer moŝna uŝywać tylko przy pobieraniu środków z wpłatomatu. Nie wolno uŝywać karty Kasjer jeŝeli nie dochodzi do otwarcia i pobrania środków zgromadzonych w wpłatomacie. Po przyłoŝeniu karty do czytnika drukowany jest paragon techniczny zawierający ilości banknotów poszczególnych nominałów oraz całkowitą kwotę zgromadzonych pieniędzy w wpłatomacie a licznik wpłatomatu zostaje wykasowany. Sesja zostaje automatycznie zakończona. Administrator zostaje powiadomiony o otwarciu wpłatomatu przez osobę upowaŝnioną /posiadacza karty/. 3. Karta Service : przeznaczona dla osób upowaŝnionych do pobierania gotówki i dla innych osób upowaŝnionych przez Zastępcę Kanclerza ds. Eksploatacji. Karta Service słuŝy do ustalania aktualnego stanu środków we wpłatomacie, bez jego otwierania i pobierania gotówki. Karta Service uŝywana jest równieŝ przy wymianie taśmy drukującej we wpłatomacie. Po przyłoŝeniu karty do czytnika drukowany jest paragon techniczny

2 zawierający ilości banknotów poszczególnych nominałów oraz całkowitą kwotę zgromadzonych pieniędzy we wpłatomacie, licznik nie zostaje wykasowany. Sesja zostaje automatycznie zakończona. Administrator zostaje powiadomiony o otwarciu wpłatomatu w celach serwisowych przez osobę upowaŝnioną /posiadacza karty/. 4. Wpłatomat otwiera się przy pomocy dwóch kluczy. KaŜdy wpłatomat jest zaopatrzony w dwa komplety kluczy /dwa od dolnego zamka i dwa od górnego zamka/: 1. Pierwszy komplet kluczy, kartę Kasjer oraz kartę Service pobiera i odpowiada za ich przechowywanie osoba upowaŝniona do pobierania gotówki z wpłatomatu, 2. Drugi komplet kluczy przekazuje się w zalakowanej kopercie do depozytu w Kasie Głównej WUM. 5. Klucze oraz kartę Kasjer pobrane przez osobę wskazaną w ust. 4 pkt 1, naleŝy przechowywać w kasie pancernej lub w zamykanej kasecie metalowej. Przekazanie i odbiór kluczy wraz z kartą Kasjer odbywa się protokolarnie. 6. Listę osób upowaŝnionych do pobierania gotówki i kontroli stanu środków we wpłatomacie oraz osób upowaŝnionych do podejmowania z depozytu drugiego kompletu kluczy zatwierdza Kanclerz na wniosek Zastępcy Kanclerza ds. Eksploatacji - wzór upowaŝnienia załącznik nr Pracownicy upowaŝnieni do pobierania gotówki oraz sprawdzania stanu środków we wpłatomacie zobowiązani są do odbycia szkolenia w zakresie obsługi wpłatomatu. II. Zadania pracownika pobierającego gotówkę z wpłatomatu. 1. Do zadań osoby działającej na mocy upowaŝnienia określonego w rozdziale I ust 5 naleŝy: 1. opróŝnianie wpłatomatu w ostatnim dniu roboczym kaŝdego miesiąca w godz , 2. opróŝnianie wpłatomatu, kaŝdorazowo po otrzymaniu informacji o jego przepełnieniu, (tj. gdy wartość środków we wpłatomacie wynosi ,00 zł lub zapełnienie kasetki wpłatomatu wynosi 80 %) przekazanej przez system, 3. kaŝdorazowe pobranie wydruku z wpłatomatu z potwierdzeniem ilości pobranych środków, 4. niezwłoczne (w tym samym dniu do godz. 15) odprowadzenie do Kasy Głównej WUM pobranej z wpłatomatu gotówki wraz z wydrukiem. Transportu gotówki dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w 3 załącznika do Zarządzenia nr 442/2007 Kanclerza WUM z dnia 7 listopada 2007 r. - Instrukcja kasowa, 5. zachowanie kolejności ułoŝenia banknotów przy pobieraniu pieniędzy z wpłatomatu, znajdujących się w kasetce wpłatomatu. 6. sporządzenie notatki słuŝbowej w przypadku stwierdzenia róŝnicy pomiędzy wydrukiem z wpłatomatu, a ilością pobranej gotówki i skierowania jej do Kanclerza i Kwestora za pośrednictwem Zastępcy Kanclerza ds. Eksploatacji.

3 7. dokonywanie innych czynności związanych z obsługą wpłatomatu (w tym uzupełnianie taśmy do wydruków) zlecone pocztą elektroniczną przez system lub pracownika odpowiedzialnego za monitorowanie systemu. 2. Osobie pobierającej gotówkę, podczas wykonywania czynności pobierania gotówki oraz jej transportu zawsze towarzyszy pracownik wyznaczony przez Kierownika Kampusu. 3. Osoba pobierająca gotówkę w momencie jej pobierania zobowiązana jest do uŝywania karty Kasjer, upowaŝniającej do wypłaty pieniędzy z wpłatomatu i kluczy otrzymanych w wyniku postępowania określonego w rozdziale I ust Zabrania się korzystania z karty Kasjer, przez osobę upowaŝnioną do wypłaty gotówki, wyłącznie w celu sprawdzenia stanu konta wpłatomatu. W celu sprawdzenia stanu konta wpłatomatu naleŝy uŝywać karty Service. III. Odpowiedzialność pracownika pobierającego gotówkę z wpłatomatu. 1. Pracownik pobierający gotówkę z wpłatomatu: 1. odpowiada materialnie za pobraną gotówkę. Przed otrzymaniem kompletu kluczy i karty umoŝliwiających dostęp do wpłatomatu, pracownik upowaŝniony składa w obecności pracownika działu personalnego oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za gotówkę według załączonego wzoru /załącznik 2/, oświadczenie dołącza się do akt osobowych pracownika, 2. ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów odnośnie zabezpieczenia gotówki, 3. odpowiada za zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich do posiadanych kluczy oraz karty. 2. Pracownikowi pobierającemu gotówkę z bankomatu nie mogą być powierzone obowiązki o charakterze dyspozycyjnym oraz kontrolnym obejmującym obsługę wpłatomatu i pobierania gotówki. 3. W razie stwierdzenia włamania lub uszkodzenia wpłatomatu pracownik pobierający gotówkę zobowiązany jest do natychmiastowego zawiadomienia Kanclerza lub Zastępcy Kanclerza ds. Eksploatacji, który podejmie stosowne działania w ramach posiadanych uprawnień, a takŝe Dział Informatyki w celu zabezpieczenia nagrania z monitoringu budynku. 4. Do czasu przybycia przedstawicieli organu ścigania pracownik nie moŝe dokonywać Ŝadnych czynności przy wpłatomacie. IV. Zadania kasjera. 1. Do zadań Kasjera naleŝy:

4 1. przyjmowanie wpłat od pracownika, który pobrał gotówkę z wpłatomatu na podstawie wydruku z wpłatomatu, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku do Zarządzenia nr 442/2007 Kanclerza WUM z dnia 7 listopada 2007 r. - Instrukcja kasowa. 2. kontrola zgodności wydruku z wpłatomatu ze stanem gotówki w kasetce z uwzględnieniem kolejności ułoŝenia banknotów i ich autentyczności. 3. w przypadku ustalenia róŝnicy między kwotą wpłaty i wydrukiem z wpłatomatu, kasjer sporządza notatkę słuŝbową, którą przekazuje Kanclerzowi i Kwestorowi za pośrednictwem Zastępcy Kwestora ds. Finansowych wraz z kopiami odpowiednich dokumentów. 4. ewidencjonowanie pobranych z wpłatomatu środków pienięŝnych w kasie fiskalnej z uwzględnieniem właściwej stawki podatku VAT oraz dokumentowanie transakcji: a) paragonem zbiorczym dla wpłat nieudokumentowanych fakturami VAT, b) odrębnymi paragonami dla kaŝdej wystawionej faktury VAT, dołączając do niej wydrukowany paragon. 5. przekazywanie do Działu Księgowości w cyklach miesięcznych, w terminie do 5-go dnia następnego miesiąca łącznego raportu miesięcznego z kasy fiskalnej wraz z rejestrem sprzedaŝy VAT. Do raportu naleŝy dołączyć kopie wystawionych faktur VAT wraz z paragonami z kasy fiskalnej, bez ewidencjonowania ich w rejestrze sprzedaŝy VAT. Obroty kasy fiskalnej w tym zakresie stanowią podstawę ustalania obrotów dla celów podatku VAT. 6. prowadzenie ewidencji złoŝonych w depozycie kluczy do wpłatomatów na zasadach określonych w załączniku do Zarządzenia nr 442/2007 Kanclerza WUM z dnia 7 listopada 2007 r. - Instrukcja kasowa - 14 Depozyty. V. Zadania Kierownika Działu Informatyki. 1. Kierownik Działu Informatyki wyznacza, z grona pracowników podległego Działu, pracownika odpowiedzialnego za monitorowanie systemu w zakresie kontroli wpłat, ustalanie wpłat przekazanych w związku z realizacją usług systemu centralnego wydruku oraz ustalania wysokości i dokumentowania przychodów. 2. Kierownik Działu Informatyki odpowiedzialny jest za przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia dla osób upowaŝnionych do pobierania gotówki w zakresie obsługi wpłatomatu. VI. Zadania pracownika monitorującego system w zakresie kontroli wpłat, ustalania wysokości wpłat przekazanych w związku z realizacja usług systemu centralnego wydruku oraz ustalania wysokości i dokumentowania przychodów. 1. Do obowiązków osoby odpowiedzialnej za monitorowanie systemu, naleŝy:

5 1. sporządzanie w formie pisemnej informacji o stwierdzeniu zapełnienia kasetki wpłatomatu w 80 % lub przekroczeniu kwoty ,00 zł i przekazywanie pocztą elektroniczną pracownikowi upowaŝnionemu do opróŝniania wpłatomatu, jego przełoŝonemu, kasjerowi oraz kierownikowi Działu Finansowego, 2. sporządzenie i przekazanie pocztą elektroniczną monitu skierowanego do osób wymienionych w ust. 3 pkt. 3 lit. a niniejszego rozdziału. W przypadku braku potwierdzenia opróŝnienia wpłatomatu przy stanie zapełnienia 95 % lub zgromadzenia kwoty ,00 zł, uzyskanie potwierdzenia drogą telefoniczną, otrzymania monitu przez pracownika upowaŝnionego do opróŝniania wpłatomatu, 3. comiesięcznie sporządzanie i przekazywanie do Działu Księgowości w terminie do 5 dnia następnego miesiąca wydruku wygenerowanego z systemu zawierającego : a) ilościowo-wartościowe zestawienie usług wykonanych w danym miesiącu z uwzględnieniem ich rodzajów, b) informację o niewykorzystanych środkach dla Elektronicznych Legitymacji, które zostały zdane bądź utraciły swoją waŝność w związku z ukończeniem studiów, skreśleniem z listy studentów itp., 4. kontrola prawidłowości działania systemu m.in. poprzez dokonywanie na dzień kończący kwartał weryfikacji : a) raportów z ilościowo wartościowym zestawieniem wykonanych usług, b) odczytów stanu środków we wpłatomatach z uwzględnieniem pobrań, 5. sporządzanie w formie pisemnej informacji o konieczności uzupełnienia taśmy do drukowania we wpłatomacie i przekazywanie pocztą elektroniczną pracownikowi upowaŝnionemu do pobierania gotówki. VII. Obowiązki Kierowników Dziekanatów. 1. Kierownicy Dziekanatów zobowiązani są do niezwłocznego przekazywania pocztą elektroniczną informacji o nr albumów, nazwiskach i nr PESEL studentów, których legitymacje straciły waŝność bądź teŝ zostały zwrócone lub utracone. 2. Informacje o nr albumów, nazwiskach i nr PESEL studentów w sytuacjach, o których mowa w ust 1 in fine niniejszego rozdziału Kierownicy Dziekanatów przekazują na adres poczty elektronicznej: els@wum.edu.pl 3. UŜyty w ust 1 niniejszego rozdziału zwrot niezwłocznie naleŝy interpretować w ten sposób, iŝ wszelkie informacje dotyczące nr albumów, nazwisk i nr PESEL studentów naleŝy przekazywać na wskazany adres poczty elektronicznej w dniu dokonania zwrotu dokumentu lub w dniu pozyskania informacji przez Dziekanat o jego utraceniu.

6 VIII. Ustalanie i dokumentowanie przychodów. 1. Podstawę rozliczenia kwot wpłaconych do wpłatomatów na przychody Uczelni danego okresu stanowi zestawienie w formie wydruku z systemu, określone w ust 2 pkt 3 rozdziału V. 2. Przychód ustalany jest comiesięcznie, w wysokości równej sumie wartości usług wykonanych w danym miesiącu i wartości niewykorzystanych środków (pozostałe przychody operacyjne) przypisanych do legitymacji, które utraciły waŝność. 3. Wpłaty do wpłatomatu nie wymagają potwierdzenia fakturami VAT. Faktury VAT wystawiane są wyłącznie na uzasadnione Ŝądanie wpłacającego złoŝone w dniu dokonania wpłaty do jednostek kompetencyjnych obsługujących wpłatomaty. 4. Środki wpłacone za pośrednictwem wpłatomatu powinny być w całości wykorzystane w okresie waŝności Elektronicznej Legitymacji. Z tytułu niewykorzystanych środków nie będą dokonywane zwroty wpłaconych kwot.