Zarządzenie nr 12/2012 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 17 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia w ACK Cyfronet AGH Instrukcji kasowej.

Transkrypt

1 ACK-DN /12 Zarządzenie nr 12/2012 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 17 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia w ACK Cyfronet AGH Instrukcji kasowej. Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku zarządzam co następuje: 1. Od dnia 1 stycznia 2013 roku wprowadza się do stosowania w ACK Cyfronet AGH Instrukcję kasową stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Z dniem 1 stycznia 2013 roku tracą ważność wszystkie wcześniej obowiązujące instrukcje kasowe lub inne wewnętrzne uregulowania w tym zakresie, w szczególności instrukcja kasowa ze stycznia 1999 roku. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor ACK Cyfronet AGH (-) prof. dr hab. inż. Kazimierz Wiatr

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 12/2012 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia INSTRUKCJA KASOWA Instrukcja kasowa określa jednolite zasady gospodarki kasowej w Akademickim Centrum Komputerowym Cyfronet AGH. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. 121 poz. 591 z późn. zm.). 1. POMIESZCZENIA I OCHRONA KASY 1. Kasa zlokalizowana jest w wydzielonym pomieszczeniu, umożliwiającym jej sprawne funkcjonowanie i zapewniającym bezpieczeństwo obrotu. Pomieszczenie kasowe wyposażone jest w system alarmowy połączony z agencją ochrony. Kasa wyposażona jest w szafę stalową do przechowywania wartości pieniężnych. 2. W całym budynku ACK Cyfronet AGH są stosowane następujące elektroniczne systemy zabezpieczeń: system sygnalizacji włamania i napadu, system telewizji dozorowej, system kontroli dostępu, system transmisji alarmu. 3. W kasie mogą być przechowywane wartości pieniężne w wysokości zapewniającej właściwą ochronę zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2010 r. nr 166 poz. 1128) będącego załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji. 2. TRANSPORT ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH 1. Kasjer może przewozić środkami komunikacji publicznej do/z banku środki pieniężne w maksymalnej wysokości zł lub równowartości tej kwoty w dewizach. Powyżej zł lub równowartości tej kwoty w dewizach transport odbywa się taksówką lub samochodem służbowym. 2. Transport gotówki środkami komunikacji publicznej powinien odbywać się najkrótszą drogą do ACK Cyfronet AGH. 3. W przypadku transportowania kwot w wysokości określonej w w/w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych należy stosować się do podanych w nim szczegółowych zasad. 3. KASJER 1. Kasjerem może być osoba: a. Posiadająca przygotowanie zawodowe (wykształcenie minimum średnie, praktykę w księgowości i przeszkolenie w zakresie gospodarki kasowej), b. Posiadająca zdolność do czynności prawnych, c. Nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu. 2. Kasjer zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o przejęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie i znajomość przepisów w zakresie gospodarki kasowej. 3. Kasjer posiada aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi. Osobami tymi w ACK Cyfronet AGH są łącznie:

3 Zastępca Dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych (w razie jego nieobecności pracownicy Działu Ekonomiczno-Finansowego podani w karcie wzoru podpisów do banku) oraz Dyrektor ACK Cyfronet AGH (w razie jego nieobecności Zastępca Dyrektora ds. administracyjnych lub Zastępca Dyrektora ds. infrastruktury informatycznej). Kserokopia karty wzoru podpisów stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 4. Przyjęcie-przekazanie kasy może nastąpić tylko protokolarnie. 4. GOSPODARKA KASOWA 1. W kasie mogą znajdować się: a. Gotówka na niezbędne wydatki tzw. pogotowie kasowe ustalone w kwocie zł. Wysokość pogotowia kasowego może być zmieniona na wniosek Zastępcy Dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych zatwierdzony przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. b. Gotówka podjęta z banku na określone cele np. wynagrodzenia, świadczenia z ZFŚS wypłacane w gotówce. c. Gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy. d. Dewizy pobrane w celu wypłaty zaliczek na delegacje zagraniczne oraz pozostające z rozliczenia delegacji zagranicznych. e. Czeki. f. Wadia przetargowe. 2. Gotówka podjęta z banku na pokrycie określonych ściśle wydatków powinna być wydatkowana na cel określony w pobraniu. Gotówka niezrealizowana w danym dniu może być przechowywana w kasie pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia, najpóźniej do dnia bilansowego. Gotówki tej nie wlicza się do pogotowia kasowego. Dewizy niepobrane przez pracowników na wyjazdy zagraniczne oraz pozostające z rozliczenia delegacji zagranicznych mogą zostać w kasie w celu wypłaty zaliczek na kolejne wyjazdy. 5. DOKUMENTACJA KASOWA 1. Dokumenty kasowe stanowią: a. Dokumenty operacji kasowych (dowody kasowe) - dowód wpłaty KP - dowód wypłaty KW - raporty kasowe b. dokumenty źródłowe dyspozycyjne: - dowody zakupu: faktury, rachunki - dowody sprzedaży: faktury, rachunki - wnioski o wypłatę zaliczki w złotych i w dewizach - rozliczenie zaliczki - rozliczenie delegacji służbowej krajowej i zagranicznej - lista płac - rachunki umów: zlecenia, o dzieło - inne akceptowane przez Zastępcę Dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych c. dokumenty organizacyjne kasy: - instrukcja kasowa - oświadczenie o odpowiedzialności materialnej - zakres czynności kasjera - protokoły przyjęcia-przekazania kasy - protokoły inwentaryzacyjne

4 2. Wszystkie obroty gotówkowe winny być udokumentowane dowodami kasowymi: - wpłaty gotówkowe- własnymi przychodowymi dowodami kasowymi KP - wypłaty gotówkowe- własnymi rozchodowymi dowodami kasowymi KW 3. Przed przyjęciem/wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dokumenty kasowe są podpisane przez upoważnione osoby. Dokumenty kasowe niepodpisane przez osoby upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. 4. Kasjer wystawiając dowód wpłaty KP określa w nim: - datę wpłaty - nazwisko i imię osoby dokonującej wpłaty lub nazwę firmy dokonującej wpłaty - dokładne określenie tytułu wpłaty - kwotę wpłaty liczbowo i słownie Dowód wpłaty KP jest wystawiany w 2 egzemplarzach: - oryginał dla wpłacającego - kopia pozostaje jako załącznik do raportu kasowego. W dowodzie KP nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłacanej gotówki wyrażanej liczbą i słownie. Na dowodzie KP kasjer w pozycji otrzymał składa własnoręczny podpis. W pozycji sprawdził podpis składa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych lub osoba zastępująca. Dowód KP zatwierdzany jest przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH lub osobę zastępującą. 5. Kasjer wystawiając dowód wypłaty KW określa w nim: - datę wypłaty - nazwisko i imię osoby lub nazwę firmy, na rzecz której dokonywana jest wypłata - tytuł wypłaty - kwotę wypłaty liczbowo i słownie Dowód wypłaty KW sporządza się w 2 egzemplarzach: - oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego, - kopia jest dla otrzymującego wypłatę. W dowodzie KW nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłacanej gotówki wyrażanej liczbą i słownie. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w źródłowym dokumencie dyspozycyjnym. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem na dowodzie wypłaty KW w sposób trwały. Na dowodzie KW kasjer w pozycji wypłacił składa własnoręczny podpis. W pozycji sprawdził podpis składa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych lub osoba zastępująca. Dowód KW zatwierdzany jest przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH lub osobę zastępującą. 6. Źródłowy dokument dyspozycyjny jest załączany do dowodu kasowego w oryginale (np. lista wypłat, wnioski zaliczkowe) lub w kopii (np. faktury, rachunki, rozliczenia delegacji). Oryginalny dokument dyspozycyjny, którego kopia została załączona do dowodu kasowego jest przekazywany do księgowania i przechowywany razem z innymi dokumentami podlegającymi księgowaniu. 7. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest żądać okazania dowodu potwierdzającego tożsamość. 8. Przy wypłacie dla osoby niemogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera może się podpisać inna osoba stwierdzająca jako świadek swoim podpisem fakt dokonania wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na dowodzie kasowym umieszcza się numer, datę i określenie wydawcy dowodu

5 stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz dane osoby podpisującej się jako świadek. 9. Jeśli wypłata gotówki następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w źródłowym dokumencie dyspozycyjnym, w dowodzie KW należy określić, że wypłata została dokonana osobie upoważnionej. Upoważnienie winno zawierać potwierdzenie tożsamości i własnoręczny podpis upoważniającego. Dopuszcza się upoważnienie przesłane na służbowy adres poczty elektronicznej kasjera z służbowego adresu elektronicznego upoważniającego lub innej pod warunkiem, że dany adres znajduje się na liście cyfnet). Kasjer jest zobowiązany do weryfikacji adresu elektronicznego innego niż Upoważnienie należy dołączyć do dowodu kasowego. 10. Rozchodowe i przychodowe dowody kasowe są wystawiane w systemie finansowoksięgowym SIMPLE na bieżąco, są oznaczone numerem kolejnym nadawanym przez system finansowo-księgowy (osobna ciągła numeracja roczna dowodów KP i KW ), oraz otrzymują numer pozycji raportu kasowego, w którym zostały zaewidencjonowane. Na koniec każdego dnia kasjer jest zobowiązany do sprawdzenia zgodności ilości i kwot wystawionych dowodów kasowych z roboczym raportem kasowym i rzeczywistym stanem gotówki w kasie. 11. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. 12. Gotówka w kasie nie udokumentowana rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka ta stanowi pozostałe przychody operacyjne. 13. Kasjer może przechowywać w formie depozytu otrzymane od działającej w firmie organizacji, a także osób, zaplombowane kasety lub koperty zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer z uwzględnieniem następujących danych: - numer kolejny depozytu, - określenie deponowanego przedmiotu, a przy gotówce jej wartości, - określenie właściciela depozytu, - data przyjęcia i zwrotu depozytu, oraz podpisy osoby upoważnionej do ich podjęcia przez kasjera. Przechowywana w formie depozytu gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki. 14. Raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym okresie czasu. Raport kasowy wypełniany jest na bieżąco w porządku chronologicznym tzn. w kolejności dokonywanych wpłat i wypłat. Raport kasowy zawiera: - nazwę firmy - numer raportu z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla każdej waluty w ciągu roku obrotowego - w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje się na bieżąco dowody kasowe w układzie chronologicznym, z określeniem w treści rodzaju operacji i symbolu dowodu wraz z jego numerem - w dolnej części raportu wpisuje się łączne kwoty operacji gotówkowych. 15. Po ustaleniu obrotów przychód i rozchód następuje obliczenie pozostałości gotówki na następny okres, w ten sposób, że do stanu poprzedniego, wpisanego w wierszu stan poprzedni kasy przeniesionego z raportu kasowego za okres poprzedni dodaje się obroty przychodowe i odejmuje obroty rozchodowe, a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu stan kasy obecny.

6 16. Raporty kasowe sporządza się chronologicznie w okresach miesięcznych. W ciągu miesiąca raport kasowy w systemie finansowo-księgowym ma status raportu roboczego. Na ostatni dzień okresu, za który sporządzany jest raport kasjer sporządza raport kasowy za dany okres, ustala pozostałość gotówki w kasie, podpisuje raport i wraz z dowodami kasowymi oraz załącznikami przekazuje do podpisu Zastępcy Dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych lub osobie przez niego upoważnionej. Raport kasowy jest zatwierdzany przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH lub osobę zastępującą. Po podpisaniu raport kasowy jest przekazany do księgowania. 6. KONTROLA KASY 1. Kasa podlega kontroli bieżącej, okresowej i doraźnej. 2. Kontrola bieżąca może się ograniczyć do sprawdzenia wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Przeprowadzenie kontroli kontrolujący potwierdza swoim podpisem. 3. Kontrola okresowa i kontrole doraźne kasy dokonywane są na polecenie Dyrektora ACK Cyfronet AGH lub Zastępcy Dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych. 4. Fakt dokonania kontroli kasy powinien być udokumentowany protokołem zatwierdzonym przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 5. Kasa podlega inwentaryzacji rocznej na dzień bilansowy zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości.