DZIESIĘĆ ZŁOTYCH ZASAD BEZPIECZNYCH NEGOCJACJI

Transkrypt

1 DZIESIĘĆ ZŁOTYCH ZASAD BEZPIECZNYCH NEGOCJACJI Artykuł autorstwa Anny Avraham pochodzi z portalu Sasmy, kwiecień Agresja kierunkowa i empatia to kluczowe czynniki w powodzeniu negocjacji stron. Empatia pomaga nam zrozumieć postawę drugiej strony, dostrzec to, czego pragnie klient oraz dopasować własne zachowania do zachowań partnera. PowyŜsze elementy rozgrywane i wywaŝone przez mądrego negocjatora przynoszą rozwiązania negocjacyjne dające satysfakcję obu stronom, pomagają wypracować kompromisy, misy, gasić zaognione sytuacje lub odwrotnie...wzniecać ogień, ale tak, by był to poŝar kontrolowany, na zgliszczach którego dalej widnieją solidne fundamenty. W niniejszym artykule postaram się przedstawić dziesięć złotych zasad prowadzenia idealnych negocjacji w oparciu o doświadczenia własne (jako lidera grupy negocjacyjnej) oraz w oparciu o informacje zebrane od naszych klientów, z którymi miałam przyjemność współpracować, i których interesy mogłam reprezentować podczas negocjacji.

2 ZASADA PIERWSZA - KOMPETENCJE KaŜda duŝa i szanująca się firma stara się przygotowywać gruntownie do rozmów biznesowych. Nie obce nam są juŝ wywiady gospodarcze czy badanie przeszłości członków grupy negocjacyjnej tak, aby stworzyć mechanizmy adekwatne do ochrony własnego biznesu. DuŜą rolę odgrywają tutaj osoby wyznaczone do prowadzenia negocjacji, a w szczególności ich zdolności interpersonalne. Doświadczenie tych osób, zdolność przewidywania ruchów strony przeciwnej, lojalność oraz umiejętność prowadzenia dyskusji są cechami, jakie powinny posiadać osoby wyznaczone przez management do prowadzenia waŝnych strategicznie negocjacji. Bardzo często jednak, szczególnie firmy zachodnie, wolą powierzyć swe losy doświadczonym negocjatorom, którzy nie są emocjonalnie związani z naszą firmą, nie ma u nich konieczności weryfikowania poziomu lojalności, a jednocześnie posiadają doświadczenie, unikalną intuicję charakterystyczną dla rasowego negocjatora. Negocjowanie wymaga umiejętności rozwiązywania konfliktów i niepowodowania kolejnych. Tam gdzie są konflikty, są równieŝ silne emocje. Gdzie są silne emocje, nie jest łatwo jasno i kreatywnie myśleć, trafnie oceniać sytuację. Tam gdzie jest konflikt, łatwo stracić zaufanie i trudno je potem odbudować. A kaŝdy z nas wie, Ŝe gdzie nie ma zaufania, łatwo o podejrzliwość, a nawet wrogość. Wiadomo: zaufanie buduje, wrogość rujnuje i ta stara maksyma sprawdza się tutaj jak nigdzie indziej! 2

3 Panie, Panowie pamiętajmy, Ŝe dobrze prowadzić negocjacje to umieć obchodzić się z emocjami własnymi i innych, stopniowo budować zaufanie, precyzyjnie rozumieć i analizować własną sytuację i sytuację innych, stwarzać korzystne dla obu stron propozycje. Ale jak to osiągnąć? ZASADA DRUGA - KAśDY KONFLIKT JEST ROZWIĄZYWALNY Lepiej dobrze negocjować w biznesie czy w Ŝyciu osobistym? Szczerze mówiąc bez znaczenia, bo w kaŝdym z tych przypadków negocjować to znaczy: mieć więcej pieniędzy, więcej czasu, lepszych przyjaciół, więcej miłości, dłuŝsze Ŝycie i lepsze zdrowie. Pamiętajmy - zawsze moŝna wypracować alternatywy...trzeba tylko stworzyć im odpowiednie warunki poprzez merytoryczne prezentowanie swoich opinii, faktów i oczekiwań. ZASADA TRZECIA - PLAN B, CZYLI - NIE WYSTRZELAJ CAŁEGO MAGAZYNKU JUś W PIERWSZEJ RUNDZIE CóŜ, wiele firm wystawia do walki osoby, które sprowokowane juŝ na początku negocjacji wyciągają tzw. Asa z rękawa. Nic bardziej nierozsądnego!!!! Tak jak to czasem w Ŝyciu bywa tak i tutaj obowiązuje nas zasada ograniczonego zaufania. Co do prowokacji: cóŝ, w końcu my wiemy jaki poziom reprezentuje nasz zespół negocjacyjny, co do strony przeciwnej - zdarza się dość często, Ŝe nie do końca moŝemy być pewni, czy osoba która siedzi na przeciwko nas prezentuje ten sam poziom etyki biznesu, jaki chcielibyśmy zachować 3

4 podczas naszych negocjacji i czy przypadkiem jej zadaniem nie jest tzw. świadoma prowokacja czyniona w celu oceny naszych zasobów negocjacyjnych i szerokości pola działania. Warto jest więc mieć zawsze przygotowany plan B na wypadek sytuacji kryzysowej, jaka mogłaby się pojawić. Rada praktyczna numer 1 Przekonywać, nie zagadywać i...nie dać się oszukać. ZASADA CZWARTA - I STAŁ SIĘ CUD - CZYLI UCZYŃ KONFLIKT ROZWIĄZYWALNYM Z dobrymi negocjacjami jest jak z udaną randką: musisz najpierw stworzyć atmosferę zanim będziesz mógł przejść do konkretów, o przedstawieniu się rodzicom nawet nie trzeba mówić. Często na wstępie, zanim dane nam będzie zająć się treścią negocjacji, musimy zająć się emocjami swoimi i partnera. Jeszcze jedna analogia: wiem na pewno, Ŝe nie potrafiłabym połączyć dwóch kawałków metalu, gdyby nie osłona szlachetnego gazu oraz ciepło. Podobnie: przyjazna atmosfera umoŝliwia i ułatwia łączenie interesów obu stron... ale bez przesady. 4

5 ZASADA PIĄTA - SKŁADNIKI WŁAŚCIWEJ ATMOSFERY Po pierwsze naleŝy we właściwy sposób zdefiniować potencjalny konflikt, jego źródło i zakres, czasami warto określić potencjalny czas jego trwania. Musimy stworzyć atmosferę, w której ów konfliktowy Goblin zmienia sie w karła. Ma to kluczowe znaczenie dla naszych działań. JeŜeli określisz sytuację jako patową - istnieje ogromne prawdopodobieństwo, Ŝe cały proces zakończy się fiaskiem lub wypracowane rozwiązania nie zadowolą ani ciebie ani drugiej strony. JeŜeli sytuację określicie jako problemową, ale rozwiązywalną, wówczas wzrośnie zaufanie, jasność, precyzja rozumienia i moŝliwość wykreowania atrakcyjnych dla obu stron rozwiązań. Pamiętajmy, waŝna jest tutaj elastyczność i przewidywalność kroków strony przeciwnej ej (czyli owo doświadczenie grupy negocjacyjnej). Rada praktyczna numer 2 Definiowanie sytuacji odbywa się poprzez to, czy umiemy jasno wyraŝać swoje zdanie i w jaki sposób będziemy mówić do swojego partnera podczas negocjacji. ZaleŜy równieŝ od tego czy potrafimy i w jaki sposób będziemy go słuchać. Rada praktyczna numer 3 Kto słucha, potrafi wyprzedzić tok myślenia mówiącego. MoŜe więc przewidywać wypowiedzi mówiącego, ma czas na przygotowanie własnych wypowiedzi, popełnia mniej błędów w rozumieniu, potrafi prawidłowo interpretować sytuacje, bo zwyczajnie ma czas na ochłonięcie i spojrzenie z właściwego dystansu. Słuchanie stanowi podstawę owej empatii negocjacyjnej. 5

6 Rada praktyczna numer 4 I coś jeszcze - jeśli ty naprawdę słuchasz, inni naprawdę zastanawiają się co powiedzieć. To zazwyczaj powoduje, Ŝe mówią o wiele mniej bzdur. Tak czy inaczej definiowanie konfliktu w takim samym stopniu zaleŝy od strategii i jakości twojej komunikacji jak i strony przeciwnej. ZASADA SZÓSTA - DWA KLUCZE DO NIEBA BRAM WywaŜona agresja (ukierunkowana na cel, a nie na inną osobę) i empatia to czynniki kluczowe w powodzeniu negocjacji. Empatia pomaga nam zrozumieć, czego pragnie klient oraz dopasować własne zachowania do zachowań partnera. Bez niej działamy po omacku. Agresja kierunkowa pomaga nam pamiętać, czego MY chcemy, o co walczymy, ale teŝ, Ŝe czasem warto przegrać bitwę, by wygrać wojnę. Empatia bez agresji prowadzi do uległości. Agresja bez empatii - do wrogości i manipulacji. Połączone razem przynoszą rozwiązania dające satysfakcję obu stronom. ZASADA SIÓDMA - UNIKAJ ZAGROśEŃ Podobnie jak w kiepskim małŝeństwie tak i w negocjacjach kaŝda ze stron pragnie wywrzeć na drugą wpływ. Twój partner będzie się starał kierować Twoimi myślami, uczuciami i decyzjami. MoŜe starać się utrwalić w Twoich oczach obraz siebie jako strony mającej wiele moŝliwości wyboru, tobie zaś moŝe jednocześnie sugerować, Ŝe masz tylko jedną, jedyną szansę: dogadać się na jego warunkach... 6

7 Bez względu na to czy czynić to będzie świadomie czy nie - będzie próbował wykorzystać w tym celu wbudowane w nas "mechanizmy" psychologiczne i obronne. Dodajmy, Ŝe zazwyczaj nie jesteśmy świadomi ich istnienia a kaŝde negocjacje to dawka adrenaliny oraz stresu. W normalnych codziennych sytuacjach są one naszymi sprzymierzeńcami, ale są równieŝ sytuacje, w których mogą zostać uŝyte przeciwko nam, gdyŝ to, co nieświadome, znajduje się poza naszą kontrolą i raczej ma nad nami przewagę. Kluczową sprawą więc jest znać te mechanizmy i umieć je rozpoznawać oraz zabezpieczyć się przed wykorzystaniem technik i strategii manipulacyjnych zbudowanych na ich bazie. Nie chciałabym generalizować, ale znaczna część męŝczyzn celowo nie docenia kobiet negocjatorów, o czym wielokrotnie mogłam przekonać się sama. Traktują kobiecość jako przeszkodę w procesie negocjacji i wyraŝają te poglądy tylko po to, by zbić je z obranej drogi, zdenerwować, zmanipulować. Pamiętajmy zasadę kija o dwóch końcach: Zachowanie takie daje nam, kobietom prowadzącym negocjacje, paradoksalnie niedocenione moŝliwości sprawdzenia czujności i gotowości strony przeciwnej. Rada praktyczna numer 5 KaŜde sensownie złoŝone praktyczne działanie (oferta kupna owego wielbłąda) poprzedzam niepraktyczną sensowną refleksją. Idealnie wybija to przeciwnika z rytmu, zachowując jednak temat negocjacji. 7

8 Ja hołduję zasadzie zgodnie z maksymą Wojny zaczynają się i kończą, ale moi Ŝołnierze pozostają wieczni 1, więc zdarza się bardzo często, Ŝe po takich negocjacjach zapadamy w pamięć drugiej osoby na długo i lekcja nie idzie na marne. Rada praktyczna numer 6 Zrozumienie własnej sytuacji jest dla nas zawsze bardzo waŝne. W negocjacjach taka świadomość jest nieodzowna. ZASADA ÓSMA - WOJNY Z BIALĄ FLAGĄ, ALE GOTOWY DO Nie moglibyśmy ustalić kursu statku bez wiedzy o jego aktualnym połoŝeniu. Tak jak kompas jest instrumentem pozwalającym określać połoŝenie okrętu, tak i w negocjacjach dysponujemy pewnymi technikami i narzędziami pozwalającymi opisać naszą siłę i moŝliwości w sposób werbalny i niewerbalny. Instrumenty pokładowe nie byłyby potrzebne wielkim odkrywcom, gdyby nie mieli przed sobą celu. PrzecieŜ wiadomo, Ŝe negocjacje są potencjalnie niebezpieczną podróŝą i nikt rozwaŝny nie wybierze się w nią, nie mając waŝnego powodu. Aby więc sprawnie je prowadzić, trzeba równieŝ określić własne cele i ustalić ich waŝność. Nie jest określeniem celu powiedzenie sobie: chcę tego i tego... i... moŝe jeszcze tego... Aby cele mogły nam dobrze słuŝyć, wspierać nas i motywować - musimy nauczyć się je poprawnie opisywać. SłuŜą temu określone techniki. 1 Cytat : Tupac Amur Shacur 8

9 Rada praktyczna numer 7 ZałóŜmy, Ŝe w swoją podróŝ wybieramy się szybowcem a naszym celem jest przelecieć przez kanał La Manche. Wiemy skąd startujemy i dokąd lecimy. Co jeszcze ze powinniśmy wiedzieć przed podróŝą? Wyobraźmy sobie, Ŝe zakładana przez nas temperatura powietrza nad kanałem w czasie lotu, układ wiatrów są inne od przewidywanych i siła nośna naszego szybowca spadła i my takŝe zaczynamy bardzo szybko spadać do kanału. Pewne jest, Ŝe musimy błyskawicznie podjąć działania korekcyjne, jeśli chcemy osiągnąć cel. Co zadecydujemy? Co dostaniemy w zamian? NIE Czy jest nam to obojętne? Podobnie w negocjacjach prawie na pewno będziemy musieli z czegoś ustąpić. Jakie będzie największe twoje ustępstwo? Jakie najmniejsze? Z czego zrezygnujesz najpierw? Z czego najpóźniej? Z czego na pewno nie zrezygnujesz? To są bardzo waŝne pytania, na które powinniśmy znaleźć odpowiedź przed rozpoczęciem negocjacji. 9

10 ZASADA DZIEWIĄTA - GENERALNE STARCIE JeŜeli: zrozumiałeś co dzieje się z ludźmi gdy ich interesy są w konflikcie i rozumiesz naturę konfliktów oraz potrafisz się odpowiednio zachowywać wać w takich sytuacjach, opanowałeś sztukę empatycznego słuchania i uŝywania odpowiednich do sytuacji typów odpowiedzi, rozumiesz znaczenie "mikro wskazówek" i potrafisz dobrze oceniać wartość składanych Ci ofert, potrafisz zauwaŝyć wymierzone w Ciebie negatywne manipulacje i potrafisz się im nie poddawać, potrafisz być dla siebie i dla całego zespołu źródłem wsparcia w trudnych sytuacjach, przygotowałeś się do negocjacji ustalając cele, propozycje, znasz własną siłę i siłę partnerów negocjacji, Wówczas jesteś naprawdę przygotowany do spotkania negocjacyjnego. ZASADA DZIESIĄTA - DZIELENIE TORTU Tak jak podczas pieczenia tortu wymagane jest połączenie odpowiednich składników w określonych proporcjach i w określonej kolejności, następnie zespolenia go odpowiednią masą (treścią), tak spotkanie negocjacyjne posiada równieŝ własną dynamikę i strukturę, do której musisz dopasować własne działania. 10