Transkrypt

1 Centrum Usług Wspólnych (SSC) Branży Leasingowej (IL) ArchiDoc - Laureat konkursu Teraz Polska Data: 9 stycznia 2009 Przygotował: Sebastian Barbasiewicz

2 Spis treści INFORMACJE OGÓLNE O ARCHIDOC... 3 DANE REJESTROWE... 5 Oferta ArchiDoc dla branży leasingowej Charakterystyka Branży Leasingowej...11 Strona przychodowa Branży Leasingowej...11 Strona kosztowa rozwoju Branży Leasingowej...12 OPTYMALIZACJA KOSZTÓW OPERACYJNYCH w czasach kryzysu finansowego...13 PROJEKT CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH DLA BRANŻY LEASINGOWEJ Krótka charakterystyka usług dla Branży Leasingowej w SSC...14 Założenia dot. procesu archiwizacji papierowej i elektroniczne z dostępem on-line...14 Przyjęte założenia wstępne dla projektu SSC...15 Wolumen dokumentów dla projektu SSC...16 Grupa docelowych adresatów projektu SSC...16 KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z REALIZACJI PROJEKTU SSC PYTANIA DO ZAINTERESOWANYCH PROJEKTEM DOŚWIADCZENIE ARCHIDOC W REALIZACJI PROJEKTÓW CASE STUDY Telekomunikacja Polska SA...19 WYBRANE LISTY REFERENCYJNE - Telekomunikacja Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

3 INFORMACJE OGÓLNE O ARCHIDOC ArchiDoc to lider w dziedzinie zarządzania dokumentami. Firma oferuje kompleksowe usługi outsourcingowe związane z szeroko pojętym obiegiem informacji w przedsiębiorstwach. Dzięki długoletniemu doświadczeniu, bogatej ofercie i wysokiej jakości świadczonych usług zaufało nam już ponad 200 klientów, wśród których znajdują się największe polskie firmy z branży telekomunikacyjnej, finansowej, ubezpieczeniowej, energetycznej i innych. Rozwój i innowacyjność ArchiDoc wykorzystuje najnowocześniejsze technologie oraz innowacyjne rozwiązania, które stale podnoszą jakość świadczonych usług, przy jednoczesnym rozbudowywaniu oferty. Obecnie usługi ArchiDoc skierowane są do dużych firm, aktywnie funkcjonujących na rynku i świadomych korzyści, jakie daje outsourcing. Potencjał ArchiDoc Dysponujemy nowoczesną powierzchnią magazynową w Katowicach i Warszawie o łącznej powierzchni ponad m kw. W każdej z lokalizacji stosujemy najwyższej klasy zabezpieczenia, zarówno informatyczne, jak i fizyczne, co gwarantuje całkowite bezpieczeństwo obsługiwanych przez ArchiDoc dokumentów i danych. Każdego dnia: przyjmujemy i sortujemy dokumentów, skanujemy kartek, rejestrujemy w systemach informatycznych do usług, udostępniamy dokumentów on-line z repozytorium elektronicznego. Zatrudniamy obecnie ponad 600 osób, w tym grono profesjonalistów z branży archiwistyki, logistyki oraz informatyki. Wykwalifikowana i doświadczona kadra, własna flota kurierska, nowoczesne pomieszczenia biurowo-magazynowe, jak również innowacyjne i profesjonalne metody oraz narzędzia pracy umożliwiają nam spełnianie oczekiwań klientów. UBEZPIECZENIE MAJĄTKOWE I OC ArchiDoc posiada polisę ubezpieczeniową z tytułu odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej o wartości ,00 PLN, oraz polisę majątkową o wartości ponad ,00 PLN. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Spółka ArchiDoc wdrożyła system zarządzania jakością w zakresie usług archiwistycznych, przetwarzania danych oraz elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania środowiskowego. 3 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

4 CERTYFIKATY Pracownicy ArchiDoc każdorazowo przechodzą odpowiednie szkolenia w zakresie znajomości wewnętrznych rozwiązań bezpieczeństwa oraz "Ochrony Informacji Niejawnych". Część z nich posiada certyfikaty "Poświadczenia Bezpieczeństwa" wydane przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Dodatkowo każdy pracownik podpisuje klauzulę poufności o ochronie tajemnicy służbowej. NAGRODY Niewątpliwie najlepszym uznaniem dla ArchiDoc jest uzyskanie szeregu prestiżowych nagród potwierdzających najwyższą jakość oferowanych usług, między innymi takich jak: Godło Teraz Polska, Śląska Nagroda Jakości, Jakość Roku oraz Złoty Bit. 4 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

5 DANE REJESTROWE Nazwa firmy Siedziba firmy ArchiDoc Sp. z o.o. ul. Bażantów 35, Katowice tel.: (032) , faks: (032) Biuro Klientów Strategicznych Warsaw Towers ul. Sienna 39, Warszawa tel.: (022) , faks: (022) Adres internetowy handlowy@archidoc.pl Nr KRS Wpis do rejestru KRS Sąd Rejonowy w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego Nr REGON Nr NIP Kapitał zakładowy OSOBY KONTAKTOWE Marta Pianowska Asystentka Działu Handlowego Tel. kont. 022/ , Mob marta.pianowska@archidoc.pl Sebastian Barbasiewicz Key Account Manager Tel. kont. 022/ , sebastian.barbasiewicz@archidoc.pl 5 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

6 KOMPLEKSOWA USŁUGA ARCHIWIZACJI PAPIEROWEJ I ELEKTRONICZNEJ - ZAKRES USŁUGOWY ArchiDoc Sp. z o.o. na przestrzeni ostatnich lat swej działalności wypracował wachlarz kompleksowych usług outsourcingowych, związanych z szeroko rozumianym zarządzaniem dokumentem w formie papierowej oraz elektronicznej. Poniżej prezentujemy najważniejsze z nich: Porządkowanie dokumentacji ArchiDoc każdorazowo stosuje szczegółowe procedury operacyjne w tym zakresie. Podstawowe czynności porządkowania obejmują podział akt zgodnie ze schematem organizacyjnym funkcjonującym w danej jednostce organizacyjnej; wydzielenie akt, których okres przechowywania upłynął; nadawanie teczkom tytułów, dat skrajnych oraz kategorii archiwalnych zgodnych z obowiązującymi przepisami archiwalnymi oraz wykonanie spisów zdawczo odbiorczych akt i ich wykazów. Firma świadczy usługi w zakresie tworzenia normatywów kancelaryjnoarchiwalnych, w tym instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. ArchiDoc oferuje również profesjonalne doradztwo w zakresie organizacji archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz współpracę w zakresie bieżącego opracowywania zasobów archiwalnych. Brakowanie i poufne niszczenie dokumentacji Usługa polega na wydzieleniu z zasobu aktowego tej dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania określony przepisami archiwalnymi upłynął i przygotowanie do poufnego niszczenia akt polegającego na bezpiecznym, nieodwracalnym, fizycznym zniszczeniu dokumentów zgodnie z normą DIN Przechowywanie dokumentów Dzięki posiadanej infrastrukturze logistyczno-informatycznej Firma jest przygotowana do przechowywania każdego rodzaju nośników zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednocześnie ArchiDoc zarządza dokumentacją na różnych poziomach szczegółowości: pudeł (archibox-ów), teczek oraz pojedynczych dokumentów. Proces składowania dokumentów papierowych realizujemy w magazynach wysokiego składowania. Dzięki stosowaniu systemu kodów kreskowych zapewniamy pełną anonimowość składowanych dokumentów. Do obsługi strefy wysokiego składowania używamy wózków jezdniowych, podnośnikowych z mechanicznym napędem podnoszenia. Stosowane w ArchiDoc wózki wyposażone są w terminale komputerowe z ekranem dotykowym, które służą do przesyłania dyspozycji magazynowych oraz rejestracji zdarzeń i procesów przekazania archiboksów/pudeł z dokumentami. Wszystkie terminale wózkowe komunikują się drogą radiową z terminalem magazynowym w trybie on line. 6 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

7 Stosowany przez ArchiDoc system informatyczny do obsługi archiwum jednoznacznie lokalizuje dokument w postaci papierowej. W systemie rejestrowane są działania dotyczące dokumentu, ze szczególnym uwzględnieniem działań związanych z udostępnieniem dokumentów w formie elektronicznej oraz oryginałów. Monitorowane są również zwroty oryginałów dokumentów. Możliwość składania zamówień na udostępnianie dokumentów przez uprawnionych użytkowników Klienta bezpośrednio na stanowiskach pracy poprzez stronę www. Obsługa magazynu wysokiego składowania w ArchiDoc Standardy bezpieczeństwa powierzonych dokumentów Zapewnienie maksymalnej ochrony powierzonych dokumentów i realizowanych na rzecz naszych klientów procesów to kwestia nie budząca żadnych wątpliwości. Najwyższy poziom bezpieczeństwa - zarówno fizycznego, jak i logicznego - jest możliwy dzięki zastosowaniu przez ArchiDoc kompleksowych rozwiązań w tym zakresie, wśród których można wymienić: całodobowy monitoring obiektu oraz pomieszczeń operacyjnych, (telewizja przemysłowa; dwie niezależne agencje ochrony), systemy przeciwpożarowe i antywłamaniowe, systemy kontroli dostępu do pomieszczeń (dostęp do pomieszczeń tylko dla wyznaczonych użytkowników), kontrola dostępu do systemów informatycznych, transmisja danych za pomocą bezpiecznych połączeń szyfrowanych, wydzielone sieci informatyczne, redundancja sprzętowa, systemy ochrony przed atakami z sieci, systemowe śledzenie czynności operacyjnych wykonywanych przez pracowników, śledzenie drogi dokumentu (zasada kontroli poszczególnych etapów obiegu dokumentów). Udostępnianie dokumentów ArchiDoc zapewnia swoim Klientom system udostępniania dokumentów zarówno w formie papierowej przy pomocy poczty, kuriera czy faksu, jak i elektronicznej poprzez internet (strona www), lub nośnik elektroniczny (płyta CD, DVD, WORM). 7 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

8 Jednocześnie Firma świadczy usługi związane z obsługą dokumentacji kadrowopłacowej byłych pracowników, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 roku (Dz.U. nr 28 poz. 240). Rys. Udostępnianie dokumentów - modelowy proces obsługi zamówień w ArchiDoc. Skanowanie dokumentów ArchiDoc świadczy usługi skanowania wszelkiego rodzaju dokumentów papierowych, których forma elektroniczna może następnie być udostępniona np. na nośnikach danych (CD, DVD), jak również za pomocą strony internetowej WWW. Przekształcenie dokumentów z formy papierowej na elektroniczną, zapewnia Klientowi szybszy dostęp do dokumentów oraz możliwość outsourcingu archiwum dokumentów papierowych, przesyłania obrazów dokumentów pocztą elektroniczną, a także korzystania z repozytorium elektronicznego poza siedzibą firmy. Elektroniczne repozytorium dokumentów ArchiDoc poleca wdrożenie centralnego repozytorium będącego archiwum elektronicznym wszystkich zasobów informacyjnych w przedsiębiorstwie pochodzących z różnych źródeł. Pozwala zorganizować efektywnie zarządzane i bezpieczne repozytorium wszystkich dokumentów: skanowanych dokumentów papierowych, dokumentów generowanych elektronicznie, dokumentów i danych z innych systemów informatycznych (ERP, systemy bilingowe itp.) i innych, niezależnie od ich rodzaju i formatu (zeskanowane obrazy, pliki audio i video). Wdrożenie takiego rozwiązania można dedykować dla całości dokumentacji lub tylko wybranych grup dokumentów, do których dotarcie jest utrudnione - ze względu na problemy z wyszukaniem czy dostępnością dla wielu osób z różnych lokalizacji. 8 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

9 Systemy zarządzania dokumentacją ArchiDoc proponuje wdrożenie, w oparciu o dopasowane do skali projektu aplikacje kompleksowego i wydajnego rozwiązania mającego na celu zaspokojenie rosnących potrzeb firm dotyczących systemów obsługi klienta i wsparcia technicznego. Wdrożenie systemu pozwala na kontrolę procesów zarządzania informacjami obiegu pracy w całej firmie poprzez przyspieszenie, automatyzację i optymalizację procesów biznesowych. Rozwiązanie jest elastyczne i skalowalne, dzięki czemu pozwala na obsługę nawet najbardziej skomplikowanych operacji - obejmujących miliony transakcji i dokumentów oraz tysiące użytkowników. Proponowane przez ArchiDoc rozwiązanie pomaga skrócić cykle czasowe procesów. Aplikacja jest wydajna, łatwa w zastosowaniu, administrowaniu i wdrożeniu. Analitycy biznesowi mają możliwość szybkiego modyfikowania procesów, co pozwala na maksymalne wykorzystywanie pojawiających się możliwości handlowych. Rejestracja danych w ArchiDoc Doradztwo w zakresie zarządzania dokumentacją Świadczymy usługi profesjonalnego doradztwa w zakresie organizacji archiwum zakładowego i elektronicznego oraz analizy procesów biznesowych. Oferujemy również stałą współpracę w zakresie bieżącego opracowywania zasobów archiwalnych. Specjaliści ArchiDoc zapewniają pełne wsparcie w wyborze najkorzystniejszego modelu i zakresu współpracy. Analiza, którą świadczymy umożliwia dokładne poznanie potrzeb danej organizacji, zwrócenie uwagi na istotne dla Klienta aspekty wpływające na koszt proponowanego rozwiązania. Analiza przedwdrożeniowa jest kluczem do optymalizacji kosztów operacyjnych danej organizacji. 9 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

10 NOWOCZESNE USŁUGI ARCHIDOC Innowacyjny profil produktowy Firmy to praktycznie niespotykane na rynku polskim uniwersalne połączenie tradycyjnej archiwistyki z nowoczesną technologią oraz elastycznymi rozwiązaniami w obszarze informatyki. Do stawianych zadań ArchiDoc podchodzi w sposób elastyczny, dopasowując na każdym etapie swą ofertę do specyficznych uwarunkowań oraz oczekiwań Klienta. Oznacza to możliwość zastosowania formy pełnego outsourcingu w realizacji projektów, jak również gotowość do wykorzystania istniejących po stronie Klienta zasobów infrastrukturalnych i osobowych. Profil usługowy Archidoc - schemat ogólny TELEFONY CONTACT OFFICE Centrum Usług Wspólnych MAILING ROOM DATA ENTRY WORKFLOW MANAGER DOKUMENTY FAKSY MAILE PRZYGOTOWA NIE DOKUMENTÓW DO SKANOWANIA SKANOWANIE OCR ICR REJESTRACJA PRZEZ KONSULTANTA WYSTAWIENIE DOKUMENTÓW DO KOLEJEK ZADANIOWYCH SYSTEMY LUDZIE PROCESY PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO WYSŁANIA OBSŁUGA KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ I WYCHODZĄCEJ MASOWA REJESTRACJA DOKUMENTÓW, DANYCH, USŁUG W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH OUTSOURCING OBIEGU DOKUMENTÓW ZEWNĘTRZNYCH ARCHIWUM PAPIEROWE REPOZYTORIUM SYSTEMY BPM Zakres usług świadczonych przez ArchiDoc; Mailing Room obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, Data Entry masowa rejestracja usług, danych, dokumentów, Workflow Manager outsourcing obiegu dokumentów zewnętrznych, Contact Office centrum obsługi klienta (listy, maile, faksy, telefony), Archiwum dokumentów papierowych, Archiwum dokumentów elektronicznych (repozytorium). 10 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufne. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie

11 Oferta ArchiDoc dla branży leasingowej Charakterystyka Branży Leasingowej Rynek leasingowy w Polsce systematycznie się rozwija i charakteryzuje się dużą dynamiką wzrostu. Przedsiębiorcy coraz częściej zauważają daleko idące korzyści z tej formy finansowania i pozyskiwania zasobów, dopasowanych do indywidualnych potrzeb Konsumenta w odróżnieniu do tradycyjnego kredytu. Strona przychodowa Branży Leasingowej W 2007 roku wartość nowego portfela rynku ruchomości i nieruchomości wyniosła 32,7 mld zł, co stanowi 50 proc. wzrost w stosunku do analogicznego okresu roku ubiegłego. Wartość nowego portfela umów leasingu na rynku ruchomości wyniosła 29,6 mld. zł. (wzrost o 50 proc)., a wartość na rynku nieruchomości wyniosła 3,1 mld. zł. (wzrost o 50 proc). Wartość całego aktywnego portfela umów leasingu wg. stanu na r. wg. wstępnych danych wyniosła 48,6 mld. zł, z czego 37,5 mld. zł stanowią ruchomości a 11,1mld. zł nieruchomości. Łączna wartość netto leasingu w latach dane w mld zł, Źródło - Związek Polskiego Leasingu Jeszcze w roku 2007 Związek Polskiego Leasingu (ZPL) szacował, iż udział leasingu w finansowaniu inwestycji na rynku ruchomości wzrośnie z 27,2 proc w roku 2006 do 33,8 proc. w roku 2007, a w całym rynku włączając transakcje na rynku nieruchomości, odpowiednio z 13,8 proc. do 17,3 proc. Tak dobre wyniki branży leasingowej to m.in. zasługa dobrze rozwijającej się polskiej gospodarki oraz coraz większej popularności leasingu jako korzystnego instrumentu finansowania inwestycji i mimo spowolnienia tempa wzrostu sprzedaży w roku 2008 w stosunku do roku poprzedniego, m.in. z tyt. ogólnoświatowego kryzysu finansowego, Polski rynek leasingu jest jednym z najdynamiczniej rozwijającym się rynków w Europie. 11

12 Rosnąca świadomość społeczna o zewnętrznych formach finansowania i korzyściach płynących z leasingu oraz jego form pochodnych wzbogacanych o usługi łączone typu Full Service Leasing, jak również realizacji inwestycji związanych z EURO 2012 i napływającymi do Polski funduszami strukturalnymi z programów , daje branży leasingowej gwarancję dalszego stabilnego rozwoju. Polska na tle europejskiego rynku leasingu. Dynamika wzrostu nowego portfela w Polsce i UE 60,00% 50,00% 48,10% 40,00% 39,00% 30,00% 29,90% Polska UE 20,00% 10,00% 21,50% 22,57% 7,50% 7,23% 13,75% 15,31% 17% 0,00% 2003 vs vs vs vs vs 2006 Źródło - Związek Polskiego Leasingu Strona kosztowa rozwoju Branży Leasingowej Stały rozwój pociąga za sobą inwestycje w postaci nowych oddziałów, filii, powoduje wzrost zatrudnienia, rosnące potrzeby przeszkolenia personelu, organizacji kadrowopłacowej, ponoszenia inwestycji w nowe technologie, a nie jednokrotnie powoduje potrzebę zmiany siedziby/centrali, a wszystko po to, żeby sprostać rosnącym zapotrzebowaniom rynku wymaganiom Klientów, gwarantując bezpieczeństwo, szybkość i jakość zawieranych transakcji leasingowych. Wraz ze wzrostem firmy muszą iść w parze właściwe rozwiązania back-office, do których zadań m.in. należy utrzymanie właściwej obsługi posprzedażnej, a w procesie przyrastającej liczby zawieranych umów rozwój tychże działów. Nie od dziś wiadomo, że utrzymanie pozyskanego Klienta jest znacznie tańsze niż pozyskanie nowego. W związku z w/w wyjątkowo ważnymi dla branży czynnikami Instytucje leasingowe zwracają dziś uwagę na korzyści z implementowania innowacyjnych rozwiązań wspierających procesy back-office w związku z dynamiką przyrostu rynku, wzrastającymi wymaganiami korzystających z leasingu oraz wzrastającej potrzebie poziomu jakości świadczenia usług, które budują konkurencyjność Instytucji Leasingowej. Wsparcie lub usprawnienie procesów biznesowych firm działających w tym segmencie rynku powoduje kompleksowe usprawnienie działania całej organizacji. Usprawnienie procesu zawarcia transakcji leasingowej, czy obsługi posprzedażnej są w tym przypadku łatwo przeliczalne na wzrost zysku, ale czy ciągłe powiększanie działów 12

13 odpowiedzialnych za procesy back-office Instytucji Leasingowej musi iść w parze z postępującymi inwestycjami, na tyle dalekimi, że aż zmuszającymi do zmiany miejsca siedziby/centrali, a tym samym kompleksowej i kosztownej relokalizacji/migracji? OPTYMALIZACJA KOSZTÓW OPERACYJNYCH w czasach kryzysu finansowego Odpowiedzią na to zasadnicze pytanie i zarazem rozwiązaniem dla poruszanych kwestii warunkujących zysk Instytucji Leasingowej jest OPTYMALIZACJA KOSZTÓW poprzez dokładne przeanalizowanie własnych procesów biznesowych odpowiedzialnych m.in. za obsługę posprzedażną, której elementy składowe nie stanowią podstawowej działalności przedsiębiorstwa/core business point, a jak powszechnie się o nich mówi są niezbędnym produktem ubocznym, który również sprawnie i co przede wszystkim nisko-kosztowo może być obsługiwany przez doświadczone instytucje oferujące uszyte na miarę usługi back-office. Outsourcing Procesów Biznesowych (BPO), który proponuje firma ArchiDoc umożliwia natychmiastową obsługę tzw. pików, nagle przyrastających wysokich stanów sprzedażowych/zawieranych transakcji leasingowych w gorących dla branży okresach. Optymalizacja kosztów niezwiązanych z podstawową działalnością Instytucji Leasingowej jest nieuniknionym elementem rozwoju, a szczególnie zauważalnym w okresie kryzysu finansowego, bezpośrednio wpływającego na gospodarkę. 13

14 PROJEKT CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH DLA BRANŻY LEASINGOWEJ W ramach optymalizacji kosztów Instytucji Leasingowych ArchiDoc proponuje wyodrębnienie procesów biznesowych związanych z obsługą posprzedażną i przekazanie do realizacji w Dedykowanym Centrum Usług Wspólnych Shared Services Center odpowiednio przygotowanym pod potrzeby branży leasingowej. Outsourcing Procesów Biznesowych jest z powodzeniem i coraz częściej wykorzystywany w optymalizacji kosztów operacyjnych warunkujących zysk netto obsługiwanych organizacji W GRUPIE SIŁA. Celem możliwie uproszczonego sposobu porównania kosztów operacyjnych, ArchiDoc proponuje porównanie kosztów archiwizacji papierowej i elektronicznej, która prowadzona jest wewnątrz danej Instytucji Leasingowej lub w modelu outsourcingowym. ArchiDoc poprzez propozycję przejęcia w/w procesów od Grupy docelowych Adresatów i Centralizacji w Dedykowanym Centrum Usług Wspólnych zaproponuję rozwiązanie optymalizujące wspomniane koszty. W dalszym etapie jako usługi opcjonalne, ArchiDoc proponuję dalszą optymalizację kosztów operacyjnych poprzez implementację kolejnych procesów back-office świadczonych we wspominanym Centrum Usług Wspólnych. Krótka charakterystyka usług dla Branży Leasingowej w SSC Usługa zarządzania umowami leasingowymi obejmuje obsługę dokumentacji kredytowej wykorzystywanej przez firmy leasingowe: Rodzaj dokumentów: Umowy leasingowe wraz z załącznikami Klient: Instytucje leasingowe Proces obejmuje przetwarzanie zarówno zasobu archiwalnego, jak i bieżącego wiąże się z prowadzeniem dla klienta kancelarii dokumentów przychodzących. Bez względu na rodzaj dokumentacji (archiwalna / bieżąca), jest ona udostępniana Instytucjom Leasingowym poprzez aplikację www (INDO on line). Usługa składa się z dwóch modułów: Kancelarii (kompleksowa obsługa kancelaryjna dokumentów) Teczki klienta (udostępnianie dokumentów Instytucji Leasingowej) Założenia dot. procesu archiwizacji papierowej i elektroniczne z dostępem on-line Proponowana usługa w skrócie sprowadza się do następujących etapów: Etap 1 Przyjęcie dokumentów Etap 2 Przygotowanie dokumentów do skanowania i archiwizacji Etap 3 Skanowanie dokumentów Etap 4 Metrykowanie / Wprowadzenie indeksów Etap 5 Kontrola jakości Etap 6 Przekazanie dokumentów do Centralnego Archiwum Etap 7 Udostępnianie Na moduł Kancelaria składają się etapy od 1 do 6, etap 7 stanowi moduł Teczka Klienta. 14

15 Opisane powyżej etapy będzie poprzedzała analiza procesów biznesowych przygotowana przez Analityka Biznesowego. Jeżeli projekt może być zrealizowany w oparciu o standardowe rozwiązania, wówczas analiza jest uproszczona. W przypadku dużych odstępstw od przyjętych funkcjonalności dla modułów Kancelaria i Teczka Klienta będzie przeprowadzony oddzielny projekt Analiza procesów i dokonywana niestandardowa wycena. Usługa może być uzupełniona o realizację bardziej złożonych procesów, które będą zaimplementowane w systemie Workflow. Przykładowo mogą to być procesy: Aktualizacji Dokumentu (umowy i załączników) Aktualizacji danych klienta Obsługi zgłoszeń reklamacyjnych Windykacji miękkiej Procesy te będą przygotowywane pod wymagania konkretnych klientów, na podstawie analizy tychże procesów. Przyjęte założenia wstępne dla projektu SSC 1. PJA jest teczka leasingowa składająca się ze średnio 40 kartek formatu A4. 2. Każda teczka jest oklejona barkodem teczki. 3. Każdy nowy dokument oklejany jest Barkodem. 4. Dokumenty przypisywane są do teczki. 5. Średnia liczba kartek przypadających na jedną teczkę/umowę leasingową: Format 80% dokumentów A4, gramatura papieru 80g/m2. Dokumenty nie większe niż A4. 7. Kolejność dokumentów w teczce może zostać zmieniona (podczas przygotowania do skanowania wsadowego). 8. Dokumenty będą skanowane w następujących parametrach (skan w dupleksie, czarno biały, 200 dpi, do pliku multipage tiff). 9. Po skanowaniu, dokumenty (cała teczka) trafiają do metrykowania. W trakcie procesu dokonujemy weryfikacji jakości skanów. 10. W trakcie metrykowania system pamięta, do jakiej teczki są przypisane dokumenty (nie ma konieczności każdorazowo skanowania np. barkodu teczki celem przypisania metryki dokumentów). 11. Przy metrykowaniu wpisujemy max 15 znaków (nr umowy leasingowej). Reszta będzie pobierana z pliku dostarczonego przez firmę leasingową. 12. Część metryki będzie zasilana z danych dostarczonych przez firmę leasingową (np. z innych barkodów z dokumentu wiodącego, zawierających informacje o numerze klienta, numerze sprawy itp.). 13. Rozliczenie z klientem następować będzie w oparciu o ilość przetworzonych dokumentów miesięcznie (dokument = umowa/teczka leasingowa). 14. Bieżące dokumenty papierowe dokładane są do teczek zbiorczych. Nie przechowujemy dokumentów zawartych w teczce klienta fizycznie w jednym miejscu. Ich skompletowanie następuje w momencie wpłynięcia prośby o udostępnienie. 15. Dostawa dokumentów po stronie klienta (firmy leasingowej). 15

16 Wolumen dokumentów dla projektu SSC Optymalizacja kosztów operacyjnych związana z przekazanymi procesami back-office do realizacji w dedykowanym dla branży leasingowej Centrum Usług Wspólnych warunkowana jest ilością Instytucji Leasingowych zainteresowanych udziałem w projekcie i przekazanym wolumenem dokumentów archiwalnych oraz bieżących. Chcemy przez to powiedzieć, że im więcej dokumentów przekażą Instytucje Leasingowe do procesowania i obsługi w dedykowanym Centrum Usług Wspólnych, tym koszt związany z przekazanymi procesami archiwizacji papierowej i elektronicznej wraz z dostępem on-line do aplikacji INDO będzie niższy w przeliczeniu na każdą z Instytucji Leasingowych uczestniczących w projekcie. Należy jednak mieć na uwadze, że minimalna, łączna liczba dokumentów przekazanych w obsługę w Dedykowanym Centrum Usług Wspólnych nie może być mniejsza niż 300 sztuk dziennie. Przez dokument rozumiemy teczkę leasingową składającą się ze średnio 40 kartek formatu A4. Proszę mieć na uwadze, że każda z Instytucji Leasingowych generuje koszty operacyjne związane ze wspomnianymi procesami. W przypadku zsumowania tych kosztów i porównaniu z kosztami operacyjnymi procesów realizowanych w Centrum Usług Wspólnych, koszty świadczenia usługi w modelu outsourcingowym będą znacznie niższe, tym samym optymalizacja kosztów w zależności od wolumenu przekazanych dokumentów może sięgnąć od 20-50% na korzyść każdej z Instytucji Leasingowej. W niniejszym materiale zachęcamy do zwrócenia uwagi na stronę kosztową każdej z Instytucji Leasingowej i skonfrontowanie z propozycją Centrum Usług Wspólnych ArchiDoc. Szczegółowe informacje dot. oferty dla zainteresowanych Instytucji Leasingowych będą udzielane w trakcie indywidualnych rozmów. Grupa docelowych adresatów projektu SSC Biorąc pod uwagę kompleksowość stosowanych rozwiązań strategicznych klientem ArchiDoc są duże korporacje, najczęściej obsługujące klienta detalicznego (mass marketowego). Firmy codziennie przetwarzające wiele tysięcy dokumentów stają bowiem przed koniecznością optymalizacji zarządzania posiadanymi informacjami i danymi, gdyż tylko wówczas będą w stanie funkcjonować efektywnie i zagwarantować wysoki poziom jakości obsługi swoim klientom. Projekt Centrum Usług Wspólnych skierowany jest do Instytucji Leasingowych zrzeszonych w Związek Polskiego Leasingu, wymieniając alfabetycznie: Bankowy Fundusz Leasingowy S.A., BGŻ Leasing Sp. z o.o., BNP Paribas Lease Group Sp. z o.o., BRE Leasing sp. z o.o., BZ WBK Finance&Leasing S.A., Caterpillar Financial Services Poland Sp. z o.o., De Lage Landen Leasing Polska S.A., Deutsche Leasing Polska S.A., DnB Nord Leasing Sp. z o.o., Europejski Fundusz Leasingowy S.A., Fortis Lease Polska Sp. z o.o., Futura Leasing S.A. (Masterlease Polska), Handlowy-Leasing Sp. z o.o., IKB Leasing Polska Sp. z o.o., ING Lease (Polska) Sp. z o.o., Kredyt Lease SA, Mercedes-Benz Leasing Polska Sp. z o.o., Millennium Leasing Sp. z o.o., Noma 2 Sp. z o.o., Nordea Finance Polska S.A., ORIX Polska S.A., Pekao Leasing Sp. z o.o., Pekao Leasing i Finanse SA (BPH), Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów, Raiffeisen Leasing Poslka S.A., Scania Finance Polska Sp. z o.o., SEB Leasing Polska Sp. z o.o., SG Equipment Leasing Polska Sp. z o.o., Siemens Finance Sp. z o.o., VB Leasing Polska SA, VFS Usługi Finansowe Polska Sp. z o.o., Volkswagen Leasing Polska Sp. z o.o., Watin Leasing & Finance S.A. i inne nie wymienione Instytucje Leasingowe. 16

17 KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z REALIZACJI PROJEKTU SSC Poza w/opisanymi korzyściami płynącymi z realizacji dedykowanego Centrum Usług Wspólnych dla Branży Leasingowej należy również wspomnieć o następujących: Przekazanie procesów związanych z kompleksową obsługą archiwizacji papierowej i elektronicznej oraz dostępem do Aplikacji on-line INDO do obsługi w dedykowanym dla Branży Leasingowej Centrum Usług Wspólnych Bezinwestycyjny dostęp do nowych technologii (OCR, BPM, ECM ), rozliczanie w formie ryczałtu bez potrzeby dokonywania opłaty wstępnej, uwolnione środki własne Pełne wsparcie przekazanych procesów biznesowych realizowanych i systematycznie usprawnianych w Centrum Usług Wspólnych Analiza przedwdrożeniowa i wybór najkorzystniejszego modelu współpracy Ciągła optymalizacja kosztów projektu Centrum Usług Wspólnych. Każda nowa Instytucja Leasingowa decydująca się na przystąpienie do projektu i przekazująca w obsługę dokumenty archiwalne i bieżące, powoduje ponowną optymalizację kosztów operacyjnych z korzyścią dla każdej z uczestniczącej w projekcie Instytucji Leasingowej zrzeszonej w ZPL Natychmiastowy dostęp do zasobów: technologicznych, personalnych, operacyjnych, magazynowych, z jednego poziomu Centrum Usług Wspólnych jest gwarantem terminowej obsługi sezonowo przyrastających transakcji handlowych, tzw. obsługa peaków Jednolity standard warunków świadczenia usług dla Instytucji Leasingowych SLA Scentralizowany, natychmiastowy i jednoczesny dostęp do pełnej, aktualnej informacji o korzystającym, usprawniając pracę m.in. pionów: administrowania umowami, zarządzania ryzykiem, sprzedaży, księgowości i rozliczeń Centralne Archiwum Dokumentów Papierowych i Elektronicznych wirtualna teczka Korzystającego Ciągły rozwój projektu Centrum Usług Wspólnych dla Branży Leasingowej o nowe procesy back-office 17

18 PYTANIA DO ZAINTERESOWANYCH PROJEKTEM W związku z dużym zainteresowaniem Instytucji Leasingowych ofertą usługową firmy ArchiDoc, poniżej zamieściliśmy zestaw pytań do Przedstawicieli Instytucji Leasingowych, zainteresowanych udziałem w projekcie, na którego podstawie przygotujemy wstępną kalkulację strony kosztowej usług świadczonych w Centrum Usług Wspólnych z podziałem na każdą z uczestniczących w projekcie Instytucji Leasingowych: Zasób Archiwalny: Prosimy o wskazanie wolumenu dokumentów papierowych będących w posiadaniu Państwa archiwum lub będących w posiadaniu archiwum outsoucera; Prosimy o określenie ile Umów/Teczek leasingowych może się mieścić we wskazanym wolumenie dokumentów archiwalnych przechowywanych w archiwach? (opcjonalnie) Prosimy o określenie liczby kartek składających się na Umowę/Teczkę Leasingową; Prosimy o wskazanie wolumenu Umów/Teczek Leasingowych z wyżej wymienionego zasobu archiwalnego, który chcieliby Państwo przetworzyć na postać elektroniczną i zamieścić w elektronicznym repozytorium ze zdalnym dostępem za pośrednictwem Aplikacji on-line INDO; Prosimy o wskazanie liczby znaków składających się na numer Umowy/Teczki Leasingowej, po którym operatorzy ArchiDoc będą indeksowali niniejsze Umowy/Teczki Leasingowe w Elektronicznym Repozytorium lub w Systemie Magazynowym, np.: (xxxxxx/xx/xxxix); Prosimy o określenie nośnika Umowy/Teczki Leasingowej, czy jest to: teczka papierowa, koperta, koszulka formatu A4, inny? Prosimy o określenie, czy dokumenty znajdujące się w Umowie/Teczce Leasingowej są spięte, jeśli tak to czym: spinacz, zszywacz, inna? Inne informacje, uwagi, prośby Zasób bieżący: Prosimy o wskazanie miesięcznego wolumenu nowych Umów/Teczek bieżących (zawieranych transakcji leasingowych); Prosimy o określenie liczby kartek przypadających na nową Umowę/Teczkę bieżącą; Prosimy o określenie nośnika dla nowych, bieżących Umów/Teczek leasingowych, czy jest to: tekturowa teczka, koperta, koszulka, inny nośnik formatu A4? Prosimy o określenie, czy dokumenty zamieszczane w nowych, bieżących Teczkach leasingowych są spinane, jeśli tak to czym: spinacz, zszywacz, inna forma? Prosimy o wskazanie liczby znaków składających się na numer nowej, bieżącej Umowy/Teczki Leasingowej, np.: (xxxxxx/xx/xxxix) Inne informacje, uwagi, prośby 18

19 DOŚWIADCZENIE ARCHIDOC W REALIZACJI PROJEKTÓW Szeroka gama świadczonych usług i potencjał, którym dysponuje firma ArchiDoc, umożliwia bieżącą obsługę ponad 200 klientów. ArchiDoc w okresie prowadzonej działalności stworzył dedykowane Centra Operacyjne, m.in. dla branży: Telekomunikacyjnej, Ubezpieczeniowej, Bankowej i Energetycznej. Stworzyliśmy Centra Operacyjne m.in. dla: Telekomunikacji Polskiej S.A, UPC, Tele2, Netia, Grupy KBC - Kredyt Bank i TU Warta, CitiGroup - Bank Handlowy, Getin Bank, SEB Bank, TU Uniqa, Vattenfall, RWE i innych klientów. Ze względu na prowadzoną politykę bezpieczeństwa firmy ArchiDoc możemy udostępnić Państwu jedynie listę wybranych Klientów, którzy w umowie, w specjalnej klauzuli wyrazili zgodę na udostępnienie w celach marketingowych nazwy oraz logotypu firmy. CASE STUDY Telekomunikacja Polska SA Opis projektu zrealizowanego na rzecz branży telekomunikacyjnej na przykładzie Telekomunikacji Polskiej S.A. Zewnętrzne centrum obsługi dokumentacji klienckiej jako metoda usprawnienia obsługi abonentów. BRANŻA: Telekomunikacja OBSZARY: Back - office/obsługa klienta STRESZCZENIE: W obliczu rosnącej na rynku telekomunikacyjnym konkurencji operatorzy stają przed koniecznością usprawniania obsługi swoich klientów. Jedno z największych polskich przedsiębiorstw - Telekomunikacja Polska SA, które obsługuje kilka milionów klientów z całej Polski, zdecydowało się na kompleksową usługę outsourcingową obejmującą obsługę korespondencji przychodzącej od klientów, rejestrację danych z dokumentów w systemie informatycznym oraz utworzenie centralnego archiwum dokumentów. 19

20 Klient: Telekomunikacja Polska (TP SA) jest największym dostawcą rozwiązań telekomunikacyjnych w Polsce. Działa na rynku telefonii stacjonarnej, transmisji danych, telefonii komórkowej i Internetu. Oferuje również specjalistyczne usługi w zakresie radiokomunikacji, telefonii przywoławczej, radiotelefonii i łączności dyspozytorskiej. Potrzeby klienta: Przed nawiązaniem współpracy z ArchiDoc cała korespondencja od klientów TP SA wpływała do Kancelarii Regionalnych operatora, skąd następnie była przesyłana do jednostek właściwych do merytorycznego załatwiania sprawy. W tym czasie również dokumenty abonentów firmy były składowane w systemie rozproszonym - w ponad 300 lokalnych oddziałach. Wcześniej użytkowany system pozwalał więc jedynie na rejestrację wpływu dokumentów, klasyfikację kategorii oraz nadzór nad obiegiem dokumentu w organizacji, który był realizowany w sposób tradycyjny (papierowy), co przy tysiącach wpływających dokumentów dziennie znacznie komplikowało i spowalniało proces podejmowania decyzji biznesowych. Utrudniało i znacznie wydłużało to także bieżącą obsługę abonentów operatora. Pomysł: Poszukiwanie optymalnych rozwiązań rozpoczęto od szeregu analiz dla różnych modeli organizacji tego typu przedsięwzięć, w wyniku których wybrano rozwiązanie optymalne zarówno pod względem kosztowym, jak i organizacyjnym. Jego koncepcję oparto na: zorganizowaniu w jednym miejscu Centralnego Archiwum Dokumentów i przejęciu przez firmę zewnętrzną całości dokumentacji historycznej z kilkuset lokalizacji TP; uruchomieniu usługi Mailing Room obsługującej całość bieżącej korespondencji przychodzącej od klientów, wraz z zapewnieniem systemu elektronicznego udostępniania dokumentów online; wdrożeniu usługi Data Entry, w ramach której dane z dokumentów przesyłanych przez klientów operatora są rejestrowane w jego systemach informatycznych. Wdrożone rozwiązanie: Projekt zapoczątkowała unikalna na skalę europejską akcja logistyczna przejęcia dokumentacji archiwalnej z ponad 300 oddziałów lokalnych TP S.A milionów teczek oraz 560 milionów dokumentów księgowych. Dokumenty zostały przetransportowane do Centralnego Magazynu firmy ArchiDoc, przy zachowaniu wszystkich niezbędnych procedur bezpieczeństwa. Cała akcja logistyczna została zakończona w ciągu 4 miesięcy. Wszystkie dostarczone dokumenty zostały sprawdzone pod kątem poprawności wprowadzenia do aplikacji, następnie zarejestrowane w systemie komputerowym z zachowaniem podwójnej weryfikacji danych, zapakowane w pudła archiwizacyjne i umieszczone w specjalnie zabezpieczonym magazynie. Przechowywane dokumenty są szybko i wygodnie udostępniane operatorowi w formie elektronicznej lub papierowej. Nad właściwym przebiegiem wszystkich procesów czuwa dedykowany system komputerowy, umożliwiający kompleksowe zarządzanie przechowywanymi dokumentami i natychmiastową identyfikację fizycznej lokalizacji każdej pojedynczej teczki znajdującej się w Magazynie. 20

21 W ramach kolejnego etapu współpracy firma outsourcingowa przejęła obsługę całości korespondencji przychodzącej do operatora. W miejsce dotychczasowych siedmiu punktów gdzie wpływały dokumenty od klientów z poszczególnych obszarów kraju, utworzona została jedna Centralna Kancelaria Dokumentów TP S.A. Wpływająca tam korespondencja jest sortowana według ustalonych kryteriów, oklejana barkodami, a następnie skanowana i umieszczana w repozytorium elektronicznym. Dokument najpóźniej po 24h od momentu wpływu do Kancelarii Centralnej zostaje w wersji elektronicznej, poprzez dedykowaną aplikację internetową, udostępniony uprawnionym pracownikom TP SA. Dokumenty w wersji papierowej trafiają natomiast do Centralnego Magazynu, gdzie są bezpiecznie przechowywane i w razie potrzeby udostępniane operatorowi w wersji oryginalnej. Uzupełnieniem dwóch opisanych usług było wdrożenie rozwiązania Data Entry, które umożliwia wprowadzanie danych z trafiających do ArchiDoc dokumentów bezpośrednio do systemów informatycznych operatora. W ten sposób codziennie rejestrowanych jest ponad 20 tysięcy usług zamawianych przez jego klientów. Dzięki temu pracownicy TP SA pracują w oparciu o przetworzone już dane, co znacznie usprawnia realizację poszczególnych procesów. W ramach Data Entry rejestrowane są między innymi usługi obarczone wysokimi karami pieniężnymi w przypadku nie zachowania terminowości ich uruchomienia (WLR, ADSL), co wymaga od ArchiDoc najwyższej dbałości o szybkość i wysoką jakość przetwarzania tego typu dokumentacji. Korzyści biznesowe Usługi realizowane przez ArchiDoc na rzecz TP SA przede wszystkim umożliwiają sprawniejsze obsługiwanie abonentów operatora. Szybki i wygodny dostęp do dokumentów klienckich pozwala na błyskawiczne załatwianie poszczególnych spraw np. uruchomienie zamawianej usługi czy rozpatrzenie reklamacji. Przyczynia się to do zwiększenia efektywności operacyjnej operatora i umożliwia koncentrację na podstawowej działalności biznesowej firmy. 21

22 WYBRANE LISTY REFERENCYJNE - Telekomunikacja 22

23 23