FUNDACJA MIESZKAMY RAZEM. Oferta dla firm

Transkrypt

1 FUNDACJA MIESZKAMY RAZEM Oferta dla firm

2 DIGITALIZACJA Nadmiar obiegu dokumentacji papierowej w organizacji jest problemem w prawie każdym przedsiębiorstwie. Z powodu wielu wymagań administracyjnych i prawnych zmuszeni jesteśmy do przechowywania licznych kopii często tych samych dokumentów, których utrzymanie i obsługa w archiwum generuje wysokie koszty. Fundacja Mieszkamy Razem, wraz ze wsparciem technologicznym firmy Partner IT, chcąc odciążyć Państwa od ciągłej pracy ze stosem papierów, proponuje usługę digitalizacji i cyfryzacji dokumentów. Realizując proces digitalizacji w trakcie, którego przekształcamy dokumentację z postaci papierowej na kopię cyfrową, Państwa firma jest w stanie znacząco ograniczyć koszty operacyjne, zwiększyć wydajność oraz poprawić bezpieczeństwo dokumentacji. Proces digitalizacji i skanowania dokumentów: 1. Przygotowanie dokumentów do skanowania 2. Skanowanie 3. Przetwarzanie plików skanowania 4. Generowanie obrazów końcowych digitalizacji 5. Umieszczanie obrazów w systemie 6. Opisanie dokumentów metadanymi 7. Udostępnianie dokumentów zgodnie z uprawnieniami do nich 15

3 Korzyści: Redukcja kosztów działalności od 10 do nawet 30% dzięki oszczędności powierzchni biurowej lub magazynowej, możliwości automatyzacji wielu procesów administracyjnych i biznesowych oraz skróceniu czasu dostępu do informacji Możliwość jednoczesnej pracy kilku osób z jednym dokumentem czy też jego fragmentami Szybki, zdalny dostęp do dokumentacji Zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych informacji, np. ograniczony dostęp, rejestrowanie użytkowników, wersjonowanie dokumentów Dostęp do przechowywanych danych bez bariery czasu i miejsca - 24h, przez cały rok Trwałość i odporność wersji cyfrowej na zniszczenie Automatyczne porządkowanie zbioru Wzrost efektywności pracy poprzez ograniczenie obiegu dokumentów papierowych Systemy zarządzania dokumentacją ułatwiają organizacje zadań

4 Wdrożenie: System elektronicznego archiwum dla przedsiębiorstwa wodociągowego. Projekt digitalizacji dokumentacji technicznej dotyczącej sieci wodociągowej jest bardzo ciekawym przedsięwzięciem, na którego przykładzie możemy wyjaśnić Państwu przebieg całego procesu od wypożyczenia dokumentacji w siedzibie Klienta, przez wprowadzenie danych ewidencyjnych, aż po przygotowanie dokumentacji do umieszczenia w archiwum zakładowym. ETAP 1: Transport dokumentów Wiemy, jak cenne są przekazywane przez Państwa materiały, dlatego oferujemy Państwu bezpieczny transport dokumentów w specjalnie do tego przygotowanych pojemnikach zabezpieczonych pokrywą (w tym pojemniki metalowe, plastikowe lub kwasoodporne), Na życzenie oferujemy monitorowanie transportu przy pomocy nadajników GPS zamontowanych w samochodach. Etap 2: Przygotowanie dokumentów do skanowania i rejestracja w systemie. Dokumenty zostają wydzielone z teczek, rozszyte i przygotowane do skanowania poprzez usuwanie klipsów, zszywek, kleju itp. elementów łączących. Każdy pojedynczy dokument rejestrujemy w systemie, gdzie generowany jest unikalnego numeru ID. Wygenerowany numer nanosimy na dokument w postaci etykiety z kodem kreskowym. Przy rejestracji dokumentów podawane są liczne atrybuty, np.: typ dokumentu, numer uzgodnień, sygnatury, data teczki, data stworzenia dokumentu, adres i rodzaj inwestycji. * informacje zostały zamazane w celu ochrony danych wrażliwych

5 Etap 3: Skanowanie treści dokumentów. Na tym etapie dokumenty i załączone mapy przetwarzane są na postać cyfrową. W razie potrzeby arkusze są zabezpieczane i naprawiane w celu osiągnięcia wysokiej jakości kopii cyfrowych i ochrony przed uszkodzeniem podczas pracy skanera. Następnie dokumenty są obrabiane i przetwarzane na odpowiedni format docelowy (np. pliki graficzne TIFF lub dokumenty PDF). Etap 4: Zeskanowane dokumenty zostają ponownie spięte przy pomocy plastikowych klipsów, zapakowane w teczki i włożone do pudeł archiwizacyjnych. Następnie całość pakowana jest w pojemniki i odwożona do Klienta. * informacje zostały zamazane w celu ochrony danych wrażliwych

6 INWENTARYZACJA MAJĄTKU TRWAŁEGO Każda firma działająca w podlega obowiązkowi inwentaryzowania majątku trwałego, wynikającemu z ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja przynosi dużo korzyści, pozwala na weryfikację zasobów i otwiera drogę do wprowadzenia oszczędności. Dokładna wiedza na temat środków trwałych, czyli co i ile firma ma w posiadaniu jest bardzo ważną kwestią w jej funkcjonowaniu. Nasza firma oferuje Państwu profesjonalne wykonanie pełnej inwentaryzacji zasobów, która zapewni kontrolę nad mieniem oraz pozwoli na wyeliminowanie nieprawidłowości, a co za tym idzie uzyskanie wiedzy dotyczącej stanów poszczególnych składników majątku. Korzystając z pomocy naszej firmy przeprowadzenie inwentaryzacji nie spowoduje dodatkowego obciążenia Państwa pracowników Zakres i harmonogram inwentaryzacji dopasowujemy do Państwa firmy tak by dobrać najbardziej optymalny wariant spełniający Państwa oczekiwania. Sam proces Inwentaryzacji można podzielić na kilka etapów: Przeprowadzenie spisu z natury Znakowanie środków trwałych za pomocą kodów kreskowych lub znaczników RFID (oznakowanie obiektów umożliwia zautomatyzować proces, usprawnia inwentaryzację, pozwala na bezbłędną i szybką identyfikację przedmiotów, skracając czas inwentaryzacji oraz zmniejszając koszty) Kompletowanie i przekazywanie dokumentacji inwentaryzacyjnej Rozliczenie (przedłożenie różnic inwentaryzacyjnych ich analiza i wyjaśnienia oraz kompensowanie) Całość czynności wykonywanych w procesie inwentaryzacji jest na bieżąco raportowana, co pozwala monitorować postęp prac.

7 Inwentaryzację prowadzimy w oparciu o najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne. Korzystamy z mobilnych kolektorów danych przy pomocy których pozyskane dane wysyłamy do głównego serwera obsługującego ewidencyjną bazę danych. Dane wpisywane są ręcznie, odczytywane z umieszczonych przez nas kodów kreskowych lub tagów RFID. Korzyści dla Klienta Outsourcing inwentaryzacji pozwoli odciążyć zasoby personalne w firmie Nie wpływa na codzienne zadania operacyjne w organizacji i obniża koszty przeprowadzenia spisu Poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji pozwala zaoszczędzić czas i zredukować koszty w późniejszej ewidencji zasobów Wprowadzenie obsługi kodów kreskowych skraca średni czas wykonania inwentaryzacji pomieszczenia biurowego o powierzchni 60 m 2 z 30 do 10 minut Użycie technologii RFID pozwoli na skrócenie czasu przeprowadzenia spisu do maksymalnie 5 minut Wysoki zwrot inwestycji (ROI)

8 Nasza oferta Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i równocześnie nie osiągają 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, zobowiązani są do wnoszenia z tego tytułu miesięcznych wpłat na konto Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wpłaty te stanowią dla prowadzących firmy znaczne obciążenie finansowe. Jednakże istnieją sytuacje, kiedy możliwe jest ich obniżenie. Każda z oferowanych przez nas usługa umożliwia skorzystanie z ulg w opłatach dla PFRON. W celu otrzymania bardziej szczegółowych informacji zapraszamy do kontaktu z naszym biurem. Dane adresowe Fundacja Mieszkamy Razem ul. Kawia 4/ Częstochowa Osoba Kontaktowa Narcyz Janas Project Manager Telefon: Nasz partner technologiczny: Parter IT sp. z o.o. ul. W. Janasa Częstochowa Dział Handlowy handlowy@partner-it.pl Telefon: