Vario.Kancelaria kompleksowe zarządzanie informacją i dokumentem

Transkrypt

1 fax

2 2 Vario.Kancelaria kompleksowe zarządzanie informacją i dokumentem Do każdej firmy, z większym lub mniejszym natężeniem, wpływa korespondencja oraz inne dokumenty, które muszą być zarejestrowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Ten proces znajduje swoje odzwierciedlenie m.in. w dziennikach korespondencji. Jednak konieczność jego obsługi zarówno dla postaci tradycyjnych korespondencji, jak i aplikacji obsługujących pocztę elektroniczną oraz wprowadzających tradycyjną pocztę do postaci zeskanowanych plików, nie tworzą spójnego rozwiązania. W efekcie utrzymujemy kilka aplikacji do obsługi tego procesu, równolegle utrzymując tradycyjne dzienniki korespondencji. Papierowe dzienniki korespondencji nie są w stanie efektywnie wspierać pracy sekretariatu, a odnalezienie interesujących informacji związanych z konkretną korespondencją zajmuje niejednokrotnie bardzo wiele czasu, niezależnie czy dotyczy Vario.Kancelaria System rozwiązuje problem związany z mało efektywną obsługą tradycyjnych dzienników korespondencji. to korespondencji przychodzącej, czy wychodzącej. Vario.Kancelaria rozwiązuje problem mało efektywnej obsługi dzienników korespondencji. Zarejestrowana poczta tradycyjna oraz elektroniczna (w tym e i faksy) automatycznie pojawia się w rejestrach Dzienników Korespondencji i dzieli się na Dziennik Korespondencji Przychodzącej i Dziennik Korespondencji Wychodzącej. System jednocześnie ogranicza możliwość wprowadzania zmian w ich zawartości po zarejestrowaniu. Cała korespondencja w systemie Vario.Kancelaria oferuje rejestrację i zarządzanie korespondencją na jednym poziomie niezależnie od jej formy ( , faks, list, przesyłka, paczka) udostępniając jednolite dzienniki korespondencji oraz mechanizmy dekretowania korespondencji oraz śledzenia jej lokalizacji czy obiegu.

3 3 Kompletność rejestracji korespondencji: korespondencja tradycyjna, korespondencja owa, faksy automatyczne oraz ręczne. Automatyczna numeracja korespondencji, Prosty proces skanowania korespondencji, Szybkie przekazywanie do dekretacji lub bezpośrednio do adresata, Możliwość utajnienia korespondencji, Obsługa dekretowania 'w imieniu' / 'na zlecenie' Nadzór nad kolejkami rejestracji (dekretowania i zadekretowania), Obsługa przekazywania oryginałów oraz nadzór lokalizacji oryginału, Nadzór ścieżki obiegu korespondencji, Spójne dzienniki korespondencji, niezależnie od ilości operatorów i punktów rejestracji, posiadają cechy zadaniowe - odrębne dla prowadzących oraz operatorów. Możliwe jest również definiowanie zadań do wykonania w ramach realizowanego projektu. Korespondencja wychodząca Vario.Kancelaria to sposób na usprawnienie działania sekretariatu, kancelarii również od strony formalnej związanej z wysyłką korespondencji. Wysyłanie korespondencji tradycyjnej może być realizowane podobnie jak poczty elektronicznej. Lokalne centrum wysyłki (sekretariat) posiada udostępnioną specjalną skrzynkę - Kolejka do wysłania. W tej skrzynce pojawiają się korespondencje zlecone przez poszczególnych użytkowników systemu do wysyłki w formie tradycyjnej. Do momentu, gdy sekretariat nie potwierdzi wysyłki poczty w swojej Kolejce do wysłania użytkownik widzi swoją pocztę w skrzynce Wysyłana. Po potwierdzeniu przez sekretariat poczta użytkownika przechodzi ze skrzynki Wysyłanej do Wysłanej. Automatyczne zlecenie wysyłki korespondencji tradycyjnej ze skrzynek pocztowych nadawców, Potwierdzanie nadania i automatyczne powiadamianie nadawców o wyjściu korespondencji tradycyjnej, Automatyczna rejestracja korespondencji w dzienniku korespondencji wychodzących.

4 4 Szybki podgląd korespondencji System umożliwia szybki dostęp do dowolnej korespondencji zarejestrowanej w Dziennikach Korespondencji Przychodzącej oraz Wychodzącej. Aby wyszukać interesujące nas informacje, posiadamy możliwość grupowania korespondencji po istotnym dla nas parametrze (np.: data we/wy, adres, nadawca) lub wyszukania z użyciem filtrów (np.: wyszukiwanie korespondencji używające kryterium Symbol, które przedstawiono na obrazku). Szybkość dotarcia do zarejestrowanej korespondencji, Możliwość definiowania rozbudowanych filtrów, Spójność informacji pomimo kilku punktów rejestrujących korespondencje w systemie, Możliwość wydruku gotowej pocztowej książki nadawczej. Obsługa indeksów adresowych Oprócz podstawowych danych adresowych takich, jak: adresy, adresy , numery telefonów, numery faksów, mamy możliwość śledzenia całej historii korespondencji (zarówno wychodzącej, jak i przychodzącej) przy każdej pozycji bazy adresowej. Indeks adresowy z podziałem na podmioty i osoby, Możliwość powiązania osób z podmiotami, Szybkie dotarcie do interesującego nas kontaktu, Przegląd historii korespondencji w ramach podmiotów i osób, Obsługa redagowania i porządkowania dokumentów w ramach podmiotów i osób. Vario.Kancelaria System pozwala śledzić całą historię korespondencji (zarówno wychodzącej, jak i przychodzącej).

5 5 Obsługa terminarzy Codzienny plan pracy, spotkania biznesowe czy zadania wyznaczają terminy, które odnoszone do zasobów osobowych oraz materialnych organizują przestrzeń czasu. Widoki dzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne oraz wspólne prezentują plan czasu pracy w sposób przejrzysty i przystępny, a także umożliwiają organizację i zarządzanie czasem pracy. Możliwość pracy na wspólnym terminarzu, Możliwość przypisywania terminów innym użytkownikom systemu, Możliwość ustawiania przypomnień. PRODUCENT: KONTAKT DocuSoft Sp. z o.o. ul. Warszawska Bielsko-Biała tel. (33) vario@docusoft.pl DYSTRYBUTOR: Centrala ul. Kolejowa 5/ Warszawa tel fax vario@arcus.pl Biuro Handlowe Katowice ul.połomińska tel handlowy.katowice@arcus.pl Systemy Informatyczne ul. Łąkowa 3/ Łódź tel fax handlowy.lodz@arcus.pl fax