Obieg i archiwizacja dokumentów w świetle nowelizacji ustawy archiwalnej i jej przepisów wykonawczych

Transkrypt

1 Obieg i archiwizacja dokumentów w świetle nowelizacji ustawy archiwalnej i jej przepisów wykonawczych TERMIN SZKOLENIA: 4 kwietnia 2016 r. godz MIEJSCE SZKOLENIA: As-Bud, Aleje Jerozolimskie 81, Warszawa INFORMACJE O PROWADZĄCYM SZKOLENIE: ROMAN STEMPEL Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m.in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własna działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

2 Cel szkolenia: Szkolenie ma na celu doskonalenie umiejętności związanych z wykonywaniem prac kancelaryjnych, właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania obiegu dokumentów wewnątrz firm i urzędów, a także archiwizacją dokumentacji, profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji oraz zaznajomienie ze znowelizowanym prawem archiwalnym. Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z aktami i dokumentami w firmie i urzędzie według aktualnych przepisów prawnych. PROGRAM: 1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r. 2. Rodzaje współczesnej dokumentacji Dokument papierowy a dokument elektroniczny Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną b) przesyłki na nośniku papierowym c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych d) przesyłki przekazane w systemach teleinformatycznych 3. Obieg dokumentacji w podmiocie Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu

3 załatwiania i rozstrzygania spraw System kancelaryjny Znak sprawy Akta spraw (tradycyjne i elektroniczne) Teczka rzeczowa i podteczka Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów 4. Zmiany w przepisach prawa archiwalnego po nowelizacji Cele i zakres nowelizacji Zmiany w procedurach zarządzania dokumentami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa Zmiany w zakresie stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych w jednostkach samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych Regulacje dotyczące zakresu kontroli przeprowadzanych przez archiwa państwowe i NDAP Zmiany w sposobie funkcjonowania sieci archiwów, w tym archiwów społecznych Zmiany w zakresie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych Standard porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych 5. Archiwizacja dokumentów Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych) Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po

4 upływie obowiązujących okresów jej przechowywania Sprawozdawczość archiwum zakładowego 6. Systemy zarządzania dokumentacją Cechy obligatoryjnego bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i jego realizacja w praktyce System tradycyjny (całkowicie papierowy, z narzędziami informatycznymi wspomagającymi obieg dokumentów) System elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) Archiwizacja w ramach EZD 7. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych 8. Dyskusja

5 Koszt uczestnictwa w szkoleniu: 325 zł / os. netto. Koszt dla 2 lub więcej uczestników z tej samej jednostki: 310 zł / os. netto Rezygnacji z uczestnictwa w szkoleniu można dokonać mailem, lub telefonicznie na 2 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia. W przypadku rezygnacji ze zgłoszonego uczestnictwa po tym terminie ośrodek może obciążyć instytucje delegujące 50% kosztami ww. szkolenia. Cena zawiera: materiały szkoleniowe, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, serwis kawowy i lunch. KARTA ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA W SZKOLENIU Wypełnioną kartę proszę Nazwa przesłać w terminie do instytucji:... 5 dni przed szkoleniem... faxem na numery: lub 22 Adres: lub mailem na... adres:... biuro@owal.edu.pl NIP:... Zgłaszamy udział następujących osób w szkoleniu: Imię i nazwisko stanowisko adres tel. kontaktowy Oświadczamy, iż koszt szkolenia organizowanego przez Owal s. c. jest finansowany w co najmniej 70% ze środków publicznych zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zmianami. Wyrażam zgodę na otrzymywanie ofert szkoleń od OWAL s.c. (zgodnie z art. 172 ust. 1 ustawy prawo telekomunikacyjne) Prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy w przypadku braku potwierdzenia szkolenia na co najmniej 3 dni przed terminem szkolenia. kierownik jednostki zgłaszającej uczestników