Controlling w excelu realizowany za pomoc technologii uytkowania arkusza kalkulacyjnego.

Transkrypt

1 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 219 Controlling w excelu realizowany za pomoc technologii uytkowania arkusza kalkulacyjnego. Dr Tomasz GŁUSZKOWSKI, Dr Anna KACZOROWSKA * Streszczenie Arkusz kalkulacyjny stosowany jest przez wiele osób. Niestety wikszo z nich uywa to narzdzie jak troch lepszy kalkulator. wiadomo, e mona w arkuszu zrealizowa system informatyczny, który bdzie wspomagał zarzdzanie firm jest niewielka. Aby to zmieni została opracowana technologia uytkowania arkusza. S to metody, techniki i sposoby takiego uytkowania arkusza, które z jednej strony pozwalaj na automatyzacj pracy, a z drugiej na dokonywanie w łatwy sposób zmian w stworzonym modelu (systemie). Zmiany s konieczne, poniewa zmienia si otoczenie firmy, w konsekwencji zmienia si sama firma. Wpływa na zmiany w modelu (systemie) do zarzdzania. Włanie z tego powodu nasz misj jest popularyzacja wiedzy na temat technologii uytkowania arkusza, która jest zgodna z ide organizacji opartej na wiedzy i umiejtnociach pracowników. Uczymy jak budowa modele, jak dokonywa zmian w modelach, to znaczy uczymy w jaki sposób trzeba uywa narzdzi w arkuszu, aby stworzone modele (systemy) były proste, przejrzyste, elastyczne; i jak prostymi metodami automatyzowa prac w arkuszu. Summary. Lots of people use spread sheet. Unfortunately, most of them treat this tool as a little bit better calculator. The users of spread sheet haven t got awareness of one fact. Namely, that it s possible to build computer information system, which will be helpful in firm management. Technology of spread sheet using was created in order to change such situation. Technology consists of methods, techniques and ways of such spread sheet use, that, from the one side, let the users automate the work. From the other side, created technology enable to do changes in existing computer information system in a easy way. Changes are necessary, because firm environment is changing. Consequently, the firm itself changes and affects changes in computer management system. Therefore, knowledge popularisation about technology of spread sheet using is our mission. Technology is congruent with the idea of organisation based on knowledge and workers competences. We teach how to build the computer information system and how to make changes in existing system. It means, that we most of all teach which tools of spread sheet are necessary to use, in order to created systems will be simple, clear, elastic and we show how to automate the work in spread sheet using simple methods. * Dr Tomasz Głuszkowski, Dr Anna Kaczorowska, Katedra Informatyki Wydziału Zarzdzania Uniwersytetu Łódzkiego 219

2 220 Tomasz Głuszkowski, Anna Kaczorowska Potrzeby informacyjne w firmie Aby podj jak najkorzystniejsze decyzje niezbdne s informacje dotyczce problemu decyzyjnego. Dostarczaniem informacji zajmuje si zorganizowany system informacyjny. Zwykle w małych firmach cało systemu informacyjnego ogarnia właciciel stara si on optymalizowa wszelkiego rodzaju decyzje. Chcc to zrobi gromadzi rónego rodzaju informacje, sortuje je, analizuje i przetwarza tak, aby otrzyma jakociowo nowe informacje, które pomog mu podj decyzje. Do tego celu czasem wykorzystuje techniki komputerowe. Niestety w rednich firmach właciciel, ze wzgldu na swoj ograniczon percepcj nie jest w stanie ogarn wszelkich informacji, które mog posłuy do podejmowania decyzji. Czasem uwiadamia sobie w por, e nie jest w stanie samodzielnie podejmowa wszystkich decyzji, a czasem uczy si na błdach jedno i drugie prowadzi do powstawania systemu informacyjnego wspierajcego zarzdzanie. Od tej pory trzeba zarzdza równie i tym systemem, to znaczy kształtowa go, zmienia według potrzeb to znaczy zarzdza systemem zarzdzania. Bardzo czsto decydenci nie maj dowiadczenia w tworzeniu takiego systemu. Mało tego, w czasie, kiedy go potrzeba maj mnóstwo innych rzeczy do zrobienia (zwizanych włanie z podejmowaniem decyzji na podstawie informacji które trzeba zebra, przetworzy, przeanalizowa oraz wycign wnioski). Zmiana skali firmy powoduje równie zmiany w sposobie mylenia, albowiem wczeniej nieistotne analizy z punktu widzenia opłacalnoci okazuj si by opłacalne (koszt analiz przy małej skali był wikszy od korzyci przy zmianie skali analizy staj si opłacalne). Potrzebny jest system informacyjny dostarczajcy informacje do tych analiz. Wane jest, aby przy coraz wikszych obowizkach decydent zwrócił na to uwag. Dlatego przekształcenia małych firm w rednie niekiedy stanowi problem. Wracajc do problemu tworzenia systemu informacyjnego mona stwierdzi, e korzystne jest jeeli zarzdzajcy ju w pierwszej fazie działania firmy posługuj si narzdziami informatycznymi. Dziki uytkowaniu tych narzdzi menaderowie ucz si zarzdza danymi, opanowuj umiejtno sterowania strumieniami danych, a to z kolei przyczynia si do umiejtnoci projektowania i realizowania zmian nie tylko w systemie, ale i w firmie (dopasowywania jej do zmieniajcej si rzeczywistoci). Wida wic sił informatyki, ale informatyki w formie uytkowania narzdzi informatycznych, tak aby samemu zarzdza danymi. Drugi sposób to stosowanie informatyki w formie gotowych systemów. Niestety tu si jest tylko operatorem (lub w zdecydowanej czci operatorem) i nie ma si wpływu (albo tylko nieznaczny wpływ) na sposób działania systemu. Włanie z powyszych powodów popularyzuj wiedz na temat technologii uytkowania arkusza. Wiedz uytkow, która jest zgodna z ide organizacji opartej na wiedzy i umiejtnociach pracowników. Ucz jak budowa modele, aby potem mona było w łatwy sposób dokonywa w nich zmian, to znaczy ucz w jaki sposób trzeba uywa narzdzi w arkuszu, aby stworzone modele (systemy) były proste, przejrzyste, elastyczne; i jak prostymi metodami automatyzowa prac w arkuszu. 220

3 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 221 Technologia uytkowania arkusza Technologia uytkowania arkusza kalkulacyjnego, s to opracowane metody i techniki, które pozwalaj na: sprawniejsze posługiwanie si tym narzdziem, to znaczy wykonanie automatyzacji niektórych prac (osobom, które znaj rodowisko arkusza na rednim poziomie) budowanie systemów zarzdzania w arkuszu, (osobom, które znaj rodowisko arkusza na wikszym poziomie). Technologia uytkowania arkusza składa si z dwóch czci: technik i metod uytkowania wybranych narzdzi wbudowanych w arkusz pozwalajcych midzy innymi na: wspomaganie wprowadzania danych, przechowywanie danych (czyli budowanie i utrzymanie dowolnych struktur danych oraz tworzenie relacji midzy tymi strukturami), tworzenie standardowych dokumentów indywidualnych i zbiorczych z parametrami tutaj uytkownik musi naby wiedz o działaniu wybranych elementów arkusza oraz umiejtno wykorzystania ich do rozwizywania problemów firmy; s to schematy tworzenia struktur wikszych rozwiza; dodatkowych narzdzi zrobionych w arkuszu, narzdzia te umoliwiaj realizacj pozostałych funkcji informatyki, to znaczy: automatyczn transmisj danych z dowolnych formatów oraz automatyczne umieszczenie ich w zdefiniowanych strukturach, wymian informacji midzy aplikacjami w arkuszu, wspomaganie automatycznego przetwarzania struktur danych oraz wyszukiwania informacji; s to takie wiksze klocki, które pozwalaj (wspólnie z technikami przedstawionymi w poprzednim punkcie) na szybk i tani budow dowolnego systemu wspomagajcego decyzje. W arkuszu mona rónymi technikami i metodami zrealizowa wszystkie pi funkcji informatyki: wprowadzanie danych w arkuszu ta funkcja realizowana jest w prosty sposób za pomoc bezporedniego wprowadzania informacji do komórek, jednake w opracowanej technologii zostały wykonane narzdzia wspomagajce ten proces; narzdzia te mog zawiera dodatkowe funkcje (na przykład kontrolujce poprawno wprowadzanych danych), transmisja danych dla obsługi tej funkcji zostało opracowanych kilka narzdzi do odbierania danych z rónych formatów (arkusza, baz danych, trybu tekstowego) oraz do wysyłania danych tak, aby odczyta je w innych aplikacjach, przechowywanie danych dane przechowuje si w arkuszu głównie w przygotowanych do tego celu rejestrach; struktura danych ma zasadnicze znaczenie dla sposobu przetwarzania danych, dlatego w tym przypadku wana jest umiejtno takiego doboru struktury danych, aby mona było jak najłatwiej nimi zarzdza, przetwarzanie danych do tego celu przeznaczone s wzory wykorzystujce funkcje dostpne w arkuszu; tutaj potrzebne s umiejtnoci takiego doboru funkcji, które w prosty sposób realizuj cel przetwarzania; oprócz tego w skład technologii wchodz równie narzdzia stworzone w Visual Basicu pozwalajce na takie sposoby przetwarzania, które nie s osigalne (lub trudno osigalne) za pomoc wzorów, tworzenie dokumentów s róne rodzaje dokumentów: indywidualne, zbiorcze i zagregowane oraz wykresy; wszystkie je mona tworzy za pomoc wzorów; 221

4 222 Tomasz Głuszkowski, Anna Kaczorowska we wszystkich rodzajach dokumentów mona zastosowa parametry; uytkownik zmieniajc parametr moe wybra interesujce go dane w dokumencie. Firmy tworzce pakiety biurowe w których znajduje si arkusz nie przedstawiły technologii uytkowania arkusza. Dlatego uytkownicy próbuj samodzielnie rónych technik i metod, które maj rozwiza ich codzienne problemy. Jednak zwykle jest to robione metod prób i błdów oraz bardzo czsto niepotrzebnie wysokim nakładem sił i rodków. Dziki technologii uytkowania arkusza realizacja poszczególnych funkcji informatyki nie jest trudna do wykonania. Oznacza to, e moliwe jest uzyskanie, z dostarczonych do systemu danych, dowolnych raportów w stosunkowo prosty sposób. Raportów, czyli tego, co tak naprawd jest potrzebne decydentom. Metody i techniki (technologia uytkowania arkusza) znakomicie usprawniaj prac, midzy innymi pozwalaj uytkownikowi na automatyzacj czynnoci, to znaczy na unikanie powtarzania tych samych czynnoci przy tworzeniu periodycznych sprawozda. Stanowi take doskonał podstaw do tworzenia nie tylko prostych modeli, ale i wikszych systemów w arkuszu. Jednak, aby zbudowa wikszy system w arkuszu oprócz wiedzy na temat rodków technicznych (elementów arkusza, czyli poszczególnych pozycji menu, sposobów formatowania, sposobów adresowania, technik kopiowania, umiejtnoci wpisywania formuł, a w nich funkcji) oraz technologii pracy (która znakomicie pozwala usprawni prac) naley jeszcze pozna algorytmy rozwizywania problemów. Arkusz mona uywa w dwojaki sposób: do tworzenia narzdzi, które dostarczaj periodycznych raportów; to znaczy mniejszych lub wikszych aplikacji (systemów), do tworzenia ad hoc rónego rodzaju analiz. Niestety, zdecydowana wikszo osób uywa tylko drugiego sposobu. Nawet do periodycznych raportów stosuj narzdzia, które powinny by stosowane do analiz ad hoc (na przykład: tablice przestawne). Główna przyczyna takiego stanu rzeczy, to nieznajomo technologii arkusza, która pozwala na zdecydowane uproszczenie pracy. Przecie, przy stosowaniu okrelonej technologii wykorzystania arkusza uytkownicy s w stanie łatwo zautomatyzowa swoj prac w takim stopniu, aby uzyskiwa podane informacje periodycznie (raporty i sprawozdania okresowe) to znaczy, e uytkownicy właciwie sami mog projektowa sobie system, modyfikowa go, czyni bardziej elastycznym. Oferowane przez wiele firm szkolenia z excela, podstawowe i zaawansowane, pokazuj tylko rodki techniczne arkusza. Autor artykułu robi co wicej, prowadzi szkolenia z technologii pracy w arkuszu, a take uczy algorytmów rozwizywania problemów. Algorytmów, przy uyciu których mona zrealizowa systemy informatyczne do: tworzenia technologii Business Intelligence budetowania i controllingu kosztów, rzeczowego i finansowego, systemu zarzdzania produkcj, systemu informacji marketingowej 222

5 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 223 Przykład zastosowania technologii do tworzenia raportów z parametrami Teraz zostanie przedstawiony prosty przykład raportu z parametrami. Sterowanie zawartoci raportu odbywa si za pomoc dwóch komórek C7 i D7. Na rysunku nr 1 znajduje si raport wykonania budetu za miesic stycze na wydziale szwalni. Zmieniajc parametry w komórkach C7 i D7 moemy otrzyma raport z wykonania budetu za dowolny miesic w dowolnym wydziale. I tak na rysunku nr 5 został zmieniony numer miesica w komórce C6. Automatycznie za pomoc wzorów zostały wyliczone wartoci, które dotycz wykonania budetu za miesic luty na wydziale szwalni (zob. Rysunek nr 2). Po kolejnej zmianie; tym razem zawartoci komórki D7. Automatycznie za pomoc wzorów utworzony zostanie raport wykonania budetu za miesic luty na wydziale farbiarni (zob. Rysunek nr 3). A B C D E F G H I 6 mc. wydz RAPORT WYKONANIA BUDETU ZA MIESIC STYCZE 2002 (SZWALNIA) 10 za miesic narastajco 11 plan rzecz. odchyl. plan rzecz. odchyl. 12 WYDZIAŁ SZWALNIA 13 1 amortyzajca materiały woda transport energia cieplna energia elektryczna cieki Rysunek nr 1. Raport z parametrami. Wykonanie budetu za miesic stycze na wydziale szwalnia. 223

6 224 Tomasz Głuszkowski, Anna Kaczorowska A B C D E F G H I 6 mc. wydz RAPORT WYKONANIA BUDETU ZA MIESIC LUTY 2002 (SZWALNIA) 10 za miesic narastajco 11 plan rzecz. odchyl. plan rzecz. odchyl. 12 WYDZIAŁ SZWALNIA 13 1 amortyzajca materiały woda transport energia cieplna energia elektryczna cieki Rysunek nr 2. Raport z parametrami. Wykonanie budetu za miesic luty na wydziale szwalnia. A B C D E F G H I 6 mc. wydz RAPORT WYKONANIA BUDETU ZA MIESIC STYCZE 2002 (FARBIARNIA) 10 za miesic narastajco 11 plan rzecz. odchyl. plan rzecz. odchyl. 12 WYDZIAŁ SZWALNIA 13 1 amortyzajca materiały woda transport energia cieplna energia elektryczna cieki Rysunek nr 3. Raport z parametrami. Wykonanie budetu za miesic luty na wydziale farbiarnia. To jest przykład raportowania z parametrami. Zaprojektowany układ raportu w osobnym arkuszu ma t zalet, e jego struktura jest zawsze taka sama, a zastosowane wzory wykorzystuj dane z innego arkusza. Jest to mały fragment technologii uytkowania arkusza. Zastosowanie jej w całoci pozwala na zaprojektowanie całego systemu, który dostarcza dowolnych raportów dla celów zarzdzania. 224

7 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 225 Wnioski Zmiany w rozwoju narzdzi informatycznych, przeznaczonych przede wszystkim dla uytkowników, ale nie informatyków, powoduj e coraz wicej uytkowników moe rozwizywa swoje problemy samodzielnie. Mało tego, ju teraz uytkownicy s w stanie samodzielnie projektowa systemy informatyczne. Zakładajc, e najbardziej liczc si ocen jakoci systemu informatycznego jest ocena uytkownika, naley zagwarantowa poprawno procesu jego tworzenia Oznacza to, e nie wystarczy, aby system spełniał postawione wymagania, a rozwizania techniczno technologiczne były na bardzo wysokim poziomie. System musi by uyteczny, co oznacza, e usprawni prac i w ocenie uytkownika bdzie wygodny, łatwy i przyjazny w obsłudze. Po prostu powinien sprawia satysfakcj uytkownikowi. Zaproponowana tutaj technologia umoliwia to. Jest to technologia przede wszystkim dla uytkowników, a nie tylko informatyków. Znajomo technologii arkusza kalkulacyjnego przez menaderów zdecydowanie pomaga w rozumieniu moliwoci narzdzi informatycznych. Wiedza zdobyta przy pracy z arkuszem ułatwia projektowanie systemów informacyjnych zarzdzania uwiadamia przepływ informacji w firmie; co wicej, umiejtno wykorzystania arkusza daje menaderom samodzielno w pracy i niezaleno. Arkusz kalkulacyjny jest na tyle uniwersalnym narzdziem, e mona w nim w łatwy sposób stworzy dowolny system do ewidencji i zarzdzania, pod warunkiem, e nie bdzie w nim masowego przetwarzania danych. Elastyczno arkusza (oczywicie wtedy, kiedy zastosowane zostan odpowiednie techniki podczas tworzenia modelu systemu) jest tak dua, e uytkownik ma moliwo samodzielnej modyfikacji i przerabiania systemu (pamitajc jednak cigle o zastosowaniu technologii uytkowania arkusza, aby utrzyma jego elastyczno). Zalety arkusza s tak znaczne, w porównaniu z jego wadami (główne wady to: uytkownik, musi pełni rol administratora oraz nie moe wystpi masowe przetwarzanie danych - systemy zarzdzania na ogół nie maj masowych danych), e zdecydowanie to narzdzie mona poleci dla kadego menadera. Główne zalety takich rozwiza to: Czas ich budowy w arkuszu jest znacznie krótszy od czasu wdroenia pakietów zintegrowanych. Koszt realizacji jest znacznie mniejszy ni samo wdroenie pakietu zintegrowanego. System zarzdzania w arkuszu kalkulacyjnym jest tworzony na bazie istniejcego systemu rachunkowoci finansowej; jest to proces ewolucyjny w firmie, a nie rewolucyjny, tak jak wdroenie pakietu zintegrowanego. Mona w arkuszu zrealizowa narzdzia, które pozwalaj na definiowanie programów przez uytkownika oraz wyposaenie tych programów we właciwe parametry (współautor artykułu stworzył komplet takich narzdzi). Narzdzie takie pozwalaj na dowoln manipulacj danymi. Zatem rozwój narzdzi oraz wiedza i umiejtnoci w uytkowaniu, a raczej w zastosowaniu tak popularnego oprogramowania jak arkusz kalkulacyjny pozwalaj na rozwizywanie problemów za pomoc tej technologii przez uytkowników. Z drugiej strony rozwój sprztu i oprogramowania ułatwia uytkownikom rozwizywanie problemów. W niniejszym artykule został przedstawiony przykład moliwoci zastosowania arkusza fragmentu systemu. Włanie umiejtne stosowanie tego narzdzia, 225

8 226 Tomasz Głuszkowski, Anna Kaczorowska wykorzystanie jego najlepszych właciwoci pozwala na realizacj w prosty sposób systemów, które mog spełnia takie funkcje zarzdzania jak wynika to z potrzeb firmy. Prostota narzdzi oraz technologii uytkowania arkusza umoliwia to. Uytkowników arkusza mona podzieli na dwie grupy. Takich, którzy nie maj przygotowania informatycznego oraz takich, którzy takie przygotowanie maj. Tym pierwszym brakuje wiedzy informatycznej, aby umiejtnie z tego narzdzia korzysta. Ci drudzy znajc inne narzdzia informatyczne traktuj arkusz jak narzdzie pomocnicze i przewanie nie dostrzegaj jego zalet. Jeeli ju musz uy arkusz do rozwizania problemu, to bardzo czsto stosuj do realizacji modelu w arkuszu narzdzia takie, jak w bazie danych. A przecie arkusz ma zdecydowanie bogatsze moliwoci ni baza danych. Gdzie wic szuka przyczyn tak słabego zainteresowania tym narzdziem, nieumiejtnoci poradzenia sobie w prosty sposób. Przyczyna ograniczonego zakresu wykorzystania arkusza tkwi włanie w braku znajomoci technologii jego uytkowania, braku znajomoci metod i technik korzystania z tego narzdzia. Pomocne mog tu by pozycje literatury (zob. Literatura) oraz warsztaty prowadzone przez dr Tomasza Głuszkowskiego ( Literatura [1] Głuszkowski T., (2000) Arkusz kalkulacyjny w praktyce, Broker, Łód. [2] Głuszkowski T., Excel dla Business Intelligence, Controlling i Rachunkowo Zarzdcza, 4/2004, [3] Głuszkowski T., Narzdzia informatyczne do budowy systemów zarzdzania w arkuszu kalkulacyjnym. Controlling i Rachunkowo Zarzdcza, 7/2003, [4] Głuszkowski T., Technologia arkusza kalkulacyjnego, czyli narzdzia, za pomoc których uytkownik moe szybko zrobi system do zarzdzania, Controlling i Rachunkowo Zarzdcza, 6/2002 I-IX. [5] Głuszkowski T., Systemy informatyczne zarzdzania, Controlling i Rachunkowo Zarzdcza, 4/2001, [6] Głuszkowski T., Zastosowanie prognozowania do optymalizacji kosztów Monitor Rachunkowoci i Finansów, cz.1 9/2000, 82-85; cz. 2 12/2000,