Aktualizacja ISO. ISO Revisio ISO 9001:2015. Istota nowelizacji. Jak podchodzić do zmian?

Transkrypt

1 ISO Revisio ISO 9001:2015 Istota nowelizacji Jak podchodzić do zmian?

2 ISO 9001 w skrócie Jak działa ISO 9001? ISO 9001 można wykorzystywać we wszystkich organizacjach (bez względu na ich typ i wielkość) do wdrażania systemów i procesów, gwarantujących skupienie się na rozeznaniu potrzeb klientów i spełnianiu ich wymagań. Organizacja powinna zidentyfikować, zarządzać i nadzorować te procesy, które wpływają na zadowolenie klienta. Jak zbudowana jest norma ISO 9001? ISO 9001 jako powszechnie uznawana międzynarodowa norma zarządzania jakością, wykorzystuje cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act/ Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj). Cykl ten stanowi podstawę wszystkich norm dla systemów zarządzania, publikowanych przez ISO. W kontekście zarządzania jakością, podejście PDCA funkcjonuje następująco: Zaplanuj. Rozpoznaj swoje otoczenie biznesowe oraz oczekiwania klientów i określ, jak mogą one wpłynąć na Twoją firmę. Określ swoje cele i plan działania w zakresie zwiększenia zadowolenia klientów wszystko zgodnie z polityką Twojej organizacji. Wykonaj. Wprowadź w życie swoje plany dotyczące jakości i zarządzania. Sprawdź. Monitoruj skuteczność swoich procesów i działań w odniesieniu do celów organizacji oraz raportuj wyniki. Działaj. Podejmuj stałe działania zwiększające zadowolenie klientów. W jaki sposób ISO 9001:2015 oddziałuje na organizacje? Istnieją trzy kluczowe obszary oddziaływania ISO 9001 na organizacje. Wielu naszych klientów potwierdza, że normy funkcjonują lepiej, gdy są powiązane ze strategią biznesową firm i dlatego rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu systemu zarządzania jest najważniejsza. Większy nacisk na strategię i cele w nowej normie wiąże się z uwzględnioną w niej zasadą przywództwa. Po drugie kwestia integracji systemów zarządzania. Nowa architektura wysokiego poziomu zapewnia, iż różne systemy zarządzania, odwołujące się do norm międzynarodowych, wspierają się nawzajem. Publikowane w przyszłości normy będą spójne pod względem ich struktury i lepiej zintegrowane z ISO 9001, co pozwoli na powiązanie procesów i działań, decydujących o wartości dodanej i wydajności. I po trzecie kwestia zarządzania zmianą, czyli zrozumienie zagrożeń i wyzwań, które mogą wpływać na zdolność organizacji do wyjścia naprzeciw wymaganiom klienta i podejmowania działań zapobiegawczych. Kto może skorzystać z ISO 9001:2015? Firmy po raz pierwszy wykorzystujące ISO 9001 Nowa wersja normy, w porównaniu do wersji poprzedniej, jest lepiej dostosowana do specyfiki sektora usługowego. Zmiany dotyczą zarówno języka jak i zawartości. Norma ISO 9001:2015 kładzie większy nacisk na zarządzanie ryzykiem i szansami, co jest zgodne z aktualnym podejściem większości wyższej kadry kierowniczej. Warto odnotować, że we wczesnej fazie prac nad projektem określenie wyrób miało zostać zastąpione terminem towary, co jednak nie zostało ostatecznie wprowadzone. Nadal, więc norma posługuje się określeniem wyroby i usługi. Firmy już certyfikowane Certyfikowane organizacje najprawdopodobniej docenią fakt, że norma zawiera mniej wymagań o charakterze nakazu. Należy podkreślić, że nowa wersja normy nie wymaga ani nie zaleca ŻADNYCH procedur jedyne, czego się oczekuje od organizacji, to udokumentowanie nadzoru. Należy wykazać, że organizacja zidentyfikowała obszary i jest w stanie je nadzorować, także pod względem uzyskiwanych wyników. O sposobie realizacji decyduje sama organizacja. Jednym z zasadniczych celów nowelizacji jest umożliwienie organizacjom zbudowania zintegrowanego systemu zarządzania, z wykorzystaniem wielu norm odnoszących się do wyspecjalizowanych systemów zarządzania. W przyszłości, wszystkie normy dla systemów zarządzania będą zbudowane z wykorzystaniem architektury identycznej do struktury ISO 9001, co powinno pozwolić na łatwiejszą integrację i sprawniejsze zarządzanie. Nowelizacja normy jest dla wszystkich organizacji okazją do przeprowadzenia przeglądu systemu zarządzania oraz podjęcia dyskusji z kierownictwem organizacji na temat właściwego kształtu systemu zarządzania, skutecznie wspierającego osiąganie celów biznesowych, łącznie z celami jakościowymi.

3 Przyczyny zmian w ISO 9001 Zgodnie z zasadami ISO, wszystkie normy odnoszące się do systemów zarządzania podlegają okresowym przeglądom. Po przeprowadzeniu szerokich badań wśród użytkowników normy, Komitet ISO odpowiedzialny za ISO 9001 zdecydował o nowelizacji normy, aby dostosować ją do dzisiejszych realiów rynkowych i przyjął następujące cele: Ułatwić integrację z innymi systemami zarządzania Zapewnić zintegrowane podejście do zarządzania organizacją Zapewnić, że norma pozostanie solidnym fundamentem przez następne 10 lat Odnieść się do coraz bardziej złożonego otoczenia, w jakim działają organizacje Zapewnić, że nowa norma odzwierciedli potrzeby wszystkich potencjalnych grup użytkowników Zapewnić, że norma będzie przyczyniała się do doskonalenia zdolności organizacji do zaspokajania potrzeb klientów i pozyskania ich zadowolenia ISO 9001:2015 Norma ISO 9001:2015 będzie zbudowana zgodnie z Załącznikiem SL architekturą wysokiego poziomu, stanowiącą wspólne ramy dla wszystkich norm odnoszących się do systemów zarządzania. Pozwala to utrzymać spójność, ujednolica odpowiednio różne systemy zarządzania, pozwala operować wspólnymi wymaganiami i wprowadza jednolitą terminologię we wszystkich normach. Norma ISO 9001:2015 uwzględnia podejście zgodne z cyklem Zaplanuj/Wykonaj/Sprawdź/Działaj (PDCA). Zastosowanie nowej normy ułatwi organizacjom zintegrowanie ich Systemu Zarządzania Jakością z głównymi procesami biznesowymi i pozyskanie większego zaangażowania ze strony wyższej kadry kierowniczej. Punkt 1: Punkt 2: Punkt 3: Punkt 4: Punkt 5: Punkt 6: Punkt 7: Punkt 8: Punkt 9: Punkt 10: Zakres normy Powołania normatywne Terminy i definicje Kontekst organizacji Przywództwo Planowanie Wsparcie Funkcjonowanie Ocena funkcjonowania Doskonalenie ISO Revisions Główne proponowane zmiany Najważniejsze zmiany w proponowanej wersji 2015 normy, zgodnie z opublikowanym w maju 2014 r. Projekcie Normy Międzynarodowej, to: Nacisk na przywództwo Skoncentrowanie się na zarządzaniu ryzykiem Nacisk na cele, pomiar i zarządzanie zmianą Komunikacja i świadomość Mniej wymogów o charakterze nakazów Przywództwo i kontekst otoczenia biznesowego Po pierwsze, organizacja powinna określić kwestie zewnętrzne i wewnętrzne, istotne z punktu widzenia celu jej istnienia. Czyli zidentyfikować te czynniki, które wpływają na to, co robi organizacja lub te, które mogą wpływać na zdolność osiągania zamierzonych wyników jej systemu zarządzania. Należy zauważyć, że termin kwestia odnosi się nie tylko do problemów, które mogły być objęte działaniami zapobiegawczymi, zgodnie z wymaganiami poprzednich norm, ale również do istotnych zagadnień podejmowanych przez systemy zarządzania, takich jak zapewnienie rynku zbytu czy cele korporacyjne. Oznacza to, iż wyższa kadra kierownicza powinna wykazać zrozumienie rozległego otoczenia biznesowego, społecznego, kulturowego oraz prawnego i regulacyjnego, a także w jaki sposób wpływa ono, albo może wpłynąć na zdolność spełniania wymagań klientów przez organizację. Zrozumienie kontekstu powinno uwzględniać również aspekt wewnętrznych silnych i słabych stron organizacji, wpływających na jej zdolność do dostarczania wyrobów, czy usług. Podejście takie wzmacnia znaczenie zarządzania procesami biznesowymi. Wymagania obejmują ustalenie specyficznej odpowiedzialności za proces, wykazanie zrozumienia kluczowych ryzyk związanych z każdym procesem oraz wykazanie podejścia do zarządzania ryzykiem, jego ograniczania lub transferu. Najwyższe kierownictwo jest teraz bardziej zaangażowane w system zarządzania. Musi zapewnić, że wymagania systemu zarządzania są zintegrowane z procesami organizacji oraz, że polityka i cele są zgodne ze strategicznym kierunkiem organizacji.

4 ISO Revisions Główne proponowane zmiany Skoncentrowanie na zarządzaniu ryzykiem Ścisłe kierownictwo powinno być zdolne do wykazania zrozumienia ryzyk biznesowych oraz tego, jak mogą one wpływać na zdolność zaspokajania wymagań klientów. Skuteczny proces zarządzania ryzykiem będzie warunkiem certyfikacji na zgodność z wymaganiami nowej normy. Należy, więc zapewnić, że system zarządzania będzie zdolny osiągać zaplanowane wyniki i realizować ciągłe doskonalenie. Mówi o tym Punkt 6.1. Działania odnoszące się do ryzyk i szans, wymagający także określenia co, kto, jak i kiedy w zarządzaniu ryzykiem. Organizacja powinna zaplanować działania odnoszące się do ryzyk i szans, ich zintegrowania z procesami systemu zarządzania i wdrożenie, a także oceniać skuteczność tych działań. Pojęcie ryzyka zastępuje dotychczasowe pojęcie działań zapobiegawczych. Należy zidentyfikować, gdzie powstaje ryzyko i wprowadzić środki nadzoru pozwalające na zarządzanie nim. Należy również pamiętać, że ryzyko jest definiowane, jako wpływ niepewności na oczekiwane wyniki. Nowa wersja normy kładzie duży nacisk na myślenie w kategoriach ryzyka. Cele i pomiary Wymagania dotyczące celów jakościowych również zostały uszczegółowione. Cele muszą być zgodne z polityką jakości, mierzalne (jeżeli to możliwe), monitorowane, komunikowane i odpowiednio aktualizowane. Powinny być ustalane dla odpowiednich funkcji i szczebli organizacji. Cele powinny być ustanawiane łącznie z planem ich realizacji, oraz określeniem, w jaki sposób będzie się oceniać wyniki. Organizacja musi także określić, kto będzie odpowiedzialny za realizację celów, wymagane zasoby, co powinno być zrobione i kiedy. Należy, więc pamiętać, że wraz z ustanowieniem celów jakości koniecznie jest wykazanie, w jaki sposób planuje się je osiągnąć. Nie należy także zapominać, że cele (planowane wyniki) mogą być techniczne, strategiczne lub operacyjne. Kwestia budowy świadomości bezpieczeństwa informacji prowadzi do Paragrafu 7.4. Komunikacja zapewnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej stanowi teraz wymóg. Organizacja sama decyduje co/kto/kiedy i jak komunikować. Komunikacja jest ważna zarówno dla wewnętrznych i zewnętrznych zainteresowanych stron, dlatego też organizacja musi przygotować plan komunikacji. Ważne jest, aby określić, kto będzie zarządzał komunikacją i zapewnić, że posiada odpowiednie uprawnienia, kompetencje oraz wiedzę. Plan komunikacji może odnosić się do różnych środków komunikowania, takich jak odprawy, spotkania, seminaria, konferencje czy biuletyny. Mniej wymogów o charakterze bezpośredniego nakazu Istotną cechą, nowej wersji normy jest brak wymagań odnoszących się do procedur. Zawiera ona jedynie wymagania dotyczące udokumentowania informacji. Punkt 7.5. Udokumentowana informacja jest podzielony na trzy podpunkty wymagania ogólne, tworzenie i aktualizacja oraz nadzór. Organizacja musi określić, jakie informacje zechce zachować, jak je aktualizować, nadzorować i odpowiednio zabezpieczać. Punkt 8. Działania operacyjne (funkcjonowanie) zawiera: Wymagania dotyczące komunikacji z klientami (od informacji o wyrobach do umów i fakturowania) Przegląd zmian w projektowaniu i rozwoju Informację dla dostawców zewnętrznych Identyfikację i identyfikowalność Zwalnianie wyrobów i usług jest teraz częścią operacyjnych środków nadzoru Niezgodne procesy, wyniki, wyroby i usługi W odniesieniu do wszystkich powyższych kwestii istnieje wymaganie utrzymania nadzoru, należy zatem rozważyć, jak najskuteczniej wprowadzić powyższe wymagania w organizacji. Komunikacja i świadomość Punkt 7.3. Świadomość stanowi w nowej wersji normy samodzielne wymaganie - ludzie pracujący pod nadzorem organizacji powinni być świadomi, polityki jakości, celów, własnego wkładu w system zarządzania jakością, konsekwencji niezgodności itp. Większy nacisk położono na konieczność zapewnienia, że każdy jest świadomy implikacji niepodporządkowania się wymaganiom systemu zarządzania.

5 By Royal Charter Oś czasu Maj Projekt Normy Międzynarodowej (DIS) dostępny publicznie do opiniowania Czerwiec Projekt Końcowy Normy Międzynarodowej (FDIS) Wrzesień publikacja Normy Międzynarodowej Wrzesień 2018 zakończenie okresu przejściowego Powyżej znajduje się oczekiwany harmonogram publikacji normy ISO 9001:2015. Wersja FDIS (Projekt Końcowy Normy Międzynarodowej) zostanie opublikowana latem 2015, natomiast publikacja normy przewidziana jest na wrzesień Co dalej? Począwszy od daty publikacji normy, organizacje będą dysponowały trzyletnim okresem przejściowym, do końca, którego należy zapewnić spełnianie nowych wymagań. ISO Revisions Mimo, że okres ten wydaje się wystarczająco długi, doświadczenie podpowiada, iż już teraz należy rozpocząć proces przejścia. Zakup projektu normy Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zalecamy abyś rozpoczął przygotowania do przejścia już teraz, kupując egzemplarz projektu normy. Szkolenia Zachęcamy naszych klientów do rozpoczęcia okresu procesu przejścia jak najszybciej, gdyż takie podejście daje dużo czasu i pozwala zakończyć proces przed upływem ostatecznego terminu. Już teraz jest znakomita okazja, aby rozpocząć rozmowy o aktualizacji w Twojej organizacji i przygotować do niej osoby, które powinny być świadome nowych wymagań lub zaangażowane w proces przejściowy. Można zastanowić się, kto może wymagać szkolenia zwłaszcza osoby zaangażowane w proces wdrożenia lub audyt wewnętrzny. Natychmiast po opublikowaniu Projektu Końcowego (FDIS), będziemy oferować różnorodne kursy. Kursy te obejmować będą zarówno wyjaśnianie nowych wymagań, jak i szkolenia dla obecnych audytorów wiodących, pragnących dostosować swoje umiejętności do wymagań nowej normy. Biorąc pod uwagę jak duży nacisk na przywództwo kładzie nowa norma, chcemy także przygotować specjalne warsztaty i zaoferować je ścisłemu kierownictwu organizacji. Powinny one pozwolić najwyższemu kierownictwu lepiej zrozumieć rolę przywództwa w nowej normie - jak przygotować się do jej wdrożenia w otoczeniu biznesowym. Na niektóre z tych kursów można się zapisać już dzisiaj. Informacje o nowych szkoleniach będą dostępne na naszej stronie internetowej ( Warto sprawdzać te informacje na bieżąco. Pamiętaj, aby skontaktować się z Twoim Kierownikiem ds. Klienta zwiększamy szkolenia naszych Kierowników ds. Klienta o 25%, żeby zapewnić, że wszyscy będą doskonale przygotowani do wspierania naszych klientów w okresie przejściowym. Będziemy ściśle współpracować z naszymi klientami i śledzić ich postępy we wdrażaniu nowych wymagań normy, tak by zaspokajać ich potrzeby w zakresie szkoleń i materiałów pomocniczych. Na naszej stronie internetowej pobiorą Pańswo aktualny katalog szkoleniowy w wersji pdf. Znajdą tam Państwo również szereg materiałów - przewodników pomocnych w zrozumieniu istoty aktualizacji. Akademia BSI Katalog Styczeń Grudzień 2015 Nowość By uzyskać więcej informacji posimy o kontakt z działem szkoleń BSI Group Polska: szkolenia@bsigroup.com

6 BSI Group BSI/PL/09/SC/0315/pl/IS Zapraszamy na stronę BSI poświęconą aktualizacji ISO 9001: