INFORMACJA. Warszawa r.

Transkrypt

1 Warszawa r. Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na obsługę logistyczną konferencji WIRE2012 organizowanej w Krakowie w dniach 3-5 czerwca 2012 r. - nr sprawy INFORMACJA Uprzejmie informujemy, że w dniach 12 i do Zamawiającego wpłynęły od jednego z Wykonawców zapytania dotyczące zmiany zapisów w SIWZ. Zamawiający na podstawie art. 38 ust.1 pkt.1 i ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z poźn. zm) udziela odpowiedzi na zadane pytania: Pytanie 1: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.5 Zał. nr 2. Opis. Wyposażenie sal konferencyjnych. Czy zmawiający przewiduje podium pod stoły prezydialne? Jeśli tak, to jakich rozmiarów? Odpowiedź 1: Nie, zamawiający nie przewiduje podium pod stoły prezydialne. Pytanie 2: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.5 Zał. nr 2. Opis. Wyposażenie sal konferencyjnych. Czy zmawiający dysponuje wymiarami sal konferencyjnych oraz rzutami technicznymi? Odpowiedź 2: Tak, zamawiający dysponuje planami sal konferencyjnych. Pytanie 3: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.5,12) Zał. nr 2. Opis Wyposażenie sal konferencyjnych. Czy zamawiający jest w stanie podać maksymalną liczbę osób, które jednocześnie mogą zasiadać przy stole prezydialnym? Odpowiedź 3: Maksymalna ilość osób przy stole prezydialnym to 10. Pytanie 4: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.5,13) Zał. nr 2. Opis Wyposażenie sal konferencyjnych. Czy zamawiający jest w stanie podać maksymalną liczbę osób, które jednocześnie mogą zasiadać przy ustawieniu z zastosowaniem foteli (zamiast stołu prezydialnego)? Odpowiedź 4: Maksymalna ilość osób przy stole prezydialnym to 10. Pytanie 5: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.6 Zał. nr 2. Wymagania w zakresie obsługi technicznej konferencji. Oświetlenie ma obejmować całą salę, czy np. jedynie stół prezydialny? Jakie są techniczne możliwości zamontowania oświetlenia? Czy zamawiający dysponuje zdjęciami sal?

2 Odpowiedź 5: Oświetlenie dotyczy całej sali. Zamawiający będzie korzystał ze standardowego oświetlenia sal. Zamawiający nie dysponuje zdjęciami sal. Pytanie 6: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.7 Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie rejestracji wszystkich sesji konferencyjnych. Proszę o doprecyzowanie, czy na każdej Sali konferencyjnej maja znajdować się 3 kamery? Czy transmisja do Internetu będzie bezpośrednia z konferencji, czy Wykonawca ma dokonać zapisu na odpowiednich nośnikach i przekazać w uzgodnionych z Zamawiającym czasie? Odpowiedź 6: W każdej Sali ma być jedna kamera. Transmisja do Internetu ma być transmisją bezpośrednia z konferencji. Poza tym Zamawiający wymaga przygotowania materiałów (nagrań z sesji) w formie gotowej do umieszczenia na stronie www. Pytanie 7: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.9 Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie tłumaczenia sesji otwierającej konferencję oraz konferencji prasowej. Kto jest odpowiedzialny za zapewnienie osoby tłumacza? Czy zamawiający może wskazać czy kabiny dla tłumaczy mają być zapewnione na wszystkich salach konferencyjnych? Czy sala pod konferencję prasową, to jedna z 3 sal konferencyjnych, czy jest to pomieszczenie dodatkowe? Na ile osób przewidziana jest sesja otwierająca i konferencja prasowa? Kto będzie odpowiedzialny za wydawanie odbiorników? Czy Zamawiający może wskazać sposób dystrybucji odbiorników pomiędzy uczestników konferencji? Odpowiedź 7: Osobę tłumacza zatrudnia wykonawca zamówienia. Kabiny do tłumaczeń należy zapewnić tylko w sali głównej. Konferencja prasowa odbędzie się w jednej z sal. Sesja otwierająca przewidziana jest na 400 osób, natomiast konferencja prasowa przewidziana jest na 30 osób. Za wydawanie i zbieranie odbiorników odpowiedzialności ponosi wykonawca zamówienia Również sposób dystrybucji pozostaje do jego decyzji. Pytanie 8: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.10 Zał. nr 2. Opis Zamawiający wymaga zabezpieczenia medycznego w miejscu konferencji i podczas kolacji w Wieliczce. Czy Zamawiający mógłby doprecyzować, co dokładnie rozumie pod pojęciem zabezpieczenia medycznego? Czy jest to np. pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem, czy karetka pogotowia? Odpowiedź 8: Zamawiający pod pojęciem zabezpieczenia medycznego rozumie zabezpieczenie zgodne z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. Pytanie 9: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.12, 2) Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie organizacji, obsługi i budowy recepcji oraz stoisk targowych. Prosimy o podanie liczby stoisk targowych, które Wykonawca będzie musiał zbudować. Czy stoiska targowe przewidziane są na wszystkich dniach konferencji ( )? Czy Zamawiający może podać ile przestrzeni jest na to przeznaczone? Gdzie będzie to umiejscowione (które piętro budynku, czy jest dostęp do windy) i od kiedy będą możliwe prace montażowe? Czy Zamawiający przewiduje ściany działowe pomiędzy stoiskami? Odpowiedź 9: Zgodnie z punktem 12, 2) Zał. nr 2 - Opis wymagania w zakresie organizacji, obsługi, i budowy recepcji oraz stoisk targowych Zamawiający nie przewiduje więcej niż 23 stoiska. Stoiska przewidziane są na 2 dni konferencji. Prace montażowe możliwe będą w dn. 3 czerwca 2012 od godz. 23:55. Każde miejsce stoiska musi być ustalone z administracją i potwierdzone przez straż pożarną

3 Opery Krakowskiej. Z tego powodu na tym etapie postępowania trudno jest określić, gdzie będą umiejscowione stoiska targowe. Zamawiający nie przewiduje ścianek działowych między stoiskami, a jedynie tylne ściany stoisk. Pytanie 10: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.15 Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie identyfikacji zewnętrznej. Prosimy o podanie modelu dostarczanych kaset. Czy Zamawiający może podać nazwę systemu dostarczanych stelaży? Czy poster może być umieszczony na piance o odpowiedniej grubości, np. 5mm? Odpowiedź 10: Zgodnie z zapisem zawartym w pkt. 15 Zał. nr 2. Opis, dostarczane kasety są typu łezka. System stelaży to X-banner. Zamawiający wyraża zgodę na umieszczenie posteru na piance o odpowiedniej grubości np. 5 mm. Pytanie 11: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.11 Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie organizacji, obsługi i budowy sesji plakatowej. Czy zamawiający może wyjaśnić co rozumie pod pojęciem sesji plakatowej? Kto dostarcza plakaty? Jakiej są wielkości? Czym dla Zamawiającego jest moduł? Odpowiedź 11: Zamawiający pod pojęciem sesji plakatowej rozumie umieszczenie plakatów na jednostronnych, oświetlonych z góry modułach do zawieszania plakatów. Plakaty wielkości A0 dostarczają uczestnicy konferencji. Moduł to rodzaj ścianki na której można zamocować plakat. Pytanie 12: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.17, 1) Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie rezerwacji pokoi hotelowych. Prosimy o informację, jak Zamawiający przewidział proces rezerwacji pokoi przez Uczestników z puli 350 pokoi. Czy uczestnicy będą sami kontaktowali się z podanymi na stronie Zamawiającego hotelami i dokonywali rezerwacji, czy będą to robili za pośrednictwem Wykonawcy? Odpowiedź 12: Uczestnicy sami będą dokonywać rezerwacji bezpośrednio w hotelu na hasło ustalone przez wykonawcę. Pytanie 13: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.8 Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie przygotowania identyfikatorów ze smyczą wraz z projektem graficznym. Prosimy o wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem system rejestracji? Czy ma to być aplikacja internetowa (ogólnodostępna) zamieszczona na serwerze Zamawiającego lub Wykonawcy? Czy inne narzędzie zaproponowane przez Wykonawcę? Odpowiedź 13: Zamawiający jest właścicielem internetowego systemu rejestracji. System rejestracji na konferencje organizowane przez Krajowy Punkt Kontaktowy PB UE jest projektem autorskim wykonanym przez zespół BIiI, który jest częścią struktury KPK. Wykonany w technologii WEB w środowisku ASP.NET C# z wykorzystaniem Framework-u 4.0, a także dodatkowo zakupionych bibliotek Rad AjaxWeb firmy Telerik. System rejestracji składa się z serwera WEBowego (IIS v. 7.1) z uruchomioną aplikacją webową, która odpowiada za kontakt z użytkownikiem, a także serwera baz danych MS SQL Moduł rejestracji obecności (recepcji) jest urządzeniem mobilnym, co pozwala na jego uruchomienie w dowolnym miejscu na świecie w trybie offline, a więc bez połączenia z bazą macierzystą. Zawiera mechanizm synchronizacji z bazą poprzez specjalnie zaprojektowany mechanizm komunikacji, która wykorzystuje silnie szyfrowany protokół SSL. Współpracuje z ze standardowym laserowym czytnikiem kodów kreskowych, który podłącza się do złącza USB w komputerze mobilnym. Skaner

4 nie powinien wymagać dodatkowych sterowników i powinien działać podobnie jak klawiatura, tj. wykorzystywać przerwanie klawiatury. Skanowanie kodu powinno więc wywoływać taki sam skutek jak wciskanie przycisków na klawiaturze. Ponadto moduł recepcji współpracuje z drukarką badge y, która powinna być zainstalowana w systemie jako zwykłe urządzenie drukujące z możliwością drukowania dokumentu pdf. Format i rozmiar dokumentu pdf jest wstępnie przygotowywany przez organizatora, aby spełniał ograniczenia np. rozmiar, papieru, marginesy, rozdzielczość etc. W trakcie pracy, dokument jest przesyłany do drukarki, której zadaniem jest wydrukowanie na odpowiednim materiale (papier, folia, plastik). Pytanie 14: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.10 Zał. nr 2. Opis Zamawiający wymaga zabezpieczenia medycznego w miejscu konferencji i podczas kolacji w Wieliczce. Czy kolację i zwiedzanie w Wieliczce zamawiający organizuje na własną rękę? Odpowiedź 14: Tak zamawiający organizuje zwiedzanie kopalni i kolację na własna rękę. Pytanie 15: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.18, 1) Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie transportu. Czy zamawiający ma określone wymagania co do rodzaju środka transportu jakim będą przewożeni Uczestnicy konferencji w dniu 4 czerwca na kolację i zwiedzanie w Wieliczce? Odpowiedź 15: Zamawiający wymaga aby były to autokary do 50 osób z działającą klimatyzacją i czynną toaletą. Pytanie 16: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.18, 2) Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie transportu. Czy zamawiający ma określone wymagania co do rodzaju środka transportu i sposobu przewożenia gości VIP? Odpowiedź 16: Transfer gości VIP na trasie lotnisko-hotel-opera krakowska-hotel-lotnisko odbywać powinien się indywidualnie. Środki transportu należy dostosować do ilości przylotów gości VIP. Spodziewany jest przylot 50 osób. W chwilo obecnej Zamawiający nie jest w stanie podać, jakimi numerami lotów będą przylatywać goście, jak również nie jest w stanie określić ilości osób każdego lotu. Pytanie 17: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.18, 3) Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie transportu. Proszę o podanie ilości materiałów do transportu z Warszawy do Krakowa. Odpowiedź 17: Transportowane będą wszystkie materiały dla uczestników konferencji i inne dodatkowe materiały. Wymagany jest środek transportu o masie całkowitej do 6000 kg. Pytanie 18: Proszę o wyjaśnienie dotyczące pkt.17, 2) Zał. nr 2. Opis Wymagania w zakresie rezerwacji pokoi hotelowych. Czy zamawiający dopuszcza nocleg dla gości honorowych i speakerów w całości zorganizowany w 5*? Odpowiedź 18: Nie, Zamawiający nie dopuszcza organizacji noclegów dla gości honorowych i speakerów w całości w standardzie 5*. Zamawiający wymaga rezerwacji zgodnie z opisem zamówienia, czyli: 40 pokoi jednoosobowych w hotelu 4* oraz 10 pokoi jednoosobowych w hotelu 5*.

5 Jednocześnie Zamawiający na podstawie art. 38 ust 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn.zm.) dokonuje modyfikacji Załącznika nr 2 do SIWZ (Opis) Dotychczasowy zapis pkt. 18 ppkt.1 Załącznika nr 2 - Opis: Transport wszystkich gości konferencji na zwiedzanie i kolację w Wieliczce i z powrotem do Krakowa do miejsc zakwaterowania uczestników konferencji w dniu 4 czerwca 2012 r. (przewidywany przybliżony czas pobytu w Wieliczce: godz ) zastępuje się nowym zapisem: Transport wszystkich gości konferencji na zwiedzanie i kolację w Wieliczce i z powrotem do Krakowa do miejsc zakwaterowania uczestników konferencji w dniu 4 czerwca 2012 r. (przewidywany przybliżony czas pobytu w Wieliczce: godz ). Zamawiający wymaga, aby były to autokary do 50 osób z działająca klimatyzacją i czynną toaletą Dotychczasowy zapis pkt. 18 ppkt.3 Załącznika nr 2 - Opis: Transport materiałów z siedziby KPK z Warszawy do Krakowa i z powrotem zastępuje się nowym zapisem: Transport materiałów z siedziby KPK z Warszawy do Krakowa i z powrotem. Wymagany jest środek transportu o masie całkowitej do 6000 kg. Na podstawie art. 38 ust. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (z późn. zm.) Zamawiający przesuwa termin składania ofert na dzień Miejsce i godziny otwarcia ofert pozostają bez zmian. Z-ca Dyrektora ds. Inwestycji Andrzej Krawczyk