ZP/PN/40/2012 Załącznik nr 7 PROJEKT UMOWY

Transkrypt

1 ZP/PN/40/2012 Załącznik nr 7 PROJEKT UMOWY Umowa zawarta w dniu. roku w Warszawie pomiędzy: Instytutem Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk, ul. Pawińskiego 5B, Warszawa, reprezentowanym przez: Pana Prof. Andrzeja Nowickiego - Dyrektora Instytutu zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a Firmą: reprezentowaną przez: zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą, Umowa dotyczy realizacji zamówienia publicznego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego - nr ZP/PN/40/2012 na obsługę logistyczną Konferencji WIRE2012 organizowanej w Krakowie e dniach 3-5 czerwca 2012 roku Przedmiotem zamówienia jest obsługa logistyczna międzynarodowej Konferencji WIRE2012, organizowanej przez Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych Unii Europejskiej IPPT PAN we współpracy z Komisją Europejską w ramach projektu 7 Program Ramowy w Krakowie w dniach 3-5 czerwca 2012 roku. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zgodny z warunkami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przetargu oznaczonym znakiem ZP/PN/40/2012 jest zawarty w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonanie powierzonego zadania. 4. Umowa zostanie zrealizowana w dniach 3-5 czerwca 2012 r Całkowity koszt przedmiotu Umowy ustala się na kwotę brutto. PLN (słownie:, 00/100 złotych) zgodnie z ofertą z dnia r. stanowiącą integralną cześć niniejszej umowy. 2. W kwocie powyższej zawarty jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Kwota podana w ust. 1 niniejszego paragrafu jest ostateczna, nie może ulec zmianie. Strona 1

2 4. Strony uzgadniają, że zapłata nastąpi przelewem na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, po realizacji przedmiotu umowy opisanego w 1 ust.1 oraz Załączniku nr 1 do niniejszej umowy i podpisaniu przez Strony bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego. 5. Przelew zostanie dokonany w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury. 6. Za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego płatnika. 7. Faktury winny być oznaczone numerem niniejszej Umowy Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie uprawnienia i certyfikaty wynikające z ustawy o świadczeniu usług turystycznych, niezbędne do organizacji w/w Konferencji. 2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje niezbędnym potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności przy realizacji usług związanych z niniejszą Umową, uwzględniając zawodowy charakter swojej działalności. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość możliwości zmian ilościowych zamówienia w zakresie cateringu najpóźniej 2 tygodnie przed terminem konferencji 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy gości, zmiany terminu pobytu, zmniejszenia liczby gości na 2 tygodnie przed terminem konferencji bez dodatkowych kosztów obciążających zamawiającego. 6. W ciągu 5 dni kalendarzowych liczonych od dnia podpisania umowy wykonawca jest zobowiązany do prezentacji proponowanych modeli plecaków i długopisów spełniających wymagania opisane w Załączniku nr 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru modelu plecaka i długopisu Zamawiający zobowiązuje się do przedkładania informacji i wyjaśnień oraz udzielania innej pomocy, niezbędnej do realizacji zadań wynikających z niniejszej Umowy. 2. Osobami upoważnionymi do kontaktu są: Po stronie Wykonawcy: Tel.. Po stronie Zamawiającego: Tel W razie nie wykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, zarówno w całości jak i w części, Zamawiający może obciążyć wykonawcę karami umownymi. 2. W przypadku odstąpienia od umowy z winy wykonawcy zamawiający naliczy karę w wysokości 15% wartości wynagrodzenia określonego w 2 ust W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, wykonawca naliczy zamawiającemu karę w wysokości 15% wartości wynagrodzenia określonego w 2 ust Kary umowne będą w pierwszej kolejności potrącane z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę i do czego upoważnia Zamawiającego bez potrzeby uzyskiwania pisemnego potwierdzenia. Strona 2

3 5. Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne. 6. W razie wystąpienia zwłoki w płatności za przedmiot umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki. 6 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy mogą być dokonane tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez Sąd cywilny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. W sprawach nie uregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Niniejsza Umowa wchodzi w życie w dniu jej podpisania przez strony. 5. Niniejsza Umowa została zawarta w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 egzemplarzu dla każdej ze stron. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY Strona 3

4 Załącznik nr 1 do umowy nr ZP/PN/40/2012 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Obsługa logistyczna konferencji WIRE2012 organizowanej w Krakowie w dniach 3-5 czerwca 2012 r. 1. Liczba uczestników: 400 osób 2. Główne miejsce konferencji: Opera Krakowska ul. Lubicz 48 Kraków, 4-5 czerwca Godziny trwania konferencji (wstępnie przewidziane): W dniu w godzinach 10:30-18:30, W dniu w godzinach 9:30-16: Wymagania w zakresie cateringu: 1) 4 przerwy kawowe (kawa, herbata, woda, soki, owoce, kruche ciastka, ciasta), 2) 2 lunche (3 zimne przystawki mięsne, 3 zimne przystawki bezmięsne, 2 zupy, 2 ciepłe dania główne mięsne, 2 ciepłe dania główne bezmięsne, 1 ciepłe danie główne wegetariańskie, wybór deserów z kawą i herbatą, napoje), 5. Wymagania w zakresie wyposażenia sal konferencyjnych (sala główna 400 osób, 2 sale 140 osobowe) w trakcie 2 dni konferencji (4-5 czerwca 2012 r.) 1) 2 rzutniki (w 2 salach 140 osobowych) 2) 2 ekrany (w 2 salach 140 osobowych) 3) 3 laptopy (w 3 salach) 4) 3 piloty do zmiany slajdów (w 3 salach) 5) 8 mikrofonów bezprzewodowych dla speakerów (sala 400-osobowa) 6) 8 multifonów na stoły prezydialne (2 sale 140 osobowe) 7) 3 mikrofony bezprzewodowe na widownię w każdej z sal (3 sale) 8) 1 multifon na mównicę w każdej z sal (3 sale) 9) stałe łącze internetowe (3 sale) 10) podglądy dla prelegentów, po 2 monitory LED lub LCD w każdej sali (3 sale) 11) 3 mównice (3 sale), 12) 2 stoły prezydialne z krzesłami dla minimum 8 osób (2 sale 140 osobowe) Strona 4

5 13) minimum 8 foteli wraz ze stolikami, zamiast stołu prezydialnego (sala na 400 osób) 14) dekoracje sal: po 3 bukiety kwiatowe do każdej z sal 15) wyposażenie i obsługa techniczna biura konferencji (laptop, drukarka, skaner, kserokopiarka) 6. Wymagania w zakresie obsługi technicznej konferencji 1) nagłośnienie (3 sale) 2) oświetlenie (3 sale) 3) obsługa techniczna zamówionego sprzętu 4) dostęp do Internetu (WiFi) w całym obiekcie + łącze symetryczne do transmisji o przepustowości 10 MB 7. Wymagania w zakresie rejestracji wszystkich sesji konferencji - minimum 3 kamery, wraz z transmisją internetową konferencji oraz przygotowanie nagrań sesji w formie gotowej do umieszczenia na stronie WWW 8. Wymagania w zakresie przygotowanie identyfikatorów ze smyczą wraz z projektem graficznym 1) badge plastikowy z dziurką, wielkości około 9 x 6 cm ze wcześniej przygotowanym poddrukiem (full kolor) personalizowany podczas rejestracji w miejscu konferencji (1 kolor) wraz ze smyczą z logiem konferencji w nakładzie 500 sztuk 2) zapewnienie do testowania systemu rejestracji na dwa tygodnie przed konferencją (w dniach maja) skanera kodów kreskowych i drukarki do personalizacji Badgy wraz zestawem 20 badgy do testów modele identyczne jak w trakcie rejestracji na konferencję 3) zapewnienie od 3 czerwca 2012 godz do 4 czerwca do godz minimum 4 scanerów kodów kreskowych wraz z 4 drukarkami do personalizacji Badgy plastikowych 4) zapewnienie 4 czerwca 2012 do godziny scanera kodów oraz 1 drukarka do personalizacji Badgy 9. Wymagania w zakresie tłumaczenia sesji otwierającej konferencję oraz konferencji prasowej (ok. 3,5 h) 1) tłumaczenie z języka polskiego na język angielski 2) tłumaczenie z języka angielskiego na język polski 3) kabiny dla tłumaczy 10. Zamawiający wymaga zabezpieczenie medycznego w miejscu konferencji i podczas kolacji w Wieliczce Strona 5

6 11. Wymagania w zakresie organizacji, obsługi i budowy sesji plakatowej - do 25 jednostronnych modułów z oświetleniem. 12. Wymagania w zakresie organizacji, obsługi i budowy recepcji oraz stoisk targowych: 1) recepcja o wielkości: lada 5x1 m, powyżej każdej lady fryz z napisem (jeden wspólny duży napis RECEPTION), 2 stołki barowe dla obsługi recepcji, półki pod ladami na materiały konferencyjne, gniazda elektryczne (2 sztuki do podłączenia komputerów),stałe łącze internetowe 2) stoiska targowe: wielkości 3m 2 (1,5 x 2 m) wyposażone w ladę, stołek barowy, oświetlenie, gniazdo elektryczne, łącze internetowe (do 23 stanowisk) 13. Wymagania w zakresie dokumentacji fotograficznej: w dniach 3-5 czerwca 2012 (w miejscu konferencji, podczas kolacji w Wieliczce i podczas koktajlu w dniu 3 czerwca) 14. Wymagania w zakresie przygotowania gadżetów związanych z konferencją: 1) druk programu konferencji z notesem jako integralną częścią wraz z projektem i składem, nakład 470 sztuk (format A4, 48 stron, oprawa zeszytowa, papier offsetowy 90 g/m2, druk 4+4; okładka 200g/m2, druk 4+0) 2) plecaki z logo konferencji o wymiarach: wysokość od 35 do 40 cm; szerokość: od 25 do 30 cm; w różnych kolorach (niebieski, czerwony, pomarańczowy, seledynowy), nakład 470 sztuk 3) długopis - obudowa aluminiowa o wymiarach 0,9 x 13,6 cm z wymiennym wkładem, kolor wkładu niebieski, kolor obudowy biały z logo konferencji w jednym kolorze, 470 sztuk 15. Wymagania w zakresie identyfikacji zewnętrznej: 5 plansz do roll-upów typu łezka o wymiarach 85 x 200 cm, informujące o konferencji wraz z projektem i montażem (kasety dostarczy zleceniodawca), 5 plansz do lekkich stelaży o wymiarach 80 x 200 cm wraz z projektem (stelaże dostarczy zleceniodawca) oraz 1 poster konferencji formatu 70 x 100 cm wraz z projektem, na płycie pcv oprawiony w ramę aluminiową z lekkim szkłem 16. Wymagania w zakresie koktajlu w dniu 3 czerwca 2012 r. : w miejscu atrakcyjnym historycznie i turystycznie związanym z tematyką konferencji (nauka, rozwój regionalny), dla 60 osób wraz z cateringiem (przekąski zimne i ciepłe, wino, kawa, dekoracje kwiatowe) 17. Wymagania w zakresie rezerwacji pokoi hotelowych: Rezerwacja 400 pokoi hotelowych dla gości konferencji na 3 noce od 3 do 6 czerwca 2012 r., w tym: 1) 350 pokoi w hotelach 4*,3*,2* dla uczestników konferencji, którzy będą uczestniczyć w konferencji na własny koszt (rezerwacji będzie dokonywał Strona 6

7 wykonawca w hotelach, których lista zostanie opublikowana na stronie konferencji i polecona uczestnikom) 2) 50 pokoi dla gości honorowych konferencji i speakerów na 3 noce od 3 do 6 czerwca (płaci wykonawca) w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem w hotelu o standardzie czterogwiazdkowym i pięciogwiazdkowym (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie), zlokalizowanym w centrum Krakowa, w odległości nie większej niż 2 km od obiektu konferencyjnego, zgodnie ze specyfikacją: a) 40 pokoi jednoosobowych w hotelu 4* b) 10 pokoi jednoosobowych w hotelu 5* c) Noclegi będą dotyczyć terminów: 3/4.06, 4/5.06 i 5/ Wymagania w zakresie transportu: 1) Transport wszystkich gości konferencji na zwiedzanie i kolację w Wieliczce i z powrotem do Krakowa do miejsc zakwaterowania uczestników konferencji w dniu 4 czerwca 2012 r. (przewidywany przybliżony czas pobytu w Wieliczce: godz ) 2) Transport VIP z lotniska do hotelu i z miejsca konferencji na lotnisko w Krakowie w dniach 3-5 czerwca 2012 r. 3) Transport materiałów z siedziby KPK z Warszawy do Krakowa i z powrotem. Strona 7