UWAGA! Opis zamówienia OGÓLNE WARUNKI I DZIEŃ KONFERENCJI Wynajem sali konferencyjnej na pierwszy dzień konferencji z wyposażeniem i oprawą wizualną

Transkrypt

1 W celu zbadania oferty rynkowej oraz oszacowania wartości zamówienia, Ministerstwo Środowiska zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie kosztów dotyczących świadczenia usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze dwudniowej międzynarodowej konferencji Dbając o zieloną przyszłość fundusze UE w sektorze środowiska 2012 dla beneficjentów Programu Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ), podsumowującej rok Prosimy o przygotowanie informacji nt. kosztów przygotowania, organizacji i obsługi ww. konferencji w dwóch wariantach: I. konferencji zorganizowanej w Warszawie, II. konferencji zorganizowanej w Krakowie. Termin konferencji podsumowującej wdrażanie projektów POIiŚ - grudzień 2012 r., nie później niż do 13 grudnia 2012 r. Uczestnicy spotkania będą reprezentować poniższe grupy docelowe: Organizatorzy (MŚ) - ok. 10 osób Beneficjenci - ok. 130 osób Goście specjalni, prelegenci (VIP) ok. 10 osób UWAGA! Informacja ta ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku i oszacowanie wartości zamówienia. Projekt będzie współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Opis zamówienia OGÓLNE WARUNKI Miejsce konferencji musi spełniać łącznie poniższe warunki: 1. Obiekt musi być przystosowany do przeprowadzania konferencji i uroczystej kolacji dla 150 osób. Sale wykładowe powinny być przestronne (bez filarów i innych tego typu konstrukcji, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać uczestnictwo i odbiór treści przekazywanych w trakcie konferencji, w tym np. przesłaniać widok) wyposażone w odpowiednie nagłośnienie i klimatyzację. Sale mają być dostępne na potrzeby konferencji przez 2 kolejne dni, w przedziale czasowym poniedziałek - piątek. 2. Obiekt musi umożliwiać zorganizowanie na terenie budynku wydarzenia specjalnego, mającego charakter kulturalny, a także akcentować powiązanie środowiska z kulturą, sztuką, zdrowiem, bądź sportem. 3. Konferencja, wydarzenie specjalne dla uczestników oraz uroczysta kolacja muszą być zorganizowane na terenie jednego obiektu. 4. Obiekt miejsce spotkania musi cechować się funkcjonalnością, nowoczesnością formy, wyposażenia i architektury wnętrz aby przyciągnąć zainteresowanie uczestników konferencji zwiększając prawdopodobieństwo jak najliczniejszego udziału 5. Obiekt musi być przystosowany dla osób niepełnosprawnych. 6. Obiekt musi być zlokalizowany w odległości nie większej niż 10 km od głównego dworca PKP z możliwością dojazdu komunikacją miejską I DZIEŃ KONFERENCJI Wynajem sali konferencyjnej na pierwszy dzień konferencji z wyposażeniem i oprawą wizualną Sala konferencyjna na 150 osób w układzie teatralnym. Sale wykładowe powinny być przestronne (bez filarów i innych tego typu konstrukcji, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać uczestnictwo i odbiór treści przekazywanych w trakcie konferencji, w tym np. przesłaniać widok). Sala będzie wyposażona w następujące: nagłośnienie, stół prezydialny dla prelegentów i gości specjalnych (min. 6 osób), mikrofony stacjonarne (min. 6 szt.) i przenośne (min. 2 szt.), ekran, projektor multimedialny, komputer/laptop, flipchart, flamastry, klimatyzację. Ponadto Wykonawca zapewni na stole prezydialnym wodę niegazowaną w ilości co najmniej 0,5 l na osobę, wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji. Wykonawca zapewni również szatnię dla uczestników konferencji. Aranżacja sali konferencyjnej będzie 1 dzień

2 podlegała akceptacji Zamawiającego. Konferencja będzie się odbywać w godzinach z dwoma przerwami kawowymi i przerwą na obiad. Serwisy kawowe w trakcie konferencji Wykonawca zapewni: kawę nierozpuszczalną, herbatę, zimne napoje, ciastka, owoce itp. Obiad pierwszego dnia konferencji Wykonawca zapewni obiad w formie bufetu, składający się z minimum 2 dań ciepłych z możliwością dowolnego wyboru zestawu obiadowego, spośród co najmniej 2 propozycji składających się z pierwszego i drugiego dania, w tym minimum 1 dania wegetariańskiego na ciepło. W ramach obiadu wykonawca zapewni również deser, kawę nierozpuszczalną i herbatę. Dodatkowo Wykonawca przewidzi możliwość zgłoszenia przez uczestników zapotrzebowania na indywidualne dania dla osób cierpiących na alergię pokarmową na min. 2 dni robocze przed konferencją. Wynajem sali na konferencję prasową wraz z wyposażeniem i oprawą wizualną - pierwszego dnia konferencji Sala konferencyjna pierwszego dnia konferencji dla 30 osób (godzinna konferencja prasowa w trakcie pierwszego dnia konferencji) w układzie teatralnym, ze stołem prezydialnym dla prelegentów i gości (min. 6 osób). Serwis kawowy w trakcie konferencji prasowej Wykonawca zapewni: kawę nierozpuszczalną, herbatę, zimne napoje, ciastka, owoce itp. II DZIEŃ KONFERENCJI Wynajem sali konferencyjnej na drugi dzień konferencji z wyposażeniem i oprawą wizualną Sala konferencyjna na 150 osób w układzie teatralnym. Sale wykładowe powinny być przestronne (bez filarów i innych tego typu konstrukcji, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać uczestnictwo i odbiór treści przekazywanych w trakcie konferencji, w tym np. przesłaniać widok). Sala będzie wyposażona w następujące: nagłośnienie, stół prezydialny dla prelegentów i gości specjalnych (min. 6 osób), mikrofony stacjonarne (min. 6 szt.) i przenośne (min. 2 szt.), ekran, projektor multimedialny, komputer/laptop, flipchart, flamastry, klimatyzację. Ponadto Wykonawca zapewni na stole prezydialnym wodę niegazowaną w ilości co najmniej 0,5 l na osobę, wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji. Wykonawca zapewni również szatnię dla uczestników konferencji. Aranżacja sali konferencyjnej będzie podlegała akceptacji Zamawiającego. Konferencja będzie się odbywać w godzinach z jedną przerwą kawową w trakcie zajęć. Konferencja zakończy się obiadem w godzinach Serwis kawowy w trakcie konferencji Wykonawca zapewni: kawę nierozpuszczalną, herbatę, zimne napoje, ciastka, owoce itp. Obiad drugiego dnia konferencji Wykonawca zapewni obiad w formie bufetu, składający się z minimum 2 dań ciepłych z możliwością dowolnego wyboru zestawu obiadowego, spośród co najmniej 2 propozycji składających się z pierwszego i drugiego dania, w tym minimum 1 dania wegetariańskiego na ciepło. W ramach obiadu wykonawca zapewni również deser, kawę nierozpuszczalną i herbatę. Dodatkowo Wykonawca przewidzi możliwość zgłoszenia przez uczestników zapotrzebowania na indywidualne dania dla osób cierpiących na alergię pokarmową na min. 2 dni robocze przed konferencją. ZAKWATEROWANIE Wykonawca zapewni nocleg w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania: w przypadku wariantu I dla 10 osób wskazanych przez Zamawiającego (VIP, prelegenci). w przypadku wariantu II dla 20 osób wskazanych przez Zamawiającego (VIP, MŚ, prelegenci). 300 szt (2x150 szt.) 150 szt. 1 dzień 30 szt. 1 sala 150 osób 150 osób Wariant I 20 szt. Wariant II 40 szt.

3 Pokoje 1 osobowe lub do pojedynczego wykorzystania (wariant I - 10 osób, wariant II - 20 osób) w hotelu o standardzie co najmniej czterogwiazdkowym ze śniadaniem (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U. z dnia 30 sierpnia 2004 r. Nr 188, poz z późn. zm. ) dla uczestników konferencji (VIP, MŚ, prelegenci) na dwie doby hotelowe. Zorganizowanie kolacji w dzień przed konferencją dla organizatorów oraz prelegentów Wariant I - Kolacja dla prelegentów i gości VIP 10 osób Wariant II kolacja dla organizatorów, prelegentów i gości VIP 20 osób UROCZYSTA KOLACJA Wynajem sali wraz z oprawą artystyczną, niezbędnym sprzętem i obsługą techniczną Sala na uroczystą kolację (gala dinner) w pierwszym dniu konferencji musi być pomieszczeniem mogącym pomieścić 150 osób w układzie bankietowym, zaaranżowanym specjalnie na to wydarzenie. W związku z tym, że w trakcie kolacji planowane jest wręczenie nagród dla beneficjentów, sala musi być wyposażona w sprzęt nagłaśniający, mikrofon itp., które umożliwią przeprowadzenie tej uroczystości. Wykonawca i zapewni w trakcie kolacji oprawę artystyczną. Zamawiający zastrzega, że kolacja ma być podana w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników konferencji. Kolacja wraz z obsługą kelnerską Wykonawca zapewni kolację składającą się przynajmniej z: przystawki, zupy, dania głównego, deseru, zimnej płyty, a także kawy nierozpuszczalnej, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz innych napoi. Wykonawca zapewni również menu wegetariańskie oraz menu specjalne dla osób cierpiących na alergię pokarmową (według wcześniejszych zgłoszeń). Liczba dań wegetariańskich i specjalnych zostanie określona na podstawie zgłoszeń uczestników w formularzach zgłoszeniowych. BIURO KONFERENCJI, PRESS ROOM, RECEPCJA KONFERENCJI Zorganizowanie biura konferencji, Press roomu (zapewnienie możliwości korzystania z komputera, drukarki - papier 1000 ark. A4), obsługa recepcji konferencji wraz z obsługą techniczną pomieszczeń. Organizacja i obsługa: Biuro konferencji (komputer ze skanerem, drukarką kolorową (min. 15str/min) i ksero (lub ksero zintegrowane z drukarką) wraz z papierem (min arkuszy A4) oraz dostępem do Internetu Press room (komputer z dostępem do Internetu i drukarki min. 15str/min) wraz z papierem (min arkuszy A4). Recepcja (rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, udzielanie informacji uczestnikom konferencji) TŁUMACZENIA Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego (min. 2 tłumaczy) w trakcie pierwszego dnia konferencji: z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski, wraz z niezbędnym do tego sprzętem. Usługa tłumaczenia obejmuje zapewnienie sprzętu niezbędnego do prawidłowej realizacji usługi, czyli między innymi: kabiny do tłumaczenia symultanicznego, słuchawek oraz obsługi technicznej sprzętu. Za sposób zabezpieczenia aparatów/słuchawek do tłumaczeń symultanicznych odpowiada Wykonawca. Tłumacz konsekutywny w trakcie uroczystej kolacji w I dniu konferencji z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski. MATERIAŁY Wydruk materiałów: identyfikatory (150 szt.), zaproszenia na konferencję i uroczystą kolację (200 szt.), ankiety ewaluacyjne (150 szt.), menu na kolację Wariant I 10 osób Wariant II - 20 osób 1 szt. 150 szt. 2 dni 1 dzień 4 godziny

4 Nagranie materiałów na dostarczone przez Zamawiającego nośniki typu pendrive (150 szt. ) Nagranie na nośniki elektroniczne dostarczone przez Zamawiającego materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników konferencji - prezentacje prelegentów i inne materiały konferencyjne. Zabudowa i/lub oznakowanie biura konferencji, pressroomu, recepcji oraz oznaczenie stanowisk, strzałki kierunkowe, tablice informacyjne w liczbie zapewniającej właściwe oznakowanie konferencji USŁUGA TRANSPORTOWA/PRZEWÓZ OSÓB Zapewnienie transportu: I wariant konferencji dla 10 osób (VIP i prelegenci) w trakcie trwania konferencji II wariant konferencji dla 20 osób (VIP, prelegenci, MŚ) polegające na oddaniu do dyspozycji Zamawiającego kierowcy i samochodu mieszczącego 8 pasażerów przez 3 dni ze średnim limitem 200 km/dzień, czyli 600 km/3 dni. Transport materiałów informacyjno-promocyjnych z siedziby Zamawiającego na miejsce konferencji i po konferencji do siedziby Zamawiającego Transport z siedziby Zamawiającego banerów, publikacji, nośników elektronicznych, materiałów szkoleniowych oraz innych materiałów dla uczestników konferencji i dostarczenie ich na miejsce konferencji, a po zakończeniu przewóz banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego. Pojazd o maksymalnej masie całkowitej do 3,5t i objętości przestrzeni załadunkowej min. 6m 3. I wariant kursy na terenie Warszawy w promieniu do 10 km od miejsca konferencji II wariant kurs do Krakowa i z powrotem PRZYGOTOWANIE I ORGANIZACJA KONFERENCJI Rejestracja audio-video wystąpień prelegentów i przekazanie Zamawiającemu ich zapisu w formacie DVD System realizacji wizji i rejestracja audio-video konferencji. Koordynacja konferencji Wykonawca wskaże koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą wszystkich osób i służb zaangażowanych w organizację konferencji (obsługa techniczna, obsługa gastronomiczna, tłumacze i pozostałe oraz informowanie Zamawiającego i personelu o każdej zmianie programu, opóźnieniu itp.). Prace przygotowawcze przed i po konferencji, w tym min.: Opracowanie i wydruk zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko : a. zaproszeń dla uczestników konferencji, b. formularzy zgłoszeniowych, c. imiennych identyfikatorów, d. notatników, e. list obecności, zawierających co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko, nazwę instytucji, oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby organizacji konferencji. Przesłanie do uczestników konferencji zaproszeń (poczta tradycyjna i/lub kurier), oddzielne na każdy dzień konferencji, Przyjmowanie zgłoszeń uczestników konferencji, Ustalenie zasad potwierdzania uczestnikom udziału w konferencji, uroczystej kolacji pierwszego i drugiego dnia konferencji, a następnie potwierdzanie uczestnikom udziału w konferencji i kolacji, Przygotowanie imiennych identyfikatorów dla uczestników, prelegentów i przedstawicieli Zamawiającego, ewentualny dodruk identyfikatorów w trakcie konferencji, 3 dni 2 kursy 2 dni 3 dni

5 Stworzenie list uczestników, Konfekcjonowanie przekazanych przez Zamawiającego akcesoriów konferencyjnych oraz innych materiałów informacyjno-promocyjnych (w tym identyfikatorów) w pakiety konferencyjne dla wszystkich uczestników Zorganizowanie systemu oznakowania konferencji: sali konferencyjnej, sal szkoleniowych, sali na konferencje prasową, recepcji, szatni, toalet itp. Przekazanie Zamawiającemu raportu z wykonania Zamówienia z podsumowaniem ankiet ewaluacyjnych oraz oryginalnych list obecności Zapewnienie obsługi personelu technicznego przed i w trakcie konferencji. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia recepcji konferencji przez cały czas trwania konferencji tj.: pierwszego dnia konferencji w godzinach oraz drugiego dnia konferencji w godzinach (w tym m.in. rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, rozdanie identyfikatorów, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w trakcie trwania konferencji, zmiana tabliczek na stole prezydialnym i inne prace zlecane recepcji na bieżąco przez Zamawiającego w trakcie trwania konferencji). Inspekcja i kontrola wszystkich wynajętych sal i sprzętu. Zapewnienie kontroli dostępu do miejsca konferencji i uroczystej kolacji. Zapewnienie ubezpieczenia konferencji obejmującego szkody osobowe i rzeczowe wyrządzone osobom trzecim w związku z prowadzoną działalnością i posiadaniem rzeczy wraz z ujęciem szkód powstałych w związku z organizacją imprez z włączeniem szkód wyrządzonych osobom trzecim przez uczestników konferencji Pozostałe zadania Wykonawcy Szczegółowy harmonogram konferencji i miejsce konferencji zostanie ostatecznie ustalone z Zamawiającym przed organizacją konferencji. Wykonawca pomoże uczestnikom konferencji (beneficjentom) w dokonaniu wstępnej rezerwacji hoteli w odległości nie większej niż 5 km od miejsca konferencji. Wizualizacja konferencji zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Używanie materiałów ekologicznych do przygotowania konferencji, tam gdzie to możliwe, tzn., że sposób produkcji materiałów, z których wykonane będą artykuły jest obiektywnie jak najmniej szkodliwy dla środowiska. Ponadto transport sprzętu i innych artykułów dla celów tej konferencji powinien odbywać się w pojemnikach transportowych wielokrotnego użytku dostawy będą realizowane poza godzinami szczytu, tj. w godzinach Wykonawca zapozna się z Polityką Środowiskową Ministerstwa Środowiska, która dostępna jest pod adresem Wykonawca zobowiązany będzie do zagospodarowania odpadów, powstałych w wyniku realizacji umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Zapewnienie materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników konferencji (długopisy, pendrive, itp.) leży po stronie Zamawiającego. Rozliczenie za wykonane usługi cateringowe (kolację przed konferencją dla organizatorów, przerwy kawowe pierwszego i drugiego dnia konferencji, obiady pierwszego i drugiego dnia konferencji oraz uroczystą kolację pierwszego dnia konferencji), noclegi dla pracowników MŚ, VIP i prelegentów nastąpi

6 na podstawie liczby osób faktycznie zgłoszonych na konferencję ustalonej najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. Wykonawca ma zapewnić wszystkie niezbędne środki do realizacji Zamówienia. Rozliczenie zamówienia nastąpi w oparciu o ostateczny kosztorys. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z części zamówienia dotyczącej tłumaczeń na 15 dni przed konferencją.