Podstawowe pojęcia bazy danych

Transkrypt

1 7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym Przykład 7.16 Zaprojektuj wykres kołowy 3-W pokazujący procentowy udział dochodów z różnych źródeł w podsumowaniu roku 2008 oraz umieść na wykresie wartości procentowe dochodów i etykiety z nazwami miesięcy. Zaznacz komórki z danymi N6:N10. Na karcie Wstawianie w grupie Wykresy kliknij wykres Kołowy z efektem 3-W. Zaznacz wykres i dodaj etykiety (źródła dochodów). Następnie w obszarze Narzędzia wykresów kliknij kartę Projektowanie. W grupie Układy wykresu wybierz Układ 1. Gotowy wykres został zaprezentowany na rysunku Rysunek Przykład wykresu kołowego 3-W Wykres kołowy został utworzony dla jednej serii danych. Etykiety danych zawierające wartości procentowe dochodów zostały umieszczone bezpośrednio na wykresie. Koło to 100% dochodów w roku Wycinki koła określają procentowy udział dochodów z różnych źródeł w stosunku do dochodów w całym roku Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym W arkuszu kalkulacyjnym można tworzyć tabele, które będą służyły do przechowywania informacji na określony temat. Jeżeli tabela zostanie zaprojektowana w odpowiedni sposób, będzie można traktować ją jak prostą bazę danych i wykonywać na niej operacje zarezerwowane dla baz danych Podstawowe pojęcia bazy danych Baza danych to zbiór uporządkowanych danych zapisanych w tabeli. Tabela musi mieć zdefiniowane nagłówki kolumn. Nagłówki kolumn powinny zawierać unikatowe nazwy. Między kolumnami tabeli nie mogą występować puste kolumny. Pod nagłówkami kolumn powinny zostać wpisane odpowiednie dane. Jeżeli tabela zostanie utworzona z zachowaniem wszystkich wymienionych wymagań, program Excel będzie ją traktował jak prostą bazę danych, na której można wykonywać operacje zarezerwowane dla baz danych oraz używać narzędzi dostępnych tylko dla baz danych. 201

2 Rozdział 7 t Arkusze kalkulacyjne program Excel Do opisu tabeli w bazie danych używa się pojęć rekord i pole. Rekord to zapis informacji w jednym wierszu tabeli. W każdym wierszu zapisywane są informacje dotyczące innego elementu zbioru danych. Pole odpowiada jednemu elementowi w tabeli, na przykład nazwisku lub adresowi. Odnosi się do informacji zapisanych w wybranej kolumnie. W każdym polu tabeli zapisywane są dane innej kategorii. Podstawowe operacje dostępne dla bazy danych to sortowanie i filtrowanie danych. Sortowanie danych to uporządkowanie rekordów tabeli w określonej kolejności. Sortowanie może odbywać się według jednego pola lub według kilku pól. Filtrowanie to pokazywanie w tabeli tych danych, które spełniają określone kryteria. Stosując filtrowanie, można w szybki sposób ograniczyć liczbę wyświetlanych rekordów Sortowanie i filtrowanie danych Sortowanie i filtrowanie danych to, obok formatowania warunkowego, podstawowe narzędzia analizy danych. Narzędzia te pomagają uzyskiwać odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące zgromadzonych danych. Sortowanie pomaga w szybkim odnajdywaniu i porządkowaniu danych. Filtrowanie umożliwia wyświetlanie danych, które spełniają określone kryteria. Formatowanie warunkowe ułatwia przeprowadzenie analizy danych w sposób wizualny i pomaga w znajdowaniu wyników granicznych. Jednoczesne wykorzystanie tych narzędzi pomaga w podejmowaniu decyzji na podstawie zgromadzonych informacji. Dodatkową zaletą programu Excel 2007 jest możliwość sortowania i filtrowania danych według formatu lub według zestawu ikon utworzonych w czasie formatowania warunkowego. Sortowanie Po zaprojektowaniu tabeli w Excelu można sortować zapisane w niej dane według dowolnego pola lub kilku pól. Sortowanie umożliwia wyświetlenie danych w uporządkowany sposób, a przez to lepsze ich zrozumienie, łatwiejsze odnalezienie potrzebnych informacji lub odpowiednie zorganizowanie danych. Sortowanie odbywa się: dla tekstów od litery A do Z lub od Z do A; dla liczb od najmniejszej do największej lub od największej do najmniejszej; dla dat i godzin od najstarszych do najmłodszych lub od najmłodszych do najstarszych. Można tworzyć listy niestandardowe, według których dane będą sortowane, lub sortować według formatów, na przykład według kolorów komórek. Aby szybko posortować dane zapisane w tabeli, należy kliknąć myszą dowolną komórkę pola tabeli, według którego ma odbywać się sortowanie. Następnie należy na 202

3 7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknąć ikonę Sortuj od A do Z lub Sortuj od Z do A. Dane w tabeli zostaną posortowane rosnąco lub malejąco według wybranego pola. Aby posortować dane według kilku kryteriów jednocześnie, trzeba kliknąć ikonę Sortuj. Zostanie otwarte okno dialogowe Sortowanie, w którym można zdefiniować wiele kryteriów sortowania (rysunek 7.40). Rysunek Okno definiowania wielu poziomów sortowania danych Dodawanie nowych kryteriów sortowania następuje po wybraniu polecenia Dodaj poziom. W polu Kolumna należy wybrać kolumnę, według której dane będą sortowane, a w polu Kolejność określić porządek sortowania. Pole Sortowanie służy do ustalenia rodzaju sortowania, gdy definiowane jest sortowanie niestandardowe. W oknie tym można definiować dowolną liczbę kryteriów sortowania. Należy pamiętać, że sortowanie odbywa się według pierwszego zdefiniowanego kryterium sortowania. Dopiero w przypadku powtarzających się wartości dla pierwszego kryterium następuje sortowanie według drugiego kryterium, a potem według kolejnych. Przykład 7.17 Otwórz plik Szkoła.xlsx, a następnie arkusz Klasa 3b. Dane uczniów uporządkuj alfabetycznie od A do Z według nazwisk, imion oraz daty urodzenia. Kliknij myszą dowolną komórkę pola tabeli. Następnie na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknij ikonę Sortuj, w otwartym oknie dialogowym Sortowanie wybierz polecenie Dodaj poziom. W polu Kolumna wskaż kolumnę, według której dane będą sortowane, czyli kolumnę Nazwisko, w polu Kolejność określ porządek sortowania. Dodaj kolejne poziomy sortowania dla pól Imię i Data urodzenia. Zamknij okno. Sprawdź, jak dane zostały posortowane dla powtarzających się nazwisk i imion. Filtrowanie Filtrowanie danych można realizować za pomocą polecenia Autofiltr. Jest to najłatwiejszy i najszybszy sposób wyświetlania danych spełniających określone kryterium. Korzystając z autofiltru, można definiować filtrowanie według wartości z listy, według 203

4 Rozdział 7 t Arkusze kalkulacyjne program Excel formatu lub kryteriów. Dane można filtrować według kryteriów zdefiniowanych dla wielu kolumn. Aby przefiltrować dane zapisane w tabeli, należy kliknąć myszą dowolną komórkę tabeli. Następnie na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie trzeba wybrać ikonę Filtruj. We wszystkich nagłówkach kolumn pojawi się ikona strzałki, za której pomocą będzie można definiować kryteria filtrowania. Po kliknięciu strzałki przy wybranej kolumnie zostanie rozwinięta lista umożliwiająca wybranie sposobu filtrowania danych (rysunek 7.41). Rysunek Opcje wyboru sposobu filtrowania danych Jeżeli filtrowanie będzie definiowane na podstawie listy wartości, w dolnej części okna na wyświetlonej liście wartości należy usunąć zaznaczenie wartości, które nie będą widoczne po przefiltrowaniu. Jeżeli filtrowanie będzie definiowane według kryterium, należy kliknąć polecenie Filtry tekstu lub Filtry liczb albo Filtry dat, w zależności od typu danych zapisanych w filtrowanym polu, i z wyświetlonej listy wybrać jeden z operatorów porównania lub ostatnią pozycję Filtr niestandardowy. Wyświetli się wówczas okno dialogowe Autofiltr niestandardowy (rysunek 7.42). W polu z lewej strony trzeba kliknąć odpowiedni operator, a w polu z prawej wprowadzić wartość lub wybrać ją z listy. Opcjonalnie można filtrować według dodatkowego kryterium po wybraniu operatora ( i albo lub ) i wypełnieniu pól w drugim wierszu okna dialogowego. Rysunek Autofiltr niestandardowy Filtrowanie może być definiowane w celu znalezienia największych lub najmniejszych wartości. Takie filtrowanie dotyczy tylko wartości liczbowych. Po kliknięciu strzałki przy wybranej kolumnie z rozwiniętej listy należy wybrać polecenie Filtry liczb i jedną z dostępnych opcji: Pierwsze 10, Powyżej średniej lub Poniżej średniej. 204

5 7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym Jeżeli filtrowanie będzie definiowane według formatu, trzeba kliknąć strzałkę przy wybranej kolumnie i w otwartym oknie wybrać polecenie Filtruj według koloru. Polecenie to jest aktywne tylko wtedy, gdy dane zapisane w kolumnie zostały sformatowane przy użyciu kolorów komórki, kolorów czcionki albo zestawu ikon. W zależności od rodzaju formatu, dostępne są pozycje Filtruj według kolorów komórek, Filtruj według kolorów czcionek lub Filtruj według ikon komórek. Przykład 7.18 Otwórz plik Szkoła.xlsx, arkusz Klasa 3b. Przefiltruj dane tak, aby wyświetlić tylko uczniów, którzy mają piątki z języka polskiego i angielskiego. Kliknij myszą dowolną komórkę tabeli z danymi uczniów. Następnie na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknij ikonę Filtruj. We wszystkich nagłówkach kolumn pojawi się ikona strzałki. Kliknij strzałkę przy kolumnie Język polski i na liście wartości usuń zaznaczenie wszystkich wartości, oprócz liczby 5. Kliknij strzałkę przy kolumnie Język angielski i na liście wartości, podobnie jak poprzednio, usuń zaznaczenie wszystkich wartości, oprócz liczby 5. Otrzymałeś listę uczniów, którzy mają piątki z języka polskiego i języka angielskiego. Przy nazwach pól Język polski i Język angielski ikonę strzałki zastąpiła ikona z filtrem. Jest to informacja, że dla tych pól został założony filtr. Aby przywrócić widoczność wszystkich danych, należy kliknąć ikonę z filtrem i na liście wybrać polecenie Zaznacz wszystko. Przykład 7.19 W arkuszu Klasa 3b przefiltruj dane tak, aby wyświetlić tylko uczniów, którzy mają średnią ocen wyższą od 3,5. Przywróć widoczność wszystkich danych o uczniach. Kliknij strzałkę przy kolumnie Średnia ocen i z listy poleceń wybierz Filtry liczb, a następnie z listy operatorów Większe niż. W otwartym oknie dialogowym w drugim polu wpisz wartość 3,5. Zostanie wyświetlona lista uczniów, którzy mają średnią ocen większą od 3,5. Przykład 7.20 W arkuszu Klasa 3b przefiltruj dane tak, aby wyświetlić tylko uczniów, którzy mają w kolumnie Średnia ocen wstawioną ikonę z czerwonym krzyżykiem. Przywróć widoczność wszystkich danych o uczniach. Kliknij strzałkę przy kolumnie Średnia ocen i z listy poleceń wybierz Filtruj według kolorów, a następnie na liście ikon wybierz ikonę z czerwonym krzyżykiem. Zostanie wyświetlona lista uczniów, których wyniki zostały oznaczone wybraną ikoną. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, trzeba na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknąć zaznaczoną ikonę Filtruj. 205

6 Rozdział 7 t Arkusze kalkulacyjne program Excel Sumowanie pól filtrowanej bazy danych Podczas sumowania wartości liczbowych z wybranego pola przefiltrowanej bazy danych brane są pod uwagę wszystkie rekordy tabeli, niezależnie od tego, czy są widoczne, czy zostały ukryte w wyniku filtrowania. Aby sumowanie dotyczyło tylko widocznych danych, trzeba użyć funkcji Sumy.Częściowe. Jeżeli są wyświetlone wszystkie dane z tabeli, funkcja zwraca takie same wyniki jak funkcja Suma. Oto jej składnia: Sumy.Częściowe (funkcja_nr; adres1; adres2; ) Argument funkcja_nr to liczba z przedziału od 1 do 11, określająca, która funkcja zostanie użyta do obliczeń: liczba 1 oznacza funkcję ŚREDNIA, liczba 2 oznacza funkcję ILE.LICZB, liczba 3 oznacza funkcję ILE.NIEPUSTYCH, liczba 4 oznacza funkcję MAKSIMUM, liczba 5 oznacza funkcję MINIMUM, liczba 6 oznacza funkcję ILOCZYN, liczba 7 oznacza funkcję ODCH.STANDARDOWE, liczba 8 oznacza funkcję ODCH.STANDARD.POPUL, liczba 9 oznacza funkcję SUMA, liczba 10 oznacza funkcję WARIANCJA, liczba 11 oznacza funkcję WARIANCJA.POPUL. Adres1; adres2 to deklarowane zakresy odwołań, dla których będą wykonywane obliczenia. Funkcję Sumy.Częściowe można stosować tylko do obliczeń w kolumnach Tabele przestawne Raporty tabel przestawnych tworzone w arkuszu kalkulacyjnym służą do przedstawiania w przejrzysty sposób dużej ilości danych. Na podstawie zawartości tabel przestawnych można dokonywać analizy danych, tworzyć podsumowania według kategorii i podkategorii i wykonywać niestandardowe obliczenia. W tabelach przestawnych przenoszenie wierszy do kolumn i kolumn do wierszy w celu uzyskiwania różnych zestawień danych źródłowych jest bardzo proste. Mechanizm 206

7 7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym rozwijania i zwijania poziomów danych pozwala na szybkie przechodzenie od danych szczegółowych do podsumowań. Tabele przestawne tworzone są na podstawie danych źródłowych umieszczonych w tabeli zwykłej. Tabela ta musi mieć strukturę bazy danych, aby na jej podstawie można było utworzyć tabelę przestawną. Musi mieć nagłówki kolumn, a między kolumnami i wierszami nie mogą występować puste obszary. Oprócz raportów tabel przestawnych, można budować również wykresy przestawne, które w sposób graficzny przedstawiają dane zawarte w raportach tabel przestawnych. W raporcie tabeli przestawnej dane z wybranej kolumny tabeli źródłowej stają się etykietami kolumn lub wierszy tabeli przestawnej. Aby utworzyć raport tabeli przestawnej, należy zaznaczyć dowolną komórkę tabeli źródłowej, następnie na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknąć ikonę Tabela przestawna. Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej (rysunek 7.43). W oknie tym należy określić zakres danych, na którego podstawie będzie tworzona tabela przestawna. Jeżeli przed uruchomieniem kreatora prawidłowo została zaznaczona komórka w tabeli źródłowej, w polu Tabela/zakres pojawi się proponowany zakres danych. Wtedy wystarczy zaznaczyć opcję określającą lokalizację raportu tabeli przestawnej (opcje Nowy arkusz lub Istniejący arkusz). Po kliknięciu przycisku OK Excel utworzy pusty raport tabeli przestawnej. Rysunek Okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej Po utworzeniu pustego raportu należy dodać do niego pola z listy pól tabeli przestawnej. Okno Lista pól tabeli przestawnej zawiera dwie sekcje (rysunek 7.44). W górnej części znajduje się sekcja pól, która służy do dodawania i usuwania pól. W dolnej części znajduje się sekcja układu, w której można rozmieszczać pola i zmieniać ich położenie. 207

8 Rozdział 7 t Arkusze kalkulacyjne program Excel Rysunek Układ obszarów tabeli przestawnej Rysunek Lista pól tabeli przestawnej Po utworzeniu raportu tabeli przestawnej nazwy wszystkich pól z tabeli źródłowej zostaną przeniesione do górnej części okna, czyli do sekcji pól. Przeniesienie pola z górnej części okna do obszaru Filtr raportu na liście pól spowoduje przeniesienie tego pola do obszaru filtru w tabeli przestawnej. Przeniesienie pola do obszaru Etykiety kolumn na liście pól spowoduje przeniesienie tego pola do obszaru etykiet kolumn w tabeli przestawnej. Przeniesienie pola do obszaru Etykiety wierszy na liście pól spowoduje przeniesienie tego pola do obszaru etykiet wierszy w tabeli przestawnej. Przeniesienie pola do obszaru Wartości na liście pól spowoduje przeniesienie tego pola do obszaru wartości w tabeli przestawnej. Układ obszarów w tabeli przestawnej zaprezentowano na rysunku Obszar wartości jest przeznaczony do wyświetlania podsumowujących danych, najczęściej liczbowych. Obszar etykiet wierszy służy do wyświetlania zawartości pól jako etykiet wierszy z boku raportu. Obszar etykiet kolumn służy do wyświetlania zawartości pól jako etykiet kolumn u góry raportu. Obszar filtru raportu służy do filtrowania całego raportu na podstawie wartości wybranej w filtrze raportu. Najprostszą metodą dodawania pola do wybranego obszaru jest kliknięcie i przytrzymanie jego nazwy, a następnie przeciągnięcie go z sekcji pól do sekcji układu i upuszczenie w wybranym obszarze. 208

9 7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym Pola rozmieszczone w wybranych obszarach można ponownie rozmieścić lub zmienić ich położenie przez przytrzymanie nazwy pola i przeciągnięcie na wybrany obszar lub do wybranej sekcji. Przykład 7.21 Utwórz plik Sprzedaż towarów.xlsx. W arkuszu Sprzedaż umieść dane ze sprzedaży towarów w sklepie ze sprzętem komputerowym (rysunek 7.46). Rysunek Przykładowe dane sklepu ze sprzętem komputerowym Za pomocą raportu tabeli przestawnej wykonaj zestawienie ukazujące, jaka była wartość sprzedaży poszczególnych towarów w każdym z miesięcy. Zanim sporządzisz zestawienie, dokonaj obliczeń w kolumnach Wartość towaru, Wartość VAT, Wartość towaru z VAT. Teraz możesz przystąpić do tworzenia tabeli przestawnej. Zaznacz dowolną komórkę tabeli Sprzedaż towarów, następnie na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij ikonę Tabela przestawna. Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej. W oknie tym sprawdź, czy zakres danych został prawidłowo zaznaczony. Jeśli nie samodzielnie zaznacz cały zakres tabeli. Włącz opcję Nowy arkusz, aby utworzyć raport tabeli przestawnej w nowym arkuszu. Zostanie utworzony pusty raport tabeli przestawnej. 209

10 Rozdział 7 t Arkusze kalkulacyjne program Excel Przeciągnij odpowiednie pola z górnej części okna Lista pól tabeli przestawnej do obszarów w dolnej części okna pole Nazwa towaru do obszaru Etykiety wierszy, pole Miesiąc do obszaru Etykiety kolumn, pole Wartość towaru z VAT do obszaru Wartości. Raport tabeli przestawnej został utworzony (rysunek 7.47). Rysunek Raport tabeli przestawnej W tabeli przestawnej, oprócz zestawienia danych z tabeli źródłowej, zostały utworzone podsumowania w kolumnie Suma końcowa i w wierszu Suma końcowa. Przykład 7.22 Zmodyfikuj utworzoną tabelę przestawną, dodając informację o średniej ilości sprzedanych towarów w każdym miesiącu. Do obszaru Wartości przeciągnij pole Ilość sztuk. Domyślnie wartości w tym polu zostały zsumowane. Aby zmienić sposób wykonania obliczeń, kliknij prawym przyciskiem myszy etykietę z napisem Suma z Ilość sztuk i z wyświetlonego menu wybierz polecenie Ustawienia pola wartości. Zostanie otwarte okno dialogowe Ustawienia pola wartości, w którym można dokonać zmian sposobu obliczeń (rysunek 7.48). W polu Nazwa niestandardowa powinna zostać wyświetlona nazwa pola Suma z Ilość sztuk. W polu Wybierz typ obliczeń wybierz z listy funkcję Średnia. Po dokonaniu ustawień zamknij okno, klikając przycisk OK. Rysunek Okno Ustawienia pola wartości 210

11 7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym Dane zapisane w źródłowej tabeli mogą się zmieniać, ale w tabeli przestawnej zostaną zachowane dane z momentu jej utworzenia. Aby w tabeli przestawnej pojawiły się nowe dane, należy ją zaktualizować. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy obszar tabeli przestawnej i z wyświetlonego menu wybieramy polecenie Odśwież Sumy częściowe Sumy częściowe i podsumowania końcowe można automatycznie obliczać dla kolumn w bazie danych, korzystając z narzędzia Suma częściowa dostępnego na karcie Dane w grupie Konspekt. Umożliwiają one tworzenie podsumowań dla grup wierszy zawierających podobne dane. Sumy częściowe są obliczane za pomocą funkcji podsumowania. Do funkcji podsumowania należą między innymi funkcje Suma, Policz, Średnia. Wykonanie polecenia Suma częściowa powoduje wyświetlenie danych w postaci konspektu. Dane w widoku Konspekt są tak pogrupowane, aby można było wyświetlać same podsumowania lub dane szczegółowe i podsumowania. Dane, dla których chcemy zdefiniować wyliczanie sum częściowych, muszą być zapisane w tabeli o strukturze bazy danych, gdzie każda kolumna ma nagłówek z wpisaną nazwą pola, a w zakresie nie występują puste wiersze ani puste kolumny. Aby zdefiniować sumy częściowe, należy w tabeli zaznaczyć komórkę, następnie na karcie Dane w grupie Konspekt kliknąć ikonę Suma częściowa. Zostanie otwarte okno dialogowe Sumy częściowe (rysunek 7.49). W polu Dla każdej zmiany w: należy wybrać kolumnę, dla której będzie liczona suma częściowa. W polu Użyj funkcji trzeba wybrać funkcję podsumowania, która zostanie użyta do obliczenia sumy częściowej. W polu Dodaj sumę częściową do należy zaznaczyć pole zawierające wartości, dla którego zostaną wykonane obliczenia sumy częściowej. Rysunek Opcje sum częściowych Sumy częściowe dla wybranego pola można uzyskiwać tylko wtedy, gdy pole to jest posortowane. 211

12 Rozdział 7 t Arkusze kalkulacyjne program Excel Włączona opcja Zamień bieżące sumy częściowe powoduje zastąpienie istniejących sum częściowych nowymi przy ponownym ich definiowaniu. Do istniejących można dodawać kolejne sumy częściowe, określając różne funkcje podsumowania; wtedy należy wyłączyć tę opcję. Włączona opcja Podział strony pomiędzy grupami spowoduje wstawienie automatycznego podziału strony po każdym podsumowaniu częściowym. Włączona opcja Podsumowanie poniżej danych spowoduje wyświetlenie podsumowania poniżej wierszy szczegółów. Przykład 7.23 Otwórz plik Sprzedaż towarów.xlsx, wybierz arkusz Sprzedaż. W podsumowaniach zamieść informacje, jaka była wartość towaru sprzedanego w każdym miesiącu. Zaznacz dowolną komórkę tabeli, następnie posortuj dane według pola Miesiąc. Po posortowaniu na karcie Dane w grupie Konspekt kliknij ikonę Suma częściowa. W otwartym oknie dialogowym w polu Dla każdej zmiany w: wybierz kolumnę Miesiąc, w polu Użyj funkcji ustaw funkcję Suma, w polu Dodaj sumę częściową do zaznacz pole wyboru dla kolumny Wartość towaru. Zatwierdź ustawienia, klikając przycisk OK. Dane zostały wyświetlone w postaci konspektu (rysunek 7.50). Rysunek Tabela z wyliczonymi sumami częściowymi W widoku konspektu są wyświetlane albo same podsumowania, albo podsumowania wraz z danymi szczegółowymi. Symbole i umożliwiają pokazywanie lub ukrywanie wierszy ze szczegółami dla poszczególnych grup danych sum częściowych. 212

13 7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym Symbole znajdujące się w górnym lewym rogu okna konspektu umożliwiają pokazywanie lub ukrywanie wierszy ze szczegółami dla wszystkich sum częściowych i sum końcowych. Aby usunąć sumy częściowe, należy kliknąć komórkę tabeli zawierającej sumy częściowe, następnie wybrać ikonę Suma częściowa i w otwartym oknie dialogowym kliknąć przycisk Usuń wszystko. Excel usuwa wówczas wszystkie sumy częściowe, ale także wszystkie podziały stron oraz widok Konspekt Konsolidacja zakresów W celu podsumowania wyników zapisanych w oddzielnych arkuszach lub skoroszytach można skonsolidować dane z tych arkuszy lub skoroszytów i zapisać w jednym głównym arkuszu. Konsolidacja może dotyczyć na przykład wyników sprzedaży oddziałów regionalnych firmy. Poszczególne arkusze zawierają dane z biur regionalnych, a w arkuszu głównym znajdą się sumy lub średnie wartości sprzedaży w całej firmie. Istnieją dwa sposoby konsolidacji danych: konsolidacja według położenia, konsolidacja według kategorii. Konsolidacja według położenia Konsolidacja według położenia polega na zbieraniu danych z zakresów mających taką samą strukturę. Ważne jest położenie każdej wartości w zakresie źródłowym. Przykładowo wartość z górnego lewego rogu jednego zakresu źródłowego musi odpowiadać wartościom z górnych lewych rogów pozostałych zakresów źródłowych. Przed przystąpieniem do konsolidacji należy sprawdzić, czy poszczególne zakresy danych mają taką samą strukturę. Następnie trzeba wybrać w arkuszu głównym komórkę, która będzie górnym lewym rogiem obszaru skonsolidowanych danych, i na karcie Dane w grupie Narzędzia danych kliknąć ikonę Konsoliduj. Zostanie otwarte okno dialogowe Konsolidowanie (rysunek 7.51). Rysunek Okno konsolidacji zakresów 213

14 Rozdział 7 t Arkusze kalkulacyjne program Excel W polu Funkcja należy wybrać funkcję podsumowania, jaka zostanie użyta podczas konsolidacji danych, a w polu Odwołanie wprowadzić ścieżkę do pliku lub arkusza, w którym znajdują się dane źródłowe, i określić zakres danych do konsolidacji. Można użyć przycisku Przeglądaj w celu zlokalizowania pliku lub arkusza. Aby wprowadzony zakres danych został umieszczony na liście wszystkich konsolidowanych zakresów, w polu Wszystkie odwołania należy kliknąć przycisk Dodaj. Pola w obszarze Użyj etykiet w oraz pole Utwórz łącze z danymi źródłowymi powinny pozostać puste. Konsolidacja według kategorii Konsolidacja według kategorii przebiega podobnie jak konsolidacja według położenia. Opiera się na etykietach wierszy i kolumn zakresów źródłowych. Etykiety należy włączyć do zakresów konsolidacji, a ich nazwy w zaznaczanych zakresach muszą być takie same, natomiast zakresy mogą nie mieć identycznej struktury. Mogą zawierać różną liczbę wierszy i kolumn, również kolejność występowania wierszy i kolumn w zakresie źródłowym nie jest istotna. Połączenia Zakres danych, który powstał w wyniku konsolidacji, może zostać połączony z danymi źródłowymi. Jeśli połączenie między danymi zostanie ustanowione, dane wynikowe będą automatycznie aktualizowane, gdy zostaną zmienione dane źródłowe. Aby ustanowić to połączenie, należy w oknie dialogowym Konsolidowanie zaznaczyć pole Utwórz łącze z danymi źródłowymi Konspekt danych Do grupowania danych i ich podsumowań można użyć widoku Konspekt. Konspekt może zawierać do ośmiu poziomów. Na każdym poziomie wewnętrznym są wyświetlane dane szczegółowe dla wcześniejszego poziomu zewnętrznego. Konspekt umożliwia wyświetlanie wierszy i kolumn podsumowań, a także danych szczegółowych dla poszczególnych grup. Można go utworzyć dla wierszy lub kolumn oraz dla wierszy i kolumn. Pokazywanie lub ukrywanie danych szczegółowych grupy umożliwiają przyciski i odpowiadające danej grupie. Do rozwijania lub zwijania konspektu służą symbole, gdzie liczby oznaczają kolejne poziomy konspektu. Konspekt może być tworzony automatycznie lub ręcznie. Automatyczne tworzenie konspektu Automatyczne utworzenie konspektu danych jest możliwe, gdy istnieją wiersze podsumowań lub kolumny podsumowań zawierające formuły odwołujące się do komórek z danej grupy. Aby utworzyć taki konspekt należy kliknąć na karcie Dane w grupie Konspekt strzałkę obok ikony Grupuj i wybierać polecenie Autokonspekt. Zostanie utworzony konspekt 214

15 7.6. Importowanie i eksportowanie danych na podstawie danych wejściowych oraz kolumn podsumowań zawierających formuły Przykład konspektu utworzonego automatycznie przedstawia rysunek Rysunek Widok arkusza danych w postaci konspektu Na rysunku widać trzy poziomy grupowania danych. Najniższy trzeci pokazuje lub ukrywa dane wejściowe i wyświetla podsumowanie Wartość towaru, w którym formuła została zdefiniowana tylko na podstawie danych wejściowych. Drugi pokazuje lub ukrywa podsumowanie Wartość towaru i wyświetla podsumowanie Wartość VAT. Formuła w tym podsumowaniu została zdefiniowana na podstawie formuły z poprzedniego poziomu (dlatego został utworzony nowy poziom). Pierwszy pokazuje lub ukrywa podsumowanie Wartość VAT i wyświetla podsumowanie Wartość towaru z VAT. Formuła w tym podsumowaniu została zdefiniowana na podstawie formuł z poprzednich poziomów. Pokazywanie lub ukrywanie szczegółów i podsumowań wybranej grupy lub całego konspektu odbywa się za pomocą przycisków rozwijających i zwijających dla grupy lub konspektu. Aby usunąć utworzony konspekt, należy na karcie Dane w grupie Konspekt kliknąć strzałkę obok ikony Rozgrupuj i wybrać polecenie Wyczyść konspekt Importowanie i eksportowanie danych Dane zgromadzone za pomocą innych aplikacji mogą być importowane do arkuszy Excela i przetwarzane przy użyciu narzędzi dostępnych w tym programie. Za pomocą sterowników ODBC można pozyskać dane z plików tekstowych, plików HTML dostępnych w sieci WWW, plików XML, a także plików utworzonych za pomocą programów Access i SQL Server. Kreator połączeń danych pozwala zaimportować dane z innych arkuszy programu Excel oraz z programów FoxPro, dbase, Paradox, Oracle i DB2. Można zaimportować lub wyeksportować maksymalnie wierszy i kolumny. 215