Topas Sp. z o. o. Warszawa, dnia ul. Domaniewska 47/ Warszawa ZAPYTANIE OFERTOWE NR TOSOFT/01/2013/AP

Transkrypt

1 Topas Sp. z o. o. Warszawa, dnia ul. Domaniewska 47/ Warszawa ZAPYTANIE OFERTOWE NR TOSOFT/01/2013/AP W związku z decyzją w zakresie przyznania dofinansowania projektowi szkoleniowemu Analiza-modelowanie-programowanie- certyfikowane kompetencje pracowników mazowieckich MSP w sektorze B+R nr wniosku WND-POKL /12 ze środków Unii Europejskiej (EFS) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 2.1.1, Topas Sp. z o.o. zaprasza Państwa do udziału w konkursie ofert na realizację usług w zakresie: Część A): Zapewnienie minimum dwóch 8-12-osobowych sal komputerowych wraz z obsługą techniczną (planowana maksymalna ilość godzin najmu 2240 godzin w ramach 280 dni szkoleniowych). Część B): Zapewnienie poczęstunku dla uczestników szkoleń i trenerów oraz dostarczenie go do miejsc realizacji szkoleń (planowana maksymalna liczba osobodni wyżywienia 2712). Część C): Zapewnienie noclegów dla uczestników, w tym śniadań i kolacji (planowana maksymalna ilość osobonoclegów 419). Niniejsze postępowanie odbywa się zgodnie z zasadą konkurencyjności obowiązującą w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): : Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji : Usługi miejsc noclegowych : Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. strona 1 z 13

2 A. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Część A): Zapewnienie minimum dwóch 8-12-osobowych sal komputerowych wraz z obsługą techniczną (planowana maksymalna ilość godzin najmu 1664). 1. Miejsce realizacji usługi Realizacja usługi będzie miała miejsce na terenie województwa mazowieckiego, głównie w Warszawie. 2. Specyfikacja usługi Sale muszą być przygotowane w sposób zapewniający wygodne przeprowadzenie procesu szkoleniowego niezależnie od zakresu i tematyki szkolenia. Równolegle mogą być prowadzone dwa szkolenia wymagające oddzielnych salach. Koszt najmu obejmować powinien jedynie okres faktycznego wykorzystania sal tj. na czas przygotowania i realizacji szkolenia. Sale szkoleniowe powinny być zlokalizowane na terenie województwa mazowieckiego, głównie w Warszawie. Lokalizacja sal powinna zapewnić łatwy dostęp (dojazd) zarówno uczestnikom szkoleń, jak obsłudze szkoleniowej (catering, ekipa techniczna, osoby kontrolujące i nadzorujące itd.). Sala powinna być wyposażona w tablicę suchościeralną oraz flipchart. Sala powinna mieć ekran lub inną gładką powierzchnię do wyświetlania prezentacji oraz możliwość instalacji projektora (najlepiej, gdyby rzutnik był podwieszony). Stanowiska powinny być ustawione w sposób umożliwiający swobodny dostęp do każdego z nich - zarówno słuchaczowi, jak trenerowi, a także gwarantować słuchaczowi wygodę podczas zajęć, możliwość posługiwania się materiałami szkoleniowymi oraz zapewniać trenerowi możliwość swobodnego poruszania się po sali. Ustawienie sali powinno zapewniać wygodny i swobodny dostęp wzrokowy każdego ze słuchaczy do tablicy, ekranu oraz trenera. Wszystkie sprzęty biurowe i urządzenia techniczne na sali powinny być w należytym stanie użytkowym i technicznym. Sprzęty i urządzenia powinny mieć jednorodny wygląd. Na sali nie powinno być sprzętu niepotrzebnego do danego szkolenia. strona 2 z 13

3 Wszelakie kable, złącza i inne elementy infrastruktury sali powinny być uporządkowane i osłonięte. Musi być zapewniona możliwość wygodnego powieszenia okryć wierzchnich przez słuchaczy. Stanowiska nie mogą być ustawione w bezpośredniej bliskości klimatyzatora (lub innego urządzenia chłodzącego) ani rzutnika. Powinny być zapewnione podstawowe warunki higieniczne: czystość (codzienne sprzątanie), możliwość przewietrzenia lub klimatyzacja o odpowiedniej wydajności. Wynajmujący odpowiada za wyposażenie i rzeczy pozostawione w sali w okresie przygotowania i realizacji szkolenia. Sale będą spełniały standardy adekwatne do prowadzenia szkoleń: wielkość, wyposażenie, zaplecze sanitarne, odpowiednie oświetlenie i akustykę, pomoce dydaktyczne. Sale szkoleniowe dla uczestników warsztatów powiny być wyposażone w oddzielne stanowiska komputerowe (od 1 do 4 komputerów na uczestnika) Oprócz pełnego wyposażenia sal muszą być zapewnione również komputery zapasowe. Jako obsługę techniczną należy rozumieć personel zapewniony przez Wykonawcę, dostępny w całym okresie prowadzenia szkolenia oraz pełniący rolę wsparcia / asysty technicznej w zakresie konfiguracji, bieżącej obsługi oraz rozwiązywania problemów technicznych dotyczących sieci lokalnej zainstalowanej w sali dostarczonej przez Wykonawcę. Każdy słuchacz oraz trener musi mieć zapewnione własne stanowisko pracy z zestawem komputerowym i infrastrukturą techniczną (podłączenie do prądu, możliwość podłączenia do szerokopasmowej sieci Internet, sieć LAN). Stanowisko trenera powinno być wystarczająco duże. Przygotowanie Sali na szkolenia wymaga od techników realizujących usługę specjalistycznej wiedzy dotyczącej zagadnień sprzętowych w zakresie konfiguracji nowoczesnych komputerów PC (HARDWARE), sieci (urządzenia aktywne, protokoły komunikacji), systemów operacyjnych na stacje robocze i serwery używane w trakcie szkolenia oraz innych rozwiązań/systemów, które z serwera są hostowane (serwer pocztowy, baza danych, serwis internetowy); W przypadku szkoleń dotyczących technologii Microsoft niezbędne jest posiadanie przez techników świadczących usługi certyfikatu Microsoft Certified System Engineer lub strona 3 z 13

4 ekwiwalentnej wiedzy. Szkolenia wymagają od techników szczególnej wiedzy technicznej uzależnionej od zakresu merytorycznego konkretnego szkolenia, oczekiwań trenera dotyczących konfiguracji środowiska i ćwiczeń planowanych do przeprowadzenia. Konfiguracja środowiska musi być oparta o typowe rozwiązania stosowane w firmach. Obsługa techniczna na wypadek ewentualnie zainstniałych problemów z infrastrukturą winna niezwłocznie naprawić/wymienić uszkodzony sprzęt w czasie nieprzekraczającym minut, co umożliwi trenerowi i grupie normalne prowadzenie zajęć. Minimalne wymagania odnośnie sprzętu: do 2 komputerów na uczestnika (komputery z procesorami i7 z obsługą wirtualizacji, min. 8 GB RAM, sprzęt sieciowy i łącze internetowe min. 100 MB/sek, urządzenie magazynujące dane typu storage, oprogramowanie Windows Server 2008 R2, projektor multimedialny SVGA 17 HD). Wymaga się, żeby wykonawca / dostawca posiadał min. 2 letnie doświadczenie w obsłudze szkoleń dot. zagadnień ujętych w projekcie, oraz udokumentowane doświadczenie w realizacji szkoleń w zakresie merytorycznym zgodnym z tematyką szkolenia w skali nie mniejszej niż zapalnowana w projekcie. 3. Harmonogram realizacji usługi Usługi realizowane będą od stycznia 2014 do 30 czerwca 2015 r. Sale komputerowe będą wynajmowane wyłącznie na czas realizacji szkoleń. Rezerwacja sal odbywać się będzie na co najmniej 5 dni przed rozpoczęciem każdego szkolenia. Wykonawca gwarantuje 100% dostępności sal na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu. Część B): Zapewnienie poczęstunku dla uczestników szkoleń i trenerów oraz dostarczenie go do miejsc realizacji szkoleń (planowana maksymalna liczba osobodni wyżywienia 2712). 1. Miejsce realizacji usługi Realizacja usługi będzie miała miejsce na terenie województwa mazowieckiego, głównie w Warszawie. Poczęstunek powinien być świadczony w budynku, względnie kompleksie budynków, w którym znajdują się sale komputerowe (część a), jednak droga do miejsca świadczenia usługi nie powinna zajmować łącznie więcej niż 10 minut. strona 4 z 13

5 2. Specyfikacja usługi Przedmiotem zapytania jest poczęstunek: luchne oraz serwis kawowy (serwowane w budynku, w którym znajdują się sale komputerowe) - z obsługą, dla uczestników szkoleń i osób prowadzących szkolenia. Posiłki powinny być świeże, smaczne i odpowiadające normom kalorycznym oraz higieniczno-sanitarnym w wersji mięsnej lub wegetariańskiej stosownie do zamówienia Topas Sp. z o.o. Minimalny standard obiadu obejmuje gorące danie mięsne lub rybne (na życzenie wegeteriańskie), dodatki warzywne (surówka, jarzyna), dodatek skrobiowy, napój. Minimalny standard przerwy kawowej obejmuje kawę, herbatę, cukier, cytryny, śmietankę, ciastka, wodę, dostępne przez cały dzień. Wykonawca zapewnia oddzielne pomieszczenie umożliwiające wspólne spożycie posiłku uczestnikom szkoleń oraz trenerom. Wykonawca zapewnia obsługę w postaci serwowania posiłków oraz sprzątania. 3. Harmonogram realizacji usługi Usługi realizowane będą od stycznia 2014 do 30 czerwca 2015 r. Usługi świadczone będą w trakcie szkoleń. Zamówienie usług odbywać się będzie każdorazowo wraz z rezerwacją sal komputerowych. Część C): Zapewnienie noclegów dla uczestników, w tym śniadań (planowana maksymalna ilość osobonoclegów 419). 1. Miejsce realizacji usługi Realizacja usługi będzie miała miejsce na terenie województwa mazowieckiego, głównie w Warszawie, przy czym miejsce zakwaterowania powinno umożliwiać dotarcie środkami komunikacji miejskiej do sal szkoleniowych (część a) w czasie nie dłuższym niż 15 min. od Dworca PKP/PKS. strona 5 z 13

6 2. Specyfikacja usługi Usługa zakwaterowania ma na celu zapewnienie miejsc hotelowych zamiejscowym uczestnikom szkoleń. Miejsca hotelowe będą rezerwowane z 5-dniowym terminem wyprzedzenia. Standard hotelowy minimum **/***. Pokoje 1 lub 2 osobowe. W cenę doby hotelowej powinno być wliczone śniadanie. Koszt zakwaterowania obejmuje jedynie zarezerwowane miejsca hotelowe na czas niezbędny do uczestniczenia w szkoleniach. 3. Harmonogram realizacji usługi Usługi realizowane będą w okresie od stycznia 2014 do 30 czerwca 2015 r. Usługi świadczone będą w okresie realizacji szkoleń. Zamówienie usług odbywać się będzie każdorazowo wraz z rezerwacją sal szkoleniowych. B. WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy/Podwykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, posiadają wiedzę, doświadczenie niezbędne do należytego wykonania zamówienia, dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, są technicznie i organizacyjnie w stanie wykonać łącznie wszystkie części zamówienia, posiadają zaplecze techniczne określone w części a) w specyfikacji usługi. C. ZAKRES WYKLUCZENIA WYKONAWCY O udzielenie zamówienia nie mogą ubiegać się Wykonawcy/Podwykonawcy, którzy powiązani są kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, w szczególności jeśli wzajemne powiązania polegają na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowe, strona 6 z 13

7 posiadaniu co najmniej 10% udziałów akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. D. POSTANOWIENIA KOŃCOWE: Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia planowanej maksymalnej wartości zamówienia o 50 % bez ponoszenia z tego tytułu jakichkolwiek kosztów lub konieczności zmiany kosztów jednostkowych. Oferta Wykonawcy jest wiążąca przez 30 dni od jej dostarczenia Zamawiającemu. Zamawiający zastrzega sobie prawo przed wyborem najkorzystniejszej oferty do dokonania wizji lokalnej oferowanych pomieszczeń. E. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ: 1. Propozycję świadczenia usług wraz z podaniem ceny w formularzu ofertowym, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. 2. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania. 3. Dokumenty: a) pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeżeli uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. W tym przypadku, pełnomocnictwo Wykonawca zobowiązany jest dołączyć w oryginale lub kopii podpisanej za zgodność, b) oświadczenie o udziale podwykonawców należy załączyć do oferty, jeśli udział podwykonawców jest przewidziany, c) odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do strona 7 z 13

8 ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert, d) specyfikację techniczną sprzętu informatycznego niezbędnego do prawidłowej realizacji warsztatów. e) Opis obiektu przewidzianego do realizacji zamówienia zawierający co najmniej opis wskazujący jego położenie, otoczenie oraz odległość od przystanku komunikacji miejskiej. f) Udokumentowane min. 2 letnie doświadczenie w obsłudze szkoleń dot. zagadnień ujętych w projekcie, oraz doświadczenie w realizacji szkoleń w zakresie merytorycznym zgodnym z tematyką szkolenia w skali nie mniejszej niż zapalnowana w projekcie. 4. W przypadku, gdyby Wykonawca przedstawił kopie jakiegoś dokumentu, kopia ta winna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji, tj. przez osobę (osoby) upoważnioną w dokumentach rejestracyjnych firmy lub posiadającą pełnomocnictwo do dokonywania określonych czynności prawnych. W razie wątpliwości przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty uprawnia także do poświadczania za zgodność z oryginałem załączonych kopii dokumentów. Poświadczenie musi być opatrzone adnotacją za zgodność z oryginałem. Przy sporządzaniu oferty prosimy o zachowanie wyżej wymienionej kolejności. F. TERMIN I FORMA SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać na Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 2. Zamawiający dopuszcza następujące formy składania ofert: drogą elektroniczną (zeskanowany, podpisany i zaparafowany dokument) na adres e- mail: daniel.sokolowski@topas.com.pl faksem (podpisany i zaparafowany dokument) na numer (022) , przesyłką pocztową na adres Topas Sp. z o.o. ul. Domaniewska 47/10, Warszawa, Koperta powinna być zabezpieczona przed możliwością otwarcia bez pozostawienia śladów, osobiście do sekretariatu Topas Sp. z o.o. ul. Domaniewska 47/10, Warszawa, w godzinach od 9:00 do 17:00. Koperta powinna być zabezpieczona przed strona 8 z 13

9 możliwością otwarcia bez pozostawienia śladów. W tym przypadku sekretariat wystawi potwierdzenie otrzymania oferty. 3. Oferty należy złożyć do dnia r. do godziny 12: Oferty składane osobiście lub przesyłką pocztową należy oznaczyć dopiskiem OFERTA NA ZAPYTANIE OFERTOWE nr TOPSOFT/01/2013/AP NIE OTWIERAĆ PRZED godz. 12: Wszystkie pytania, dotyczące zapytania ofertowego, proszę przesyłać wyłącznie pocztą elektroniczną na adres: daniel.sokolowski@topas.com.pl 6. Pytania i odpowiedzi będą umieszczone na stronie internetowej 7. Termin otwarcia ofert: r. godz. 12:30. G. KRYTERIA OCENY OFERTY a) Przedstawione oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie kryteriów podanych poniżej. b) Oceniając oferty pod kątem każdego z kryteriów Zamawiający przyzna odpowiednią liczbę punktów (w sumie 100). c) Ocenie podlegają wszystkie części łącznie. d) Wykonawca, którego oferta oceniona zostanie na największą liczbę punktów zostanie ogłoszony zwycięzcą postępowania. e) Sposób wyliczania ceny oferty: Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uznana ofertę, która zawiera najniższą cenę brutto na wszystkie części łącznie, za planowaną, maksymalną liczbę jednostek usług zawartych w zamówieniu. f) Wyszczególnione kryteria oraz maksymalna, możliwa do uzyskania liczba punktów znajduje się w tabeli poniżej: Lp. Kryterium Cena 1. Cena brutto za wykonanie zamówienia 100% H. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA I ODRZUCENIE OFERT Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postepowania jeżeli: strona 9 z 13

10 a) w wyznaczonym czasie nie wpłynie żadna oferta, b) całkowita cena najniższej oferty będzie przekraczać kwotę jaką przeznaczono na realizacje przedmiotowego zamówienia, c) odrzucona zostanie oferta bądź oferty o cenie rażąco niskiej, niewspółmiernej do stawek rynkowych, d) odrzucona zostanie oferta Wykonawcy, który mimo wybrania jego oferty uchyli się od podpisania umowy w terminie 5 dni roboczych od wybrania jego oferty, e) zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zamówienia w przypadku, gdy wskazana cena w zamówieniu za usługi przekroczy kwotę, jaką przeznaczono na realizację niniejszego zamówienia. W sytuacji odrzucenia ofert z powodu zbyt wysokich kwot w porównaniu do kwoty, którą beneficjent zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, beneficjent może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności wykonawcą. strona 10 z 13

11 Załącznik 1 do Zapytania ofertowego nr TOPSOFT/01/2013/AP z dnia Formularz Ofertowy., dnia... Pieczęć Wykonawcy Pieczęć Wykonawcy Topas Sp. z o.o. ul. Domaniewska 47/ Warszawa FORMULARZ OFERTOWY I. Oferta złożona przez Wykonawcę: Nazwa Adres II. Osoba do kontaktu Imię i Nazwisko Firma Adres Telefon III. Oferta cenowa W odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert nr TOPSOFT/01/2013/AP dotyczących projektu Analiza-modelowanie-programowanie- certyfikowane kompetencje pracowników mazowieckich MSP w sektorze B+R oświadczamy, że oferujemy wykonanie następującej usługi za cenę podaną w poniższej tabeli: strona 11 z 13

12 Część A): I. II. III. IV. V. VI. L.P. Rodzaj usługi Jednost ka miary Planowana maksymaln a liczba jednostek Cena brutto za jednostkę Wartość usługi (VI=IV x V) 1. Zapewnienie minimum dwóch 8-12-osobowych sal komputerowych wraz z obsługą techniczną Część B): godzina 2240 I. II. III. IV. V. VI. L.P. Rodzaj usługi Jednostka miary Planowana maksymalna liczba jednostek Cena brutto za jednostkę Wartość usługi (VI=IV x V) 1. Zapewnienie poczęstunku dla uczestników szkoleń i trenerów oraz dostarczenie go do miejsc realizacji szkoleń Część C): Osobodzień 2712 I. II. III. IV. V. VI. L.P. Rodzaj usługi Jednostka miary Planowana maksymalna liczba jednostek Cena brutto za jednostkę Wartość usługi (VI=IV x V) 1. Zapewnienie noclegów dla uczestników, w tym śniadań. Osobonocleg 419 Łączna wartość oferty (VI(A)+VI(B)+VI(C)) =..,. PLN brutto Oferta zawiera łącznie ponumerowanych i parafowanych stron.... (imię i nazwisko, stanowisko, pieczątka firmowa) (podpis osoby/osób uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy) strona 12 z 13

13 Załącznik 2 do Zapytania ofertowego TOPSOFT/01/2013/AP z dnia r. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym..., dnia.roku Pieczęć Wykonawcy Topas Sp. z o.o. ul. Domaniewska 47/ Warszawa Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym 1, w tym: 1. nie uczestniczy w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej 2. nie posiada co najmniej 10% udziałów akcji 3. nie pełnieni funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika 4. nie pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... (imię i nazwisko, stanowisko) (podpis osoby/osób uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy) Załączniki: a) pełnomocnictwo do podpisania oferty (jeżeli uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą)*, b) odpis z właściwego rejestru* albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej*, * niepotrzebne skreślić 1 Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą. strona 13 z 13