Niniejszy dokument jest przekazywany w celu zaprezentowania podstawowych cech oprogramowania oferowanego przez firmę AWEK Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Oferta zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP autorstwa firmy Awek Sp. z o.o. Niniejszy dokument jest przekazywany w celu zaprezentowania podstawowych cech oprogramowania oferowanego przez firmę AWEK Sp. z o.o. Dokument przeznaczony jest do oceny przez Zarząd Paostwa firmy lub inne wyznaczone do tego osoby.

2 Spis treści 1 WSTĘP Cechy systemów aplikacyjnych Informacje o firmie OPIS SYSTEMÓW Technologia wytwarzania i podstawowe pojęcia systemów Awek Kartoteka Kontrahentów Kartoteka asortymentowa oraz kartoteka usług Kartoteka jednostek organizacyjnych (oddziałów i magazynów) Kartoteka umów SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY Opis ogólny - lista modułów Księga Główna Rozrachunki Rejestry Podatkowe VAT Funkcje kontrolingowe (sprawozdania finansowe, budżetowania i planowanie) Moduł wymiany danych z innymi systemami SYSTEM MAJĄTEK FIRMY Opis ogólny Ewidencja dokumentów obrotowych w module głównym Inwentaryzacja SYSTEM PŁACOWO-KADROWY Opis ogólny Kadry Płace Zlecenia Ewidencja czasu pracy Praca w oddziałach Model konsorcjum SYSTEM KASA FIRMY Opis ogólny Moduł Kasa Główna PRZELEW moduł międzysystemowy Opis ogólny Przelewy własne Przelewy obce SYSTEM HANDLOWY Opis ogólny Moduł Zakupu Moduł Sprzedaży Moduł Magazyn Moduł Rejestry Podatkowe VAT System handlowy dla obsługi sprzedaży detalicznej Moduł CRM SYSTEM PRODUKCYJNY Strona 2 z 24

3 1 WSTĘP Drogi czytelniku, Jeśli czytasz ten dokument oznacza to, że jesteś zainteresowany problematyką zakupu systemu ERP. Byd może utknąłeś w powodzi podobnych ofert a decyzja co do wyboru konkretnego rozwiązania staje się coraz trudniejsza. Przedstawiając naszą ofertę, chcielibyśmy zwrócid uwagę na sprawy zasadnicze, które mogą byd kluczowymi czynnikami sukcesu przy wyborze systemu informatycznego, a w dalszej kolejności jego wdrażaniu i utrzymaniu. Stworzyłeś swój biznes, odnosisz sukcesy rynkowe więc Twoja strategia się sprawdziła. Nie daj się zawrócid z dobrej drogi, poprzez wybór programów, które narzucą inną kulturę organizacji, byd może lepszą gdzie indziej, ale nie u Ciebie. Zatem szukaj takiego systemu, który elastycznie dopasuje się do Twoich wizji. Słuchaj uważnie argumentów oferenta, lecz ufaj także swoim doświadczeniom, które pozwoliły Ci przetrwad na rynku i odnieśd sukces. Właśnie taki system i dopasowaną do niego strategię wdrażania proponujemy. Jeżeli jesteś przekonany o przewadze Twojej koncepcji biznesu, odnajdziesz ją za chwilę w naszych produktach, które dzięki dojrzałości i elastyczności dopasujemy do specyficznych wymagao. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w naszym doświadczeniu i wiedzy jak robią to inni, możesz korzystad z gotowego już oprogramowania i zaszytych w nim wzorów organizacyjnych, zbudowanych na podstawie praktycznej współpracy z naszymi klientami. Czas wdrożenia nie musi byd długi. Jeżeli wiesz czego chcesz to nawet uwzględniając Twoje specyficzne życzenia, czas ten nie powinien przekraczad tygodni, góra kilku miesięcy. Koniecznie porównaj oferty w tym obszarze. Długi czas wdrożenia to świadectwo nieelastyczności systemu i źródło bardzo poważnego ryzyka niepowodzenia projektu. Aby się przekonad o co do naszej konkurencyjności w zakresie czasu implementacji systemu pozwól nam złożyd ofertę także w tym zakresie będzie to możliwe po zapoznaniu się z Twoimi wymaganiami i zakresem projektu. Nowoczesny system wcale nie musi byd drogi. Wielu oferentów systemów informatycznych zbudowało markę i tylko w niej szuka usprawiedliwienia dla wysokich kosztów swojej oferty. Zapewne Ty również konkurujesz na rynku z renomowanymi firmami i wiesz, że Twoje produkty czy usługi wcale nie są gorsze (może nawet lepsze) a poza tym taosze My jesteśmy dokładnie w tej samej sytuacji. Od dawna obniżamy koszty wytwarzania i konserwacji systemów informatycznych ponieważ, zawsze staliśmy na stanowisku, że prędzej czy później nasi klienci będą zainteresowani minimalizacją nakładów na usługi informatyczne czas kryzysu wydaje się byd tym momentem. Jesteśmy przekonani, że nasza oferta jest bardzo konkurencyjna cenowo ale przede wszystkim jest konkurencyjna merytorycznie i technicznie. Stosujemy, te same komponenty technologiczne i informatyczne co najwięksi na rynku. Drogi Czytelniku, porównuj oferty i wyciągaj wnioski spotkanie z nami na etapie ofertowania nic nie kosztuje. Każdy system powinien byd serwisowany. Warunki serwisu są kolejnym elementem oceny przy wyborze systemów IT. Zgodnośd systemów informatycznych ze zmieniającym się otoczeniem prawnym, możliwośd korzystania z bieżącego dostępu do usług hot-line oraz rozwój systemu w żądanym przez użytkownika kierunku to zasadnicze aspekty dobrego serwisu. Nasza oferta zawiera wszystkie wymienione elementy i jest konkurencyjna cenowo. Jeśli nasze podejście Cie zainteresowało, zapraszamy do dalszej lektury. Poniżej opisujemy rdzeo funkcjonalny naszych systemów, który jest podstawą do opracowania funkcjonalności dedykowanych. Zapraszamy też do odbywania prezentacji rozwiązao w dowolnej lokalizacji na terenie Polski. Jedynym kosztem jaki trzeba ponieśd na zapoznanie się z naszym produktem jest poświęcony nam czas. Licząc na owocną współpracę, pozostajemy z poważaniem Dział Handlowy Awek Sp. z o.o. Strona 3 z 24

4 1.1 Cechy systemów aplikacyjnych Pakiet oferowanych przez nas programów jest modułowym rozwiązaniem informatycznym klasy ERP. Poza prowadzonymi dla klientów modyfikacjami indywidualnymi zapewniamy również sukcesywne wdrażanie nowych rozwiązao w aplikacjach w zakresie dostosowywania oprogramowania do zmian polskiego prawodawstwa w tym zmian na podstawie uregulowao Unii Europejskiej. Dzięki odpowiedniej konstrukcji wszystkie elementy spośród szerokiej gamy naszych produktów mogą występowad samodzielnie lub stanowid ściśle powiązany, zintegrowany pakiet. Produkty te posiadają także możliwośd komunikowania się z oprogramowaniem firm trzecich. Poniżej prezentujemy listę systemów wchodzących w skład naszej podstawowej oferty: System Finansowo Księgowy, Moduł Kontroling (analizy finansowe, budżetowanie, planowanie, raporty), System Ewidencji Majątku Firmy ( w tym środki trwałe), System Płacowo Kadrowy, System Handlowy (wraz z rozszerzeniami funkcjonalności CRM), System Handlowy dla sklepów, System Kasa Firmy, Moduł Przelew, System Wspomagania Produkcji, Moduły dostępu WWW, Systemy specjalistyczne. Podczas produkcji zarówno wymienionych wyżej systemów jak i ich indywidualnych rozszerzeo, zwracamy szczególną uwagę na dbałośd o najwyższy poziom ergonomii pracy. W związku z tym nasze aplikacje cechuje: Zapewnienie możliwości wprowadzania jak największego spektrum analizowanych przez system danych, Utrzymanie jak najwyższej wydajności i prędkości pracy systemu, Łatwośd i przyjaznośd obsługi. Mając na uwadze opisane wyżej aspekty, użyliśmy nowoczesnych technologii do produkcji oprogramowania co pozwoliło osiągnąd następujące własności programów: jednolity interfejs z użytkownikiem niezależnie od miejsca pracy, personalizację widoków użytkownika i dostępu do obsługowych w zależności od uprawnieo, czynności szerokie możliwości filtrowania danych w zależności od potrzeb użytkownika bez potrzeby modyfikowania oprogramowania, możliwośd pobierania danych z innych systemów zewnętrznych, swobodną prezentację danych wynikowych w tym nowoczesne formy prezentacji informacji System Informowania Kierownictwa (SIK). oferowane w niniejszej propozycji systemy działając w światowym standardzie środowiska relacyjnych baz danych klasy SQL, także z użyciem przodującej na świecie platformy bazodanowej Oracle zapewniają najwyższą wydajnośd obsługi dużej ilości danych. wsparcie obsługi firm rozproszonych geograficznie tzw. wielooddziałowych oraz połączonych kapitałowo (także w systemie Płacowo-Kadrowym rozwiązanie problemu efektywnej obsługi kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w różnych firmach). Eksport danych do arkusza Excel lub Open Office: z dowolnego miejsca w systemie użytkownik ma możliwośd wybrad dowolna liczbę kolumn z tabeli oraz zastosowad wyżej opisane filtrowanie (zawężenie ilości wierszy). Wyniki wyboru może przesład do arkuszy kalkulacyjnych (np. Excel,Open Office). Możliwośd tworzenia własnych wzorców dokumentów np. kadrowo-płacowych i automatyczne uzupełnianie ich treści w czasie wydruku danymi z systemu. Otwarta i elastyczna konstrukcja systemów umożliwia współbieżną pracę wielu wersji językowych oprogramowania. Bezpieczeostwo pracy i danych. Każda informacja wprowadzana do systemu jest ewidencjonowana w kontekście czasu, wraz z informacją o użytkowniku, który wprowadzał dane oraz o użytkowniku, który dokonał ostatnich zmian. Każdy użytkownik ma możliwośd pracy w zakresie funkcji i danych przydzielonych mu przez administratora systemu (dostęp do wybranych opcji menu, a także w szczególnych przypadkach jednostek organizacyjnych Klienta np. w przypadku modułu pracy w oddziałach do wybranej grupy osób działów). Systemy zapewniają prawidłowy dostęp do danych, których natura wykazuje zmiennośd w czasie (np. nazwy firm, adresy, stawki podatkowe, kursy walutowe) wymaganie którego nie spełnia wiele obecnych na rynku systemów. Wielojęzykowośd. Struktura wewnętrzna oferowanych systemów umożliwia opracowanie wersji wielojęzykowych oprogramowania. Firma posiada doświadczenie w opracowywaniu i wdrażaniu takich produktów. Strona 4 z 24

5 1.2 Informacje o firmie Tworzymy firmę działającą od 1988 roku. Na rynku technologii IT jesteśmy jednym z pierwszych polskich prywatnych przedsiębiorstw. Od początku podjęcia działalności skoncentrowaliśmy się na obsłudze rynku informatycznego w segmencie związanym z projektowaniem, budową i wdrażaniem oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem. Przeszliśmy typowe dla polskiego rynku informatycznego fazy rozwoju od niewielkiej, kilkuosobowej firmy informatycznej do przedsiębiorstwa zatrudniającego kilkudziesięciu wysoko wykwalifikowanych specjalistów z zakresu analizy, projektowania, budowy oprogramowania jego wdrożenia oraz dalszego utrzymania. W ciągu prawie 20 lat pracy firma AWEK wyspecjalizowała się w budowie rozwiązao: w zakresie przedstawionym w ofercie zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP, obsługi problematyki wykraczającej poza obszar systemów przedstawionych w ofercie w szczególności: o o integracji, kastomizacji i wdrażania oprogramowania firm trzecich (w warunkach prawnych rynku polskiego) Obsługi administracji publicznej w tym specjalizowany systemy certyfikacji dla administracji morskiej, o Specjalizowane systemy dla sektora usług finansowych i kredytowych. Firma oferuje szeroki zakres usług związanych z implementacja systemów informatycznych: wykonywanie analizy potrzeb i wymagao Klienta, na podstawie których dokonuje on wyboru najlepszego rozwiązania informatycznego, realizacja projektów, wykonanie oraz testy opracowanego rozwiązania, integracja nowego rozwiązania z używanymi aplikacjami Klienta, wszechstronne wsparcie Klienta w okresie eksploatacyjnym systemu (obsługa serwisowa, konserwacyjna, modyfikacje oprogramowania wynikające z potrzeby rozszerzenia funkcjonalności systemów). Usługi serwisowe związane ze sprzętem komputerowym, systemami serwerów i urządzeo peryferyjnych, w tym usługi zapewnienie bezpieczeostwa danych poprzez wykorzystanie systemów zarządzania danymi, zawierającymi takie elementy jak: backup, odtwarzanie, archiwizację. zapewnienie kompleksowej infrastruktury w zakresie instalacji i konfiguracji sprzętu komputerowego oraz oprogramowania narzędziowego, projektowanie i wykonanie sieci komputerowych. 2 OPIS SYSTEMÓW 2.1 Technologia wytwarzania i podstawowe pojęcia systemów Awek Z uwagi na wymagania dotychczasowych klientów oraz posiadane kompetencje technologiczne poszczególne obszary funkcjonalne oferowanego oprogramowania są wytwarzane w oparciu o metody umożliwiające połączenie najnowocześniejszych technologii np.: technologie: J2EE, Borland Delphi,.NET szkielety aplikacyjne: Spring, Hibernate serwery aplikacyjne:, BEA WebLogic, Oracle AS, JBoss systemy baz danych: Oracle, Microsoft SQL Server, Firebird, MySQL silniki reguł biznesowych: Oracle Business Rules, Versata kompleksowa technologia wytwarzania aplikacji firmy Oracle możliwośd tworzenia systemów klasy SOA Strona 5 z 24

6 Opisujemy niektóre bardziej istotne pojęcia które są wspólne dla wszystkich modułów. Rozwiązania te pozwalają na jednolitośd pojęciową i integrację pomiędzy poszczególnymi obszarami merytorycznymi finanse, księgowośd, kadry, płace, logistyka, produkcja. Definiowane pojęcia i dane wprowadzane w jednym obszarze merytorycznym są wykorzystywane przez inne obszary merytoryczne Kartoteka Kontrahentów Kartoteka Kontrahentów w systemie AWEK pełni między innymi rolę kartoteki adresowej i zawiera listę firm (ich oddziałów) i osób ( w tym pracowników). Takie podejście pozwala na jednoczesną aktualizację informacji o kontrahentach zarówno w systemie Finansowo-Księgowym jak i we wszystkich pozostałych systemach analitycznych. Dostęp do katalogu kontrahentów jest zapewniony z poziomu wszystkich systemów jednakże może byd on szczegółowo ograniczany przez zbiór uprawnieo nadawanych poszczególnym systemom i operatorom. Opis ważniejszych funkcji kartoteki kontrahentów Już na etapie dopisywania pozycji do zbioru kontrahentów można zadeklarowad czy dana pozycja reprezentuje firmę czy osobę fizyczną. Wybór osoby fizycznej w zdecydowanej większości przypadków jest stosowany dla dopisania nowego pracownika dla systemu Płacowo- Kadrowego. Kartoteki te służą do identyfikacji wszystkich pozycji na dokumentach sprzedaży, zakupu i obrotu magazynowego oraz dla celów ewidencji w systemie MF (ze szczególnym uwzględnieniem środków tzw. niskocennych). W każdej odpowiedniej do tego sytuacji (np. inwentaryzacja, rejestrowanie zakupów, dokumentów magazynowych) możliwe jest wykorzystanie czytników kodów kreskowych. Elementem składowym kartoteki asortymentowej jest kartoteka grup, która jest dodatkowym elementem klasyfikacji Kartoteka jednostek organizacyjnych (oddziałów i magazynów) Kolejną funkcją międzysystemową jest możliwośd precyzyjnego opisania jednostek organizacyjnych firmy np. oddziałów firmy, przypisanie im Wśród danych opisowych w kartotece kontrahenta na uwagę zasługują dane o sprzedaży opisujące warunki handlowe dla kontrahenta. Prawidłowo wypełnione warunki handlowe typu: blokady płatności, blokady sprzedaży i zakupu, definiowanie indywidualnych warunków płatności są jednym z gwarantów sprawnie funkcjonującego systemu. Kartoteka może funkcjonowad również w oparciu o dostarczaną przez AWEK w trakcie wdrożenia bazę danych podziału administracyjnego kraju. W takim przypadku wypełniają się automatycznie (podpowiedź) niektóre szczegóły adresu (województwo, powiat, gmina) Kartoteka asortymentowa oraz kartoteka usług Zarówno kartoteka asortymentowa (towarów, materiałów i produktów, składników majątku firmy) jak i usług są w systemie pojęciami rozdzielnymi, jednak sposób ich obsługi i funkcjonalnośd są bardzo zbliżone do siebie. poszczególnych magazynów lub bezpośrednie zaznaczenie, że wybrany oddział stanowi jednocześnie magazyn. Do oddziału lub magazynu można również przypisad osobę za niego odpowiedzialną, m.in. osoby kierownika komórki, osobę fakturującą, magazyniera Kartoteka umów Funkcja pozwala na ewidencje / organizację umów handlowych z dostawcami oraz odbiorcami Klienta. Prowadzenie jej jest obowiązkowe w Module Sprzedaży w przypadku korzystania z tzw. zamówieo stałych (generacja faktur cyklicznych). Strona 6 z 24

7 2.2 SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY Opis ogólny - lista modułów System FK jest narzędziem wspomagającym zarządzanie firmą w części finansowo-księgowej. Zastosowanie Systemu FK, którego siłę stanowi wysoka funkcjonalnośd i elastycznośd, pozwala na usprawnienie procedur i efektywniejsze zarządzanie zarówno w średniej wielkości firmie jak i w dużym przedsiębiorstwie. System FK obsługuje firmy wielodziałowe mogące prowadzid działalnośd wielobranżową, jest on przeznaczony również dla mniejszych przedsiębiorstw o jednolitym profilu działania. Śledzenie wielkości obrotu (a także wszystkich transakcji w module Rozrachunki) można uzyskiwad nie tylko dla pojęd określonych w koncie lecz także dla wszystkich dodatkowych parametrów charakteryzujących obrót, które zostaną zaewidencjonowane w systemie np. elementy opisu obrotu, rodzaj dokumentu. System FK tworzy sześd podstawowych modułów Księga Główna Rozrachunki Rejestry Podatkowe VAT Kontroling (sprawozdania finansowe, budżetowanie, planowanie) Moduł wymiany danych Moduł konfiguracyjny FK możliwośd automatycznego rozliczenia kont np. na koniec miesiąca na podstawie zdefiniowanej przez użytkownika tablicy dekretów np.: rozliczenia projektów (zleceo) przy współudziale dodatkowo zdefiniowanej lub wyliczonej tablicy wskaźników, liczenie comiesięcznego wyniku finansowego brutto wraz z automatycznym "zamknięciem" na koniec roku kont dochodowych i kosztowych możliwośd tworzenia dzienników w oparciu o polecenia księgowania możliwośd tworzenia raportów kasowych bezpośrednio na bazie wprowadzonych pozycji przez operatora do systemu FK (z pominięciem systemu Kasa), definitywne zamknięcie miesiąca i roku obrachunkowego tworzenie niezbędnych zestawieo wymaganych przez Ustawę o Rachunkowości oraz szereg innych zestawieo za dowolny okres w ujęciu analitycznym i syntetycznym przeglądanie, eksportowanie do pliku i drukowanie dziennika i innych zestawieo z poprzedniego punkt automatyczne rozliczenie pozycji rozrachunkowych, dla pozycji walutowych naliczenie różnicy kursowej z możliwością automatycznego naliczania różnic kursowych przy zapłatach częściowych, naliczanie statystycznych różnic kursowych Księga Główna Charakterystyczne cechy modułu: elastyczne definiowanie roku i miesięcy obrachunkowych przez użytkownika (na uwagę zasługuje fakt, że nie muszą byd zgodne z rokiem i miesiącami kalendarzowymi) proste, tworzenie, rozszerzanie i modyfikowanie planu kont wg żądanej przez użytkownika struktury: zespoły kont, rozbudowa syntetyki, obraz konta, definicje grup analitycznych, słowniki do analityki kont; możliwośd definiowania typu kont wg wymaganych kryteriów pozabilansowych i bilansowych w tym rozrachunkowych dekretacja danych do ksiąg na podstawie dokumentów źródłowych możliwośd dekretacji w więcej niż jednym miesiącu obrachunkowym, definiowanie automatycznych przeksięgowao, również w trakcie dekretacji, np.: naliczanie różnic kursowych przy rozliczaniu pozycji walutowych automatyczne księgowania równoległe między zespołami "4" i "5" Strona 7 z 24

8 2.2.3 Rozrachunki Cechy funkcjonalności modułu: Tworzenie zestawieo analitycznych i syntetycznych śledzących salda i obroty kontrahenta na dowolny dzieo księgowy w tym wykaz stanu rozrachunków: księgowy wg dnia ewidencji dokumentu w systemie FK handlowy wg daty wystawienia dokumentu inne wg dodatkowo zaewidencjonowanych wartości, które nie Rejestry Podatkowe VAT Moduł Rejestry Podatkowe VAT umożliwia: definiowanie tabeli typów rejestrów podatkowych (wspólnej z Modułami Handlowymi) tworzenie rejestrów zgodnych z Ustawą o podatku VAT w tym wydruk VAT UE oraz informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrz wspólnotowych dostawach / nabyciach towarów tworzenie miesięcznych zestawieo podatkowych z podziałem na obroty: zapłacone w danym miesiącu zapłacone częściowo do zapłaty w przyszłym okresie znajdują się w koncie księgowym (np. umowa, oddział) Zestawienia uwzględniające: okresy obrachunkowe naliczone odsetki, terminy płatności kontrahentów powiązanych kapitałowo lub tzw. unijnych Wystawianie dokumentów księgowych różnego typu (również walutowych) noty odsetkowe (złotówkowe i walutowe; zwykłe, hipotetyczne i od daty) wezwania do zapłaty, wezwania do zapłaty z nadpłat, potwierdzenia salda przegląd przelewów wystawionych w module Przelewy na bazie transakcji z modułu Rozrachunki Użyteczne funkcje: możliwośd zmiany terminu płatności bez modyfikacji dokumentu źródłowego definiowanie tzw. zestawu kontrahentów do tworzenia zestawieo definiowanie przedziałów dni do naliczania odsetek Strona 8 z 24

9 2.2.5 Funkcje kontrolingowe (sprawozdania finansowe, budżetowania i planowanie) Moduł ten umożliwia definiowanie i naliczanie dwóch odrębnych pojęd zestawieo typu sprawozdania oraz planów (budżetów) w ramach firmy. Funkcjonalnośd druga udostępniana jest poza standardem. W celu uzyskania prawidłowych naliczeo użytkownik może zdefiniowad tzw. formuły. Są to funkcje naliczające dane w określonym zakresie na bazie danych systemu Finansowo-Księgowego a także danych systemów analitycznych (funkcjonalnośd każdorazowo ustalana z klientem). Wyniki naliczeo dla utworzonych sprawozdao finansowych są eksportowane są do plików Excel. Strona 9 z 24

10 2.2.6 Moduł wymiany danych z innymi systemami W module wymiany danych przy systemie FK można dokonad zapisów automatycznych poleceo księgowania do Księgi Głównej na bazie zdefiniowanych dekretów oraz powiązao z wszystkich oferowanych systemów. Bardzo elastyczne narzędzie umożliwiające modelowanie spływu danych do księgi głównej. Dodatkowo w module istnieją możliwości: Eksportu danych z systemu FK do systemu Płace (np. zaewidencjonowanych wstępnie w FK kosztów za rozmowy telefoniczne do rozliczenia w systemie Płace) możliwośd rozszerzenia integracji Systemu FK z innymi aplikacjami np. firm zewnętrznych, możliwośd wczytania dowolnego dokumentu księgowego ze zbioru tekstowego o określonej strukturze danych możliwośd współpracy z dostarczonymi przez banki zbiorami typu CardPoint (ewidencja zapłat kartami płatniczymi) Strona 10 z 24

11 2.3 SYSTEM MAJĄTEK FIRMY Opis ogólny System jest przeznaczony jest do zarządzania majątkiem firmy, prowadzenia ewidencji środków trwałych i innych elementów majątku, także niskocennych składników majątku) przedsiębiorstw. Moduł umożliwia, między innymi, prowadzenie w ramach odrębnej ewidencji bilansowej i podatkowej, poza metodą liniową i degresywną, wiele dodatkowych sposobów umorzeo). System umożliwia pełną kontrolę majątku przedsiębiorstwa uwzględniając: najbardziej skomplikowane algorytmy rozliczeo kosztowych (bilansowych i podatkowych) zależnych od bogatej listy rodzajów ewidencji możliwośd stosowania w określonym zakresie Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (tzw. MSR-ów) System MF tworzą następujące moduły podstawowe Moduł główny ewidencja środków trwałych i niskocennych składników majątku Inwentaryzacja majątku firmy z możliwością używania kolektorów danych, technologia radiowa, technologia kodów kreskowych MFskaner - moduł automatycznej inwentaryzacji sprzętu informatycznego w sieci rozległej Moduł konfiguracyjny MF Funkcje i cechy systemu MF rodzaje ewidencji środków (możliwośd łatwego rozszerzania rodzajów ewidencji): Środki umarzane liniowo wg stopy procentowej zgodnej z tabelą GUS lub indywidualnej, Środki umarzane wg stopy procentowej liniowej, ale powiększonej współczynnikiem zwiększenia, Środki umarzane degresywnie umarzanie bilansowe wg ilości miesięcy amortyzowania wg rzeczywistego zużycia i zadeklarowanego planu, wg wartości rezydualnej (amortyzacja do zadanej kwoty pod względem czasowym i finansowym) Środki ewidencjonowane 100 % w koszty Środki ewidencjonowane ilościowo i wartościowo Środki ewidencjonowane ilościowo Możliwośd zmiany sposobu naliczania odpisów amortyzacyjnych zarówno po stronie bilansowej jak i podatkowej także w ciągu roku Elastyczne pojęcie użytkownika systemu oddzielenie użytkownika inwentaryzacyjnego od użytkownika kosztowego, definiowanie przez klienta w systemie pojęcia użytkownika inwentaryzacyjnego, które może składad się z kartotek: jednostek organizacyjnych, pracowników lub pomieszczeo Prowadzenie ewidencji w oparciu o unikalny numer inwentarzowy nadawany w momencie wprowadzania środka do systemu oraz pojęcie nakładu Możliwośd tworzenia hierarchii kart inwentarzowych (zespoły komponentów lub komplety). Rozwiązanie to może służyd do prowadzenia np. szczegółowej ewidencji sprzętu oraz jego części składowych uwzględniającej z jednej strony ujęcie wartościowe sprzętu a z drugiej obrót ilościowy dotyczący części składowych ewidencjonowanych pozabilansowo. Możliwośd przeprowadzenia zmian seryjnych (przeklasyfikowanie, przeszacowanie) (funkcje dodatkowe) Ewidencja dokumentów obrotowych w module głównym Moduł służy do ewidencji i rozliczenia wprowadzonych danych. W module istnieje możliwośd związania z kartą inwentarzową i obrotem szeregu danych, jak rodzaj środka, jego źródło finansowania, opis słowny w karcie inwentarzowej. Moduł umożliwia zarówno wprowadzanie wymaganych danych, jak również informacji pomocniczych ułatwiających późniejszą ewidencję np.: grupa GUS, grupa branżowa, użytkownik, konta kosztowe, symbol asortymentu. Szereg zestawieo stanowych i obrotowych w układach syntetycznych i analitycznych w tym amortyzacji bilansowej i podatkowej, np.: umorzenie miesięczne oraz wartośd środków trwałych wg grup GUS przegląd i wydruk dokumentów obrotowych i kart inwentarzowych, przegląd historii przesunięd zestawienie różnic pomiędzy amortyzacją bilansową a podatkową Czytelny sposób prezentacji naliczeo na zadany okres zarówno dla wartości wykonanych, jak i prognozowanych w postaci tabeli amortyzacyjnej Strona 11 z 24

12 2.3.3 Inwentaryzacja Moduł Inwentaryzacji umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji pełnej lub ciągłej zarówno dla środków trwałych jak i dla niskocennych składników majątku zgodnie z określonymi zasadami w tym: wydruk arkuszy spisu z natury na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika grupowao (opcja dodatkowa, nieobowiązkowa do przeprowadzania inwentaryzacji) wprowadzenie danych z arkuszy spisowych, automatyczne wygenerowanie różnic na podstawie porównania stanu w ewidencji majątku z danymi zaewidencjonowanymi z arkuszy możliwośd współpracy z urządzeniami zewnętrznymi w tym z kolektorami danych Moduł MFSkaner możliwośd automatycznej inwentaryzacji w sieci rozległej składników sprzętu komputerowego do poziomu komponentów składających się na poszczególne stanowiska komputerowe (pamięd, dyski, karty, płyty główne, urządzenia peryferyjne). Wykorzystanie funkcjonalności modułu MFSkaner do zarządzania składnikami informatycznymi majątku przedsiębiorstwa oraz do aktualizacji księgowej ewidencji majątkowej. Moduł wykorzystuje technologię WMI (Windows Management Instrumentation) Rys. Koncepcja działania modułu MFSkaner Strona 12 z 24

13 2.4 SYSTEM PŁACOWO-KADROWY 2.5 Opis ogólny System PK jest narzędziem do wspomagania i rozwiązywania wszelkich zagadnieo związanych z funkcjonowaniem komórek zajmujących się szeroko pojętymi zagadnieniami kadrowo-płacowymi. System PK tworzą następujące moduły podstawowe: Kadry Płace Zlecenia Praca w oddziałach Praca poprzez strony www Zintegrowany moduł konsorcjum firm Moduł konfiguracyjny systemu PK System PK może byd uzupełniony o moduły wspólne z innymi modułami systemu zintegrowanego jak Przelewy do banku, Rozliczenie delegacji i generator dokumentu Polecenia księgowania do FK. System jest zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych. Poszczególne moduły działają w oparciu o słowniki predefiniowane i dostarczone wraz z aplikacją (Moduł konfiguracyjny) z możliwością ich rozszerzenia i aktualizacji przez użytkownika w dowolnym momencie. W systemie mają zastosowanie funkcje i cechy opisane w punkcie 1.1 Cechy systemów aplikacyjnych oraz 2.1 Technologia wytwarzania i podstawowe pojęcia systemów AWEK, gdzie należy zwrócid uwagę na ochronę danych oraz opis kartoteki kontrahentów System jest otwarty pod względem ilości i rodzajów składników wynagrodzeo nie posiada żadnych w tym względzie ograniczeo. Rodzaje i formy czasu pracy, absencje i składniki wynagrodzeo są zesłownikowane i mogą byd rozszerzane. Naliczenie wynagrodzeo odbywa się w oparciu o predefiniowane składniki oraz formuły zgodne z Kodeksem Pracy, Ustawą o Ubezpieczeniu Społecznym i Zdrowotnym oraz Ordynacją Podatkową. Składniki wynagrodzeo mogą byd dodawane bezpośrednio przez użytkownika w oparciu o zasady założone w systemie i dostarczone w opisie szczegółowym. Algorytm składników, który jest inny niż standardowe naliczania, może byd przez AWEK po ustaleniu szczegółów, dodany do modułu płacowego. Parametry narzucane przez ustawodawcę takie jak procenty składek czy progi podatkowe są aktualizowane w systemie w przypadku zmian w przepisach zgodnie z zawartą umową. Wszystkie informacje, w których wymagana jest historia zmian (obowiązują od- do) są przechowywane wraz z datami obowiązywania. Wszystkie zestawienia w systemie mogą byd przesłane do arkusza kalkulacyjnego Excel (funkcje międzysystemowe) lub dokumentów Word (albo Open Office). Wiele zestawieo w systemie jest definiowanych przez użytkownika (nazwy kolumn, ich zawartośd). Przykładem definiowanej grafiki zestawieo są listy płac, w których prócz generalnej zasady wydruku, wszystkie nazwy składników ich grupowanie, kolejnośd określa użytkownik. System posiada własny generator zestawieo definiowanych przez użytkownika. Zestawienia te są eksportowane do arkusza kalkulacyjnego. System tworzy dokumenty księgowe (polecenia księgowania) do systemu FK-AWEK lub do ustalonego pliku tekstowego (opcja dodatkowa). Cechy modułu Kadry możliwośd odwzorowania hierarchicznej struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i przedstawienie jej w sposób graficzny oraz przyporządkowanie zatrudnionych do właściwej jednostki organizacyjnej ewidencja wszystkich podmiotów gospodarczych związanych z obsługą kadrowopłacową np. banki, urzędy skarbowe, ZUS, ewidencja podstawowych danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy takich jak: nazwisko i imiona, NIP, PESEL, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres z podziałem na stały, tymczasowy, korespondencyjny, numer dowodu tożsamości lub innego dokumentu, pracownikami mogą byd osoby nie tylko obywatelstwa polskiego ewidencja dodatkowych informacji o pracownikach takich jak: uprawnienia, wykształcenie, przebyte szkolenia, znajomośd języków, przynależnośd do związków zawodowych, zakres obowiązków, podległośd służbie wojskowej, wydanych dokumentów, zapomóg, pożyczek z ZFM lub ZFSS ewidencja historii zatrudnienia: rejestracja zmian przynależności organizacyjnej pracownika, stanowiska pracy, zmiany warunków pracy i płacy, oraz kolejnych umów możliwośd ewidencjonowania zatrudnienia w poprzednich zakładach pracy pod kątem prawa do urlopu, emerytury, nagrody jubileuszowej, ewidencja danych: ubezpieczeniowych (ZUS), o stopniu niepełnosprawności, okresie jej orzeczenia, o prawie do świadczeo emerytalnych i rentowych, rejestracja innych danych pracownika jak konta bankowe ( dowolna ilośd kont), dane podatkowe (przysługujące koszty, ulgi, przynależnośd do US), ewidencja danych osobowych dzieci pracowników i innych członków rodziny, automatyczne naliczanie przysługującej w danej chwili ilości dni, godzin i minut urlopu wypoczynkowego na podstawie wprowadzonych danych o wykształceniu, poprzednich miejscach i wymiarze pracy oraz zaległych i wykorzystanych urlopach z uwzględnieniem pierwszej pracy, pracy tymczasowej i umów na czas określony Strona 13 z 24

14 ewidencja i kontrola, zgodnie z wymogami Kodeksu Pracy i Ustawy o Ubezpieczeniach Społecznych wszystkich rodzajów absencji,kontrola ważności: uprawnieo badao lekarskich odbytych szkoleo i innych charakterystycznych dla danej firmy informacji, wyposażenia (możliwośd połączenia z systemem majątek firmy w celu uwzględnienia amortyzacji wyposażenia pracownika), pełne rozliczenie czasu pracy zatrudnionego uwzględniające: różne rodzaje czasu pracy w ramach obowiązującego regulaminu, indywidualne kalendarze czasu pracy definiowane przez użytkownika ewidencję czasu w powiązaniu z ewidencją wykonywanych zadao, czynności lub miejsca ich wykonywania możliwośd ewidencji czasu pracy w systemach zewnętrznych (RCP, arkusze kalkulacyjne) oraz import danych z tych systemów (funkcjonalnośd dodatkowa), możliwośd elastycznego ustalania harmonogramów czasu pracy w powiązaniu ze zleceniem lub inną ważną informacją mogącą wpływad np. na agregację czasu pracy, ewidencja pracy w nadgodzinach, w warunkach szkodliwych, w godzinach nocnych lub innych wymagających szczególnego ewidencjonowania, ewidencja informacji o niepełnosprawności i obsługa zakładów pracy chronionej m.in. w zakresie przesyłania informacji zgłoszeniowych o stopniu niepełnosprawności, generowanie podstawowych dokumentów takich jak umowa o pracę ( w zależności od formy zatrudnienia), zmiana umowy o pracę, świadectwo pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, zaświadczenia dla ZUS, RP7 zestawienia wspomagające kontrolę dat kooczących termin ważności np. badao lub uprawnieo zatrudnionego, angażu, szkoleo itd. z możliwością opracowania automatycznych mechanizmów przypominających przypomnienie w systemie, SMS, poczta elektroniczna (dodatkowa funkcjonalnośd), zestawienia definiowane przez użytkownika tworzone na podstawie samo generującego się kodu SQL możliwośd wprowadzenia własnych zapytao SQL i na ich podstawie generowania zestawienia do arkuszy kalkulacyjnych współpraca z systemem Płatnik w zakresie przesyłania dokumentów zgłoszeniowych. wspomaganie rekrutacji możliwośd ewidencji kandydatów do pracy, wybór osób o zdefiniowanym przez użytkownika profilu Strona 14 z 24

15 Self-service Dostęp on-line dla pracownika do danych takich jak absencji czy ewidencja czasu pracy Zapis zdalny poprzez strony www informacji o absencji, czasie pracy przez osoby uprawnione. wydruk dokumentów PIT dla zakładu (PIT 4r) lub indywidualnych dla wskazanej grupy osób (pracowników/zleceniobiorców), Cechy modułu Płace Naliczenia odbywają się na podstawie wspólnych danych z modułem kadrowym Możliwośd pobrania z zewnątrz informacji o zarobkach (zdefiniowane arkusze) automatyczne rozliczanie zwolnieo lekarskich oraz ich korekt (z poprzednich miesięcy) z uwzględnieniem wymogów programu Płatnik, ewidencja i naliczanie wynagrodzeo oraz potrąceo z podziałem na składniki i okresy wypłat różnych form zatrudnienia (miesięcznie, godzinowo, akordowo, wskaźnikowo płatnych), zgodnie z Kodeksem Pracy i Ustawą o Ubezpieczeniach Społecznych i Zdrowotnych z podziałem na miesiąc księgowy, podatkowy i ZUS, możliwośd naliczania dowolnej ilości list płac ( np. premii, nagród itd.) w dowolnym czasie ( z ograniczeniem na jedną listę podstawową rozliczającą wynagrodzenie zasadnicze i absencje) możliwośd naliczania płac pod kątem rozliczania projektów unijnych, możliwośd zastosowania i wyboru wielu algorytmów naliczeo różnych składników takich jak ekwiwalenty, nagroda jubileuszowa, średnie urlopowe oraz różnego rodzaju dodatki np. stażowy, nocny, funkcyjny, szkodliwe, premie itp. Z dostępnej bazy formuł lub dostosowane ich do wewnętrznego regulaminu zakładowego, ewidencja innych przychodów opodatkowanych i nieopodatkowanych wraz z możliwością tworzenia dla nich listy wypłat. Ewidencja wszystkich wypłaconych składników ze wskazaniem miesiąca rozliczeniowego, podatkowego i Zus. Z podstawowymi informacjami o naliczeniu (cząstkowe wyniki naliczenia, właściwe podstawy) wydruki list płac wraz z odcinkami dla pracownika w formacie A4, A3 i wydruku kopertowego, wydruk opisu do rozliczanej absencji chorobowej (podstawy z miesięcy branych do naliczeo)- asygnata zasiłkowe ZUS Z3 Każda wyliczona wartośd ocechowana jest w sposób jawny miesiącem rozliczeniowym, podatkowym i ZUS Dodatkowo każda wyliczona wartośd w tabeli podrzędnej ( dolnej) posiada wyniki cząstkowe przeliczeo lub inne niezbędne szczegóły dla szybszego sprawdzenia wyliczonej wartości. Ponadto dla naliczonych wynagrodzeo chorobowych lub zasiłków dostępne jest zastawienie szczegółowych podstaw. Strona 15 z 24

16 możliwośd wydruku raportu RMUA za wskazany okres, Wydruki wspomagające analizę kosztów w przedsiębiorstwie w oparciu o strukturę hierarchiczną firmy oraz wspomagające i tworzące podstawowe raporty dla GUS i ZUS, możliwośd prowadzenia automatycznych wyliczeo stażu pracy i przerw w zatrudnieniu do emerytury, urlopu i innych celów tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie informacji zapisanych w aplikacjach Płace, Kadry i Zlecenia do programu Płatnik do miesiąca bieżącego i jeśli wystąpiły korekty absencji do miesięcy korygowanych. Cechy modułu Zlecenia Dostosowanie modułu do obsługi masowej dużej ilości zleceniobiorców Możliwośd wprowadzania danych osobowych poprzez strony WWW Możliwośd pobierania danych o zarobkach i kontach bankowych zleceniobiorców z arkuszy pełna ewidencja zleceniobiorców i ich zleceo z podziałem na prace zlecone, dzieła, autorskie i prace w organach ( np. rady nadzorcze), możliwośd rozliczenia zlecenia wg stawek godzinowych naliczanie wynagrodzenia za wybrane zlecenia (cykliczne lub jednostkowe) z uwzględnieniem składek ZUS i podatku, możliwośd naliczania wynagrodzeo pod kątem rozliczania projektów unijnych, prowadzenie kart zarobkowych zleceniobiorców z podziałem na typ zlecenia oraz okres wypłat miesięcznych, wydruki umów i rachunków oraz list płac generowanie informacji do właściwych urzędów skarbowych (np. PIT) generowanie informacji do systemu Płatnik ( dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe) wydruki zestawieo w różnych układach i przekrojach (np. z podziałem na źródło kosztów) Ewidencja czasu pracy Ewidencja czasu pracy może byd prowadzona prócz bezpośrednich zapisów w module kadrowym w dodatkowych modułach (rozwiązanie szczególnie korzystne dla firm o strukturze rozproszonej o dużych wymaganiach dotyczących ewidencji czasu pracy dla potrzeb rozliczeniowych): działającym w oparciu o arkusze kalkulacyjne (np. Excel czy OpenOffice) internetowym działającym zdalnie na bazie danych kadrowopłacowej z zastosowaniem urządzeo mobilnych np. telefony komórkowe, palmtopy, strony www z wykorzystaniem systemów rejestracji czasu pracy (RCP), jako integralny moduł systemu z ograniczonym dostępem dla operatora do danych pracowników. Informacje z modułów są automatycznie wciągane do danych kadrowych - ewidencji czasu pracy i stanowią podstawę dalszego rozliczenia pracownika. Dodatkowo na tej podstawie można oszacowywad w dowolnej chwili koszty czasu pracy z podziałem na zlecenia ( jeśli wprowadzany czas pracy jest powiązany z wykonywanym zleceniem) Praca w oddziałach System pozwala na pracę na zdefiniowanej grupie osób ( przynależnych do danego działu) w pełnym zakresie kadrowo-płacowym bez możliwości dostępu do danych kadrowo-płacowych pozostałych zatrudnionych. Tę funkcjonalnośd wykorzystuje się zazwyczaj, gdy występuje potrzeba zorganizowania komórki kadrowo-płacowej w oddziale firmy Model konsorcjum System pozwala na integrację informacji o pracownikach w ramach powiązanych ze sobą firm i ułatwia przenoszenie danych osobowych pomiędzy tymi firmami. Strona 16 z 24

17 2.6 SYSTEM KASA FIRMY Opis ogólny System Kasa Firmy służy do zabezpieczenia prawidłowej ewidencji finansów firmy, których źródłem są wpłaty i wypłaty w kasie w tym tworzenia obowiązkowych raportów kasowych. Przedstawione tutaj rozwiązanie jest rozwiązaniem opcjonalnym, szerszym w stosunku do funkcjonalności w systemie FK, gdzie podstawie prowadzonej ewidencji jest możliwe tworzenie raportów kasowych. Lista dostępnych, ogólnych słowników systemu KASA Lista kas Lista kasjerów Lista rodzajów dokumentów wystawianych przez kasy Kartoteka firm i osób System Kasa składa się z następujących modułów Kasa Główna Moduł Konfiguracyjny Kasa Moduł Kasa Główna System Kasa realizuje następujące funkcje Ewidencja obrotów gotówkowych z kontrahentami zewnętrznymi: Przyjęcie zapłaty za wystawione faktury, Wypłaty pieniędzy za faktury zakupowe Przyjęcie zaliczek Wpłata gotówki do banku Ewidencja obrotów gotówkowych z pracownikami, rozliczenia: Zapłata za dostarczone dokumenty zakupu Wypłata pieniędzy firmowych - zaliczek na rzecz zakupów, wypłata diety za delegację Rozliczenie zaliczek Zwrot nadpłat Raporty kasowe Stan gotówki na koniec dnia Informacja o zaewidencjonowanych płatnościach kartą płatniczą Informacja o rozliczonych kwotach zaliczek pracowniczych Funkcje dodatkowe Ewidencja dokumentów zakupu opłaconych gotówką. Możliwośd podglądu faktur zakupu i sprzedaży zaewidencjonowanych w systemie FK lub Handlowym (lub poza standardem możliwośd współpracy w tym zakresie z systemem obcym) Strona 17 z 24

18 2.7 PRZELEW moduł międzysystemowy Opis ogólny Moduł Przelew służy do zabezpieczenia prawidłowej ewidencji finansów firmy, których źródłem są konta bankowe zarówno w zakresie zapłat własnych jak i zapłat obcych. Moduł Przelew z reguły współpracuje z modułami innych systemów (z modułami Płace oraz Rozrachunki) chociaż może pracowad samodzielnie. Lista ogólnych słowników modułu Przelew Lista banków Lista programów bankowych Definiowanie wyciągów bankowych (w zależności o banku i konta) Rodzajów przelewów (własny, obcy, w różnych bankach) Przelewy własne Moduł Przelew realizuje następujące funkcje Ręczne wystawianie przelewów Wystawianie przelewów na bazie wprowadzonych dokumentów transakcyjnych w module Rozrachunki (wg terminów płatności, do określonej kwoty) Wystawianie przelewów na bazie danych z systemu Płace Wydruk seryjny wystawionych przelewów Emisja do uzgodnionego systemu bankowego Ewidencja wyciągów bankowych zapłaty własne Potwierdzanie wystawionych zapłat własnych Przekazanie potwierdzonego wyciągu do systemu FK Raporty w tym zbiorcze zestawienie przelewów niezbędne dla przelewów płacowych Przelewy obce Dodatkowo, poza standardem moduł Przelew może realizowad następujące funkcje: Pobranie danych z zbioru z wyciągu z uzgodnionego systemu bankowego Usługa MassCollect Możliwośd automatycznej i półautomatycznej ewidencji w systemie FK na bazie pobranych danych zapłat Możliwośd przekazania informacji do systemów analitycznych przed ich ewidencją w systemie FK Strona 18 z 24

19 2.8 SYSTEM HANDLOWY Opis ogólny System Handlowy jest wielomodułowym narzędziem obsługującym podstawową działalnośd operacyjną przedsiębiorstwa w zakresie zagadnieo zakupu, sprzedaży oraz obrotu magazynowego. System jest przeznaczony dla przedsiębiorstw o profilu handlowousługowym oraz w określonym zakresie produkcyjnym. System Handlowy tworzy sześd podstawowych modułów Sprzedaży Moduł Zakupów Moduł CRM Rejestry Podatkowe VAT Magazyn Moduł Konfiguracyjny LG Ewidencja modułów (Zakupu, Sprzedaży, Modułu Magazyn) oparta jest na opisanych wcześniej wspólnych kartotekach: rodzajach dokumentów sprzedaży, magazynowych kartotece jednostek organizacyjnych firmy (w tym magazyny) kartotece kontrahentów kartotece asortymentowej kartotece umów Moduł Zakupu Podstawowym celem przy tworzeniu Modułu Zakupu jest ułatwienie pracy osób zajmujących się zarówno przyjmowaniem faktur zewnętrznych jak i współpracą z dostawcami. Moduł ściśle współpracuje z ewidencją magazynową i z jego poziomu można zakładad dokumenty typu PZ. Docelowo moduł zakupu realizowad będzie zamówienia od odbiorców. Poszczególne funkcje Modułu Zakupu: Możliwośd ewidencji faktur zakupu z uwzględnieniem podpowiedzi: domyślnych warunków handlowych uzgodnionych z kontrahentem typu: terminy płatności, sposoby płatności, indywidualne warunki handlowe. Możliwośd zaewidencjonowania danych z faktury jako jednego lub wielu dokumentów magazynowych. W zależności od organizacji pracy w trakcie ewidencji faktur zakupu użytkownik ma możliwośd wprowadzid dane z podsumowania faktury zakupu do rejestrów VAT wspomagając tym prace służb finansowoksięgowych. Po podłączeniu faktur do systemu FK dane o przyporządkowaniu faktury do rejestrów VAT są widoczne i z tej pozycji mogą zostad modyfikowane. Możliwośd zarejestrowania operacji wypłaty lub wpłaty gotówki za wprowadzony dokument pod warunkiem, że użytkownik będzie miał nadane uprawnienia kasjera lub możliwośd wystawienia przelewu Moduł Sprzedaży Aby wystawid fakturę sprzedaży w oprogramowaniu można skorzystad z dwóch równoprawnych sposobów: poprzez moduł zamówieo od odbiorców lub poprzez tzw. tryb bezpośredni. Wybór w zależności od organizacji pracy należy do użytkownika Wystawiania faktur poprzez zamówienia Zamówienia dzielą się na zamówienia zmienne oraz stałe. Zamówienia zmienne są jednostkowymi zamówieniami zbieranymi od odbiorców. Mogą byd powiązane z kartoteką umów. Zamówienia stałe funkcjonują podobnie z tym, że przypisanie do umowy jest obowiązkowe oraz posiadają funkcjonalnośd pozwalającą na cykliczne wystawianie faktur kontrahentom. Do ważniejszych funkcji zleceo zmiennych należy możliwośd ich kilkukrotnej realizacji w zależności od stanu magazynowego oraz innych warunków zgodnie z którymi zamówienie należy zrealizowad w kliku etapach. Ponadto na uwagę zasługuje możliwośd przygotowania wzorów zamówieo. Wzory te posiadają funkcje i parametry podobne do właściwych zamówieo i pozwalają na szybkie tworzenie nowych zamówieo na podstawie wzorca zbudowanego z dowolnego układu wszystkich dostępnych parametrów opisujących zamówienia Wystawianie faktur w trybie bezpośrednim Wystawienie faktury (lub innego dokumentu sprzedaży paragon, rachunek) poprzedza zawsze wystawienie dokumentu wstępnego, który Strona 19 z 24

20 w przypadku sprzedaży towarów jest jednocześnie dokumentem magazynowym. Wszystkie dokumenty sprzedaży mogą byd powiązane z indywidualnie lub zbiorczo nadawanymi warunkami handlowymi w odniesieniu do umów, warunków kontrahenta (np. terminy płatności, blokady sprzedaży, upusty) oraz katalogu towarów i usług (cenniki w tym cenniki indywidualne). Wystawianie faktur w trybie bezpośrednim umożliwia: definiowanie wieloma terminów oraz rodzajów płatności, ewidencję sprzedaży w walucie obcej, Wystawienie jednej faktury do kliku dokumentów wstępnych usługowych i towarowych, na życzenie (zmiany w konfiguracji) z kliku magazynów i oddziałów zbiorczo, Tworzenie dodatkowych opisów związanych z pozycją na fakturze W trakcie ewidencji faktur sprzedaży w tle następuje ewidencja rejestrów sprzedaży VAT. Po podłączeniu faktur do systemu FK dokumenty te są także widoczne w Module Podatkowym tego systemu Moduł Magazyn Moduł Magazyn jest modułem wspomagającym procesy pracy związane z obrotem magazynowym w firmie. Jego podstawowym zadaniem jest umożliwienie precyzyjnej ewidencji dokumentów obrotu, rejestracja stanów magazynowych oraz przeprowadzenie prawidłowej inwentayzacji Ewidencja dokumentów magazynowych i kartoteka stanów Umożliwia wystawianie i przegląd wszystkich zdefiniowanych przez użytkownika typów dokumentów magazynowych w obrębie dostępnych dla użytkownika magazynów. Ponadto możliwe jest szybkie filtrowanie wystawionych już typów dokumentów po zadanych przez użytkownika parametrach. W zakresie wymienionych powyżej (na rysunku) typów dokumentów, możliwe jest definiowanie większej ilości dokumentów funkcjonujących wg. tego wzorca. Stany magazynowe prowadzone są wg magazynów i asortymentu z dokładnością do obrotów, które ten stan utworzyły. Metodę wyceny stanów magazynowych definiuje administrator systemu (jednolita dla wszystkich magazynów lub odrębna dla każdego z magazynów). Możliwa jest także ewidencja danych z dokładnością do zdefiniowanej przez użytkownika partii (w takiej sytuacji przy ewidencji wszystkich obrotów należy podad symbol partii) Inwentaryzacja Moduł Inwentaryzacji umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji pełnej lub ciągłej zarówno dla magazynu i wybranych symboli asortymentów zgodnie z określonymi zasadami w tym: wydruk arkuszy spisu z natury na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika grupowao (opcja dodatkowa, nieobowiązkowa do przeprowadzania inwentaryzacji) wprowadzenie danych z arkuszy spisowych, automatyczne wygenerowanie różnic na podstawie porównania stanu w ewidencji magazynu z danymi zaewidencjonowanymi z arkuszy, możliwośd współpracy z urządzeniami zewnętrznymi w tym z kolektorami danych (wymagane dodatkowe uzgodnienia) Moduł Rejestry Podatkowe VAT Moduł ten umożliwia: zdefiniowanie powiązao pomiędzy wystawionymi fakturami sprzedaży lub zaewidencjonowanymi fakturami zakupu a listą rejestrów podatkowych VAT; list ta jest wspólna z listą rejestrów systemu FK, jeśli klient posiada także system FK, przegląd i drukowanie rejestrów VAT, zestawienia zbiorcze VAT, możliwośd zmiany miesiąca podatkowego dla operacji gospodarczych, dla których miesiąc podatkowy nie jest zgodny z datą wystawienia faktury System handlowy dla obsługi sprzedaży detalicznej System handlowy posiada rozbudowane możliwości przystosowania go do specyfiki sprzedaży detalicznej, zarówno dla pojedynczych jednostek jak i sieci sklepów. Nasza firma opierając się na doświadczeniach zdobytych podczas obsługi sieci sklepów opracowała najbardziej ergonomiczne zasady pracy systemu pozwalające obsługiwad klientów sklepu w czasie nie dłuższym niż absolutnie wymagany czas kontaktu sprzedawca klient. Oprogramowanie umożliwia obsługę zarówno kas sklepowych jak i zaplecza sklepu. Strona 20 z 24

21 2.8.7 Moduł CRM System Handlowy został dodatkowo wzbogacony o narzędzia organizujące pracę handlowców. Wraz z zakupem oferowanego systemu, dział handlowy otrzymuje między innymi możliwośd rejestrowania kontaktów z klientami, przypominania o wyznaczonych zadaniach (również delegowanie zadao określonym osobom) jak również rejestracji korespondencji z klientem jak również prowadzenia akcji mailingowych, czyli wszystkie najważniejsze funkcjonalności które oferują odrębne systemy CRM. Moduł CRM współpracuje z pakietem Office umożliwiając w korespondencji z klientem wykorzystanie np. edytora tekstu Word, szablonów typowych dokumentów (notatek ze spotkao, agend spotkao, szablonów ofert, uzgodnieo itp.). Informacja w systemie CRM jest zapamiętywana w kontekście klienta, systemu. Wgląd w dotychczasową korespondencję z klientem jest możliwy na każdym etapie kontaktów z klientem. Strona 21 z 24

22 2.9 SYSTEM PRODUKCYJNY Moduł Przygotowania Produkcji jest rozwiązaniem dla średniej wielkości przedsiębiorstw produkujących zarówno w oparciu o jednorazowe zamówienia jak również cykliczne zlecenia produkcyjne. Elastycznośd rozwiązania pozwala na indywidualizację podejścia dla różnych branż. Podstawowym celem modułu jest ewidencja oraz rozliczanie planowanych nakładów pracy oraz nakładów materiałowych niezbędnych do wytwarzania jednego lub wielu wyrobów lub półproduktów. Moduł można również wykorzystywad do prowadzenia ewidencji kosztów wg projektów, nawet jeśli w zakładanym przez klienta obiegu dokumentów nie przewidziano obsługi kosztów materiałowych (np. wykonanie z powierzonego materiału). Podstawowymi pojęciami na których opiera się rozliczenie procesu produkcyjnego są technologia, plan technologiczny oraz projekt. Technologia jest obszarem definicyjnym, zbiorem danych o wszelkiego rodzaju ewidencjonowanych ilościowo oraz wartościowo elementach składowych (materiały, półprodukty, czynności, usługi obce) potrzebnych do wytworzenia jednostki wyrobu. Plan technologiczny wykorzystuje wprost informacje zawarte w technologii tak aby w wyniku podania żądanej ilości wyrobu wyliczyd łączną ilośd oraz koszt składowych technologii (czynności, materiałów itp.) Moduł produkcyjny umożliwia ewidencjonowanie produkcji w toku zarówno w zakresie organizacyjnym i porządkowym jak również dla dokonywania w dowolnym momencie rozliczeo kosztowych. System został przygotowany w sposób umożliwiający elastyczną jego obsługę. Między innymi jest możliwe dokonywanie zmian w technologii przed uruchomieniem produkcji, ponadto odpowiednie fazy kontroli procesu umożliwiają wykrycie ewentualnych braków w definiowaniu planu. Plan technologiczny określa zadaną ilośd wyrobów do wytworzenia dla danych technologii. Plan jest podstawą do rozliczenia produkcji w ramach projektu i następujących parametrów: planowana ilośd do wytworzenia, ilośd zrealizowana, ilośd do realizacji. Projekt odzwierciedla zawartą z koocowym klientem umowę na wyprodukowanie wyrobu. Projekt jest sygnowany planowanymi oraz rzeczywistymi datami rozpoczęcia, zamknięcia i realizacji poszczególnych planów technologicznych. W przypadku potrzeby planowania kosztów użytych czynności, możliwe jest również podawanie informacji o poszczególnych operacjach technologicznych, przy czym koszt jednostkowy czynności może byd zależny od rodzaju operacji. Produkcja jest powiązana z modułem Płacowym umożliwiając przekazywanie danych o kosztach pracy w ramach planu technologicznego. To samo dotyczy powiązania z operacjami magazynowymi. Odpowiednie mechanizmy umożliwiają kolejkowanie dokumentów i wystawianie zamówieo wewnętrznych do magazynów produkcyjnych co w dalszej kolejności umożliwia przygotowanie odpowiednich dokumentów rozchodowych kosztowych. W przypadku używania modelu z modułem magazynowym, system kontroluje stany magazynowe tak aby Strona 22 z 24