Seminarium Customer Experience 15 marca 2013, Warszawa

Transkrypt

1 Katalizator Innowacji - usługi doradcze dla biznesu realizowane w modelu audytu benchmarkowego. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Dotacje na innowacje. Inwestujemy w waszą przyszłość. Seminarium Customer Experience 15 marca 2013, Warszawa

2 Zmiana podejścia do obsługi reklamacji w 2010 roku Prowadzenie strategii zarządzania reklamacjami, która umożliwia budowanie relacji z klientem Jeden dział reklamacji dla wszystkich spółek grupy Zmiana definicji reklamacji Standardy i procedury jako klucz do załatwienia reklamacji a nie improwizacja Wsparcie systemu CRM Działanie zgodnie z zasadą one touch contact Klient jako darmowy konsultant

3 Reklamacja to zgłoszenie do Avivy faktu niezadowolenia Klienta, dotyczącego postanowień umowy ubezpieczenia, umowy o członkostwo w otwartym funduszu emerytalnym uczestnictwa w funduszach inwestycyjnych lub niewłaściwej jakości obsługi, a w szczególności: niespełnienia oczekiwań Klienta, nieprawidłowości w obsłudze ze strony BG, braku lub błędnej realizacji dyspozycji Klienta, przewlekłości postępowania, niezrozumiałej dla Klienta komunikacji kierowanej z Biura Głównego Aviva, skargi na Doradcę w związku z brakiem realizacji dyspozycji, indywidualnej sytuacji, nieopisanej w procedurze, będącej przedmiotem niezadowolenia Klienta dotyczącego postanowień umowy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2010 r. Przez skargę należy rozumieć pisemną interwencję ubezpieczającego, ubezpieczonego, uposażonego lub uprawnionego z umowy ubezpieczenia w sprawie nieprawidłowości w działalności zakładu ubezpieczeń w związku z zawarciem lub wykonaniem umowy ubezpieczenia.

4 Sposób wniesienia reklamacji 51 % - telefonicznie 26 % - pisemnie 20 % - 1 % - face to face 2 % - portal internetowy Centrum Kontaktów z Klientami - zorganizowane w spójną skoordynowaną całość. Każdy z komponentów systemu telefon, list, , SMS, chat, obsługa reklamacji ma działać tak, aby za każdym razem spełniał oczekiwania klienta i zapewniał klientowi lepsze doświadczenie niż konkurencja.

5

6 Wolumen reklamacji , ,00-22% -24% , ,00

7 Obsługa procesu reklamacji Szczegółowa analiza wolumenów reklamacji Identyfikacja przyczyn nagłych wzrostów reklamacji Szczegółowa analiza kategorii reklamacji Ewentualne zmiany w procesach i procedurach Podjęcie akcji naprawczych i prewencyjnych Zarządzanie wiedzą o reklamacjach i dzielenie się nią. Raport z reklamacji: dla zarządu raz w miesiącu dla rady nadzorczej raz na kwartał

8 Działania wspierające LEARNING Z REKLAMACJI QUALITY MEETINGS BADANIA FOCUSOWE ANKIETA MAILOWA WSKAŹNIK REKLAMACYJNOŚCI PROCESU ANALIZA PRZYCZYN REKLAMACJI

9 Wskaźnik reklamacyjności Liczba reklamacji przypisanych do procesu w okresie n Liczba zdarzeń w procesie w okresie poprzedzającym (n-1)

10 Szybkość reakcji jeden z najważniejszych czynników w procesie rozpatrywania reklamacji Klient oczekuje załatwienia reklamacji natychmiast, im więcej czasu to zajmuje, tym jest większe niezadowolenie klienta Niezadowolenie klienta Źródło niezadowolenia czas

11 NPS touchpoint REKLAMACJE 2012 Styczeń'12 Czerwiec'12 Grudzień'12 1% 5,0% 0,0% -7% -5,0% -10,0% -15,0% -20,0% -25,0% -27% -30,0%

12 Dodatkowo: E2E obsługi procesu reklamacji jako cel dla wszystkich pracowników departamentu Zwiększyliśmy szybkość działania operacyjnego Reklamacja jako możliwość usatysfakcjonowania klienta Unikanie biurokracji np.: zbędnych formularzy Wyzwania: Zmiana mentalności pracowników Pokonanie oporu w zmianie Ugruntowanie zmiany

13 Dziękuję za uwagę! Fundacja Obserwatorium Zarządzania Knowledge Village, ul. Wiertnicza Warszawa Wilanów tel , faks: