Materiały z konferencji Jednolity plik kontrolny organizowanej przez MyCompany

Transkrypt

1 Materiały z konferencji Jednolity plik kontrolny organizowanej przez MyCompany Przygotowane przez współautora oprogramowania FINKA na podstawie doświadczeń z oprogramowania i testowania modułu generowania JPK. SPIS TREŚCI Co to jest JPK i czym się różni od deklaracji podatkowej?... 2 Źródła informacji o szczegółach Jednolitego Pliku... 4 Dotychczasowe działania: dobre przygotowanie się dużych podatników... 6 Budowa Jednolitego Pliku format XML... 7 Oficjalne definicje struktury JPK... 9 Dodatkowe informacje ze strony MF Generowanie JPK aspekty praktyczne Przykłady problemów i niejednoznaczności w JPK Do czego służy lub mógłby służyć JPK? Weryfikacja JPK po stronie aparatu skarbowego i po stronie podatnika

2 Co to jest JPK i czym się różni od deklaracji podatkowej? Jednolity plik to format, w jakim należy przygotowywać zestawienia przesyłane urzędom skarbowym. Służy fiskusowi do automatycznej preselekcji podmiotów do kontroli podatkowej; inne zastosowania omówimy w dalszej treści. Deklaracje podatkowe stanowią informacje zbiorcze i nie zastępują JPK. 2

3 Ustawowe terminy dotyczące JPK wprowadzano w dwóch etapach: - w połowie 2015 do Ordynacji podatkowej wpisano obowiązek przesyłania JPK na żądanie fiskusa. Zapewniono długie vacatio legis, do (dla dużych podatników) lub (dla pozostałych). - w maju 2016 dodano obowiązek wysyłania JPK-VAT co miesiąc bez wezwania: dla dużych firm od , dla małych i średnich od , dla pozostałych podatników VAT od W rezultacie MF otrzyma szczegółowe dane o transakcjach od ok podatników. 3

4 Źródła informacji o szczegółach Jednolitego Pliku Źródła konkretnych informacji o JPK znajdują się na stronie Znajdziemy tam: - Oficjalne struktury JPK, każda opisana w dwóch formatach: PDF i XSD. Ogłoszono je , na 4 miesiące przed terminem wejścia JPK w życie, i od tego momentu można było zaczynać prace informatyczne nad generowaniem JPK. Wbrew pozorom, pliki XSD są bardziej czytelne niż PDF szczegóły przedstawimy w dalszej treści. Dodatkową zaletą tego formatu jest istnienie narzędzi do weryfikacji zgodności pliku JPK ze specyfikacją XSD. - Pliki Często zadawane pytania zawierające częściowe wyjaśnienia problemów związanych z JPK; część z nich przedstawimy w dalszej treści. Ostatnia część ogłoszono , 28 dni po wejściu w życie - Specyfikację interfejsów dokumentację niezbędną do oprogramowania przesyłania JPK z aplikacji na serwer MF. Aktualną wersję ogłoszono , na 20 dni przed pierwszym terminem wysyłki. 4

5 - Aplikację kliencką do wysyłania JPK program do wysyłania JPK na serwer MF, udostępniony na 3 dni przed terminem pierwszej wysyłki. Program wysyła tylko JPK- VAT, obecnie zresztą (wrzesień 2016) serwer MF nie przyjmuje innych formatów. 5

6 Dotychczasowe działania: dobre przygotowanie się dużych podatników Mimo późnego ogłoszenia niezbędnych informacji i jeszcze późniejszego uruchomienia serwera przyjmującego dane informatycy poradzili sobie: w terminie lub z nieznacznym jego przekroczeniem JPK złożyło 5770 podmiotów, czyli niemal wszyscy duzi podatnicy do tego zobowiązanie. Pliki te zawierają ok. 100 mln rekordów i w r co miesiąc będzie przybywać podobna liczba. Małe i średnie firmy, ok podmiotów, przysyłają JPK-VAT od (pierwszy termin ) Pozostali czynni podatnicy VAT (ok podmiotów od , pierwszy termin Jednostki ze sfery finansów publicznych i niektóre inne, np. uczelnie i szkoły powinny przesłać dane od (jeśli spełniają kryteria dużej firmy, jednak MF przesunęło im termin do końca stycznia

7 Budowa Jednolitego Pliku format XML Pliki XML, mimo pozornie nieczytelnego wyglądu, są powszechnie używane. Przykładem XML-a jest język HTML służący do opisu stron internetowych. Przeglądarka otrzymuje z serwera dane w postaci HTML i wyświetla je w formie strony. Każdy z języków XML charakteryzuje się znacznikami < > (początek) i </ > (koniec). Tekstowi pomiędzy znacznikami nadają one znaczenie, np. <strong> oznacza dla przeglądarki polecenie wyświetlania tekstu wytłuszczonego <em> [emphasize] oznacza polecenie wyróżnienia (kursywy) <a> oznacza hyper-link (odesłanie do innej strony po kliknięciu) 7

8 Plik JPK należy do rodziny XML, więc ma znaczniki <...> zakończone znacznikiem końca </ > JPK-VAT zawiera między innymi: Znacznik <JPK> </JPK> otaczający cały plik Znacznik <SprzedazWiersz> </SprzedazWiersz> zawierający jedną pozycję ewidencji sprzedaży, powtórzony wielokrotnie Znaczniki <NazwaNabywcy>, <K_19>, <K_20> i inne wewnątrz SprzedazWiersz np. K_19 zawiera kwotę netto w stawce 23%, K_20 kwotę VAT 23%. 8

9 Oficjalne definicje struktury JPK Ten fragment definicji pliku JPK-VAT (w formacie XSD, ogłoszony ) mówi, że plik JPK-VAT składa się z następujących części: - Nagłówek zawiera dane organizacyjne, m.in. okres od-do. - Podmiot dane podmiotu składającego JPK - Pozycje sprzedaży <SprzedazWiersz> - pozycje z ewidencji sprzedaży, występują wielokrotnie, na co wskazuje atrybut maxoccurs= unbounded - Sumę sprzedaży <SprzedazCtrl> - zawiera dwie liczby: ilość pozycji i sumę VAT należnego - Pozycje zakupów <ZakupWiersz> - pozycje z ewidencji zakupów, występują wielokrotnie - Sumę zakupów <ZakupCtrl> - zawiera dwie liczby: ilość pozycji i sumę VAT naliczonego 9

10 Zaletami definicji w postaci XSD są: - pełna jej jednoznaczność - oraz istnienie narzędzi do sprawdzania poprawności składniowej pliku (czyli zgodności z gramatyką opisaną w XSD). Należy do nich bezpłatny serwis Online XML schema validator, w którym trzeba wskazać dwa pliki: plik XML (np. JPK) i plik definicji XSD. Otrzymuje się albo odpowiedź valid, albo listę błędów. Sprawdzane są oczywiście tylko błędy składniowe, czyli ewentualne niezgodności z formatem pliku. Validator nie może sprawdzić poprawności merytorycznej JPK. 10

11 Dodatkowe informacje ze strony MF Poza definicjami formatu JPK zapisanymi w plikach XSD, źródłem informacji o zawartości JPK są odpowiedzi MF na pytania. Najwięcej zamieszania wzbudziła odpowiedź na pytanie, czy faktur zakupu muszą być raportowane w pliku JPK- FAKTURA na równi z fakturami sprzedaży. Powyżej odpowiedź z 9.03, sugerująca, że TAK - oznaczałoby to ogromny wzrost ilości pracy w księgowości związanej z dokładnym, pozycja po pozycji, wprowadzaniem faktur zakupu. Zarazem fragment definicji JPK-FA (pole P_17) mówi o sposobie raportowania faktur zakupu dotyczy to tylko samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez odbiorcę za zgodą dostawcy. Jak wiadomo, poza samofakturowaniem występuje inny przypadek wystawiania faktur przez nabywcę. Są to faktury RR wystawiane przy skupie produktów rolnych od rolników indywidualnych. W JPK nie umieszczono żadnych pól dotyczących tych faktur zapewne dlatego, że są one opisane ustawie o VAT w innym rozdziale niż Faktury. 11

12 Problem faktur zakupu w JPK-FAktura wyjaśniła odpowiedź MF opublikowana , czyli 28 dni po wejściu JPK w życie. Według nieoficjalnych informacji od stycznia 2017 planuje się nowe wersje struktur JPK, jest jednak dość prawdopodobne, że i one nie obejmą faktur zakupu. 12

13 Zamieszanie przy oprogramowaniu generowania JPK wywołała też inna odpowiedź MF, mówiąca o dokładnej co do grosza zgodności JPK-VAT z deklaracją. Oznacza to albo sztuczne zmiany kwot VAT w poszczególnych pozycjach (zaokrąglenie w deklaracji może wystąpić w górę lub w dół), albo dopisanie dodatkowego rekordu zaokrągleń. Sytuację komplikuje fakt, że w każdym rekordzie zakupu także tym dodatkowym obowiązkowe są: nazwa, adres i NIP (lub inny numer) dostawcy oraz numer faktury. Rekord dodatkowy dotyczy także sytuacji, gdy mamy częściowe odliczenie VAT służącego celom sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej. Przy realizacji JPK część twórców oprogramowania księgowego zrealizowała taki dodatkowy rekord jako opcjonalny po zapytaniu użytkownika, część zaś pominęła problem. Może to być uzasadnione m.in. tym, że pliki XSD określają oficjalnie obowiązujące struktury, z umocowaniem w Ordynacji podatkowej, zaś odpowiedzi na pytania są mniej formalnym plikiem. 13

14 Innym przykładem z pliku Często zadawane pytania jest powyższa odpowiedź precyzyjna, ale na inny temat niż zawarty w pytaniu. 14

15 Generowanie JPK aspekty praktyczne Pożądane jest, by szereg funkcji programów w tym generowanie JPK odbywało się za jednym lub dwoma kliknięciami 15

16 Rzeczywiście, wytworzenie pliku na podstawie ewidencji prowadzonej w programie księgowym jest (lub powinno być) bardzo proste. Ilustracja pokazuje ekran z programu FINKA, jednak we wszystkich programach wygląda to podobnie: trzeba wybrać rodzaj pliku i okresu od-do. Na ilustracji mamy menu z programu pełnej księgowości (FK), więc do wyboru są: - JPK-VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży) - JPK-KR (księgi rachunkowe) - JPK-WB (wyciągi bankowe) ten plik jest generowany na podstawie księgowań na koncie banku. MF poinformowało, że to banki, a nie firmy mają generować ten plik, po wejściu w życie ustawy i po opracowaniu programu. 16

17 Aby umożliwić automatyczne generowanie JPK, często trzeba zmodyfikować procesy biznesowe w firmie: Przede wszystkim trzeba przyjąć zasadę Wszystkie informacje są w bazie danych tak, by nie trzeba było w deklaracji podatkowej dopisywać dodatkowych wartości, które nie wynikają z ewidencji zakupu i sprzedaży. 17

18 Jeśli program księgowy nie zapewnia wygenerowania JPK, można to zrobić ręcznie, np. za pomocą dostępnego w sieci arkusza Excel. W praktyce generowanie ręczne jest jednak możliwe tylko przy bardzo małych danych, obejmujących kilka dokumentów miesięcznie. 18

19 Czasem zwłaszcza w firmach wielooddziałowych, potrzebne jest scalanie plików JPK. Można to zrobić u użytkownika, łącząc różne pliki w systemie informatycznym, albo wysłać kilka plików JPK, które w sumie dają pełną ewidencję zakupu i sprzedaży. Wiąże się z tym ryzyko opisane niżej. 19

20 Przykłady problemów i niejednoznaczności w JPK Jeśli wyślemy dwa pliki obejmujące ten sam okres, to nie ma możliwości stwierdzenia, czy drugi plik jest korektą pierwszego, czy jego uzupełnieniem. Wynika to z formatu JPK, który w nagłówku pliku nie ma ani numeru pliku, ani oznaczenia korekty. Według wyjaśnień MF, dopuszczalne jest zarówno wysyłanie wielu plików, które w sumie dają pełna ewidencję, jak i wysyłanie korekt. 20

21 Korekta JPK jest nie tylko dopuszczalna, ale także obowiązkowa, jeśli zmieniły się wartości umieszczone w wysłanym JPK. Zarazem format pliku określony przez MF zawiera w nagłówku pole Cel złożenia JPK, które ma tylko jedną dopuszczalną wartość 1 złożenie 21

22 W związku z tym w programie FINKA pozwoliliśmy sobie dodać kontrolkę wybór złożenie JPK / Korekta JPK. Jeśli jednak użytkownik wybierze Korekta, otrzyma komunikat, po czym program wymusi odpowiedź Złożenie. Dopiero wówczas wynikowy plik będzie zgodny z wzorcem i mógł zostać przyjęty przez serwer MF. 22

23 Tu i na następnych stronach przedstawiamy elementy pliku JPK-VAT i omawiamy problemy związane ze sposobem ich zdefiniowania. Nagłówek JPK zawiera dane organizacyjne takie jak okres od-do. Problemami są tutaj: - brak oznaczenia korekty pliku - oraz brak numeru pliku za ten sam okres, co w praktyce uniemożliwia złożenie kilku plików stanowiących w sumie ewidencję VAT firmy Dane podmiotu składającego JPK - format obejmuje wyłącznie dane osób prawnych lub innych spółek; nie przewidziano formatu typowego dla osób prowadzących działalność - jako adres wolno podać tylko adres polski. 23

24 Wiersze sprzedaży w JPK-VAT zawierają dane organizacyjne: - LP: numer kolejny w pliku; może on być inny niż w ewidencji, co utrudnia identyfikację zapisów - Datę sprzedaży można ją pominąć jeśli jest taka sama jak data wystawienia dokumentu - Datę wystawienia dokumentu obowiązkowo - Numer dokumentu obowiązkowo. Urzędy mają sprawdzać sekwencję numeracji i unikalność numeru. - Nazwę nabywcy nieobowiązkowo. Trzeba tu zwrócić uwagę na dane historyczne: jeśli po wpisaniu do ewidencji zmieniły się dane kontrahenta (np. adres lub nazwa), to w JPK powinny znaleźć się dane historyczne. Program księgowy powinien więc mieć odpowiednio zrealizowane pamiętanie historii zmian tak, by nie zmieniać danych w ewidencji za wcześniejsze okresy. - Adres nabywcy nieobowiązkowo. Problemem dla aparatu skarbowego może tu być tekstowa postać adresu, bez podziału na miejscowość, ulicę itd. - NIP nabywcy nie występuje w JPK-VAT. Prawdopodobnie jest to przeoczenie, które będzie naprawione w kolejnych wersjach JPK, obecnie jednak radykalnie utrudnia ono weryfikację danych przez MF. 24

25 Wartości liczbowe w każdym wierszu sprzedaży program powinien umieścić w polach K_10 K_38. Numeracja odpowiada dokładnie pozycjom deklaracji VAT- 7(16), czyli z wcześniejszej wersji deklaracji. Po zmianie wzoru deklaracji nowy format JPK nie został jeszcze ogłoszony. Warto zauważyć, że wygenerowanie automatyczne JPK będzie możliwe jeśli każdy rodzaj transakcji można zarejestrować i rozróżnić od innych w ewidencji VAT. W szczególności pozycja K_38 (VAT zapłacony już przy nabyciu wspólnotowym nowych samochodów) odejmuje się od ogólnej sumy VAT należnego. 25

26 Jeśli w danym miesiącu nie występuje sprzedaż (pierwsza strona deklaracji jest zerowa), to program księgowy tworzący JPK może: - zastosować się do wyjaśnienia MF zalecającego wpisanie zerowego wiersza w ewidencji sprzedaży (nie wiadomo jednak, co wpisać do obowiązkowych pól Data faktury i Numer faktury) - lub skorzystać z możliwości wpisanej do oficjalnej definicji struktury JPK-VAT: nie pisać żadnej pozycji sprzedaży, co jest dopuszczalne jeśli pominie się także wiersz sumy sprzedaży SprzedazCtrl 26

27 Wiersz sumy kontrolnej sprzedaży zawiera dwie liczby: liczbę pozycji i sumę VAT należnego. Według wyjaśnienia MF suma VAT powinna zgadzać się z deklaracją co do grosza. Ponieważ kwoty w deklaracji zaokrągla się do 1 zł, autorzy programu generującego JPK decydują się tu różnie: - niektóre programy pomijają to zalecenie jako wydane nieformalnie (nie jest ono częścią przepisu prawnego) - inne dopisują wiersz zaokrągleń, pytając użytkownika, jakie teksty wpisać w tym wierszu w obowiązkowych polach Data i Numer dokumentu. 27

28 W wierszach zakupu w JPK-VAT obowiązkowymi danymi organizacyjnymi są: - LP (numer kolejny wiersza, może on być inny niż numer w ewidencji) - Nazwa i adres wystawcy dokumentu (adres w jednym wierszu, bez podziału na miejscowość, ulicę itp.) - NIP lub inny numer identyfikacyjny obowiązkowy nawet przy transakcjach importu towarów lub importu usług spoza UE, gdzie numeracje nie obowiązują - Numer faktury - Data otrzymania jest nieobowiązkowa w połączeniu z brakiem innych dat w rekordzie zakupu oznacza to spore trudności z identyfikacją dokumentu po stronie aparatu skarbowego. 28

29 W związku z tymi wymaganiami rozsądnym rozwiązaniem w programie generującym JPK może być: - po podaniu okresu i rodzaju pliku - program sprawdza kompletność danych w ewidencji pod kątem wymagań JPK - w razie braków (np. brak adresu, NIPu w niektórych pozycjach ewidencji zakupu) dać użytkownikowi możliwość wpisania standardowego tekstu albo przejrzenia zapisów celem ich uzupełnienia. Takie rozwiązanie jest stosowane dość razdko, alternatywą jest wpisanie przez program stałych tekstów (np. nieokreślone ), na które użytkownik nie ma wpływu. 29

30 Dane liczbowe w wierszach zakupu odpowiadają pozycjom w deklaracji VAT-7(16), w tym: - Pozycje K_42.. K_45 to normalne odliczenia VAT; powinny one jednoznacznie wynikać z ewidencji zakupu - Pozycje K_46 i K_47 to obowiązkowe korekty występujące w przypadku częściowych odliczeń zakupów służących celom sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej. Wynikają one stąd, że: - w danym roku odlicza się VAT od takich zakupów według proporcji sprzedaży opodatkowanej do zwolnionej z roku poprzedniego - w następnym roku należy skorygować odliczoną kwotę według proporcji sprzedaży z roku, w którym dokonywano zakupów. Od początku 2017r. obowiązuje zmiana ustawy o VAT mówiąca, że taka korekta musi być ujęta bezpośrednio w ewidencji zakupu VAT nie wystarczy wpisywanie jej do deklaracji według odrębnego zestawienia - Pozycja K_48 to ulga na złe długi, czyli zmniejszenie VAT należnego w razie braku zapłaty przez 150 dni. Ulga ta powinna także być wpisywana do ewidencji (od 2017r) wraz ze szczegółowymi danymi (kontrahent, numer faktury itp.) 30

31 Do czego służy lub mógłby służyć JPK? Do czego służy Jednolity Plik Kontrolny? Głównym celem jego wprowadzenia jest uszczelnienie systemu podatkowego. Według szacunków PWC skala uszczupleń VAT jest ogromna i sięga 3% PKB, czyli 18% przychodów budżetowych. Składają się na nią głównie wyłudzenia zwrotów VAT oraz sprzedaż detaliczna z pomijaniem paragonów fiskalnych. Uszczelnieniu systemu po stronie kas fiskalnych mają służyć kasy automatycznie wysyłające paragony do fiskusa projekt zmian omawiamy w innej prezentacji. Inne uszczuplenia mają być wykrywane lub uniemożliwiane dzięki powszechnemu wysyłaniu JPK-VAT do MF. Warto zauważyć, że we wszystkich krajach, które stosują JPK, jest on przekazywany tylko na żądanie fiskusa i to, wraz z centralnym rejestrem faktur, wystarczyło do skutecznego uszczelnienia systemu. 31

32 Spośród różnych celów, jakim ma służyć JPK, można wymienić: - Uszczelnienie systemu podatkowego: udało się to w każdym z krajów, które wprowadziły JPK, także bez obowiązku wysyłania przez wszystkich podatników VAT. - Nie mówi się o dostępie do własnych faktur zakupu, choć techniczne byłoby to możliwe i względnie proste. Zmniejszyłoby to znacząco ilość pracy w księgowości każdej firmy. Jedynie w projekcie dotyczącym kas fiskalnych mówi się o dostępie do własnych paragonów zakupu, co jednak wydaje się znacznie mniej użyteczne. - Automatyczne księgowanie faktur sprzedaży w biurach rachunkowych po przysłaniu z firmy pliku JPK-FAKTURA. Ponieważ każdy program fakturowy będzie musiał umieć generować JPK, program księgowy dostosowany do odczytania tego pliku może zmniejszyć ilość pracy w biurze rachunkowym. Trzeba będzie uzupełniać pewne informacje brakujące w JPK_FA, np. termin płatności, jednak to znacznie mniej pracy niż pełne księgowanie. - Faktury elektroniczne. Można spodziewać się rozwoju tego trybu wymiany dokumentów ze względu na to, że istnieje teraz powszechny standard prezentowania faktur w plikach, tj. JPK-FAKTURA. - Nie mówi się o zmniejszeniu obowiązków sprawozdawczych dla GUS mimo, że państwo będzie miało bardzo obszerne i bardzo pewne dane o sprzedaży i zakupach. Technicznie łatwe byłoby uzyskanie bardzo dokładnych danych 32

33 statystycznych w różnych przekrojach: według branż, regionów, wielkości miejscowości, czasu istnienia firm itd. 33

34 Weryfikacja JPK po stronie aparatu skarbowego i po stronie podatnika Jedną z podstawowych czynności sprawdzających wykonywanych automatycznie będzie wygenerowanie listy czynnych podatników VAT, którzy nie złożyli JPK. Technicznie jest to jedno z najprostszych zapytań do bazy danych wyszukanie pozycji, którzy spełniają warunek A (podatnicy, którzy złożyli zgłoszenie VAT-R) i nie spełniają B (nie przysłali JPK). 34

35 Według nieoficjalnych informacji, weryfikowanie JPK przez aparat skarbowy będzie polegało m.in. na: - sprawdzeniu, czy JPK złożyli wszyscy podatnicy do tego zobowiązani - sprawdzeniu poprawności składniowej (w razie braku JPK zostanie odrzucony przez serwer) - sprawdzeniu poprawności NIPów wewnątrz JPK - Sprawdzenie zgodności sum wewnątrz JPK - Sprawdzenie zgodności z deklaracją VAT [inne formaty Jednolitego Pliku w obecnym kształcie nie umożliwiają weryfikacji deklaracji dla innych rodzajów podatków] - Ciągłość numeracji w dokumentach sprzedaży dotyczy głównie JPK-FAKTURA; dla JPK-VAT może być wykonywane częściowo - Brak powtórzeń w ewidencji zakupu (wg numerów faktur i kontrahentów) - Sprawdzenie zgodności faktur odliczonych u nabywców z VATem należnym u sprzedawców obecnie to sprawdzenie nie będzie możliwe z uwagi na brak NIPu nabywcy w urzędowym formacie JPK. 35

36 Jako narzędzia do weryfikacji JPK przez podatnika mogą służyć między innymi: - programy księgowe generujące JPK dobry program powinien przed wygenerowaniem pliku sprawdzić kompletność danych w ewidencji. Niektóre z nich, w tym FINKA, wykonują także sprawdzenie zgodności z deklaracją VAT w tym sprawdzenie deklaracji kwartalnej z sumą trzech kolejno wygenerowanych miesięcznych JPK. - wysłanie JPK na serwer MF potwierdzenie odbioru (UPO) jest wydawane po sprawdzeniu poprawności składniowej przez serwer MF. Sprawdzenie to jest tylko składniowe formalne, nie obejmuje błędów merytorycznych. - bezpłatne narzędzia, np. Online XML Schema Validator również dokonują wyłącznie weryfikacji składniowej - narzędzia płatne, np. Sage e-audytor wykonują bardziej zaawansowane sprawdzenia. W odrębnych prezentacjach omawiamy: - zmiany przepisów dotyczących VAT, już ogłoszone lub planowane - oraz planowane wprowadzenia kas fiskalnych wysyłających paragony do MF. 36